Как назвать обособленное подразделение

В соответствии с п.2 ст.11 НК РФ, обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места*.

Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение.

*Рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.

Местом нахождения обособленного подразделения организации признается место осуществления этой организацией деятельности через свое обособленное подразделение.

Соответственно, если компания создает рабочие места вне места своего нахождения, то у нее появляется обособленное подразделение, о котором необходимо уведомить ИФНС. При этом, создание такого обособленного подразделения может не влиять на учредительные документы компании, если оно не является филиалом или представительством.

Центр образования «Основы Вашего Бизнеса» 📌 РекламаСеминар: осваиваем нововведения в бухгалтерском учете. Самые главные и важные изменения в бухучете в 2020 году. Уникальная информация. Узнать больше

Согласно положениям ст.55 ГК РФ, представительством является обособленное подразделение юридического лица:

  • расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица:

  • расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Филиал может иметь свое название, включающее в себя наименование организации.

Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Представительства и филиалы действуют от имени создавшей их организации и не выступают в качестве самостоятельного субъекта гражданского оборота, вследствие чего ответственность за их деятельность несет создавшая их компания.

Все обособленные подразделения организаций, отвечающие признакам филиала (представительства), вне зависимости от их названия(дополнительный офис, отделение и т.п.), подчиняются правовому режиму филиала или представительства.

В статье будут рассмотрены часто возникающие вопросы, касающиеся обособленного подразделения, не являющегося филиалом или представительством.

Содержание

Сроки уведомления ФНС

Согласно пп.3 п.2 ст.23 НК РФ, организации обязаны сообщать в налоговый орган соответственно по месту нахождения организации:

  • Обо всех обособленных подразделениях российской организации, созданных на территории РФ (за исключением филиалов и представительств), и изменениях в ранее сообщенные в налоговый орган сведения о таких обособленных подразделениях:
  • в течение одного месяца со дня создания обособленного подразделения российской организации;
  • в течение трех дней со дня изменения соответствующего сведения об обособленном подразделении российской организации.

О прекращении деятельности организации через обособленное подразделение ИФНС необходимо уведомить в течении трех дней со дня такого прекращения (пп.3.1 п.2 ст.23 НК РФ).

Обособленное подразделение или командировка?

Согласно ст.209 ТК РФ, рабочим местом признается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Согласно п.1 ст.83 НК РФ организации, в состав которых входят обособленные подразделения, расположенные на территории РФ, подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

При этом, если у налогоплательщика возникают затруднения с определением места постановки на учет в налоговом органе, то решение на основе представленных им данных принимается налоговым органом (п.9 ст.83 НК РФ).

Налоговые органы принимают указанное решение, исходя из представленных организацией документов, на основании которых она осуществляет соответствующую деятельность:

  • либо по месту нахождения организации,
  • либо по месту осуществления деятельности организации.

Как отмечает Минфин в своем Письме от 02.08.2013г.№03-02-07/1/31001:

«Обособленное подразделение признается таковым независимо от формы организации работы, от конкретных работников, выполняющих определенную работу, срока нахождения конкретного работника на стационарном рабочем месте.»

При этом, никакого определенного ответа на вопрос, нужно ли создавать обособленное подразделение в случае:

  • длительных командировок сотрудников,
  • оказания услуг заказчикам в других регионах,
  • и т.п.

ведомство не дает, отсылая к вышеприведенным нормам НК РФ.

Соответственно, если компания не имеет собственной четкой позиции по вопросу возникновения обособленного подразделения, она может обратиться в свою налоговую, которая и будет решать – быть обособленному подразделению или не быть.

Аналогичной позиции придерживается Минфин, отвечая на вопросы о создании обособленных подразделений в случае заключения трудовых договоров с дистанционными работниками.

Так, в своем Письме от 17.07.2013г. №03-02-07/1/27861 Минфин пишет следующее:

«Согласно ст. 312.1 Трудового кодекса Российской Федерации дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодатели, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенное в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

В определении дистанционной работы имеются признаки, отличные от характерных признаков обособленного подразделения организации, указанных в п. 2 ст. 11 Кодекса.

В соответствии с п. 9 ст. 83 Кодекса в случае возникновения у налогоплательщика затруднения с определением места постановки на учет в налоговом органе решение на основе представленных им сведений принимается налоговым органом.

Налогоплательщик вправе обратиться в налоговый орган по месту нахождения организации или налоговый орган по месту осуществления деятельности организации, который принимает указанное решение исходя из представленных организацией документов о выполнении ее работниками дистанционной работы.»

Такой же позиции Минфин придерживается и в своем Письме 04.07.2013г. №03-02-07/1/25829.

На наш взгляд, никаких обращений по этому вопросу в налоговые органы не нужно, чтобы сделать простой и очевидный вывод:

  • В связи с тем, что трудовая функция дистанционного работника выполняется вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя, заключение трудового договора с дистанционным работником не приводит к образованию стационарного рабочего места, а значит, у компании-работодателя не возникает обособленного подразделения, так как не выполняются требования п.2 ст.11 НК РФ.

Касса обособленного подразделения

Если в обособленном подразделении совершаются кассовые операции, то оно обязано вести кассовую книгу.

Делать это необходимо на основании абз.9 п.2.5 Положения Банка России от 12.10.2011г. №373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» в соответствии с которым:

  • листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.

Согласно п.5.2 Положения №373-П записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные и выданные наличные средства.

На основании п.5.6 Положения №373-П, обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня должно передать лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу.

Как отмечает ФНС в своем Письме от 17.05.2013г. №АС-4-2/8827О:

«Таким образом, Положением №373-П установлена обязанность по ведению кассовой книги, в которой должны учитываться поступающие наличные деньги, не только организацией, но и каждым обособленным подразделением организации.

Вышеизложенное подтверждается постановлением Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013г. по делу №А56-59643/2012.

Нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании наличных денежных средств, в связи с неведением (неоформлением) кассовой книги и кассовых документов обособленными подразделениями организации, в соответствии с частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.»

Порядок оформления документов, выставляемых обособленным подразделением

  • Счета фактуры.

На основании п.3 ст.169 НК РФ,налогоплательщик НДС обязан:

  • составлять счета-фактуры,
  • вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур,
  • вести книги покупок и книги продаж.

При этом, согласно ст.143 НК РФ, обособленные подразделения российских организаций не являются налогоплательщиками по НДС.

Таким образом, в случае, если товары/работы/услуги реализуются организациями через свои обособленные подразделения, счета-фактуры по отгруженным товарам могут выписываться обособленными подразделениями только от имени организаций.

Как указывает Минфин в своем Письме от 03.04.2012г. №03-07-09/32:

«При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным обособленными подразделениями организаций, в строке 2б указываются ИНН организации и КПП соответствующего обособленного подразделения организации, а в строке 3 — наименование и почтовый адрес этого обособленного подразделения.»

Необходимо отметить, что компании, имеющие обособленные подразделения, не могут устанавливать порядок нумерации счетов-фактур, выставляемых обособленными подразделениями, самостоятельно.

Порядковый номер счету-фактуре, выставляемому обособленным подразделением присваивается в общем хронологическом порядке и дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике для целей налогообложения.

Такой порядок нумерации счетов-фактур установлен п.1 Постановления Правительства РФ от 26.12.2011г. №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», в случае если организация реализует:

  • товары (работы, услуги),
  • имущественные права

через обособленные подразделения, при составлении такими обособленными подразделениями счетов-фактур порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике для целей налогообложения.

  • Товарные накладные и доверенности.

Согласно положениям ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Не смотря на то, что с 2013 года многие первичные документы унифицированных форм можно не применять, составлять «первичку» все же необходимо. А составляя, нужно помнить об обязательных реквизитах первичных документов.

В соответствии с п.2 ст.9 закона №402-ФЗ, обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи ответственных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При оформлении обособленными подразделениями актов и накладных, они должны указывать наименование организации и наименование должностных лиц, совершающих операции по доверенности, выданной уполномоченными лицами компании.

Если в документах указывается адрес, видится разумным указать юридический адрес основной организации и адрес местонахождения обособленного подразделения.

Например, если компании используют форму товарной накладной ТОРГ-12, то в строке «организация-грузоотправитель, адрес» указывается название компании и ее юр.адрес, а в строке «структурное подразделение» — наименование и адрес подразделения.

Что касается вопроса оформления доверенности на получение:

  • товаров,
  • документов,
  • и т.п.,

если ее оформляют на любого другого сотрудника, кроме руководителя обособленного подразделения, то она должна быть либо выдана основной организацией, либо нотариально заверена (если полномочия руководителя обособленного подразделения предусматривают передоверие).

Обоснование:

В соответствии с п.3 ст.40 закона от 08.02.1998г.№14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и п.2 ст.69 закона от 26.12.1995г.№208-ФЗ «Об акционерных обществах», единоличный исполнительный орган общества:

  • директор,
  • генеральный директор,

без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества.

Соответственно, остальные сотрудники могут представлять интересы организации только на основании доверенности, выданной руководителем.

Согласно ст.185 ГК РФ, доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Таким образом, если сотрудники обособленного подразделения представляют интересы компании перед третьими лицами, то их полномочия должны подтверждаться доверенностью, выданной руководителем организации.

Если же доверенность выдает руководитель обособленного подразделения, сам действующий по доверенности, то необходимо руководствоваться положениями ст.187 ГК РФ.

На основании п.3 ст.187 ГК РФ, доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.

>Об обособленных подразделениях организации

Обособленные подразделения организации

Организация нередко осуществляет свою деятельность по иному адресу, нежели адрес, указанный в уставе. Такая деятельность может приводить к созданию обособленного подразделения. Это, в свою очередь, влечет возникновение у организации новых обязанностей, связанных с постановкой на учет в налоговых органах, уплатой налогов (страховых взносов) по специальным правилам. Обособленным подразделениям организации посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

  • Какие признаки характеризуют создание обособленного подразделения?
  • На основе определения в статье 11 НК РФ можно выделить три признака обособленного подразделения:
    • территориальная обособленность от самой организации,
    • наличие стационарного рабочего места,
    • создание указанного рабочего места на срок более одного месяца.
  • Что означает территориальная обособленность?
  • Территориальная обособленность – это иное местонахождение, чем местонахождение организации. Данное условие формально выполняется, если адрес местонахождения организации и адрес обособленного подразделения различаются хотя бы на номер строения при совпадении иных составляющих: улица, дом (письмо Минфина от 23.01.2013 № 03-02-07/1-15).

Отметим, что, по мнению ФНС, осуществление деятельности организацией путем ведения единого технологического процесса с использованием комплекса зданий и сооружений, расположенного на земельном участке на территории, подведомственной налоговому органу, в котором организация состоит на учете по местонахождению, не приводит к созданию обособленных подразделений (письмо от 07.03.2018 № ГД-4-14/4534). Аналогичный подход может быть применим к определению количества создаваемых обособленных подразделений.

  • Чем отличается адрес от местонахождения?
  • Местонахождение юридического лица указывается в его учредительном документе и в ЕГРЮЛ. Если юридическое лицо действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом, местонахождение указывается только в ЕГРЮЛ (пункт 4 статьи 52, пункт 5 статьи 54 ГК РФ).

В ЕГРЮЛ должен быть указан также адрес юридического лица в пределах местонахождения юридического лица (подпункт «в» пункта 1 статьи 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Согласно пункту 2 статьи 54 ГК РФ местонахождение юридического лица определяется не просто местом его государственной регистрации на территории Российской Федерации, а указанием наименования населенного пункта (муниципального образования).

Муниципальное образование – это городское или сельское поселение, муниципальный район, городской округ, городской округ с внутригородским делением, внутригородской район либо внутригородская территория города федерального значения (статья 2 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ»). Адрес, указываемый в ЕГРЮЛ, — это описание местонахождения объекта, структурированное в соответствии с принципами организации местного самоуправления. Это описание включает в себя наименование элемента планировочной структуры (при необходимости), элемента улично-дорожной сети, а также цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение объекта адресации, позволяющее его идентифицировать (статья 2 Федерального закона от 28.12.2013 № 443-ФЗ «О федеральной информационной адресной системе и о внесении изменений в Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»).

Адрес включает почтовый индекс, наименование субъекта РФ, наименование района, города, улицы, номера дома, корпуса, помещения.

Детализация адреса до номера помещения требуется, если в здании помимо организации располагаются иные юридические лица (решение ФНС от 28.11.2017 № СА-4-9/24046@).

Иными словами, местонахождение, указываемое в учредительных документах, и адрес юридического лица (адрес постоянно действующего исполнительного органа юридического лица в пределах местонахождения юридического лица), указываемый в ЕГРЮЛ, различаются.

  • Как разница между местонахождением и адресом влияет на признание подразделения обособленным?
  • Местонахождение может обозначаться в уставе наименованием населенного пункта – например, город Москва. Изменение сведений в ЕГРЮЛ в части адреса организации в рамках населенного пункта не потребует внесения изменений в устав.

Минфин считает, что речь о создании обособленного подразделения может идти при осуществлении деятельности не по адресу юридического лица, указанному в ЕГРЮЛ (письмо от 06.09.2018 № 03-12-13/63812).

Вместе с тем статья 55 ГК РФ определяет представительство и филиал как обособленные подразделения юридического лица, расположенные вне его местонахождения.

Тем самым можно сделать вывод, что обособленное подразделение будет возникать только в случае его создания в ином населенном пункте (муниципальном образовании), чем в том, в котором зарегистрирована организация.

Реализация данного подхода возможна, если в уставе местонахождение организации указано как населенный пункт. Соответствующие изменения могут быть внесены в устав по желанию руководства организации.

  • Как осуществляется проверка достоверности сведений в ЕГРЮЛ?
  • Регистрирующий орган в случае возникновения обоснованных сомнений в достоверности сведений, включаемых или включенных в ЕГРЮЛ, вправе провести проверку посредством проведения осмотра объектов недвижимости и других действий, предусмотренных пунктом 4.2 статьи 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ.

Например, если в документах указан адрес, который заведомо не может свободно использоваться для связи с таким юридическим лицом (адрес, по которому размещены органы государственной власти, воинские части и так далее).

Осмотр объекта недвижимости проводится в присутствии двух понятых либо с применением видеозаписи. Составляется протокол, в котором отражаются результаты осмотра (приказ ФНС от 11.02.2016 № ММВ-7-14/72@).

  • В каких случаях регистрирующий орган может отказать в регистрации по причине недостоверности адреса?
  • Вид и номер помещения, в котором будет располагаться организация, должны быть определены ею до обращения в регистрирующий орган с целью указания сведений при регистрации и внесении в ЕГРЮЛ (постановление АС Поволжского округа от 29.06.2015 № Ф06-25466/2015).

Разъяснения по спорам о достоверности адресов юридических лиц даны в постановлении Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 61.

Отказ в государственной регистрации регистрирующий орган должен мотивировать не только указанием соответствующей нормы закона, но и конкретными обстоятельствами, которые, по его мнению, свидетельствуют о недостоверности сведений об адресе.

Например, в конкретном деле суд установил, что имелся акт проверки, в котором зафиксировано наличие офисного помещения и возможность его использования заявителем. В регистрирующий орган было представлено гарантийное письмо собственника о предоставлении офисного помещения. Регистрирующий орган сослался на случаи возврата корреспонденции от других организаций, зарегистрированных по этому же адресу. Однако суд отметил, что общество в указанном доме предполагает использовать конкретный офис. Доказательств, что другие организации находятся в этом офисе, суду не представлено. Решение регистрирующего органа об отказе в государственной регистрации признано недействительным (постановление АС Поволжского округа от 01.04.2016 № Ф06-6947/2016).

В другом деле недостоверность сведений об адресе была установлена на основании фактической невозможности расположения общества в арендуемом помещении, поскольку расчетная площадь рабочего места сотрудника, использующего компьютер, оказывалась меньше минимальной площади в 4,5 кв.м., предусмотренной «Гигиеническими требованиями к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03», утвержденным Главным государственным санитарным врачом 30.05.2003 (решение ФНС от 24.05.2018 № СА-4-9/9911@).

  • Что еще указывает на создание обособленного подразделения?
  • Второй признак обособленного подразделения — наличие оборудованных стационарных рабочих мест.

Понятие «рабочее место» неравнозначно понятию «место работы». Место работы в трудовом договоре может быть определено указанием населенного пункта, в котором расположена организация или ее обособленное подразделение. Это еще одно подтверждение вывода о том, что обособленное подразделение может возникать только за пределами местонахождения организации.

Рабочее место – это место, где сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (статья 209 Трудового кодекса).

Таким образом, у организации должны быть заключены трудовые договоры с физическими лицами. Заключение гражданско-правовых договоров не создает рабочего места. Вне трудовых отношений, то есть при отсутствии сотрудников, обособленное подразделение не возникает.

Согласно правоприменительной практике для возникновения обособленного подразделения достаточно оборудования (использования) даже одного стационарного рабочего места.

  • Рабочее место должно быть оборудованным. Что это значит?
  • Под оборудованием стационарного рабочего места подразумевается создание условий, необходимых для исполнения трудовых обязанностей, а также исполнение сотрудником таких обязанностей (письмо Минфина от 28.07.2011 № 03-02-07/1-265, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 20.06.2007 № Ф08-3590/2007-1449А, ФАС Северо-Западного округа от 02.11.2007 по делу А26-11293/2005).
  • Создание стационарного рабочего места не зависит:
    • от способа организации работ (вахтовый метод или командировка),
    • от режима рабочего времени (продолжительности рабочей недели, работы (смены) и т.п.),
    • от срока нахождения конкретного сотрудника на стационарном рабочем месте,
    • от места приема на работу и выплаты заработной платы (постановление АС Северо-Кавказского округа от 21.07.2015 № Ф08-4287/2015),
    • от наличия у организации права собственности или пользования помещением, в котором рабочее место создается.
  • Как продолжительность работы влияет на факт создания обособленного подразделения?
  • Третий признак, характеризующий наличие обособленного подразделения – временной: рабочее место должно быть создано на срок более одного месяца.

При этом фактическое время нахождения конкретного сотрудника на рабочем месте, которое создано или используется организацией вне ее местонахождения, для признания обособленного подразделения значения не имеет (письмо Минфина от 18.02.2010 № 03-02-07/1-67).

Итак, наличие одновременно территориальной обособленности, стационарных рабочих мест, сроком более месяца, означает, что организация осуществляет деятельность через свое обособленное подразделение. Для целей налогового контроля российская организация по месту такой деятельности (местонахождению обособленного подразделения) должна быть поставлена на учет в налоговом органе (статья 83 НК РФ).

Иные признаки (отдельный баланс, расчетный счет и т.п.) на признание обособленного подразделения не влияют.

  • Какие документы подтверждают создание обособленного подразделения?
  • Локальные акты организации, в которых указываются полномочия обособленного подразделения, принципиальной роли не играют. Представлять их в налоговые органы для целей постановки на учет не нужно. Документы могут потребоваться только в случае налогового спора о дате возникновения обособленного подразделения.
  • Создание стационарного рабочего места может подтверждаться:
    • договором аренды помещения;
    • трудовым договором с сотрудником, в котором рабочее место определено по местонахождению обособленного подразделения;
    • первичными документами, свидетельствующими о ведении деятельности по местонахождению обособленного подразделения (накладные, акты приемки–передачи и т.д.).

Само по себе право пользования помещением не всегда подтверждает факт наличия оборудованных стационарных рабочих мест.

Если для ведения деятельности необходимо специальное разрешение уполномоченных органов, в частности, лицензия, то дата ее выдачи может быть признана датой создания обособленного подразделения, так как именно с этой даты может осуществляться деятельность.

Самый ранний из документов, фиксирующих наличие всех признаков обособленного подразделения, и будет определять дату его создания.

  • Если организация приняла решение открыть филиал или представительство?
  • В случае регистрации изменений в ЕГРЮЛ, связанных с созданием филиалов и представительств, постановка на учет по месту их нахождения будет происходить автоматически – на основании сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ.

Наличие или отсутствие стационарных мест по местонахождению обособленного подразделения, оформленного как филиал или представительство, для целей постановки на учет в налоговых органах роли не играет.

  • Предусмотрены ли НК РФ особенности регулирования в зависимости от формы обособленного подразделения?
  • Для целей применения пониженных ставок по налогу на прибыль у организации, получившей статус резидента территории опережающего социально-экономического развития, должны отсутствовать обособленные подразделения, расположенные за пределами ТОСЭР (статья 284.4 НК РФ). Аналогичные требования предъявляются к организациям-резидентам свободного порта Владивосток, к организациям, осуществляющим туристско-рекреационную деятельность на территории Дальневосточного федерального округа (статья 284.6 НК РФ).

Налоговый орган вправе проводить самостоятельную выездную налоговую проверку только тех обособленных подразделений налогоплательщика, которые оформлены как филиал и представительство.

Если организация создала обособленное подразделение, которое не является филиалом, и не указала его в качестве таковых в своих учредительных документах, то она вправе применять упрощенную систему налогообложения.

  • Как производится постановка на учет по местонахождению обособленного подразделения?
  • Организация должна сообщить в налоговый орган по своему местонахождению о создании обособленного подразделения. Эта обязанность не распространяется на обособленные подразделения, созданные за пределами территории Российской Федерации, а также на филиалы и представительства.

Сообщение должно быть направлено в течение одного месяца со дня создания обособленного подразделения российской организации (подпункт 3 пункта 2 статьи 23 НК РФ).

Сообщение может быть представлено в налоговый орган лично или через представителя, направлено по почте заказным письмом или передано в электронной форме по ТКС.

На основании сообщения налоговым органом в течение пяти дней со дня его получения осуществляется постановка на учет в налоговых органах организации по местонахождению ее обособленного подразделения с присвоением соответствующего КПП.

Форма сообщения о создании обособленных подразделений российской организации и об изменениях в ранее сообщенные сведения о таких обособленных подразделениях утверждена приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@ (форма С-09-3-1). Но ответственность за несоблюдение формы сообщения не установлена.

  • Как налоговый орган может обнаружить, что организация создала обособленное подразделение?
  • В рамках мероприятий налогового контроля в отношении самой организации или ее контрагентов. Например, арендодателей офисных центров, складских помещений, генподрядчиков и т.п. Для привлечения к ответственности за непредставление сообщения о создании обособленного подразделения проведение налоговой проверки не требуется. Производство по делу будет осуществляться в порядке статьи 101.4 НК РФ.
  • Какая ответственность наступает, если организация не поставлена на учет по местонахождению обособленного подразделения?
  • Непредставление сообщения об обособленном подразделении влечет ответственность по пункту 1 статьи 126 НК РФ. Штраф составит 200 рублей (письмо Минфина от 17.04.2013 № 03-02-07/1/12946).

Трехлетний срок давности по этому налоговому правонарушению исчисляется со дня, следующего за последним днем месячного срока, отведенного для подачи сообщения.

За непредставление в срок сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, наступает административная ответственность по части 1 статьи 15.6 КоАП РФ в виде штрафа для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

Более существенная ответственность установлена пунктом 2 статьи 116 НК РФ. Ведение деятельности организацией без постановки на учет в налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения может наказываться штрафом в размере 10% от доходов, полученных в течение указанного времени в результате такой деятельности, но не менее 40 тысяч рублей.

  • Когда применяется штраф по пункту 2 статьи 116 Налогового кодекса?
  • Согласно определению Верховного суда от 26.06.2017 № 303-КГ17-2377 применительно к созданию обособленного подразделения установлена обязанность организации сообщить о его создании посредством направления сообщения в установленный срок. Неисполнение данной обязанности влечет ответственность по пункту 1 статьи 126 НК РФ, а не по пункту 2 статьи 116 НК РФ (независимо от факта ведения деятельности).

Но порядок налогообложения некоторыми налогами определяется законодательством, в том числе субъектов РФ, и нормативными актами муниципальных образований. Из этого следует, что непостановка на учет по местонахождению обособленного подразделения не отменяет обязанность организации производить расчет налогов исходя из нормативных актов по налогообложению, действующих на территории, где расположено соответствующее обособленное подразделения (пусть и не поставленное на учет в налоговой инспекции).

Можно сказать, что игнорирование обязанности по сообщению о созданном обособленном подразделении ограничивается штрафом по НК РФ в 200 рублей при одинаковых условиях налогообложения по местонахождению организации и местонахождению непоставленного на учет обособленного подразделения.

Помимо этого, существует риск привлечения к ответственности за непредставление налоговой отчетности по местонахождению такого обособленного подразделения.

  • Каким образом разграничивается ответственность по пункту 2 статьи 116 и статье 122 НК РФ?
  • Из решения Верховного суда можно сделать следующий вывод. В случае, если организация была поставлена на учет в любом налоговом органе, у последнего имелась возможность определить объем налоговой обязанности организации, в том числе от деятельности, осуществляемой через обособленные подразделения, и при этом была зафиксирована неуплата налогов, то ответственность наступает по статье 122 НК РФ.

Ответственность по пункту 2 статьи 116 НК РФ применима, когда налоговому органу по тем или иным причинам не удалось установить вид и размер налогов, подлежащих уплате по результатам сокрытой от налогообложения деятельности.

При таком понимании решения Верховного суда, привлечение к ответственности за неуплату налогов, возникшую вследствие ведения деятельности без постановки на учет, становится возможным только по результатам рассмотрения материалов выездной налоговой проверки.

Поделитесь с друзьями:

Открыли ОП: как организовать бухучет

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 февраля 2012 г.

Содержание журнала № 4 за 2012 г.Е.А. Федорцова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Многие организации, открывшие обособленные подразделения (далее — ОП), задаются вопросом — как организовать учет операций и документооборот между подразделениями, а также между ОП и головным офисом (далее — ГО)? И самое главное: как сформировать общую бухгалтерскую отчетность? Казалось бы, учет движения имущества между ОП и формирование сводной бухотчетности — это внутренняя кухня компании, как хотим — так и делаем. Но все-таки нужно оформить все аккуратно, чтобы ни одна цифра не потерялась и не задвоилась, иначе отчетность всей компании будет недостовернойп. 8 ПБУ 4/99. Мы предложим несколько способов ведения учета ОП и формирования сводной отчетности.

Как разделить учет…

…когда ОП не выделены на баланс

ОП, у которых мало операций, редко наделяют собственной бухгалтерией. Для таких ОП достаточно установить, что они должны собирать первичку по всем операциям и периодически (например, ежемесячно) передавать ее в ГО. Такие ОП называют не выделенными на отдельный баланс, так как в результате бухучет ведется в организации в единой базе, все операции отражает в учете ГО.

Чтобы показать аналитику в разрезе каждого ОП, операции, которые относятся к их деятельности, отражают на отдельном субсчете или субконто.

Например, ОП получает счета за услуги связи, передает их по окончании месяца в ГО, а тот делает такую проводку.

Дт Кт
Отражены затраты на услуги связи ОП-1 26 «Общехозяйственные расходы», субсчет «ОП-1» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Или вы передаете ОП имущество. Тогда ГО делает внутреннюю проводку.

Дт Кт
Передано оборудование из головного подразделения в ОП-1 01 «Основные средства», субсчет «ОП-1» 01 «Основные средства», субсчет «ГО»
Передана сумма накопленной амортизации 02 «Амортизация основных средств», субсчет «ГО» 02 «Амортизация основных средств», субсчет «ОП-1»

Заводить отдельный счет, например 79 «Внутрихозяйственные расчеты», для учета операций таких ОП не надо, это только увеличит ваш объем работы. Например, если ОП получило счет за услуги связи, вместо одной проводки вам придется делать две.

Дт Кт
Отражены затраты на услуги связи ОП-1 26 «Общехозяйственные расходы», субсчет «ОП-1» 79, субсчет «ОП-1»
79, субсчет «ОП-1» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

…когда ОП выделены на баланс

Как правило, если ОП ведут полноценную хозяйственную деятельность, их наделяют собственной бухгалтерией. Не для солидности, а чтобы все операции были вовремя и правильно отражены. Ведь ГО просто не в силах этого сделать. Такие ОП будут считаться выделенными на балансПисьмо Минфина от 29.03.2004 № 04-05-06/27.

А поскольку каждое ОП ведет свой бухучет, операции между ними и ГО придется оформлять минимум двумя проводками. Для учета таких перемещений и служит счет 79.

Правило тут простое: на каждое подразделение ГО заводит отдельный субсчет и операции между ними отражаются «зеркальными» проводками в корреспонденции со счетом 79.

Например, ОП-1 передает в ОП-2 вновь приобретенное ОС. Будут сделаны такие проводки.

ОП-1 ОП-2
Дт Кт Дт Кт
Передано имущество из ОП-1 в ОП-2 79, субсчет «ОП-2» 01 «Основные средства» 01 «Основные средства» 79, субсчет «ОП-1»

Но проводки непосредственно между ОП редки, чаще всего ГО выступает «посредником» в расчетах, чтобы обеспечить надлежащий контроль. То есть в нашем примере проводки будут такими.

ГО ОП-1 ОП-2
Дт Кт Дт Кт Дт Кт
Оборудование выбыло из ОП-1 01 «Основные средства» 79, субсчет «ОП-1» 79, субсчет «ГО» 01 «Основные средства»
Оборудование получено ОП-2 79, субсчет «ОП-2» 01 «Основные средства» 01 «Основные средства» 79, субсчет «ГО»

Но какой бы способ учета вы ни выбрали, все сводится к правильному формированию отчетности в дальнейшем.

Как свести отчетность

Разумеется, если ОП не выделены на баланс, то проблем с отчетностью не будет. Раз все операции отражаются в единой базе (учете ГО), то и отчетность сформируется на основе данных этого учета.

А вот если ОП ведут самостоятельный учет, то в конце отчетного периода ГО надо собрать все показатели по всем ПО в единую отчетность. Для этого в первую очередь разработайте шаблоны отчетных форм и перечень пояснений к ним, которые должны составлять ОП, и утвердите их в учетной политике. Рассмотрим особенности формирования таких отчетов.

Формируем сводный баланс

Казалось бы, что мудрить? Утверждаем в учетной политике для ОП ту же форму баланса, которую составляет организация, а в конце отчетного периода, получив балансы всех ОП, просто суммируем строчки и получаем сводный баланс.

Однако есть небольшое «но». При формировании отчетности организации надо раскрывать все существенные статьип. 3 Приказа Минфина от 02.07.2010 № 66н. А определить существенность той или иной статьи на уровне ОП невозможно.

Поэтому, по нашему мнению, ОП лучше передать в ГО вместе с балансом и оборотно-сальдовую ведомость с пояснениями.

В оборотно-сальдовых ведомостях ОП будет числиться сальдо по счету 79. Если все операции между подразделениями отражены правильно, при формировании свода сальдо счета 79 должно стать нулевым. А вот если сальдо не нулевое, нужно искать ошибку. Для этого придется сверить, все ли операции между ОП правильно отражены на счете 79. В большой организации это может занять много времени, но в итоге вы обязательно найдете и исправите неверную запись.

Формируем сводный отчет о прибылях и убытках

Порядок формирования сводного отчета о прибылях и убытках зависит от того, какие показатели формирует ОП, а какие — ГО. Вариантов здесь множество, поэтому мы предложим только два наиболее распространенных.

ВАРИАНТ 1. ОП в течение отчетного периода накапливает обороты по счету 90 «Продажи», субсчетам «Выручка», «Себестоимость продаж», «Коммерческие расходы», «Управленческие расходы» и т. д. А по итогам отчетного периода передает их в ГО следующими проводками.

ГО ОП-1
Дт Кт Дт Кт
Передана выручка 79, субсчет «ОП-1» 90, субсчет 1 «Выручка» 90, субсчет 1 «Выручка» 79, субсчет «ОП-1»
Передана себестоимость 90, субсчет 2 «Себестоимость» 79, субсчет «ОП-1» 79, субсчет «ОП-1» 90, субсчет 2 «Себестоимость»
Переданы коммерческие расходы 90, субсчет «Коммерческие расходы» 79, субсчет «ОП-1» 79, субсчет «ОП-1» 90, субсчет «Коммерческие расходы»
Переданы управленческие расходы 90, субсчет «Управленческие расходы» 79, субсчет «ОП-1» 79, субсчет «ОП-1» 90, субсчет «Управленческие расходы»

При этом варианте обороты ОП по счету 90 «Продажи» переносятся непосредственно в бухучет ГО. А уже по его данным будет формироваться сводный отчет о прибылях и убытках.

ВАРИАНТ 2. ОП самостоятельно формирует показатель «Прибыль до налогообложения», то есть формирует финансовый результат «в миниатюре».

Проводки будут такие.

ГО ОП-1
Дт Кт Дт Кт
Передана прибыль из ОП-1 в ГО 79 99 «Прибыли и убытки», субсчет 1 «Прибыль до налогообложения (убыток)» 99, субсчет 1 «Прибыль до налогообложения (убыток)» 79

В этом случае прибыль до налогообложения перейдет в учет ГО, поэтому эта строка сформируется из данных его учета. А вот остальные данные сводного отчета о прибылях и убытках (до строки «Прочие доходы» включительно) ОП должны передать в виде отчетного регистра.

Какой бы вариант ни выбрала организация, ОП должны передать в ГО дополнительные расшифровки, ведь в отчете о прибылях и убытках надо раскрыть все показатели, превышающие 5%-й барьерп. 18.1 ПБУ 9/99; п. 21.1 ПБУ 10/99.

Кроме того, независимо от выбранного варианта формировать общий финансовый результат и делать реформацию баланса будет ГО, сведя данные всех ОП. Поэтому счет 84 «Нераспределенная прибыль» ОП не применяют.

Отметим также, что начиная с отчетности за 2011 г. отчет о прибылях и убытках дополнен строками «Результат от переоценки внеоборотных активов, не включаемый в чистую прибыль (убыток) периода» и «Совокупный финансовый результат периода». Если в ОП есть кредитовый оборот по счету 83 «Добавочный капитал», субсчет «Переоценка ОС и НМА», лучше не передавать эти данные проводками в учет ГО. Ведь ОП они могут понадобиться в случае последующего снижения стоимости ОС и НМАп. 15 ПБУ 6/01. А для формирования сводного отчета о прибылях и убытках лучше направить в ГО отчетный регистр: разницу оборотов по счету 83, субсчет «Переоценка ОС и НМА».

Формируем другие отчеты

Отметим некоторые особенности формирования других отчетов.

Для формирования отчета об изменениях капитала также понадобится регистр со сведениями о произведенной переоценке, о котором мы сказали выше. Ведь иначе нельзя заполнить строку «переоценка имущества». Что касается иных показателей этого отчета, ГО сформирует их самостоятельно, поскольку операций с капиталом в ОП, как правило, не бывает.

А при формировании отчета о движении денежных средств необходимо учесть, что перечисление денег и передача денежных эквивалентов между ОП в сводном отчете не учитываются, так как финансовые потоки в этих случаях не возникают.

Как оформить первичку

Законом не утверждены формы первички для расчетов с ОП. Поэтому ваше право взять любую форму, которая предназначена для учета хозопераций. Например, для передачи ОС из ГО в филиал можно взять форму № ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств»утв. Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7.

Однако часто бывает так, что установленная форма не содержит необходимых реквизитов. Так, в накладной ОС-2 нет сведений о начисленной амортизации, а ведь эти сведения понадобятся ОП для того, чтобы продолжить амортизировать имущество. Поэтому для удобства вы можете изменить данную форму, добавив соответствующие графы.

А можно оформить авизо. Этот документ вам надо полностью разработать самостоятельно. При этом, поскольку авизо является первичным учетным документом, в нем должны быть все реквизиты, установленные закономп. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Авизо надо составить в двух экземплярах: для ГО и для ОП, участвующего в расчетах. А вот если операции проходят между двумя ОП, то понадобится еще один экземпляр: по одному для каждого ОП и один для ГО, чтобы оповестить его о произошедшей операции. И неважно, какой способ учета из вышерассмотренных вы выбрали.

И не забудьте установить в учетной политике:

  • когда составляется авизо — как правило, при любой операции с участием ОП внутри организации;
  • кто подписывает форму — обычно лицо, ответственное за проведение операции, а также желательно поставить на авизо отметку бухгалтера о том, что операции учтены;
  • какие дополнительные документы должны прилагаться к авизо — это может быть техническая документация на объекты ОС, первичка по приобретению имущества и т. д.;
  • сроки, когда авизо должно передаваться, — лучше, конечно же, чтобы это было при совершении операций. Также можно установить срок с таким расчетом, чтобы операция в любом случае попала в текущую отчетность. То есть срок должен быть таким, чтобы все операции между ОП бухгалтер ГО успел отразить в текущей отчетности.

Кстати, авизо вы можете составить и при передаче результатов работ, выполненных ОП для ГО или другого филиала.

Оформить авизо можно так.

АВИЗО

№ 203-18

05.12.2011

Отправитель: ООО «Луч света», г. Москва

Получатель: Филиал ООО «Луч света» в г. Мытищи

Наименование передаваемого объекта ОС (марка, модель) Срок полезного использования (мес.) Способ начисления амортизации Первоначальная стоимость (руб.) НДС, принятый к вычету (руб.) Сумма начисленной амортизации (руб.) Остаточная стоимость (руб.) Инв. №
Ноутбук Sony VAIO 25 Линейный 80 000 14 400 12 800 67 200 ОТ-125

Приложения:
1. Паспорт технического средства
2. Акт ОС-1
3. Карточка ОС-6

Объект передал: Объект принял:
Начальник отдела снабжения Начальник склада

Потапов А.Е.

Шустрый В.А.
05.12.2011 05.12.2011
Выбытие объекта учтено: Принятие объекта учтено:
Дт Кт Сум­ма, руб.
79-1 01 67 200
Дт Кт Сум­ма, руб.
01 79-1 67 200
Главный бухгалтер Бухгалтер

Орехова Е.К.

Бодрая В.А.
05.12.2011 05.12.2011

***

В заключение напомним: прежде чем сформировать отчетность, не забудьте сверить с ОП не только обороты по счету 79, но и дебиторско-кредиторскую задолженность ОП. Для этого надо, чтобы ОП передавали в ГО списки дебиторов и кредиторов, а также сальдо счетов расчетов (60, 62, 76). Не исключено, что дебитор ОП является кредитором ГО. И тогда есть возможность закрыть задолженность зачетомст. 410 ГК РФ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Обособленные подразделения, филиалы, представительства»:

Аббревиатура ОП имеет следующие значения:
Общевоенная подготовка — предмет обучение в военном деле.
Орден Проповедников — второе название ордена святого Доминика
Оргия Праведников — рок-группа под управлением Сергея Калугина
ОП — Офисный планктон
ОП — Оперативная полиграфия
ОП — Огнетушитель порошковый
ОП — Особая папка — одна из самых высоких степеней секретности.
ОП — Охотничье-промысловый — маркировка на оружии
ОП — Оперативная память — компонент ПК
ОП — Организация производства — термин из САПР
ОП — общий пионер
ОП — Одесский политикум
ОП — общая посылка
ОП — опора подвижная
ОП — основной парашют
ОП — «Олимпийская панорама»
ОП — объём продаж
ОП — офисная перегородка
ОП — Оборонпром
ОП — отдел продвижения
ОП или ПВО — противовыбросовое оборудование
ОП — окись пропилена
ОП — обратимый преобразователь
ОП — оконечный пункт
ОП — общий перевод
ОП — операторная панель
ОП — Орден проповедников
ОП — определяющие препятствия
ОП или оп — отопительный период
ОП — оздоровительный пункт
ОП — общественная приёмная
ОП — основные положения
ОП — обособленное подразделение
о/п — особые проблемы (в объявлениях для знакомств)
ОП — обучающая программа
ОП — образовательная программа
ОП — остеопороз
ОгП или ОП — ограниченное пользование
ОП — общего пользования
ОП — общевойсковой полигон
ОП — обсервационный пункт
ОП — «Отличный пожарный» — нагрудный знак
ОП — оперативный полк
ОП, ОПРФ — Общественная палата, Общественная палата Российской Федерации
ОП — газета «Орловская правда»
ОП — обслуживающий персонал
ОП — остановочная платформа
ОП — отдел паспортов
ОП или ОПИ — обогащение полезных ископаемых
ОП — «Особая папка»
ОП — острый панкреатит
оп. — опус
оп. — опись
оп. — опера
оп. или оп-та — оперетта
оп., опер. или опер-я — операция
ОП — общий план
ОП — опытное поле
ОП — обменный пункт (валюты)
ОП — охранное предприятие
ОП — остановочный пункт
ОП — отдел продаж
ОП — охрана природы
ОП — основная память
ОП — оружейный плутоний
ОП или оргпреступность — организованная преступность
ОП — объём плазмы
ОП — Объединённая партия (Гамбия)
ОП — обогреваемый пол
ОП — обобщенная переменная
ОП — основная плоскость (корабля)
ОП — органическая перекись
ОП — оптический прицел
ОП — оптическая приставка
ОП — определяющий параметр
ОП — опорный пункт
ОП — оператор подготовки
ОП — обратный пеленг
ОП — оптронная пара
ОП — Открытая партия
ОП — очиститель початков (например кукурузы)
ОП — опытное производство
ОП — очиститель пневматический
ОП — очаг поражения
ОП — осевой поворотно-лопастный насос
ОП — опрыскиватель полевой
ОП — огнетушитель пенный
ОП — огневая позиция
ОП — обмывочный пункт
[[о. п. — обеспечение полётов
оп. или О. — оператор

Как создать единый справочник кодов подразделений предприятия

Каждой относительно крупной, то есть состоящей из нескольких подразделений, организации рано или поздно придется упорядочить свои документопотоки, создать массив необходимых инструкций, справочников, шаблонов и т.д. Один из первых шагов на этом тернистом пути – создание единого справочника кодов (или индексов) подразделений организации. Как его составить, читайте в статье.

БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА

Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.

В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).

Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.

Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.

ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?

• подчиненность;

• номер;

• местонахождение;

• выполняемые функции.

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

Этап I: визуализируем организационную структуру

Если утвержденной структуры в организации нет, можно исправить это упущение, и кадровая служба организации в этом поможет.

Обратитесь к ним с просьбой предоставить рабочий вариант актуальной структуры, объясните, для чего это нужно. Кадровики, как правило, охотно откликаются, так как коды подразделений им самим нужны. При этом могут вас обрадовать, что уже используют простенькую кодировку (забегая вперед, скажу: не пропускайте это мимо ушей, постарайтесь вникнуть в систему индексации, обдумайте и позже предложите свои усовершенствования).

Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1.

Из примера понятно, что каждое из подразделений имеет своего руководителя – начальника отдела. Группы подразделений образуют направления, во главе каждого стоит директор по соответствующему направлению.

Для утверждения структуру лучше представить в виде блок-схемы, в которой будет четко видна подчиненность (см. Схему 1).

Как видно из блок-схемы, директору подчиняются блоки: административный, коммерческий, логистики и транспорта, технический, производственный, эксплуатационный. Называться они могут по-разному: департаменты, управления, дирекции и т.д., но смысл не меняется – это группы подразделений, объединенные по своему функциональному назначению и подчиненные руководителю высшего звена, возглавляющему конкретное направление деятельности предприятия.

Далее следует развернуть структуру каждого блока. Например, административный блок (см. Схему 2). Организационные структуры каждого из подразделений необходимо приложить к приказу об утверждении организационной структуры предприятия.

Для чего это нужно? Закономерный вопрос, ведь у нас уже есть структура, описанная словесно «в столбик». Однако отрисовка блок-схем позволяет выявить ошибки в иерархической структуре и, следовательно, откорректировать связи между элементами и уровни подчинения.

Этап II: утверждаем организационную структуру

Структура организации утверждается приказом (Пример 2).

Этап III: присваиваем коды

• Основное правило кодировки. Присваивайте только цифровые коды! Избегайте косых черт, дефисов, букв и иных служебных символов и знаков препинания.

Буквы являются источником ошибок и разночтений, косые черточки (слэши) могут стать препятствием при создании электронного архива, поскольку слэш в названии файла компьютер воспринимает как приказ создать вложенную папку.

Также не получится создать каталог или файл, в названии которого будут содержаться символы и знаки препинания. Чтобы избежать подобных неприятностей, лучше использовать только арабские цифры.

• Пример кодировки. Структура нашего предприятия имеет несколько вложений, а именно – 4 уровня. Это видно по нумерации, состоящей максимум из 4 цифр: «3.1.3.2. Склад № 2 импортных комплектующих» (см. Пример 1).

Количество вложений на каждом уровне можно обозначить однозначным числом, однако лучше заложить для каждого уровня двузначное число, поскольку молодые успешные организации имеют свойство разрастаться, небольшие подразделения – увеличиваться и дробиться и т.д. Таким образом, полный код подразделения будет состоять из 8 цифр.

Появление новых блоков или подразделений в организации отражается и в структуре. Например, ваше руководство решило создать представительство организации в другом регионе. В зависимости от функционала подразделения его нужно будет добавить либо отдельным блоком, либо отдельным подразделением в блок.

Пример индексации подразделений гипотетической организации приведен в Таблице 1.

ТАБЛИЦА 1

Пример индексации подразделений

Код подразделения Наименование подразделения
1 2
01* Административный блок
01010000 Канцелярия
01010100 Сектор документации
01010200 Архив
01010300 Экспедиция
01020000 Бухгалтерия
01020100 Сектор расчетов с персоналом
01020200 Сектор материального учета
01020300 Сектор налогообложения
01020400 Сектор реализации
01030000 Юридический отдел
01030100 Сектор договорной работы
01030200 Сектор претензионной работы
01040000 Отдел управления персоналом
01040100 Сектор найма и учета персонала
01040200 Табельная
01050000 Отдел технического контроля
01050100 Сектор входного контроля
01050200 Сектор контроля изготовления
02 Коммерческий блок
02010000 Отдел снабжения
02010100 Сектор закупок по РФ
02010200 Сектор зарубежных закупок
02020000 Отдел продаж
02030000 Отдел рекламы
03 Блок логистики
03010000 Отдел логистики
03010100 Сектор грузоперевозок
03010200 Сектор таможенного оформления
03010300 Сектор транспортно-складских
операций
03010301 Склад № 1 (сбыта)
03010302 Склад № 2 (импортных
комплектующих)
03010303 Склад № 3 (полуфабрикатов)
03010304 Склад № 4 (ответственного
хранения)
03020000 Транспортный отдел
03020100 Сектор внутренних перевозок
03020200 Сектор внешних перевозок
03020300 Сектор аренды автотранспорта
04 Технический блок
04010000 Отдел главного конструктора
04020000 Отдел главного технолога
04030000 Отдел компьютерного
обеспечения
05 Производственный блок
05010000 Цех № 1
05010100 Участок № 1
05010200 Участок № 2
05020000 Цех № 2
05020100 Участок № 1
05020200 Участок № 2
05030000 Цех № 3
05030100 Участок № 3
05030200 Участок № 3
06 Блок эксплуатации
06010000 Отдел главного механика
06020000 Отдел главного энергетика
06030000 Цех № 4 (ремонтный)
06030100 Участок № 1
06030200 Участок № 2
06040000 Хозяйственный отдел

*Полный восьмизначный код подразделения можно сократить, убрав нули в начале и в конце, и оставить только значащие цифры. В этом случае в технологических маршрутах отдел логистики будет иметь код 301, а склад полуфабрикатов – 3010303.

Этап IV: утверждаем справочник кодов

Присвоенные коды подразделений необходимо утвердить приказом и выложить на общедоступном ресурсе организации (Пример 3).

ПРИМЕНЯЕМ КОДЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

При индексации дел в номенклатуре

Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.

Например:

01 – приказы по основной деятельности;

02 – распоряжения;

03 – положения;

04 – инструкции;

05 – переписка;

06 – служебные записки;

Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений. Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.

При индексации бланков в альбоме форм

При индексации утвержденных форм в альбоме (если в организации он есть) каждому бланку присваивается уникальный номер, в котором присутствует и код подразделения, которое его разработало и применяет (например, 101 – канцелярия).

Индекс располагается на самом документе в нижнем колонтитуле с указанием документа (приказа), на основании которого он был введен в действие (или изменен), и номера редакции документа. Например, так:

При регистрации служебных записок

Если в организации применяется децентрализованная или смешанная форма ведения делопроизводства, код подразделения можно использовать при нумерации исходящих служебных записок разных подразделений.

Если исходящие служебные записки регистрируются в структурных подразделениях-инициаторах, номер служебной записки, например, из бухгалтерии может иметь вид 102-06-118, где 102-06 – индекс дела, состоящий из кода подразделения и кода вида документа, а 118 – порядковый номер регистрируемого документа с начала года.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Номер документа и код утвержденной формы документа не совпадают. Например, 102-06-118 – номер служебной записки, созданной в бухгалтерии, и 101-04011 – код шаблона служебной записки, являющийся приложением к инструкции по делопроизводству.

СОЗДАЕМ СХЕМУ ЗАМЕЩЕНИЯ

Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.

Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.

Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.

Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ

1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.

2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.

3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.

4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.

5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.

Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.

В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.

Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп. 6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).

Как видно из примера выше, директора направления не всегда замещает директор другого направления. Так, например, технического директора (п. 5 в Примере 5) имеют право замещать подчиняющиеся ему главный конструктор и главный технолог, поскольку они руководители, компетентные в этом направлении деятельности.

Как работает схема замещения? Очень просто.

Подобным образом можно утвердить замещающих лиц и для сотрудников, не относящихся к руководителям.

ПЛЮСЫ ЗАМЕЩЕНИЯ

• Исключается «безвластие», поскольку замещающий работник приступает к работе сразу, без ожидания указаний и выяснений «я или не я».

• Замещающий работник точно знает, чьи должностные обязанности ему придется выполнять при замещении, поэтому постоянно будет в курсе дел на этом участке работы.

• Невозможно «свалить» вину за промахи, допущенные при замещении, на кого-то другого.

• При составлении графика отпусков точно известно, чьи отпуска не должны пересекаться.

Структура предприятия, справочник кодов подразделений и схема замещения руководителей – документы, необходимые для слаженной работы предприятия. Подготовив их, вы проявите себя как компетентный работник, которому по силам сложные задачи, требующие знаний бизнес-процессов и внутреннего механизма функционирования всего предприятия.

О случаях полного и сокращенного написания должности руководителя подразделения на документах, оформленных на разных бланках. Об использовании заглавных букв в наименовании подразделения.

См. статью «Индексация дел в компаниях со сложной структурой»

Вопрос, конечно же, относится к правильности оформления наименований подразделений, а не только должностей. Наименования структурных подразделений «первого уровня» оргструктуры, которые являются самостоятельными подразделениями организации (не входят в состав других подразделений), могут оформляться с прописной буквы: Управление делами, Управление кадров, Отдел внутреннего контроля, Служба метрологического контроля, Отдел менеджмента качества и т.п. Это обычная практика.

Но в действующее положение о делопроизводстве, на которое Вы ссылаетесь, рекомендуем срочно внести исправления. В первом примере, когда документ оформляется на бланке организации, в наименование должности лица, подписывающего документ, должно быть включено наименование структурного подразделения в той форме, которая зафиксирована в штатном расписании:

Пример 1

Подпись на документе, изготовленном на бланке организации

СвернутьПоказать

Во втором примере, когда документ оформляется не на бланке, в наименование должности лица, подписывающего документ, должно включаться полное наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы (согласно учредительным документам):

Пример 2

Подпись на документе, изготовленном не на бланке организации

СвернутьПоказать

И только в том случае, когда Служба движения как самостоятельное структурное подразделение имеет свои бланки (это могут быть общий бланк структурного подразделения и его бланк для письма), а его руководитель имеет право издавать распорядительные документы и вести переписку, при оформлении документов на этих видах бланков наименование должности должно быть оформлено так, как зафиксировано в вашем Положении о делопроизводстве. Только слово «службы» нужно будет написать с маленькой буквы, т.к. здесь не приводится все ее название:

Пример 3

Подпись на документе, изготовленном на бланке Службы движения

СвернутьПоказатьПолистать демо-версию печатного журнала

Отличительные черты филиала как обособленного подразделения

Юридическое лицо, в отличие от ИП, имеет возможность и право открыть собственное обособленное подразделение. Их может быть и несколько. Существует ряд разновидностей «обособок». Чаще всего встречаются представительства и филиалы. Бывают и оборудованные рабочие места. Выясним, чем отличается филиал от обособленного подразделения как такового.

Особенности

Гражданский кодекс предусматривает право создавать организации для ведения предпринимательской деятельности. Юридические лица открывают, как правило, обычные граждане. Они же занимаются управлением собственного предприятия.

Любую фирму открывают для получения какого-то положительного результата. Юридические лица имеют такие же права, как и другие субъекты хозяйственной жизни.

Буквально каждая организация, зарегистрированная на территории РФ, может открыть филиал или обособленное подразделение (далее также – ОП). Это право закреплено в статье 55 ГК РФ.

Открывая обособленное подразделение своего предприятия, руководители должны понимать, что речь о создании нового юридического лица в этом случае не идет. Нет у ОП того же правового статуса.

Но для открытия обособленного подразделения одного желания недостаточно. Согласно Налоговому кодексу (ст. 11), оно должно иметь ряд признаков. А именно:

  • адрес головного офиса (тот, что записан в регистрационных и уставных документах) и адрес ОП не должны быть идентичными;
  • обязательно наличие оборудованных рабочих мест, введенных для работы сотрудников сроком от 1 месяца.

Налоговый кодекс содержит информацию и о возможных видах обособленных подразделений: филиал или представительство, или стационарное рабочее место (далее также – СРМ). Каждое из них имеет, как свои особенности, так и общие черты.

Например, об СРП данные в ЕГРЮЛ не заносят. А в случае с филиалом или представительством это обязательно.

Во время создания обособленного подразделения организации нужно заполнить специальный информирующий бланк (для каждого типа ОП он свой) и отнести его в ИФНС.

Подробнее об этом см. «Как открыть обособленное подразделение ООО: инструкция».

Разновидности

Информация о видах структурных подразделений есть сразу в нескольких законодательных актах, но данные в них разнятся. Так:

Гражданский кодекс Говорит о наличии всего двух разновидностей – филиале и представительстве. Все остальные он не упоминает как обособленные.
Налоговый кодекс Закон имеет право считать обособленным подразделением любые структуры компании, если они оборудованы СРМ.

Получается, что указанные кодексы несколько противоречат друг другу.

Отметим, что под рабочим местом понимают место, которое находится под контролем ответственных должностных лиц для выполнения сотрудником на нем своих непосредственных задач и обязанностей.

В число разновидностей ОП входят не только филиал и представительство. Этот список несколько больше. Закон позволяет признавать и другие структурные части организации обособленными подразделениями. Все они имеют общие черты и свои особенности.

Далее разберем более подробно отличие филиала от обособленного подразделения других типов.

Специфика филиала

Филиал – одна из наиболее часто встречаемых форм обособленных подразделений. Эта разновидность позволяет не просто создавать территориально удаленное ОП, но и наделять его множеством функций.

Важной особенностью является то, что филиал – это обособленное подразделение юридического лица, которое может одновременно с этим нести на себе функции и обязанности представительства.

Нельзя объединять понятия филиала и представительства. Эти две формы обособленного подразделения имеют много различий, функциональных, например. Даже определения из ГК РФ свидетельствуют об этом.

Чтобы иметь более четкое понимание, в чем отличие филиала от обособленного подразделения (таблица представлена ниже), необходимо рассмотреть функции, возможности и другие особенности каждой из форм.

Критерий Филиал Представительство СРМ
Какие задачи и функции выполняет Берет на себя функционал головной организации (частично или в полном объеме). Дополнительно может брать на себя функционал, свойственный представительству. Выступает в роли защитника и представителя головной организации. Происходит простое исполнение должностных обязанностей сотрудником на удаленном месте
Есть ли право на ведение коммерческой деятельности Имеет такое право Не занимается ведением коммерческой деятельности Коммерческая деятельность не предусмотрена. Создают только для рабочих отношений с сотрудниками.
Нужно ли ставить в известность ИФНС при открытии Такой обязанности нет Отправлять уведомление в ИФНС не нужно Отправка уведомления в ИФНС обязательна. Сделать это нужно не позднее чем через месяц после открытия.
Нужно ли вносить данные в ЕГРЮЛ Данные должны быть отображены Внести данные о представительстве необходимо Никакие сведения о создаваемых СРМ в ЕГРЮЛ не вносятся.
Что сделать для открытия Собственник компании должен принять соответствующее решение Владелец организации принимает соответствующее решение Приказ об открытии может быть принят исполнительным органом компании
Как правильно вести бухгалтерский учет (отдельно или совместно с головной организацией) Возможно отдельное или совместное ведение учета. Обе формы учета уместны Учет ведет только головной офис. Отдельное законом не предусмотрено.
Может ли быть отдельный от головного офиса расчетный счет Имеет право на открытие своего счета в банке Может производить расчеты при помощи своего счета в банке Не имеет права на открытие собственного счета в банке

Табличная форма позволяет наглядно понять, в чем разница филиала или обособленного подразделения другого типа. Филиал с представительством имеет больше общих черт, чем с СРМ. Последние по своему функционалу, правам и возможностям пусть и являются ОП, но вести самостоятельную деятельность не могут, а занимаются лишь текущей работой в рамках трудовых отношений.

Есть среди этих трех форм «обособок» и свои сходства, и свои различия. Они тесно переплетены друг с другом, но не теряют своей индивидуальности.

Больше всего в глаза бросаются отличия в функционале этих обособленных подразделений. Ведь тип той или иной структуре по закону присваивают как раз на основании задач, которые ставят перед филиалом, представительством или СРМ.

Отличается и целевая направленность каждой формы. Больше всего прав и возможностей имеет филиал. Пожалуй, это основное, чем отличается филиал от обособленного подразделения. Однако это не значит, что остальные ОП не востребованы на практике. Тут все зависит от целей самой организации. Нередко создают сразу несколько разновидностей обособленных подразделений.

Нельзя забывать и об общих чертах всех ОП. Несмотря на серьезные отличия в функционале, всех их не регистрируют в качестве отдельных юридических лиц. Они выступают лишь частью организации. При открытии любого из этих структурных подразделений не нужно вносить коррективы в устав.

Для работы ОП не нужно множества бумаг. Достаточно составить доверенность на его руководителя. Своих уставов эти подразделения не имеют. Главный документ для них – положения, на основании которых они и работают.

Подробнее об этом см. «Что нужно знать про положение об обособленном подразделении ООО: образец».

Наличие оборудованных рабочих мест – еще одно обязательное условие для абсолютно любого ОП. Будь то филиал или обособленное подразделение иного рода.

Какую форму выбрать

Вопрос о выборе формы ОП – филиал или представительство, или обособленное подразделение иного рода – может встать перед руководителем любой организации. Исходить нужно из:

  • функционала будущего структурного подразделения;
  • целей, для достижения которых его создают.

Еще на этапе планирования нужно решить, будет ли новое подразделение:

  • вести самостоятельный бухгалтерский учет;
  • открывать счет в банке;
  • передавать и/или приобретать имущество.

Право выбирать формат своего будущего обособленного подразделения имеет любая организация. Но открыв ОП, придется действовать в соответствии с нормами закона. Так, к примеру, для обособленных рабочих мест открывать свой расчетный счет закон не позволяет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *