Кадровые документы

Содержание

Для чего нужна инструкция по кадровому делопроизводству

Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов. И все эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно.
Законодательство определяет основной порядок заполнения унифицированных форм первичной учетной документации, трудовых книжек, говорит о примерном содержании трудового договора. Но для эффективной работы с документами в конкретной организации, разработать и внедрить инструкцию по кадровому делопроизводству будет не лишним.
Инструкция по кадровому делопроизводству помогает решить много практических задач. Утверждение шаблонов всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации, самого перечня документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия — все четко прописывается и закрепляется в Инструкции. Результат — снижение временных затрат на обработку кадровых документов и возможность избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.
Еще один факт в пользу инструкции — при ее разработке учитывается специфика конкретной организации. Не секрет, что по данному вопросу написано очень много, но каждый раз в конкретной ситуации оказывается конкретное лицо — кадровик, и он/она должен знать — что, как, в какой последовательности и т. д. делать. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства как такового. Закрепление особенностей оформления кадровых документов в локальном нормативном акте, создает условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы в конкретной организации.

Из чего состоит инструкция

Инструкция по кадровому делопроизводству состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.
Раздел «Общие положения». В этом разделе необходимо объяснить цели и задачи инструкции, а также указать законодательные акты, послужившие основанием для ее составления.*(1) Также нужно определить ответственность за несоблюдение установленных правил.
Тематические разделы. Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска, командировки, ведения табеля учета рабочего времени и др. Поэтому логично составлять инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий.
Но возможен и другой принцип деления инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов. Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой раздел — трудовым книжкам. Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.
Приложения. В приложения к инструкции по кадровому делопроизводству включите необходимый справочно-иллюстративный материал: образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов, требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам, графики документооборота.
Образцы документов размещаются в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции делаются ссылки на приложения. Это значительно упрощает работу с инструкцией.

Положение
о порядке замещения должностей научно-педагогических
работников в государственном образовательном учреждении
высшего профессионального образования
«Академия управления»

Принято решением Ученого совета Утверждаю
ГОУ ВПО Ректор ГОУ ВПО
«Академия управления» «Академия управления»
от «_____» ______________ 2005 г., А.Я. Чуркин
протокол N . _______________
«___» ______________________2005 г.
м.п.

Настоящее Положение разработано в соответствии с Положением о порядке замещения должностей научно-педагогических работников в высшем учебном заведении Российской Федерации (утв. приказом Минобразования РФ от 26 ноября 2002 г. N 4114), Рекомендаций о порядке замещения должностей профессорско-преподавательского состава на условиях внутреннего совместительства, направленные письмом Минобразования РФ от 14 ноября 2003 г. N 32ю-50-2197/32-05, Уставом ГОУ ВПО «Академия управления».

1. Общие положения

1.1. Положение о порядке замещения должностей научно-педагогических работников (профессорскопреподавательский состав, научные работники) в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Академия управления» (далее — Академия) (далее — Положение) определяет порядок и условия конкурсного отбора и заключения трудовых договоров между Академией и работником из числа научно-педагогического состава.
Положение в части профессорско-преподавательского состава распространяется на профессоров, доцентов, старших преподавателей, преподавателей и ассистентов (далее — преподаватель) Академии. Положение в части научного состава распространяется на научных работников (руководитель научного отдела, центра, другого научного подразделения, главный научный сотрудник, ведущий научный сотрудник, старший научный сотрудник, научный сотрудник) научного подразделения, кафедры Академии.
Должность заведующего кафедрой являются выборной. Порядок выборов заведующего кафедрой определяется отдельным Положением.
1.2. Замещение всех должностей научно-педагогических работников в Академии, за исключением должности заведующего кафедрой, производится по трудовому договору, заключаемому на срок до 5 лет в соответствии с законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» РФ, трудовым законодательством РФ.
1.3. Заключению трудового договора предшествует конкурсный отбор претендентов.
1.4. Конкурсный отбор на замещение вакантных должностей объявляется на полную или неполную ставку. Решение о проведении конкурсного отбора на замещение вакантных должностей с неполным объемом рабочеговремени принимается ректором по представлению проректора по учебной или научной работе.
1.5. Трудовой договор может заключаться без проведения конкурсного отбора по результатам конкурса документов:
— по усмотрению ректора при согласии работника сроком до одного года;
— при приеме на работу штатного совместителя;
— при замещении временно свободных научно-педагогических должностей (в связи с отпуском по уходу за ребенком, нахождении в творческом отпуске, переводе на научную должность в связи с подготовкой диссертации, при длительной болезни и другим причинам);
— при переходе на преподавательскую работу на срок 5 лет освобожденного от занимаемой должности проректора, имеющего стаж работы в данной должности не менее 5 лет.
1.6. Конкурсный отбор на вакантные должности не объявляется при переводе работника с его согласия на аналогичную или ниже занимаемой им должность на той же кафедре (научном подразделении) или на другую профильную кафедру (научное подразделение) до окончания срока его договора.
1.7. С работниками, не прошедшими конкурсный отбор на должности, ранее ими занимаемые, а также не подавшими заявления для участия в конкурсном отборе, трудовой договор расторгается в соответствии с Трудовым кодексом РФ с внесением соответствующей записи в трудовую книжку.

2. Порядок проведения конкурсного отбора

2.1. Не позднее, чем за 3 месяца до окончания каждого учебного года ректор по представлению начальника Отдела кадров объявляет фамилии и должности преподавателей (научных сотрудников), у которых истекает срок трудового договора в следующем учебном году. Данное распоряжение передается проректору по учебной работе, проректору по научной работе, Ученому секретарю. Проректоры доводят представленную информацию до заведующих кафедрами и руководителей научных подразделений, а также всех заинтересованных лиц и осуществляют контроль за их прохождением по конкурсу в установленные сроки.
2.2. Должности, занимаемые научно-педагогическими работниками, становятся вакантными с момента истечения срока договора, и на их замещение может быть объявлен конкурсный отбор. При наличии вакантной научно-педагогической должности конкурсный отбор в установленном порядке объявляется Академией в период учебного года.
2.3. По представлению руководителя структурного подразделения (форма N 1) Ученый секретарь на основании приказа ректора объявляет о конкурсном отборе претендентов в периодической печати или в других средствах массовой информации не позднее, чем за три месяца до окончания срока договора, а также помещает сообщение на доске объявлений Ученого совета и на сайте Академии.
2.4. Представление и объявление должны содержать условия конкурса, включающие квалификационные требования, предъявляемые к претендентам согласно Единой тарифной сетке (наличие ученой степени, звания, стажа работы в вузе и т.д.).
2.5. Срок подачи заявления для участия в конкурсном отборе — не позднее одного месяца со дня опубликования объявления о конкурсе.
Ректор Академии вправе отказать в приеме заявления в случае несоответствия претендента квалификационным требованиям по соответствующей должности, установленным действующими нормативными правовыми актами, либо в случае нарушения установленных сроков подачи заявления.
2.6. Претендентам должна быть обеспечена возможность ознакомления с настоящим Положением, квалификационными требованиями по соответствующей должности, условиями договора и присутствия на всех заседаниях кафедры (научного подразделения) и ученого совета, рассматривающих их кандидатуры.
2.7. В течение месяца со дня объявления конкурса соискателем представляются следующие документы Ученому секретарю Академии
1. Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. Личный листок по учету кадров (или Т-2).
3. Автобиография.
4. Копии дипломов о высшем образовании, ученой степени.
5. Копии аттестатов об ученом звании.
6. 2 фотографии размером 3 х 4.
7. Копия трудовой книжки.
8. Личное заявление на имя ректора Академии о допуске к конкурсу на замещение вакантной должности (Форма N 2).
9. Список научных и учебно-методических трудов (заверяется Ученым секретарем при представлении научных публикаций) (Форма N 3).
При переизбрании на должность научно-педагогические работники Академии представляют документы, указанные под N 8 и N 9, а также отчет по учебной и научной работе за 5 лет.
2.8. По истечении месяца со дня объявления о конкурсном отборе проводится рассмотрение заявлений и других конкурсных документов претендентов на заседании кафедры или научного подразделения. Кафедра и научное подразделение вправе предложить претендентам прочесть пробные лекции, провести другие учебные занятия или выступить с сообщением по предлагаемой тематике своих научных исследований и по их итогам принять рекомендации к конкурсному отбору на должность на Ученом совете Академии; (Форма N 4).
Срок рассмотрения заявлений на конкурс кафедрами и научными подразделениями — не более одного месяца со дня истечения срока подачи заявлений.
2.9. Обсуждение и конкурсный отбор претендентов на должности научно-педагогических работников проводится на Ученом совете Академии.
2.10. По истечении месячного срока со дня объявления конкурса, но не позднее, чем за 7 дней до заседания Ученого совета, соискатель представляет Ученому секретарю Академии следующие документы:
— документы, перечисленные в пункте 2.7;
— заключение кафедры (научного подразделения) о научно-педагогической деятельности (Форма N 4);
— выписку из протокола заседания кафедры (научного подразделения) о рекомендации соискателя к конкурсному отбору на должность (Форма N 5).
2.11. Ученый совет правомочен рассматривать кандидатуры и проводить голосование при наличии кворума (не менее двух третей от списочного состава Ученого совета). Кворум уточняется по явочному листу членов Ученого совета при выдаче им под расписку бюллетеней.
2.12. Решение по конкурсному отбору принимается по результатам тайного голосования (Образец бюллетеня для тайного голосования — Форма N 6). До проведения тайного голосования до сведения Ученого совета доводятся рекомендации кафедры (научного подразделения) по каждой кандидатуре.
2.13. Успешно прошедшим конкурсный отбор считается претендент, получивший путем тайного голосования большинство голосов членов Ученого совета, но не менее половины плюс один голос от числа принявших участие в голосовании. При получении равного количества голосов претендентами производится повторное голосование на том же заседании Ученого совета.
2.14. Если не подано ни одного заявления или ни один из претендентов не получил более 50% голосов членов Ученого совета, участвовавших в голосовании, конкурсный отбор признается несостоявшимся.
2.15. После прохождения конкурса Ученый секретарь Академии обязан в пятидневный срок представить в Отдел кадров конкурсные документы претендентов, успешно прошедших конкурс.
2.16. В случае нарушения процедуры избрания ректор назначает повторное рассмотрение этого вопроса в соответствующей инстанции (в Ученом совете, на кафедре, научном подразделении).

3. Заключение, изменение и расторжение трудового договора

3.1. С научно-педагогическим работником, успешно прошедшим конкурсный отбор, заключается срочный трудовой договор.
3.2. Условия срочного трудового договора, порядок его заключения, изменения и расторжения определяются действующим законодательством о труде, а также законами РФ «Об образовании» и «О высшем и послевузовском профессиональном образовании».
3.3. Договор заключается в десятидневный срок после утверждения результатов конкурсного отбора в письменной форме в 2 экземплярах, которые хранятся у каждой из сторон, подписываются ректором и работником, заключившим договор.
3.4. Договор предусматривает обязанности, права и ответственностьсторон. Конкретные сроки договора устанавливаются по соглашению сторон с учетом мнения Ученого совета Академии. При определении срока договора целесообразно, чтобы его окончание совпадало с окончанием учебного года.
Условия договора, ухудшающие положение преподавателя по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
3.5. Заработная плата работника устанавливается в соответствии с Положением об оплате труда в Академии.
Дополнительным соглашением на определенный срок могут устанавливаться также надбавки, доплаты и другие выплаты стимулирующего характера. При изменении законодательства РФ, присуждении ученой степени или присвоении ученого звания работнику производятся соответствующие изменения или дополнения договора.
3.6. По представлению кафедры (научного подразделения) допускается продление сроков договора до 5 лет без проведения процедуры конкурсного отбора, если действующий договор был заключен на срок менее 5 лет.
3.7. Любые изменения и дополнения, вносимые в договор, в том числе продление его сроков, определяются дополнительным соглашением, которое является неотъемлемой частью договора.
3.8. По результатам конкурсного отбора (или конкурса документов) и после заключения с работником договора издается приказ ректора Академии о приеме его на должность по соответствующей кафедре (научному подразделению). В трудовую книжку работника вносится запись о приеме на данную должность в соответствии с заключенным договором.
3.9. Истечение срока трудового договора с работником является основанием прекращения трудовых отношений в случаях:
— непредставления работником заявления для участия в конкурсном отборе в соответствии с п. 4 настоящего Положения для последующего заключения трудового договора на очередной срок;
— если работник не прошел конкурсный отбор на ученом совете Академии.
3.10. Процедура расторжения трудового договора с работником в связи с его недостаточной квалификацией, подтвержденной результатами аттестации, определяется Трудовым кодексом РФ.
3.11. Расторжение договора по инициативе администрации Академии допускается в случаях, предусмотренных законодательством:
— в связи с сокращением численности или штата работников после окончания учебного года с предупреждением работника под расписку не позднее, чем за два месяца до увольнения;
— признания работника «не соответствующим» занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации либо состояния здоровья, препятствующих продолжению работы;
— по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации.
3.12. Расторжение договора в связи с сокращением численности или штата работников, по несоответствию занимаемой должности или болезни в течение более 4 месяцев подряд производится с предварительного согласия соответствующего профсоюзного органа.
Недостаточная квалификация работника может выражаться в отсутствии необходимых знаний и навыков, без которых невозможно надлежащим образом выполнять трудовые обязанности по конкретной должности при нормальных условиях труда.
Увольнение педагогических работников по инициативе администрации высшего учебного заведения в связи с сокращением штатов допускается только после окончания учебного года, в соответствии с п. 77 Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5 апреля 2001 г. N 264.
3.13. Расторжение договор по инициативе работника производится по п. 3 ст. 77 Трудового кодекса РФ:
— в случае его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работы;
— в случае нарушения Академии законодательства о труде или условий договора;
— по другим уважительным причинам.
3.14. Прекращение договора допускается «по соглашению сторон» по п. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ.
3.15. Споры и разногласия по трудовому договору разрешаются по соглашению сторон, а в случае не достижения соглашения в порядке, установленном трудовым законодательством.

Приложение
к Положению о порядке замещения должностей
научно-педагогических работников
в государственном образовательном учреждении
высшего профессионального образования
«Академия управления»

Форма N 1

Ректору
Академии управления
А.Я. Чуркину

Структурное подразделение,
должность,
ФИО
__________ N___________

Служебная записка
Об объявлении конкурса
на замещение вакантной должности

Прошу Вас объявить конкурс на замещение вакантной должности_________
_______________ кафедры ________________________________________________.
Квалификационные требования (указать необходимые: наличие ученой степени,
звания, стажа работы в вузе, специализации и т.д.).
Дата
Зав. кафедрой/Руководитель центра _________________________ (Ф.И.О.)

Согласовано:
Проректор по учебной (научной) работе _____________________ (Ф.И.О.)
Дата
Ученый секретарь ___________________________________ (Ф.И.О.)
Дата

Форма N 2

Ректору ГОУ ВПО
«Академия управления»
А.Я. Чуркину
___________________________
(Ф.И.О.)
________кафедры____________

Заявление

Прошу вас допустить меня к конкурсному отбору на замещение вакантной
должности____________________________ кафедры (научного подразделения)
___________________ с последующим заключением трудового договора. С
условиями конкурсного отбора ознакомлен (а).

Дата
Подпись

Виза Ученого секретаря Академии об объявлении конкурса.
Виза начальника Отдела кадров Академии
о соответствии документов квалификационным требованиям

Форма N 3

Список
научных и учебно-методических трудов
(Ф.И.О. соискателя полностью)

——T————————-T——————T—————T—————T——————¬
¦ N ¦ Наименование ¦ Форма ¦ Выходные ¦ Объем в ¦ ¦
¦п/п ¦ работы, ее вид ¦ работы ¦ данные ¦ п.л. или с.¦ Соавторы ¦
+—-+————————-+——————+—————+—————+——————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+————————-+——————+—————+—————+——————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—-+————————-+——————+—————+—————+——————

Дата
Соискатель _______________________ _____________________________
(Ф.И.О.) (подпись)

Список верен:
Заведующий кафедрой (руководитель подразделения)
Ученый секретарь
Ученого Совета Академии ____________________ _________________________
(Ф.И.О.) (подпись)
(печать)

Примечание:
1. Список составляется по разделам в хронологической последовательности публикаций работ по сквозной нумерации:
а) научные работы;
б) авторские свидетельства, дипломы, патенты, лицензии, информационные карты, алгоритмы, проекты;
в) учебно-методические работы.
2. В графе 2 (Наименование) приводится полное наименование работы (тема) с уточнением в скобках вида публикации: монография, брошюра, статья, тезисы; учебник, учебное пособие, руководство, учебно-методическая разработка и другие. При необходимости указывается на каком языке опубликована работа.
Опубликованной считается учебно-методическая работа, прошедшая редакционно-издательскую обработку по рекомендации учебно-методического совета факультета или высшего учебного заведения (образовательного учреждения повышения квалификации), прошедшая тиражирование и имеющая выходные сведения. Научная работа считается опубликованной в соответствии с установленными требованиями.
Если учебник или учебное пособие допущено или рекомендовано для использования в учебном процессе, то указывается каким министерством, ведомством или учебно-методическим объединением дана соответствующая рекомендация.
В графе 3 (Форма работы) указывается соответствующая форма объективного существования работы: печатная, рукописная, аудиовизуальная, компьютерная и др. Дипломы и авторские свидетельства, патенты, лицензии, информационные карты, алгоритмы, проекты — не характеризуются (делается прочерк).
В графе 4 (Выходные данные) конкретизируются место и время публикации (издательство, номер или серия периодического издания, год); дается характеристика сборников (межвузовский, тематический, внутри-вузовский и пр.), место и год их издания; указывается тематика, категория, место и год проведения научных и методических конференций, симпозиумов, семинаров и съездов, в материалах которых содержатся тезисы доклада (выступления, сообщения): международные, всероссийские, региональные, отраслевые, межотраслевые, краевые, областные, межвузовские, вузовские (научно-педагогического состава, молодых специалистов, студентов и т.д.); место депонирования рукописей (организация), номер государственной регистрации, год депонирования, издание, где аннотирована депонированная работа, номер диплома на открытие, авторского свидетельства на изобретение, свидетельства на промышленный образец, дата их выдачи; номер патента и дата выдачи, номер регистрации и дата оформления лицензий, информационных карт, алгоритмов, проектов.
Все данные приводятся в соответствии с правилами библиографического описания литературы.
В графе 5 (Объем) указывается количество печатных листов (п. л.) или страниц (с.) публикаций (дробью: в числителе — общий объем, в знаменателе — объем, принадлежащий соискателю).
В графе 6 (Соавторы) перечисляются фамилии и инициалы соавторов в порядке их участия в работе. Из состава больших авторских коллективов приводятся фамилии первых пяти человек, после чего проставляется: «и др., всего ___________ человек».
3. Работы, находящиеся в печати, положительные решения по заявкам на выдачу патентов и прочие не включаются. Не относятся к научным и научно-методическим работам газетные статьи и другие публикации популярного характера.
4. Итоговые отчеты о проведении научно-исследовательских работ могут быть представлены отдельным списком по вышеуказанной форме.

Форма N 4

Заключение
кафедры________________________
о научно-педагогической деятельности
________________________________
(Ф.И.О.)
в связи с конкурсным отбором на замещение
должности___________________________

— Фамилия, имя, отчество, год рождения.
— Год окончания вуза, полное наименование, специальность по диплому.
— Наличие ученых степеней и ученых званий в последовательности их присуждения и присвоения (место и дата защиты диссертации, год аттестации и профиль (отрасль наук), по которому проводилась аттестация). Пребывание в аспирантуре, докторантуре, предоставление творческого отпуска.
— Стаж педагогической работы в вузах, в том числе в Академии. Общий научно-педагогический стаж. Основные этапы трудовой и научно-педагогической деятельности.
— Основные учебные курсы, в том числе лекционные. Участие в методическом обеспечении учебного процесса и в научно-организационной работе.
— Основные учебные и методические труды, проведение открытых лекций, занятий и другие данные апробации профессиональной деятельности.
— Оценка уровня работы согласно данным анкетирования студентов, рейтинг.
— Участие в подготовке научных кадров.
— Работа в научных и профессиональных обществах, советах, ассоциациях.
— Почетные звания, награды, премии и т.п.
Кафедра ___________ после обсуждения научной и педагогической деятельности на заседании (дата) на основании результатов открытого/тайного (ненужное зачеркнуть) голосования: (за — _____ , против — _____ , воздержались — _____), рекомендует его (ее) к конкурсному отбору на замещение должности __________________________сроком до 5 лет с последующим заключением трудового договора.

Дата
Заведующий кафедрой ______________________________ (Ф.И.О.)

Заключение
центра________________________
о научно-исследовательской деятельности
_________________________________
(Ф.И.О.)
в связи с конкурсным отбором на замещение
должности_____________________

— Фамилия, имя, отчество, год рождения.
— Год окончания вуза, полное наименование, специальность по диплому.
— Наличие ученых степеней и ученых званий в последовательности их присуждения и присвоения (место и дата защиты диссертации, год аттестации и профиль (отрасль наук), по которому проводилась аттестация). Пребывание в аспирантуре, докторантуре, предоставление творческого отпуска.
— Стаж научной и педагогической работы, в том числе в Академии. Общий научно-педагогический стаж. Основные этапы трудовой и научно-педагогической деятельности.
— Основные направления научной деятельности.
— Основные научные и учебно-методические труды и другие данные апробации профессиональной деятельности.
— Участие в научных программах и грантах.
— Участие в подготовке научных кадров.
— Работа в научных и профессиональных обществах, советах, ассоциациях.
— Почетные звания, награды, премии и т.п.
Центр после обсуждения научной и педагогической деятельности на заседании (дата) на основании результатов открытого/тайного (ненужное зачеркнуть) голосования: (за — _____ , против — _____ , воздержались — _____), рекомендует его (ее) к конкурсному отбору на замещение должности сроком до 5 лет с последующим заключением трудового договора.

Дата
Руководитель центра _________________________________ (Ф.И.О.)

Форма N 5

Выписка
из протокола N _______ заседания кафедры
(научного подразделения)_____________
ГОУ ВПО МО «Академия социального управления»

от ____________________
(дата)

Присутствовали:
1. Ф.И.О., должность
2.
3.

Слушали:
О научно-педагогической деятельности __________________________ в связи с конкурсным отбором на замещение должности ______________________.
Выступили: _____________________ дал высокую оценку научно-педагогической деятельности и предложил рекомендовать его на должность _____________________ кафедры/центра .
Постановили:
Рекомендовать к конкурсному отбору _________________на должность ____________ кафедры/центра.
Результаты открытого (тайного) голосования:
в голосовании принимало участие __ человек:
за — _______________,
против — ______________,
воздержались — _____________.

Зав. кафедрой/Рук. Центра _____________________________ Ф.И.О.
Секретарь ______________________________Ф.И.О.

Форма N 6

Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Академия управления»

Бюллетень
для тайного голосования по конкурсному отбору на должность
______________________________________________________
(наименование должности, структурного подразделения)

на заседании Ученого совета Академии от (дата) протокол N _________.
1.___________________________________________
(фамилия, имя, отчество кандидата)
2. __________________________________________
(фамилия, имя, отчество кандидата)
3. __________________________________________
(фамилия, имя, отчество кандидата)
(Фамилии претендентов приводятся в алфавитном порядке).

Примечание:
1. Результаты голосования выражаются оставлением или вычеркиванием фамилии (фамилий).
2. Бюллетень, в котором не вычеркнута ни одна из фамилий, в случае участия в конкурсном отборе двух или более претендентов на одну должность, признается недействительным.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 7, июль 2006 г.

————————————————————————-
*(1) Основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается инструкция по кадровому делопроизводству:
Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20)
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1)
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.)
Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69)
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536)
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.)
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

  • Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

  • Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

  • Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

  • Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

  • Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

  • разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

  • оформление кадровых приказов;

  • заполнение трудовых книжек;

  • ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

  • Положения об оплате труда;

  • Правил внутреннего трудового распорядка;

  • Положения о персонале;

  • Положения о премировании и иных поощрениях

  • Положения о материальной ответственности работников;

  • Положения о коммерческой тайне;

  • Положение об отпусках;

  • Положение о командировках;

  • Положение о структурных подразделениях;

  • Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

  • Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

  • Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

  • Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

  • Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

  • на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

  • на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Основные документы кадрового делопроизводства

Основные документы кадрового делопроизводства – это тот пакет документов, который необходим, чтобы регламентировать и контролировать взаимоотношения между работодателем и штатным персоналом. Речь идет о журналах учета рабочего времени, журналах регистрации трудовых, документах, которые отражают факты приема работников, их увольнения, отпусков и прогулов, а также документах, где записываются все командировки, даты, задачи и затраты.

Классификация документов

Документооборот предприятия регламентирован законом №152-ФЗ, где описаны требования о хранении персональных данных сотрудников. Нормы ведения журнала учета, бланков и вкладышей описаны в Постановлении №225.

Документы по уровню обязательности:

  • Первичные документы, обязательные во всех предприятиях (включая мелкий бизнес).
  • Документы, которые носят рекомендательный характер.
  • Документы специфической направленности – зависит от сферы деятельности предприятия, структуры.

Документы в соответствии с их целевой принадлежностью:

  • Документация, которая используется в учета штата: распоряжения о найме и расчете сотрудника, о смене должности, о предоставлении отпуска, приказы о командировке.
  • Документы по управлению персоналом и организации деятельности работников: должностные инструкции, формы отчета по стажировке и адаптации сотрудников.

Документы по функциональности:

  • Внутренние нормативные акты необходимы для того, чтобы определять принципы, цели и миссию деятельности предприятия, которые обязаны исполнять и учитывать в работе абсолютно все работники предприятия (распоряжения собственника, положения и требования в отношении рабочей дисциплины, инструкции).
  • Документы информационно-расчетного характера, которые содержат информацию о работниках и обо всем, что связано с их работой на предприятии (таблицы с графиками и расчетами, расчетные листы, документы с выплатами за командировки).
  • Документы, подтверждающие выполнение трудовых обязанностей сотрудников в соответствии с трудовым законодательством РФ и пенсионным законодательством.
  • Документы распорядительного характера, которые издаются непосредственно собственником предприятия с целью передачи их работникам (распоряжения, приказы о кадровых изменениях, постановления).
  • Документы для ведения кадрового учета: журнал регистраций, книги учета, которые необходимы для установления на всех документах порядкового индекса и которые дают кадровым бумагам юридическую силу. Они необходимы для работы кадровой службы и общего учета работников их документации в организации.

Обязательные документы

Список этих документов достаточно широкий, однако каждый кадровик должен знать и понимать, как они составляются, и иметь возможность как составить их, так и проконтролировать грамотность их оформления.

К обязательным документам относится:

  • Штатный график (ст. 15 ТК РФ).
  • Трудовой договор (ТД).
  • Приказ о принятии на работу (форма № Т-1).
  • Карточка (личное дело) сотрудника (форма № Т-2).
  • Приказы об изменении должности сотрудников (форма № Т-5).
  • Распоряжения по отпускам (форма № Т-6).
  • График отпусков (форма № Т-7).
  • Приказ о расторжении или прекращении ТД или трудового контракта с работником (форма № Т-8).
  • Документ учета рабочего времени (форма № Т-13).
  • Документы расчета оклада и бонусов работникам (форме № Т-12).
  • Правила распорядка труда на предприятии.
  • Акты по требованиям и отчетам охраны труда, которые составляются на основании правил и инструкций по ОТ РФ.

Это перечень основных документов кадровой документации, которые должны быть на каждом предприятии.

Требования к хранению кадровых документов

Кадровые документы важны не только для внутренней отчетности, но и для соответствия трудовому законодательству РФ. Необходимые документы должны храниться в каждой организации, за что отвечают уполномоченные лица. Документацию систематически проверяет инспекция и при необходимости выносит наказание за несоблюдение требований трудового законодательства. К примеру, нарушение требований ТК по охране труда может повлечь за собой административную ответственность, штраф при которой для должностных лиц колеблется от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, для ООО – от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, а при серьезных нарушениях деятельность предприятия могут приостановить на 3 месяца в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Если должностному лицу вынесено повторное замечание за аналогичное нарушение законодательства о труде, он подвергнется дисквалификации на срок 1-2 года.

При нарушении требований законодательства касательно ведения, заполнения и хранения документов строгой отчетности и обязательных бумаг, перечисленных выше, работодатель и кадровый сотрудник несут административную и уголовную ответственность. Подробнее в ст. 419 ТК РФ. При отсутствии обязательных кадровых документов на предприятия работодателю выносится первоначальное замечание и назначается дата повторного визита инспекции по труду, в результате которого все обязательные документы должны быть заведены в соответствии с законодательством.

Статья 13.20 КоАП РФ диктует нормы ответственности за неправильное хранение обязательных документов, в том числе трудовых книжек, личных карточек работников и приказов разного характера.

Нарушение конфиденциальности сведений о сотруднике карается в соответствии со ст. 137 УК РФ. Штраф может достигать 200 тыс. рублей.

Ведение документооборота и хранение обязательных документов на предприятии – обязательное требование для кадровой службы. Контроль этого вопроса осуществляется Государственным архивом РФ и Рострудинспекцией, которые в любой момент имеют право приехать с проверкой на предприятие.

>Обязательные кадровые документы

Документы при приеме работника

Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:

  • трудовой договор. Об оформлении контракта смотрите в материале «Трудовой договор: бланки и образец»;
  • трудовая книжка. О правилах заполнения мы писали в статье «Правила оформления трудовой книжки»;
  • медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда. О том, как сделать медкнижку и проверить предоставленный работником бланк на подлинность, вы узнаете, пройдя по ссылкам;.
  • документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям профстандартов. Также предлагаем вам ознакомиться с материалом о том, как внести запись об образовании в трудовую книжку;
  • приказ о приеме на работу по форме Т-1;
  • личная карточка работника (форма Т-2). Бланк данной формы можно найти в нашей статье «Личная карточка работника Т-2: образец заполнения».

Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с должностной инструкцией и своевременно провести для него инструктажи по охране труда!

Документы в процессе трудовой деятельности

В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность. В этом случае составляются следующие бумаги:

  • приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5). Ознакомиться с тем, как выглядит образец заполнения данной формы, вы можете в материале;
  • дополнительное соглашение. Например, при переводе работника на 0,5 ставки или изменении оклада.

Также каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отдых предоставляется согласно графику отпусков. Здесь вы найдете образец его заполнения. Постарайтесь не допустить нарушений при составлении графика. О том, как при необходимости внести в форму Т-7 новую информацию, читайте в тексте «Дополняем график отпусков».

Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6. Как ее заполнить, узнаете из статьи «Оформляем приказ на отпуск». Также предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как оформить приказ о дополнительном отпуске.

Документы при увольнении

Для документального оформления расторжения трудового договора необходимы следующие бумаги:

  • заявление об увольнении (в случае если сотрудник решил уйти из компании по собственной инициативе). Как правильно написать заявление на увольнение, читайте в нашем тексте;
  • соглашение об увольнении. Предлагаем вам ознакомиться с образцом соглашения, а также пошаговой инструкцией расторжения контракта;
  • приказ об увольнении, составляемый по форме Т-8 или Т-8а (если расторгается договор с несколькими сотрудниками). Узнать о правилах заполнения вы сможете из материала «Оформляем приказ на увольнение правильно».

Локальные акты

Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:

  • штатное расписание (форма Т-3). Подробнее — в статье «Что такое штатное расписание»;
  • положение об оплате труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • табель учета рабочего времени, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13) и т. д.

Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.

Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, отказавшись от некоторых кадровых документов.

Ответственность за ненадлежащее ведение кадровой документации

Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

  • дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение;
  • в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Кроме того:

  • ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
  • ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000–3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы

Основным документом, регламентирующим деятельность кадровой службы, является положение о кадровой службе– организационно-правовой документ, определяющий место данного подразделения в общей структуре организации, регламентирующий порядок его повседневного функционирования, а так­же вопросы его подчиненности и взаимодействия с должностными лицами и структурными подразделениями организации.

Как правило, типовое положение о кадровой службе содержит следующие основные разделы:

1) «Общие положения»;

2) «Структура и состав кадровой службы»;

3) «Задачи и функции кадровой службы»;

4) «Организация управления кадровой службой»;

5) «Организация взаимодействия кадровой службы»;

6) «Организация обеспечения кадровой службы»;

7) «Полномочия кадровой службы»;

8) «Ответственность кадровой службы»;

9) «Особые вопросы деятельности кадровой службы»;

10) «Заключительные положения».

Раздел «Общие положения» содержит сведения:

— о цели кадровой работы на предприятии;

— о целевом предназначении кадровой службы, ее статусе;

— о руководстве кадровой службы;

— о порядке установления (изменения) организационно-штатной структуры кад­ровой службы;

— о документах, регламентирующих деятельность кадровой службы и ее сотрудников.

В разделе «Структура и состав кадровой службы» отражаются:

— порядок установления и изменения организационно-штатной структуры и численного состава кадровой службы;

— организационно-штатная структура кадровой службы;

— сведения о численном составе сотрудников кадровой службы.

В разделе «Задачи и функции кадровой службы» излагаются сведения об основных задачах и важнейших функциях службы.

Раздел «Организация управления кадровой службой» содержит сведения:

— об общем и повседневном руководстве работой кадровой службы;

— о руководящем составе кадровой службы;

— об организации управления повседневной деятельностью кадровой службы;

— об организации управления кадровой службой в оперативном режиме.

Раздел «Организация взаимодействия кадровой службы» содержит описание организации взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями и должностными лицами органи­зации.

Раздел «Организация обеспечения кадровой службы» определяет общий порядок ее технического, материального, информационного и иного обеспечения и обслуживания, включая меры по защите служебной информации от несанкционированно­го доступа и т.п.

Раздел «Полномочия кадровой службы» включает перечень предоставленных ей полномочий для реализации своих задач.

Раздел «Ответственность кадровой службы» определяет границы коллективной и индивидуальной ответственности службы применительно к условиям ее по­вседневной деятельности.

В разделе «Особые вопросы деятельности кадровой службы» рассматриваются иные вопросы, отражающие специфику ее деятельности и требующие документального разъяснения (регламентации), в том числе:

— вопросы контроля и проверки деятельности кадровой службы;

— вопросы реорганизации кадровой службы;

— отдельные вопросы трудовых взаимоотношений сотрудников кадровой службы и должностных лиц других подразделений и служб организации.

В разделе «Заключительные положения» обычно излагается порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующее положение. Устанавливается также срок его действия.

Должностные инструкции сотрудников кадровой службы регламентируют их организационно-правовое положение, определяют задачи, функции, основные обязанности, права, сферу ответственности при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности и обеспечивают условия для их эффективной работы.

Требования к структуре должностной инструкции сотрудника отдела кадров соответствуют общим требованиям, предъявляемым к структуре подобных документов. Типовая должностная инструкция сотрудника отдела кадров, как правило, состоит из следующих основных разделов:

1) «Общие положения»;

2) «Функции»;

3) «Должностные обязанности»;

4) «Права»;

5) «Ответственность»;

6) «Взаимоотношения сотрудника»

В разделе «Общие положения» указываются:

— категория, к которой относится регламентируемая должность;

— порядок назначения на должность и освобождения от должности;

— сведения о том, кому непосредственно подчиняется сотрудник;

— квалификационные требования и требования к специальным знаниям и навыкам сотрудника;

— перечень нормативных, методических и других документов, которыми должен руководствоваться сотрудник в практической деятельности.

Раздел «Функции» закрепляет основные задачи и направления деятельности сотрудника, которые он должен выполнять в своей повседневной деятельности.

Раздел «Должностные обязанности» содержит перечень профессиональных действий, которые сотрудник должен выполнять в рамках возложенных на него функций. При этом конкретно указываются:

— перечень производственных операций (действий) в соответствии с технологией (порядком) работ на конкретном участке;

— порядок обработки и ведения служебной документации;

— регламент рабочего времени.

В качестве основы для разработки данного раздела должны быть использованы квалификационные характеристики. В некоторых случаях возможно распределение обязанностей, содержащихся в одной квалификационной характеристике, между несколькими сотрудниками или, наоборот, дополнение обязанностей, предусмотренных квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям.

Раздел «Права» содержит информацию о том, какими полномо­чиями наделяется сотрудник для надлежащего исполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Разделом «Ответственность сотрудника» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности (дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и иная) сотрудника за совершение недобросовестных (непрофессио­нальных) действий в процессе работы. Указывается также, кто из должностных лиц, и каким именно образом может применять по отношению к данному сотруднику те или иные формы привлечения к ответственности.

Раздел «Взаимоотношения» содержит описание организационного и документационного взаимодействия сотрудника кадровой службы с другими подразделениями и должностными лицами органи­зации.

Другим основополагающим нормативным документом, регламентирующим порядок работы кадровой службы, является инструкция об организа­ционно-документационном обеспечении кадровой работы. Подобные инструк­ции адресованы в первую очередь сотрудникам кадровых органов для руководства в повседневной служебной деятельности.

Типовая инструкция об организационно-документационном обеспечении кадровой работы, как правило, включает в себя следующие основные раз­делы:

1) «Общие положения»;

2) «Вопросы организационно-документационного обеспечения кадровой работы»;

3) «Использование информационных технологий, средств автоматизации работы с кадровыми документами»;

4) «Изготовление, учет, хранение и обращение с печатями, штампами и бланками строгой отчетности»;

5) «Ответственность должностных лиц за организационно-документационное обеспечение кадровой работы».

Раздел «Общие положения» открывается перечислением основных нормативных документов, на основании или во исполнение которых разработана инструкция.

Последующее содержание раздела излагается по пунктам, в которых отражаются следующие вопросы:

— область действия инструкции (инструкцией устанавливаются единые требования к организационно-документационному обеспечению кадровой работы)

— категории документов, подпадающих под действие инструкции (обычно это документы, не содержащие секретную или конфиденциальную информацию, т.к. порядок работы с последними регламентируется специальными нормативными документами);

— структурные подразделения организации, в которых в соответствии с положениями инструкции осуществляется кадровая работа;

— общий порядок использования технических средств автоматизации и компьютерной техники в работе по документационному обеспечению;

— должностные лица, на которых возлагается ответственность за организацию и ведение кадровой работы, а также ее организационно-документационное обеспечение;

— должностные лица и сторонние организации, осуществляющие контроль и надзор за ведением работы по документационному обеспечению;

— общие обязанности должностных лиц организации, в том числе вновь принятых, по изучению и выполнению положений инструкции в повседневной деятельности.

Раздел «Вопросы организационно-документационного обеспечения кадровой работы» включает в себя следующие подразделы:

а) организация кадрового документооборота:

— прием, регистрация и обработка поступающей корреспонденции по кадровым вопросам;

— рассылка кадровых документов на рассмотрение и исполнение;

— исполнение и контроль за исполнением кадровых документов;

— регистрация, обработка и отправка кадровых документов за пределы организации;

— передача кадровых документов на временное и длительное хранение;

— регистрационно-учетная, учетно-аналитическая и архивно-справочная работа;

б) формирование дел и номенклатуры дел кадровой службы:

— общий порядок формирования и ведения дел кадровой службы;

— принципы формирования номенклатуры дел;

в) организация хранения документов кадровой службы:

— общая последовательность действий должностных лиц, ответственных за организацию хранения кадровой документации;

— особенности режимов оперативного, временного и длительного хранения документов;

г) правила (порядок) оформления, размножения и уничтожения документов кадровой службы.

Раздел «Использование информационных технологий, средств автоматизации работы с кадровыми документами» содержит описание порядка применения технико-технологических средств автоматизации работы с кадровыми документами.

Во вводной части раздела перечисляются и коротко характеризуются важнейшие этапы применяемых в организации информационных технологий, а также имеющиеся средства автоматизации работы с кадровыми документами.

Отдельными подразделами описываются:

— порядок использования систем подготовки документов;

— порядок использования информационно-поисковых систем документов;

— порядок использования автоматизированных средств регистрации, учета и контроля за исполнением документов;

— порядок ведения электронного архива кадровых документов.

Раздел «Изготовление, учет, хранение и обращение с печатями, штампами и бланками строгой отчетности» обычно включает в себя крат­кое описание порядка изготовления, а также последующего учета печатей, штампов и бланков строгой отчетности. Данным разделом устанавливается персональная ответственность должностных лиц организации, допущенных к учету, хранению и использованию печатей, штампов и бланков строгой отчетности. В содержании раздела также описывается порядок проставления оттисков печатей и штампов на кадровых документах.

Раздел «Ответственность должностных лиц за организационно-документационное обеспечение кадровой работы» содержит конкретные указания об ответственности соответствующих должностных лиц за организационно-документационное обеспечение кадровой работы.

В инструкцию могут включаться и иные разделы, а также приложения (образцы документов, схемы орга­низации движения документов, примерная номенклатура дел и т.п.)

Организационные и технологические аспекты защиты персональных данных в кадровой службе находят отражение в положении о персональных данных работников. Этот нормативно-правовой документ определяет порядок сбора, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работников организации.

Типовое положение о персональных данных включает в себя следующие разделы:

1) «Общие положения»;

2) «Основные понятия»;

3) «Обработка персональных данных работника»;

4) «Передача персональных данных работника»;

5) «Права и обязанности работников и работодателя»;

6) «Ответственность за разглашение персональных данных».

Раздел «Общие положения» определяет сферу действия положения и содержит перечень основных нормативных документов, на основании и во исполнение которых оно разработано. Основными нормативными документами, в соответствии с которыми разрабатывается положение о персональных данных, являются:

— Конституция Российской Федерации;

— Трудовой кодекс Российской Федерации;

— Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации информационных технологиях и о защите информации»;

— Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

В разделе «Основные понятия» приводятся определения основных понятий, применяемых в положении, таких как:

— работник;

— работодатель;

— персональные данные;

— обработка персональных данных;

— распространение персональных данных;

— использование персональных данных;

— блокирование персональных данных;

— уничтожение персональных данных и др.

Раздел «Обработка персональных данных работника» содержит перечень должностных лиц, имеющих право доступа к персональным данным работников организации, а также схему распределения доступа к персональным данным, т.е. порядок получения, хранения, уточнения, использования и уничтожения персональных данных.

В разделе «Передача персональных данных работника» рассматривается порядок передачи персональных данных в пределах организации и порядок передачи персональных данных третьим лицам.

Раздел «Права и обязанности работников и работодателя» включает перечень прав и обязанностей работодателя по отношению к персональным данным работников, а также перечень прав и обязанностей работников по отношению к их персональным данным, установленных действующим законодательством.

В разделе «Ответственность за разглашение персональных данных» устанавливаются виды ответственности и порядок привлечения к ответственности лиц, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работников.

Таким образом, в положении о персональных данных определяются конкретные обязанности руководителей и сотрудников в части использования персональных данных в служебных целях. Функциональные обязанности этих лиц связаны с составом передаваемых им персональных данных. Положением определяется форма обязательства должностных лиц за сохранность персональных данных и их конфиденциальность. Одновременно регламентируется порядок ознакомления работников организации со своими персональными данными, документами и учетными формами, в которых эти данные фиксируются, порядок взаимоотношений кадровой службы и работника по поводу сбора, документирования, использования, актуализации, хранения и уничтожения его персональных данных.

К числу важных документов, регламентирующих организацию и деятельность кадровой службы предприятия, относятся методические рекоменда­циии внутренние указания по отдельным направлениям кадровой работы.

Рекомендации и указания предназначены для конкретизации положений федеральных, местных и ведомственных нормативно-правовых документов, обеспечи­вающих общую регламентацию кадровой работы на предприятии.

Отличие рекомендаций и указаний проистекает из самого названия этих документов. Методические(реже – организационно-методические) рекомендациине являются обязательными для исполнения. Вместе с тем они содержат в себе сведе­ния, применение которых существенно облегчает и упрощает действия сотрудников кадрового органа в ходе повседневной работы.

Обычно эти сведения касаются каких-либо самостоятельных, порой довольно специфических направлений кадровой работы (общий порядок заключения трудовых договоров с различными категориями работников организации).

В отличие от рекомендаций, внутренние указанияявляются обязательными для исполнения теми категориями сотрудников кадрового органа предприятия, которым данные указания адресованы.

При этом подразумевается, что в большинстве случаев в выполнении какой-либо организационной или документационной процедуры участвует несколько сотрудников, как правило, относящихся к разным категориям (руководители, специа­листы, исполнители).

Вот почему во внутренних указаниях главное внимание уделено разъяснению особенностей выполнения сотрудниками своих служебных обязанностей в различных повседневных «кадровых» ситуациях (при заключении письменных трудовых договоров с ведущими специалистами).

Содержание рекомендаций и указаний излагается таким образом, чтобы в максимально ясной и конкретной форме отразить наиболее важные моменты выполне­ния той или иной организационной или документационной процедуры. При этом особое внимание обращается на правовую сторону совершения сотрудниками кад­рового органа тех или иных действий, их регламентацию и сроки.

Документы кадровой службы

Документы кадровой службы
* локальные нормативные акты, порядок разработки и принятия
* штатное расписание
* график отпусков
* график отпусков на следующий год — вопросы декабря, имеется еще время доработать!
* правила внутреннего трудового распорядка
* коллективный договор
* положение об оплате труда
* документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
* должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание
* порядок изменения должностной инструкции
* варианты должностных инструкций
* этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ

Важнейшей функцией кадровой службы организации, независимо от формы собственности, является документирование трудовых правоотношений. Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксирует сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж, служат средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров.
Локальные нормативные акты.
Регулирование трудовых отношений, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия.
Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно.
И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Работодатель — физическое лицо, как и юридическое лицо (организация), реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом работодатель — физическое лицо может принимать локальные нормативные акты.
При этом необходимо отметить, если ранее некоторые локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и другие, обязаны были принимать только работодатели — юридические лица, то теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
(эти документы входят в число тех, которые инспекторы федеральной инспекции труда проверяют в первую очередь)
— штатное расписание (ст. 57 ТК РФ); определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации;
— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190ТКРФ), заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка;
— документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. 86—88 ТК РФ); работники организации должны быть под расписку ознакомлены с такими документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области
— при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
— очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ);
— правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников.
ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:
— об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);
— об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);
— о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).
Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например:
положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.
Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:
1. В случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель согласно ст. 72 ТК РФ должен принимать локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
ТК РФ в отношении локальных нормативных актов, регламентирующих режим и условия труда, предусмотрено следующее:
— при составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 103 ТК РФ);
— очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 123 ТК РФ);
— локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 135 ТК РФ);
— локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 162 ТК РФ);
— форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 136 ТК РФ);
— правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 190 ТК РФ);
— работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 212 ТК РФ).
2. В других случаях документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для регламентирования трудовых отношений, например, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, принимаются работодателем единолично.
Локальные нормативные акты нужны для того, чтобы адаптировать трудовое законодательство к особенностям конкретной организации. Они разрабатываются непосредственно в организации, касаются в целом трудового коллектива и необходимы для последующей индивидуальной работы с каждым сотрудником.
Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.
Новеллой ТК РФ в отношении действия во времени локальных нормативных актов является следующее дополнение ст. 12 ТК РФ (введена Федеральным законном от 30 июня 2006 г. №90-ФЗ) распространяющее на них принцип «закон не имеет обратной силы»:
«Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие».
Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с:
— истечением срока действия;
— отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;
— вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).
Часто можно услышать мнение о том, что незачем принимать локальные нормативные акты — можно открыть Трудовой кодекс РФ и работать по нему.
Но сам ТК РФ требует, чтобы такие документы были в каждой организации. Даже если у вас очень маленькая фирма, состоящая всего из трех человек, и вам не нужен, скажем, график отпусков, все равно лучше его составить, положить в сейф и спокойно работать дальше. Иначе, если при проверке государственный инспектор по труду Государственной инспекции труда (Гострудинспекция) не обнаружит этого документа в наличии, штрафных санкций не миновать.
В соответствии со ст. 68 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами под расписку. Исключением является только штатное расписание. Работник вправе потребовать лишь выписку из расписания о том, сколько получают работники, занимающие должность, аналогичную его собственной должности.
Если у вас организация небольшая и движение кадров невелико, то подпись работника, подтверждающая его ознакомление с документами, может быть проставлена на обороте документа или на отдельном листе, подшитом к документу. Если такой вариант вас не устраивает, можно завести отдельную книгу ознакомления с локальными нормативными актами. Возможен и третий вариант. В трудовом договоре вводится отдельный пункт об ознакомлении сотрудника с локальными нормативными актами, принятыми в организации. При этом нельзя ограничиться фразой: «с локальными нормативными актами ознакомлен», обязательно нужно перечислять, конкретно с какими документами работник ознакомлен.
Обратите внимание!
Со всеми нормативными документами, действующими на предприятии, вновь принимаемые работники, знакомятся до оформления с ними трудового договора.
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение трудового законодательства в виде штрафа, налагаемого на должностных лиц, в размере от 5 до 50 МРОТ (точную сумму установит государственный инспектор по труду в зависимости от тяжести вашего проступка), а при повторном нарушении — дисквалификация (т.е. лишение физического лица права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления организации, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению организацией, а также управлять организацией) на срок от одного года до трех лет.

Существует три способа регистрации документов:

  • простейший — в журналах;
  • более совершенный — с помощью картотеки;
  • наиболее совершенный, удобный и быстрый — с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

Платформа ОФД 📌 Реклама ОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

  • регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
  • организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
  • наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
  • облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

  • Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

  • Журнал регистрации личных карточек.
  • Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
  • Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

  • Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

Журналы учета на факультативной основе

На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий.

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

  • сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

  • об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
  • об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала

Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
  • Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
  • Инструкция по технике безопасности.
  • Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

  • График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
  • График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
  • Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

  • положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
  • должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
  • инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  • альбом форм документов по учету кадров;
  • положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
  • положение о персонале;
  • коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

  • прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
  • далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
  • личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
  • трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

  • о приеме работника на работу – форма Т-1;
  • о приеме работников на работу – форма Т-1а;
  • о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
  • О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
  • о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
  • о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
  • о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
  • о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
  • о направлении работника в командировку – форма Т-9;
  • о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
  • о поощрении работника – форма Т-11;
  • о поощрении работников – форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

  • о совмещении должностей (профессий);
  • о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
  • о возложении взысканий;
  • о досрочном снятии взысканий;
  • об изменении персональных данных работника;
  • о присвоении разряда;
  • о привлечении к сверхурочным работам;
  • о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
  • о дежурствах;
  • об установлении или снятии персональных надбавок;
  • об изменении режима работы.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

  • об утверждении штатного расписания;
  • о внесении изменений в штатное расписание;
  • о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
  • о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
  • об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

  • командировочное удостоверение – форма Т-10;
  • служебное задание – форма Т-10а;
  • записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
  • записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
  • акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

  • простейший – в журналах;
  • более совершенный – с помощью картотеки;
  • и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

  • Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
  • журнал регистрации личных карточек (Т-2);
  • журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
  • журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
  • журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

  • Сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

Картотека предупреждений

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

  • окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
  • истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
  • ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
  • помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *