0504053 реестр сдачи документов

>Форма ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов. Правила оформления

Образец заполнения формы ТОРГ-31

Образец

Посмотреть образец сопроводительного реестра сдачи документов: стр. 1, стр. 2

Бланк формы ТОРГ-31

Бланк

Посмотреть бланк сопроводительного реестра сдачи документов: стр. 1, стр. 2

Бланк сопроводительного реестра унифицирован и имеет форму ТОРГ-31.
Учёт операций ведётся или в одном бланке, по порядку — сначала приход, потом расход; или разным операциям отводятся отдельные бланки.
Для организаций розничной торговли (счет 41.2) рекомендовано вести учёт в целом по предприятию и отдельно по каждой торговой точке; для оптовиков (счет 41.1) можно вести реестр целиком по всему предприятию.
Заполнение бланков реестра ведётся отдельно по поставщикам и покупателям.

Правила заполнения формы ТОРГ-31

Форма ТОРГ-31 состоит из титульной части и табличной.
В «шапке» указываются:

  • наименование организации, её код по ОКПО, структурное подразделение, если реестр заполняется по нему;
  • номер документа и дата его составления;
  • отчетный период, за который фиксируются операции прихода/расхода.

В табличной части указываются:

  • наименование организации-поставщика (или покупателя), её код по ОКПО;
  • наименование приходного (расходного) документа, его номер и дата составления, количество листов в этом документе;
  • итоговое количество зафиксированных листов документов по одной стороне бланка и по всему реестру в целом.

Количество зафиксированных документов и количество листов этих документов также прописью указываются после табличной части.
Данные в реестре заверяются подписями: того, кто заполнял форму ТОРГ-31 (например, менеджера по закупкам), принявшего документ бухгалтера и проверившего реестр представителя администрации (главного бухгалтера или руководителя организации).

Документ составляется в двух экземплярах. Один вместе с сопутствующими документами сдаётся для сверки в бухгалтерию, другой остаётся у заполнившего реестр ответственного лица.

Сопроводительный реестр сдачи документов. Форма ТОРГ-31

Все документы по операциям (как приходные, так и расходные) в отчетном периоде регистрируются в специальном сопроводительном реестре сдачи документов. Такой акт составляет уполномоченное (материально ответственное) лицо в двух экземплярах, первый под подпись нужно передать в бухгалтерию (приложив к нему необходимые документы), второй оставляют у материально ответственного лица.

Титульный лист сопроводительного реестра заполняется с обозначением продолжительности отчетного периода, названия организации и структурного подразделения. Также следует указывать вид деятельности и вид операции, обязательно вписать номер документа и дату его составления. Далее в табличном списке перечисляется такая информация:

  • наименование, код организации, отправляющей документ;
  • наименование самого документа, его номер и дата (здесь указывается форма документа, к примеру, ТОРГ-12 и его название – счет-фактура);
  • количество листов в документе;
  • примечания.

В итоговой строке формы суммируется количество листов, под таблицей указывается общее количество документов и листов (прописью). Под формой вписывают данные лиц, сдающих, принимающих и проверяющих документы (дата, должность, подпись и расшифровка подписи). Сдающим лицом может быть, к примеру, менеджер по закупкам, принимает документы бухгалтер организации, а проверять может руководитель организации (директор).

Госкомстат России утвердил форму ТОРГ-31 в 1998 году постановлением от 25 декабря, номер постановления – 132. Форма по ОКУД данного документа 0330231.

Сопроводительный реестр сдачи документов. Форма ТОРГ-31

Сопроводительный реестр сдачи документов. Форма ТОРГ-31 – документ, целесообразность составления которого необходимо при регистрации приходных и расходных документов. Согласно классификатору ОКУД документ имеет код 0330231.

Существует несколько особенностей составления данного документа:

  • вся информация относительно регистрации приходных и расходных документов фиксируется отдельно по покупателям и поставщикам;
  • форма ТОРГ-31 формируется по счетам розничной и оптовой торговли;
  • при составлении формы ТОРГ-31 для розничной торговли документ следует формировать как по предприятию в целом, так и по каждому его складу или торговой точке;
  • при составлении формы ТОРГ-31 для оптовой торговли документ следует формировать только в целом по предприятию.

Сопроводительный реестр сдачи документов составляется в двух экземплярах уполномоченным лицом, являющимся материально ответственным за прием расходных и приходных документов. Первый экземпляр формы ТОРГ-31 со всеми прилагающимися к нему документами передается в отдел бухгалтерии, а второй – остается у материально ответственного лица.

Следует иметь в виду, что сопроводительный реестр сдачи документов формы ТОРГ-31 можно сформировать двумя способами. Так, в одном документе можно зарегистрировать и приходные и расходные документы, но по очереди: в начале — приход, а затем – расход. Или же существует вариант, при котором приходные и расходные документы регистрируются в разных реестрах.

Опись и учет передачи документов

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

  1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
  2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
  3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

  • Сохранность учредительных документов
  • Отчеты для госорганов и акционеров
  • Готовые шаблоны документов
  • Полномочия ГД вовремя продляются
  • Своевременность ОСА, ОСУ, СД
  • Контроль доверенностей и активов
  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • внутренние организационные документы;
  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.
  • Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

    Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

    Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

    1. Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:
      Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов.
    2. Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю:

    Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

    Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

    • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
    • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

    Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

    Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

    Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

    Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

    Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

  • № п/п,
  • Наименование документа,
  • Количество листов в документе,
  • Уточняющие сведения.
  • Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

    В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

    Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

    Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

    В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

    Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

    • проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
    • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
    • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

    Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

    • если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
    • при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

    Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

    • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
    • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
    • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

    Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

    Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

    В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

    • . Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
    • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
    • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

    Применение и назначение описи

    В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

    Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

    Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

    Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

    Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

    Образец оформления реестра документов

    Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

    • хранение документации;
    • учет;
    • передача либо выдача третьему лицу по требованию.

    Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то

    проще всего

    это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

    Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

    Он идеально подходит для ИП или ООО на

    УСН

    ,

    ЕНВД

    ,

    ПСН

    ,

    ТС

    , ОСНО.

    Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

    Попробуйте и Вы удивитесь

    , как это стало просто!

    Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

    Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

    В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

    Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

    Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

  • проверить правильность заголовков;
  • убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.
  • присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
  • присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
  • в бланке не должны присутствовать ошибки;
  • в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
  • даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
  • в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
  • для годовой описи – 4 бланка;
  • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
  • для дел сотрудников – 3 бланка.
  • приказы;
  • учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
  • Как правильно составить опись передаваемых документов?

    В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

    Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

    Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

    На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

    Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

    • название организации (если архив — сторонняя организация);
    • номер описи;
    • дату описи;
    • наименование сдаваемых на хранение документов;
    • период, к которому относятся документы;
    • срок хранения документов;
    • количество листов;
    • расположение документов (номер папки, дела или короба);
    • Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

    Опись документов – это упорядоченное и систематизированное перечисление всех имеющихся деловых бумаг.

    Любая организация, ведущая в течение длительного времени свою деятельность, имеет обширный документооборот и хранит у себя все необходимые материалы.

    Преимущества использования

    На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

    В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

    Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

    На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

    Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

    Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

  • уставные и связанные с деятельностью юр. лица (протоколы собраний, заседаний совета директоров, отчеты о выпуске ценных бумаг);
  • бухгалтерские документы (балансы, первичные учетные документы, журналы-ордера, кассовые книги);
  • кадровые документы (личные дела работников, трудовые книжки, книги приказов);
  • договоры (с контрагентами, с обслуживающими компаниями, купли-продажи имущества организации, аренды и т. п.)
  • входящая и исходящая корреспонденция и журналы ее учета;
  • производственная документация, связанная с выпуском продукции, оказанием услуг;
  • сертификаты и лицензии;
  • юридические документы, связанные с участием в судебных спорах.
  • Так, большинство бухгалтерских документов хранится в течение 5 лет.
  • Некоторые — в виде годовых отчетов, связанные с активами и имуществом предприятия, по валютным операциям, расчеты страховых взносов должны храниться постоянно. Также до момента ликвидации хранятся уставные документы.
  • Кадровые бумаги: личные карточки, счета работников, личные дела хранятся в течение 75 лет.
  • Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно. Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется опись (по каждому разделу составляется отдельная). В ней указывается структурное подразделение предприятия, дата создания документа, порядковый номер, наименование, количество листов и исполнитель (то есть тот, кто ее изготовил).

    Благодаря правильно составленной описи найти искомый документ не составит труда. Впрочем, она нужна не только в сфере внутреннего делопроизводства, но и во взаимоотношениях с другими организациями.

    При передаче документов в архив

    При ликвидации юридического лица оно обязано передать в государственный или муниципальный архив в первую очередь персональные сведения по работникам: личные дела и карточки. Сделать это необходимо во избежание нарушений прав лиц, работавших на предприятии в момент обращения в отделения Пенсионного фонда за начислением и получением пенсии.

    Часто записи, внесенные в трудовую книжку для подтверждения трудового стажа, который в свою очередь влияет на размер пенсии, бывают некорректными. Сотрудники Пенсионного фонда должны сделать запрос на предприятие, где трудился работник, а в случае его ликвидации в архив, чтобы получить подтверждение представленных сведений.

    В тех случаях, когда предприятие признано несостоятельным (банкротом), назначенный конкурсный управляющий обязан передать по описи документы в архив, иначе суд откажет в завершении процедуры.

    Для направления в государственные органы

    Если предприятие отправляет документы по почте, например для налоговой инспекции (ИФНС), Фонда социального страхования (ФСС) и прочих официальных ведомств, то для того, чтобы в дальнейшем не возникло какого-либо спора или не был поставлен под сомнение сам факт отправки, лучше составить опись и заверить ее с помощью почтового работника.

    Опись требуется также при представлении документов в суд в качестве приложения к исковому заявлению или в ходе судебного разбирательства. Поскольку процессуальное законодательство требует, чтобы необходимые документы были направлены не только суду, но и всем лицам, участвующим в деле, то они должны сопровождаться описью. Каких-либо особых требований к перечню не требуется, нужно просто перечислить и указать количество страниц.

    Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу. Например, учреждения Росреестра, получая от граждан и юридических лиц документы на регистрацию недвижимого имущества или сделки, составляют расписку с указанием перечня документов: договоров, учредительных документов, правоустанавливающих, кадастровых паспортов и прочих.

    При подаче заявления в полицию или иные правоохранительные органы с целью сообщения о преступлении или защиты нарушенного права необходимо обосновать и доказать факты, изложенные в обращении. Перечисляя приложенные доказательства, также понадобится составить опись.

    Во взаимодействиях с теми же правоохранительными органами, службой судебных приставов, налоговой организацией может возникнуть проблема, когда у гражданина или юридического лица производят изъятие или выемку документов, чаще всего в оригиналах. От того, как будет составлена опись, зависит очень многое, в последующем при возврате изъятой документации она будет передаваться по составленному ранее перечню.

    Порядок передачи документов по списку требует особого внимания, обе стороны обязаны тщательно проверять зафиксированные в перечне материалы на предмет наименования, количества листов, соответствия указанному и имеющемуся фактически. В случае возникновения разногласий необходимо составить соответствующий акт, в котором нужно указать несоответствие и сроки устранения.

    В ходе осуществления деятельности при заключении договоров контрагенты требуют представить полный пакет документов, которые тоже необходимо описать. В дальнейшем может понадобиться отправить по почте или передать с нарочным акты выполненных работ и оказанных услуг, об отправке товара, перевозочные документы, ценные бумаги и прочее.

    Если отнестись во всей ответственностью к составлению подобного перечня, который многие игнорируют и считают необязательным и излишним, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов, ненаправлении требуемых бумаг и прочих проблем.

    >Реестр сдачи документов (ф. 0504053)

    Когда применяется форма 0504053

    В графиках документооборота госучреждений для МОЛ определены сроки предоставления в бухгалтерию всех приходных и расходных документов, подтверждающих получение и выдачу МЦ в течение месяца.

    В приказе Минфина 52н от 30.03.2015 года сказано, что передача производится на основании формы по ОКУД 0504053. В этом нормативном акте описаны еще две ситуации, когда применяется ф.0504053 – реестр сдачи документов:

    1. Передача в архив учетных карточек. В графе «Наименование» нужно прописать название списанного инвентаря, на который заводилась карточка.
    2. Ежедневная сдача лицами, уполномоченными принимать наличные денежные средства, копий выданных ими квитанций ф.0504510 по ОКУД. Кассир оформляет один приходный ордер на всю полученную сумму, к которому прикладывает реестр 0504053 и копии квитанций.

    Если передачу в архив карточек производит централизованная бухгалтерия по разным учреждениям, то их наименования нужно указывать не в заголовочной части, а рядом с названием списанного инвентаря.

    Скачать бланк формы ОКУД 0504053Реестр сдачи документовСкачать образец заполнения формы 0504053Образец заполнения реестра сдачи документов

    Чтобы установить порядок учета материальных запасов на складе учреждения, утвердите положение по ведению складского учета

    Порядок заполнения формы

    В заголовочной части реестра сдачи документов 0504053 вносятся следующие данные:

    • номер реестра;
    • дата заполнения;
    • наименование учреждения;
    • структурное подразделение;
    • вид документа (приход или расход);
    • ФИО материально ответственного лица.

    В табличной части перечисляются все прилагаемые товарные-накладные, универсальные передаточные документы, акты приема, передачи, списания, требования-накладные на внутреннее перемещение, ведомости выдачи с указанием:

    • названия;
    • номера;
    • количества.

    По расходным и приходным документам составляется два отдельных реестра. Каждая форма 0504053 заполняется в двух экземплярах, один из которых остается у МОЛ, а другой передается бухгалтеру. Сотрудник бухгалтерии, проверив поступившие документы, должен сделать отметку (поставить подпись) о приемке на экземпляре материально ответственного лица. Использование реестра обеспечивает сохранность первичных документов.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *