Командировка в отпуске

Сотрудник предприятия направлен в командировку. После окончания командировки сотрудник остается в месте командировки для проведения отпуска.

В силу ст. 168 ТК РФ, п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) – далее Положение, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

В п. 26 Положения сказано, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются в т.ч. документы о фактических расходах по проезду.

Центр образования «Основы Вашего Бизнеса» 📌 РекламаСеминар: осваиваем нововведения в бухгалтерском учете. Самые главные и важные изменения в бухучете в 2020 году. Уникальная информация. Узнать больше

Из вышеизложенного следует, что работодатель обязан компенсировать работнику только расходы по проезду, связанному с командировкой.

В рассматриваемой ситуации сотрудник был направлен в командировку, по окончании которой остался в месте командировки для проведения отпуска. Таким образом, обратно к месту постоянной работы сотрудник возвращается уже не из командировки, а из отпуска. Данное обстоятельство подтверждается в т.ч. и тем, что дата окончания командировки, указанная в приказе о командировке, и дата обратного билета не совпадают. Кроме того, факт того, что сотрудник возвратился «обратно» из отпуска, а не из командировки, подтверждается и приказом об отпуске (за «отпускные» дни ему не начислялись суточные).

В связи с чем полагаем, что работодатель вообще не обязан компенсировать сотруднику стоимость обратного билета. Если же стоимость обратного билета будет компенсирована по решению работодателя, данные суммы нельзя рассматривать как компенсацию командировочных расходов.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Что касается вопроса об обложении стоимости обратного проезда НДФЛ.

Согласно ст. 41 НК РФ доход определяется как экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.

В силу п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся:

1) оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Таким образом, по общему правилу, оплата организацией стоимости проезда работника (не связанного с командировкой) является доходом последнего в натуральной форме, подлежащим обложению НДФЛ.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ всех видов установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в, частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ сказано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, не подлежащий налогообложению, включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Поскольку ТК РФ, по общему правилу (исключение – организации, расположенные в районах Крайнего Севера), не устанавливает обязанность работодателя компенсировать стоимость проездного билета работнику от места проведения отпуска до места работы, указанную оплату нельзя признать установленной действующим законодательством. Т.е. под действие ст. 217 НК РФ она не подпадает.

Следовательно, суммы оплаты проезда сотрудника от места проведения отпуска (совпавшего с местом командировки) до места жительства являются экономической выгодой сотрудника и подлежат обложению НДФЛ. Аналогичный вывод сделан в письме Минфина РФ от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813.

Таким образом, по нашему мнению, оплата стоимости проезда от места проведения отпуска к месту постоянной работы подлежит обложению НДФЛ.

Содержание

Из отпуска прямиком в командировку

Трудовой кодекс обязывает работодателя возмещать командированным работникам их затраты на проезд. В письме от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 Минфин России рассказал, как облагаются НДФЛ и учитываются в расходах по налогу на прибыль суммы такой компенсации, если работник направляется в командировку прямо из отпуска, а также когда он едет из командировки к месту проведения отпуска, не заезжая домой.

Из отпуска в командировку

Из пункта 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, следует, что отъезд в командировку осуществляется от места постоянной работы сотрудника. Но в связи с производственной необходимостью компании может потребоваться командировать работника, который находится в отпуске. Возникает вопрос: как в такой ситуации должна учитываться оплата проезда в целях НДФЛ и налога на прибыль?

НДФЛ

Перечень не облагаемых НДФЛ доходов приведен в ст. 217 НК РФ. Среди них значатся компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством. В их число включено возмещение командировочных расходов, в том числе затрат на проезд до места командирования и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Учитывая положения этой нормы, Минфин России пришел к следующему выводу. Если работник в связи со служебной необходимостью едет в командировку из отпуска и по ее окончании возвращается к месту постоянной работы, возмещение расходов на проезд не облагается НДФЛ.

Это не первые разъяснения финансистов по рассматриваемому вопросу. К аналогичным выводам они приходили и ранее (письмо Минфина России от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813). При этом в письме от 16.10.2015 № 03-04-06/59443 специалисты финансового ведомства указали, что освобождение от налогообложения сумм возмещения расходов на проезд командированных сотрудников не зависит от места их направления в командировку.

Обратите внимание, что, если по окончании командировки работник возвратится туда же, где отдыхал, возмещение его расходов на проезд тоже не будет облагаться НДФЛ (письмо Минфина России от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545). Ведь в такой ситуации отпуск прерывается исключительно в интересах компании. Данная выплата связана с выполнением работником его трудовых обязанностей, является компенсационной и, соответственно, подпадает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ.

Налог на прибыль

Затраты компании на командировки, в том числе расходы на проезд в командировку и обратно к месту постоянной работы, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В комментируемом письме Минфин России указал, что расходы на проезд организация будет нести независимо от места нахождения работника, направляемого в командировку. Поэтому, если работник едет в командировку из отпуска и возвращается затем к месту постоянной работы, затраты по возмещению стоимости его проезда могут учитываться в составе прочих расходов на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813, от 08.12.2010 № 03-03-06/1/762.

Отметим, что расходы на проезд можно учесть в составе прочих расходов и в ситуации, когда работник возвращается к месту прерванного отпуска. Как мы уже указывали выше, отзыв работника из командировки осуществляется исключительно в интересах компании и вызван производственной необходимостью. Следовательно, организация в силу ст. 168 ТК РФ обязана компенсировать работнику его затраты на проезд, и данные расходы будут для нее экономически обоснованными. А значит, у компании есть право учесть их в составе прочих расходов на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Из командировки в отпуск

В комментируемом письме Минфин России также рассмотрел ситуацию, когда направленный в командировку работник по ее окончании едет в отпуск, не возвращаясь к месту постоянной работы.

Специалисты финансового ведомства отметили, что, если компания оплачивает работнику дорогу из командировки в отпуск и из отпуска до места постоянной работы, у него возникает экономическая выгода, признаваемая доходом (ст. 41 НК РФ). Поэтому данные суммы подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

К такому же выводу Минфин России приходил в письме от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813.

Из пункта 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, следует, что работодатель оплачивает расходы по проезду в командировку и обратно к месту постоянной работы. Следовательно, если работник по окончании командировки едет в отпуск, не возвращаясь к месту постоянной работы, работодатель не обязан возмещать ему эти расходы. Выбор такого маршрута следования обусловлен исключительно интересами работника. Поэтому в случае оплаты компанией такого проезда у работника возникнет доход в натуральной форме, подлежащий обложению НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

К затратам на командировки предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ. По мнению финансистов, оплата компанией проезда работника из места командировки в отпуск этим требованиям не соответствует. Поэтому учесть ее в целях налогообложения прибыли компания не может.

Более подробные разъяснения на этот счет содержатся в письме Минфина России от 21.10.2016 № 03-03-06/3/61516. И хотя они касаются случая, когда работник остается в месте командирования для проведения отпуска, они применимы и к рассматриваемой нами ситуации. Финансисты указали, что, если после выполнения служебного поручения работник из командировки не возвращается, днем ее окончания следует считать последний день перед отпуском. Следовательно, если организация оплачивает обратную дорогу, она компенсирует работнику возвращение его из места отпуска, а не из служебной командировки.

Применительно к нашей ситуации в случае компенсации проезда организация будет фактически оплачивать работнику дорогу в отпуск, а не возвращение его из командировки. А такие расходы не соответствуют критериям ст. 252 НК РФ и при налогообложении прибыли не учитываются (п. 49 ст. 270 НК РФ).

Иногда у сотрудников финансовых служб учреждений возникают сложные ситуации с принятием к учету командировочных расходов, в отношении которых законодательные документы не содержат положений, как поступать в тех или иных случаях.

В этой статье предлагаем ознакомиться с нормативными документами, которыми следует руководствоваться при принятии к учету расходов на проезд сотрудников, направляемых в служебные командировки, и с разъяснениями финансового ведомства по отдельным нестандартным ситуациям. Кроме того, рассмотрим порядок бюджетного учета расчетов с командируемым сотрудником.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Центр образования «Основы Вашего Бизнеса» 📌 РекламаСеминар: осваиваем нововведения в бухгалтерском учете. Самые главные и важные изменения в бухучете в 2020 году. Уникальная информация. Узнать больше

Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств определены Положением № 749. Этим документом, в частности, установлено следующее:

– в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем;

– поездка сотрудника, направляемого по распоряжению руководителя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующего учреждения (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также считается командировкой;

– местом постоянной работы является место расположения учреждения (его обособленного структурного подразделения), работа в котором обусловлена трудовым договором.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдаются:

– служебное задание, утверждаемое руководителем учреждения, которым определяется цель его командировки (п. 6 Положения № 749);

– оформляемое в единственном экземпляре и подписанное руководителем учреждения командировочное удостоверение, которым подтверждается срок пребывания сотрудника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п. 7 Положения № 749).

Размеры возмещаемых расходов на проезд

В силу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику командировочные расходы. К таким расходам, в частности, относятся расходы на проезд к месту служебной командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы, которые подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения № 749).

Согласно п. 11 Положения № 749 размеры возмещаемых расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры возмещения указанных расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, ограничены Постановлением Правительства РФ № 729. В частности, расходы на проезд сотрудника казенного учреждения к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

– железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

– водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

– воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

– автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:

– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

– водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Возмещение расходов в указанных размерах производится учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.

Обратите внимание

Превышение расходов на проезд, если они произведены сотрудником с разрешения или ведома руководителя, может возмещаться только за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Для гражданских служащих установлены иные ограничения. Так, расходы на проезд гражданских служащих к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей), а также на проезд из одного населенного пункта в другой (если гражданский служащий командирован в несколько государственных органов (организаций), расположенных в разных населенных пунктах) воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, по следующим нормам (п. 21 Порядка № 813):

Установленные ограничения по возмещению расходов по пользованию
воздушным транспортом морским и речным транспортом железнодорожным

транспортом

Гражданские служащие, замещающие высшие должности гражданской службы категории «руководители»

По стоимости билета I класса Не выше стоимости проезда в каюте «люкс» с комплексным обслуживанием пассажиров По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с двухместными купе категории «СВ» или в вагоне категории «С» с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-класса

Гражданские служащие, замещающие высшие должности гражданской службы категории «помощники (советники)», «специалисты»

По тарифу стоимости билета бизнес-класса Не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения

Гражданские служащие, замещающие главные, ведущие, старшие и младшие должности гражданской службы

По тарифу стоимости билета экономического класса Не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения

Командированному гражданскому служащему оплачиваются расходы на проезд до станции, пристани, аэропорта при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. При отсутствии проездных документов возмещение таких расходов им не производится (п. 22 Порядка № 813).

Обратите внимание

По решению руководителя (уполномоченного им лица) гражданскому служащему при наличии обоснования могут быть возмещены расходы на проезд к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы – воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом сверх норм, установленных Порядком № 813 и условиями, в пределах средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание соответствующего государственного органа (п. 24 данного порядка).

Документальное подтверждение расходов на проезд

В настоящее время проездные документы чаще всего приобретаются в электронной форме, то есть в виде электронного билета. Как же документально подтвердить расходы, связанные с приобретением такого билета?

Сначала отметим, что электронный билет используется для удостоверения договора перевозки пассажира в дальнем следовании, в котором информация о перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на транспорте.

На железнодорожном транспорте с 01.01.2012 применяется форма электронного проездного документа (электронного билета), утвержденная Приказом Минтранса РФ от 31.08.2011 № 228. Согласно п. 2 данного приказа контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Контрольный купон оформляется и обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

Учитывая изложенное, по мнению Минфина, документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (Письмо от 08.11.2011 № 03‑03‑06/1/719).

В гражданской авиации применяется форма электронного пассажирского билета, утвержденная Приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134. При приобретении сотрудником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), документами, подтверждающими факт оплаты, по мнению Минфина, являются (Письмо от 04.07.2011 № 03‑03‑07/24):

– чек контрольно-кассовой техники;

– слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

– подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

– другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом факт произведенной перевозки удостоверяет распечатка электронного документа – электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Бюджетный учет расходов на проезд

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 21.12.2011 № 180н, расходы по оплате проезда к месту служебной командировки и обратно – к месту постоянной работы транспортом общего пользования (соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта) при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.

В силу п. 83 Инструкции № 162ндля учета казенными учреждениями расчетов с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг применяется счет 208 22 000.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен быть организован в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции № 157н). Отметим, что данные формы утверждены Приказом № 173н. Причем если аналитический учет ведется в карточке учета средств и расчетов, то при оформлении журнала операций расчетов с подотчетными лицами графы 6 и 7 «Остаток на начало периода» и графы 11 и 12 «Остаток на конец периода» могут не заполняться.

Бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм на основании данных утвержденного авансового отчета. При этом дата утверждения авансового отчета руководителем учреждения является датой признания расходов в бюджетном учете. Основные проводки, связанные с учетом расчетов с сотрудником, направленным в служебную командировку, по выданным за счет бюджетных средств в подотчет суммам на приобретение проездных билетов приведем в таблице.

Дебет Кредит Пункт Инструк-ции № 162н
Выданы сотруднику из кассы учреждения наличные денежные средства для оплаты проезда 1 208 22 560 1 201 34 610 49
Приняты расходы на проезд на основании подтверждающих документов, приложенных к авансовому отчету 1 401 20 222 1 208 22 660 41
Возвращен в кассу учреждения остаток неиспользованного аванса на приобретение проездных документов 1 201 34 510 1 208 22 660 84
Произведено удержание из заработной платы сотрудника неиспользованной суммы 1 302 11 830 1 304 03 730 108
Отражено закрытие задолженности 1 304 03 830 1 208 22 660 84

Пример

Сотрудник казенного учреждения направлен в служебную командировку, в связи с чем ему был выдан аванс на проезд к месту командировки в сумме 2 400 руб. из кассы учреждения. По возвращении он представил в бухгалтерию утвержденный руководителем авансовый отчет, к которому были приложены проездные документы, подтверждающие фактические расходы на проезд в сумме 2 200 руб. Остаток неиспользованных сумм на основании заявления сотрудника был удержан из его заработной платы.

Эти операции в бюджетном учете казенного учреждения будут отражаться следующим образом:

Дебет Кредит Сумма, руб.
Выданы сотруднику из кассы учреждения наличные денежные средства для оплаты проезда 1 208 22 560 1 201 34 610 2 400
Приняты расходы на проезд на основании подтверждающих документов, приложенных к авансовому отчету 1 401 20 222 1 208 22 660 2 200
Произведено удержание из заработной платы сотрудника неиспользованной суммы 1 302 11 830 1 304 03 730 200
Отражено закрытие задолженности 1 304 03 830 1 208 22 660 200

Разъяснения по нестандартным ситуациям

Приведем разъяснения финансовых органов относительно признания расходов на проезд в нестандартных ситуациях при исчислении налога на прибыль и НДФЛ. Считаем, что эти разъяснения можно применить и в целях бюджетного учета.

Вправе ли учреждение учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника к месту командирования и обратно, если он отзывается из отпуска и направляется к месту командировки из места отдыха, а после завершения служебного задания опять возвращается в место отдыха? Из Письма Минфина РФ от 16.08.2010 № 03‑03‑06/1/545 следует, что в этом случае учреждение вправе учесть в составе расходов затраты работника на проезд из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска.

В случае утери посадочного талона можно ли считать расходы на проезд документально подтвержденными на основании маршрут/квитанции и ваучера на проживание в отеле? Согласно п. 84 Федеральных авиационных правил при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

В Письме Минфина РФ от 27.02.2012 № 03‑03‑07/6 сказано, что в случае утери посадочного талона, выдаваемого авиаперевозчиком, в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету может являться справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем.

Следовательно, предъявляемые сотрудником маршрут/квитанция и ваучер на проживание в отеле не могут рассматриваться в качестве документов, подтверждающих понесенные им расходы на проезд.

Может ли являться документом, подтверждающим командировочные расходы на приобретение электронного авиабилета, его копия,в которой указаны Ф. И. О. подотчетного лица, маршрут, стоимость билета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту? Из разъяснений Минфина, приведенных в Письме от 23.09.2011 № 03‑03‑07/34, следует, что бумажная копия электронного билета не может являться оправдательным документом, подтвержда-

ющим понесенные на его приобретение расходы.

Как уже было указано выше, такими документами могут являться сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой приведена стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Возмещаются ли сотруднику расходы на проезд в случае несовпадения даты убытия, указанной в проездном документе, с датой, указанной в командировочном удостоверении? Согласно Письму Минфина РФ № 03‑03‑06/1/545 в том случае, когда срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), расходы в виде оплаты проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы сотруднику не возмещаются.

В этом же письме разъясняется, что в случае, когда сотрудник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, расходы на проезд от места проведения свободного от работы времени до места работы будут ему возмещены.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Возмещаются ли сотруднику, направленному в служебную командировку, расходы по приобретению билетов на проезд к месту командирования и обратно, если их оплата произведена банковской картой другого лица? Нормативные документы не содержат ответа на поставленный вопрос, поэтому воспользуемся разъяснениями ФНС, приведенными в Письмеот 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876. Из него следует, что одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику учреждения является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием его банковской карты. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и других, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и им подтверждается возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

В этом случае наряду с документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, сотрудник в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно представляет расписку лица с подтверждением того, что ему возмещены соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты.

_______________________________

  1. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
  2. Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
  3. Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утв. Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
  4. Инструкция по его применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
  5. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
  6. Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».
  7. Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утв. Приказом Минтранса РФ от 28.06.2007 № 82.

Компенсация времени затраченного на проезд в командировку

рейсы в этих промежуточных городах (в магадане и хабаровске) выпали на выходные дни, получается я в выходные дни находился в дороге!

Дмитрий

Если в период командировки имели место выходные дни, то они подлежат оплате не менее чем в двойном размере либо в одинарном, но с отгулом.

Так по смыслу ст. 153 ТК РФ

Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере

День отъезда, приезда или нахождения в пути в командировку в выходной день нужно оплатить так же, как работу в этот день.

на это было обращено внимание в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

согласно которому

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

И разъяснено в Письме Минтруда России от 13.10.2017 N 14-2/В-921

По смыслу статей 106, 107, 166 ТК РФ выезд, приезд или нахождение командированного работника в пути в выходной или нерабочий праздничный день по распоряжению работодателя относятся к случаям привлечения работника к работе в выходные или нерабочие праздничные дни. Данный вывод подтверждается решением Верховного Суда Российской Федерации от 20 июня 2002 года N ГКПИ02-663.

и письме Минтруда России от 25.12.2013 N 14-2-337

Поэтому дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки,приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ в не менее чем двойном размере, конкретный порядок исчисления которого зависит от применяемой системы оплаты труда работника, либо по желанию работника оплата за указанные выходные дни командировки осуществляется в одинарном размере и одновременно этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания. Данный порядок подтверждается и судебной практикой.

Данный вывод подтверждает и судебная практика — на что указано в приведенных разъяснениях.

таким образом. время в пути к месту командировки и обратно, если оно выпадает на выходной день подлежит оплате не менее чем в двойном размере.

имею ли я право на предоставление другого дня отдыха за эти выходные когда потраченные на дорогу?

Дмитрий

Если Вы не хотите получить двойную оплату за указанные дни — Вы вправе потребовать предоставить Вам дополнительный день отдыха в удобное для Вас время, основываясь на ст. 153 ТК РФ

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Как оформить командировку, если она совмещается с отпуском

Командировка во время отпуска

Отпуск во время командировки

После командировки в отпуск

После отпуска в командировку

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы на проезд к месту командировки и обратно до работы. Но путь работника не всегда выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург». Случается, что появляется промежуточное звено — отпуск в Праге. В статье обсудим 4 ситуации, в которых отпуск совпадает с командировкой. Расскажем, как грамотно оформить документы и компенсировать затраты на проезд, чтобы не попасть под санкции.

Командировка во время отпуска

Отзываем сотрудника из отпуска

Вызвать сотрудника из отпуска и направить в командировку можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Прервать таким образом можно только ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск по уходу за ребенком.

Сотрудник может отказаться и с чистой совестью отдыхать дальше. Это его право, поэтому штрафовать или грозить увольнением ни в коем случае нельзя.

Но даже если обстоятельства экстренные, а сотрудник согласен, прервать отпуск можно не всегда. Нельзя отзывать из отпуска работников:

  • несовершеннолетних;
  • работников вредных или опасных производств;
  • беременных.

Чтобы прервать отпуск, руководитель составляет приказ об отзыве сотрудника и запрашивает его согласие на это.

Пересчитываем отпускные

Отпускные сотруднику выплачивают за 3 дня до начала отпуска. Если он прерван, сотрудник часть отпускных возвращает. Вернуть их можно одним из трёх способов:

  1. Принять наличными через кассу.
  2. Вычесть из зарплаты.
  3. Учесть в командировочных расходах.

Работник сам решает, какой вариант ему больше подходит.

Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска

Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.

Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.

Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.

Компенсируем расходы на проезд

Если в отпуске сотрудник находился в другом городе, то при отправке в командировку в его пути будет не два пункта, а больше. Заглянем в письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546, чтобы решить, как оплачивать проезд в каждом случае.

Вариант 1. Работник решил отгулять оставшийся отпуск сразу после командировки

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Прага — Екатеринбург». Работодатель обязан оплатить перелет из Праги в Москву, а дальше работник платит за себя сам. Конечно, компания может оплатить сотруднику дорогу в Прагу как обратный билет, но нельзя учесть это в расходах для расчёта прибыли. Кроме того, с выплаты придётся удержать НДФЛ и страховые взносы.

В этом случае желательно не оформлять перелет «Прага — Москва — Прага» одним билетом. Чтобы учесть перелет «Прага — Москва» в расходах, понадобится выделить его стоимость и обосновать её налоговой. С этим поможет компания, в которой покупали билеты.

Вариант 2. Сотрудник из места командировки возвращается в место работы

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Екатеринбург». Все расходы на проезд работодатель может возместить и учесть в расходах. Выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выплачиваем суточные и принимаем авансовый отчёт

Когда после командировки сотрудник не возвращается на работу, а отправляется в отпуск, днём завершения командировки считается последний день перед отпуском. Суточные выплачиваются по этот день, а дни в дальнейших переездах не оплачиваются.

Авансовый отчет можно сдать после возвращения из отпуска. На его сдачу дается три рабочих дня сотрудника. Отсчет начинается с дня, в который он возвращается на работу (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отпуск во время командировки

Оформляем отпуск

Случается, что отпуск совмещается с командировкой. Это нормальная ситуация: даже за неделю может случиться что-то, что заставит сотрудника отлучиться.

Оформлять внезапный оплачиваемый отпуск опасно. Работодатель обязан выплатить отпускные за три дня до начала отпуска. Исключений из этого правила нет, а за нарушение положен штраф. Поэтому, если сотрудник просится в оплачиваемый отпуск, а трёх дней на выплату отпускных нет, лучше оформить отпуск без сохранения зарплаты (ст. 136 ТК РФ).

Работник не может уйти в отпуск самовольно, работодатель должен дать на это согласие. Но отказать в отпуске за свой счёт нельзя, если работник:

  • участник ВОВ;
  • пенсионер;
  • инвалид;
  • супруг или родитель военнослужащего, пожарника, работника СИЗО и т.п.
  • отбывает по предусмотренным ТК РФ или коллективному договору обстоятельствам: свадьба, рождение ребенка, смерть родственника (ст. 128 ТК РФ).

Отпуск оформляется как обычно, а командировку прерывают приказом, в котором прописаны конкретные сроки прерывания. После отпуска командировка возобновляется.

Считаем, что можно учесть в расходах

Бухгалтер рассчитывает суточные за фактические дни командировки до и после отпуска. Если отпуск оплачиваемый, дополнительно считает отпускные. Платить суточные и компенсировать расходы на время пути в отпуск, отпуска и возвращения в командировку не нужно, так как сотрудник в этот период не занят работой.

Путь работника в этой ситуации включает сразу четыре переезда (четыре билета): «Екатеринбург — Москва — Прага — Москва — Екатеринбург». Работодателю не обязательно компенсировать все. Нужно возместить переезд из Екатеринбурга в Москву и обратно — эти затраты можно учесть в расходах по прибыли и не удерживать с выплаты НДФЛ и страховые взносы.

За поездку в Прагу работник платит сам. Можно компенсировать, но тогда нельзя учесть в расходах: придется платить все налоги. Об этом говорится в том же письме Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546.

После командировки в отпуск

Работник может остаться в отпуске сразу после командировки, не возвращаясь на рабочее место. Это не запрещено законом. Но, как и в предыдущем случае, не стоит забывать выплачивать отпускные за три дня до начала отдыха.

Возможны два варианта отпуска после командировки: отпуск в другом городе или стране и отпуск в городе командировки. Разница кажется существенной, ведь во втором случае работник возвращается на работу из города, в котором выполнял трудовые обязанности. Но давайте посмотрим, что по этому поводу говорит Минфин (письмо от 25.06.2019 № 03-04-06/46418).

Вариант 1. Работник отправляется из места командировки в другой город или страну, а уже оттуда возвращается на место работы

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Прага — Екатеринбург» и включает три переезда.

Работодатель обязан оплатить только один билет — от Екатеринбурга до Москвы. Его стоимость можно включить в расходы. Он не признается выгодой сотрудника, поэтому НДФЛ и взносы с него не удерживаются.

Следующие два билета — до места отпуска и обратно к месту работу — оплачивает сотрудник. Если работодатель захочет их компенсировать, то сформирует работнику экономическую выгоду. С неё придётся удержать НДФЛ и взносы. Такую компенсацию нельзя учесть в расходах организации.

Последним днём командировки считается последний день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника не нужно.

Вариант 2. Работник проводит отпуск в месте командировки и оттуда же возвращается на работу

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург».

День окончания командировки — это последний день перед отпуском, поэтому платить суточные и компенсировать дальнейшие расходы работодатель не обязан. Из этого следует и то, что сотрудник возвращается домой из отпуска, а не из командировки. Дополнительно это подтверждается приказом об отпуске и тем, что дата окончания командировки и обратного билета не совпадают.

Работодатель не должен оплачивать обратный проезд работника. А если всё-таки компенсирует, то не сможет учесть это как компенсацию командировочных расходов сотрудника. Дополнительно со стоимости билета придется удержать НДФЛ и доначислить страховые взносы, так как он признаётся экономической выгодой работника.

Чтобы не возникло проблем с налоговой, рекомендуем не оформлять переезд одним билетом, даже если вы решили компенсировать сотруднику затраты. Выделить путь до командировки из общей стоимости будет проблематично: придётся обращаться в компанию, которая продала билет.

После отпуска в командировку

Работника можно направить в командировку сразу после отпуска, не дожидаясь его возвращения на рабочее место. За счёт этого можно сэкономить. Допустим, сотрудник отдыхал в Праге, а в командировку ему нужно в Берлин. Добраться из Праги до Берлина гораздо дешевле, чем из Екатеринбурга.

Эта ситуация самая простая: нет никаких нюансов оформления документов. Отпуск заканчивается стандартно, а затем работник отправляется в командировку.

Проблема состоит в том, что билет приобретается по месту отпуска сотрудника, а не по месту работы. К тому же, оплатив работнику путь «Прага — Берлин — Екатеринбург», работодатель оплачивает его возвращение из отпуска. Можно ли учитывать это в расходах?

Когда сразу после окончания отпуска сотрудник отправляется в командировку, её первым днём считается день, следующий за последним днём в приказе об отпуске. Работодатель должен заранее перечислить сотруднику аванс на оплату проезда, жилья и суточные.

Билеты на проезд от места отдыха до места командировки и обратно до работы не облагаются НДФЛ и взносами и учитываются в расходах как компенсация командировочных расходов (письмо Минфина от 09.11.2018 № 03-04-06/80946).

Совмещение командировки и отпуска — частая ситуация. Чтобы не запутаться и в будущем не переплачивать по налогу на прибыль, следуйте нормам НК РФ. Для удобства — схема.

Елизавета Кобрина, экономист, редактор-эксперт

Если после командировки работник остается в отпуске, обратный билет в расходах не учесть

В письме от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868 Минфин обозначил смену своей позиции по поводу учета расходов на командировки, которые завершаются отпуском в месте командирования.

Если после выполнения служебного поручения работник из командировки не возвращается, а остается для проведения отпуска, то днем окончания командировки следует считать последний день перед отпуском. В этом случае организация-работодатель не должна оплачивать обратный билет сотрудника от места проведения отпуска. Поэтому сумму возмещения за билет нельзя учесть в расходах для целей налога на прибыль, поскольку данные расходы не подлежат возмещению.

Два года назад Минфин применял иной подход к оценке данной ситуации: организации все равно пришлось бы нести расходы на проезд сотрудника из командировки (или к месту командирования). Если руководитель подтверждает целесообразность таких расходов, то они могут быть включены при расчете базы по налогу на прибыль. «Вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах, … если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя» (письмо было написано в ответ на запрос об отпуске в месте командирования).

Кроме того, недавно — в августе этого года — и ФНС озвучивала аналогичное мнение — при наличии разрешения руководителя на задержку в месте командирования расход на билет можно учесть.

Теперь этот подход Минфин оставляет только для случаев задержки в месте командирования на выходные. Ведомство указывает, что могут учитываться расходы на билет для проезда работника к месту командировки и обратно в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или следующие за датой окончания командировки. Такое же мнение насчет выходных высказывалось чиновниками и ранее .

Год назад Минфин пришел к выводу, что компенсация стоимости проезда может облагаться НДФЛ — это зависит от срока, на который откладывается возвращение из командировки. Также ведомство разъясняло, что возмещение работнику стоимости проезда в командировку из места проведения отпуска экономически обоснованно, а в обратной ситуации (в случае проезда из командировки в отпуск) — нет.

Как оформить и учесть «командировочно-отпускной» проезд

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 августа 2017 г.

Содержание журнала № 16 за 2017 г.М.А. Кокурина,
старший юрист Работник из командировки по графику отпусков поехал на отдых в другой город. А в свой первый рабочий день выехал из места проведения отпуска в место командирования. При этом, поскольку работник из командировки сразу поехал в отпуск, не возвратившись к месту работы, работодатель не обязан оплачивать ему такой проезд. Если же он оплатил проезд сотрудника из командировки в отпуск, то придется удержать НДФЛ.

Оформляем командировки и отпуск

Шаг 1. Издайте приказ об отпуске работника и о направлении его в командировки.

Если вы применяете унифицированные формы, то у вас будет три разных документа:

•один по форме Т-6 — приказ об отпускеутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;

•два по форме Т-9 — приказы о командировкахутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Один из них будет на командировку до отпуска, второй — на командировку после.

Если подобные поездки работников из командировки в отпуск и (или) обратно у вас в компании не редкость, то можно утвердить свою форму приказап. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Тогда не придется заполнять три унифицированных приказа, достаточно оформить один документ, объединяющий всю информацию.

ООО «Ирис»

Приказ

09.06.2017

г. Санкт-Петербург

1. Направить инженера Тартышева П.О. в командировки в г. Казань с целью консультирования по вопросам установки оборудования на период:
— с 14.06.2017 по 20.06.2017;
— с 05.07.2017 по 13.07.2017.

2. Предоставить П.О. Тартышеву ежегодный оплачиваемый отпуск с 21.06.2017 на 14 календарных дней.

Генеральный директор ООО «Ирис» А.П. Копков

С приказом ознакомлен

П.О. Тартышев 09.06.2017

Шаг 2. Выдайте работнику авансп. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749:

•если вы выплачиваете аванс наличными, то придется выдать командировочные сразу на обе командировки;

•если вы перечисляете деньги работнику на карту, то суточные можно выплатить сначала на первую командировку, а позднее на вторую. Допустим, в последние дни отпуска. Если проезд и проживание работник оплачивает сам, выдайте деньги на это тогда, когда необходимо.

Шаг 3. Выплатите работнику отпускные не позднее чем за 3 календарных дня до начала даты отпуска, обозначенной в приказест. 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1. Если все выплаты у себя в компании вы делаете только наличными, то отпускные придется выдать до отъезда работника в первую командировку.

Учитываем «командировочно-отпускной» проезд в налоговых расходах

Если работник отправился в командировку или вернулся из нее на самолете, то для учета расходов в налоговых целях обязательны маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о досмотре

При ОСН вы сможете учесть в составе прочих расходов затраты на проезд работникаподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 (п. 2):

•от места работы до места командировки;

•от места отпуска до места командировки;

•от места командировки до места работы.

А вот если вы оплатили сотруднику проезд из командировки в отпуск, то такие траты в целях налогообложения прибыли учесть не получится. Так как Минфин считает их экономически необоснованнымиПисьмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 (п. 2).

При УСН расходы по командировкам, в том числе и при оплате проезда, принимаются в таком же порядке, как и при налогообложении прибыли. И они тоже должны быть экономически оправданнып. 2 ст. 346.16 НК РФ. Поэтому, скорее всего, учесть в расходах без споров с инспекцией оплату работнику проезда из командировки в отпуск тоже не получится.

Удерживаем НДФЛ

Минфин разъяснял, чтоПисьмо Минфина от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813:

•оплата проезда сотрудника к месту командировки не облагается НДФЛ независимо от того, откуда он выезжал по служебному заданиюабз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 16.10.2015 № 03-04-06/59443, от 08.12.2010 № 03-03-06/1/762;

•оплата проезда работника к месту проведения отпуска от обложения НДФЛ не освобождаетсяподп. 1 п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 41 НК РФ; Письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 (п. 1). Поэтому, если не хотите спорить с проверяющими, безопаснее удержать НДФЛ с суммы оплаты сотруднику дороги из места командировки к месту его отпуска.

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти:

раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Как налоговый агент ваша организация обязана с дохода работника в виде стоимости билета исчислить НДФЛпп. 1—3 ст. 226 НК РФ.

Ситуация 1. Работодатель заранее выдал работнику деньги на покупку билета или возместил стоимость ранее купленного им билета. Тогда возникает вопрос, какая дата является датой фактического получения дохода в виде оплаты дороги в отпуск из командировки: дата выплаты работнику денег за билетподп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ или последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работникаподп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ?

За разъяснениями мы обратились в ФНС России.

Дата получения дохода при выдаче работнику денег на проезд из командировки в отпуск

МОРОЗОВ Дмитрий Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

— Определение даты получения доходов работником при выдаче ему денег на проезд зависит от порядка выплаты этих денег.

Если локальным нормативным актом работодателя закреплена его обязанность возмещать проезд работника из командировки в отпуск, то такое возмещение считается частью командировочных расходов, а значит, и частью подотчетных сумм. Полагаю, что в этом случае датой получения дохода сотрудника будет последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировкеподп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Теперь предположим, что выдача денег на приобретение билета (компенсация ранее купленного сотрудником билета) не предусмотрена ЛНА и работодатель по собственной инициативе или по просьбе работника оплачивает ему проезд из командировки в отпуск, отдельно от командировочных. Тогда датой получения работником дохода будет день выдачи ему денег на приобретение билета либо день выплаты компенсации за уже купленный билетподп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Ситуация 2. Работодатель со своего расчетного счета оплатил билет из командировки в отпуск. Тогда исчислить НДФЛ с его стоимости нужно на дату получения дохода в натуральной формеподп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ. Заметим: финансовое ведомство не давало официальных разъяснений по поводу того, что считать датой получения дохода в рассмотренной ситуации. Вот как нам ее прокомментировал специалист ФНС.

Дата получения дохода при безналичной оплате работнику проезда из командировки в отпуск

МОРОЗОВ Дмитрий Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

— Действительно, официальной позиции Минфина России по этому вопросу нет.

Вместе с тем напомню, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаровст. 211 НК РФ.

Учитывая, что в НК РФ дата фактического получения дохода в натуральной форме определяется как день передачи доходов в натуральной формеподп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ, полагаю: когда работодатель самостоятельно покупает билет сотруднику из места командировки к месту отдыха, датой получения дохода является день перечисления организацией денежных средств за билет работника.

В обеих ситуациях удержите НДФЛ при ближайшей выплате работнику дохода в денежной формест. 211 НК РФ. Помните, что единовременное удержание не должно превышать 50% выплачиваемого дохода в денежной формеп. 4 ст. 226 НК РФ.

Начисляем взносы

Страховые взносы на сумму оплаты проезда из командировки к месту отдыха тоже безопаснее начислить. Потому что законодательством предусмотрено освобождение от уплаты взносов только с расходов на проезд до места назначения командировки и обратноп. 2 ст. 422 НК РФ.

Что будет считаться днем начисления выплат в пользу работникап. 1 ст. 424 НК РФ в целях уплаты страховых взносов, мы уточнили у специалиста Минфина.

День начисления выплаты в пользу работника для целей страховых взносов

КОТОВА Любовь Алексеевна
Действительный государственный советник РФ 3 класса

— На сумму оплаты работнику дороги из командировки в отпуск требуется начислить страховые взносы.

Если работодатель со своего расчетного счета оплатил для работника билет из командировки в отпуск, то работник получил доход в натуральной форме. Поэтому днем начисления выплаты в пользу работника будет дата оплаты билета работодателем.

Если же работнику заранее были выданы деньги на покупку билета либо возмещена деньгами стоимость ранее купленного им билета, то днем начисления выплаты в пользу работника будет дата возмещения его затрат на билет.

Уплатить взносы нужно в общем порядке — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они были начисленыпп. 1, 3 ст. 431 НК РФ.

* * *

Если вы отозвали работника из отпуска и срочно отправили его в командировку, по окончании которой он снова поехал в отпуск, то НДФЛ удерживать не нужно. Ведь работник вынужден был покидать место отдыха по заданию руководителя. И поэтому работодатель обязан возместить проезд сотрудникаПисьмо Минфина от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 (п. 1):

•из места проведения отпуска к месту командировки;

•из командировки обратно на отдых.

Минфин считает, что в такой ситуации сотрудник не получает экономической выгоды от оплаты работодателем его проезда.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

Возмещение расходов на проезд во время служебной командировки

Сегодня многие торговые компании с целью заключения договоров поставки, налаживания деловых контактов, а также решения претензионных вопросов направляют сотрудников в командировки. В статье рассмотрим порядок документального оформления расходов на проезд при направлении сотрудника в командировку и спорные вопросы налогообложения таких расходов.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы на проезд (п. 12 Положения о командировках <1>):

  • стоимость проезда к месту командировки и обратно;
  • стоимость проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти затраты;
  • стоимость услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

<1> Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются коллективным договором или локальными нормативными актами. По общему правилу такие расходы можно отнести в состав налоговых, кроме того, они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 3 ст. 217 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Закона о страховых взносах <2> и п. 2 ст. 20.2 Закона о страховании от несчастных случаев <3>).

<2> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
<3> Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Казалось бы, в законодательстве четко прописан порядок возмещения расходов и их состав. Однако на практике данный вид расходов вызывает много споров. Давайте разберемся, как необходимо оформить расходы на проезд и какие из них налоговики не примут в составе уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Как должны быть оформлены билеты и что делать, если сотрудник потерял посадочный талон?

Зачастую билеты для работника, направляемого в командировку, оформляются в электронном виде. Согласно Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 <4> пассажиру в обязательном порядке выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), являющаяся документом строгой отчетности. Таким образом, если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, произведенные расходы подтверждаются маршрут/квитанцией авиабилета (распечатанной на бумажном носителе), в которой указана стоимость перелета, посадочным талоном, подтверждающим перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (Письма Минфина России от 14.01.2014 N 03-03-10/438 <5>, от 29.08.2013 N 03-03-07/35554, от 07.06.2013 N 03-03-07/21188). Дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.

<4> «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации».
<5> Письмом ФНС России от 05.02.2014 N ГД-4-3/1897 направлено для сведения и использования в работе нижестоящим налоговым органам.

При этом следует помнить, что согласно пп. 2 п. 1 Приложения к Приказу Минтранса России N 134 для электронного пассажирского билета установлен перечень обязательных реквизитов. Следовательно, маршрут/квитанция, которая не содержит хотя бы одного необходимого реквизита, не может являться основанием для признания расходов (Письмо Минфина России от 26.09.2012 N 03-07-11/398).

В случае если сотрудник потерял посадочный талон, ему необходимо обратиться к авиаперевозчику за справкой, в которой должны быть указаны сведения, подтверждающие факт перелета данным рейсом и оплаченный тариф (Письмо Минфина России от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61).

Если к месту командировки и обратно работник добирается железнодорожным транспортом, нужно учитывать, что с 1 января 2012 г. контрольный купон электронного железнодорожного билета признается документом строгой отчетности (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 <6>). Поэтому для подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом достаточно контрольного купона электронного билета.

<6> «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте».

Штраф за переоформление и возврат билетов и оплата услуг VIP-зала

По тем или иным причинам командировка может быть перенесена. В случае если это произошло уже после покупки или бронирования билетов, у организации возникнут расходы на оплату штрафов за их переоформление.

Кроме того, для своих топ-менеджеров организации нередко покупают билеты бизнес-класса (вагоны повышенной комфортности), а также оплачивают пребывание своих сотрудников в VIP-залах во время ожидания в аэропортах и на вокзалах. Указанные расходы вызывают много вопросов у проверяющих.

Штраф за переоформление и возврат билетов организация правомерно может учесть при исчислении налога на прибыль согласно пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором сказано, что налогоплательщик может учесть в расходах затраты в виде признанных должником штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств (см. также Письма Минфина России от 29.11.2011 N 03-03-06/1/786, от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616).

На вопрос о включении в расходы в целях налогообложения прибыли оплаты услуг VIP-зала, оказываемых командированным сотрудникам, однозначный ответ дать сложно. С одной стороны, финансовый орган неоднократно высказывал мнение, что организации вправе учесть их в расходах (Письма от 15.08.2013 N 03-04-06/33238, от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365) <7>, с другой — налоговики не всегда принимают данные расходы в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, о чем свидетельствует судебная практика.

<7> По данному вопросу существует положительная для налогоплательщика судебная практика (Постановление ФАС МО от 06.04.2009 N КА-А40/2383-09).

Расходы организации по оплате услуг бизнес-залов в аэропортах, на железнодорожных и автомобильных вокзалах относятся к расходам сотрудников на проезд до места назначения и не подлежат обложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 20.09.2013 N 03-04-06/39125). И если проверяющие будут настаивать на обратном, то у организации есть хорошие шансы отстоять свою правоту в суде (Постановление ФАС СЗО от 25.04.2013 N А42-7726/2011). При этом организации необходимо позаботиться о том, чтобы порядок возмещения подобных расходов был прописан в ее локальных актах, иначе налоговики могут доначислить НДФЛ, а суд поддержать их (Постановление ФАС ВСО от 07.07.2011 N А33-9347/2010).

Затраты на билеты бизнес-класса и в вагонах повышенной комфортности также можно включить в расходы, поскольку Налоговый кодекс не ограничивает размер затрат на проезд работников к месту командировки и обратно (Письмо Минфина России от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114). Более того, финансисты разрешили учесть в расходах организации стоимость фрахта воздушного судна (Письмо от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365). К аналогичному выводу пришли и судьи (Постановление ФАС МО от 19.11.2009 N КА-А40/12077-09).

Исходя из разъяснений Минфина при наличии решения работодателя о возмещении командированному работнику стоимости проезда бизнес-классом не следует удерживать НДФЛ с суммы фактически возмещенных организацией документально подтвержденных расходов на проезд к месту назначения и обратно (Письмо Минфина России от 30.12.2011 N 03-04-06/6-364).

Из отпуска — в командировку

Также возникает вопрос, что делать с расходами на проезд, если сотрудник направляется в командировку из отпуска и наоборот. Чиновники из Минфина комментируют его следующим образом: расходы на оплату проезда работника из места проведения отпуска к месту проведения командировки и из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. То есть расходы на проезд признаются независимо от места нахождения работника, направляемого в командировку. В обратной же ситуации (если работник остается в месте командировки для проведения отпуска) в признании расходов на проезд может быть отказано. По мнению чиновников, в этом случае компания оплачивает сотруднику возвращение не из командировки, а из отпуска (Письмо Минфина России от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813).

Более того, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата полной стоимости его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой в целях исчисления НДФЛ. Например, в Письме Минфина России N 03-03-06/1/47813 разъясняется, что в случае, если сотрудник организации направляется в место командировки из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается в место нахождения организации-работодателя, возмещение организацией стоимости проезда сотрудника от места проведения отпуска до места командировки и от места командировки до места работы не подлежит обложению НДФЛ на основании абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ. А вот оплата проезда сотрудников от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Более лояльно к налогоплательщикам высказались финансисты в Письме от 12.09.2013 N 03-04-08/37693: если работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, дни отпуска, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды в целях исчисления НДФЛ. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Расходы на такси

Кроме вышеперечисленных расходов, работодатели возмещают своим сотрудникам расходы на проезд до железнодорожных вокзалов, аэропортов и т.д., если те находятся за пределами населенного пункта. Если работник пользуется для этого общественным транспортом, в частности аэроэкспрессом, претензий у проверяющих, как правило, не возникает. Такие расходы можно смело учитывать в целях налогообложения прибыли.

Если же сотрудник воспользовался такси, указанные расходы также могут быть признаны при расчете налога на прибыль, но при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (Письма Минфина России от 11.07.2012 N 03-03-07/33, от 04.10.2011 N 03-03-06/1/621). Отметим, что проверяющие таким расходам уделяют повышенное внимание, следовательно, и организации должны отнестись к ним серьезно.

В соответствии с п. 111 Правил перевозок пассажиров <8> оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком ККТ или квитанцией в форме бланка строгой отчетности, обязательными реквизитами которой являются:

а) наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;

б) наименование фрахтовщика;

в) дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;

г) стоимость пользования легковым такси;

д) Ф.И.О. и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

<8> Правила перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112.

Работодатель может возместить командированному сотруднику расходы на такси не только в аэропорт (на станцию), но и по городу. И если данные расходы экономически обоснованы, их также можно учесть в целях налогообложения. Так, налоговики в Письме от 11.11.2011 N 16-15/109748@ пояснили, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. Таким образом, если командированному лицу по каким-либо причинам нужно было передвигаться по городу на такси, например, перевозя тяжелый или ценный груз, эти расходы можно признать экономически обоснованными и включить в расходы в целях исчисления налога на прибыль. Необходимо, чтобы работник написал служебную записку с разъяснением о производственной необходимости этих расходов и приложил к ней оправдательные документы.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в доход работника не включаются и, соответственно, НДФЛ не облагаются (Письма Минфина России от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180, УФНС по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388.1). Однако если такси используется командированным работником не для проезда от (до) станции, пристани, аэропорта, это может вызвать спор с проверяющими, которые будут настаивать на том, что такие расходы должны облагаться НДФЛ. Несмотря на то что в своих официальных разъяснениях финансисты высказывают положительную для налогоплательщиков позицию (Письмо от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180), на практике проверяющие пытаются доначислить НДФЛ (Постановление ФАС МО от 04.04.2013 по делу N А40-51503/12-90-279).

Аренда автомобиля

Иногда командированному сотруднику удобнее арендовать автомобиль, например, для перемещения из одного города в другой. Правомерно ли признавать такие расходы в целях налогообложения? Финансовое ведомство пришло к выводу, что оплата организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке относится к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей (Письмо Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742). Судьи также поддерживают данную позицию и признают расходы на аренду автомобиля обоснованными (Постановление ФАС СКО от 22.09.2010 по делу N А32-49229/2009).

Что касается вопроса об обложении НДФЛ указанных расходов, по мнению финансового ведомства, они относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742). Есть решения судов, согласно которым возмещение расходов работника по аренде автотранспорта в командировке НДФЛ не облагается (Постановления ФАС СКО от 22.09.2010 N А32-49229/2009, ФАС УО от 03.09.2007 N Ф09-7059/07-С2).

Наряду с этим встречаются судебные решения не в пользу налогоплательщика: расходы командированного работника по прокату машин не относятся к расходам, не подлежащим обложению НДФЛ (Постановление ФАС МО от 04.04.2013 по делу N А40-51503/12-90-279).

* * *

Расходы на проезд, возмещаемые сотруднику в период его нахождения в командировке, должны быть экономически оправданы и документально подтверждены. Иначе несмотря на то, что финансовое ведомство разрешает учитывать расходы на проезд на такси, фрахт воздушного судна, аренду автомобиля и пр. в целях исчисления налога на прибыль, а также не облагать их НДФЛ, к организации могут возникнуть претензии со стороны проверяющих территориальных налоговых инспекций.

М.В.Фролова

Эксперт журнала

«Торговля:

бухгалтерский учет

и налогообложение»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *