Резервы предстоящих расходов в казенных учреждениях

Содержание

Резервы предстоящих расходов в казенном учреждении

Светлана ШТЕЙНЕРТ, начальник отдела комплексных проверок и ревизий управления внутреннего контроля и учета федерального имущества ФГБУ «НЦЭСМП» Минздрава России

Право или обязанность

Резервы позволяют равномерно относить расходы на финансовый результат казенного учреждения. В результате информация о его обязательствах в учете и отчетности становится более полной и достоверной.
Формируют резервы методом начисления. То есть отражают расходы в том периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда выплачены денежные средства.
Отмечу, что Инструкция, утвержденная приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н), не обязывает создавать резервы предстоящих расходов. То есть это право, а не обязанность учреждения.

Цели создания

Основные виды резервов, которые могут быть созданы в казенном учреждении, приведены в письме Минфина России от 20 мая 2015 г. № 02-07-07/28998. Так, их формируют:

  • на оплату отпусков за фактически отработанное время (в части выплат персоналу и в части страховых взносов);
  • на оплату обязательств, по которым не поступили расчетные документы: по услугам связи, по коммунальным услугам, услугам по содержанию имущества;
  • по претензионным требованиям и искам;
  • на реструктуризацию деятельности, реорганизацию (в части выплат персоналу, страховых взносов, прочих расходов, оплаты прочих услуг).

Имеет смысл подумать и о создании резерва на ремонт основных средств (в том числе ремонт и обслуживание по гарантии) или на их утилизацию.
Также в нынешних условиях актуально формирование резерва на возмещение вреда, причиненного физическому или юридическому лицу в результате незаконных действий (бездействия). Проблема может возникнуть в том числе из-за принятия органами государственной власти не соответствующих законодательству актов.

Оценочное обязательство

Методы оценки отложенных обязательств определяют в учетной политике учреждения. Сумма резерва (отложенного обязательства) – всегда оценочная величина: ее невозможно определить точно, поэтому она признается в предполагаемой оценке.
Оценочное обязательство признают в бухгалтерском учете организации в величине, которая отражает наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для расчета по обязательству. Порядок и методы определения оценочного значения зависят от вида создаваемого резерва. Не забудьте документально обосновать оценку обязательств.

Отражение в учете

В соответствии с пунктом 302.1 Инструкции № 157н для отражения резервов предстоящих расходов предназначен счет 0 401 60 «Резервы предстоящих расходов». Бухгалтерские корреспонденции, которыми отражают формирование резервов и начисление расходов за счет этих сумм, приведены пунктах 124.1, 124.2 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н.
В общем случае операции по формированию резервов отражают следующими бухгалтерскими записями:

ДЕБЕТ 1 109 60 211 (213) (1 401 20 211 (213)) КРЕДИТ 1 401 60 211 (213)
– начислен резерв на оплату отпусков, в том числе в части страховых взносов;

ДЕБЕТ 1 109 60 200 (1 401 20 200) КРЕДИТ 1 401 60 200
– начислен резерв на возникшие расходы, по которым на отчетную дату не поступили расчетные документы;

ДЕБЕТ 1 401 20 200 КРЕДИТ 1 401 60 200
– начислен резерв для оплаты обязательств, оспариваемых в судебном порядке.

Во всех трех случаях основанием служит бухгалтерская справка с приложением-расчетом. Что касается начисления сумм выплат из сформированного резерва, то его отражают по дебету счета 401 60.

Например:

ДЕБЕТ 1 401 60 211 (1 401 60 213) КРЕДИТ 1 302 11 730 (1 303 ХХ 730)
– начислены отпускные.

Резерв на оплату отпусков

Это самый распространенный вид резерва. Размер обязательства можно определить исходя из порядка расчета среднего заработка и количества дней полагающегося отпуска. Но допустимо применять и другие методы расчета.
Сумма взносов в соцстрах может быть рассчитана с учетом предельной величины базы для их начисления на основании информации за предшествующий период, а также применяемого повышающего коэффициента.
Рекомендую использовать один из трех вариантов методики расчета суммы расходов на оплату предстоящих отпусков.
1. Будущие расходы рассчитывают персонифицированно по каждому сотруднику. Примените формулу:
Ро = К × ЗП,
где Ро – сумма резерва на отпуска; К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года); ЗП – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва.
2. Расчет на основе средней заработной платы по учреждению в целом. К нему часто прибегают при большой численности работников или если разница между начислениями отдельным категориям работников несущественна.
Ро = К × ЗПср,
где ЗПср – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.
3. Расчет на основе средней зарплаты по отдельным категориям сотрудников (группам персонала). Если предположить, что таких категорий три, формула будет выглядеть так:
Ро = К1 × ЗПср1 + К2 ЗПср2 + КЗ × ЗПср3,
где К1, К2, КЗ – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников (группы персонала); ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории работников (группе персонала).

Пример № 1

Казенное учреждение создает в бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков.
В учетной политике сказано: «Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков рассчитывают на последнее число каждого квартала. Основную сумму резерва исчисляют как произведение количества неиспользованных всеми сотрудниками дней отпусков на конец квартала (по данным кадрового учета) на среднедневной заработок за последние шесть месяцев. Основную сумму резерва увеличивают на соответствующую сумму страховых взносов».
С 1 октября по 31 декабря 2015 года количество неиспользованных дней оплачиваемого отдыха по всем работникам составило 100. Среднедневной заработок на одного человека равен 2 тыс. руб. Тариф взносов – 30,2 процента.
Резерв на выплату работникам отпускных составит 200 тыс. руб. . Резерв на выплату взносов с отпускных – 60 400 руб. . Общая сумма резерва равна 260 400 руб. .
В учете при начислении резерва бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 1 401 20 211 КРЕДИТ 1 401 61 211 200 000 руб.
– сформирован резерв на выплату отпускных;

ДЕБЕТ 1 401 20 213 КРЕДИТ 1 401 61 213 60 400 руб.
– сформирован резерв на выплату взносов с отпускных.

Из созданного ранее резерва двум сотрудникам начислены отпускные в размере 30 тыс. руб., с них надо заплатить 9060 руб. взносов. В учете записано:
ДЕБЕТ 1 401 61 211 КРЕДИТ 1 302 11 730 30 000 руб.
– начислены отпускные работникам за счет сумм резерва;

ДЕБЕТ 1 401 61 213 КРЕДИТ 303 XX 730 9060 руб.
– начислены страховые взносы с отпускных за счет сумм резерва.

Резерв на ремонт основных средств
В учреждении возможно создание различных видов резервов на ремонт. Например:

  • на ремонт всех основных средств. Резерв создают для финансирования ремонта всех без исключения основных средств, находящихся в эксплуатации;
  • на ремонт отдельных видов (групп) основных средств. Например, можно сформировать специальный резерв на ремонт автотранспорта;
  • на текущий, средний или капитальный ремонт основных средств. В этом случае затраты на каждый вид ремонта учитывают раздельно.

Что учесть при создании резерва отпусков

Для оценочного обязательства, связанного с реализацией работниками права на получение ежегодных оплачиваемых отпусков, Минфин России рекомендует учитывать:

  • утвержденный график отпусков работников;
  • принципы и условия оплаты труда, закрепленные во внутренних нормативных актах (положение об оплате труда, положение о премировании и т. п.);
  • уплату страховых взносов в связи с предоставлением работникам оплачиваемых отпусков.

Чтобы создать резерв, нужно прежде всего рассчитать предельную величину отчислений в него. Это плановая сумма расходов на ремонт основных средств. Ее определяют исходя из периодичности ремонта, стоимости деталей, которые подлежат замене в процессе ремонта, и его сметной стоимости.
Основные средства, нуждающиеся в ремонте, а также планируемые суммы расходов указывают в смете. Данные для ее составления сотрудники соответствующих служб (главный механик, главный инженер и т. п.) должны передать в бухгалтерию заблаговременно, т. e. до начала года.
Также для расчета суммы резерва на ремонт (Ррем) можно применять формулу:
Ррем = Срос : 3,
где Ррем – величина резерва на текущий ремонт основных средств в год; Срос – сумма расходов учреждения на ремонт ОС в предыдущие три года.
Далее в течение года на последнее число каждого отчетного периода (месяца или квартала) необходимо отражать в расходах сумму отчислений в резерв (Ротч). Например, норматив ежеквартальных отчислений (Рнорм) рассчитывают по формуле:
Рнорм = Ррем : 4.
По итогам года нужно обязательно провести инвентаризацию образования и расходования сумм резерва расходов на ремонт. Для этого используют данные смет, расчетов, документов о фактическом расходовании средств и т. п. Если фактические расходы оказались больше суммы резерва, сумму превышения относят в дебет тех счетов, по которым были отражены отчисления при формировании резерва. Излишне образованный резерв (в сравнении с фактическими расходами) бухгалтер сторнирует.

Резерв по исковым требованиям

Предположим, что казенное учреждение участвует в судебном разбирательстве. И, согласно экспертному заключению юристов, шансы выиграть невелики. Тогда разумное решение – создать резерв на случай вероятных расходов.

Пример №2

Возможные потери департамента образования от судебного разбирательства оценены в 600 тыс. – 900 тыс. руб.
Размер оценочного обязательства рассчитан так:
(600 000 руб. + 900 000 руб.) : 2 = 1 050 000 руб.
Предполагаемый срок исполнения оценочного обязательства не превышает 12 месяцев. Поэтому в бухгалтерском учете оно признано в размере 1 050 000 руб. Ежемесячная сумма отчислений в резерв предстоящих расходов составит 87 500 руб. .
Иногда эксперты смогут определить процент возможности максимального и минимального исхода иска. Тогда расчет может быть иным.

Пример №3

По мнению экспертов, вероятность того, что размер потерь составит 600 тыс. руб., составляет 35 процентов.
А вероятность того, что учреждение понесет потери в 900 тыс. руб., – 75 процентов. Величина оценочного обязательства составит 885 000 руб. .
Ежемесячная сумма отчислений в резерв предстоящих расходов составит 73 500 руб. .

На вопросы отвечает Станислав Сергеевич Бычков, государственный советник РФ 3-го класса

Вопрос

Создание резерва предстоящих расходов – это право или обязанность учреждения?

Из положений п. 302.1 Инструкции № 157н следует, что резерв предстоящих расходов создается в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения. Данный документ не обязывает учреждения создавать такие расходы. Он предоставляет возможность путем формирования резерва предстоящих расходов, списывать их равномерно в течение года на финансовый результат учреждения. Таким образом, с точки зрения норм Инструкции № 157н формирование резерва предстоящих расходов является правом, а не обязанностью учреждения.

В то же время орган исполнительной власти, выполняющий функции учредителя, своим ведомственным нормативным актом может установить в отношении подведомственных учреждений обязанность по формированию резерва предстоящих расходов. Например, Приказом Минздрава и ТФОМС Нижегородской области от 20.05.2014 № 1109/128-о «О реализации пилотного проекта по внедрению принципа финансирования скорой медицинской помощи по подушевому нормативу в сочетании с оплатой за вызов скорой медицинской помощи» установлено, что учреждение, оказывающее скорую медицинскую помощь или имеющее в своем составе структурное подразделение скорой медицинской помощи, финансируемое по подушевому нормативу финансирования в сочетании с оплатой за вызов скорой медицинской помощи на застрахованных лиц, проживающих (имеющих постоянную регистрацию) в зоне его ответственности обязано за счет средств положительного финансового результата формировать резерв средств на предстоящие расходы на случай возникновения отрицательного финансового результата.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Вопрос

Статьей 324.1 НК РФ установлен порядок формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, резерва на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет в налоговом учете. Можно ли в учетной политике учреждения прописать, что такой же порядок действует при формировании резерва в бухгалтерском учете?

Пунктом 302.1 Инструкции № 157н установлено, что порядок формирования резервов (виды формируемых резервов, методы оценки обязательств, дата признания в учете и т. д.) устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики. Таким образом, учетной политикой учреждения может быть установлен любой порядок формирования такого резерва, включая порядок, утвержденный НК РФ.

Вопрос

Может ли на конец финансового года иметься остаток средств на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов»?

Все зависит от того, на какой период в учреждении формируется резерв. Если резерв предстоящих расходов формируется на год (например, резерв на оплату отпусков), то по состоянию на 1-е число года, следующего за отчетным, резерва быть не должно. В случае если период предстоящих расходов формируется на период превышающий год, то на отчетную дату по счету 0 401 60 000 будет иметься показатель, который подлежит отражению в отчетных формах. Возможность наличия показателя по этому счету в отчетных формах рекомендуем согласовать с учредителем. Как показывает практика, нередко учредитель дает рекомендации об отсутствии показателей по отдельным счетам, строкам форм отчетности.

В качестве примера приведем Письмо Федерального казначейства от 19.01.2015 № 42-7.4-05/8.5-26 «О направлении письма Минфина России № 02-07-07/68722, Казначейства России № 42-7.4-05/2.1-823 от 29.12.2014», в котором сообщается, что в отчете по состоянию на 1 января 2015 года формирование данных по счету 1 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов» не требуется. Это говорит о том, что подведомственные Федеральному казначейству учреждения были вправе не формировать резерв предстоящих расходов в 2014 году.

Вопрос

Если в нашем учреждении принято решение о формировании резервов предстоящих расходов, что следует прописать в учетной политике?

Рекомендуем саму методику формирования резервов предстоящих расходов оформить как приложение к учетной политике учреждения. А в учетной политике указать следующее:

В целях равномерного отнесения предстоящих расходов и платежей на финансовый результат учреждения в соответствии с п. 302 Инструкции № 157н учреждение создает резерв предстоящих расходов:

  • на оплату отпусков за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения;
  • на предстоящую оплату по требованию покупателей гарантийного ремонта, текущего обслуживания в случаях, предусмотренных договором поставки.
  • Формирование резерва предстоящих расходов производится в порядке, утвержденном Положением, действующем в учреждении и являющемся приложением к учетной политике (см. Приложение № __).

В Положении о методике формирования резервов предстоящих расходов учреждение устанавливает:

  • методы оценки обязательств;
  • дату признания в учете резервов;
  • порядок корректировки резерва в случае недостаточности средств или их излишества;
  • возможность наличия резерва в конце финансового года.

Вопрос

Не могли бы вы привести пример расчета резерва предстоящих расходов на оплату отпускных?

Как мы уже говорили, учреждение вправе выбрать любой метод формирования резерва предстоящих расходов, включая тот метод, который установлен НК РФ, и применять его при формировании резерва в бухгалтерском учете. Ниже приведем один из методов формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпускных. В методике, определяющей порядок формирования такого резерва, учреждение вправе прописать следующее:

Учреждение формирует резерв предстоящих расходов на оплату отпускных. Величина резерва (величина оценочного обязательства) определяется расчетным путем с учетом выбора вероятности наступления события (уход работника в отпуск), равного 100%. Такой показатель вероятности наступления этого события выбран в силу норм ст. 114 – 127 ТК РФ, согласно которым работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. В случаях, установленных ТК РФ и иными федеральными законами, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может быть увеличена.

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Резерв предстоящих расходов на оплату отпускных и страховых вносов, начисляемых на эти суммы, формируется по каждому виду деятельности, при этом используются нормы Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», которым установлен порядок расчета среднего заработка для оплаты отпускных.

Резерв предстоящих расходов, определяется по следующим формулам:

Среднедневная заработная плата работников учреждения

=

ФОТ по виду деятельности, по которому производится расчет Количество рабочих дней в году, по которому производится расчет резерва предстоящих расходов
Резерв расходов на оплату отпуска на конец месяца = Средняя дневная заработная плата работника х Количество дней отпуска, на которые работник имеет право в году, по которому производится расчет резерва
Резерв расходов на уплату страховых взносов с отпускных на конец месяца = Средняя дневная заработная плата работника

х

Тариф страховых взносов, подлежащих уплате в бюджет х Количество дней отпуска, на которые работник имеет право в году, по которому производится расчет резерва

Резерв предстоящих расходов формируется путем ежемесячных начислений в сумме, равной 1/12 части резерва, 1-го числа каждого месяца или первого рабочего дня каждого месяца, в случае если 1-е число месяца приходится на нерабочий день. В случае недостаточности в резервах средств для выплаты отпускных и сумм страховых вносов данные расходы отражаются как текущие. Недоиспользованные на последнее число текущего финансового периода суммы указанного резерва подлежат включению в финансовый результат учреждения.

Вопрос

Как в бухгалтерском учете отражаются операции по начислению и использованию резервов предстоящих расходов?

Пунктом п. 302.1 Инструкции № 157н предусмотрено формировать резервы предстоящих расходов на счете 0 401 60 000. Корреспонденция счетов по формированию такого резерва в инструкциях № 162н, 174н, 183н отсутствует. Поскольку в данные нормативные акты не были внесены изменения, которые так пока и находятся на стадии проектов, приведем корреспонденцию счетов по формированию резервов предстоящих расходов в соответствии с п. 5 Методических рекомендаций:

Дебет Кредит
Начислен резерв расходов на оплату отпусков (отложенных обязательств по оплате отпусков за фактически отработанное время) 0 109 60 211

0 401 20 211

0 401 60 211
Начислен резерв расходов на оплату отпусков в части страховых взносов (отложенных обязательств по перечислению страховых взносов) 0 109 60 213

0 401 20 213

0 401 60 213
Начислен резерв по понесенным расходам, по которым на отчетную дату не поступили расчетные документы (на основе оценочных значений) 0 109 00 000

0 401 20 200

0 401 60 000
Начислен резерв расходов для оплаты обязательств, оспариваемых в судебном порядке 0 401 20 200 0 401 60 000
Начислены расчеты по оплате обязательств при поступлении расчетных документов 0 401 60 000 0 302 00 000
Начислены расчеты по оплате обязательств, в том числе признанных в судебном порядке, за счет резерва, созданного по судебным разбирательствам 0 401 60 000 0 302 00 000

0 303 00 000

Приведем пример формирования в учете учреждения резерва предстоящих расходов.

Пример

Учетной политикой бюджетного учреждения на 2015 год установлено, что резерв предстоящих расходов формируется путем ежемесячных начислений, производимых бухгалтером на последнее число каждого месяца. Определенная расчетным путем ежемесячная сумма отчислений в резерв предстоящих расходов составила:

  • в части сумм отпускных – 100 000 руб.;
  • в части страховых взносов, подлежащих начислению с отпускных, – 30 200 руб.

В феврале 2015 года (09.02) работник ушел в отпуск и ему были начислены отпускные в сумме 10 000 руб. и страховые взносы в сумме 3 020 руб.

Все начисления произведены за счет субсидии, выделенной на выполнение государственного задания. Цифры в примере условные. Страховые взносы на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний для упрощения примера в расчет не взяты.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Счет 40160 Резервы предстоящих расходов и Счет 50209 Отложенные обязательства

Письмо Министерства финансов РФ № 02-07-07/28998 от 20.05.2015г. дополнило информацию об учете операций с отложенными обязательствами и учете резервов предстоящих расходов.

Напомним, что изменения Инструкции №157н в редакции №89н от 29.08.2014г. коснулись такого раздела Единого плана счетов как «Финансовый результат». В частности появился «новый» для «бюджетников» счет 040160000 «Резервы предстоящих расходов». Что же о нем говорится в Инструкции?

Счет предназначен для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, неопределенным по величине и (или) времени исполнения:

возникающих вследствие принятия иного обязательства (сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение учреждения, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств):

§ предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения;

§ предстоящей оплаты по требованию покупателей гарантийного ремонта, текущего обслуживания в случаях, предусмотренных договором поставки;

§ иных аналогичных предстоящих оплат;

возникающих в силу законодательства Российской Федерации при принятии решения о реструктуризации деятельности учреждения, в том числе создании, изменении структуры (состава) обособленных подразделений учреждения и (или) изменении видов деятельности учреждения, а также при принятии решения о реорганизации либо ликвидации учреждения;

возникающих из претензионных требований и исков по результатам фактов хозяйственной жизни, в том числе в рамках досудебного (внесудебного) рассмотрения претензий, в размере сумм, предъявленных к учреждению штрафных санкций (пеней), иных компенсаций по причиненным ущербам (убыткам), в том числе вытекающих из условий гражданско-правовых договоров (контрактов), в случае предъявления претензий (исков) к публично-правовому образованию: о возмещении вреда, причиненного физическому лицу или юридическому лицу в результате незаконных действий (бездействия) государственных органов или должностных лиц этих органов, в том числе в результате издания актов органов государственной власти, не соответствующих закону или иному правовому акту, а также ожидаемых судебных расходов (издержек), в случае предъявления учреждению согласно законодательству Российской Федерации претензий (исков), иных аналогичных ожидаемых расходов;

по обязательствам учреждения, возникающим по фактам хозяйственной деятельности (сделкам, операциям), по начислению которых существует на отчетную дату неопределенность по их размеру ввиду отсутствия первичных учетных документов;

по иным обязательствам, неопределенным по величине и (или) времени исполнения, в случаях, предусмотренных актом учреждения, принятого при формировании его учетной политики.

Порядок формирования резервов (виды формируемых резервов, методы оценки обязательств, дата признания в учете и т.д.) устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики. Резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых этот резерв был изначально создан. Признание в учете расходов, в отношении которых сформирован резерв предстоящих расходов, осуществляется за счет суммы созданного резерва.

Аналитический учет по счету ведется в Многографной карточке или в Карточке учета средств и расчетов, по видам создаваемых резервов.

В Приложении №1 к письму № 02-07-07/28998 от 20.05.2015г. Минфин дает отдельные рекомендации по формированию рабочего плана счетов учреждения, в частности рекомендует ввести в 23-й разряд детализацию вида резервов.

Исходя из определения счета, перечня предлагаемых проводок в корреспонденции со счетом 040160000 Инструкций № 174н и 183н (см. проекты приказов на сайте Минфина РФ), а также последнего Письма Минфина РФ № 02-07-07/28998 от 20.05.2015г. можно перечислить следующие хозяйственные операции, которые необходимо описать в Учетной политике учреждения и применять в хозяйственной жизни учреждения:

1. Формирование резерва на оплату отпусков (отложенных обязательств по оплате отпусков за фактически отработанное время) — КОСГУ 211.

2. Формирование резерва на оплату отпусков в части страховых взносов (отложенных обязательств по перечислению страховых взносов) – КОСГУ 213.

3. Формирование резерва на восстановление последствий эксплуатации основных средств, включаемой в стоимость основных средств (оценочные значения) – КОСГУ 225.

4. Формирование резерва по понесенным расходам, по которым не поступили расчетные документы (на основе оценочных значений) – КОСГУ группы 200.

5. Формирование резерва для оплаты обязательств, оспариваемых в судебном порядке (по судебным разбирательствам) – КОСГУ 290.

6. Формирование резерва по отложенному обязательству по уплате налога на прибыль. По этому пункту есть масса вопросов, т.к. Инструкции №174н и №183н не поясняют, какой КОСГУ будет у счета 240160000, исходя из определения счета резервов должен быть расходный КОСГУ 200 (например, КОСГУ 290), но налог на прибыль платится из доходов, т.е. КОСГУ 100 (например, КОСГУ 130). Получается довольно странная корреспонденция Дт 240110130 Кт 240160290. И скорее всего при автоматизированном формировании балансовой формы 0503721 могут возникнуть проблемы.

В НК РФ резервы предстоящих расходов описаны в Главе 25 статьях 266, 267.

Хозяйственные операции по формированию резервов проводятся на последнее число периода, предшествующего тому, для которого рассчитывают резерв. Хозяйственные операции по формированию резервов на следующий финансовый год проводятся последним днем 31.12 текущего года для отражения резервов следующего финансового года с добавлением проводок по счетам санкционирования 050209000 «Отложенные обязательства». В течение финансового года сформированные резервы списываются по мере подтверждения обязательств и отложенные обязательства также списываются. В конце года может остаться некое сальдо на счете 040160000. Списывать его не нужно, а нужно формировать новые резервы на разницу, т.е. чтобы сальдо на счете 040160000 было равно скалькулированным суммам новых предстоящих резервов расходов на будущий финансовый год. Также поступают и по счетам санкционирования, чтобы кредитовое сальдо на счете 040160000 было равно кредитовому сальдо счета 050209000.

На 2015г. Министерство финансов РФ в своих Методических рекомендациях от 19.12.2014г. № 02-07-07/66918 об отчетности за 2014г. «позволило» не формировать резервов (т.к. большинство учреждений не подготовили свою Учетную политику и не принимали решений о формировании резервов соответственно), поэтому в этом 2015 году большинство учреждений не ведут данный учет, но 31.12.2015г. уже необходимо быть готовыми сформировать резервы предстоящий расходов 2016 финансового года.

Приведем проводки по резервам предстоящих расходов и отложенным обязательствам согласно Методических рекомендаций Минфина РФ от 19.12.2014г. № 02-07-07/66918 и Письма № 02-07-07/28998 от 20.05.2015г.

Проводки по учету резервов предстоящих расходов

№ п/п

Наименование операции

ДЕБЕТ

КРЕДИТ

Первичный документ

1. Формирование резерва

Начисление резервов на оплату отпусков

(0.401.20.211)

Бухгалтерская справка с приложением-расчетом

Начисление отложенных обязательств по сформированным резервам на оплату отпусков

Бухгалтерская справка с приложением-расчетом

Начисление резервов на оплату отпусков в части страховых взносов

(0.401.20.213)

Бухгалтерская справка с приложением-расчетом

Начисление отложенных обязательств по сформированным резервам на оплату отпусков в части страховых взносов

Бухгалтерская справка с приложением-расчетом

Начисление резервов по понесенным расходам, по которым на отчетную дату не поступили расчетные документы

(0.401.20.200)

Бухгалтерская справка с приложением-расчетом

Начисление отложенных обязательств по сформированным резервам по понесенным расходам, по которым на отчетную дату не поступили расчетные документы

Бухгалтерская справка с приложением-расчетом

Начисление резервов для оплаты обязательств, оспариваемых в судебном порядке

Бухгалтерская справка с приложением-расчетом

Начисление отложенных обязательств по сформированным резервам для оплаты обязательств, оспариваемых в судебном порядке

Бухгалтерская справка с приложением-расчетом

2. Начисление расходов за счет резервов и сверх них

Начисление отпускных за счет сформированных резервов

Расчетная ведомость по оплате труда

Списание отложенных обязательств по сформированным резервам на оплату отпусков

Расчетная ведомость по оплате труда

Начисление обязательств по оплате отпускных

Расчетная ведомость по оплате труда

Начисление отпускных на сумму, превышающую сформированный резерв

(0.401.20.211)

Расчетная ведомость по оплате труда

Начисление обязательств по оплате отпускных на сумму, превышающую сформированный резерв (может быть объединена с проводкой 2.3)

Расчетная ведомость по оплате труда

Начисление отпускных в части страховых взносов за счет сформированных резервов

Расчетная ведомость по оплате труда, ведомость начисленных страховых взносов

Списание отложенных обязательств по сформированным резервам на оплату отпусков в части страховых взносов

Расчетная ведомость по оплате труда, ведомость начисленных страховых взносов

Начисление обязательств по оплате отпускных в части страховых взносов

Расчетная ведомость по оплате труда, ведомость начисленных страховых взносов

Начисление отпускных в части страховых взносов на сумму, превышающую сформированный резерв

(0.401.20.213)

Расчетная ведомость по оплате труда, ведомость начисленных страховых взносов

Начисление обязательств по оплате отпускных на сумму, превышающую сформированный резерв (может быть объединена с проводкой 2.8)

Расчетная ведомость по оплате труда, ведомость начисленных страховых взносов

Начисление расходов, по которым поступили расчетные документы, за счет сформированных ранее резервов

Акт/ Накладная/ Акт сверки взаиморасчетов

Списание отложенных обязательств по сформированным резервам расходов, по которым поступили расчетные документы

Акт/ Накладная/ Акт сверки взаиморасчетов

Начисление обязательств, по которым поступили расчетные документы

Акт/ Накладная/ Акт сверки взаиморасчетов

Начисление обязательств, по которым поступили расчетные документы на сумму, превышающую сформированный резерв

(0.401.20.200)

Акт/ Накладная/ Акт сверки взаиморасчетов

Начисление обязательств, по которым поступили расчетные документы на сумму, превышающую сформированный резерв (может быть объединена с проводкой 2.13)

Акт/ Накладная/ Акт сверки взаиморасчетов

Начисление расходов, признанных в судебном порядке за счет сформированных резервов

Решение суда/ Акт

Списание отложенных обязательств по сформированным резервам расходов, признанных в судебном порядке

Решение суда/ Акт

Начисление обязательств, признанных в судебном порядке

Решение суда/ Акт

Начисление обязательств, признанных в судебном порядке, превышающую сформированный резерв

Решение суда/ Акт

Начисление обязательств, признанных в судебном порядке на сумму, превышающую сформированный резерв (может быть объединена с проводкой 2.18)

Решение суда/ Акт

Приведу несколько моих замечаний по рекомендациям Минфина:

1. Использование в счетах санкционирования по резервам в 22-м разряде цифру «9» неоправданно, скорее надо было указать знак «Х», т.к. учреждение при формировании резерва наверняка знает на какой именно плановый финансовый год произведен расчет, в частности для отпусков это скорее всего следующий финансовый год, которому соответствует цифра «2» в 22-м разряде по Плану счетов Инструкции №157н.

2. Ни один программный продукт в данный момент не автоматизирует рассматриваемый раздел учета, т.е. необходимо вести полностью «ручной» учет. Сложность даже не в калькулировании резерва по каждому сотруднику/контрагенту, а в выделении проводок по начислению расходов за счет резервов. Будем надеяться, что разработчики программных продуктов предложат какой-либо инструмент для автоматизации этих процессов.

В Приложении №3 к письму № 02-07-07/28998 от 20.05.2015г. Минфин дает пример расчета резерва отпусков, который можно применять в учете своего учреждения, отразив ссылку на письмо в учетной политике.

Рассмотрим пример:

Учреждение в конце 2015г. формирует резервы расходов на 2016г. по источнику «Субсидии на выполнение гос.задания». В результате калькуляции бухгалтерия от экономиста получила следующие данные:

1. Резерв предстоящих отпусков в 2016г. = 3 570 000,00 руб.

2. Резерв предстоящих отпусков в части страховых взносов в 2016г. 1 142 400,00 руб.

3. Резерв предстоящих выплат по сокращению штата в 2016г. = 580 000,00 руб.

4. Резерв расходов по обязательствам, по которым не поступили подтверждающие документы на 2016г. 170 000,00 руб.

В марте 2016г. произошло сокращение штата и выплаты составили 540 000,00 руб.

Выплата отпускных в 2016г. составила 4 250 000,00 руб. Расходы на отпускные в части страховых взносов в 2016г. составили 952 000,00 руб.

Подтверждающие документы за предыдущий период поступили на всю резервируемую сумму.

Распишем проводки по всем операциям в таблице:

№ п/п

Наименование операции

ДЕБЕТ

КРЕДИТ

Сумма, руб.

1. Формирование резервов (дата проводки 31.12.2015г.)

Начисление резервов на оплату отпусков

3 570 000,00

Начисление отложенных обязательств по сформированным резервам на оплату отпусков

3 570 000,00

Начисление резервов на оплату отпусков в части страховых взносов

1 142 400,00

Начисление отложенных обязательств по сформированным резервам на оплату отпусков в части страховых взносов

1 142 400,00

Начисление резервов на выплаты по сокращению в 2016г.

580 000,00

Начисление отложенных обязательств по сокращению штата в 2016г.

580 800,00

Начисление резервов по понесенным расходам, по которым на отчетную дату не поступили расчетные документы

170 000,00

Начисление отложенных обязательств по сформированным резервам по понесенным расходам, по которым на отчетную дату не поступили расчетные документы

170 000,00

2. Начисление расходов за счет резервов и сверх них в течение 2016г. (суммарный оборот за 2016г.)

Начисление отпускных за счет сформированных резервов

3 570 000,00

Списание отложенных обязательств по сформированным резервам на оплату отпусков

3 570 000,00

Начисление отпускных на сумму, превышающую сформированный резерв

680 000,00

Начисление обязательств по оплате отпускных

4 250 000,00

Начисление отпускных в части страховых взносов за счет сформированных резервов

952 000,00

Списание отложенных обязательств по сформированным резервам на оплату отпусков в части страховых взносов

952 000,00

Начисление обязательств по оплате отпускных в части страховых взносов

952 000,00

Начисление выплат по сокращению за счет сформированных резервов

540 000,00

Списание отложенных обязательств по сформированным резервам на сокращение штата

540 000,00

Начисление обязательств по сокращению штата

540 000,00

Начисление расходов, по которым поступили расчетные документы, за счет сформированных ранее резервов

170 000,00

Списание отложенных обязательств по сформированным резервам расходов, по которым поступили расчетные документы

170 000,00

Начисление обязательств, по которым поступили расчетные документы

170 000,00

При формировании резерва на 2017г. Учреждение будет формировать резерв с учетом оставшегося сальдо счета 040160000 по следующим резервам:

— 440160211 резерв по сокращению штата = 40 000,00 руб.

— 440160213 резерв по выплате отпускных в части страховых взносов = 190 400,00 руб.

«Отпускной» резерв: порядок формирования и использования

Мишанина М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Формировать резерв на оплату отпусков должны все без исключения учреждения, независимо от источника финансового обеспечения данных выплат. Делается это в целях равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения. О том, как рассчитать резерв отпусков и отразить в учете его создание и использование, поговорим далее.

Способы определения величины «отпускного» резерва

Порядок формирования резерва на оплату отпусков (методы оценки обязательств, дата признания в учете и т. д.) устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 302.1 Инструкции № 157н).

Для расчета «отпускного» резерва можно использовать рекомендации Минфина, приведенные в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 (далее – Письмо № 02-07-07/28998). В нем предлагается оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за фактически отработанное время определять на последний день расчетного периода (месяца, квартала, года) исходя из представленных кадровой службой сведений о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату.

При этом формировать резерв следует отдельно по обязательствам:

  • на оплату отпусков работникам за фактически отработанное ими время;

  • на уплату начисленных с отпускных сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование, обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В письме также приведены следующие методики определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов.

Методика 1.

Расчет производится персонифицированно (индивидуально) по каждому сотруднику:

Резерв отп. = К x ЗП;

Резерв стр. взн. = К x ЗП x С, где:

К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗП – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату вычисления резерва;

С – ставка страховых взносов (здесь и далее).

Методика 2.

Расчет производится по учреждению в целом:

Резерв отп. = К x ЗПср;

Резерв стр. взн. = К x ЗПср x С, где:

К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗПср – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.

Методика 3.

Расчет осуществляется по отдельным категориям сотрудников (группам персонала):

Резерв отп. = К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3;

Резерв стр. взн. = (К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3) x С, где:

К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников (группы персонала);

ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников (группе персонала).

Пример 1.

Учетной политикой учреждения предусмотрено определение «отпускного» резерва по методике 2 на последний день каждого месяца исходя из представленных кадровой службой сведений о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату. По состоянию на 31.07.2019 общее количество не использованных работниками отпусков в целом по учреждению составляет 180 дн., среднедневная зарплата равна 850 руб.

Величина создаваемого резерва будет включать суммы:

  • на оплату отпусков – 153 000 руб. (180 дн. х 850 руб.);

  • на оплату страховых взносов, начисляемых с суммы отпускных, – 46 206 руб. (153 000 руб. х 30,2%).

Общая сумма сформированного резерва составит 199 206 руб. (153 000 + 46 206).

Учет формирования и использования резервов

Согласно п. 302.1 Инструкции № 157н информация о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения, в частности по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование, отражается на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».

В целях отражения указанных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (п. 308, 309 Инструкции № 157н).

В силу положений инструкций № 162н, 174н, 183н создание резерва на оплату отпусков оформляется следующими бухгалтерскими записями:

Казенные учреждения

Бюджетные и автономные учреждения

Сформирован резерв на оплату отпусков

1 401 20 211 (213)
1 109 60 211 (213)

1 401 60 211 (213)

0 401 20 211 (213)
0 109 60 211 (213)

0 401 60 211 (213)

Отражены отложенные обязательства в сумме сформированного резерва*

1 501 93 211 (213)

1 502 99 211 (213)

0 506 90 211 (213)

0 502 99 211 (213)

* Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета дополнительной бухгалтерской записью (увеличение ранее сформированного резерва) или записью, оформленной по способу «красное сторно» (уменьшение ранее сформированного резерва) (Письмо № 02-07-07/28998).

Расходы по оплате отпуска признаются в учете за счет суммы созданного резерва, то есть резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых он изначально создавался (п. 302.1 Инструкции № 157н).

В бухгалтерском учете операции по использованию «отпускного» резерва отразятся следующими проводками:

Казенные учреждения

Бюджетные и автономные учреждения

Начислена оплата отпуска за счет резерва…

…по выплатам работникам

1 401 60 211

1 302 11 737

0 401 60 211

0 302 11 737

…по страховым взносам

1 401 60 213

1 303 хх 731

0 401 60 213

0 303 хх 731

Принято обязательство на текущий год по оплате отпусков за счет отложенных обязательств…

…по выплатам работникам

1 502 99 211

1 502 11 211

0 502 99 211

0 502 11 211

1 501 13 211

1 501 93 211

0 506 10 211*

0 506 90 211*

…по страховым взносам

1 502 99 213

1 502 11 213

0 502 99 213

0 502 11 213

1 501 13 213

1 501 93 213

0 506 10 213*

0 506 90 213*

Уменьшены ранее принятые обязательства текущего года на сумму принятых обязательств за счет отложенных обязательств на оплату отпуска (способом «красное сторно»)**…

…по выплатам работникам

1 501 13 211

1 502 11 211

0 506 10 211

0 502 11 211

…по страховым взносам

1 501 13 213

1 502 11 312

0 506 10 213

0 502 11 213

* Данные корреспонденции счетов приведены по аналогии с записями, предусмотренными абз. 8 п. 134 Инструкции № 162н, с применением счета 0 506 10 000 «Право на принятие обязательств на текущий финансовый год». Предлагаем закрепить их в учетной политике учреждения.

** В начале года казенные учреждения принимают обязательства по заработной плате и начислениям на заработную плату в объеме утвержденных годовых ЛБО, а бюджетные и автономные учреждения – в объеме плановых назначений (Письмо Минфина РФ от 21.01.2013 № 02-06-07/155). Поэтому при принятии обязательств по оплате отпуска за счет резерва на эту сумму необходимо уменьшить ранее принятые обязательства (Письмо № 02-07-07/28998, п. 1.2.3 приложения к Письму Минфина РФ № 02-07-07/21798, Федерального казначейства № 07-04-05/02-308 от 07.04.2017).

При превышении суммы отпускных над величиной сформированного резерва операции по начислению оплаты отпуска за проработанное время будут отражаться в учете без применения счетов 0 401 60 000, 0 502 99 000 следующими корреспонденции:

Казенные учреждения

Бюджетные и автономные учреждения

Начислена оплата отпуска…

…по выплатам работникам

1 401 20 211
1 109 60 211

1 302 11 737

0 401 20 211
0 109 60 211

0 302 11 737

…по страховым взносам

1 401 20 213
1 109 60 213

1 303 хх 731

0 401 20 213
0 109 60 213

0 303 хх 731

Принято обязательство на текущий год по оплате отпусков…

…по выплатам работникам

1 501 13 211

1 502 11 211

0 506 10 211

0 502 11 211

…по страховым взносам

1 501 13 213

1 502 11 213

0 506 10 213

0 502 11 213

Пример 2.

Бюджетное учреждение культуры формирует резерв на оплату отпусков по КВФО 4 на последнее число каждого квартала. На конец II квартала текущего года сумма такого резерва составила:

  • по выплатам работникам – 250 000 руб.;

  • по уплате страховых взносов с суммы отпускных – 75 500 руб.

В июле за счет резерва на оплату отпусков были начислены отпускные в сумме 120 000 руб. и страховые взносы с них – 36 240 руб., в том числе в ПФР (22%) – 26 400 руб., ФСС (2,9%) – 3 480 руб., ФФОМС (5,1%) – 6 120 руб., «на травматизм» (0,2%) – 240 руб.

Данные операции отразятся в бухгалтерском учете следующим образом:

>Инструкция: как рассчитать резерв отпусков

Для чего нужен резерв отпусков

ТК РФ дает всем работникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому каждый работодатель несет обязательные расходы на:

  • отпускные;
  • либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.

Бюджетники планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков. Период, в течение которого работник может отдыхать, прямо пропорционален отработанному времени: чем дольше трудится сотрудник, тем больше будет отпускных дней. За месяц набегает примерно 2 дня. Компенсация за неиспользованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении. Рассчитать период и размер компенсации можно с помощью онлайн-калькулятора на нашем портале.

Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, резерв отпусков на 2019 год нужно было сформировать в 2018 году. А в текущем работодатели резервируют деньги на 2020 год.

Кто обязан формировать резерв отпусков

Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для тех, кто работает по упрощенке. Обязанности прописаны:

  • в пункте 3 ПБУ 8/2010;
  • статьях 4 и 5 402-ФЗ от 06.12.2011.

С какой периодичностью это делать

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. Поэтому на отчетную дату объем зарезервированных денег должен равняться той сумме, которую пришлось бы выплатить работникам, если бы они одновременно ушли в отпуск. А вот отчетной датой может быть:

  • конец каждого месяца;
  • конец каждого квартала;
  • конец года.

Первый из перечисленных вариантов — последнее число месяца — точнее всего отражает текущее положение вещей, но при этом является наиболее трудоемким. Последний — 31 декабря — самый простой, но и наименее информативный. Воспользоваться им могут только те организации, которые отчитываются только по итогам года. Специалисты считают, что оптимальным вариантом будет формировать резерв отпусков в последний день каждого квартала.

Бюджетная организация вправе сама выбрать удобный подход, после чего решение нужно закрепить в учетной политике.

Как считать резерв отпусков

Минфин предложил три методики расчета. Они изложены в приложении 3 к Письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998:

  1. По каждому сотруднику.
  2. По всей организации.
  3. По группам персонала.

Подходящий вариант бюджетная организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.

Методика 1: персонифицированный расчет

Если организация решает считать отпускной резерв по каждому сотруднику, используется такая формула:

РО = К × ЗП,

где:

  • РО — резерв отпусков;
  • К — остаток неиспользованных сотрудником дней отдыха;
  • ЗП — его среднедневной заработок.

ВАЖНО! Во всех трех случаях все данные берутся на день расчета.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:

Рсв = К × ЗП × С,

где:

  • Рсв — запас расходов на страховые взносы;
  • С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которую нужно зарезервировать для оплаты отдыха.

Пример расчета по методике 1

Предположим, в организации числятся три работника, данные по ним таковы:

  • Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб;
  • Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб;
  • Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

  • ПФР — 22 %;
  • ФСС — 2,9 %;
  • ФФОМС — 5,1 %;
  • ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

  1. Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
  2. Страховые взносы = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020 рублей.

Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).

Суммируем значения по всем работникам. Итого нужно зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20 рублей.

Методика 2: расчет по учреждению

В этом случае используется такая формула:

РО = К × ЗПср,

где:

  • К — суммарный остаток неиспользованных всеми работниками дней отдыха;
  • ЗПср — средняя заработная плата по учреждению.

Сумму страховых взносов определяем так:

Рсв = К × ЗПср × С.

Пример расчета по методике 2

Допустим, у сотрудников учреждении накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.

Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000 рублей.

Суммарная ставка также 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850 рублей.

Итого нужно зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850 рублей.

Методика 3: по категориям работников

Самая сложная формула, выглядит она так:

РО = К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3,

где:

  • К1, К2, К3 — неиспользованные дни оплачиваемого отдыха по каждой категории работников;
  • ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата для каждой категории работников.

Запас на страховые взносы считаем по формуле:

Рсв = (К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3) × С.

Пример расчета по методике 3

Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:

  • по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.
  • по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.

Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000 рублей.

Суммарная ставка также 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680 рублей.

Итого нужно зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680 рублей.

Как отразить в учете

В бюджетном учете начисление резерва на оплату отпусков и все другие операции с ним отражаются такими корреспонденциями счетов:

Егорова А. О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

При ведении бухгалтерского (бюджетного) учета учреждения в обязательном порядке формируют резерв по отпускам за отработанное сотрудниками время. Названный резерв создается в целях формирования полной и достоверной информации об отложенных обязательствах учреждения, а также для равномерного отнесения расходов на финансовый результат. О том, какие проводки должен составить бухгалтер при создании (использовании) резерва, вы узнаете, прочитав данную консультацию.

Каким документом регулируется порядок создания в бухгалтерском учете резерва на оплату отпусков?

Минфин разработал проект федерального стандарта для организаций госсектора «Выплаты персоналу». Именно этим документом после его принятия будет регулироваться порядок создания и использования резерва на оплату отпусков.

К сведению: срок утверждения названного стандарта несколько раз переносился. На сегодняшний день предполагается, что он вступит в силу с 2021 года (Приказ Минфина РФ от 19.03.2019 № 45н «Об утверждении программы разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора на 2019 – 2021 гг.»). Однако существует высокая вероятность, что этот срок снова будет перенесен.

До утверждения федерального стандарта «Выплаты персоналу» при учете резерва по отпускам необходимо следовать положениям Инструкции № 157н (см. Методические рекомендации по применению положений СГС «Резервы»), в соответствии с п. 302.1 которой порядок формирования резервов устанавливается учреждением в рамках составления его учетной политики.

Что должна раскрывать учетная политика в части создания резерва по отпускам?

В случае если в отношении какого-либо объекта бухгалтерского учета не установлены правила его отражения в бухучете, учреждение по согласованию с учредителем и финансовым органом публично-правового образования определяет их в своей учетной политике(п. 7 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). В частности, учетной политикой:

  • должна быть определена отчетная дата, на которую формируется (корректируется) резерв (это может быть последний день каждого месяца, последний день каждого квартала либо последний день календарного года);

  • должна быть выбрана методика определения оценочного значения (персонифицированно по каждому сотруднику, по учреждению в целом, по отдельным группам сотрудников);

  • должен быть детализирован рабочий план счетов 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».

Следует учитывать, что резерв на оплату отпусков формируется независимо от источника финансового обеспечения (Письмо Минфина РФ от 14.01.2016 № 02-07-10/604).

Как определить оценочное значение при формировании резерва на оплату отпусков?

Рекомендации в части порядка определения оценочного значения при формировании резерва на оплату отпусков содержатся в Письме Минфина РФ от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.

Согласно им оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, на последний день месяца, квартала или года соответственно, исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату (данные предоставляются кадровой службой).

Резерв при этом рассчитывается как сумма оплаты отпусков работников за фактически отработанное время на дату расчета и сумма страховых взносов на ОПС, ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, ОМС, а также взносов по травматизму.

Чиновники рекомендуют определять сумму расходов на оплату предстоящих отпусков одним из следующих способов:

1) исходя из средней заработной платы, рассчитанной персонифицированно по каждому сотруднику;

2) исходя из средней заработной платы, рассчитанной по учреждению в целом;

3) исходя из средней заработной платы, рассчитанной по отдельным категориям сотрудников (группам персонала).

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Способ 1. Он используется, как правило, в случае, если в учреждении не много работников. При использовании данного способа расчет производится персонифицированно по каждому сотруднику по следующей формуле:

Р1 = К1 х ЗП1, где:

Р1 – сумма отчислений в резерв отпусков по одному работнику в части заработной платы;

К1 – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы по дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года) по одному сотруднику;

ЗП1 – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва.

Для определения общей суммы резерва отпусков в части заработной платы суммируются суммы отчислений в резерв по всем работникам по формуле:

Резерв отпусков = Р1 + Р2 + Рn.

Способ 2. Данный способ используется, как правило, в случае, если в учреждении работает много сотрудников. При этом расчет средней заработной платы производится по учреждению в целом по следующей формуле:

Резерв отпусков = К х ЗПср., где:

К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы по дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗПср. – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.

Способ 3. При использовании этого способа расчет средней заработной платы производится по отдельным категориям сотрудников (группам персонала) по формуле:

Резерв отпусков = К1 х ЗПср. 1 + К2 х ЗПср. 2 + К3 х ЗПср. 3, где:

К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска по каждой категории работников;

ЗПср. 1, ЗПср. 2, ЗПср. 3 – средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников.

Резерв на уплату страховых взносов рассчитывается с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков. То есть сумма страховых взносов при формировании резерва может быть рассчитана:

1) по каждому работнику индивидуально по формуле:

Р1 = К1 х ЗП1 х С, где:

Р1 – сумма отчислений в резерв отпусков по одному работнику в части страховых взносов;

К1 – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы по дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года) по одному сотруднику;

ЗП1 – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва;

С (здесь и далее) – ставка страховых взносов.

Соответственно, сумма резерва по страховым взносам по учреждению в целом определяется путем суммирования отчислений в резерв по каждому сотруднику по аналогии с тем, как мы определяли резерв отпусков в части заработной платы;

2) в среднем по учреждению по формуле:

Резерв страховых взносов = К х ЗПср. х С;

3) по каждой категории работников по формуле:

Резерв страховых взносов = (К1 х ЗПср. 1 + К2 х ЗПср. 2 + К3 х ЗПср. 3) х С.

Нужно учитывать, что сумма страховых взносов рассчитывается с учетом предельной величины базы для их начисления.

Пример 1.

Учетной политикой учреждения установлено, что оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков определяется ежегодно (на последний день календарного года) исходя из средней заработной платы и количества дней неиспользованного отпуска по учреждению в целом. По состоянию на 31.12.2019:

  • среднедневная заработная плата составляет 950 руб.;

  • общее количество не использованных работниками дней отпуска – 190;

  • количество планируемых в 2020 году дней отпуска – 1 400.

Для упрощения примера резерв в части страховых взносов не рассматриваем.

Резерв на оплату отпусков по состоянию на 31.12.2019 составит:

  • в части неиспользованного отпуска за прошлые периоды – 180 500 руб. (190 дн. х 950 руб.);

  • сумма ежемесячных отчислений в резерв – 110 833 руб. ((1 400 дн. х 950 руб.) / 12 мес.).

Порядок отражения в учете операций по формированию и использованию резервов

У государственных (муниципальных) учреждений существует обязательство по гарантированному работникам праву на получение ежегодных оплачиваемых отпусков. При этом отсутствует определенность во времени исполнения предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время ввиду, например, возможного изменения запланированных дат отпусков. Кроме того, величина такого обязательства не может быть точно определена.

Согласно п. 302.1 Инструкции № 157н для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения, предназначен счет 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».

В силу п. 308 названной инструкции обязательства учреждения, величина которых определена на момент их принятия условно (расчетно) и (или) по которым не определено время (финансовый период) их исполнения, при условии создания в учете учреждения по данным обязательствам резерва предстоящих расходов являются отложенными обязательствами.

У бухгалтеров нередко возникает вопрос: можно ли использовать резерв на оплату отпусков для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск?

Если в учетной политике для целей бухгалтерского учета предусмотрено, что при создании резерва на оплату отпусков учитывается выплата компенсации за неиспользованный отпуск, резерв может использоваться на выплату такой компенсации (п. 302.1 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 16.08.2019 № 02-06-10/62943).

Бухгалтерские записи по отражению в учете операций по формированию и использованию резервов

В учете автономного и бюджетного учреждений должны быть составлены следующие проводки:

Дебет

Кредит

Создание резерва

Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время:

– по выплатам работникам

0 401 20 211
0 109 60 211

0 401 60 211*

– по страховым взносам

0 401 20 213
0 109 60 213

0 401 60 213*

Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков**:

– по выплатам работникам

0 506 90 211

0 502 99 211

– по страховым взносам

0 506 90 213

0 502 99 213

Использование резерва

Начислены отпускные за отработанное время:

– за счет резерва

0 401 60 211*
0 401 60 213*

0 302 11 737
0 303 хх 731

– в случае, если сумма резерва меньше суммы начисленных отпускных (на сумму превышения начисленных отпускных над суммой резерва)

0 401 20 211
0 109 60 211
0 401 20 213
0 109 60 213

0 302 11 737
0 303 хх 731

Отражены расходные обязательства по выплате начисленных отпускных за счет ранее созданного резерва.

Одновременно уменьшаются ранее отраженные обязательства методом «красное сторно»

0 506 10 211
0 506 10 213

0 502 11 211
0 502 11 213

* Детализация по счету 0 401 60 000 осуществляется в рамках формирования учетной политики. Пример детализации содержится в Письме Минфина РФ № 02-07-07/28998.

** Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета:

  • дополнительной бухгалтерской записью – в случае увеличения сформированного резерва;

  • путем сторнирования записи – в случае уменьшения суммы ранее сформированного резерва.

В учете казенного учреждения будут составлены следующие проводки:

Дебет

Кредит

Создание резерва

Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время:

– по выплатам работникам

1 401 20 211
1 109 60 211

1 401 60 211

– по страховым взносам

1 401 20 213
1 109 60 213

1 401 60 213

Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков*:

– по выплатам работникам

1 501 93 211

1 502 99 211

– по страховым взносам

1 501 93 213

1 502 99 213

Использование резерва

Начислены отпускные за отработанное время:

– за счет резерва

1 401 60 211
1 401 60 213

1 302 11 737
1 303 хх 731

– в случае, если сумма резерва меньше суммы начисленных отпускных (на сумму превышения начисленных отпускных над суммой резерва)

1 401 20 211
1 109 60 211
1 401 20 213
1 109 60 213

1 302 11 737
1 303 хх 731

Отражены расходные обязательства по выплате начисленных отпускных за счет ранее созданного резерва.

Одновременно уменьшаются ранее отраженные обязательства методом «красное сторно»

1 501 13 211
1 501 13 213

1 502 11 211
1 502 11 213

Уточнение ранее сформированного резерва отражается дополнительной бухгалтерской записью либо путем сторнирования записи (см. разъяснения выше).

Важно: резерв используется только на покрытие тех затрат, в отношении которых он изначально создан.

Пример 2.

Воспользуемся условиями примера 1. Учетной политикой автономного учреждения предусмотрено, что резерв на оплату отпусков создается ежегодно на последнее число календарного года исходя из средней заработной платы, рассчитанной по учреждению в целом. По данным кадровой службы:

  • количество дней неиспользованного отпуска – 190;

  • количество планируемых дней отпуска в 2020 году – 1 400;

  • средняя дневная заработная плата – 950 руб.

При этом на 31.12.2019 имеется неиспользованный резерв в размере 85 000 руб.

Сумма начисленного резерва по неиспользованным отпускам по состоянию на 31.12.2019 – 180 550 руб. (190 дн. х 950 руб.). Поскольку на отчетную дату на балансе имеется неизрасходованный резерв и его сумма меньше вновь начисленного резерва, уточнение ранее сформированного резерва будет отражено дополнительной бухгалтерской записью в размере разницы между суммой вновь начисленного резерва и суммой неизрасходованного резерва – 95 550 руб. (180 550 – 85 000). Размер ежемесячных отчислений в резерв составит 110 833 руб.

В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

«Отпускной» резерв – реализация разъяснений Минфина

Вокруг порядка создания и учета резерва предстоящих расходов на счете 40160 сломано уже немало копий. Однако вопросов меньше не становится. Поэтому Минфин России дал очередные разъяснения в своем письме от 05.06.2017 № 02-06-10/34914 (далее – Письмо № 02-06-10/34914), в котором рассмотрены особенности отражения в бухгалтерском учете обязательств по оплате отпусков за фактически отработанное работником время. А чтобы внедрить эти разъяснения в практику, бухгалтерам и программистам придется корректировать программное обеспечение.

Основной посыл

В своем письме Минфин России напоминает, что в соответствии с пунктом 302.1 Инструкции по применению Единого плана счетов (утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н) обязательства, неопределенные по величине и (или) времени исполнения, включая обязательства в счет предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения на указанные выплаты, подлежат отражению на счете 40160 «Резервы предстоящих расходов».
Далее в Письме № 02-06-10/34914 содержится несколько уточнений:
1) резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых этот резерв был изначально создан;
2) по истечении каждого месяца работы сотрудника учреждения у работодателя (учреждения) возникает перед ним обязанность по предоставлению выплат за соответствующие дни отпуска. Начисление данных обязательств подлежит отражению на счете 40160;
3) работодатель вправе предоставить отпуск до отработки работником соответствующего периода, за который предоставляется отпуск. На такие выплаты на счетах резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, включая платежи на выплаты по оплате труда, начисления не производятся;
4) обязательства по начислению отпускных в текущем отчетном периоде, если работник фактически не отработал период, за который начислены отпускные, отражаются по кредиту счета 30200 «Расчеты по принятым обязательствам» в корреспонденции с соответствующими аналитическими счетами счета 40150 «Расходы будущих периодов».
Рассмотрим каждое из этих уточнений более подробно с практической точки зрения.
1. Резерв покрывает только затраты, ради которых он создан
В настоящее время в большинстве бюджетных и автономных учреждений осуществляется несколько видов деятельности, поэтому заработная плата может начисляться по каждому из них. В бухгалтерском учете начисление заработной платы конкретному работнику, в том числе и отпускных, может производиться одновременно по двум или более кодам финансового обеспечения (КФО):
— 1 – бюджетная деятельность,
— 2 – приносящая доход деятельность,
— 4 – субсидия на выполнение госзадания,
— 5 – целевые средства.
Если начисление заработной платы сотрудникам в прошлом году осуществлялось за счет нескольких источников, то по каждому из них уже в текущем году на счете 40160 должен быть создан соответствующий резерв. Однако ввиду сложной экономической ситуации, снижения спроса и падения доходов у учреждений могут заметно сократиться поступления, в частности по КФО 2 и 5. Иными словами, объем таких поступлений может быть значительно меньше суммы сформированного по соответствующему КФО резерва. Следовательно, созданные на счете 40160 по КФО 2 и 5 резервы на оплату отпусков могут оказаться невостребованными.
Напомним, что, согласно статье 139 Трудового кодекса РФ, для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. Таким образом, начисление отпускных работнику производится с учетом всех выплат и оснований независимо от их источника, которые были произведены в расчетном периоде, то есть в течение последних 12 месяцев.
В том случае, если, допустим, в 2016 году работнику производилась выплата заработной платы за счет КФО 2 (приносящая доход деятельность), а в 2017 году у учреждения поступления по КФО 2 значительно сократились или вовсе отсутствуют, то учреждение все равно будет обязано начислить и выплатить отпускные с учетом начислений по КФО 2, произведенные в прошлом году. При этом источником таких выплат в 2017 году станет, очевидно, КФО 4.
Следовательно, в ряде случаев использование резерва, созданного на счете 40160 на выплату отпускных, только с учетом одного источника, например КФО 4, будет нецелесообразным. Однако, поскольку Минфин России не уточняет, о каких именно целях при создании резерва на выплату отпускных идет речь, то очевидно, что учреждение в рамках своей учетной политики может самостоятельно сформулировать цели создания соответствующего резерва по каждому коду финансового обеспечения (КФО). При этом, по мнению авторов, целесообразно при расчете и формировании резерва по основному источнику финансового обеспечения – как правило, у большинства учреждений это КФО 4 – учитывать объем выплат отпускных работникам, произведенных за счет всех источников финансирования. А в течение года при необходимости следует производить корректировку резерва, сформированного на счете 40160 по КФО 4.
2. Обязанность и обязательства учреждения по предоставлению отпуска
Произведя несложный расчет (28 календарных дней / 12 мес.), можно установить, что, отработав каждый полный месяц, работник «зарабатывает» 2,33 дня отпуска. Однако очевидно, что такое право он приобретает по истечении календарного месяца. При этом у работодателя возникает обязанность предоставить 2,33 дня отпуска работку с наступлением следующего календарного месяца.
Заметим, что момент «отработки» календарного месяца у каждого работника свой, поскольку работники трудоустраиваются к работодателю не в один определенный день, а течение всего месяца: кто-то в начале месяца, кто-то в середине, а кто-то – в последних числах и т.д. Поэтому и у работодателя обязанность по предоставлению отпуска работникам наступает не одномоментно для всех, а для каждого работника – в день его трудоустройства. Очевидно, что производить начисление соответствующих обязательств по каждому работнику очень трудоемко, да и практически невозможно.
Следовательно, работодателю целесообразно в рамках своей учетной политики в целях бухгалтерского учета определить «единый» день для начисления рассматриваемых обязательств перед работниками. Таким «единым» днем может быть, например, каждый последний день календарного месяца.
Так как процесс расчета резерва отпусков достаточно трудоемкий и требует больших временных затрат при ручном расчете, целесообразнее использовать программные средства для создания резервов отпусков. Расчет значительно упростится и ежемесячное персонифицированное создание резервов будет осуществляться в автоматическом режиме при соблюдении некоторых условий:
— во-первых, расчетный отдел бухгалтерии и отдел кадров работают в единой информационной системе. Информацию об остатках отпусков в систему вносит и следит за этим отдел кадров, а сотрудники расчетного отдела используют ее для расчета резерва;
— во-вторых, если же отдел кадров работает в иной системе, не связанной с расчетом заработной платы, или без использования программного обеспечения, то необходимо обязать кадровиков передавать в письменном виде или в каком-то ином формате (например, для загрузки или сверки данных с текущей программой по расчету заработной платы) ежемесячно данные об остатках отпусков по каждому сотруднику;
— в-третьих, необходимо обязать работников отдела кадров передавать в расчетный отдел бухгалтерии информацию о количестве «отгулянных авансом» отпусков за счет будущих периодов.
Рассмотрим далее, как можно посчитать резерв отпусков с использованием программных средств.
При расчете резервов рекомендуем использовать более точный вариант расчета – ежемесячную оценку индивидуальных обязательств учреждения перед работниками.
В этом случае расчет резерва необходимо делать в текущем месяце по окончании начисления заработной платы. По каждому сотруднику (гр. 1) рассчитывается средний заработок на конец текущего месяца (гр. 4), а затем он умножается на количество положенных работнику дней отпуска на конец месяца (гр. 3). Тогда сумма «общего» резерва получается такой, какой была бы сумма компенсации отпуска при увольнении сотрудницы в последний день этого месяца. Затем, чтобы получить резерв текущего месяца, от «общего» резерва отнимается уже ранее накопленный по каждому работнику резерв (рис. 1).

Рисунок 1. Пример расчета резерва отпусков индивидуально по каждому сотруднику

Величина оценочного обязательства рассчитывается так:
Сумма резерва (исчислено) — Сумма резерва (накоплено) = Сумма резерва (зачтено),
где:
Сумма резерва (исчислено) (гр. 7.1 + гр. 8.1 + гр. 9.1) – это сумма отпускных, которую следовало бы выплатить, если бы отпуск рассчитывался на все положенные дни отпуска, в том числе и за расчетный месяц, то есть эта сумма получается равной сумме компенсации отпуска при увольнении сотрудника в последний день месяца;
Сумма резерва (накоплено) (гр. 7.2 + гр. 8.2 + гр. 9.2) – сумма отпускных, рассчитанная по предыдущему месяцу, она равна разнице Суммы резерва (исчислено) прошлого месяца и Суммы фактически начисленных отпускных текущего месяца;
Сумма резерва (зачтено) (гр. 7.3 + гр. 8.3 + гр. 9.3) – сумма отпускных текущего месяца.

Обязательства по оплате страховых взносов рассчитываются процентом от оценочного обязательства с учетом ранее начисленных страховых взносов по сотруднику с учетом предельной величины.
В данном примере графы 2, 5, 6 вспомогательные – начисления и взносы текущего месяца для корректного расчета страховых взносов по резервам с учетом предельной величины.
Теперь вернемся к вопросу о том, что резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых этот резерв был изначально создан, то есть к распределению резервов по источникам (статьям финансирования). При использовании программных средств источники резервов можно отрегулировать на необходимые каждому конкретному учреждению КФО. Например, для распределения по статьям брать только текущий источник сотрудника – тот, по которому начисляется заработная плата в текущем месяце (или году), при этом не меняя сумму среднего заработка. Или же можно заложить формулу для распределения КФО в процентном отношении (все зависит от ситуации с текущим финансированием организации) (рис. 2).

Рисунок 2. Пример распределения резерва отпусков по статьям финансирования

После ежемесячного начисления заработной платы и расчета оценочных обязательств по отпускам можно проанализировать остаток резерва отпусков на конец месяца с помощью специализированного отчета по резерву отпусков. Пример одного из таких отчетов приведен на рисунке 3. Отчет формируется за любой выбранный период, например с начала года по конец текущего месяца.

Резервы отпусков по сотрудникам

Сотрудник

(1)

Количество дней резерва за выбранный период

(2)

Сумма начисленных резервов за выбранный период

(3)

Количество дней отпуска, отгулянного в выбранном периоде

(4)

Сумма отпускных + страховые взносы по начисленным отпускам

(5)

Остаток дней (Резерв — Отпуск) на конец периода

(6)

Итого (Сумма резервов — (Сумма отпускных + Взносы))

(7)

Барышева Зоя Арнольдовна

214,67

1 071 208,45

14,00

64 911,28

200,67

1 006 297,17

Беленькая Руфина Борисовна

18,67

4 327,88

28,00

39 945,36

-9,33

-35 617,48

Погодина Тамара Анатольевна

14,67

156 964,02

5,00

26 749,15

9,67

130 214,87

ИТОГО:

248,01

1 232 500,35

47,00

131 605,79

201,01

1 100 894,56

Рисунок 3. Пример отчета по резерву отпусков

Остаток дней отпусков на конец периода равен:

Количество дней резерва — Количество отгулянных отпусков,

то есть Гр. 6 = Гр. 2 — Гр. 4.

Остаток резерва на конец периода, то есть остаток по счету 40160 на конец месяца равен:

Сумма всего начисленного резерва за выбранный период — Сумма расходов по начисленным отпускам (начисления и взносы),

то есть Гр. 7 = Гр. 3 — Гр. 5.

По данным, полученным из информационной базы в форме отчета, можно проанализировать остатки сумм резервов и проконтролировать отрицательные значения по сотрудникам, то есть отпуска, «отгулянные» вперед.

3. Право на отпуск «авансом»

Основной вопрос в данном случае – это способ, которым бухгалтер узнает о том, что работнику дана возможность отгулять отпуск «вперед». Вероятно, для этого, как уже отмечалось выше, в учреждении в рамках учетной политики должен быть разработан соответствующий первичный документ, а в нем должна содержаться графа, в которой бы делалась отметка о предоставлении работнику отпуска до отработки работником соответствующего периода, за который предоставляется отпуск. Очевидно, в этом же документе должна быть предусмотрена графа с расчетом оплаты «отгуливаемых вперед» дней отпуска, а также соответствующих начислений.
В применяемой в настоящее время записке-расчете (форма 0504425) не предусмотрено отражение такой информации. Хотя при некоторой доработке данной формы, по мнению автора, она может служить основанием для соответствующих расчетов и начислений.
Как вариант информирования сотрудников бухгалтерии о количестве «отгулянных» отпусков за счет будущего периода можно использовать типовую форму приказа о предоставлении отпуска работнику, в которой это прописать. Такой приказ может выглядеть, например, так:

Еще один способ увидеть суммы по «отгулянным» отпускам вперед – это проанализировать имеющиеся отчеты по резервам в программах. Например, начисления по отпускам в разрезе сотрудника, по которым не хватило резерва (при условии корректного ежемесячного расчета резерва!) можно смело отнести к отпускам будущего периода.
Пример отчета приведен на рисунке 4. В отчете «Отражение начислений в бухучете» виды операций «Ежегодный отпуск», «Компенсация ежегодного отпуска» – для отражения отпускных и компенсации ежегодного отпуска, для которых накопленных ранее обязательств (и резервов) оказалось недостаточно. А виды операций «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств», «Компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств» – для отражения отпускных и компенсации ежегодного отпуска, начисляемых в счет ранее накопленных в бюджетном учете обязательств.

Рисунок 4. Пример отчета «Отражение начислений обязательств в бухгалтерском учете»

4. Бухгалтерский учет отпуска «авансом»

Предложенная Минфином России в Письме № 02-06-10/34914 корреспонденция счетов понятна. Очевидно также, что далее по мере «отработки» сотрудником «отгулянных вперед» дней отпуска потребуется сделать проводку:
Дебет счетов 0 40120 211 «Расходы по заработной плате», 0 40120 213 «Расходы на начисления на выплаты по оплате труда»
Кредит счета 0 40150 000 «Расходы будущих периодов».
Кроме того, указанную проводку бухгалтеру придется делать ежемесячно после фактической «отработки» работником каждого месяца. По мнению автора, если работнику предоставили возможность «отгулять вперед» дни отпуска в пределах отчетного года, то такую проводку можно делать и ежеквартально, но это надо предусмотреть в учетной политике учреждения.

Не забыть про инвентаризацию резерва!

Расчет резерва, исходя из методики расчета, является приблизительным, поэтому при отражении фактически произведенных расходов за счет созданного резерва возникают расхождения как в большую, так и в меньшую сторону.
При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяются правильность и обоснованность созданных в организации резервов (п. 3.49 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49; далее – Методические рекомендации № 49).
Согласно пункту 3.50 Методических рекомендаций № 49 резерв на предстоящую оплату предусмотренных законодательством очередных и дополнительных отпусков работникам, отражаемый в годовом балансе, должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников с учетом установленной методики расчета среднего заработка и обязательных отчислений страховых взносов.
По результатам инвентаризации суммы резервов необходимо скорректировать бухгалтерскими проводками:
Дебет счетов 0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»,
0 40120 000 «Расходы текущего финансового года»
Кредит счета 0 40160 000 «Резерв предстоящих расходов»
— доначислен резерв на оплату отпусков и страховых взносов.
Уменьшение резерва отпуска по итогам инвентаризации отражается этой же проводкой, но методом «красное сторно».
По результатам инвентаризации в конце года необходимо составить акт инвентаризации резервов предстоящих расходов. Пример акта приведен ниже:

Рисунок 5. Пример акта «Инвентаризация отпусков»

На практике реализация разъяснений Минфина России приведет к увеличению документооборота, количества учетных операций, потребует внесения изменений в учетную политику учреждения и, как следствие, увеличит трудозатраты.
Кроме того, чтобы обязанность учреждения перед работниками по предоставлению им дней отпуска не была формальностью, учреждению придется самостоятельно ответить на следующие вопросы:
1. На основании какого документа такая обязанность отражается на счетах бухгалтерского учета?
2. Какие должностные лица будут нести ответственность за совершение рассматриваемых операций?
Очевидно, что полученные ответы должны быть оформлены соответствующими нормами в учетной политике учреждения или ином локальном акте.
И еще раз отметим, что руководителю учреждения, решившему исполнять рекомендации Минфина России, необходимо будет изыскать источник для финансирования дополнительных трудозатрат работников бухгалтерии и отдела кадров.
Вышеиспользованные варианты решения задач с помощью типовых и измененных программных решений «1С» уже успешно используются клиентами компании «Первый БИТ». А доработанный ее специалистами функционал программы помогает пользователям адаптировать систему под уникальные особенности каждого учреждения.

От редакции

Напоминаем, что бухгалтерские записи по отражению в учете операций по формированию и использованию резервов, определение оценочного значения при формировании резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время разъяснены ранее в письмах Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 и от 14.01.2016 № 02-07-10/604.
В учетной политике следует описать выбор одного из предлагаемых ниже методов начисления резерва отпусков.
Резерв при этом рассчитывается ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) как сумма оплаты отпусков работникам за фактически отработанное время на дату расчета и сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
1. Сумма расходов на оплату предстоящих отпусков определяется по одной из следующих методик.
1.1. Расчет производится персонифицированно по каждому сотруднику:

Резерв отпусков = К х ЗП, где

К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
ЗП – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва.
1.2. Расчет средней заработной платы производится по учреждению в целом:

Резерв отпусков = К х ЗПср, где

К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
ЗПср – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.
1.3. Расчет средней заработной платы производится по отдельным категориям сотрудников (группам персонала):

Резерв = К1 х ЗПср1 + К2 х ЗПср2 + К3 х ЗПср3, где

К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников (группы персонала);
ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников (группе персонала).
2. Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков.
2.1. Сумма страховых взносов при формировании резерва может быть рассчитана:
— по каждому работнику индивидуально:

Резерв стр. взн. = К х ЗП х С;

— в среднем по учреждению:

Резерв стр. взн. = К х ЗПср х С;

— или по каждой категории работников (группе персонала):

Резерв стр. взн. = (К1 х ЗПср1 + К2 х ЗПср2 + К3 х ЗПср3) х С,

где С – ставка страховых взносов.

Список использованных источников:

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации –Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.07.2017 с изменениями, вступившими в силу с 12.07.2017).
  2. Приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (ред. от 08.11.2010).
  3. Приказ Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению» (ред. от 16.11.2016 с изменениями, вступившими в силу с 30.12.2016).
  4. Письмо Минфина России от 05.06.2017 № 02-06-10/34914 «Об отражении в бухучете организаций государственного сектора обязательств по оплате отпусков».
  5. Артемова И.В. Записка-расчет: рекомендации по применению // Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения. 2012. № 2.

Как создать и учесть резерв на оплату отпусков

В конце года надо спланировать резерв по отпускам на 2020 год. В рекомендации три метода расчета с примерами, образцы и проводки для казенных, бюджетных и автономных учреждений.

Как создать резерв

Резерв на оплату отпусков создают бюджетные, автономные, казенные учреждения и органы власти (п. 302.1 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Чтобы создать резерв, следуйте пошаговому алгоритму.

Шаг 1. Выберите метод, каким будете определять резервы на оплату отпускных. Рассчитывать сумму резерва можно ежемесячно, ежеквартально или на год.

Есть три методики расчета резерва отпускных:

1.по учреждению в целом.;

2.по категориям персонала;

3.отдельно по каждому сотруднику.

Резерв на уплату страховых взносов определяйте с учетом методики расчета резерва расходов на оплату отпусков. Также сумму страховые взносов учреждение вправе рассчитывать с учетом предельной величины базы для начисления взносов на основании данных за прошлый период и применяемого повышающего коэффициента.

Такие способы расчета рекомендовал Минфин в письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998. При выборе метода учитывайте количество сотрудников, трудоемкость расчета, есть ли компьютерные программы, в которых можно произвести расчеты.

Шаг 2. Выбранный метод и период на который рассчитываете резерв закрепите в учетной политике. Скачайте образец:

Порядок расчета резервов по отпускам

Шаг 3. Запросите в кадровой службе количество дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на дату расчета.

Шаг 4. Рассчитайте среднюю заработную плату в целом по учреждению или среднедневной заработок по каждому сотруднику. Смотрите, как рассчитать среднедневной заработок и среднюю заработную плату.

Шаг 5. Рассчитайте резерв по методике, которую установили в учетной политике.

Совет: для отпускных, которые выдаете авансом, резерв не создавайте — их отражайте как расходы будущих периодов и относите на счет 401.50 (п. 302 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, письмо Минфина от 07.03.2018 № 02-07-10/14688).

Метод расчета резерва по учреждению в целом

Метод расчет резерва по учреждению в целом наиболее простой, но менее точно отражает сумму резерва. Расчет страховых взносов делайте также по учреждению в целом. Метод приведен в пунктах 1.2, 2 приложения 3 к письму Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.

1. Рассчитайте резерв на оплату отпусков:

2. Рассчитайте сумму страховых взносов:

3. Рассчитайте общую сумму резерва:

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

РО

резерв на оплату отпусков

руб.

К

количество всех дней неиспользованного отпуска по учреждению

дн.

ЗПср

средняя заработная плата по учреждению

руб.

Рсв

Резерв страховых взносов

руб.

С

Ставка страховых взносов

%

Пример: как рассчитать резерв на оплату отпусков по учреждению в целом

Учреждение формирует резерв на оплату отпусков. В учетной политике главный бухгалтер прописал: ​​​​»Резерв на оплату отпусков определять ежемесячно на последний день месяца. Расчет резерва производить по среднему дневному заработку всего учреждения за последние 12 месяцев, предшествующих дате расчета резерва. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по всему учреждению».

Данные о количестве дней неиспользованного отпуска предоставляет кадровая служба. Учреждение применяет ставку страховых взносов 30,2 процента.

На 31 декабря 2019 года, по данным отдела кадров, количество неиспользованных дней отпусков всеми сотрудниками – 43 дня. Годовой фонд оплаты труда по учреждению за период с 1 января 2019 года по 31 декабря 2019 года составил 29 534 400 руб. Количество штатных единиц по состоянию на 1 января 2019 года – 70. Бухгалтер рассчитал средний дневной заработок в целом по учреждению:

29 534 400 руб. : 12 мес. : 70 чел. : 29,3 дн. = 1200 руб.,
где 29,3 – среднемесячное число календарных дней (ст. 139 ТК).

Затем бухгалтер определил:
– сумму оплаты отпусков = 43 дн. × 1200 руб. = 51 600 руб.;
– сумму страховых взносов = 51 600 руб. × 30,2% = 15 583,20 руб.

Резерв на оплату отпусков, который бухгалтер отразит в учете:
67 183,20 руб. (51 600 руб. + 15 583,20 руб.).

Метод расчета резерва по категории персонала

Метод расчета резерва отпусков по категориям сотрудников (группам персонала) упрощен, по сравнению с расчетом по каждому сотруднику. Резерв рассчитываете отдельно по каждой категории персонала. Например, отдельно для административного отдела, по основным работникам. Расчет страховых взносов также делайте по категории сотрудников.

Метод расчета отдельно по категориям сотрудников дан в пунктах 1.3, 2 приложения 3 к письму Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.

Резерв рассчитывайте по такому алгоритму.

1. Рассчитайте резерв на оплату отпусков:

2. Рассчитайте сумму страховых взносов:

3. Рассчитайте общую сумму резерва:

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

РО

резерв на оплату отпусков

руб.

К1, К2, К3

количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников (группы персонала)

дн.

ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3

средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников (группе персонала)

руб.

Рсв

Резерв страховых взносов

руб.

С

Ставка страховых взносов

%

Пример: как рассчитать резерв на оплату отпусков по категории персонала

Учреждение формирует резерв на оплату отпусков. В учетной политике главный бухгалтер прописал: ​​​​»Резерв на оплату отпусков определять ежемесячно на последний день месяца. Расчет резерва производить по среднему дневному заработку категории персонала за последние 12 месяцев, предшествующих дате расчета резерва. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по категории персонала».
Данные о количестве дней неиспользованного отпуска предоставляет кадровая служба. Категории персонала подразделены на: руководителей, старших специалистов и младших специалистов. Учреждение применяет ставку страховых взносов 30,2 процента.

На 31 декабря 2019 года условия для расчета:

Категория сотрудников

Количество сотрудников, чел.

Количество неиспользованных
дней отпуска

Годовой ФОТ, руб.,
с 01.01.2019 по 31.12. 2019

Руководители

5 300 000,00

Старшие специалисты

9 800 000,00

Младшие специалисты

12 200 000,00

Бухгалтер рассчитал средний дневной заработок по категориям персонала:
– руководители – 5 300 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. : 5 чел. = 3014,79 руб.;
– старшие специалисты – 9 800 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. : 10 чел. = 2787,26 руб.;
– младшие специалисты – 12 200 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. : 20 чел. = 1734,93 руб.,
где 29,3 – среднемесячное число календарных дней (ст. 139 ТК).

Затем бухгалтер определил резерв на оплату по категориям персонала.
1. Руководители:
– сумма оплаты отпусков = 15 дн. × 3014,79 руб. = 45 221,85 руб.;
– сумма страховых взносов = 45 221,85 руб. × 30,2% = 13 657,00 руб.
Итого резерв на оплату отпусков по категории «руководители»:
58 878,85 руб. (45 221,85 руб. + 13 657,00 руб.).

2. Старшие специалисты:
– сумма оплаты отпусков = 11 дн. × 2787,26 руб. = 30 659,86 руб.;
– сумма страховых взносов = 30 659,86 руб. × 30,2% = 9259,28 руб.
Итого резерв на оплату отпусков по категории «старшие специалисты»:
39 919,14 руб. (30 659,86 руб. + 9259,28 руб.).

3. Младшие специалисты:
– сумма оплаты отпусков = 15 дн. × 1734,93 руб. = 26 023,95 руб.;
– сумма страховых взносов = 26 023,95 руб. × 30,2% = 7 859,23 руб.
Итого резерв на оплату отпусков по категории «младшие специалисты»:
33 883,18 руб. (26 023,95 руб. + 7859,23 руб.).

Бухгалтер отразил в бухучете резерв на оплату отпусков по всем категориям персонала:
132 681,17 руб. (58 878,85 руб. + 39 919,14 руб. + 33 883,18 руб.).

Метод расчета резерва отдельно по каждому сотруднику

Метод расчета резерва по каждому сотруднику наиболее трудоемкий, но позволяет рассчитать сумму резерва максимально точно. Такой способ расчета подойдет учреждениям с небольшой численностью сотрудников.
При методе расчета резерва на оплату отпусков по каждому сотруднику сумму страховых взносов также определяйте по каждому работнику.

Метод расчета по каждому сотруднику приведен в пунктах 1.1, 2.1 приложения 3 к письму Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.

Общую сумму резерва рассчитывайте в таком порядке.

1. Рассчитайте резерв на оплату отпусков:

2. Рассчитайте сумму страховых взносов:

3. Определите общую сумму резерва:

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

РО

резерв на оплату отпусков;

руб.

К

количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

дн.

ЗП

среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва

руб.

Рсв

резерв страховых взносов

руб.

С

ставка страховых взносов

%

Пример: как рассчитать резерв на оплату отпусков по каждому сотруднику

Учреждение формирует резерв на оплату отпусков. В учетной политике главный бухгалтер прописал: ​​​​»Резерв на оплату отпусков определять ежемесячно на последний день месяца. Расчет резерва производить по среднедневному заработку по каждому сотруднику за последние 12 месяцев, предшествующих дате расчета резерва. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по каждому работнику индивидуально».

Данные о количестве дней неиспользованного отпуска бухгалтерия запросила в отделе кадров. На основании этой информации бухгалтер рассчитал средний заработок по каждому сотруднику, резерв на оплату отпусков и страховые взносы.

Сотрудник

Дни неиспользованного отпуска, дн.

Среднедневной заработок, руб.

Резерв отпусков, руб.

Резерв по взносам, руб.

Общая сумма резерва

(К)

ЗП

К × ЗП

К × ЗП × С*

А.В. Львов

516,00

4128,00

1246,66

5374,66

В.Н. Зайцева

300,00

1500,00

453,00

1953,00

А.С. Глебова

180,00

540,00

163,08

703,08

А.С. Кондратьев

645,00

6450,00

1947,90

8397,90

В.С. Волков

129,00

258,00

77,92

335,92

* Ставка страховых взносов (С) = 30,2%.

Ситуация: нужно ли включать в резерв на отпуск дни учебных отпусков

Учебный отпуск включите в расчет резерва на оплату отпусков, если сотрудник сообщил об отпуске до того, как вы сформировали резерв. Учреждение обязано предоставить и оплатить учебный отпуск сотруднику (ст. 173–176 ТК). Основание – справка-вызов учебного заведения и заявление сотрудника на отпуск. Смотрите, какими документами оформить учебный отпуск.

В какие сроки сотрудник должен уведомить работодателя и передать ему документы на отпуск, в законодательстве не сказано. Такой срок учреждение вправе закрепить в локальном акте, например Правилах трудового распорядка.

Резерв на оплату отпусков организации госсектора вправе рассчитывать на конец каждого месяца, квартала, года (письмо Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998). Период устанавливают в учетной политике. Таким образом, если сотрудник уведомит о предстоящем учебном отпуске до того, как вы сформировали резерв на оплату отпусков, дни отпуска войдут в расчет.

Если сотрудник подаст документы на отпуск, когда резерв рассчитан, отразите расходы в составе текущих расходов на оплату труда. Например, учреждение формирует резерв на отпуск в декабре на следующий квартал.

Сотрудник представил в декабре справку-вызов – в январе у него сессия. В этом случае включите учебный отпуск в расчет. Учебный отпуск включите в расчет резерва на оплату отпусков, если сотрудник сообщил об отпуске до того, как вы сформировали резерв.

Должностных лиц учреждения привлекут к административной ответственности за нарушения в правилах бухучета (ст. 15.15.6 КоАП). Если не отразить резерв по отпускам на счете 401.60 – оштрафуют до 30 000 рублей. Подробнее – в таблице.

За искажение данных по счету 401.60 в отчетности тоже могут оштрафовать. Штраф зависит от процента искажения отчетных показателей:

  • от 1 до 10 процентов – штраф от 1000 до 5000 руб.;
  • от 1 до 10 процентов и на сумму свыше 100 тыс. до 1 млн руб. включительно – штраф от 5000 до 15 000 руб.;
  • более 10 процентов – штраф от от 15 000 до 30 000 руб.

Все штрафы за нарушения в отчетности смотрите в таблице.

Как отразить в бухучете и отчетности

Оформите Бухгалтерскую справку, чтобы отразить резерв в учете. Скачайте образец:

Бухгалтерская справка

На счете 401.60 «Резервы предстоящих расходов» отражают все резервы. Для учета резервов на оплату отпусков укажите отдельный код аналитики, например, на счете 401.61. Закрепите в учетной политике, что этот счет используется для резерва на оплату отпусков. Если начисляли зарплату сотрудникам по разным источникам финансирования, распределите сумму резерва на счете 401.61 по разным КФО 1, 2, 4, 5, 7.

Также сделайте проводки по отложенным обязательствам. Такой порядок – в пункте 308 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Смотрите рекомендации, как отразить отложенные обязательства по резервам в учете учреждений:

  • казенного;
  • бюджетного;
  • автономного.

Проводки, как формировать и использовать резервы, зависят от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Проводки содержатся в пунктах 124.1–124.2, 141.2 Инструкции № 162н.

Дебет

Кредит

Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время – на сумму отложенных обязательств:

– на отпускные

КРБ.1.401.20.211
КРБ.1.109.ХХ.211

КРБ.1.401.61.211

– на страховые взносы

КРБ.1.401.20.213
КРБ.1.109.ХХ.213

КРБ.1.401.61.213

Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков:

– на отпускные

КРБ.1.501.93.211

КРБ.1.502.99.211

– на страховые взносы

КРБ.1.501.93.213

КРБ.1.502.99.213

Начислены расходы на использованный резерв:

– по выплате отпускных

КРБ.1.401.61.211

КРБ.1.302.11.737

– по выплате страховых взносов

КРБ.1.401.61.213

КРБ.1.303.0Х.731

Отражены в учете расходные обязательства по выплатам начисленных отпусков, производимых за счет ранее созданного резерва:

– на отпускные

КРБ.1.502.99.211

КРБ.1.502.11.211

– на страховые взносы

КРБ.1.502.99.213

КРБ.1.502.11.213

X – код вида синтетического счета объекта учета.

В учете бюджетных учреждений:

Проводки содержатся в пунктах 160.1, 167 Инструкции № 174н.

Дебет

Кредит

Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время – на сумму отложенных обязательств:

– на отпускные

0.401.20.211
0.109.ХХ.211

– на страховые взносы

0.401.20.213
0.109.ХХ.213

Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков:

– на отпускные

– на страховые взносы

Начислены расходы на использованный резерв:

– по выплате отпускных

– по выплате страховых взносов

0.303.0Х.731

Отражены в учете расходные обязательства по выплатам начисленных отпусков, производимых за счет ранее созданного резерва:

– на отпускные

– на страховые взносы

X – код вида синтетического счета объекта учета.

В учете автономных учреждений:

Проводки содержатся в пунктах 189, 196 Инструкции № 183н.

Дебет

Кредит

Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время – на сумму отложенных обязательств:

– на отпускные

0.401.20.211
0.109.ХХ.211

– на страховые взносы

0.401.20.213
0.109.ХХ.213

Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков:

– на отпускные

– на страховые взносы

Начислены расходы на использованный резерв:

– по выплате отпускных

– по выплате страховых взносов

0.303.0Х.731

Отражены в учете расходные обязательства по выплатам начисленных отпусков, производимых за счет ранее созданного резерва:

– на отпускные

– на страховые взносы

X – код вида синтетического счета объекта учета.

Пример: как в бухучете отразить созданный и использованный резерв на оплату отпусков

Учреждение «Альфа» создает в бухучете резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время. Учреждение в учетной политике для целей бухучета установило правила расчета резерва на оплату отпусков по учреждению в целом.

По данным кадровой службы, на 31 декабря 2019 года число заработанных отпускных дней всеми сотрудниками учреждения составляет 37 дней.Средний дневной заработок в учреждении за период с 1 января 2019 года по 31 декабря 2019 года равен 1580 руб.

Резерв на 2020 год рассчитывается с учетом взносов на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование по суммарному тарифу 30 процентов и взносов на травматизм по тарифу 0,2 процента.

На 31 декабря 2019 года бухгалтер «Альфы» рассчитал величину резервов:
1. По выплатам работникам:
37 дн. × 1580 руб. = 58 460 руб.
2. По страховым взносам:
58 460 руб. × (30% + 0,2%) = 17 654,92 руб.

31 декабря 2019 года в учете бухгалтер сделал проводки:

Дебет счета

Кредит счета

Сумма, руб.

Сформирован резерв на оплату отпусков сотрудников учреждения за фактически отработанное время:

– по выплатам работникам

58 460

– по страховым взносам

17 654,92

Принято отложенное обязательство на сумму созданного резерва:

– по выплатам работникам

58 460

– по страховым взносам

17 654,92

В апреле 2020 года сотруднику учреждения «Альфа» А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 10 календарных дней (с 13 по 22 апреля). Сумма отпускных – 1710 руб.

Страховые взносы с суммы отпускных составили:

  • на пенсионное страхование – 376,20 руб. (1710 руб. × 22%);
  • социальное страхование – 49,59 руб. (1710 руб. × 2,9%);
  • медицинское страхование – 87,21 руб. (1710 руб. × 5,1%);
  • травматизм с суммы отпускных – 3,42 руб. (1710 руб. × 0,2%) .

В бухучете бухгалтер списал расходы на оплату отпусков за счет созданного резерва. То есть суммы начисленных отпускных в расходы текущего месяца включены не были. В учете бухгалтер сделал проводки:

>Резервы предстоящих расходов в бухгалтерском учете учреждения

Зачем нужны резервы предстоящих расходов

Данное понятие впервые появилось в Инструкции № 157н от 01.12.2010 и описывает суммы, для которых нельзя определить величину или время исполнения. Это слабо прогнозируемые статьи расходов, тем не менее их нужно каким-то образом относить на финансовый результат учреждения. Резервы предстоящих расходов и платежей формируются именно для того, чтобы равномерно распределять такие суммы в течение года. Подход к их учету особый и не всегда понятный даже опытным бухгалтерам.

Инструкция № 157н не обязывает учреждения закладывать такие расходы на будущее, но, учитывая рекомендации Минфина России (письмо № 02-07-07/28998 от 20.05.2015) формировать резервы все-таки стоит для некоторых видов затрат:

  • штрафных санкций/пеней/компенсаций;
  • выплат за предстоящие отпуска по фактически отработанному времени;
  • компенсаций за неиспользованные работниками отпуска, в том числе суммы за социальное страхование;
  • финансовых обязательств, которые могут возникнуть в силу реструктуризации или ликвидации учреждения;
  • резервы на гарантийное обслуживание;
  • иных обязательств, для которых нельзя установить точную сумму и/или время исполнения.

Суммы отпускных и компенсаций — самый наглядный и распространенный вид предстоящих расходов. Подробные разъяснения по ним дал Минфин России в том же письме № 02-07-07/28998.

В каждом учреждении может быть свой перечень предстоящих расходов. Важно, чтобы он был зафикисрован в учетной политике с указанием вида резерва, даты его создания, периодичности расчета (раз в месяц, квартал или год) и пр.

Резерв предстоящих расходов vs расходы будущих периодов

Несмотря на то что оба понятия определяют суммы, которые будут потрачены в будущем, существует определенная разница в содержании и учете этих расходов.

В отличие от резервов, расходы будущих периодов — это уже начисленные учреждением суммы. Размер этих затрат определен, они относятся к одному или нескольким периодам в будущем и в бухгалтерском учете признаются согласно датам

В бухгалтерском учете доходы такого типа отражаются на счете 0 401 40 000 (п. 301 Инструкции № 157н от 01.12.2010). Когда наступает период, к которому относятся ранее учтенные доходы, суммы переходят на текущие доходы учреждения.

Резервы предстоящих доходов и платежей отличаются прежде всего тем, что нельзя точно спрогнозировать величину и/или время исполнения: будут ли они потрачены полностью, во II или в III квартале и пр.

Учет резервов предстоящих расходов

Резервы предстоящих расходов и платежей зачисляются на отдельный счет 0 401 60 000 (п. 302 Инструкции № 157н). Анализ потраченных средств по этому счету позволяет учреждению определять резервные суммы, чтобы покрыть отложенные обязательства.

Минфин России в письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 «О порядке отражения в учете операций с отложенными обязательствами» рекомендует учреждениям детализировать счет и в приложении № 1 приводит пример такой детализации.

Рис. 1. Рабочий план счетов


Учреждение может разработать собственную детализацию расходных статей, но ее также следует утвердить в учетной политике учреждения.

Чтобы в бухгалтерском учете правильно отразить операции по счету, надо опираться на положения инструкции, соответствующей типу учреждения:

— для казенных — Инструкция № 162н от 06.12.2010;

— для бюджетных — Инструкция № 174н от 16.12.2010;

— для автономных — Инструкция № 183н от 23.12.2010.

Рис. 2. Основные операции, используемые для учета


Счет 401 60 требует равномерно относить расходы на финансовый результат. С учетом трудозатрат учреждение может установить удобную для него периодичность — раз в месяц или реже.

Учреждение вправе менять или списывать суммы резервов. Их корректировка проводится с опорой на результаты инвентаризации в порядке, утвержденном учетной политикой. Изменяется сумма резерва той же операцией, что используется при формировании, но методом «красное сторно».

Резерв можно потратить только на те цели и обязательства, для которых он и был сформирован. Если резерв не был израсходован в отчетном году, остаток надо скорректировать и перенести на следующий год на ту же статью расходов. Если такого же вида затрат учреждение не планирует, резервная сумма должна быть скорректирована.

Пример. МАУ «Петровская районная школа искусств» на 30 июня 2017 года начислило резервы предстоящих расходов на отпускные выплаты — 400 000 рублей и уплату страховых взносов — 120 000 рублей. Резервы были сформированы из средств, полученных от коммерческой деятельности.

В августе 2017 года пять сотрудников отправились в отпуск. Бухгалтерия начислила им отпускные в сумме 90 000 рублей, сумма страховых взносов составила 27 000 рублей.

Данные операции будут выглядеть так:

Учет резервов предстоящих расходов на отпуска, претензии и иски

Каждый год учреждение планирует свои расходы. Но в деятельности могут возникать непредвиденные обстоятельства.

Например, судебные процессы или отпуска, увольнение сотрудников, расходы на выплату отпускных за накопленные сотрудником дни.

Чтобы знать необходимое количество средств для таких выплат, создайте резерв предстоящих расходов. Это поможет избежать нехватки средств и обосновать дополнительное финансирование для различных непредвиденных выплат.

Счет учета

Резервы предстоящих расходов формируйте на счете 401.60. Сумма на этом счете имеет оценочное значение, поэтому ее нужно скорректировать в сроки, установленные учетной политикой.

В учетной политике также закрепите аналитические коды в счете по видам резервов. Например, для резерва на выплату отпусков – счет 401.61, для резерва на выплату по искам – счет 401.63.

Помните: используйте их только на те затраты, на которые они были созданы.

На заметку:

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков

Организация планирует сумму на выплату отпускных по графику отпусков. Но количество отпусков может измениться. Сотрудник перенесет отпуск, уволится, или придет новый сотрудник. Поэтому безопаснее создать годовой резерв и определить сумму ежемесячных отчислений в туда. Способы расчета:

  1. При небольшой численности работников используйте метод расчета по каждому сотруднику:

Резерв отпусков

=

Количество не использованных сотрудником дней отпуска

×

Средний дневной заработок сотрудника

  1. Если в работодателя большая численность, рассчитывайте по формуле:

Резерв отпусков

=

Общее количество неиспользованных дней отпуска

×

Средняя зарплата сотрудников

Сумму страховых взносов рассчитайте путем умножения полученной суммы на 30,2 процента.

Выбранный метод расчета и периодичность отчисления отразите в учетной политике.

Полезный материал в статье

Порядок расчета резервов по отпускам

Учет резерва на оплату отпусков

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете отразите следующими проводками:

Бухгалтерская запись

Документальное оформление

Дебет

Кредит

Формирование

на отпускные

КРБ.1.401.20.211

КРБ.1.109.ХХ.211

КРБ.1.401.61.211

Бухгалтерская справка (ф. 0504833)

на страховые взносы

КРБ.1.401.20.213

КРБ.1.109.ХХ.213

КРБ.1.401.61.213

Использование

Начислены расходы (расчеты по обязательствам), на которые ранее был создан резерв:

– по выплате отпускных

КРБ.1.401.61*.211

КРБ.1.302.11.730

Табель учета рабочего времени (ф. 0504421)

– по выплате страховых взносов на:

КРБ.1.401.61*.213

– социальное страхование

КРБ.1.303.02.730

– страхование от несчастных случаев

КРБ.1.303.06.730

– медицинское страхование

КРБ.1.303.07.730

– пенсионное страхование

КРБ.1.303.10.730

* Счет 401.60 приведен с аналитикой 401.61

X – аналитический код группы синтетического счета объекта учета.

ХХ – соответствующие группа и вид кода синтетического счета.

Типовые проводки для бюджетных учреждений. Резервы предстоящих расходов

Вас может заинтересовать:

Резерв расходов по претензионным требованиям и искам

Учреждение несет дополнительные расходы, если решит оспорить предъявленные к нему штрафы, пени, иски, ущербы, возможны судебные издержки. Также возможно, что госучреждению придется сделать выплаты по судебным решениям в пользу истца. Поэтому Минфин России обязывает учреждения создавать резерв по претензионным требованиям и искам.

Порядок расчета и периодичность пополнения отразите в учетной политике.

Способы расчета:

Резерв по претензионным требованиям

=

Штрафы

+

Пени

Для случаев выплат по компенсациям от причиненного ущерба (в т. ч. по ГПД) и ожидаемым судебным затратам применяйте формулу:

Резерв по претензионным требованиям

=

Ущерб

+

Судебные издержки

Читайте в Системе Госфинансы:

Резервы по претензионным требованиям и искам в учете

В бюджетном учете казенных учреждений формирование резервов по претензионным требованиям и искам отразите проводками:

Бухгалтерская запись

Первичные документы

Дебет

Кредит

Формирование

Резерв для оплаты обязательств по претензиям, предъявленным в адрес учреждения (в т. ч. оспариваемым в судебном порядке)

КРБ.1.401.20.290

КРБ.1.401.63.290

Бухгалтерская справка (ф. 0504833)

Использование

Начислены расходы (расчеты по обязательствам), на которые ранее был создан резерв:

– при выплате по претензионным требованиям (искам)

КРБ.1.401.63*.290 КРБ.1.302.91.730

КРБ.1.401.63.290 КРБ.1.302.91.730

Бухгалтерская справка (ф. 0504833)

– по оплате других обязательств, в том числе признанных в судебном порядке, за счет резерва, созданного на эти цели

КРБ.1.401.60.2001

КРБ.1.302.ХХ.730
КРБ.1.303.ХХ.730

* Счет 401.60 приведен с аналитикой 401.63.

X – аналитический код группы синтетического счета объекта учета.

ХХ – соответствующие группа и вид кода синтетического счета.

1 В разрезе КОСГУ.

Резервы в налоговом учете

Государственные (муниципальные) учреждения могут создавать резервы предстоящих расходов, связанных с ведением деятельности, приносящей доход (п. 1 ст. 267.3 НК РФ). Перечень расходов, в отношении которых он может быть создан, не конкретизирован. Поэтому учреждению нужно самостоятельно определить и закрепить в учетной политике виды расходов, в отношении которых будут созданы резервы предстоящих расходов.

Для отдельных видов расходов предусмотрен специальный порядок формирования резервов, а именно:

  • на оплату отпусков (ст. 324.1 НК РФ);
  • на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет (ст. 324.1 НК РФ);
  • на выплату вознаграждений по итогам работы за год (ст. 324.1 НК РФ);
  • на ремонт основных средств (ст. 324 НК РФ);
  • на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание (ст. 267 НК РФ);
  • на социальную защиту инвалидов (ст. 267.1 НК РФ);
  • на НИОКР (ст. 267.2 НК РФ).

Решение о формировании резервов

Налоговый кодекс РФ не содержит положений, которые обязывают учреждения формировать резервы предстоящих расходов в порядке, установленном указанными статьями.

Таким образом, учреждение может самостоятельно решить, в каком порядке формировать их для целей налогового учета в данной ситуации – предусмотренном для некоммерческих организаций или в специальном порядке для отдельных видов расходов. Формирование двух резервов в отношении одних и тех же расходов неправомерно.

Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/4/53.

Доходы и расходы будущих периодов

Доходы и расходы будущих периодов учреждения учитывают обособленно. Узнайте из подборки, какие операции относить к будущим периодам, как их правильно учесть и отразить в отчетности.

Как учесть доходы будущих периодов

Доходы будущих периодов возникают у бюджетных и автономных учреждений, когда они подписывают с учредителем соглашение о субсидии на госзадание на следующий год. Также учреждение получает доход будущих периодов, если:

  • продает имущество в рассрочку;
  • выполняет для заказчиков поэтапные работы (например, строительные);
  • продает абонементы (в бассейн, в спортзал и т. п.);
  • выращивает на продажу продукцию земледелия и животноводства (приплод, привес, прирост животных).

Всю сумму дохода будущих периодов сначала отразите на одноименном счете 401.40. В следующем году сумму постепенно списывайте в текущие доходы на счет 401.10. Если в конце года на счете 401.40 остались доходы будущих периодов, на финрезультат прошлых лет их не списывайте.

На заметку:

Что отнести на расходы будущих периодов

У учреждения возникают такие расходы:

  • оплата подписки на газеты и журналы;
  • страховая премия по договорам страхования (например, КАСКО, ОСАГО);
  • взносы на капремонт многоквартирных домов;
  • плата за сертификат ключа ЭЦП;
  • плата за пользование неисключительными правами (сайтом, компьютерной программой, справочной системой и т. п.).

Все они расходы будущих периодов. Такие затраты списывайте в текущий результат постепенно – в течение нескольких отчетных периодов. Если расход, который относится к будущим периодам, спишете сразу, он исказит текущую отчетность.

До того пока не наступит срок списания будущих расходов, учитывайте их обособленно – на счете 401.50 «Расходы будущих периодов». Сначала отразите на счете всю сумму таких затрат. Затем ее постепенно списывайте в текущий результат – на счет 401.20 или 109.00.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *