Трудовая книжка в электронном виде

>Электронная трудовая книжка и новая отчетность в ПФР

Содержание

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

Переход на электронный формат трудовых книжек обусловлен стремлением создать единую базу данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям.

Сейчас в первом чтении Госдума РФ приняла законопроект, в котором сказано, что с 1 января 2021 года работодатели больше не смогут оформлять привычные трудовые книжки для новых сотрудников. В бумажном варианте они сохранятся только у тех работников, кто подаст соответствующее заявление до конца 2020 года. Остальные получат документ на руки. Для всех работников без исключения кадровая служба должна будет вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подавать их в Пенсионный фонд в виде отчета СЗВ-ТД.

Работники смогут получить информацию о своем трудовом пути через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг.

Работодатель будет принимать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. Кадровая служба должна будет вносить данные в систему кадрового учета и пополнять их по мере развития трудовых отношений. В случае увольнения работодатель обязан будет выдать сотруднику документ, содержащий сведения о трудовом стаже.

Когда появится новая отчетность в ПФP?

В ближайшее время в Госдуме РФ второе и третье чтения должен пройти еще один законопроект, который дополнит ТК РФ статьей 66.1. Статья дает определение самому понятию «сведения о трудовой деятельности» и регулирует порядок сбора, учета и обмена сведениями между работодателем, работником и ПФР. В отчет должны будут войти сведения о работодателе, даты трудоустройства и увольнения, должность или вид выполняемых работ, данные о переводах и повышениях и пр.

Новый отчет СЗВ-ТД работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи как у СЗВ-М — до 15-го числа каждого месяца. Это значит, что с учетом выходных дней первый раз отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года.

В печатной форме передать отчет СЗВ-ТД смогут только организации с численностью до 25 человек, остальные должны сдавать его в xml-формате.

Готовьте отчетность в программе Контур.Персонал. Всегда только актуальные формы

Попробовать бесплатно

Как подготовиться работодателю?

Чтобы организация могла безболезненно перейти на систему ЭТК, надо до конца 2019 года предпринять несколько несложных действий:

  1. Обновить программное обеспечение для передачи сведений.
  2. Завести адрес корпоративной почты для отдела кадров или ответственного сотрудника.
  3. Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек.
  4. Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
  5. Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Работодатели должны осознавать, что «электронная трудовая книжка» — это условное понятие. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда в лицевом счете застрахованного. Поэтому устанавливать какое-то специализированное ПО не нужно, достаточно учетной программы, в которой вы привыкли вести кадровый учет. Конечно, при условии, что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов.

В программе Контур.Персонал сервис-пак с бланком уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде появится уже в декабре. Это будет печатная форма к карточке сотрудника.

Пример уведомления

С отчетом СЗВ-ТД пользователи Контур.Персонала также смогут ознакомиться заранее. В сервис-паке будет печатная форма и xml-формат отчета. Обратите внимание: загрузить сервис-пак можно будет только в версии 1.25 и 1.26. О выходе обновления до версии 1.26 мы сообщим дополнительно.

Предварительная форма отчета СЗВ-ТД

В поле 7 проставляется код кадрового события, которое произошло с сотрудником в отчетный период:

  • 1 — прием на работу;
  • 2 — перевод;
  • 3 — увольнение;
  • 4 — переименование работодателя;
  • 5 — служба в армии;
  • 6 — получение образования;
  • 7 — обучение во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров);
  • 8 — награждение;
  • 9 — установление второй и последующих профессий или разряда;
  • 10 — исключение из непрерывного стажа;
  • 11 — восстановление непрерывного стажа;
  • 12 — запрет занимать должность.

Возможно, в итоговом варианте форма отчета видоизменится, но уже сейчас понятно, какие данные и в каком порядке планирует собирать Пенсионный фонд. Наша задача — своевременно предоставить вам формы документов, а ваша — изучить требования законодательства и подготовиться к изменениям.

Электронные трудовые книжки — планы Пенсионного фонда

Обновление: 15 ноября 2019 г.

Пенсионный фонд пообещал россиянам ввести электронные трудовые книжки с 2020 года (Информация ПФР «О введении с 2020 года электронной трудовой книжки»). Осуществимо ли это, как перейти на электронные трудовые книжки, как вести электронные трудовые книжки и каковы последние новости в этой сфере, расскажем в нашей консультации.

Трудовые книжки в электронном виде

Это новый электронный формат давно известного всем документа. Планируется, что просматривать сведения трудовой книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда, на портале госуслуг, и, конечно, через соответствующие приложения на смартфонах. При необходимости можно будет получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки.

Работники будут иметь постоянный и удобный доступ к информации о своей трудовой деятельности. А работодатели смогут получать такую информацию с разрешения работников. Работники, изъявившие желание сохранить бумажную трудовую книжку, смогут это сделать так долго, сколько сами посчитают нужным.

Переход на электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 2020 г. При этом те, у кого есть бумажная трудовая книжка, могут в течение 2020 года подать своему работодателю заявление о том, что они хотят сохранить бумажную трудовую книжку. Тогда работодатель должен будет одновременно вести электронную трудовую книжку и вносить записи в бумажную книжку.

Если работник не подаст такое заявление работодателю, то в конце 2020 года работодатель выдаст бумажную книжку на руки работнику. А с 2021 года будет вести только электронную трудовую книжку.

А вот те, кто впервые устраивается на работу с 2021 года, вообще не увидят бумажных трудовых книжек. На них сразу будут заводиться электронные книжки.

Электронная трудовая книжка: когда введут

Закон об электронных трудовых книжках, как такой, приниматься не будет. Будут внесены поправки в Трудовой кодекс, в Закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ о персонифицированном учете (в части обязанности представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников) и в КоАП (относительно административной ответственности за непредставление сведений). Законопроекты об электронных трудовых книжках по состоянию на конец сентября 2019 г. прошли первое чтение. Дата рассмотрения законопроектов во втором чтении пока не определена.

Электронная трудовая книжка 2019: как выглядит

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка, неясно. Пока нет никаких утвержденных форматов электронной трудовой книжки. Образец заполнения электронной книжки по этой причине привести затруднительно.

Но планируется, что в электронной книжке будут отражаться все те же данные, что и в бумажной:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессия);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

Обязанности работодателей в связи с введением электронных книжек

Готовиться к переходу на электронные трудовые книжки работодателям надо, начиная с 2019 года. Во-первых, нужно разослать всем работникам уведомление о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости принять решение, хотят ли работники сохранить бумажную трудовую книжку. При необходимости нужно изменить локальные нормативные акты в части ведения трудовых книжек.

С 1 января 2020 года работодатели должны будут представлять в ПФР сведения для электронной трудовой книжки. Подробно мы рассказали об этом в отдельной консультации.

ПФР предложена форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», планируемая к представлению в территориальный орган ПФР с 1 января 2020 года

Проект Постановления Правления Пенсионного фонда РФ «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка ее заполнения»

Форма СЗВ-ТД формируется на основании приказов (распоряжений), иных решений или других документов кадрового учета страхователя и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица.

Форма заполняется на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами, в отношении которых произведены другие кадровые изменения, а также в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ либо о представлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.

Страхователь может представлять форму СЗВ-ТД на бумажных носителях или в форме электронного документа.

В проекте приводится порядок заполнения формы, а также формат ее представления в электронном виде.

Новая форма СЗВ-ТД 2020: кто и когда сдает, образец заполнения

В феврале 2020 года всем работодателям впервые предстоит сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о трудовой деятельности сотрудников. Появление нового отчета связано с переходом на электронные трудовые книжки. Вместе с новым бланком законодатели предусмотрели штрафы, которые заплатит работодатель, если опоздает со сдачей СЗВ-ТД или представит в нем неполные или недостоверные сведения. Разберемся, как заполнить этот отчет, в какой форме и в какие сроки представить, чтобы избежать штрафных санкций.

Зачем понадобился новый отчет

Чиновники придумали новый отчет СЗВ-ТД в связи с предстоящим переходом на электронные трудовые книжки (проект Закона № 748684-7 от 08.07.2019).

Дело в том, что с 01.01.2020 индивидуальные лицевые счета, открытые на каждого гражданина в ПФР, дополнят разделом «Сведения о трудовой деятельности». Данные в этот раздел будут попадать из отчетов СЗВ-ТД, полученных от работодателей.

Основное назначение СЗВ-ТД

У отчета СЗВ-ТД важная функция: передача в ПФР актуальных сведений о трудовой деятельности работников.

Благодаря СЗВ-ТД информационная база Пенсионного фонда будет дополняться необходимыми сведениями, доступ к которым для работников и работодателей будет быстрым и удобным.

Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?

Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.

Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.

Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2020 года письменно попросят об этом работодателя.

В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.

Кто обязан сдавать отчет СЗВ-ТД

Новый отчет обязаны сдавать все работодатели вне зависимости от численности штата. Даже если у вас в штате один сотрудник, отчет СЗВ-ТД придется представить в ПФР.

Законодательно пока не решен вопрос, нужно ли сдавать отчет по форме СЗВ-ТД, если в отчетном месяце никаких кадровых изменений не было.

Бланк СЗВ-ТД

ПФР уже разработал бланк СЗВ-ТД, но пока официально не утвердил. Это произойдет после того, как законодатели примут поправки в Закон № 27-ФЗ, и закончится процедура согласования формы отчета с Минтрудом России.

Незаполненный бланк умещается на одной странице и выглядит следующим образом:

В заглавной части отчета приводится минимальный набор данных о работодателе, представляющем сведения о своих работниках:

  • регистрационный номер в ПФР;
  • наименование организации/ИП;
  • ИНН и КПП.

Затем проставляется код отчетного периода и указание на отчетный год. Персональные сведения о работниках приводятся в табличной форме. Подробнее о заполнении СЗВ-ТД расскажем далее.

Бланк СЗВ-ТД

Порядок заполнения отчета

Оформление отчета начинается с внесения сведений о работодателе:

Аналогичные сведения вносятся в привычный для работодателей отчет СЗВ-М, поэтому трудностей при заполнении этих данных в бланке СЗВ-ТД возникнуть не должно. Напомним, откуда взять данные для заполнения:

  • Регистрационный номер в ПФР

Это 12-значный цифровой код, который присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен обязательно присутствовать на всех отчетах, направляемых в этот фонд. Правильность его заполнения можно проверить, например, на сайте ФНС. Для этого скачайте выписку из реестра юрлиц/ИП и в разделе «Сведения о страхователе в Пенсионном фонде» вы найдете регистрационный номер фирмы в ПФР.

  • Наименование организации/Индивидуального предпринимателя

Для юридического лица оно берется из учредительных документов. Если отчитывается предприниматель, то перед Ф. И. О. указывают аббревиатуру «ИП».

  • ИНН и КПП

Информацию об ИНН и КПП возьмите из свидетельства, полученного от ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП. Для ИП идентификационный номер будет 12-значным, а КПП не применяется.

  • Отчетный период

В этой графе проставляется код отчетного периода (номер месяца по порядку от начала года) и отчетный год:

  • Сведения о работниках и их трудовой деятельности.

Сведения отражаются в табличной форме. Всего требуется заполнить 13 граф:

  • Порядковый номер (графа 1)

Последовательность занесения работников в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по хронологии, установленной работодателем) или любой другой порядок.

  • Фамилия Имя Отчество (графы 2-4)

Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии. Запись производится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность: военного билета, водительских прав, заграничного паспорта и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

  • СНИЛС (графа 5)

Заполняем на основании данных об индивидуальном страховом номере в системе пенсионного страхования.

  • Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения (графа 6)

В формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата кадрового мероприятия: приема на работу, перевода, приостановления, увольнения и др.

  • Вид мероприятия (прием, перевод, приостановление, увольнение) (графа 7)

Для заполнения этой графы необходимо использовать специальные коды:

Код Вид кадрового мероприятия
1 Прием на работу
2 Перевод
3 Увольнение
4 Переименование работодателя
5 Служба в армии
6 Образование
7 Обучение во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров)
8 Награждение
9 Установление второй и последующих профессий или разряда
10 Исключение из непрерывного стажа
11 Восстановление непрерывного стажа
12 Запрет занимать должность

В графу 7 табличной части СЗВ-ТД нужно занести код из этой таблицы. Текстовая расшифровка кадрового мероприятия не требуется.

  • Должность, специальность, профессия, квалификация (графа 8)

Профессию и/или специальность следует указывать на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов — диплома о среднем профессиональном образовании, диплома бакалавра, диплома специалиста и т. д. (пп. «б» п. 9 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Документами, подтверждающими квалификацию, являются (п. 10 ст. 60 Федерального закона № 273-ФЗ): удостоверение о повышении квалификации или диплом о профессиональной подготовке; свидетельство о профессии рабочего, должности служащего.

  • Структурное подразделение (графа 9)

Укажите структурное подразделение, в котором трудится сотрудник — в той формулировке, которая указана в вашем штатном расписании. Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Если в виду малочисленности штата у вас нет штатного расписания (например, в компании только директор и бухгалтер), названия структурного подразделения у вас не будет. Как в таком случае заполнить графу 9 — оставить пустой или проставить прочерк — пока не ясно. Подождем официально утвержденных правил заполнения бланка СЗВ-ТД.

  • Статья, пункт Федерального закона, причины при увольнении (графа 10)

В графе 10 укажите норму трудового законодательства, на основании которой произведено кадровое мероприятие.

  • Основание для внесения сведений о трудовой деятельности (графы 11—13)

В графах 11-13 укажите название, дату и номер документа, на основании которого произошли кадровые изменения. Например, реквизиты приказа об увольнении.

Образец заполнения СЗВ-ТД

Как часто нужно сдавать СЗВ-ТД

Данные по форме СЗВ-ТД в 2020 году нужно сдавать каждый месяц. То есть 12 отчетов за год предстоит оформить и сдать в ПФР каждому работодателю.

На оформление отчета после окончания отчетного месяца дается 15 календарных дней: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, СЗВ-ТД должен быть отправлен в фонд.

Отчетные даты для СЗВ-ТД в 2020 году с учетом переносов представлены ниже:

Отчетный период 2020 года

Крайний срок сдачи СЗВ-ТД
Январь 17.02.2020
Февраль 16.03.2020
Март 15.04.2020
Апрель 15.05.2020
Май 15.06.2020
Июнь 15.07.2020
Июль 17.08.2020
Август 15.09.2020
Сентябрь 15.10.2020
Октябрь 16.11.2020
Ноябрь 15.12.2020
Декабрь 15.01.2021

С 2021 года информацию о приеме и увольнении потребуется представлять в Пенсионный фонд практически в режиме онлайн: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Наказание за СЗВ-ТД

С 2020 года законодатели планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц, однократно нарушивших в календарном году сроки представления СЗВ-ТД или отразивших в нем искаженную/неполную информацию.

Если работодатель дважды за календарный год допустит нарушение: опоздает с отчетом, не сдаст вообще или представит в нем недостоверные сведения, его оштрафуют. Новой редакцией ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены размеры штрафных санкций для таких случаев до 50 000 руб. для компаний и до 5 000 руб. для ИП.

Если же работник не сможет вовремя устроиться на новую работу из-за недостоверных данных, представленных в СЗВ-ТД, прежнему работодателю придется возместить работнику недополученный в связи с этим заработок.

Как представлять отчет: на бумаге или электронно

Отчет СЗВ-ТД можно представлять на бумаге или электронно. Все зависит от количества работников у данного работодателя. Законодатели не стали утруждаться придумыванием специальных критериев, по которым работодатель мог бы сориентироваться по форме представления отчета — они аналогичны отчету СЗВ-М.

А именно: отчет СЗВ-ТД примут в ПФР на бумаге или электронного (на выбор работодателя) при количестве работников менее 25. Если же численность составляет 25 человек выше, сдать отчет можно только электронно по ТКС.

Подводим итоги

  • Отчетная форма СЗВ-ТД вводится в связи с переходом на электронные трудовые книжки.
  • СЗВ-ТД включает данные о работодателе и сведения о трудовой деятельности сотрудников.
  • Представляется отчет в ПФР начиная с февраля 2020 года — первый отчет за январь 2020;
  • Периодичность сдачи отчета — ежемесячная: отчитываться нужно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

>Электронные трудовые книжки с 2020 года: скачать образец

Изменение в ведении кадрового учета с 2020 года

Ввод электронной трудовой книжки (ЭТК) — это ключевое изменение 2020 года, которые коснется правил ведения кадрового учета в России. Планируется отказаться от бумажных формуляров в пользу цифровой документации. Электронный бланк позволит трудящимся получать актуальные сведения о своей трудовой деятельности через специализированные сервисы ПФР и единый портал Госуслуг. Для работодателей ЭТК — это новые возможности ведения кадрового учета в упрощенном формате.

Бумажные бланки не отменят. Физический носитель информации можно сохранить и продолжить заполнение. Документ будет оформляться столько, сколько это нужно работнику. Но чтобы работодатель продолжил ведение бумажного носителя требуется письменное заявление от работника.

Скачать форму СЗВ-ТД, в которой будет учитываться стаж работниковНа основании этой форме будут вести электронную трудовую книжку

При отказе от бумажной документации, работники смогут оформить бумажную выписку при необходимости. Информация предоставляется работодателями (бывшими и нынешними), представителями ПФР или МФЦ. Причем информация в государственных органах формируется без какой-либо привязки к месту жительства. То есть, получить выписку можно в любом территориальном отделении МФЦ или Пенсионного фонда России.

Как изменится законодательство

Чиновники планируют изменить три ключевых законодательных акта. Первое изменение коснется норма ТК РФ. Второй корректив затронет закон №27-ФЗ «О персонифицированном учете». И заключительное — нововведение изменит КоАП, в части административных правонарушений. Обозначим суть корректировок в таблице:

Законодательная норма

Что изменится с 2020 года

Планируют ввести новую статью 66.1 ТК РФ

Положения новой статьи 66.1 ТК РФ утвердит возможность ведения кадрового учета трудовой деятельности работников в электронном виде. По сути, это введение ЭТК в оборот.

Новый раздел в законе №27-ФЗ от 01.04.1996г.

Обновленные положения закона вводят обязанность для работодателей подавать ежемесячную отчетность в Пенсионный фонд. Именно эти новые отчеты станут новым форматом ЭТК.

Новые положения КоАП РФ.

Кодекс административных правонарушений дополнят штрафными санкциями в отношении работодателей, нарушивших правила ведения ЭТК и представления электронной отчетности в ПФР.

Корректировки действующего законодательства в форме законопроектов уже внесены на рассмотрение в Госдуму. Планируется, что нормативы примут уже на осенней сессии.

Преимущества электронных формуляров

Введение ЭТК имеет сразу несколько преимуществ перед бумажной документацией. Так, ввод электронного кадрового учета позволит:

  • беспрепятственный доступ работника к сведениям о его трудовой деятельности;
  • сокращение до минимума ошибок и неточностей в оформлении кадров;
  • открывает дополнительные возможности трудоустройства дистанционно;
  • затраты на приобретение и оформление трудовых книжек сократится;
  • оформление пенсий не потребует представления дополнительных документов от работодателя, все сведения подаются электронно;
  • получение государственных услуг по данным ЭТК;
  • повышенный уровень безопасности в части сохранности данных трудящихся;
  • позволяет оперативно получать аналитические сведения о трудовой деятельности.

Полностью отказываться от бумажных книжек не обязательно. Работник вправе требовать от работодателя, чтобы физический носитель оформлялся вместе с ЭТК.

Переходный период

Переход на ЭТК предусматривает добровольный порядок. Отказаться от бумажного носителя и полностью перейти на цифровой документооборот решают работники. Те трудящиеся, которые уже имеют трудовой стаж, должны определиться до конца 2020 года. А вот те работники, которые трудоустроятся в 2021 году — выбирать уже не смогут. Для таких сотрудников — ЭТК вводится по умолчанию.

Чтобы сохранить документ, подайте на имя работодателя письменное заявление в произвольной форме. Стандартного формуляра обращения не предусмотрено. В заявлении укажите необходимость ведения бумажной трудовой книжки. Срок указывать не нужно. Трудящимся, которые не подадут письменного заявления на имя работодателя, в начале 2021 года трудовые книжки выдадут на руки.

Получив заявление, работодатель будет обязан заполнять электронные и бумажные бланки параллельно. Наниматель не вправе отказать работнику. Законодательством этого не предусмотрено.

Структура нового электронного документа — трудовой книжки с 2020 года

Новый формат ЭТК сохранил в себе практически все сведения, которые предусматривал бумажный бланк. Работодателю придется отразить в цифровом документе следующую информацию о трудоустроенном:

  • место работы.
  • периоды трудоустройства.
  • должность (специальность, профессия).
  • квалификация (класс, категория, разряд, уровень квалификации).
  • даты приема, увольнения, перевода на другую должность/работу.
  • основания прекращения трудового соглашения/контракта/договора.

Новые правила для работодателей с 2020 года

В отношении российских нанимателей, чиновники не предусмотрели добровольного перехода. С начала 2020 года каждый работодатель будет обязан ежемесячно отчитываться в ПФР о трудовой деятельности подчиненных. Именно на основании ежемесячной формы отчетности будут формироваться сведения для ЭТК. Информация будет передаваться в Пенсионный фонд в рамках действующего формата взаимодействия.

Изменения в законодательстве требуют от нанимателя дополнительных действий. Так, наниматель обязан в письменной форме уведомить работников о планируемом изменении — переходе на ЭТК. К тому же, работодатель должен оповестить о праве сотрудников сохранить бумажный формуляр. Допускается утвердить специальный бланк заявления. При необходимости, работодатель должен обновить локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договора.

С 2021 года нанимателю придется подавать сведения в ПФР не позднее одного рабочего дня, с момента издания приказа о кадровом изменении. Например, при утверждении приказа о приеме на работу или о расторжении трудового договора, в Пенсионный фонд нужно отчитаться не позднее следующего рабочего дня.

СЗВ-ТД: бухгалтер или кадровик должен сдавать новый отчет

Вместо старых трудовых введут новый отчет — СЗВ-ТД. Эксперты журнала «Зарплата» рассказали, кто должен сдавать новый отчет.

Кто сдает СЗВ-ТД

Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года

Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

Итоги

Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база

Электронные трудовые книжки заработают у нас в стране с 2020 года (это будет переходный период). Прежде всего, нормативным основанием для этого станут федеральные законы с поправками:

  • В Трудовой кодекс РФ. Он, в частности, дополняется новой ст. 66.1, которая, собственно, и вводит электронные трудовые книжки в оборот: закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
  • В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В него добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Об этом отчете мы .

  • В КоАП РФ. Здесь будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.

Помимо федеральных НПА будут и ведомственные — приказы ПФР, которые утвердят все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.

Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.

Так, работодателям:

  • не нужно будет приобретать и хранить бланки;
  • отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
  • сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;

Узнайте, как сейчас исправляют неверные записи в трудовых.

  • не придется тратить силы на изготовление и заверение многостраничных копий для работников, их заменят распечатки.

Работники смогут:

  • получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
  • избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
  • использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
  • дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Итак, как перейти на электронные трудовые книжки работодателю.

Во-первых, до 01.06.2020 нужно письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку (об этом праве мы расскажем чуть ниже).

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки может быть персональным, но лучше сделать какой-то общий документ, в котором предусмотреть проставление всеми работниками подписи об ознакомлении. И самое главное, нужно зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланк и дать работникам его заполнить.

ВАЖНО! Взять заявление необходимо в любом случае: и если работник соглашается на электронную трудовую, и если он хочет сохранить бумажную.

Собрать такие заявления нужно до 31.12.2020. Если работник не подал заявление до 2021 года по уважительной причине, он может сделать это позже, а работодатель должен продолжить вести его трудовую в традиционном бумажном виде.

Во-вторых, надо подготовиться сдавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД.

В 2020 году отчитываться нужно будет только за те месяцы, в которых имели место движения по кадрам или подача работниками заявлений о выборе между электронной и бумажной книжками. Срок — до 15-го числа следующего месяца. То есть первый отчет может потребоваться сдать уже за январь до 17.02.2020.

С 2021 года сдавать отчет придется чаще:

  • не позднее следующего рабочего дня после приема нового сотрудника на работу или увольнения;
  • либо не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем перевода работника на другую работу или получения от него заявления о выборе электронной или бумажной трудовой книжки.

Запасаться бланками новой отчетности не обязательно. За вас все сделают разработчики ПО. Вам потребуется всего лишь обновить свои программы, и вы сможете формировать отчет автоматически. Мы уверены, что уже к концу года появятся электронные трудовые книжки в 1С и у других производителей программ для бухгалтерии и кадров. Также можно будет воспользоваться бесплатной программой от ПФР.

В-третьих, возможно, вам придется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)

Как выглядит электронная трудовая книжка? По форме это будет информационный ресурс. По содержанию каких-то кардинальных перемен в данных о трудовой деятельности и стаже не предполагается. Перечень сведений для электронной трудовой аналогичен бумажной и включает:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессию);
  • квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

При этом нужно учитывать, что электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Просмотреть сведения из нее человек сможет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. Можно будет получить и бумажную выписку. Ее предоставит работодатель по последнему месту работы. Также за выпиской можно будет обратиться в ПФР или МФЦ, причем экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы.

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

Подробно о сути изменений до 1 июня 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:

  1. Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение.
  2. Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
  3. Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании.
  4. При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
  5. Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Итоги

Таковы свежие новости об электронных трудовых книжках. Как видим, главный вопрос уже не в том, введут их или нет. На данном этапе уже нужно начинать готовиться к процессу ведения электронных трудовых книжек, чтобы к началу работы с ними не возникало никаких проблем.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *