Кассовые документы

Содержание

Оформление первичных документов по учету кассовых операций

Ведение расчетно-кассовых операций необходимо для эффективной работы любого предприятия. Одно из направлений этой области — оформление первичных кассовых документов.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

№КО-1 «приходный кассовый ордер»,

№КО-2 «расходный кассовый ордер»,

№КО-3 «журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»,

№КО-4 «кассовая книга»,

№КО-5 «книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу, организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пунктов 13 и 19 «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (Форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Прядок заполнения:

  • — приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
  • — квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
  • — в приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются: по сроке «Основание» — содержание хозяйственной операции; по строке «В том числе» сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «Без налога (НДС)»;
  • — в приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
  • — в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на котором приходуются денежные средства.

Кассир, получив из бухгалтерии приходный ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Поступление в кассу наличных денег сопровождается выдачей квитанции приходного кассового ордера

В случае, когда деньги в кассу поступают за проданный товар, выполненную работу или оказанную услугу, организации и индивидуальные предприниматели, для которых федеральным законом предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ (абзацы 1 и 4 статьи 5 Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер оформляется с учетом требований пунктов 14 — 16, абзаца 4 пункта 17, пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и другом) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Порядок заполнения:

— вверху пишется наименование организации, его структурое подразделение (если есть). Если структурного подразделения нет, то ставим прочерк. Вверху в правой части пишутся коды организации на основании справки из Госкомстата.

«Номер документа» присваивается по-порядку по мере выдачи денег из кассы. Нумерация начинается с начала года.

Дата документа — дата выдачи денег из кассы. Она совпадает с датой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3). Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ.

В графе «Дебет» и «Кредит» указываются бухгалтерские счета операции по кассе. Они заполняются бухгалтером. Графа «Дебет, код структурного подразделения» заполняется, если у предприятия есть такое подразделение и выдача денег осуществляется в нем.

В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается код, если он применяется в организации, либо ставится прочерк.

«Кредит» — это счета кассы, из которой выдаются деньги. В синтетическом учете это счет 50 «Касса».

«Сумма, руб. коп.» — указывается сумма, выдаваемая из кассы, цифрами.

В графе «Код целевого назначения» указываются коды, если они приняты в предприятии.

По строке «Выдать» заполняется Ф.И.О. работника организации, которому выдаются деньги, в родительном падеже.

По строке «Основание» пишется содержание финансовой операции.

— По строке «Сумма» повторяется сумма, указанная выше по расходному кассовому ордеру. Она пишется с большой буквы сначала строки прописью. Копейки указываются цифрами.

В «Приложении» — указываются документы, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если деньги получает работник сторонней организации, необходимо указать данные в доверенности, по которой деньги выдаются из кассы. Доверенность прикладывается к расходному кассовому ордеру.

РКО регистрируется в журнале учета кассовых документов КО-3 и заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера.

Строку «Получил» заполняет сам получатель денег. В нее вписывается полученная сумма прописью, копейки цифрами. Затем получатель денежных средств ставит свою подпись и дату. Ниже пишется наименование документа, на основании которого деньги выдаются получателю. Чаще всего это паспорт или документ, удостоверяющий личность.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром или уполномоченным лицом после выдачи денег по РКО. По ней кассир заверяет расходник своей подписью и ее расшифровкой.

Кассир при получении из бухгалтерии расходного кассового ордера или заменяющего документа, обязан руководствоваться предписанием пункта 20 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Регистрации в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иное) производится бухгалтерией до передачи их в кассу. И лишь «расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда, и других приравненных к ней платежей регистрируется после их выдачи» (Пункт 21 «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации»).

Порядок заполнения:

  • — в строке «организация» пишется полное наименование организации — составителя документа, далее указывается код организации по ОКПО;
  • — в строке «структурное подразделение» указывается наименование структурного подразделения организации (если имеется), в этой же строке в графе «Код» указывается код этого структурного подразделения;
  • — в строке «должность, фамилия, имя, отчество» указывается должность, Ф.И.О. работника, ответственного за ведение журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов;

В графе «Приходный документ» указывают:

  • — в графе 1 — дата выписки приходного документа;
  • — в графе 2 — номер составленного приходного кассового ордера;
  • — в графе 3 — «Сумма, руб.коп.» указывается сумма, предназначенная к получению по приходному кассовому ордеру;
  • — в графе 4 — «Примечание» может указываться основанием получения денежных средств и/или кто их получил;
  • — Графа «Расходный документ» объединяет графу 5 «дата» графу 6 «номер», в которых указывается -дата выписки расходного документа, и номер составленного расходного кассового ордера;
  • — графе 8 «Примечание» указывается основание выдачи денежных средств и/или лицо, которому эти средства выданы.

Кассовая книга

Кассовая книга №КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации.

Порядок заполнения.

Оформление титульного листа кассовой книги:

  • — в строке «организация» пишется полное наименование организации, в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по ОКПО;
  • — в строке «структурнее подразделение» указывают наименование структурного подразделения (если есть);
  • — в строке «Кассовая книга» указывается период на который заводится кассовая книга.

Заполнение основной части кассовой книги:

  • — в строке «Касса за» ставится текущая дата, она указывается на каждом новом листе кассовой книге, далее в этой же строке должен быть указан номер листа по порядку;
  • — в строке «Остаток на начало дня» пишется остаток денежных в кассе на начало дня;
  • — в графе 1 «Номер документа» указывается номер соответствующего приходного или расходного ордера;
  • — в графе 2 «От кого получено или кому выдано» пишутся инициалы физического лица или наименование организации, вносящей или получающей денежные средства, а также характер операции;
  • — в графе 3 «Номер корреспондирующего счета, субсчета» прописывается номер счета, корреспондирующего со счетом 50, указывающего на способ поступления или расходования средств. Предприниматели эту графу не заполняют;
  • — в графе 4 «Приход» проставляется сумма полученных денежных средств по ПКО;
  • — в графе 5 «Расход» указывается сумма выплаченных денежных средств по РКО;
  • — в строке «Перенос» пишется сумма прихода и расхода на первой половине листа ( в графах 4 и 5);
  • — в строке «Итого за день» подсчитываются общие суммы поступления и выплаты денежных средств;
  • — в строке «Остаток денежных средств на конец дня» рассчитывается сумма остатка в кассе, полученная сложением остатка денежных средств на начало дня и поступлений за день за минусом суммы произведенных расходов;
  • — в строке » В том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии» пишется сумма по платежным ведомостям на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии;
  • — в строке «Кассир» ставится подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) кассир.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» — для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, и определяется их состояние.

Расчетно-платежная ведомость

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости.

Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.

При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать:

  • — расчетно-платежную;
  • — расчетную;
  • — платежную.

Порядок заполнения:

  • — в строке «Наименование организации» нужно указать название предприятия (полное или сокращенное). Если имеется структурное подразделение, в котором отдельно производится расчет зарплаты, то необходимо указать его название. В случае отсутствия такого проставляется прочерк.
  • — в строке «В кассу для оплаты в срок» ставится период в течение которого производится выплата денег. Согласно новым правилам, он составляет пять дней («Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утв. Банком России 12 октября 2011 года № 373-П).
  • — в графе «Начислено» необходимо написать суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику.
  • -на каждого работника в ведомости отводят одну строку. Напротив фамилий работников, не получивших выплату, ставится отметка «Депонировано».
  • — в строке «Сумма» с заглавной буквы указывается сумма, подлежащая выплате сотрудникам, а копейки пишутся цифрами, или ставится прочерк. Далее ещё раз необходимо написать эту сумму, только уже цифрами. В аналогичном порядке необходимо указать депонированную сумму. На выданную сумму заработной платы необходимо составить расходный кассовый ордер (форма №КО-2), номер и дата которого проставляются в конце платежной ведомости.

Расчетно-платежная ведомость подписывается сотрудниками, получившими денежные средства, а также кассиром, бухгалтером и руководителем организации (с обязательной расшифровкой инициалов последних). В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяется в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.

Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма №Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.

Авансовый отчет

Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.

Срок, на который организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.

В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).

Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них, также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Порядок заполнения:

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.

На оборотной стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графа 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.

Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Авансовый отчет должен хранится в организации «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Новая выдача денежных средств под отчет работнику возможна только после полного погашения прежней задолженности.

Лимит остатка кассы

Порядок установления лимита наличия денег в кассе организации, а также порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций, определены в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 года №14-П (утверждено Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 года, протокол №47).

Наличные денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций. Денежная наличность сдается организациями в кассы учреждений банков непосредственно или через объединенные кассы при организациях, а также с использованием услуг организаций федеральной почтовой связи для перевода на соответствующие счета в учреждения банков. Наличные деньги могут сдаваться организациями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков для каждой организации по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями наличных денежных средств:

  • — для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или организации федеральной почтовой связи, — ежедневно в день поступления наличных денег в кассы организаций;
  • — для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или организации федеральной почтовой связи, — на следующий день;
  • — для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или организаций федеральной почтовой связи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, — 1 раз в несколько дней.

Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются администрациями и сборщиками этих платежей непосредственно в учреждения банков или путем перевода через организации федеральной почтовой связи.

В кассах организаций могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих организаций.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям, независимо от организационно — правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет установленной формы — «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка кассы может устанавливаться:

  • — в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организаций с утра следующего дня;
  • — в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;
  • — в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;
  • — в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждой организации.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе организации (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и других), а также в соответствии с договором банковского счета.

Организация обязана сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.

Как правильно составить отчет кассира

Фирмам, работающим с наличными средствами, нужно соблюдать кассовую дисциплину и составлять отчет кассира ежедневно. Все поступление и расходование денежных средств в кассе отображается в кассовой книге, которая заводится в начале года, ее листы нумеруются нарастающим итогом, а в конце года сшиваются. Каждый лист книги это отчет кассира за день. Есть три способа ведения кассовой книги: в бумажном варианте, на компьютере, с последующей распечаткой, или полностью в электронном виде. В организациях, использующих ККМ, ежедневно составляется справка- отчет кассира-операциониста.

Операции по кассе

На каждое прибытие денег в кассу создается ПКО (№ КО-1). При получении такого документа, сотрудник кассы должен проверить сумму в ордере и реально принятых денег. Можно оформить поступления в кассу принятых средств на основании чековой ленты или корешков бланков строгой отчетности одним документом в конце дня (смены).

При выдаче денежных средств из кассы создается РКО (№ КО-2). Сотрудник кассы должен проверить соответствие сумм в расходном ордере и выдаваемых наличных денег, паспорт и документ-основание на выдачу наличности.

Уполномоченный сотрудник перед каждым принятием или выдачей денег должен сверять подписи на ордерах с образцами подписей главного бухгалтера или руководителя.

Что такое отчет кассира

Кассиру нужно составлять отчет каждый день (№ КО-4 «Кассовая книга»), на котором проставляется дата и номер листа кассовой книги, остаток на начало дня, номера кассовых ордеров, контрагенты или сотрудники, номер корреспондирующего счета и сумма цифрами. Пустые строки отчета, кассир перечеркивает буквой Z, указывает количество ордеров прописью и выводит остаток по кассе.

Полученную конечную сумму, уполномоченный сотрудник сверяет с фактическим остатком денежных средств. Далее кассир подписывает отчет и сдает его на проверку бухгалтеру. Если за день операций не было, то отчет кассира составлять не нужно. Если в организации работают несколько работников кассы, старший кассир заполняет книгу учета (№ КО-5) при передаче ему денег.

Процесс составления кассового отчета:

  • Первые прикладываются по порядку приходные ордера;
  • Потом расходные ордера, с подтверждающими документами, например, заявление на подотчет, платежная ведомость на выдачу заработной платы и прочее;
  • Далее документы сшиваются.

Отчет кассира операциониста

Справка-отчет кассира-операциониста (№ КМ-6) оформляется в единственном экземпляре. В ней отражается информация о модели ККМ и ее заводском номере, фамилия и инициалы сотрудника, Z и Х-отчеты, показания сумм на начало и конец дня и оборот за день с вычетом сумм ошибочно пробитых чеков. Кассир-операционист подписывает форму и, вместе с вырученной суммой, сдает ее уполномоченному лицу или руководителю организации.

На основании справки-отчета составляется сводная форма о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (№ КМ-7).

Исправления в отчете кассира

Составление кассового отчета требует внимательности. Если кассиром была допущена ошибка, неправильные сведения работник аккуратно зачеркивает, а рядом пишет правильную запись, которую заверяют он и главный бухгалтер.

Если ошибка меняет обороты с остатком по кассе за день:

  • Кассир перечеркивает весь отчет и пишет слово «аннулировано»;
  • заполняет новый отчет с правильными данными;
  • пишет заявление главному бухгалтеру об исправлении.

Кассовые документы разрешается вести как в бумажном, так и в электронном виде. В последнем варианте уполномоченные лица ставят электронные подписи, после чего исправить документ нельзя.

Кассовая дисциплина

Ежедневно ответственный сотрудник должен:

  • Сравнивать остаток суммы на конец дня и допустимый лимит по кассе;
  • помнить об ограничении в 100 тысяч рублей для наличных расчетов между юридическими лицами (по одному договору);
  • отслеживать, на какие цели выдаются денежные средства из кассы.

Несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и порядка работы с денежной наличностью, наказуемо штрафом, по статье 15.1 КоАП РФ, в размере 40 000 – 50 000 рублей для юридических лиц, и от 4000 до 5000 рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей.

Отчет кассира

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы судебной практики: Предоставление обществом с ограниченной ответственностью информации об обществепротоколы всех общих собраний общества, журнал учета протоколов за 2009, 2011 годы; учетную политику для целей ведения бухгалтерского учета на 2009, 2011 годы; учетную политику для целей ведения налогового учета на 2009, 2011 годы; бухгалтерские балансы (форма N 1) за 2009, 2011 годы; годовые отчеты Общества о прибылях и убытках за 2009, 2011 годы, подписанные генеральным директором и главным бухгалтером Общества; налоговые декларации по налогу на прибыль за 2009, 2011 годы; налоговые декларации по налогу на добавленную стоимость за 2009, 2011 годы; налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по Единому социальному налогу за 2009, 2011 годы; налоговые декларации по налогу на имущество за 2009, 2011 годы; налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование за 2009, 2011 годы; расчетные ведомости, представляемые в Фонд социального страхования за 2009, 2011 годы; книгу покупок за 2009, 2011 годы; книгу продаж за 2009, 2011 годы; счета-фактуры, полученные за 2009, 2011 годы; счета-фактуры, выданные за 2009, 2011 годы; журнал счетов-фактур, полученных за 2009, 2011 годы; журнал счетов-фактур, выданных за 2009, 2011 годы; кассовые книги и отчеты кассира с первичными документами за 2009, 2011 годы; Z-отчеты по кассовым аппаратам за 2009, 2011 годы; кассовые ленты за 2009, 2011 годы; журналы кассира-операциониста за 2009, 2011 годы; авансовые отчеты за 2009, 2011 годы; договоры, контракты Общества с контрагентами за 2009, 2011 годы; штатное расписание на 2009, 2011 годы; ведомости по начислению заработной платы за 2009, 2011 годы; налоговые карточки по форме 1-НДФЛ за 2009, 2011 годы; карточки по ЕСН за 2009, 2011 годы; заявления о приеме на работу и увольнении с работы сотрудников за 2009, 2011 годы; приказы о приеме на работу и увольнении с работы сотрудников за 2009, 2011 годы; приходные накладные за 2009, 2011 годы; расходные накладные за 2009, 2011 годы; акты работ, услуг, выполненных обществом за 2009, 2011 годы; акты работ, услуг, предоставленных обществом за 2009, 2011 годы; приказы о торговой наценке за 2009, 2011 годы; первичные документы по расчетному счету (банковские выписки и платежные документы) за 2009, 2011 годы; главную книгу за 2009, 2011 годы; оборотно-сальдовые ведомости по счетам 01, 04, 08, 10, 19, 41, 42, 44, 50, 51, 55, 58, 60, 62, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76, 84, 90, 91 за 2009, 2011 года; карточки счетов 01, 04, 08, 10, 19, 41, 42, 44, 50, 51, 55, 58, 60, 62, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76, 84, 90, 91 за 2009, 2011 годы; устав Общества, все изменения и дополнения, внесенные в Устав Общества, зарегистрированные в установленном порядке, протокол о создании Общества, документ о государственной регистрации Общества; документы, подтверждающие права Общества на недвижимое имущество находящееся на его балансе (помещение, находящееся по адресу: г. Москва, ул. Грузинский Вал, д. 18/15); списки аффилированных лиц Общества за 2009, 2011 годы; заключение аудиторской проверки, если данная проверка происходила; налоговую декларацию за 2009, 2011 годы; договор продажи нежилого помещения, расположенного по адресу: г. Москва, ул. Грузинский Вал, д. 18/15, кадастровый номер 77-77-11/014/2008-350.

Королева Алла Александровна,
эксперт Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ

Юридические лица всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) должны вести документальный учет кассовых операций. Предлагаемая статья посвящена основным правилам оформления первичных кассовых документов. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях являются первичные документы. При документальном оформлении кассовых операций необходимо придерживаться следующих требований:

  • не допускается применение бланков по устаревшим и произвольным формам;
  • записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;
  • свободные строки в документах необходимо прочеркивать;
  • перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером;
  • на первичных документах, прошедших обработку, должны присутствовать дата записи в учетном регистре и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;
  • все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки «Получено» («Оплачено») с указанием даты (число, месяц, год)1.

Поступление и выдача из кассы наличных денежных средств оформляются рядом унифицированных форм первичных документов по учету кассовых операций: «Приходный кассовый ордер» (N КО-1); «Расходный кассовый ордер» (N КО-2); «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (N КО-3); «Кассовая книга» (N КО-4); «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (N КО-5)2.Центр образования «Основы Вашего Бизнеса» 📌 РекламаСеминар: осваиваем нововведения в бухгалтерском учете. Самые главные и важные изменения в бухучете в 2020 году. Уникальная информация. Узнать больше

1. Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и заверяется главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом. При поступлении в кассу наличных денег выдается квитанция приходного кассового ордера, которая вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и передается покупателю (товара, услуг), а приходный кассовый ордер остается в кассе3. При заполнении приходного кассового ордера в строке «Основание» обязательно указывается содержание хозяйственной операции.

2. Расходный кассовый ордер (форма N КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Данный ордер выписывается в одном экземпляре, заверяется подписью руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными на то лицами и вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна4.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иных) и заполняется бухгалтерией до передачи их в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи5.

4. Кассовая книга (форма N КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые, необходимые кассиру для отчета, являются отрывными, причем оба экземпляра нумеруются под одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести и автоматизированным способом6.

5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Книга открывается на год и заполняется старшим кассиром. Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие и определяется их состояние7. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге8.

Организация работы кассы – один из наиболее ответственных и трудоемких вопросов в деятельности предприятий. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда (МРОТ); на юридических лиц – от четырехсот до пятисот МРОТ9.

Ответственность за организацию работы кассы возложена на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров10.

1) Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105

2) Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»; Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40

3) п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40

4) п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40

5) п. 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40

6) п. 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40

7) п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н

8) п. 37 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40

9) ст. 15.1 КоАП РФ

10) п. 39 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40

Онлайн кассы и кассовые документы по новым правилам

На основании изменений к закону ФЗ-84, регулирующего применение кассового оборудования при операциях с наличными средствами, организации и предприниматели получили возможность отказаться от ведения части первичной документации, в том числе форм КМ-1 – КМ-9. Большая часть кассовых документов фискализируется. Однако документирование движения наличности в кассовой книге, приходных и расходных ордерах остается актуальным при переходе на онлайн кассу.

От каких унифицированных форм можно отказаться?

После перехода на «умные» кассы ведение первичной документации упростилось в разы. Привычные унифицированные формы и журналы учета, оформляемые ранее на основании требований постановления Госкомстата N 132 от 25.12.1998 и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», после отмены действия с 1 июля 2017 года Постановления Правительства №470, стали не обязательными для применения.

К такому выводу пришел Минфин, что отражено в его Письмах№ 03-01-15/54413 (16 сентября 2016 г.), № 03-01-15/28914 (12 мая 2017 г.), № 03-01-15/3482 (25 января 2017 г.), № 03-01-15/19821 (04 апреля 2017 г.).

Однако мнение чиновников носит рекомендательный характер. Поэтому предприниматель имеет право применять онлайн кассы и кассовые документы старых образцов или же может полностью отказаться от следующих форм:

  • Формы КМ-1 – акта, применяемого при обнулении счетчиков ККМ;
  • Формы КМ-2 – акта, необходимого для снятия показаний при ремонте кассы и возврате ее в работу;
  • Формы КМ-3 – акта, который заполняли при возврате наличности;
  • Формы КМ-4 – журнала, заполняемого кассиром операционистом;
  • Формы КМ-5 – специального журнала, предназначенного для фиксирования данных при применении касс, которые работают без кассира-операциониста;
  • Формы КМ-6 – справки-отчета для кассира-операциониста;
  • Формы КМ-7 – документ, фиксирующий показания ККТ.

С июля 2017 года предприятия, перешедшие на онлайн-кассы, могут законно отказаться от заполнения таких форм.

Примечание. Субъект предпринимательской деятельности после перехода на новую кассовую дисциплину имеет право в добровольном порядке сохранить старый документооборот. При этом заполняются необязательные документы в произвольной форме.

Форматы фискальных документов

Требования к фискальным документам, которые формируется в процессе эксплуатации онлайн-касс, изложены в п.4 и 5 ст.4.1 ФЗ-84 в новой редакции.

Фото 2. Фискальная документация фиксируется онлайн

В большей степени они касаются реквизитов чеков и отчетов, а также сроков хранения в ФН, составляющих 30 дней.

Справка. Перед тем, как переходить на новую кассовую дисциплину, стоит ознакомиться с полным перечнем форматов фискальных документов, которые обязательны к использованию, дополнительными реквизитами и требованиями к формированию и обработке отражено в Приказе ФСН N ММВ-7-20/229 от 21.03. 2017 года.

Субъект предпринимательской деятельности в ходе применения онлайн кассы обязан соответствующим образом оформлять нужные фискальные документы в виде:

  • Отчета о регистрации – дополнительные реквизиты детально отражены в таблице 7 Приказа № ММВ-7-20/229;
  • Отчета, отражающего изменения данных о регистрации, – таблица 7 и таблица 8;
  • Отчета, открывающего смену, – фактически аналога отчет-Х – таблица 17;
  • Кассового чека или бланков строй отчетности – таблица 19;
  • Корректирующих чеков или БСО – таблица 30;
  • Отчета, закрывающего смену, – аналога отчета-Z – таблица 32;
  • Отчета, который формируется при закрытии ФН – таблица 33;
  • Отчет, подтверждающий текущие расчеты, – таблица 18;
  • Отчет подтверждения оператора – таблица 34.

Все фискальные документы формируются непосредственно с применением онлайн кассы. То есть у кассира отсутствует необходимость заполнения вышеперечисленной документации вручную.

Важный момент! На разных моделях ККМ формирование фискальных отчетов и чеков (БСО) происходит по различным алгоритмам.

Но все модели онлайн-касс, одобренные ФСН и внесенные в реестр контрольно-кассовой техники, разработаны под требования ФЗ-84 и имеют возможность оформления необходимых фискальных документов.

Для кассира и бухгалтера важно знать не столько содержание каждого документа, так как они формируются программами современной ККТ и автоматически передаются в ФНС, сколько сроки, периодичность и основание для их оформления.

Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН. При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется.

Фото 3. Штрафные санкции при использовании онлайн касс накладываются как на организацию, так и на ответственное лицо

Поэтому штрафы в большей степени касаются не оформления документации, а не использования онлайн ККТ, как таковой, применения неисправной техники и за отказ от выдачи покупателю электронной версии чека.

Таблица 1. Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс

Основание для применения штрафных санкций Санкции, применяемые к юридическому лицу Санкции, применяемые в ответственному лицу
Неприменение онлайн аппарата 75-100% от выручки 25-50% от выручки, но не менее 10 000 руб.
Повторный отказ от применения онлайн ККТ при достижении суммы выручки 1 млн. руб. Приостановление деятельности на сок до 90 дней Запрет на осуществление профессиональной деятельности на протяжении 1 – 2 лет
Использование неисправной кассы Штраф – 5000 – 10 000 руб. Штраф – 1500 – 3000 руб.
Отказ от выдачи электронного платежного чека покупателю, ФЗ Штраф – 10 000 руб. Штраф – 2 000 руб.

Обязательные кассовые документы при работе с онлайн кассами

Кассовые операции фиксируются в соответствии с Указом БР № 3210-У от 11 марта 2014 года. После перехода на новые онлайн кассы документооборот сохранился. Все также необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) с занесением сведений в кассовую книгу.

Формы унифицированных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88 еще в 1998 г. и остаются неизменными и после регистрации онлайн ККМ.

В форме № КО-4 – кассовой книге отражается информация о полученных и выданных денежных средствах с указанием реквизитов ПКО, РКО, получателя, вносителя финансов.

Фото 4. Кассовая книга заполняется, несмотря на переход на онлайн ККТ

Записи ведутся непосредственно в день проведения кассовой операции.

Вести форму КО-4 можно:

  • с применением бумажных бланков вручную;
  • на компьютерной технике с последующим распечатыванием;
  • в электронной форме.

Допускается внесение изменений в кассовые книги, заполненные вручную. Для этого ошибочная запись зачеркивается и вносятся верные сведения. Такие исправления должны быть заверены кассиром, главным бухгалтером.

Важно! В электронные кассовые книги после их подписания вносить правки нельзя.

При наличии на предприятии обособленных подразделений кассовые книги ведутся по каждому из них отдельно.

Если таких подразделений на предприятии нет, необходима одно кассовая книга даже при совмещении налоговых режимов.

Индивидуальные предприниматели вправе оформлять при ведении кассовых операций одну форму № КО-4.

При отсутствии соответствующих записей в кассовой книге предусмотрены штрафы:

  • в размере 40 000 – 50 000 руб. на предприятие;
  • в размере 4 000 – 5 000 руб. на руководителя, индивидуального предпринимателя.

Скачать бланк кассовой книги.

Приходный кассовый ордер

В форме № КО-1– приходно кассовом ордере (ПКО) отображается получение наличных денег. Бланк состоит из двух частей: непосредственно ордера и отрывной квитанции.

Кассиром заполняются все строки и подписываются обе части документа. К «приходнику» можно прикладывать отчет о закрытии смены, который является первичным документом.

Справка! Распечатывать на онлайн кассе и хранить отчет о закрытии смены не обязательно.

Скачать бланк приходно-кассового ордера.

Расходный кассовый ордер

В форме № КО-2 – расходно кассовом ордере (РКО) отражаются выданные из кассы суммы наличных денег.

В разрезе применения онлайн касс РКО оформляется при выдаче кассиру-операционисту разменных купюр и монет.

Фото 5. Разменные деньги в кассе

Причем данные о выдаче разменной монеты помимо РКО заносятся:

  • в кассовую книгу (форму КО-5);
  • в книгу учета выданных и полученных ден.средств кассиром (форму КО-5) при наличии старшего кассира.

Важный момент! Внесение правок в приходные и расходные ордера не допускается.

Скачать бланк расходно кассового ордера.

Хозяйственные операции по учету денежных средств в кассе

№п/п

Содержание хозяйственной операции

Д

К

Сумма

Переданы денежные средства с расчетного счета в кассу

Внесен вклад учредителя в уставный капитал в виде наличных денег

Поступили денежные средства от покупателя в счет задолженности по проданным товарам

Поступил аванс от покупателя

Поступили неизрасходованные средства, выданные ранее подотчетному лицу

Оприходованы в кассу излишки денежных средств, выявленные при ревизии кассы (инвентаризации)

Выручка от продажи товаров поступила в кассу организации

Выручка от продажи прочих активов поступила в кассу

Оплачена покупателем в кассу задолженность по проданным товарам в кредит

Внесена в кассу сумма переплаты заработной платы работниками организации

Внесена в кассу сумма возмещения недостачи виновными лицами (работниками организации)

Получены в кассу денежные средства, являющиеся доходами будущих периодов

Получены в кассу денежные документы от поставщика

Переданы денежные средства из кассы на расчетный счет

Выплачена из кассы заработная плата

Выплачена из кассы депонированная заработная плата

Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу

Выявлена при ревизии кассы (инвентаризации) и списана недостача денежных средств

Оплачена из кассы задолженность поставщику за приобретенные товары или услуги

Оплачена из кассы задолженность покупателям по возвращенным товарам

§6. Налоговый учет денежных средств организации.

Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет – это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, установленным НК РФ.Предприятия при получении дохода являются плательщиками в бюджет налога на прибыль организаций. Каждое предприятие должно самостоятельно организовать систему налогового учета, закрепив ее положения в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой руководителем предприятия.

Данные налогового учета основываются на первичных учетных документах (включая справку бухгалтера), аналитических регистрах налогового учета и расчете налоговой базы (ст. 313 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Налоговый учет денежных средств ведется в регистрах налогового учета, которые формируются для обобщения информации о поступлении в организацию денежных средств с целью выявления доходов (расходов), относящихся как к текущему, так и к будущим периодам, или операций, определяющих суммы признаваемых в будущем расходов (доходов). Записи в регистрах производятся по каждому факту поступления и списания денежных средств на расчетный счет организации или в кассу, влекущему за собой появление объекта налогового учета.

Расходы денежных средств, не влияющие на расчет налоговой базы, в налоговом учете не отражаются. В частности, не отражаются следующие расходы денежных средств:

— выдача наличных денежных средств подотчетному лицу;

— выплата заработной платы;

— поступление в кассу средств, снятых с расчетного счета;

— внесение на расчетный счет средств из кассы.

Для целей налогового учета как доходы, так и расходы организаций могут признаваться двумя методами: начисления и кассовым. Выбранный организацией метод признания доходов и расходов закрепляется в ее учетной политике и устанавливается, как правило, на длительный срок исходя из условий хозяйствования и заключенных договоров.

При применении кассового метода (ст. 273 НК РФ) расходами организации признаются затраты после их фактической оплаты, при этом под оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение встречного обязательства покупателя этих товаров (работ, услуг) и имущественных прав перед продавцом. Таким образом, особенность кассового метода в том, что расходами признаются не произведенные, а оплаченные затраты.

При использовании метода начисления расходы, связанные с производством и реализацией (ст. 253 НК РФ), осуществляемые в течение отчетного (налогового) периода, подразделяются на прямые и косвенные (ст. 318 НК РФ).

В настоящее время суммы прямых расходов (материальных затрат, определяемых в соответствии с пп. 1 и 4 п. 1 ст. 254 НК РФ; расходов на оплату труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг; суммы единого социального налога (за исключением взносов на обязательное пенсионное страхование), начисленного на оплату труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг; суммы амортизационных отчислений по основным средствам, используемым при производстве товаров, работ, услуг) уменьшают доходы организации в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, за исключением той их части, которая относится к остаткам незавершенного производства, готовой продукции на складе и отгруженной, но не реализованной продукции (ст. 318 НК РФ).

Косвенные расходы организации (все иные суммы, не относящиеся к прямым расходам, за исключение внереализационных расходов, определяемых в соответствии со ст. 265 НК РФ) в полном объеме уменьшают сумму доходов того отчетного (налогового) периода, в котором эти расходы были осуществлены.

Учет кассовых операций. Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств

Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка. Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 51 «Расчетный счет».

Первичная документация:

1) приходный кассовый ордер (для оформления операции поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица);

2) расходный кассовый ордер (для оформления выдачи наличных денег из кассы одному лицу на любые нужды);

3) кассовая книга;

4) платежная ведомость;

5) журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

6) книга учета принятых и выданных кассиром денег в подотчет общественным раздатчикам заработной платы и операциям кассирам.

Изменения в учет кассовых операций от 1 июня 2014 года.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены без помарок, четко и ясно. Книга кассира-операциониста должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия. Печать организации должна стоять на каждом кассовом документе.

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит централизованно устанавливается.

Все факты поступления и выдачи наличных денег в кассу учитываются в кассовой книге (типовая форма). Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью и заверена подписями директора и главного бухгалтера. Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр (отрывной) – это отчет кассира, он передается в бухгалтерию с приходными и расходными документами ежедневно в конце рабочего дня.

Учет операций по расчетному счету

Прием, выдачу и безналичные перечисления банк производит по документам специфической формы. Основные документы:

1) при наличных расчетах:

а) чек денежный;

б) объявление на взнос наличными;

2) при безналичных расчетах:

а) акцептная форма (согласие на оплату) расчетов (расчеты платежными требованиями; действительно в банк 10 дней);

б) расчеты платежными поручениями;

в) аккредитивная форма расчетов (заявление на аккредитив), это перечисление по поручению предприятия аванса в банк для оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк;

г) заявление об отказе от акцепта;

д) инкассовое платежное поручение – для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;

е) мемориальный банковский ордер – служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.

Основная форма безналичных расчетов – акцептная (расчет платежными требованиями). Поставщик при посредничестве банка получает деньги от плательщика на основании расчетных документов.

Инкассо – поручение банку на получение суммы с покупателя.

Акцепт – есть различные виды акцепта (предварительный, последующий и пр.). Если в 3-дневный срок плательщик не заявил об отказе от акцепта, платежное требование считается акцептованным, но отказ должен быть документированно обоснован.

Авизо – официальное банковское извещение о произведенной расчетной операции (о перемещении средств со счета плательщика на счет поставщика).

Типичные операции по поступлению и расходу наличных денежных средств:

1) получение из банка наличных денежных средств:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 51 «Расчетный счет»;

2) внесение подотчетным лицом остатка неиспользованных денежных сумм:

· Дебет счета 50 «Касса»,

· Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

3) погашение задолженности покупателя за товары, работы, услуги:

· Дебет счета 50 «Касса»,

· Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

4) погашение задолженности по недостачам и хищениям:

· Дебет счета 50 «Касса»,

· Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

5) оприходование излишков, выявленных в результате инвентаризации (ревизии) кассы:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»;

6) получение из банка наличных денежных средств в иностранной валюте:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 52 «Валютный счет»;

7) внесение подотчетным лицом остатка неиспользованных денежных средств:

· Дебет счета 50 «Касса»,

· Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

8) отражение выплат работникам из кассы (заработная плата, социальные пособия, доходы от участия в уставном капитале и т. д.):

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит счета 50 «Касса».

17. Учет безналичных расчетов.

В РФ предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями ограничен (с 1 июля 2007 — 100000 руб. по одной сделке). Это установлено указанием Банка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У.

Денежные расчеты осуществляются организацией либо наличными, либо безналичными деньгами в виде безналичных платежей.

Безналичные расчеты осуществляют в основном через банковские операции. Для этого организации открывают в банках расчетные счета.

Чтобы открыть расчетный счет, нужно представить в банк следующие документы:

· заявление на открытие расчетного счета;

· нотариально заверенные карточки с образцами подписей руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати организации (2 экземпляра);

· нотариально заверенные копии учредительных документов и свидетельства о государственной регистрации организации;

· нотариально заверенную копию свидетельства о постановке организации на учет в налоговой инспекции;

· копию справки Росстата России о присвоении организации статистических кодов.

· Банк может потребовать и некоторые другие документы (например, копии приказов о назначении руководителя и главного бухгалтера фирмы).

О том, что организация открыла расчетный счет, организация обязана сообщить налоговую инспекцию в течение 10 дней.

Если организация не выполнила это требование, то ее оштрафуют.

Если у фирмы есть филиалы, то сообщать об открытии счета в любом из них нужно в налоговую инспекцию головного подразделения.

Операции по расчетному счету

Через расчетный счет могут проводиться два вида операций:

списание денег;

зачисление денег.

Учет движения средств на расчетных счетах осуществляется на активном счете 51 «Расчетный счет». По дебету это­го счета отражается поступление денежных средств, по кредиту — их списание с расчетных счетов.

Банк списывает деньги с расчетного счета по распоряжению организации. Такое распоряжение оформляют платежным поручением.

Без согласия организации (без акцепта) банк может списать деньги только в исключительных случаях, например по решению суда, по требованию налоговой инспекции об уплате налоговых недоимок и пеней, начисленных по результатам проверки.

Деньги, списанные с расчетного счета, необходимо учесть по кредиту счета 51:

Дебет 60 (68, 69, 76, …) Кредит 51

списаны с расчетного счета денежные средства.

Суммы, которые организация платит банку за расчетно-кассовое обслуживание, за выдачу наличных денег и за проведение других операций, учитываются как прочие расходы:

Дебет 91-2 Кредит 51.

Оплату, поступающую от контрагентов организации, банк зачисляет на ее расчетный счет. В большинстве случаев партнеры также переводят деньги с помощью платежных поручений.

Однако есть случаи, когда деньги списывают или зачисляют на счет по документам, выписанным самой фирмой. К таким документам относятся платежное требование и инкассовое поручение.

В договоре с контрагентом нужно предусмотреть, какой документ будет использоваться в расчетах (платежное поручение, требование или инкассовое поручение).

Деньги, поступающие на расчетный счет, записываются в дебет счета 51:

Дебет 51 Кредит 62 (76, …)

поступили на расчетный счет денежные средства.

Некоторые банки выплачивают организациям вознаграждение за использование средств, которые остаются на расчетных счетах этих организаций.

Если банк выплатил такое вознаграждение, поступившая сумма отражается как прочие доходы:

Дебет 51 Кредит 91-1

Денежных средств у нормально работающей организации дол­жно быть достаточно для удовлетворения текущих потребностей в платежах. В этом случае оплата счетов и других денежных доку­ментов осуществляется в порядке календарной очередности. При недостаточности денежных средств для удовлетворения всех требо­ваний их списание с расчетного счета осуществляется в последова­тельности, определенной действующим законодательством.

Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет счета 51 «Рас­четный счет» и обнаруженные при проверке выписок банка, отра­жают до выяснения причин на счете 76 «Расчеты с разными дебитора­ми и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»). Обо всех обнаруженных ошибках необходимо письменно сообщить учреж­дению банка.

Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется по каждому расчетному счету.

Документы по расчетному счету

Движение средств на расчетном счете оформляется платежными (банковскими) документами. К ним относятся объявления о взносе денег, чеки, платежные поручения, платежные требования и др.

Объявлением о взносе денег оформляется сдача наличности (пае­вые взносы в денежной форме, остаток невыданной заработной платы, выручка от продажи материальных ценностей, внесенная в кассу, и др.). Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.

Чек – расходный платежный документ, которым оформляется получение денег с расчетного счета. На оборотной стороне чека указывается их целевое назначение (на выплату заработной платы, хозяйственные расходы и т. п.). Чеки выписываются на суммы, не превышающие остатка денежных средств на расчетном счете.

Платежное поручение представляет собой распоряжение орга­низации, даваемое банку, на перечисление соответствующей сум­мы с ее расчетного счета на расчетный счет поставщика, налогово­го органа или другой организации. Платежные поручения могут быть местными (когда счета получателя и плательщика находятся в одном банке), одногородними (когда они находятся в одном го­роде, но в разных банках) и иногородними (когда плательщик и получатель находятся в разных городах). Иногородние платеж­ные поручения бывают почтовыми и телеграфными.

Разновидностью платежных документов является платежное требование, которое содержит требование поставщика покупателю оплатить полученные товары и услуга согласно направленным в банк плательщика расчетным и отгрузочным документам.

Все банковские документы заполняются без помарок и исправле­ний. Подписывать их может строго установленный круг лиц, образцы подписей которых имеются в банке. Право первой подписи принад­лежит руководителю организации, второй – главному бухгалтеру.

Расчетные документы могут составляться на бумажных носите­лях или в виде электронного платежного документа. Заполняются они (кроме чеков) с помощью технических средств. Чеки выписы­вают вручную чернилами (пастой) черного или синего цвета.

В сроки, которые должны быть согласованы с организацией, банк выдает или высылает ей выписки из е расчетного счета с приложением оправдательных документов.

Учет операций по валютным и другим банковским счетам

Бухгалтерский учет операций с иностранной валютой организуется в соответствии с правилами, установленными Центральным банком Российской Федерации.

При разрешении организации совершать валютные операции ей в банке открывают валютные счета на каждый вид валюты, операции по которым учитывают на счете 52 «Валютный счет». К этому счету могут быть открыты субсчета «Транзитные валютные счета», «Текущие валютные счета» и «Валютные счета за рубежом».

Порядок учета операций по счету 52 «Валютный счет» такой же, что и по счету 51 «Расчетный счет»: основанием для записей по счету является выписка из банка. При этом в аналитическом учете операции отражают в конкретной иностранной валюте и в российских рублях по курсу, устанавливаемому Банком России.

Для покупки валюты организация должна перечислить банку определенную сумму в рублях. Перечисление денежных средств на покупку валюты в учете отражается проводкой:

Дебет 57 Кредит 51 — перечислены средства для покупки валюты.

После приобретения банком безналичной иностранной валюты и зачисления ее на текущий валютный счет делают проводку:

Дебет 52-1-1 Кредит 57 — приобретенная банком валюта зачислена на текущий валютный счет.

За проведение операции по покупке валюты банк удерживает комиссионное вознаграждение.

Сумма комиссионного вознаграждения относится на увеличение стоимости приобретаемых материальных ценностей.

Для этого в учете делают запись:

Дебет 08 (10, 41, …) Кредит 51 (52-1-1, 57) — комиссионное вознаграждение, удержанное банком за проведение операции по покупке валюты для оплаты импортируемых ценностей, отнесено на увеличение их стоимости.

Купленная валюта учитывается по официальному курсу Банка России, действующему на дату ее поступления.

Однако курс иностранной валюты, по которому валюта покупается банком, как правило, отличается от официального курса.

Разница между стоимостью валюты по официальному курсу и суммой, фактически уплаченной банком за купленную валюту, называется финансовым результатом от покупки валюты.

Если официальный курс валюты меньше, чем курс, по которому она была куплена банком, то сумма возникшей разницы относится на увеличение стоимости приобретенных ценностей:

Дебет 08 (10, 41, …) Кредит 57 — отражена разница между курсом покупки валюты и официальным курсом Банка России.

Если официальный курс валюты больше, чем курс, по которому она была куплена банком, сумма возникшей разницы отражается в составе прочих доходов:

Дебет 57 Кредит 91-1 — отражена разница между курсом покупки валюты и официальным курсом Банка России.

Если организация получила валюту от иностранных покупателей (заказчиков) в оплату товаров (работ, услуг), она зачисляется на транзитный валютный счет. При поступлении валюты делают в учете запись:

Дебет 52-1-2 Кредит 62 (76) — поступила иностранная валюта от иностранных покупателей.

Приобретенную валюту можно использовать:

· на оплату контрактов с иностранными партнерами;

· для оплаты командировочных расходов работников, выезжающих за границу;

· на погашение кредитов (займов), полученных в иностранной валюте, и другие цели.

Перечисление валюты иностранному партнеру отражается проводкой:

Дебет 60 (76) Кредит 52-1-1 — валютные средства перечислены поставщику в оплату импортируемых материальных ценностей.

На сумму средств в иностранной валюте, полученных в кассу для оплаты командировочных расходов, делают запись:

Дебет 50 Кредит 52-1-1 — наличная валюта получена в кассу для оплаты командировочных расходов.

При возврате валютных средств, полученных ранее в качестве кредита или займа, сделайте проводку:

Дебет 66 (67) Кредит 52-1-3 — возвращен краткосрочный (долгосрочный) заем или кредит, полученный в иностранной валюте.

Иностранная валюта продается в обязательном и добровольном порядке.

Часть валютной выручки продается в обязательном порядке обслуживающему банку либо через него на валютной бирже, внебиржевом валютном рынке или непосредственно Банку России.

Оставшуюся часть валютной выручки можно продать в добровольном порядке после зачисления этих средств на текущий валютный счет.

Обязательная и добровольная продажа валюты в учете отражаются одинаково.

Сумму валютных средств, направленных на продажу, списывается проводкой:

Дебет 57 Кредит 52-1-1 (52-1-2) — валютные средства направлены на продажу.

Средства, полученные от продажи валюты, зачисляются на расчетный счет. Дебет 51 Кредит 91-1 — денежные средства от продажи валюты зачислены на расчетный счет.

Списание проданной валюты отражается записью:

Дебет 91-2 Кредит 57 — списана проданная валюта.

Все расходы, связанные с продажей валюты (например, вознаграждение, уплаченное банку), отражаются записью:

Дебет 91-2 Кредит 51 (52-1-1, 52-1-2, 57) — отражены расходы по продаже валюты.

Непроданная валютная выручка подлежит зачислению на текущий валютный счет. Эта операция отражается записью:

Дебет 52-1-1 Кредит 52-1-2 — остаток валютной выручки зачислен на текущий валютный счет.

Учет движения средств на специальных счетах ведется на обособленном бухгалтерском счете 55 «Специальные счета в банках», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в отечественной валюте, находящихся на территории страны и за рубежом, в аккредитивах, чековых книжках, депозитных счетах и иных платежных документах, кроме векселей.

Товарный (документарный) аккредитив применяется для расче­тов между покупателем и поставщиком товаров. Покупатель дает письменное поручение обслуживающему его банку об открытии аккредитива, указывая в нем наименование и адрес поставщика, сумму аккредитива и срок его действия, род товаров, подлежащих оплате, документы, которые должны быть предъявлены для полу­чения платежа (транспортные накладные, страховые полисы, сер­тификаты качества и т. д.), и др. Извещения о произведенных с ак­кредитива выплатах посылаются банку покупателя для списания сумм со счета плательщика.

Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается бух­галтерской записью

Дебет 55 Кредит 51(52, 66…) – на сумму выставленного аккредитива.

По мере использования аккредитива на основе данных выпи­сок банка производится запись

Дебет 60 (76) Кредит 55 – на сумму израсходованной части аккредитива.

Не использованные средства в аккредитивах после возврата их на тот счет в банке, с которого они были перечислены, отражаются в бухгалтерском учете записью, обратной зачислению.

Для удобства пользования платежные чеки объединяют в осо­бые чековые книжки. Их учет ведется на отдельном субсчете к сче­ту Специальных счетов в банках. Депонирование средств при вы­даче чековых книжек отражается по дебету счета Специальных счетов в банках и кредиту счетов учета денежных средств или крат­косрочных кредитов. Суммы по полученным в банках чековым книжкам списываются по мере оплаты выданных организацией чеков бухгалтерской записью:

Дебет 76 Кредит 55

Суммы по чекам, выданным, но не оплаченным банком или не предъявленным к оплате, продолжают учитываться на отдель­ном субсчете к счету Специальных счетов в банках.

На отдельных субсчетах, открываемых к этому счету, учитыва­ют и движение обособленно хранящихся в банках средств целевого финансирования (на содержание учреждений социального назна­чения; на финансирование капитальных вложений, аккумулируе­мых и расходуемых по желанию организации с отдельного счета; субсидий правительственных органов и т. д.).

Аналитический учет аккредитивов и чековых книжек ведется по каждому объекту, т. е. в разрезе отдельных выставленных аккре­дитивов и полученных книжек.

К специальным счетам относят и текущие счета в учреждени­ях банков, открываемые для финансирования текущих расходов на выплату заработной платы, командировочных сумм и на оплату других хозяйственных расходов. Они обособляются в бухгалтер­ском учете на отдельном субсчете, операции на котором отражают так же, как на расчетном счете организации.

Платежи с расчетных счетов могут осуществляться путем ре­зервирования средств на неотложные и очередные выплаты и по календарной системе расчетов. Все платежи, включая отчисления в бюджет и расчеты с персоналом по оплате труда, производят в порядке установленной очередности. Это обязывает организацию разрабатывать особые графики платежей, четко соблюдать сроки оплаты, оперативно планировать денежные потоки.

Нюансы документального оформления кассовых операций

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

Последние нововведения в кассовых операциях

Кассовые операции: что к ним относится

Какими документами оформляются кассовые операции

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Документирование приходных кассовых операций

Расходные кассовые документы

Кассовая книга

Итоги

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.

В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:

  1. Установления лимита остатка кассы:
  • право не устанавливать лимит получили ИП и организации — субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале «Малые предприятия вправе хранить в кассе любую сумму наличных»);
  • предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.

Как рассчитать лимит остатка кассы, читайте .

  1. Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты сейчас могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.
  2. Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять (на выбор):
  • на бумажном носителе с заполнением от руки;
  • на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
  • в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.

Последние нововведения в кассовых операциях

Следующие и на данный момент последние крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:

  • Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
  • Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
  • Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
  • Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
  • Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом .

Кассовые операции: что к ним относится

К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):

  • прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
  • выдача наличности (расходные операции).

Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.

Подробнее см. «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.

Какими документами оформляются кассовые операции

Для документального оформления кассовых операций предназначены:

  • приходный кассовый ордер (ПКО);
  • расходный кассовый ордер (РКО);
  • кассовая книга;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • платежная ведомость;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее мы расскажем об общих правилах оформления кассовых операций и подробно рассмотрим каждый из документов.

О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

  • «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?»;
  • «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?»;

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по .

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

Документирование приходных кассовых операций

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).

Подробнее о нем см. «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».

Скачать приходный кассовый ордер

При получении ПКО кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
  • Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
  • Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
  • Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

Расходные кассовые документы

Расходными документами по кассе являются:

  • расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);

Подробнее о нем см. «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Скачать расходный кассовый ордер

  • расчетно-платежная ведомость — форма по ОКУД 0301009 (см. «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49»);
  • платежная ведомость — форма по ОКУД 0301011 (см. ).

При получении указанных документов кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
  • Проверяет наличие подтверждающих документов.
  • Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
  • Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.

Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по .

Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.

Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:

  • соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
  • соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.

Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

Кассовая книга

Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).

Скачать кассовую книгу

Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.

См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель.

Итоги

Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.

Чтобы быть в курсе всех изменений в порядке работы с ККТ и денежной наличностью, читайте нашу рубрику «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

Документальное оформление кассовых операций должен производить практически каждый хозяйствующий субъект. Некоторые послабления введены лишь для индивидуальных предпринимателей. В материале пойдет речь о том, какие документы составляются по кассовым операциям и как правильно вносить в них имеющиеся сведения.

Какой нормативный акт определяет документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

Категории кассовых операций

Какими документами оформляются кассовые операции

Правила формирования документов по кассовым операциям

Как документируются приходные операции

Расходные кассовые документы

Кассовая книга — общие правила заполнения и ведения

Какой нормативный акт определяет документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

Кассовые операции ведутся в строгом соответствии с нормативными актами. В настоящее время операции по кассе регулируются указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, в котором определяется порядок документального оформления кассовых операций для организаций и упрощенный порядок — для ИП и малого бизнеса. В этом нормативном акте произведена коррекция ранее действующих положений. А именно — изменениям подверглись две сферы:

  1. Процедура определения и утверждения лимита кассы. Здесь:
  • Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса с момента вступления в силу указания 3210-У могут не утверждать этот лимит.
  • Организации, для которых утверждение этого лимита обязательно, получили послабление: им предоставлено право выбора расчетной формулы. Ориентироваться они могут либо на величину выручки, либо на объем действительных расходов наличных средств.
  1. Порядок ведения кассовой книги. В частности, ИП и предприятия малого бизнеса вправе не вести этот регистр в те периоды, когда наличные обороты отсутствовали. Более того, предпринимателям на отдельных системах налогообложения вообще разрешено не оформлять кассовые документы.

Сам же процесс оформления документов по кассовым операциям практически не изменился. Подробней о сути таких действий и правилах внесения сведений речь пойдет ниже.

Категории кассовых операций

Кассовые операции делятся на две категории:

  • Приходные, когда хозсубъект принимает наличные средства. Это может быть торговая выручка, получение денег в банке на зарплату, возврат средств подотчетниками и проч.
  • Расходные, когда наличные средства выдаются из кассы. Здесь имеется в виду зарплата, сдача выручки в банковское учреждение, выдача денег подотчетникам и проч.

Какими документами оформляются кассовые операции

Все движения наличных денег должны найти отражение в следующих документах:

  • два вида ордеров — приходный (форма КО-1) и расходный (КО-2).
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3).
  • кассовая книга (КО-4);
  • Книга, в которой ведется учет поступивших и ушедших из кассы денежных средств (КО-5).

Из приведенного перечня видно, что документальное оформление кассовых операций в 2017 году практически не изменилось по сравнению с предыдущими периодами.

Правила формирования документов по кассовым операциям

Ответственного за оформление кассовых операций назначает руководитель предприятия, это может быть специальный кассир, если позволяет штатное расписание; эти функции могут быть поручены бухгалтеру при минимуме штата; наконец, обязанности кассира вправе выполнять сам руководитель, если это микропредприятие, или индивидуальный предприниматель, если у него соответствующий статус.

Может так случиться, что кассиров на предприятии несколько, в таком случае следует назначить старшего. Курирует этот цех обычно главный бухгалтер, поскольку именно в его подчинении находятся кассиры. Однако при отсутствии главбуха кураторство может передаваться иному уполномоченному сотруднику или директору предприятия.

Под оформленными кассовыми документами должна стоять подпись главбуха, при его отсутствии — бухгалтера. Если и тот и другой не входят в штат, документы должен подписывать руководитель предприятия. В самом низу документы подписывает кассир, принявший или выдавший деньги.

Для заверения подписи кассиру выдается печать или штамп с соответствующими реквизитами. Если на предприятии несколько лиц, имеющих право подписи финансовых документов, то у кассира должны иметься образцы таких подписей.

При наличии в штате предприятия нескольких кассиров все движения налички вносятся старшим кассиром в книгу, предназначенную для учета приходящих на предприятие и уходящих средств.

Современное бухгалтерское законодательство допускает два способа ведения кассы:

  • на бумажных носителях (документы заполняются от руки или набираются на компьютере с последующей распечаткой на бумаге);
  • на компьютерах с помощью специальных программ (для такого оформления непременно используются специальные средства защиты данных, заверяются такие документы специальными электронными подписями).

Как документируются приходные операции

Приходные кассовые операции — документальное оформление таковых осуществляется с помощью приходного кассового ордера, которому присвоен индекс ОКУД 0310001. Скачать бланк ПКО можно на нашем сайте.

Кассир при получении ПКО должен совершить следующие действия:

  • Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
  • Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с теми, что указаны цифрами.
  • Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые требуются).
  • Осуществить прием наличных средств, проверяя, совпадает ли поступившая сумма с той, которая указана в ордере.
  • Поставить подпись в ордере (внизу), на отрывной части (квитанции) кроме подписи ставится еще и печать или штамп. Довольно часто печать находится в бухгалтерии, поэтому ее ставит не кассир.

При обнаружении в документе расхождений в суммах или ошибок кассир передает неправильный бланк в бухгалтерию для переоформления.

Если хозсубъект получает деньги и пробивает соответствующие чеки на кассовом аппарате, то в ордер разрешается внести общую выручку. Сумма внесенных средств должна совпадать с суммой с контрольной ленты после гашения.

Расходные кассовые документы

При выдаче наличных средств из кассы должен оформляться расходный кассовый ордер с индексом ОКУД 0310002. Бланк РКО можно скачать на нашем сайте.

Получив этот документ, кассир предпринимает действия, во многом схожие с теми, которые мы описывали в предыдущем разделе. Так, он должен:

  • Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
  • Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с теми, что указаны цифрами.
  • Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые требуются).
  • Убедиться по удостоверению личности, что получатель именно то лицо, которому должны быть выданы деньги.
  • Произвести подготовку и подсчет наличных средств, выдать их получателю, потребовать поставить подпись на РКО.
  • Поставить свою подпись под документом.

Следует отметить, что если заработная плата на предприятиях выдается по ведомостям, то РКО оформляется только на те суммы, которые действительно были выданы работникам. Оставшаяся невыплаченной сумма должна быть депонирована.

Иногда для получения заработной платы используются доверенности. Действия кассира тогда немного усложняются.

  • Во-первых, ему надо будет проверить, совпадают ли Ф. И. О., приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в РКО.
  • Во-вторых, понадобится проверять, совпадают ли сведения, приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в удостоверении личности.

Когда оформляется ведомость (платежная или расчетно-платежная), то перед подписью лица, облеченного доверием, ставится запись «По доверенности».

Если такой документ оформляется на получение средств по разным основаниям или от нескольких организаций, то доверенность должна иметь несколько заверенных копий. Оригинал кассир прилагает к РКО или ведомости по окончании всех процедур.

Кассовая книга — общие правила заполнения и ведения

Кассовые операции должны быть внесены в кассовую книгу, имеющую ОКУД 0310004. Мы предоставляем возможность скачать кассовую книгу на нашем сайте.

Каждая операция по ПКО и РКО должна быть записана в этот регистр. Каждый рабочий день кассира должен заканчиваться тем, что он проверяет соответствие данных ордеров и данных кассовой книги, подбивает остаток и подписывает страницу. После этого такую же проверку осуществляет главбух и тоже ставит подпись.

Если бухгалтерский аппарат на предприятии не предусмотрен, контроль за заполнением данного регистра возлагается на руководителя.

При отсутствии движения денежной наличности в кассовую книгу записи не вносятся.

Кассовую книгу разрешается не вести отдельным категориям индивидуальных предпринимателей, применяющих некоторые специальные режимы налогообложения.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *