Оплата проезда к месту

>Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Содержание

Возмещение транспортных расходов в силу закона

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст. 325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск. Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений. Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы. Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

  • 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
  • 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда. Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму. Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

Что делать, если не предоставлены подтверждающие документы

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

  1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
  2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Учет возмещения транспортных расходов

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

  • пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
  • пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

>Работодатель платит за проезд работников: нужно ли начислять страховые взносы?

Когда страховые взносы на оплату проезда можно не начислять

Оплата проезда к месту работы

Участвовать в доставке сотрудников к месту работы и обратно работодатель может разными способами, например:
— организовать доставку работников на своем транспорте или привлечь для этого транспортную компанию;
— выплачивать работникам денежную компенсацию на оплату проезда.

Доставка транспортом

Ситуация. Работодатель заключил договор с транспортной компанией, которая в установленное время доставляет любого работника от метро до офиса (и обратно) на автобусе. Учет работников, воспользовавшихся автобусом, не ведется.

Решение. Страховыми взносами облагаются выплаты и вознаграждения, которые работодатель начисляет пользу сотрудников в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). При определении расчетной базы по страховым взносам должны учитываться выплаты как в денежной, так и в натуральной форме. Натуральные выплаты в виде товаров, работ и услуг принимаются как стоимость этих товаров (работ, услуг) (ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ). Это значит, что стоимость доставки, в принципе, может расцениваться как вознаграждение в пользу работников в натуральной форме (несмотря на то, что сами работники денежных средств не получают).

Однако автобусом может воспользоваться каждый работник. Это значит, что оплата проезда осуществляется безотносительно к вкладу сотрудников в работу организации и результаты этой работы. При таких обстоятельствах объекта обложения взносами, по мнению судей, не возникает (Определение ВАС РФ от 10.01.13 № ВАС-17525/12).

Более того, если персонифицированный учет работников, которые воспользовались автобусом, не ведется, то и определить базу для расчета страховых взносов по каждому работнику нельзя. Поэтому страховые взносы можно не начислять (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.13 по делу № А26-2680/2012).

Заметим, что страховые взносы в отличие от НДФЛ не начисляются вне зависимости от того, есть ли у работников возможность добираться до офиса общественным транспортом или нет. То, как наличие общественного транспорта влияет на начисление взносов и НДФЛ, покажем в таблице.

Наличие общественного транспорта

Страховые взносы

НДФЛ

У работников есть возможность добираться до офиса и обратно самостоятельно, на общественном транспорте.

Возможность выбора варианта проезда до офиса и обратно (на общественном транспорте или на корпоративном автобусе) не влияет на факт возникновения объекта обложения страховыми взносами. Страховые взносы не начисляются.

Оплата проезда работников при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, признается их доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость оплаты облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 12.10.11 № 03-04-05/6-728; см. «Оплата проезда сотрудников до места работы облагается НДФЛ, если они могут добраться до работы на общественном транспорте»).

Общественный транспорт до офиса (и обратно) не ходит.

У работников нет возможности добираться до работы на общественном транспорте, поэтому представленные им услуги по доставке до офиса (и обратно) не могут рассматриваться как выплаты в их пользу. Страховые взносы не начисляются.

Если транспорт не ходит, то оплата проезда не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-04-06/6715; «Минфин разъяснил, в каком случае оплата проезда сотрудников на служебном транспорте к месту работы не облагается НДФЛ»).

Компенсация стоимости проезда

Ситуация. Организация расположена в Москве. Коллективным договором предусмотрено, что работникам из других городов полагается ежемесячная денежная компенсация стоимости проезда до Москвы и обратно.

Решение. Перечень сумм, не облагаемых страховыми взносами, содержится в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в этом перечне отсутствует. Поэтому данные выплаты облагаются страховыми взносами. Такие разъяснения недавно были приведены в письме Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367 (см. «Суммы оплаты работникам проезда от дома до работы и обратно на общественном транспорте включаются в базу для начисления страховых взносов»).

Очевидно, что многие страхователи могут не согласиться с таким подходом, заявив, что компенсация проезда элементом оплаты труда не является. Однако на этот счет официальные органы возражают: взносами облагаются все выплаты, производимые работодателем в пользу работников в силу наличия трудовых отношений между ними, а не только выплаты, которые являются непосредственно оплатой за труд (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17-4/В-158).

Ситуация. Работник добирается до офиса (и обратно) на собственном автомобиле. Работодатель ежемесячно выплачивает ему денежную компенсацию, покрывающую расходы на бензин. Помимо этого у собственника бизнес-центра арендуется парковочное место для работника. Работа получающего компенсацию сотрудника не является разъездной.

Решение. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в статье 9 Закона № 212-ФЗ не названа, поэтому облагается страховыми взносами (письмо Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367). Следовательно, страховые взносы на компенсацию стоимости бензина лучше начислить.

Оплата стоимости парковки личного транспорта работника в статье 9 Закона № 212-ФЗ тоже не указана, поэтому данные суммы облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17–4/В-158). На наш взгляд, такая позиция небесспорна. Дело в том, что в силу части 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ выплаты и вознаграждения должны производиться именно в пользу работника (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). В данном же случае оплата парковки направляется собственнику бизнес-центра. Поэтому объекта обложения взносами, на наш взгляд, не возникает. В арбитражной практике есть судебные решения, которые подтверждают: если плата за услуги производится по безналичному расчету между двумя юридическими лицами в рамках гражданско-правовых отношений, то стоимость оплаченных услуг в базу для начисления страховых взносов не включается (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 19.11.2013 № Ф09-10055/13).

Оплата рабочих поездок

Компенсации курьеру

Ситуация. У работника разъездной характер работы (курьер). Работодатель ежемесячно компенсирует ему стоимость проездных билетов на общественный транспорт (это прописано в коллективном договоре).

Решение. Сотрудникам с разъездным характером работы должны возмещаться затраты, связанные со служебными поездками, в том числе расходы на проезд (ст. 168.1 ТК РФ). Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), которые связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Поэтому компенсация стоимости проездного билета, предусмотренная коллективным договором, освобождается от обложения страховыми взносами. Контролирующие органы с таким подходом не спорят (письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.10 № 406-19). Добавим, что компенсация должна возмещать фактически понесенные курьером затраты. Если ежемесячно компенсировать фиксированную сумму, возможны споры с проверяющими (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 № А45-29823/2012).

Отметим, что в законодательстве РФ прямо не сказано, какая именно работа признается разъездной. Однако работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (письмо Роструда от 12.12.13 № 4209-ТЗ).

Оплата такси

Ситуация. Работникам, чья работа не является разъездной, в течение рабочего дня для встреч с клиентами требуется совершать поездки по городу. Работодатель заключил договор с транспортной компаний. Теперь для поездок работники могут пользоваться услугами такси. Работодатель ведет учет совершенных работниками поездок.

Решение. Законодательство РФ не обязывает работодателя оплачивать проезд работникам, чья работа не носит разъездного характера. Однако в описанной ситуации поездки работников совершаются в целях выполнения трудовых обязанностей и совершаются в интересах работодателя. При таких обстоятельствах оплата такси не должна облагаться взносами на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ (даже при условии, что работодатель ведет персонифицированный учет поездок).

Отметим, что судьи разделяют такой подход. Однако в случае спора компания должна быть готова доказать, что работники пользовались такси именно в целях выполнения трудовых обязанностей (определение ВАС РФ от 19.03.14 № ВАС-2662/14).

Нередко организация оплачивает проезд физлицу, которое сотрудничает с ней на основании договора гражданско-правового характера. В этой ситуации страховые взносы на компенсацию стоимости проезда можно не начислять. Но только при условии, что оплата проезда предусмотрена договором подряда и подтверждена документами (письмо Минтруда России от 26.02.14 № 17–3/В-80).

В комментируемом письме Минфин России в очередной раз рассмотрел вопрос учета расходов на оплату проезда к месту работы и обратно. В целях главы 25 “Налог на прибыль организаций” НК РФ компании вправе учитывать все расходы при формировании налоговой базы по налогу при соответствии критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и при условии, что такие расходы не поименованы в статье 270 Налогового кодекса.

По общему правилу, любые выплаты работникам, которые связаны с их содержанием и при этом предусмотрены законодательством РФ, трудовыми или коллективными договорами, могут быть учтены при расчете налога на прибыль. Такие затраты включают в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Расходы, которые не учитывают при расчете налога на прибыль, перечислены в статье 270 Налогового кодекса. К таким расходам относится, в частности, оплата проезда работников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами или ведомственным транспортом.

Часть оплаты труда?

Из этого правила есть исключения:

  • когда доставка работников до места работы и обратно предусмотрена трудовым или коллективным договорами;
  • когда организация вынуждена привозить сотрудников к месту работы из-за технологических особенностей производства.

Это свойственно, например, заводам либо тяжелым производствам, которые располагаются за городом. Или если смена заканчивается в ночное время, когда общественный транспорт не функционирует. В этих случаях компенсацию затрат на проезд можно учесть при налогообложении прибыли.

Таким образом, если компенсация затрат работников по проезду на работу и обратно входит в систему оплаты труда, ее можно учесть при расчете налога на прибыль. А вот если компенсация проезда не является формой оплаты труда и носит социальный характер, то учесть такие затраты при расчете налога на прибыль не получится.

Документально подтверждены

Расходы учитывают для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. То есть указанные расходы должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода. Организация не сможет включить расходы в затраты при расчете налога на прибыль, если не будет подтверждающих документов.

Напомним, отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов.

Не забываем про НДФЛ и взносы

Компенсация расходов работника на оплату проезда к месту работы и обратно облагается страховыми взносами и НДФЛ. Об этом Минфин России напомнил еще в письме от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093. Перечни доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ и страховых взносов, содержатся в статьях 217 и 422 НК РФ. При этом суммы возмещения работодателем стоимости проезда сотрудников к месту работы в данных перечнях не значатся. Поэтому с таких сумм нужно уплатить НДФЛ и взносы в общем порядке.

Бухалтерский учет

Оплату проезда работников к месту работы и обратно, предусмотренную трудовым и коллективным договорами, можно отнести к расходам по обычным видам деятельности, поскольку она связана с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ, оказанием услуг.

Эти суммы могут отражаться по счету 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”, если они рассматриваются как часть заработной платы.

ДЕБЕТ 20  КРЕДИТ 70
отражена стоимость проезда работника к месту работы и обратно;

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44)  КРЕДИТ 69
начислены страховые взносы с компенсации стоимости проезда;

ДЕБЕТ 70  КРЕДИТ 68
удержан НДФЛ с компенсации стоимости проезда;

ДЕБЕТ 70  КРЕДИТ 51 (50)
компенсация стоимости проезда выплачена работнику.

Эксперт “НА” Е.В. Чимидова

На работу и обратно за счет работодателя

При оплате компанией проезда работников к месту работы и обратно возникают вопросы об обложении соответствующих сумм НДФЛ и страховыми взносами, а также о возможности учета этих затрат в расходах по налогу на прибыль. О том, как они решаются, мы расскажем в комментарии к письму Минфина России от 30.04.2019 № 03-04-06/32414.

НДФЛ

Оплата проезда работников к месту работы и обратно может производиться компанией двумя способами: посредством возмещения работникам их расходов на проезд и путем оплаты проезда напрямую транспортной организации.

Возмещение расходов

Если работник сам оплачивает свой проезд до места работы и обратно, а компания возмещает ему понесенные расходы, это означает, что у работника есть возможность добираться до работы самостоятельно. Значит, компания тем самым освобождает его от необходимости несения соответствующих затрат. То есть работник получает экономическую выгоду, которая в целях налогообложения признается доходом (ст. 41 НК РФ).

В налоговую базу по НДФЛ включаются все доходы физического лица, полученные им в денежной и натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ). Перечень доходов, не подлежащих обложению НДФЛ, содержится в ст. 217 НК РФ. В нем суммы компенсации организацией работникам их расходов на проезд к месту работы и обратно не названы. Исходя из этого, Минфин России в комментируемом письме пришел к выводу, что такая компенсация подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093.

Оплата напрямую транспортной организации

Оплата компаниями за работника (полностью или частично) товаров (работ, услуг) относится к доходам, полученным в натуральной форме, но с одним условием: такая оплата должна производиться в интересах работника (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, чтобы решить вопрос с обложением НДФЛ оплаты проезда работников к месту работы и обратно, перечисляемой компанией напрямую транспортной организации, нужно выяснить, в чьих интересах она производится.

Если место работы расположено далеко от маршрутов общественного транспорта, работники не имеют возможности самостоятельно добираться до места работы и обратно. В такой ситуации оплата проезда производится в интересах работодателя, а значит, у работников дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает. Минфин России с этим согласен (письмо от 07.09.2015 № 03-04-06/51326). Но компания может оплачивать транспортной организации проезд работников и когда они имеют возможность самостоятельно добираться до места работы и обратно. В этом случае оплата проезда может быть расценена как совершенная в интересах работника. Соответственно, возникнет вопрос обложения НДФЛ дохода в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Однако определить размер этого дохода для каждого работника путем деления суммы, перечисленной транспортной компании, на количество работников компания не сможет. Это подтверждается выводами, сделанными ФАС Уральского округа в постановлении от 21.02.2008 № Ф09-849/08-С2 (Определением ВАС РФ от 03.04.2008 № 4176/08 было отказано в передаче дела на пересмотр). Суд рассмотрел следующую ситуацию.

Налоговики доначислили компании НДФЛ на суммы оплаты проезда работников в связи с тем, что они имеют возможность добираться до работы общественным транспортом. При этом в налоговую базу они включили всю сумму, которую компания перечислила транспортной организации. Но суды трех инстанций указали, что сумма оплаты, причитающаяся транспортной компании по договору, включает в себя не только стоимость проезда, но и вознаграждение, покрытие различных расходов и убытков, связанных с исполнением указанного договора. Кроме того, транспортные услуги, оказываемые одним юридическим лицом другому юридическому лицу, нельзя считать идентичными услугам, оказываемым транспортными организациями физическим лицам. Исходя из этого, суды признали недействительным решение налоговиков о доначислении НДФЛ.

Персонифицировать доход каждого работника каким-либо иным способом компания не может, так как у нее нет для этого никаких данных. Получается, что при оплате проезда работников к месту работы и обратно напрямую транспортной компании, когда работники имеют возможность самостоятельно добираться до работы, объекта налогообложения по НДФЛ не возникает ввиду невозможности определения налоговой базы.

Страховые взносы

Возмещение работникам их расходов на проезд производится в рамках трудовых отношений. А выплаты в рамках трудовых отношений признаются объектом обложения страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Исключение составляют суммы, поименованные в ст. 422 НК РФ, список которых является исчерпывающим. Поскольку в ст. 422 НК РФ суммы оплаты проезда к месту работы и обратно не указаны, финансисты пришли к выводу, что возмещение работникам стоимости проезда подлежит обложению страховыми взносами. Такая же позиция изложена в письме Минфина России от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093.

Однако если возмещение расходов на проезд к месту работы и обратно предусмотрено законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, компенсация оплаты проезда обложению страховыми взносами не подлежит. В письме от 18.10.2018 № БС-4-11/20308@ ФНС России рассмотрела ситуацию, когда работникам государственных образовательных организаций Тульской области производится компенсация затрат на оплату проезда до места работы и обратно. Налоговики указали, что такая компенсация предусмотрена Законом Тульской области от 26.09.2013 № 1989-ЗТО «Об образовании». Поэтому она не облагается страховыми взносами на основании подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ как компенсационная выплата, связанная с выполнением трудовых обязанностей, установленная законодательным актом субъекта РФ.

По мнению судов, оплата проезда к месту работы и обратно носит социальный характер и поэтому не подлежит обложению страховыми взносами (постановления АС Северо-Западного округа от 03.09.2018 по делу № А13-21721/2017, Дальневосточного округа от 23.11.2015 по делу № А59-92/2015 (Определением Верховного суда РФ от 24.02.2016 № 303-КГ16-261 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам), АС Западно-Сибирского округа от 20.01.2015 по делу № А45-8089/2014). Но споры, рассмотренные в этих судебных решениях, относятся к периоду, когда страховые взносы исчислялись и уплачивались в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ. А налоговики такую судебную практику не признают (письма ФНС России от 14.09.2017 № БС-4-11/18312@, от 23.08.2017 № БС-4-11/16742@). Поэтому следование ей наверняка приведет к спорам.

Налог на прибыль

Пунктом 26 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. При этом исключение сделано в отношении:

  • сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства;

  • случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Итак, для указанных случаев запрета на учет для целей налогообложения расходов на оплату проезда нет. Остается только понять, по каким правилам такие расходы учитываются, какой норме главы 25 НК РФ они соответствуют.

Когда оплата проезда работников обусловлена технологическими особенностями производства, такой расход связан с производством и (или) реализацией. Список прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, приведен в ст. 264 НК РФ. В нем оплата проезда работников к месту работы и обратно, обусловленная технологическими особенностями производства, не названа. Но поскольку перечень прочих расходов является открытым, такую оплату, по нашему мнению, можно учесть на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.

Теперь разберемся с оплатой проезда работников, предусмотренной трудовыми и (или) коллективными договорами. Такая оплата представляет собой выплату в пользу работников. А все выплаты работникам, которые можно учесть в расходах по налогу на прибыль, содержатся в ст. 255 НК РФ. В этой норме сказано, что в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Исходя из положений ст. 135 ТК РФ, все эти выплаты относятся к системе оплаты труда в компании. Следовательно, если оплата проезда работников к месту работы и обратно входит в систему оплаты труда, то такие затраты учитываются для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда. Минфин России в комментируемом письме это подтвердил.

Финансисты отметили также, что в случае если указанные расходы организации не являются формой системы оплаты труда и носят социальный характер, то они не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет.

Аналогичная точка зрения содержится и в письме Минфина России от 16.04.2019 № 03-03-07/26913.

Никаких иных возможностей учесть оплату проезда работников к месту работы и обратно в расходах Налоговый кодекс не содержит. Как указано в письме Минфина России от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, затраты на оплату проезда к месту работы и обратно, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами и являющиеся частью системы оплаты труда, включаются в расходы на оплату труда, поскольку можно определить размер дохода каждого работника. При отсутствии такой возможности расходы на оплату проезда к месту работы и обратно не могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, а иной порядок учета такого рода выплат в пользу работников, являющихся по сути социальными выплатами, Налоговым кодексом не предусмотрен.

Учет расходов на оплату проезда к месту работы и обратно

Е. Л. Ермошина

Журнал «Строительство: акты и комментарии для бухгалтера» № 2/2017

Комментарий к Письму Минфина России от 10.01.2017 № 03-03-06/1/80079.

В комментируемом письме Минфин в очередной раз затронул тему учета расходов на оплату проезда к месту работы и обратно.

По общему правилу, изложенному в п. 26 ст. 270 НК РФ, указанные расходы при определении базы по налогу на прибыль не учитываются. Но здесь имеются оговорки:

  • за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства;
  • за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Отметим, эта норма не содержит указаний о возможности учета только при наличии совокупности таких условий. Это подтверждают и многочисленные письма Минфина, при которых допускается учет соответствующих расходов при определении облагаемой базы не только при одновременном выполнении обоих условий, но и если эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда (см., например, письма от 22.12.2016 № 03-04-06/77047, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181, от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449).

Вернемся к «технологическим особенностям производства», определение которых в Налоговом кодексе отсутствует. При анализе арбитражной практики и писем контролирующих органов можно выделить ряд факторов, позволяющих говорить о наличии «технологических особенностей» в случаях отнесения затрат на доставку работников до места работы и обратно в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль.

Например, к таковым относятся:

  • непрерывность технологического процесса, остановка которого невозможна (см. Постановление ФАС МО от 17.06.2009 по делу № КА-А40/4234-09);
  • многосменный режим работы организации (см. Письмо Минфина России от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449, где говорится о правомерности учета в налоговых расходах затрат на доставку работников к первой, третьей рабочим сменам и обратно собственным транспортом, если работа в первую смену начиналась в 07:00, а в третью смену – в 24:00).

В указанных случаях, как правило, перевозка работников транспортом общего пользования не может обеспечить потребности общества, а значит, расходы на доставку для целей налого­обложения будут являться обоснованными. К такому выводу пришел ФАС ЗСО в Постановлении от 15.03.2013 № А27-11302/2012, учтя время начала движения транспорта, время прибытия на конкретные остановки общественного транспорта, а также необходимость пересадки работников с одного транспортного средства на другой.

Важно принять во внимание следующие моменты. В комментируемом письме говорится, что расходы на перевозку работников до места работы и обратно учитываются для целей налогообложения:

  • если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует;
  • при условии соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ (расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода).

Перечислим случаи, когда можно говорить о невозможности доставки общественным транспортом:

  • удаленность производственных площадей от населенных пунктов и места проживания работников;
  • нахождение производства в промышленной зоне, где отсутствуют регулярные маршруты общественного транспорта;
  • высокая численность работающих на предприятии, которой не соответствует пропускная способность общественного транспорта (например, численность работников составляет более 100 человек, а городские автобусы, следующие в направлении объектов и обратно по единственному маршруту, в утреннее и вечернее время загружены до полной вместимости – см. Письмо Минфина России от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778);
  • территориальная удаленность остановок транспорта общего пользования от места работы сотрудников (полагаем, что место работы может считаться удаленным от остановок, если оно находится на расстоянии, превышающем расстояние, указанное в п. 11.15 Свода градостроительных правил).

К сведению

Дальность пешеходных подходов до ближайшей остановки общественного пассажирского транспорта не должна превышать 300 – 500 м (в зависимости от климатических районов). В производственных и коммунально-складских зонах дальность пешеходных подходов до ближайшей остановки общественного пассажирского транспорта должна быть не более 400 м от проходных предприятий (п. 11.15 Свода градостроительных правил).

В качестве документов, подтверждающих, что доставка работников собственным или наемным автотранспортом соответствует оптимальной организации производственной деятельности, можно порекомендовать следующие:

  • документы (письма) местных автотранспортных предприятий об имеющихся маршрутах, расписании движения транспорта, остановках и т. д.,
  • документы местных органов власти, подтверждающие, что данное направление не обслуживается транспортом общего пользования, либо содержащие информацию о графике его движения и количестве автобусов на маршруте.

Далее приведем два примера из арбитражной практики, где судьи согласились с налогоплательщиками, которые смогли обосновать и документально подтвердить расходы на доставку сотрудников.

Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 11.11.2011 № 09АП-28208/2011-АК по делу № А40-50862/11 рассмотрел налоговый спор между крупной строительной компанией и налоговой инспекцией, которая не принимала в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль затраты на доставку рабочих к местам строек и обратно на общую сумму порядка 50,1 млн руб.

Доводы, которые помогли организации отстоять свою правоту:

  • экономическое обоснование. Организация представила расчет, согласно которому централизованная перевозка рабочих в автобусах с использованием услуг транспортных компаний обходилась ей в 5 – 10 раз дешевле, нежели возможные затраты на выплату работникам зарплаты в размере, достаточном для проезда работников до мест строек и обратно на общественном транспорте;
  • технологические особенности производства работ. Работы велись преимущественно на крупных стройплощадках, для функционирования которых требовалось большое количество рабочих. Ежедневное перемещение общественным транспортом больших групп работников строительных специальностей на различные объекты было невозможно без ущерба производственной деятельности компании.

Кроме того, суд учел следующий нюанс производственного процесса: рабочие перевозились группами в количестве 40 – 100 человек. Они ездили с сумками и мешками со сменной спецодеждой, в пачкающей одежде, а периодически с крупногабаритным грузом. Находиться в таком виде в общественном транспорте запрещено правилами пользования этим транспортом.

Суд учел и такие факторы, как стесненность строительных площадок, делающая невозможной установку бытовок для пере­одевания рабочих на стройплощадке, принятия душа, хранения спецодежды и инвентаря.

Еще один пример – Постановление ФАС СЗО от 10.12.2013 по делу № А13-6206/2012, которое примечательно тем, что речь в нем идет о возможности учета в налоговых расходах затрат на доставку работников к месту работы и обратно на такси по договорам об оказании транспортных услуг, заключенным с несколькими компаниями.

Доставка была обусловлена технологическими особенностями производства, удаленностью предприятия от жилого массива и остановок транспорта общего пользования, отсутствием общественного транспорта в месте нахождения производственной площадки.

Суд отметил, что расходы, понесенные на оплату услуг такси, имеют непосредственное отношение к производственной деятельности организации, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Организация представила квитанции по форме, согласованной сторонами договора, в которых содержатся номер и дата документа, наименования заказчика и исполнителя, наименование услуги, количество пассажиров, маршрут поездки, стоимость услуги, подписи уполномоченных представителей заказчика и исполнителя. Из представленных квитанций следовало, что одним из пунктов назначения маршрута поездки являлся фактический адрес организации, остальные адреса носили повторяющийся характер. При исполнении указанных договоров на оказание транспортных услуг стороны составляли акты приемки услуг, в которых фиксировали выполненные транспортные услуги за месяц. Все это, по мнению суда, подтверждает реальность оказания транспортных услуг.

Итак, в связи с отсутствием в НК РФ понятия «технологические особенности производства» организациям зачастую приходится доказывать в судебном порядке правомерность учета расходов на доставку работников к месту работы и обратно для целей налогообложения.

Как отмечено выше, соблюдение двух условий одновременно (доставка предусмотрена трудовым договором и обусловлена технологическими особенностями) не является обязательным для признания указанных расходов. Тем не менее наличие в коллективном (трудовом) договоре соответствующей записи о том, что работодатель обязуется нести расходы на доставку работников, значительно снизит риск налоговых споров и необходимость их разрешения в судебном порядке (при условии, что эти расходы отвечают требованиям ст. 252 НК РФ).

Для привлечения высококвалифицированных работников работодатели идут на разные мотивационные приемы, которые дают разные привилегии для работников данной конкретной организации, тем самым выделяя ее среди других на рынке труда. В некоторых случаях ввиду труднодоступности месторасположения, работодатель обязан организовывать доставку своих работников до места исполнения трудовых обязанностей. Читайте также статью ⇒ “Оплата проезда в отпуск сотрудникам полиции, МВД, Росгвардии в 2020“.

Способы компенсации расходов на проезд сотрудников до места работы

Работодатель вправе выбирать, каким образом он готов компенсировать проезд своих работников до места трудовой деятельности. Тем самым увеличивая свои расходы, а не своих сотрудников.

Виды компенсации Описание Учет
Организация проезда собственными силами работодателя В организации используетя собственный транспорт, который забирает работников из определенных заранее оговоренных мест и довозит до места работы Работодатель может учитывать данные расходы, как расходы, связанные с необходимостью производства. Если место работы находится в труднодоступном месте, несколько смен в разное время суток и т.д.
Предприятие может нанять транспортную компанию на подряд, для организации проезда своих работников
Работодатель может организовывать доставку своих работников до места выполнения трудовой деятельности. Для этого заключается договор подряда с заказчиком, который не готов этим заниматься. Читайте также статью ⇒ “Оплата проезда вахтовикам к месту работы“. Данные расходы включаются в себестоимость при расчете стоимости оказываемых услуг
Компенсация проезда. Для данного блока характерна общая черта – компенсация выступает в качестве своего рода надбавки к заработной плате Компенсация проезда, рассчитанная как среднемесячный расход на общественный транспорт. Отдел кадров сам рассчитывает величину, исходя стоимости общественного транспорта, установленной для данного региона, города, населенного пункта Чаще всего данные расходы учитываются как расходы на оплату труда. При этом они должны быть прописаны в трудовом договоре либо в внутренних нормативных актах
Компенсация проезда в конце отчетного месяца по чекам и проездным билетам. Сотрудники в конце месяца обязаны предоставить билеты либо чеки с подтверждением расходов на общественный транспорт либо бензин (кто пользуется своим автомобилем)
Компенсация в качестве материальной помощи, по заявлению самого работника. Это может быть как частичная, так и полная компенсация расходов. Сумма устанавливается работодателем на его усмотрение, это может быть как разовая помощь, так и ежемесячная надбавка ввиду каких-либо личных обстоятельств сотрудника Обычно такого рода выплаты относятся к расходам, которые не учитываются для целей налогообложения

Уменьшение налога на прибыль за счет компенсации расходов на проезд сотрудников до места работы

Когда работодатель берет на себя ответственность за предоставление компенсации работникам, он должен четко понимать заранее, как это отразиться на его налогооблагаемой базе, как будет вестись учет. В соответствии с налоговым учетом работодатель имеет право включить расходы на проезд сотрудников в расчет базы по налогу на прибыль только в двух случаях:

  • Работодатель обязан компенсировать проезд сотрудников до работы в соответствии с трудовым договором либо внутренними нормативными актами, которые касаются трудовых взаимоотношений между организацией и сотрудниками;
  • Работодатель обязан организовать проезд по причине того, что сами сотрудники не имеют возможности добраться общественным транспортом. Чаще всего это свойственно заводам либо тяжелым производствам, которые располагаются за городом. А также когда осуществление трудовой деятельности происходит в несколько смен, некоторые из которых приходятся на ночное время, когда общественный транспорт не функционирует.

Одним из правовых вариантов компенсации расходов на проезд сотрудников – это указание данной компенсации в трудовом договоре. В таком случае это будет считаться одной из статей расходов на оплату труда. Правомерность отражения компенсаций в трудовом договоре можно выразить в нескольких аспектах:

  • В случае заключения трудового договора, независимо от того, что прописано в нем, любой гражданин имеет право рассчитывать на все те компенсации и преференции, предусмотренные трудовым законодательством. Помимо трудового законодательства работник также защищен специфическими законами, которые могут распространяться также на трудовые отношения.
  • В случае изменений условий договора гражданин имеет право отказаться от подписания нового дополнительного соглашения, если это ущемляет его права. Гражданин имеет право высказать все свои претензии в части несогласия с новыми положениями и в случае если работодатель не готов к диалогу, может обратиться в профсоюз, трудовую инспекцию, а в крайнем случае и в суд.
  • До заключения трудового договора работник имеет право обсудить все его пожелания и ожидания. Сотрудник заранее озвучивает, чтобы он хотел получить за выполнение трудовых обязанностей в данной организации. Работодатель в свою очередь может принять данные условия и внести их в договор. Или предложить компромиссный вариант и свои условия отношений.
  • В общем понимании расходы на проезд до места работы полностью ложатся на работника. При трудоустройстве он должен оценить самостоятельно свои экономические выгоды от такой сделки. Но в случае труднодоступности месторасположения, работодатель может взять эти расходы на себя. При этом данная мера может быть как индивидуальная либо общая для всех работников.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Евгении (г. Калуга)

Наша организация применяет УСН с объектом ДОХОДЫ. Исполнительный директор проживает в другом городе. Директор принял решение возмещать расходы на проезд. Входит ли сумма возмещения в ФОТ, нужно ли на эти суммы начислять взносы ФСС травматизм, ПФР и удерживать НДФЛ? Как правильно оформить возмещение расходов на проезд сотруднику?

Основанием для возмещения расходов на проезд директора от места его проживания до места работы и обратно может служить трудовой договор либо локальный нормативный акт (приказ).

В том случае, если такая выплата предусмотрена трудовым договором, у организации-страхователя возникает объект обложения страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

Спорной является ситуация, при которой возмещение стоимости проезда директора не будет определено трудовым договором (то есть имеется только приказ). Из буквальной трактовки ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ следует, что такие выплаты объектом обложения страховыми взносами не являются (как не предусмотренные трудовым договором). Однако на этот счет уже имеются разъяснения Минздравсоцразвития РФ и они не в пользу страхователей.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Так, в Письме данного ведомства от 23.03.2010 г. № 647-19 указано, что выплаты сотрудникам, которые в трудовых договорах с ними прямо не прописаны, тем не менее подлежат обложению страховыми взносами как производимые в рамках трудовых правоотношений работников с работодателем и, значит, связанные с трудовыми договорами.

Исключением являются только суммы, указанные в ст. 9 Закона N 212-ФЗ, которые страховыми взносами не облагаются. Арбитражной практики по данному вопросу пока нет, поскольку Закон вступил в силу недавно (с 1 января 2010 г.). Поэтому если вы не хотите рисковать, то взносы с такой выплаты лучше начислять, в независимости от того, какой документ ее предусматривает.

В отношении НДФЛ нужно учитывать следующее. Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной и натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 Кодекса.

Центр образования «Основы Вашего Бизнеса» 📌 РекламаСеминар: осваиваем нововведения в бухгалтерском учете. Самые главные и важные изменения в бухучете в 2020 году. Уникальная информация. Узнать больше

Согласно п. 1 ст. 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.

Оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса признается доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Не подлежат обложению все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Поскольку компенсация проезда работнику до места его работы и обратно законом не установлена, считаю, что она признается его доходом, полученным в натуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ на общих основаниях. По мнению Минфина, облагаемого дохода в связи с отсутствием экономической выгоды не образуется только в том случае, если работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом и организация вынуждена организовать их доставку (например, при ночном графике работы или если обособленное подразделение организации находится в населенном пункте, в который не ходит общественный транспорт) (см., н-р Письма от 24.12.2007 N 03-04-06-02/226, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434).

Страховые взносы в ФСС на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве на рассматриваемые выплаты также начисляются, поскольку они в Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденный Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 1999 г. N 765, не включены.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *