Инвентаризация товара в магазине

Содержание

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Этап Действия Документ (форма)

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.

Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие. Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

  • ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути;
  • ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение;
  • ТОРГ-15 — акт о порче, бое;
  • ТОРГ-16 — акт о списании товаров.

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии. ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе — на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Инвентаризация: виды, документальное оформление и порядок проведения в 2019 году

О чем вы узнаете:

  • о целях инвентаризации
  • о видах инвентаризации
  • о порядке и сроках инвентаризации
  • о правилах проведения инвентаризации
    • об инвентаризации склада
    • об инвентаризации магазина
    • об инвентаризации кассы

Ответы на часто задаваемые вопросы об инвентаризации

Цель инвентаризации

Инвентаризация – это сверка фактического состояния имущества организации с тем, что указано на «бумагах». Это метод помогает контролировать работу персонала и сохранность материальных ценностей.

Цели инвентаризации разные. Перед вами – три бизнеса и три разные цели инвентаризации склада.

Случай 1. В магазине товаров для дома выявлены случаи воровства среди персонала (не пробитые по кассе покупки и кража товара). Инвентаризация кассы и склада проводится внепланово, чтобы выяснить, каков ущерб магазина.

Случай 2. Продуктовый магазин с большим количеством единиц товара (более 1000 SKU). Инвентаризация магазина необходима раз в неделю, чтобы выявить расхождения с учетными таблицами, определить товар с истекающими сроками годности для разработки акций под срочную реализацию и для других целей.

Случай 3. Инвентаризация в компании, назначенная судом по конкурсному производству. Необходимая процедура при банкротстве, чтобы определить имущество, которое можно продать для покрытия долгов предприятия.

Бланк приказа о проведении инвентаризации (ИНВ-22)

Бланк инвентаризационной описи (ИНВ-3)

Бланк инвентаризационной описи (ИНВ-5)

Бланк акта инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (ИНВ-6)

Бланк сличительной ведомости результатов инвентаризации (ИНВ-19)

Бланк ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26)

Бланк акта о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ТОРГ-15)

Бланк акта о списании товаров (ТОРГ-16)

Бланк акта о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9)

В общем, цели инвентаризации могут быть разными:

  • выявить воровство покупателей и персонала;
  • определить, каким имуществом владеет компания (важно для кредиторов или перед годовым отчетом, если он составляется);
  • контролировать порчу товара в магазине и степень утряски и усушки для принятия мер и планирования будущего.

Инвентаризация магазина может быть назначена после неожиданного ЧП: пожара, наводнения или после коммунальной аварии. Например, если в магазине прорвало трубу отопления, из-за чего была испорчена часть продуктов.

Виды инвентаризации

Три случая, описанных выше, показывают, что инвентаризация может быть:

  • плановой;
  • внеплановой.

В зависимости от целей плановой проверки, сотрудникам можно сообщать о грядущем мероприятии заранее или скрыть этот факт. В последнем случае вы сможете понять, как хорошо работают сотрудники и не воруют ли они.

Подробнее о проведении внеплановой инвентаризации

Считается, что допустимый процент просрочки, усушки и утряски – это 2-3%. Если у вас в результате инвентаризации вышло 5-6%, то очевидны факты краж.

Важно! Если в магазине ворует один сотрудник, а в качестве наказания вы вычитаете с зарплаты процент утраты со всех работников, то воровать все равно выгодно. Ведь ворующий сотрудник восполняет только часть потерь. За остальные украденные товары платит остальной коллектив. Поэтому вора надо вычислить и уволить.

Существуют и другие виды инвентаризации:

  • сплошная;
  • выборочная
  • целевая.

Полная сверка имущества компании выполняется:

  • если это требуется по распоряжению кредиторов, аудиторов, налоговых органов и т.д.;
  • если компания небольшая и организовать это мероприятие несложно.

Выборочная инвентаризация – вид ревизии, популярный в крупных продуктовых магазинах.

Целевая инвентаризация – сверка количества продукции по одной-двум товарным единицам. Например, если после приемки выявилась сдвоенность накладных.

В супермаркетах нет возможности приостановить работу магазина на целый день, чтобы посчитать количество продукции на полках. Поэтому магазин делят на зоны (например, бакалея и консервация, конфеты и печенье) и сначала считают количество конкретных товаров на складе, а после закрытия магазина – в торговом зале.

Легко проводить инвентаризацию можно, используя товароучетную программу от Бизнес.Ру. Она поддерживает все складские операции, позволяет подсчитывать рентабельность продукции и осуществлять закупки на основе анализа продаж. Оценить возможности программы от Бизнес.Ру можно бесплатно>>>

Прочие виды инвентаризации:

  • по решению владельца (собственника фирмы);
  • обязательная инвентаризация.

По закону проверка обязательна, если надо передать собственность в аренду или продать ее, а также:

  • перед изменением сотрудника, несущего материальную ответственность;
  • если обнаружены факты воровства или массовой порчи;
  • после ЧП или утраты имущества из-за стихии;
  • перед подготовкой отчета в бухгалтерии.

Порядок и сроки

Официальным документом, который регулирует организацию этой ревизии, считается приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 (в редакции от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Он прописывает базовые этапы инвентаризации.

Другой документ, статья 11 402-ФЗ (в редакции ФЗ от 22 ноября 2018 года «О бухгалтерском учете…») сообщает, что «порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем» фирмы или самим ИП.

Исключение – события, когда ФЗ предполагает обязательную инвентаризацию.

Так, по закону о бухучете, необходимо делать ежегодную сверку имущества и обязательств в период с 1 октября и до конца отчетного года.

Использование товароучетной программы от Бизнес.Ру упрощает проведение инвентаризации. Программа поддерживает все складские операции: инвентаризацию, оприходование, списание, перемещение и комплектацию. Попробовать товароучетную программу от Бизнес.Ру можно прямо сейчас>>>

В учебниках по товароведению приводятся рекомендуемые сроки инвентаризации склада магазина.

Остатки

Сроки

готовая продукция, сырье, полуфабрикаты

после 01.10 отчетного года

готовая продукция и прочие товары в организациях на Крайнем севере и других подобных регионах

время, когда на складе наименьшее число остатков

Однако фактически инвентаризация проводится в магазине чаще, так как это инструмент контроля работников.

Традиционно существует четыре этапа инвентаризации.

Этап 1. Подготовительный период.

Необходимо написать приказ (ИНВ-22), где будет отражено:

  • ФИО членов комиссии;
  • сроки;
  • вид инвентаризации.

В комиссию обычно входят 2-3 человека (не меньше двух!).

Шаблон приказа опубликован на рисунке ниже.

Форма приказа ИНВ-22 утверждена еще в 1998 году, однако именно на нее ориентируются при распоряжении о проверке, так как бланк отличается универсальностью.

Приказ составляет или главный бухгалтер фирмы, или любое ответственное за ведение бухгалтерии лицо, или сам ИП.

Подробнее о правах и обязанностях материально-ответственного лица

Этап 2. Суть этого этапа инвентаризации магазина или склада – сам процесс сверки, подсчета количества имущества и отметки в специальных описях.

Советуем в группы по инвентаризации включать трех сотрудников. Первый член группы будет заниматься подсчетом. Второй – перепроверять количество, если данные совпадут – вносить количество в опись. Третий член группы сверяет данные из описи с тем, что есть в товароучетной программе.

Опись составляется, ориентируясь на форму ИНВ-3. Если инвентаризация нужна для проверяющих органов, то сличительная ведомость формируется по форме ИНВ-19. В противном случае можно обойтись произвольной формой.

Если доля товара, принадлежащая компании, хранится на складах прочих фирм, то надо отразить это в форме ИНВ-5.

Если же часть продукции находится в пути, не доставлена на склад, то необходимо отразить ее в бланке ИНВ-6.

Этап 3 — время анализа. Если выявляются расхождения в описях, то необходимо сделать сличительные ведомости, чтобы понять, где есть ошибки. Напомним, что стабильный процент расхождения – 2%.

Акт о порче или бое товаров оформляется по форме ТОРГ-15.

На третьем этапе формируется акт списания продукции по форме ТОРГ-16.

Подробнее о правилах списания товаров после инвентаризации

Этап 4 – подготавливаются итоги ревизии (ИНВ-26). Документ заполняется полностью: отражаются излишек, порча, пересортица. Обозначается сумма, на которую пропал товар (имущество).

Если обнаружены виновники неправильного хранения товара или имущества, то пишется отдельный приказ о наказании таких работников.

Как ускорить инвентаризацию

Процесс инвентаризации в магазине упрощают с помощью инструментов автоматизации:

  • товароучетных программ;
  • специальной техники.

Так, с товароучетной программой от Бизнес.Ру инвентаризация проводится проще – распечатываются таблицы с остатками и происходит сверка таблиц с фактическими данными. ИНВ-3 также можно заполнить прямо в программе, чтобы затем распечатать документ для бухгалтера. Оценить возможности программы от Бизнес.Ру можно бесплатно>>>

Важно! Если есть автономный сканер для учета штрих-кодов и сверки цен (терминал для сбора данных), процесс инвентаризации пройдет быстрее, ведь заносить данные в ИНВ-3 можно и с помощью технических средств.

Какие факты свидетельствуют о фальсификации результатов

Если группа действует в сговоре с материально-ответственным лицом, то результаты инвентаризации могут получиться неправдоподобными.

Стоит обратить внимание, если:

  • получились слишком «красивые» результаты (например, нет расхождений вообще);
  • нет расхождений в группах, где до этого было много краж;
  • большие отличия в результатах контрольного и основного учета.

Правила проведения инвентаризации

Опишем некоторые правила для более эффективного проведения инвентаризации на складе и в магазине.

Правило 1. Работники не должны знать о планах на инвентаризацию, о ней предупреждается за день. При этом люди, задействованные в ней, не выполняют на время этой процедуры свои обязанности по обслуживанию клиентов или приемке товара. Если персонал вызывается в выходной, то зарплата выплачивается по двойному тарифу.

Правило 2. Останавливается движение продукции: закрывается отдел с товарами от покупателей, останавливается отгрузка (если речь об оптовой базе) и приемка товаров от поставщиков.

Правило 3. Необходимо подсчитывать остатки, а не записывать показатели со слов материально-ответственных работников.

Правило 4. Перед проверкой необходимо получить отчеты по движению товара с расписками от тех, кто ответственен за это.

Правило 5. Инвентаризационные опись и акт составляются обязательно.

Процедуры ревизии на складе, в магазине и на кассе отличаются. Рассмотрим детали подробно.

Причины инвентаризации склада:

  • подозрение на воровство;
  • увольнение материально-ответственного лица;
  • регулярная сверка качества работы кладовщиков (при отгрузке или получении товаров могут допускаться ошибки, как в сторону пересортицы, так и в виде недостачи).

Большинство складов проводит инвентаризацию гораздо чаще, чем это требуется по закону. Например, один раз в месяц или раз в два месяца.

А если кладовщики работают по сменам (5 на 5 или 7 на 7), то перед выходом каждой смены предполагается частичная, выборочная инвентаризация, для проверки работы. В этом случае обычно проверяются те виды товара, которые проще украсть.

Так, на складе электроники и бытовой техники на внеплановой инвентаризации перед сдачей смены стоит проверять мелкие товары, а не стиральные машины и холодильники.

Членами комиссии нельзя назначать сотрудников, несущих материальную ответственность. Но эти люди обязаны присутствовать при проверке.

Во время ревизии существуют правила:

  • нельзя перемещать продукцию между полками и ячейками;
  • нежелательна приемка товара в это время, если избежать этого не получается, составляется опись (вид ИНВ-3);
  • при отгрузке продукции в период ревизии надо получить согласие руководителя фирмы и бухгалтера, при этом формируются документы: ИНВ-2 (число товара до и после отгрузки) и ИНВ-4 (инвентаризация отгрузки).

Заполнить формы автоматически можно в программе Бизнес.Ру.

Проверка на складе упрощается, если работа строится на принципе сканирования штрих-кодов терминалом сбора данных. В этом случае товароучетная система сама подсчитает количество товара. Задача человека – сличить карточку товара с названием продукции на этикетке.

Когда склад некрупный, можно ограничиться подсчетом вручную.

Затем формируется сличительная ведомость ИНВ-19.

Можно по-разному реагировать на расхождения между фактом и цифрами на бумаге:

  • составить документ по форме ТОРГ-16 (о списании) и оштрафовать всех сотрудников склада;
  • пересчитать количество товаров по тем позициям, где есть большие расхождения;
  • назначить новую комиссию для полного пересмотра итогов.

Результаты процедуры заносятся в форму ИНВ-26.

Подробнее о правилах проведения инвентаризации на складе

Инвентаризация магазина

В магазине инвентаризацию организуют так же часто, как и на складе. Разберем пошагово.

Шаг 1. Подготовительный период.

Руководитель должен написать приказ об инвентаризации.

В магазине, который имеет ограниченные часы работы, надо выбрать время переучета. Обычно инвентаризация проводится ночью.

Подробнее о плюсах и особенностях проведения ночной инвентаризации

Но как быть круглосуточным супермаркетам? Ревизия обычно проходит также ночью или ранним утром, когда загрузка торговой точки покупателями минимальна. Доступ к полке перекрывается, когда пересчитывается товар на ней.

Количество выявленных недостач корректируется на количество товаров, которые могут быть в корзинах покупателя (берется средняя сумма продаж в час и вычитается из суммы недостачи).

Шаг 2. Пересчет и сверка.

В магазине пересчет товаров надо проводить максимально быстро. В этом помогают терминалы сбора данных.

Есть две технологии счета в магазине:

  1. Каждую полку должны проверить (просканировать) два человека, т.е. должно получиться две ведомости, которые затем сличаются. Так, вы предотвратите ошибки из-за «человеческого фактора». Ведь вероятность неправильного подсчета одной и той же позиции товара – примерно 1 к 1000.
  2. Один сотрудник пересчитывает вручную количество товара, пишет его на стикере и клеит на полку (коробку). Второй сотрудник ходит с терминалом сбора данных и сканирует товары. В случае совпадения ставит отметку об этом. Если данные разные, то пересчитывает вручную.

Подсчет весового товара производится так: его взвешивают, а затем количество заносят в специальный бланк с внутренним кодом.

Шаг 3. Результаты инвентаризации заносятся в сличительную ведомость ИНВ-19. Составляются акты списания.

Шаг 4. Меры по итогам проверки в магазине:

  • штрафы ответственных лиц;
  • назначение дополнительной (внезапной) ревизии;
  • определение групп товаров, которые надо пересчитывать чаще.

Подробнее о том, как провести инвентаризацию в магазине

Инвентаризация кассы

Порядок ревизии кассы регулируется ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минфина об инвентаризации. Основная цель – оценить работу кассира.

Задачи:

  • определить, насколько правильно проводятся операции на кассе;
  • понять ошибки в вычислениях;
  • выявить задвоенные накладные;
  • проконтролировать правильность формирования денежных документов;
  • подтвердить или опровергнуть факт кражи.

Инвентаризация кассы бывает запланированной (в конце отчетного периода) или внеплановой. В первом случае проверка фиксируется в документах, к которым есть доступ кассира. Внеплановая ревизия должна начаться для сотрудников без предупреждения. Иначе истинные задачи будут не выполнены.

Инвентаризация кассы проходит при участии кассира, однако он не включен в инвентаризационную комиссию, куда могут входить:

  • администратор или менеджер;
  • экономист;
  • бухгалтер;
  • специалист по безопасности и т.д.

Этап 1. Подготовительные меры включают издание приказа. Во время инвентаризации денежных средств не проводятся кассовые операции.

Этап 2. Работа комиссии. Лица, несущие материальную ответственность, должны сдать последние приходные и расходные документы.

Комиссия считает всю наличность с помощью счетных машин или вручную. Далее фактические результаты сверяются с цифрами, указанными в документах. Также итоги сверяются с данными кассовой техники.

Этап 3. Работа с результатами.

Фактически после инвентаризации кассы могут быть такие результаты:

  • цифры совпали;
  • есть недостача;
  • есть избыток.

Результаты могут заноситься в формы ИНВ-15 (наличные деньги) и ИНВ-16 (БСО). Однако с 2013 года эти формы не являются обязательными.

Итоги формируются в 2-х экземплярах при стандартной инвентаризации и в 3-х, если ревизия делается из-за смены сотрудника, несущего материальную ответственность. В последнем варианте надо отдать:

  • один лист тому лицу, который «сдает» должность;
  • второй – лицу, который принимает должность;
  • третий – бухгалтеру фирмы.

Для отчетности можно формировать акт о сверке наличных (форма КМ-9).

Если количество денег в кассе расходится в меньшую сторону, то руководство должно решить, наказать кассира или нет. Возможно, причины недостачи не в ошибке кассира, тогда недостача списывается за счет фирмы.

Излишек денег в кассе также является нарушением. Это должно быть зафиксировано. Лишние деньги надо изъять, отразить это в акте и составить объяснительную.

Проводки инвентаризации кассы

Дебет

Кредит

Операция

Излишек

Недостача

Недостача списана с виновных лиц

Недостача возмещена за счет прочих расходов фирмы

Отметим, что сроки проведения инвентаризации кассы магазина чаще стандартных. В крупных магазинах мини-ревизия проходит после каждой смены.

Контролировать действия кассира поможет программа «Бизнес.Ру Розница». Устанавливайте запрет на продажу и на выдачу из кассы «в минус», вводите ограничения на сумму или процент скидки и многое другое. Оценить все возможности программы «Бизнес.Ру Розница» можно прямо сейчас>>>

Часто задаваемые вопросы по инвентаризации склада и магазина

1. Если во время инвентаризации работник допустил описку в описи (написал 19 вместо 21), то надо ли переписывать опись?

Нет, при ошибках в этом документе необходимо просто зачеркнуть неправильную цифру и написать выше ту, которая правильна.

2. Необходима инвентаризация магазина, но в штате три человека: бухгалтер, продавец (и кладовщик в одном лице) и сам ИП как директор. Если назначить инвентаризационную комиссию из бухгалтера и продавца, то будут ли результаты законными?

Продавец в магазине – материально-ответственное лицо, поэтому он не должен входить в состав инвентаризационной комиссии. Его место должен занять сам ИП. Формировать комиссию из трех человек рекомендуется, но это необязательно. В нормативных актах написано о том, кто может и не должен входить в состав комиссии, но норм о количестве человек там нет.

3. Во время инвентаризации склада сам кладовщик не присутствовал, он не был оповещен (процедура проводилась в его выходной). Обнаружили недостачу. Теперь его хотят оштрафовать на размер недостачи. Правильно ли это?

Проверка, когда на складе не было человека, несущего материальную ответственность, по закону о бухучете, является неправильной. Итоги инвентаризации склада можно считать недействительными.

Если бы кладовщик написал отказ от участия в ревизии (например, по семейным обстоятельствам), то результаты можно было бы признать.

4. Директор склада электроники уволился, но до его ухода с работы не была проведена инвентаризация (необходимая по закону о бухучете). Через месяц после увольнения на складе обнаружена крупная недостача (три смартфона отсутствовали в коробках). Есть ли шанс, что экс-руководителя накажут по суду?

С человека при увольнении снимается материальная ответственность, то есть назначить штраф ему не могут. Однако, если есть прямые доказательства кражи (кадры видеосъемки), либо показания сотрудников, то, учитывая большой ущерб, можно обратиться в полицию.

Городская торговля в средние века краткий текстик

Торговля в Средние века стала тем явлением, которое обеспечило процветание средневековым городам. Однако в самом начале этого периода торговля была развитой только в Византии и в странах востока. В Европе же ситуация была иной – в 5 веке Западная Римская империя пала под ударами варварских племен, и многие города были разграблены. Этот период, продлившийся с 5 до 10 века, также именуется Темными веками. Однако со временем возникло товарное хозяйство, подразумевающее производство продукцию с целью ее дальнейшей реализации на рынке. Хотя цеховые объединения старались ограничивать производство, чтобы оно не было избыточным, оно со временем только прирастало. Поэтому вскоре потребность в сырьевой и сельскохозяйственной продукции существенно возросла. Феодалы и крестьяне обменивали ее на рынке на ремесленную продукцию.

Со временем пригороды крупных городов, ведущих торговлю, как с другими городами королевства, так и с иными государствами, превратились в крупные рынки. Натуральное хозяйство со временем утратило свое значение. Активная торговля обогащала города, поэтому их правление было заинтересовано в прокладывании качественных дорог и деревянных или каменных мостов, и поддержке их нормального состояния. Французский король, к примеру, распорядился о строительстве главных дорог в королевстве из камня. Кроме того, была налажена торговля с восточными странами и морским путем. В Азии основные торговые пути, ведущие из Центральной Азии на Ближний Восток, в комплексе носили название Шелкового пути.

Торговцы из Европы на своих кораблях посещали сирийские и египетские берега, через столицу Византии они достигали Ирана и Средней Азии. Европейцы на восточных рынках особенно почитали специи и ювелирные украшения. Помимо Шелкового пути на Востоке существовали и основные торговые пути в Европе – восточноевропейский «из варягов в греки», а также Левантский торговый путь. Первый связывал Скандинавию и Византию, второй проходил от Испании в восточные страны через Италию, Францию и Византию. Также существовал Ганзейский союз немецких городов, центром которого стал любек. Благодаря ним торговля в Средние Века стала активной не только на юге, но и на севере континента.

Порядок проведения инвентаризации на складе

Инвентаризация на складе – необходимая процедура для поддержания порядка и надлежащего учета остатков. С ее помощью можно не только управлять продажами, но оценить эффективность производства. Существуют специальные организации, которые посредством аутсорсинга могут провести инвентаризацию четко и без лишней волокиты. Вполне реально провести ее и своими силами, главное знать общие правила ее проведения. В статье рассматривается порядок и проведение инвентаризации на складе, какие документы необходимо подготовить и как оформить результаты.

Общие правила инвентаризации

Инвентаризация – довольно трудоемкое и дорогостоящее мероприятие. При ее проведении стоит учесть затраты в рабочее и не рабочее время.

В рабочее время: (нажмите для раскрытия)

  • на время ее проведения, сотрудники задействованные в ней не смогут выполнят свои непосредственные обязанности;
  • приостановится отгрузка товаров заказчикам, комплектования имеющихся остатков в заказы;
  • на период подсчета останавливаются все закупки и поступления от поставщиков.

Вне рабочее время:

  • Всем, кто выходит в выходной день для проведения инвентаризации, оплата ведется по двойному тарифу.

Именно поэтому никто особо не использует внеплановые проверки. Эффективнее в этом случае будет изначально настроить работу таким образом, чтобы велся автоматизированный учет, а работники были максимально обучены и компетентные по вопросам приема и отгрузки ТМЦ.

Общие правила инвентаризации:

  • наличие всех членов комиссии;
  • фактических подсчет ТМЦ, а не со слов материально-ответственных лиц;
  • к началу проверки должны быть предоставлены товарные отчеты со всеми прилагающимися документами по движению ТМЦ и расписок от материально-ответственных лиц;
  • результаты инвентаризации фиксируются в инвентаризационной описи и акте инвентаризации.
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Проводится она как в форме внезапной проверки, так и в виде запланированной проверки, периодичность которой прописывается в учетной политике организации. Отличие первых от вторых в том, что на подготовку к ней работников не отводится времени, главная цель не столько сверка остатков на складах, сколько проверка работы самих сотрудников, их компетенции. Рекомендуемая частота инвентаризации ТМЦ – не менее раза в месяц

Обязательные проверки проводятся:

  • раз в год перед сдачей годовой отчетности;
  • при продаже, покупке или сдаче имущества в аренду;
  • при реорганизации предприятия;
  • при смене материально-ответственных лиц, в том числе бригадира или бригады в целом;
  • по причине форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение, порча имущества, выявление кражи и т.п.);
  • по инициативе (просьбе) одного из бригады.

Имеются следующие рекомендации по инвентаризации складируемых остатков:

Характер остатков

Периодичность

НЗП, полуфабрикаты производимые, готовая продукция, сырье и материалы Не раньше 1 октября отчетного года
Готовая продукция, сырье и материалы в организациях, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях Период наименьших остатков (зависит от вида деятельности предприятия)
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Этапы проведения инвентаризации на складе

Подробные инструкции о порядке проведения инвентаризации прописаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Процедура эта будет признана действительно только при условии 100% выполнения всех правил.

Целесообразно разделить процедуры на 3 этапа:

Этапы

Действия

Подготовительный · выход приказа о проведении инвентаризации и ее сроках (форма ИНВ-22);

· создание комиссии и выбор ее председателя;

· задача последнего оценить фронт предстоящей работы, контролирует пломбирование склада, проверяет, корректно ли использование имеющейся измерительной техники;

· согласование по видам проверяемого имущества и закрепления за каждым из ним ответственного из комиссии;

· прошение расписок от материально-ответственных лиц до начала подсчета и т.п.

Этап по счету · по факту считается наличие имущества проверяемого на складе;

· занесение результатов в инвентаризационные описи (форма ИНВ-3)

Сличительный · сопоставление данных фактического учета с бухгалтерскими отчетами;

· выявление расхождений и составление сличительных ведомостей.

Заключительный · по факту инвентаризации проходит анализ ее результатов;

· выявляются виновники неправильного учета имущества предприятия.

Кто входит в комиссию по инвентаризации склада?

В состав комиссии включают следующие категории работников: (нажмите для раскрытия)

  • представители администрации организации;
  • бухгалтера;
  • экономисты;
  • работники иных специальностей если того требует корректное проведение инвентаризации (техники, инженеры;
  • сотрудники внутреннего аудита;
  • материально-ответственные лица;
  • независимые аудиторы (аутсорсинг).

Утвержденный приказом руководства предприятия комиссия в обязательном порядке должна присутствовать на протяжении всей ревизии в полном составе. В противном случае, инвентаризации будет считаться недействительной.

Результаты инвентаризации на складе

До начала инвентаризации необходимо удостовериться, что вся документация проведена бухгалтерией и занесена в соответствующей системе учета. При обнаружении расхождения на этапе подготовки к ревизии, данные доносят до сведения бухгалтера. Конечным действием материально-ответственных лиц является расписка, что все в порядке.

Если на предприятии имеется большой склад или несколько складов, для оперативности работы создаются счетные (рабочие) комиссии на каждом участке. Перед работой все члены данных комиссий должны пройти подробный инструктаж по предстоящей работе. Если имеет место выборочная инвентаризация, необходимо убедиться, что товар, подлежащий проверки, собран в одном месте. Результаты всей работы фиксируются в инвентаризационных описях ручкой.

Человеческий фактор можно свести к минимуму, применив автоматизированную систему учета: каждому товару присваивается штрихкод, считывая его с помощью сканера, комиссия сразу видит автоматическую аналитику. При этом важно внимательно следить за соответствием товара и наименование, отображаемому в системе согласно его штрихкода.

Если обнаружен порченный товар, с целью дальнейшего его списания и непопадания в результаты инвентаризации, учет его ведется по форме ТОРГ-16.

Навалочные товары проверяются путем обмера габаритов и сравнения с аналогичной информацией, указанной в сопроводительных документах от поставщика ТМЦ.

При наличии товаров, хранящихся в нетронутых упаковках, количество засчитывается в соответствии с маркировкой. В качестве контрольной проверки вскрывают несколько упаковок и смотрят, соответствует ли количество в них , указанному на маркировке.

Поступление и выбытие товара на склад во время инвентаризации

Движение ТМЦ во время инвентаризации неизбежно приведет к путанице. Причем под движением понимается не только приемка и выдача товара со склада, а также перемещение его внутри склада/складов. На деле сложно представить ситуацию, при которой нормальный руководитель захочет полностью парализовать свой бизнес, пусть даже на один день. Тем более если режим работы 7 дней в неделю.

На практике вполне допускается отгрузка учтенной при ревизии готовой продукции контрагентам либо укомплектование ее в заказ. Это хоть и накладывает определенную долю риска в корректность инвентаризации, зато минимизирует ваши потери от простоя на складе. Важно учесть, что отгрузку ТМЦ производят только с письменного разрешения Главбуха. На данную группу товаров заводит инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2. В нем фиксируется количество ТМЦ до и после отгрузки. После чего заполняется акт инвентаризации по отгруженным позициям (форма ИНВ-4). Приемка ТМЦ также имеет место быть. Фиксируют эту операцию вся инвентаризационная комиссия по форме ИНВ-3.

Фиксирование и сверка инвентаризационных данных

При инвентаризации заполняется следующие документы:

Действия

Форма для заполнения

Фактически имеющиеся на складе ТМЦ, пересчитанные путем автоматизированного учета или вручную форма ИНВ-3
Товар числится за складом, но находится в пути форма ИНВ-6
ТМЦ на ответхранении (числится за одним, а фактически находится на другом складе) Отдельная инвентаризационная опись со списком таких товаров по форме ИНВ-5
Порченный, бракованный товар и товар, подлежащий списанию Соответственно акты по форме ТОРГ-15, ТОРГ-16
Сравнение фактических остатков ТМЦ с данными автоматизированного учета

Сличительная ведомость по форме ИНВ-19

Если последние три придется можно отнести скорее к нестандартной ситуации, инвентаризационная опись ИНВ-3 – главный документ любой проверки. С его помощью не только фиксируется фактическое количество остатков на складах, но и впоследствии составляется сличительная ведомость о расхождении с ранее представленной бухгалтерской отчетностью.

По завершении ревизии все члены комиссии подписываются под ее результатами в инвентаризационной описи. Составляется она в двух экземплярах: один для бухгалтера, второй для материально-ответственного лица. Последние при обнаружении ошибки в документе доводят их до сведения бухгалтера и только после этого дают свое письменное согласие с результатами проверки.

Если в ходе заполнения сличительной ведомости обнаружены значительные расхождения, следует пересчет товаров. Причем корректнее выполнять его не членами комиссии, а специально созданной для этого группой людей. Любые исправления в заполненных формах должны быть осуществлены по согласованию всех членов комиссии.

Оформление результатов инвентаризации

В результате всей проверки оформляется акт инвентаризации, где в фактическом и стоимостном выражении отображаются реально имеющиеся на складе остатки ТМЦ.

Чтобы отобразить все имеющиеся сведения бухгалтер заполняет ведомость по форме ИНВ-26, где по конкретным колонкам вносят данные о пересорте, излишках, недостаче. Документ подписывается всеми членами комиссии. На основании него впоследствии можно взыскивать убытки с материально-ответственных лиц. Результаты инвентаризации склада входят в отчетность месяца, в котором проводилась (как правило проводят при закрытии месяца).

Ответы на часто задаваемые вопросы по проведению инвентаризации на складе

Вопрос №1. В ходе инвентаризации была допущена ошибка при заполнении описи, обязательно ли переделывать документ?

Нет, необязательно. Строка, где была допущена ошибка, зачеркивается линией, поверх нее записываются правильные цифры. Подобным исправлениям подлежат все документы, где ошибка могла оказать искажение данных.

Вопрос №2. В штате всего 3 человека, бухгалтер, кладовщик и директор склада. Будут ли результаты инвентаризации считаться законными, если состав инвентаризационной комиссии будет состоять из трех этих людей.

Нет, не будут, поскольку материально-ответственные лица, коими в данном случае является кладовщик, не может входить в состав комиссии.

Вопрос №3. Установлено ли нормативными актами минимально необходимое количество человек в составе комиссии по инвентаризации ТМЦ?

В документах, регламентирующих порядок проведения инвентаризации, а именно Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598) и Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) “Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества” прописывается лишь требования к занимаемым должностям в организации тех лиц, кто входит в состав комиссии, иных предписаний касательно численности нет.

Вопрос №4. В ходе инвентаризации обнаружилась недостача. Возместить ее хотят в счет удержания с кладовщика, который не был извещен о проводимой проверки и не присутствовал при ней лично. Законны ли данные действия?

Инвентаризация склада без присутствия материально-ответственного лица, в данном случае кладовщика, считается недействительной, равно как и ее результаты. Исключение является личный отказ от участия в ревизии.

Вопрос №5. Сотрудник склада подал заявление на увольнение, при этом не был издан приказ и собственно не была проведена необходимая в данной ситуации ревизия, не составлены акты приема передач, не подписывались акты недостачи. Спустя определенное время, работодатель предъявляет требования к возмещению выявленных потерь в ходе проведения инвентаризации. Есть ли вероятность, что бывшего сотрудника обяжут к уплате недоимки.

Поскольку сотрудник уже не работает в данной организации, он не является материально-ответственным лицом. Работодатель может обратиться в суд, но шансы выиграть дело ничтожны малы.

Как проводится инвентаризация склада

Инвентаризация имущества на складе – это обязательное мероприятие. Организуется оно минимум раз в 12 месяцев. По итогам мероприятия имущество фиксируется в инвентаризационной описи. Последнюю опись можно соотнести с бухучетом. Инвентаризационная опись находящегося на складе позволит предупредить и выявить кражу. Инвентаризация способствует также верному расчету налогов.

Когда требуется инвентаризация на складе

Плановая проверка выполняется раз в год. Внеплановая инвентаризация – при наличии особых обстоятельств. Перечень этих обстоятельств приведен в ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года:

  • Смена руководителя, передача собственности другому лицу, перевод организации из государственной в унитарную.
  • Увольнение более 50% работников штата.
  • Выявление кражи, порчи имущества, его незаконной эксплуатации.
  • Порча собственности в результате ЧП (пожары, наводнения, ураганы).

Инвентаризация также осуществляется перед составлением годовой отчетности. Мероприятие регулируется Приказом Минфина №49 «Об утверждении указаний по инвентаризации» от 13 июня 1995 года.

К СВЕДЕНИЮ! Раз в год – это минимальное число мероприятий. Но на практике проверки осуществляются чаще. Нужно это для своевременного обнаружения факта кражи.

Состав комиссии

Для проведения мероприятия назначается специальная комиссия. Ее минимальный состав – 6 сотрудников. В комиссию должны входить эти специалисты:

  • Главбух.
  • Руководитель фирмы или его зам.
  • Руководитель отделов.
  • Лицо, отвечающее за соблюдение трудовых прав сотрудников.
  • Представители логистической службы.

Иногда в состав комиссии могут входить и другие профессионалы. Каждый из сотрудников должен обеспечивать эффективность проведения мероприятия. Состав комиссии утверждается управленцем фирмы путем издания приказа.

ВНИМАНИЕ! Руководитель должен обеспечить наличие всего нужного инструмента: техники для взвешивания, подсчета, перевозки.

ВАЖНО! Число сотрудников, участвующих в комиссии, должно неукоснительно соблюдаться. В обратном случае инвентаризация признается недействительной.

Рассмотрим основные виды инвентаризаций на складе:

  • Полная. Предполагает изучение всего имущества, расположенного на складе. Проверяются в том числе арендуемые объекты.
  • Частичная. Проверяется только часть объектов. Проверка позволяет провести мероприятие быстро. Если выявится недостача, мероприятие расширяется.
  • Выборочная. Анализируются только определенные ценности.
  • Плановая. Перечень проверяемого имущества устанавливается руководителем.

Раз в год должна обязательно проводиться полная проверка.

Подготовительные работы

Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.

Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.

ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.

Порядок инвентаризации

Начать нужно с формирования сличительных ведомостей. Эти документы фиксируют несоответствие бумаг и реальной ситуации на складе. К примеру, в бухгалтерском отчете указано 100 единиц товара, а на складе обнаружено только 98 единиц. То есть установлена недостача в 2 единицы. Она указывается в сличительной ведомости. В процессе инвентаризации формируется заключение. Для его подготовки нужно создать единый реестр, в котором содержатся описи и ведомости.

Если на складе есть временно хранящаяся продукция, для нее понадобится отдельная ведомость. Для удобства может быть сформирован электронный документ. Отсутствие имущества на складе должно быть зафиксировано. Выполняется это исключительно в присутствии лица, ответственного за товар.

Инвентаризация продукции на складе проводится в соответствии с этим алгоритмом:

  1. Формирование комиссии.
  2. Формирование плана предстоящих мероприятий.
  3. Руководитель утверждает участников счетной комиссии.
  4. Издается приказ о запрете всех действий с имуществом на складе.
  5. Готовятся бухгалтерские документы.
  6. Ответственный сотрудник подтверждает, что предоставленные бухгалтерские сведения актуальны.
  7. Представители счетной комиссии инструктируются на предмет создания описей.
  8. Выполняется подсчет имущества.
  9. Проверяется правильность заполнения описи после завершения подсчетов.
  10. По окончании мероприятия повторно устанавливается наличие продукции на складе, если соответствующее положение есть в документах.
  11. Формирование ведомости.
  12. Направление отчетов в бух. отдел.

Если есть неоднозначные моменты, нужно выполнить сравнение сформированных отчетов и единиц товара на складе.

ВНИМАНИЕ! Во время процедуры запрещено перемещение имущества и любые другие манипуляции с ним. Соблюдение этого правила позволит предупредить ошибки и неточности в отчете. Если в процессе инвентаризации на склад поступают новые товары, в реестре они отражаются в присутствии представителей комиссии.

Завершение мероприятия

По окончании инвентаризации оформляются эти документы:

  • Опись продукции, находящейся на складе.
  • Ведомость о наличии несоответствий между данными инвентаризации и данными бухучета.
  • Заключение о мероприятии.

Необходимо также сформировать бумагу с описанием имущества, которого недосчитались при проверке. Если виновник недостачи не был обнаружен, выполняются эти проводки:

  • ДТ2 КТ1.
  • ДТ94 КТ1.
  • ДТ91/2 КТ64.

Если найден виновник недостачи, вносятся эти записи:

  • ДТ73 КТ94.
  • ДТ50 КТ73.

Если же обнаружены избытки и найдено виновное лицо, вносятся эти проводки: ДТ1 КТ91/1.

ВНИМАНИЕ! Если масштабы недостачи находятся в установленных рамках, то она относится к издержкам товарообращения. Если невозможно отнести недостачу к издержкам, необходимо искать виновное лицо. Для этого назначается расследование.

Автоматизация инвентаризации

Автоматизация предполагает замену ручной замены сверки номеров на сбор номеров посредством специального оборудования. В частности, используется мобильный считыватель. Пересчет остатков выполняется через терминал сбора данных. Преимущества автоматизации очевидны:

  • Экономия времени, сокращение времени на проверку в 2 раза.
  • Исключение человеческого фактора.
  • Уменьшение трат на зарплату сотрудникам.
  • Не требуется приостанавливать работу склада.
  • Траты на автоматизацию окупаются в течение 1-2 лет.
  • Предупреждение искажений данных.

Этапы внедрения автоматизации:

  1. Формирование базы данных. Она объединяет все имущество, хранящееся на складе.
  2. Маркировка. На все единицы наносятся наклейки со штрих-кодом.
  3. Считывание. Сканер считывает данные со штрих-кодов. Проводится их обработка и сохранение.
  4. Фиксация. Проводится фиксация совпадений полученных сведений с базой данных.
  5. Заключение. Полученные сведения размещаются в электронной системе. Они применяются в дальнейшей обработке данных.

Об обнаруженной недостаче сообщает сам терминал.

Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность. Однако, только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет, и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.)

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что необходимо проверить при инвентаризации?

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • финансовые вложения;
  • товарно-материальные ценности;
  • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
  • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
  • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
  • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
  • активы и обязательства компании.

Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур.Школа: «Не обязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно».

Основные этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап:

  • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

  • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
  • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявлены излишки имущества

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

Пример 1.

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Пример 2.

Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.

9. Инвентаризация готовой продукции и товаров

Инвентаризация готовой продукции осуществляется так же, как и инвентаризация материалов. При инвентаризации товаров отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, проверяют обоснованность числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути — расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами; по отгруженным — копиями предъявленных покупателям документов; по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету 45 «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-то отражена на других счетах, или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляют отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносят в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указывают их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дату принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

Выявленные излишки готовой продукции и товаров оценивают по рыночной стоимости на дату инвентаризации и включают в состав внереализационных доходов (дебетуют счета 43 «Готовая продукция» и 41 «Товары», кредитуют счет 91 «Прочие доходы и расходы»).

Излишки по пересортице принимаются к учету на счет 43 или 41 с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Выявленные недостачи, потери, хищения готовой продукции и товаров списывают по учетным ценам с кредита счетов 43 и 41 в дебет счета 94.

10. Раскрытие информации о готовой продукции и товарах в бухгалтерской отчетности

Элементами учетной политики по готовой и отгруженной продукции являются:

выбор способа оценки готовой и отгруженной продукции;

выбор способа учета выпуска готовой продукции (без учета использования счета 40 и с использованием данного счета);

В соответствии с пп.22 и 24 ПБУ 5/01 на конец отчетного периода товары отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости, определяемой исходя из используемых способов оценки товаров при их выбытии (по себестоимости единицы, средней себестоимости, способу ФИФО). Исключением из этого правила являются товары, учитываемые по продажной стоимости.

Товары, морально устаревшие, полностью или частично потерявшие свое первоначальное качество либо текущая рыночная стоимость которых снизилась, отражаются в бухгалтерском балансе за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей (п.25 ПБУ 5/01).

В бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию, как минимум, следующая информация:

о способах оценки товаров;

о последствиях изменения способов оценки товаров;

о стоимости товаров, переданных в залог;

о величине и движении резервов под снижение стоимости материальных запасов.

Сведения о расходах на продажу за отчетный и предыдущие годы содержатся в отчете о прибылях и убытках.

В составе информации об учетной политике организации в бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию порядок признания расходов на продажу.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *