Виды расчетов в гостинице

Содержание

Как вести взаиморасчеты с контрагентами

Все взаиморасчеты с контрагентами (клиентами и поставщиками) ведутся в разрезе трех измерений:

  • организация,
  • партнер/контрагент,
  • объект расчетов.

В качестве объекта расчетов могут выступать:

  • заказ,
  • накладная,
  • договор

Тип объекта расчетов выбирается на уровне соглашения.

Расчеты с клиентами

Для начала создадим типовое соглашение о продажах и в качестве объекта расчетов выберем заказы клиентов ЗК (самый детализированный вариант):

В соглашении также указывается и график оплаты ЗК (то, каким образом и в какие сроки будет оплачен ЗК). В нашем примере ЗК будет оплачиваться через 5 дней после отгрузки (т.е. постоплата):

Тут же можно наложить фильтр на тип оплаты, принятой в рамках соглашения:

Помимо постоплаты может быть выбран аванс и предоплата.

Разница между ними в том, что аванс предполагает вариант, что товара у нас еще вообще может не быть (т.е. мы даже не сможем организовать обеспечение товаров в ЗК, пока не зарегистрируем поступление аванса по нему), а предоплата предусматривает, что товар есть в наличии на нашем складе и будет отгружен сразу после оплаты.

Теперь создаем сам ЗК, видим что график оплаты заполнился по соглашению:

При этом дата платежа заполняется на основании поля Желаемая дата отгрузки (т.к. оно пустое, для расчета используется Дата отгрузки):

Теперь на основании ЗК оформляем реализацию:

В списке ЗК меняется текущее состояние:

При двойном клике на нем открывается отчет по состоянию выполнения:

Теперь необходимо зарегистрировать поступление оплаты от клиента. Самый быстрый способ — на основании ЗК создать Поступление безналичных денежных средств. Но есть и другой способ — в журнале Безналичные платежи использовать закладку К поступлению:

Документ заполнился почти полностью, не забываем установить признак проведения платежа банком:

На второй вкладке видим, что в качестве объекта расчетов используется именно ЗК. Благодаря выбору статьи ДДС в соглашении, она теперь подставляется сама:

Теперь ЗК готов к закрытию, долгов нет:

Состояние расчетов можно отслеживать с помощью отчета Ведомость расчетов с клиентами:

Теперь проведем эксперимент — создадим несколько реализаций по нашему соглашению, но без использования ЗК:

В отчете можем увидеть, что в качестве объекта расчетов показаны именно документы продажи (несмотря на то, что взаиморасчеты ведутся по заказам):

Теперь зарегистрируем оплату от клиента по этим реализациям, при этом создадим одну платежку:

В расшифровке платежа выбираем тип заполнения Списком и нажимаем Подобрать по остаткам:

В списке выделяем нужные, переносим в платежку:

Обращаю ваше внимание, что в журнале нет информации о состоянии оплаты реализаций:

Эту информацию можно достать только из ведомости:

Взаиморасчеты с поставщиками

На этот раз пример немного усложним — для начала введем авансовый платеж поставщику:

При этом объект расчетов оставим пустым:

В отчетах по закупкам будем использовать Ведомость расчетов с поставщиками:

Теперь создаем заказ поставщику (взаиморасчеты будем вести в разрезе заказов). Чтобы отнести на него оплату, нужно сделать зачет аванса:

В открывшемся окне помощника по зачету оплат находим аванс, при необходимости корректируем сумму зачета и нажимаем Зачесть/Перенести аванс:

Теперь видим, что аванс зачтен, нажимаем Выполнить в верхней части формы:

В результате заказ становится полностью оплаченным:

Сейчас в отчете можно увидеть, что часть аванса осталась нераспределенной, а по заказу для выведения расчетов в ноль осталось оформить приходную накладную:

Взаимозачет задолженности

В том случае, когда есть одновременно и дебиторская и кредиторская задолженность, нередко используют взаимозачет задолженности, чтобы компенсировать один долг за счет другого.

У нас в программе уже зарегистрирован автоматически одна операция — это отражение факта зачета авансов:

Т.е. дебиторская задолженность (долг поставщика перед нами) по платежке программа перебросила на кредиторскую задолженность (наш долг перед поставщиком) по заказу поставщику:

В комментарии есть отметка об автоматическом создании:

Вот список операций, для которых можно использовать взаимозачет:

Сверка взаиморасчетов

Из раздела Казначейство открываем журнал документов Сверка взаиморасчетов, создаем новый с использованием помощника:

Настраиваем отбор:

Выбираем необходимых контрагентов по данному партнеру, по которым необходимо сделать сверку:

Устанавливаем дату формируемых сверок:

По окончании создается подобная сверка. Для большей информативности изменим вариант детализации:

К примеру, добавим вывод объектов расчетов:

После этого нажимаем Заполнить по данным организации:

Как вы могли заметить, все накладные в табличной части оформлены за рамками урока, а те, которые мы вводили немногим ранее, в таблице отсутствуют. Причина проста — сюда попадают только те продажи, по которые есть непогашенный долг.

По кнопке Печать распечатывается Акт сверки взаимных расчетов:

Варианты взаиморасчетов

7 Мая 2015

Вот и дошла очередь до взаиморасчетов. Ведение взаиморасчетов одна из самых важных составляющих любой учетной системы. Да, наверное, даже самая важная. На второе место я бы поставил управление складскими остатками. А деньги всегда были и будут на первостепенном месте.

И в конфигурации 1С Управление торговлей версии 11 управление взаиморасчетами реализовано достаточно гибко и в принципе вполне прозрачно, но не всегда до конца понятно начинающим пользователям. (Хотя к сожалении порой большинство пользователей работающих с 1С, можно назвать начинающими.)

И так начнем с прописных истин:

В 1С Управление торговлей предусмотрено несколько вариантов ведения взаиморасчетов. А точнее их три:

  • По заказам – каждая оплата будет проходить в разрезе конкретных заказов. Контроль авансов по заказам возможен только при таком порядке взаиморасчетов.
  • По договорам – в документах покупки или продажи (Заказ, Поступление и Реализация товаров) обязательно указывается Договор. И все взаиморасчеты будут отражаться и контролироваться в разрезе договоров.
  • По накладным (документам) – оплаты привязываются к документам Реализации или Поступления товаров. Т.е. каждая закупка или продажа оплачивается отдельно.

Этого вполне достаточно, чтобы охватить все варианты взаиморасчетов, которые могут возникнут на предприятии. Забегая в перед и для удобной навигации скажу, что настройка вариантов взаиморасчетов производится в договоре.

Хотя вот иногда для очень крупных компаний или когда работа сильно растянута по времени (например, строительство) могло бы пригодится ведение взаиморасчетов по проектам. Это если задействовано много разных компаний в проекте и с каждой из них заключено несколько договоров. Но для УТ11 это будет редкое исключение, если компания занимается строительство или производством лучше использовать что-нибудь более специализированное, например 1С УПП. Хотя и там на сколько мне известно ведения взаиморасчетов по проектам не предусмотрено.

А ведь и в торговле 11 есть проекты. Для чего они предусмотрены интересно? Об этом я расскажу, в одной из статей.

Ну что же вернемся к нашим взаиморасчетам. Начнем по порядку по каждому из вариантов:

Взаиморасчеты по заказам в 1С Управление торговлей 11

Настроим использование заказов в программе. Перейдем в раздел Администрирование — CRM и продажи (Закупки). И отметим флажками использование Заказов клиентов и Заказов поставщиков соответственно.

Также мы установили флажки Реализация по нескольким заказам и Поступление по нескольким заказам. Это необходимо чтобы рассмотреть примеры взаиморасчетов, когда по одному заказу создается несколько финансовых документов.
Далее я наверное рассмотрю движение на примере продажи товаров. так же обратите внимание, что стоит флажок Договоры с клиентами, мы сразу будем указывать договора в документах продажи.
Я начну показывать взаиморасчеты на пример документа Заказ клиентов.
Создадим Заказ клиента на некоторое количество товара.

И как всегда рассмотрим движения документа по регистрам. Как я уже не однократно говорил именно анализируя движения документов можно понять какой функционал заложен в программу, на сколько детально удаться получить те или иные данные.

Например, в предыдущей статье по ордерному складу и использование упаковок в Управление торговлей 11, я показывал структуру регистра Товары на складах. И там не было измерения Упаковки. Это сразу говорит от том, что остатки на складах не хранятся в разрезе упаковок. И даже если вы включите использование упаковок и будите проставлять их в документах, вы не получите отчетов в разрезе упаковок. Не ответите на вопрос в каких конкретно упаковках у вас лежит товар на складах? Я к тому, что достаточно заглянуть в структуру регистров и понять суть, вместо того, чтобы рытся в настройках в надежде найти волшебную галочку, а которой вы забыли.

Рассмотрим регистр Расчеты с клиентами. Именно он отвечает за взаиморасчеты с клиентами.

Рассмотрим какие измерения содержит этот регистр:

  • Аналитика учета по партнерам — это ключи аналитики на подобии Ключей аналитики номенклатуры. Это справочник в котором хранится ключ вида (Партнер, Организация, Контрагент).
  • Объекты расчетов — собственно объект расчетов, который может быть и заказом, и договором и накладной. Именно объект расчетов будет определять главный разрез взаиморасчётов, ну после аналитики по партнерам конечно. (Проектов как мы видим нет 🙁 )
  • Валюта — валюта взаиморасчетов.

Сумма к оплате говорит о том, что собственно есть долг клиента и он должен заплатить «сумма к оплате» — так и звучит.
Есть ещё вспомогательный регистр Расчеты с клиентами по документам, он всегда показывает расчеты в разрезе документов и служит для определения программой 1С оплачен Заказ клиента или Реализация или нет. Собственно мы видим в регистре, что есть сумма К отгрузки и сумма К оплате, пока и у нас есть долг перед клиентом и у него перед нами.
Состояние взаиморасчетов можно увидеть в отчете Задолженность клиента, который можно вызвать из командного интерфейса заказа или реализации.

Это у нас заказ был в статусе В резерве. Если перевести заказ в статус К отгрузки, движения по взаиморасчетам слегка изменятся, но не принципиально.

Добавилась только сумма К отгрузки, сообщающая нам, что товар ждет отгрузки. Тут надо отметить, что основной ресурс Сумма все ещё не заполнен. Пока что идет только как бы планирование расчетов. Сумма появится только после отгрузки документом реализации или оплате.

А вот движения по складским регистрам изменятся гораздо сильнее, об этом я уже писал в статье: Резервы. Заказ только со склада.

Создадим теперь Реализацию товаров не на весь товар, а на первые позиции. Посмотрим движения, которые сделает реализация:

Мы закрыли строчку К отгрузки, теперь у нас, как у продавца нет долга перед клиентом, мы отгрузили товар. И появилась сумма в ресурсе Сумма — это основной ресурс регистра, клиент нам должен. При оплате сумма будет закрыта движением по расходу. Объект расчетов в регистре все тот же заказ сколько бы не было реализаций.

Проведем оплату по безналичному расчету. Создадим документ Поступление безналичных ДС на основании документа Реализация товаров.

Обратите внимание на реквизит Объект расчетов. Объектов расчетов может быть несколько, но поменять его нельзя.

А в движениях мы закрываем Сумму долга за клиентом, а так же сумму К оплате клиенту, которая была в заказе клиента. Ресурс Оплачивается сразу закрывается, т.к. в документе Поступления безналичных ДС мы поставили флажок Проведено банком. Если этот флажок не устанавливать это будет означать, что реализация оплачена (со слов клиента), но пока платеж ещё не подтвержден банком. Ну и Объект расчетов тот же заказ.

Все взаиморасчеты закрылись. Долгов нет. Если вернутся и пробежаться по движениям регистра Расчеты с клиентами, то видно, как в разрезе одного объекта расчетов формируются приходы и расходы по суммам взаиморасчетов, отражая этапы расчетов с клиентом, а также общую фактическую задолженность в ресурсе Сумма.

Настройка вариантов ведения взаиморасчетов

На примере взаиморасчетов по заказам мы рассмотрели всю цепочку документооборота и движений по регистрам. А как же настроить взаиморасчеты по договорам в торговле 11, например, спросите вы? Варианты взаиморасчетов настраиваются непосредственно в договоре.

А если договора нет? Значит взаиморасчеты по умолчанию будут по заказам, если создан документ Заказ клиента, если заказа нет и сразу создан документ Реализация товаров, то взаиморасчеты будут по документу реализации.

Взаиморасчеты по договорам в 1С Управление торговлей 11

Создадим новый Заказ клиента. выберем договор, в котором мы указали, что расчеты ведутся по договорам. Название договора «По договору».

Посмотрим движения по регистру Расчеты с клиентами:

Объект расчетов встал договор «По договору». Далее создадим реализацию и продадим товар клиенту.

Создадим документ Поступление безналичных денежных средств. Только создадим не на основании заказа или реализации, а отдельно из раздела Финансы. так обычно и бывает, платежи разносит отдельный бухгалтер. И здесь есть очень важный момент, поступивший платеж необходимо привязать к договору иначе платеж ляжет отдельно и взаиморасчеты не закроются.

Продемонстрируем это:

Клиент заплатил даже больше чем нужно 50 тыс. рублей. Но бухгалтер не указал Объект расчетов. Хотя можно было просто нажать кнопку Подобрать по остаткам и были бы подобраны суммы не оплаченных продаж. Теперь же возникла ситуация, что клиент фактически оплатил товар, но менеджер видит долг за клиентом в отчете Задолженность клиента, который он открывает из заказа.

А вот что покажет отчет Ведомость расчетов с клиентами, который можно открыть из раздела Продажи.

В отчете видно, что задолженность клиента образовалась по договору, а платеж прошел без договора. Хотя конечная сумма и положительная, это ситуация считается ошибкой и взаиморасчеты в УТ11 в регистре Расчеты с клиентами не закроются.

Вот движения документа Поступление безналичных денежных средств:

Если платеж провести правильно, взаиморасчеты закроются полностью, что покажет отчет Ведомость расчетов с клиентами.

Мы заплатили 50 тысяч рублей по договору, и у клиента теперь видна предоплата ещё на 16 960 р. Теперь все правильно и логично, можно делать ещё продажи по этому договору.

Далее рассмотрим взаиморасчеты по накладным (документам).

Взаиморасчеты по накладным в 1С Управление торговлей 11

Снова создадим заказ клиента, но теперь выберем договор «По накладным» с вариантом взаиморасчетов По накладным. Проведем заказ и посмотрим движения.

И вот незадача, а движений по регистрам взаиморасчетов в заказе нет совсем… Как же так? А так, движение по регистру Расчеты с клиентами появится только в документе Реализация товаров.

Объект расчетов, как можно догадаться будет документ реализации. Именно реализация в данном случае считается накладной и будет участвовать в движениях регистра.
Проведем оплату и посмотрим, как подтянется документ расчетов. Оплату также сделаем отдельно через журнал Безналичные платежи в разделе Финансы. Но в этот раз бухгалтер отвечающий за банковские операции будет уже опытный и нажав кнопку Подобрать по остаткам, в документе Поступление безналичных ДС подберет неоплаченную отгрузку товара.

В поле Объект расчетов встала реализации, но надпись гласит, что объект расчетов совпадает с основанием платежа. Основание и есть наша реализация.

Посмотрим движения:

В движениях все предсказуемо, Объект расчетов реализация товаров (накладная).

Откроем основной отчет для контроля взаиморасчетов с клиентами Ведомость расчетов с клиентами отключим отбор по клиенту и посмотрим состояние расчетов. Мы увидим все три варианта взаиморасчетов: по заказам, по договорам и по накладным.

Видно, что при расчете по заказам колонка Договор пустая. При расчете по договорам надпись «По договору» — название договора. И при расчете по накладным выходит надпись «По накладным».

Но если нужна более детальная информация, можно в настройках отчета на вкладке Структура включить группировку по объектам расчетов. Тогда отчет будет иметь следующий вид:

Все взаиморасчеты будут сгруппированы по объектам расчетов. Не путайте с регистратором. Регистраторов может быть несколько, а объект расчетов будет один.

На этом я завершаю эту статью. В следующих статьях я отражу разные моменты возникающие при расчётах с партнерами, такие как контроль лимитов задолженности, использования графиков платежей и другие.

Читайте ещё статьи по данному разделу:

11 Июня 2015 Создание заказов нескольким поставщикам на основании заказа клиента

25 Мая 2015 Стоп-листы (запрет отгрузки)

19 Мая 2015 Закрытие заказов

8 Мая 2015 Контроль лимита задолженности

7 Мая 2015 Варианты взаиморасчетов

И на посошок видео уроки колег с youtube

Возврат к списку

Организация расчетов в гостинице

В большинстве зарубежных гостиниц и российских с иностранным управлением установлен не один, а два расчетных часа:

Check-out time — расчетный час выезда, обычно в 12.00; check- in time — расчетный час заезда, обычно это 14.00 В случае задержки выезда, как правило, спрашивают доплату за половину суток, если выезд происходит до 24.00, а после этого часа — за целые сутки. В зарубежных отелях чаще всего до расчетного часа заезда гостя не поселят, но при этом он может бесплатно сдать багаж на хранение в рецепцию, а сам прогуляться, посетить ресторан. Аналогично происходит при выезде, однако отели высокого класса с целью поддержания имиджа и в соответствии с концепцией сервиса, ориентированного на клиента, по возможности идут навстречу гостям и позволяют им бесплатно заехать в номер раньше или выехать на несколько часов позже (услуги раннего заезда и позднего выезда).

В зарубежных отелях принято считать время проживания не количеством суток, а количеством ночевок, таким образом, если гость выразит желание заселиться в период с 0.00 до 14.00, то есть до расчетного часа заезда, он должен будет заплатить за одну дополнительную ночь.

В РФ согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг»: Пункт 11: Исполнитель не вправе без согласия потребителя выполнять дополнительные услуги за плату. Потребитель вправе отказаться от оплаты таких услуг, а если они оплачены, потребитель вправе потребовать от исполнителя возврата уплаченной суммы, (в ред. Постановления Правительства РФ от 15.09.2000 N693). Запрещается обуславливать выполнение одних услуг обязательным оказанием других услуг.

Пункт 12: Цена номера (места в номере), а также форма его оплаты устанавливаются исполнителем (в ред. Постановления Правительства РФ от 15.09.2000 N 693). Исполнителем может быть установлена посуточная или почасовая оплата проживания. Исполнитель определяет перечень услуг, которые входят в цену номера (места в номере). Потребитель обязан оплатить оказанную исполнителем в полном объеме услугу после принятия ее потребителем. С согласия потребителя услуга может быть оплачена им при заключении договора в полном объеме или путем выдачи аванса (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 15.09.2000 N 693)

Пункт 13:Плата за проживание в гостинице взимается в соответствии с единым расчетным часом — с 12 часов текущих суток по местному времени. При размещении до расчетного часа (с 0 до 12 часов) плата за проживание не взимается. В случае задержки выезда потребителя плата за проживание взимается в следующем порядке:

  • не более 6 часов после расчетного часа — почасовая оплата;

  • от 6 до 12 часов после расчетного часа — плата за половину суток;

  • от 12 до 24 часов после расчетного часа — плата за полные сутки (если нет почасовой оплаты).

При проживании не более суток (24 часов) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа. Исполнитель с учетом местных особенностей вправе изменить единый расчетный час.

ВИДЫ РАСЧЕТОВ В ГОСТИНИЦЕ:

  • наличные деньги,

  • дорожные чеки,

  • кредитная карта,

  • банковский перевод,

  • туристский ваучер,

  • именной чек.

В процессе регистрации на имя клиента в АСУ открывается гостевой счет (folio), куда приходит информация со всех служб гостиницы об оказанных данному гостю услугах, в том числе из магазинов и ресторанов на территории гостиницы. Обычно гость оплачивает все услуги и покупки при выписке и получает экземпляр оплаченного счета (invoice). Номер гостевого счета обычно неизменен на все время проживания гостя, а счетов может быть несколько, если гость оплачивал услуги по частям. Счет — это документ строгой отчетности, печатается в нескольких экземплярах, один из которых выдается на руки клиенту. В РФ счет недействителен без печати и фискального чека, который либо прикрепляется к счету — если отпечатан на кассовом аппарате — либо распечатывается на бланке гостиничного счета с использованием фискального принтера. Счет заверяется подписью кассира и синей прямоугольной печатью с надписью: «Город … гостиница … (дата), касса … оплачено (получено)».

Счет выписывается в трех экземплярах: один выдается гостю, второй вместе с кассовым отчетом (форма № 5-Г) сдается ежедневно в бухгалтерию, третий — хранится в расчетной части гостиницы (в кассе) до выезда гостя. При ведении расчетов с применением АСУ счет заполняется в двух экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра должны храниться в контрольной картотеке до выезда гостя, но часто один выдается на руки клиенту сразу после оплаты всего срока проживания во время регистрации. Сотрудник бухгалтерии сверяет формы счетов (№ 3-Г и 3-Гм – отменены) с формой № 5 (анкетой). Несмотря на то, что Министерством финансов установлена форма счетов, многие гостиницы разрабатывают свои формы, либо используют формы счетов в АСУ.

Оплата проживания и всех видов услуг производится в кассе службы приема и размещения. Технология работы кассира обусловлена особенностями операционного процесса в конкретной гостинице и типом АСУ. Именно АСУ устанавливает названия разделов меню, соответствующих различным этапам (операциям) расчетов с гостями.

Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг форма № 12-Г составляется в двух экземплярах — один предоставляется в бухгалтерию, второй — гостю. По правилам большинства гостиниц, оплата, независимо от формы, должна быть произведена к моменту оказания услуги. То есть при безналичном расчете — деньги должны быть к моменту заезда, а при наличном расчете или расчете по кредитной карте — в РФ данный вид расчета приравнен к наличному — при заезде за целое количество суток или до момента выезда.

Фирмы, имеющие договорные отношения с гостиницей и регулярно направляющие клиентов, могут переводить оплату не за конкретную заявку, а в качестве авансового платежа за проживание в следующем месяце. В этом случае предварительный счет не выписывается, а основанием платежа является контракт или договор. Обычно, в соответствии с условиями договора, при оплате в рублях окончательный расчет производится по курсу Центробанка на день выезда гостей, на основании чего выставляется счет-фактура. В случае неполного использования ранее перечисленной суммы фирма может получить деньги обратно на свой расчетный счет или использовать их на следующее проживание. Получить остаток обратно фирма может при наличии всех необходимых, правильно оформленных документов: письма на имя главного бухгалтера за подписью руководителя предприятия, доверенности на получение денег на представителя фирмы, если возврат в рублях или на корпоративную кредитную карту, по которой ранее была произведена оплата.

В случае неполного использования ранее оплаченного проживания физические лица получают возврат автоматически при выписке и сдаче ключей в той же форме, в которой была произведена оплата.

В счете обязательно содержится информация: название города, гостиницы, № и дата оформления счета, № комнаты, ФИО гостей (на супружескую пару может быть оформлен один счет), дата заезда, время и дата выезда, код кассира, цель поездки, вид и сумма тарифа, количество гостей, № подтверждения заявки на бронь.

Отели высокого класса для ускорения процедуры выбытия заранее выдают так называемый предварительный счет (service provided) с подписью кассира в трех экземплярах. Его могут подсунуть рано утром под дверь номера с тем, чтобы гость заранее просмотрел его и, если согласен, поставил свою подпись, либо отдал администратору, либо опустил в ящик для счетов.

Оплата наличными в гостиницах всего мира составляет очень маленький процент в отличие от РФ. Большинство гостей предпочитает расплачиваться кредитными картами прямо на счет оплаты либо личными чеками и наличными. Во всех случаях сумма, полученная с гостя, является точным количеством, требуемым для того, чтобы свести его баланс к нулю. Все кассиры должны свериться о последних расходах гостя, которые могли быть вовремя не записаны. Оплату могут попросить произвести в любое время, необязательно при выписке, иногда гости сами предпочитают платить постепенно. Всех гостей просят указать кредит при регистрации. Гостей, которые платят наличными или вызывают подозрение (например, у гостя мало или полностью отсутствует багаж), просят оплатить заранее все пребывание.

Может быть иная процедура занесения оплаты. Вместо того, чтобы заносить их в гостевой счет клиента и оставлять сумму кредита на месте до ночного аудита, некоторые отели сразу вносят плату за комнату и сбор в гостевой счет и представляют гостю счет с нулевым балансом. Здесь есть нюанс: хотя ночному аудитору не нужно заносить данные, гость все еще числится по аудиту (сверке счетов) ночеприбытия. В другом случае кассир не заносит в гостевой счет плату за номер, и гостю выдается специальный чек. Чтобы получить копию оплаченного счета, гость должен вернуться к кассе во время контроля. К этому моменту компьютером уже подготовлен счет, а внесение оплаты за номер во время ночного аудита означает, что гостевой счет до этого момента не был закрыт. Клиенту, сделавшему задаток за проживание и оплачивающему номер вперед, обычно не разрешены дополнительные траты (дополнительные платные услуги), так как гость уезжает, не останавливаясь у кассы. Дополнительные платные услуги рекомендуется оплачивать за каждый день пребывания гостя. Автоматизированный контроль гостей, оплачивающих вперед, требует координации и обмена информацией. Кассир и администраторы должны быть внимательны, чтобы не указать преждевременно как свободную комнату, которая была оплачена вперед. Кассир, в свою очередь, должен убедиться, что гость на самом деле выехал — по разным сводкам и отчетам, которые заполняют другие сотрудники отеля, например, «шахматка». С наличными суммами отели обращаются по-разному:

— наличные или чек передаются в кассу отеля и остаются незарегистрированными до приезда гостя. Когда он приехал, чек прилагается к только что открытому гостевому счету, как будто деньги пришли в этот день. Это удобно для отеля, если произошла отмена бронирования. Недостаток состоит в том, что в этом случае должна быть отлажена система подтверждения платежеспособности чека, в противном случае отель несет убытки;

— иногда гостевой счет открывается не по прибытии гостя, а раньше — в момент получения депозитного чека, который приравнивается к наличным. Это неудобно для отелей с «ручным» и полуавтоматизированным оформлением, которое может хранить числящиеся гостевые счета неделями и месяцами;

— еще один метод обращения с депозитами — создание специального листа-счета, называемого «предварительным депозитом». В него вносится каждый предварительный депозит и он представляет собой баланс кредита, отражающий, что отель должен деньги или услугу конкретному гостю по предварительному депозиту. Когда гость прибывает, баланс кредита переносится в только что открытый гостевой счет;

— использование регистрационной книги. Счет создается в данной книге для предварительных денежный поступлений. Депозиты гостей переписываются на этот счет и позже, по прибытии гостя, переносятся в его гостевой счет.

Виды расчетов с проживающими в гостинице

Современные гостиницы используют, как правило, два вида расчетов с гостями за проживание — наличный и безналичный расчет. Наличный расчет используется в основном физическими лицами, если гостиница оказывает услуги по проживанию юридическому лицу, то последнее осуществляет расчет за оказанные услуги работникам предприятия, посредством перечисления денежных средств на расчетный счет гостиницы.

Для оплаты по безналичному расчету могут быть использованы также дорожные и именные чеки.

Для справки, нужно отметить, что в последнее время в России начинает применяться и такой вид расчета, как расчет пластиковой картой, однако для этих целей гостиница должна быть оборудована специальным электронным терминалом. Не секрет, что пока не каждое предприятие может себе позволить такое дорогостоящее оборудование, и поэтому в основной массе, в нашей стране, пока на первом месте стоит именно наличный расчет.

Правила расчета оплаты за проживание в гостинице

Как было ранее сказано, расчеты с проживающими могут производиться за наличный расчет, кредитными картами, по безналичному расчету.

Расчетами с клиентами занимается кассир службы приема и размещения. В своей работе кассир пользуется следующим оборудованием: компьютером, который, как правило, является и кассовым аппаратом; POS-терминалом (для различных операций с кредитными картами); принтером (для распечатки и получения счетов); импринтером (для получения реквизитов кредитных карт клиентов); специальным отсеком для хранения денег; ваучером-каталогом с ячейками для хранения счетов и других платежных документов; боксом для хранения печатей, штампов; телефонным аппаратом и т. д.

Кассиры осуществляют обработку счетов, начисления платежей за проживание и оказанные услуги. Перед отъездом гостей кассир проверяет и подготавливает их счета, используя на компьютере одну из программ общей компьютерной программы Front office, которая называется «Расчет» (Check out).

Расчет с гостями производится:

за проживание;

дополнительные платные услуги;

телефонные переговоры.

Компьютер автоматически подсчитывает сумму за проживание, учитывая систему единого расчетного часа (check out time — 12.00), суммирует стоимость всех телефонных переговоров, учитывает все скидки за проживание и дополнительные платные услуги.

При выписке недостаточно назвать итоговую сумму. Необходимо проверить точность счета, просмотрев вместе с гостем все начисления на его счет за время пребывания в отеле. Следует всегда просить гостя проверить, верны ли начисленные суммы. Если была допущена ошибка, необходимо внести соответствующие изменения и принести извинения гостю.

Подтверждением правильности счета является подпись гостя на нем.

Виды расчетов

В гостиницах используют два вида расчетов — наличный и безналичный (перевод денег на счет гостиницы). В отелях высокого класса в качестве безналичного расчета принимаются кредитные карты. Ими расплачиваются индивидуальные туристы. В заявке на бронь указывается номер кредитной карты, название платежной системы и срок действия карты. Для расчетов с помощью пластиковых карт должно быть специальное оборудования: импринтер или электронный терминал.

Существуют электронные ключи, которые одновременно являются и платежным средством во всех торговых точках гостиницы.

Кредитная карта — пластиковая карточка или пластина, применяемая клиентом банка или другого кредитно-финансового учреждения в рамках установленного лимита для заимствования наличных денег для покупки товаров и получения услуг в кредит. На ней указаны имя владельца, образец его подписи, присвоенный ему номер и срок действия карточки. Обычная информация о клиенте и номере его счета закодирована на магнитном носителе или в виде отверстий, выбитых в определенном порядке на пластине. При расчете по кредитной карте кассир гостиницы проверяет принадлежность карточки, а также наличие на счете денежных средств.

Предприятиями, которые работают в кредитной системе, могут быть гостиницы, туристские фирмы, рестораны, фирмы, сдающие автомобили в аренду и т.д. Клиент покупает «карту гостя» и тем самым обеспечивает скидки при оплате услуг. Карта гостя представляет собой пластиковую карту, в которой закодирована информация о клиенте, указана дата приобретения карты (срок действия 1 год), есть образец подписи клиента.

Для оплаты по безналичному расчету могут быть использованы дорожные и именные чеки.

Дорожные чеки выписываются на определенную сумму, поэтому клиент выбирает услуги в гостинице или в ресторане ровно на эту сумму. Получатель чека, т.е. гостиница, должен определить только подлинность чека, так как чековая компания, которая выписала дорожный чек, гарантирует оплату по нему, поскольку он уже оплачен клиентом. Дорожный чек не может быть передан другому лицу, но его можно обменять на наличные в любом банке.

Именные чеки выписывает гость на требуемую к оплате сумму каждый раз, когда это необходимо. Для зачисления платежа по такому чеку на счет гостиницы требуется определенное время.

В Росси первое место занимает наличный расчет и перевод на расчетный счет гостиницы. Кредитные карты и чеки принимаются к оплате только в отелях высокого класса. Оплата наличными избавляет гостиницу от неприятностей, если чек по каким-либо причинам не может быть оплачен банком. Система оплаты на базе пластиковых карт повышает престиж гостиницы, приближает ее к мировым стандартам и тем самым способствует привлечению кредитоплатежных клиентов.

Правила расчета оплаты за проживание.

Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ» оплата за проживание производится в соответствии единым расчетным часом — 12 часов текущих суток по местному времени. Расчет оплаты за проживание начинают считать с 12 часов той даты, когда гость заехал, независимо от фактического часа заезда.

При проживании менее суток оплата взимается за целые сутки независимо от расчетного часа.

При задержке выезда не более, чем на 6 часов после расчетного часа (с 12:00 до 17:59) взимается почасовая оплата, при задержке выезда в период с 18:00 до 23:59 взимается оплата за половину суток. При задержке выезда более, чем на 12 часов, оплата взимается за сутки.

Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ» Исполнитель должен обеспечить предоставление льгот категориям лиц, имеющим право на получение льгот в соответствии с действующим законодательством. Перечень категорий лиц, имеющих право на получение льгот, а также перечень льгот, предоставляемых при оказании услуг, должен размещаться в помещении службы приема в удобном для обозрения месте. Право на скидку не менее 30% имеют участники Великой отечественной войны и инвалиды 1 группы с сопровождающими.

Если расчет оплаты делается вручную, то гостю выписывается счет. Счет оформляется в трех экземплярах, каждый из которых имеет один и тот же регистрационный номер. Первый экземпляр счета со штампом гостиницы «оплачено» выдается гостю. Второй экземпляр в конце смены передается в бухгалтерию. Третий остается в книжке счетов. Для их хранения в службе существует специальная картотека счетов, в которой счета хранятся в специальном кармашке по датам выезда.

Если расчет производится с помощью автоматического учета мест, то счет выдается компьютером.

Бывают случаи, когда клиент отказывается оплатить ту или иную услугу. При решении таких ситуаций к каждому случаю нужно подходить индивидуально. В таких случаях необходимо отвести клиента от общей очереди, можно пригласить руководителя службы. В любом случае выяснение обстоятельств недоразумения не должно быть оскорбительным для клиента.

Автоматизированная обработка данных в службе приема и размещения.

Обеспечение высокого уровня обслуживания в гостинице в современных условиях невозможно без применения новых технологий. Новые технологии предусматривают автоматизацию многих гостиничных процессов, в частности электронное резервирование, и способствуют улучшению качества обслуживания одновременно при сокращении персонала. Автоматизированные системы направлены на повышение производительности труда и уровня знаний у высших управленческих работников.

Становится обычным явлением совмещение профессий, что влечет за собой потребность в более фундаментальной подготовке персонала, в обучении его нескольким профессиям.

Никакая гостиница в современном мире высоких технологий не может существовать без выхода в глобальную компьютерную сеть Интернет. Доступ к Интернету дает практически неограниченные возможности в поиске деловых партнеров, налаживании отношений, рекламы, продвижения услуг, а также предоставляет возможность связи с непосредственными клиентами, минуя многочисленных посредников, что снижает себестоимость гостиничных услуг. Помимо этого необходимым является также наличие компьютерной системы бронирования (КСБ), которая позволяет бронировать и резервировать места в гостинице в зависимости от потребностей гостей и имеющихся возможностей гостиницы.

Открытие в Интернете систем бронирования гостиниц, авиабилетов и других составляющих тура позволяет клиентам самостоятельно организовывать свой отдых, не прибегая к услугам агентств. Сегодня многомиллионная армия пользователей Интернета может не только просматривать и выбирать с помощью домашних компьютеров, но и бронировать все сегменты тура (гостиницы, авиабилеты, автомобили, экскурсии).

Создание собственной web — странички или специализированного сервера — наиболее эффективный способ электронной рекламы. Информация, помещенная на эту страницу, становится доступной всем, кто пользуется Интернетом.

Система бронирования гостиниц и авиарейсов в сети Интернет содержит детальную информацию по всем ведущим гостиничным цепям и авиакомпаниям, имеет систему поиска по клиентскому запросу и встроенную подсистему для поиска сегментов с минимальными тарифами.

Поиск требуемого средства размещения можно выполнить по нескольким критериям: местоположению, названию, типу средства размещения, принадлежности к гостиничной цепи, требуемому набору услуг и стоимости. Далее идет формирование запроса. Через минуту на экране появляется список отелей, из которого выбирается желаемый. На экране отображается фотография вида отеля, проводится его описание (расположение, наличие ресторанов, баров, оснащение номеров, порядок расчетов — всего свыше 20 информационных полей). Для бронирования необходимо заполнить анкету с указанием данных о клиенте, в том числе и номера кредитной карточки. Бронирование через Интернет происходит 24 часа в сутки в режиме реального времени, позволяет осуществить мгновенное бронирование и подтверждение.

Компьютеры широко используют в информационно-вычислительных центрах гостиниц. С их помощью происходит управление резервированием, учет посетителей, распределение комнат, учет инвентаря и контроль поставок питания.

В гостинице должны быть установлены автоматизированные рабочие места для персонала, которые обеспечивают автоматизацию основных функциональных процессов.

Все автоматизированные рабочие места объединяются в единую локальную сеть, которая организует взаимодействие между отделами, уменьшая время для обеспечения коммуникации, и позволяет эффективно налаживать работу всей гостиницы.

Любая гостиница осуществляет в процессе своей деятельности ряд стандартных операций с документами: создание рекламы, отправку писем и запросов, оформление отчетов, сбор и анализ данных. Для накопления и хранения поступившей информации и обеспечение быстрого ее поиска используют системы управления базами данных. Для этого можно посоветовать воспользоваться Microsoft Office 97. Она содержит пакет стандартных программ, которые позволяют осуществить основные действия с данными.

Деятельность гостиницы регламентируется правилами, нормами и указами как федерального значения, так и местными. В данном случае помогают программы «Консультант» и «Кодекс». Для ведения бухгалтерского учета и всех финансовых операций рекомендуется использовать программу 1С Бухгалтерия.

В гостиницах России работают различные системы управления. Наиболее распространенной является АСУ «Русский отель», недавно разработана АСУ «Эдельвейс».

В некоторых гостиницах работают системы, специально разработанные для этой гостиницы с учетом ее особенностей.

Преимущество «Эдельвейс» состоит в том, что эта система работает в операционной системе Windows, которая является современной и перспективной в сравнении с MS DOS, в которой работает «Русский отель».

Технический уровень зарубежных систем резервирования значительно выше отечественных систем. Они более мобильны, многофункциональны, надежны, просты в управлении, интегрированы в Интернет. К числу таких систем относятся: Gabrial, Sabre, Galileo, Amadeus, Fidelia Hotel Bank.

Во всех компьютерных системах можно:

бронировать места и номера;

следить за загрузкой номеров;

регистрировать клиентов;

вести картотеку гостей;

производить и составлять финансовые расчеты.

Выполнение всех этих функций в автоматическом режиме значительно улучшает качество обслуживания гостей.

Виды расчетов с клиентами гостиницы. Бланки строгой отчетности.

ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО

Современные гостиницы используют, как правило, два вида расчетов с гостями за проживание – наличный и безналичный расчет. Наличный расчет используется в основном физическими лицами, если гостиница оказывает услуги по проживанию юридическому лицу, то последнее осуществляет расчет за оказанные услуги работникам предприятия, посредством перечисления денежных средств на расчетный счет гостиницы.

Для оплаты по безналичному расчету могут быть использованы также дорожные и именные чеки.

Для справки, нужно отметить, что в последнее время в России начинает применяться и такой вид расчета, как расчет пластиковой картой, однако для этих целей гостиница должна быть оборудована специальным электронным терминалом. Не секрет, что пока не каждое предприятие может себе позволить такое дорогостоящее оборудование, и поэтому в основной массе, в нашей стране, пока на первом месте стоит именно наличный расчет.

Поэтому нельзя забывать о требованиях введенного в действие Федерального закона от 22.05.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

В соответствии с пунктом 1 статьи 2 и статьей 5 указанного закона организации при осуществлении наличных денежных расчетов обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ) и выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении таких расчетов в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки. В целях указанного Закона под наличными денежными расчетами понимаются произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Однако пунктом 2 статьи 2 данного закона установлено, что*

* Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством Российской Федерации.*

Так как гостиничная деятельность представляет собой процесс оказания услуги, то при работе с физическими лицами (гражданами) она может использовать бланки строгой отчетности, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.12.1993г. №121.

Обратите внимание!

Федеральный закон № 54-ФЗ допускает применение бланков строгой отчетности при оказании организациями и индивидуальными предпринимателями услуг именно населению. Для юридических лиц Закон о ККТ расчеты с применением бланков строгой отчетности не установил. Поэтому, если организация заключает договор на оказание услуг с юридическим лицом и расчет производится наличноденежными средствами, наличие ККТ обязательно.

Рассматривая первичные документы, которые применяются гостиницами при оказании услуг, мы не случайно, заострили внимание читателя на том, что некоторые из них, являются бланками строгой отчетности (БСО). Бухгалтеру гостиницы следует правильно организовать учет и хранение таких бланков.

Порядок применения бланков строгой отчетности утвержденных форм и виды деятельности, при которых разрешено использование таких бланков, предстоит утвердить Правительству РФ.

До введения в действие новых бланков строгой отчетности можно применять сегодняшние — утвержденные Минфином России.

Бланки должны быть изготовлены только типографским способом с обязательным указанием выходных типографических данных.

Бланки строгой отчетности разрабатывает и утверждает Министерство Финансов РФ. Общие требования к БСО и порядку их оформления приведены в Письме Минфина РФ от 23.08.2001г. №16-00-24/70 «О документах строгой отчетности при осуществлении денежных расчетов с населением».

Бланк строгой отчетности должен наряду с показателями, характеризующими специфику оформляемых операций, содержать следующие обязательные реквизиты:

— гриф утверждения, наименование формы документа;

— шестизначный номер;

— серия;

— код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);

— дата осуществления расчета;

— наименование и код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

— код ИНН;

— вид оказываемых работ (услуг);

— единицы измерения оказанных услуг (в натуральном и денежном выражении);

— наименование должности лица, ответственного за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления с личной подписью.

Каждый бланк нумеруется типографским способом, и если он при оформлении наличного денежного платежа оказался случайно испорчен, его следует сохранить, перечеркнув.

Бланк с заполненными строками по всем предусмотренным реквизитам, подписанный должностным лицом, приобретает юридическую силу и является первичным бухгалтерским документом. Бланки строгой отчетности приравниваются к чеку ККТ.

В соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным Минфином СССР от 29 июля 1983г. № 105 бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами нумератором или типографским способом.

Бланки строгой отчетности, как и другие первичные учетные документы, в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе должны отражаться следующие реквизиты:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи указанных лиц.

Кроме того, помимо показателей, характеризующих специфику оформляемых операций, в форме бланков строгой отчетности должны быть указаны:

— гриф утверждения бланка;

— код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);

— наименование и код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

— ИНН организации.

Неотъемлемым реквизитом является наличие на каждом экземпляре бланка его порядкового номера. При проставлении номера часть знаков может быть буквенной (серия), а часть — цифровой.

Бланки строгой отчетности для осуществления денежных расчетов с населением без применения ККТ изготавливаются в типографиях по заказам (имеющимся образцам, утвержденным Минфином России) министерств и ведомств, а также самих организаций.

Обратите внимание!

Компьютерное (самостоятельное изготовление с помощью имеющейся компьютерной техники) изготовление бланков строгой отчетности недопустимо.

С 11 февраля 2002 года вступил в силу Федеральный закон от 08 августа 2001 № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности», внесший значительные изменения в «старую» редакцию закона о лицензировании. Ранее законодательно было утверждено, что на осуществление полиграфической деятельности требовалось наличие лицензии. Это означало, что изготовление бланков строгой отчетности типографским способом, являющихся полиграфической продукцией, подлежало обязательному лицензированию. Новым Федеральным законом перечень видов деятельности, на осуществление которых требуются лицензии, значительно сокращен.

Согласно статье 17 Закона № 128-ФЗ на осуществление деятельности по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции, в том числе бланков ценных бумаг, а также торговли указанной продукцией, требуется лицензия.

Это значит, что бланки строгой отчетности с элементами защиты должны быть изготовлены полиграфическими предприятиями, имеющими соответствующую лицензию, выданную федеральным органом исполнительной власти (в данном случае Минфином России). Следовательно, с 11 февраля 2002 года полиграфическая деятельность по изготовлению бланков строгой отчетности (не имеющих защиты от подделки) и деятельность по торговле указанными бланками лицензированию не подлежит.

ТАК КАК БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ ДЛЯ ГОСТИНИЦ НЕ ИМЕЮТ ЗАЩИТЫ, СЛЕДОВАТЕЛЬНО, НА ИХ ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ПРОДАЖУ ЛИЦЕНЗИЯ НЕ ТРЕБУЕТСЯ.

Итак, бланки строгой отчетности должны издаваться типографским способом. При изготовлении БСО серию им присваивает организация самостоятельно при сдаче заказа на изготовление бланков в типографию. Номер конкретного бланка в пределах соответствующей серии ставит типография.

В последнее время налогоплательщики озабочены вопросом, нужно ли бланки строгой отчетности регистрировать в местных налоговых органах?

Ответ прост, делать этого не нужно, так как действующим российским законодательством такая обязанность не предусмотрена. Поэтому соответствующие требования местных налоговых инспекций необоснованны и незаконны.

Кроме того, кто работает с БСО, наверняка озабочены тем, как правильно хранить, учитывать и уничтожать данные документы. На сегодняшний день такие правила отсутствуют, поэтому можно лишь порекомендовать налогоплательщикам, использовать «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР) в части, не противоречащей действующему российскому законодательству.

Бухгалтерский и налоговый учет бланков строгой отчетности.

Затраты на приобретение БСО относят к расходам, осуществление которых связано с оказанием услуг.

В бухгалтерском учете данные расходы отражаются в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденным Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, как расходы организации по обычным видам деятельности.

Для обобщения информации о наличии и движении БСО, находящихся на хранении и выдаваемых под отчет, в Плане счетов предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Приобретение БСО (в том числе подотчетными лицами) отражается по дебету счета 006 в условной оценке (например, 1 руб.), списание — по кредиту счета 006 на основании соответствующих документов об их использовании и т.п. Аналитический учет ведется по каждому виду БСО и местам их хранения.

При приобретении БСО в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 60 (71, 76) — приобретены БСО по фактической себестоимости;

Дебет 006 «Бланки строгой отчетности» — оприходованы БСО для хранения;

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — учтен НДС по приобретенным БСО;

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51 «Расчетный счет» — погашена задолженность поставщику за приобретенные БСО;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДС» Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям» — НДС поставлен на возмещение в бюджет;

Кредит 006 «Бланки строгой отчетности» — списаны использованные БСО.

Расходы организации на приобретение БСО уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организации в соответствии с пп.24 п.1 ст.264 НК РФ. Причем отнесение на расходы сумм, затраченных на приобретение БСО, нужно производить сразу, а не по мере их использования в ходе хозяйственной деятельности.

Что касается индивидуальных предпринимателей, то они в соответствии с п.1 ст.221 НК РФ имеют право на профессиональный налоговый вычет в размере суммы расходов, произведенных на приобретение БСО.

Ответственность за неприменение БСО.

В ст.14.5. КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за оказание услуг организациями, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин.

В качестве наказания за данное правонарушение предусмотрен административный штраф в размере:

· для граждан — от 15 до 20 МРОТ;

· для должностных лиц — от 30 до 40 МРОТ;

· для юридических лиц — от 300 до 400 МРОТ.

Более подробно с учетом и налогообложением в сфере гостиничного бизнеса Вы можете познакомиться в разработке ЗАО «Интерком – Аудит» «Гостиничные услуги».

Наличный и безналичный расчет с покупателями и заказчиками в 2019 году

1. Учет наличного и безналичного расчета с покупателями и заказчиками
2. Организация безналичных расчетов
3. Расчеты наличными с покупателями в 2019 году

Учет наличного и безналичного расчета с покупателями и заказчиками

В отношениях с клиентами возможен наличный и безналичный расчет. Вы обязаны предоставить покупателю право выбора формы оплаты – наличными или безналом.
Вы имеете право принимать платежи только в удобной вам форме, если выручка без НДС или балансовая стоимость активов компании за прошлый год составила не больше 60 млн руб.
Во всех остальных случаях нужно предусмотреть возможности приема платежей в разных формах. В том числе, вам понадобится соответствующее оборудование для работы с пластиковыми картами.

Читайте подробнее: Эквайринг и онлайн-касса: принципы работы и как подключить
При выборе кассовой техники смотрите на наличие у аппарата функции приема безналичных платежей.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками удобно вести через программу автоматизации Бизнес.Ру. При торговле с использованием ККТ данные о каждой наличной и безналичной кассовой операции автоматически поступают с кассовых устройств (POS-терминалов или фискальных регистраторов) и аккумулируются в программе, обеспечивая актуальную картину продаж.

Полезные документы для скачивания

Образец счета на оплату (услуг и товаров)Скачать в .doc Платежное поручение (форма 0401060)Скачать в .doc

В случае безналичных расчетов по договорам вся история расчетов с конкретным контрагентом отражается на отдельной странице. Можно отследить общее состояние расчетов прямо с главной страницы программы автоматизации, а при желании – детализировать информацию по интересующим вас позициям.
Программа также формирует отчеты по расчетам в удобной вам форме, которые позволяют отслеживать состояние дебиторской задолженности.

Организация безналичных расчетов

Безналичные расчеты отличаются тем, что ни одна сторона таких денежных расчетов не видит живых денег. Все платежи производятся через банк.

При совершении безналичных расчетов соблюдается очередность платежа. Если денег на вашем банковском счете немного, банк будет перечислять средства по обязательствам в порядке очередности платежа.
Бухгалтер проставляет ее в соответствующем поле платежки. Повлиять на очередность платежа вы никак не можете – она установлена законодательством и выглядит так:

  • первая очередь – компенсация вреда жизни и здоровью и уплата алиментов;
  • вторая очередь – выходные пособия и авторские гонорары;
  • третья очередь – зарплата и расчеты с государством по налогам и взносам (в основном, просроченным);
  • четвертая очередь – выплаты по другим исполнительным документам;
  • пятая очередь – все остальные платежи, в том числе текущие по налогам и взносам.

Документы одной очереди банк обрабатывает в порядке поступления платежек. В общем, как бы вам ни хотелось, допустим, поскорее выплатить кредит, учтите, что зарплата сотрудников все равно будет для банка главнее.

Формы безналичных расчетов выбирает клиент банка (то есть вы) из общего доступного списка, который утверждает Банк России. При безналичных расчетах с покупателем форма расчетов прописывается в договоре.

К расчетам по безналу относится также организация платежей в розничном магазине с использованием платежных карт. При приеме карточного платежа у покупателя вы обязаны выдать ему кассовый чек, а если работаете без контрольно-кассовой техники – то соответствующий бланк строгой отчетности.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру с возможностью работать как с автономными банковскими терминалами, так и с подключением терминала к программе. Создавайте в системе дисконтные и бонусные карты и удаленно контролируйте работу магазина.
Попробуйте прямо сейчас онлайн-кассу Бизнес.Ру с бесплатной технической поддержкой>>>
Кроме того, терминал по приему банковских карт выдает квитанцию (слип-чек). Один экземпляр остается вам (кассиру), второй получает покупатель.

Если на слип-чеке необходима подпись клиента, ваши сотрудники обязательно должны попросить клиента расписаться. Для этого на каждом рабочем месте кассира должна быть пишущая ручка.
Если у вас большой процент карточных оплат и вы хотите окружить своих покупателей комфортом и заботой, предложите им также специальные подложки с ровной поверхностью, на которых расписываться удобнее, чем на свободной поверхности кассы или на прилавке.

Электронный чек: особенности формирования и отправка покупателю

Расчеты наличными с покупателями в 2019 году

Наличные расчеты совершаются «живыми» купюрами и монетами, без участия банков. При наличных расчетах с покупателями используется контрольно-кассовая техника.

Помимо приема наличных платежей от физических лиц в рознице, возможны также наличные расчеты между юридическими лицами. То есть, в принципе, вы можете принимать наличные платежи от клиентов-юрлиц.
Однако имейте в виду действующий лимит расчетов наличными между юридическими лицами. Сейчас он составляет 100 тыс. руб.

В случае оплаты наличными вы обязаны выдать покупателю кассовый чек. Если вы имеете право работать без кассового аппарата, вместо кассового чека вы выдаете соответствующий БСО.

Однако физлицо-покупатель может попросить у вас дополнительные подтверждающие документы. В таком случае вы имеете дело с подотчетным лицом, которое в этих отношениях купли-продажи представляет не себя, а свою компанию.

О Кредите для ИП под залог недвижимости в 2019 году читайте

Наличные и безналичные расчеты в 2019 году

Следовательно, снова действует ограничение на расчеты наличными между юрлицами.

При этом лимит относится не к сумме одного платежа, а ко всем расчетам по одному и тому же договору. Даже если платежи по одному контракту разнесены во времени и совершаются частями, все равно общая сумма наличных денег, которые вы вправе принять от конкретного клиента-юрлица по этой сделке, не должна превышать 100 тыс. руб.
Например, это касается оплаты товара в рассрочку или выплат по договорам аренды.

По действующим нормам законодательства наличные денежные средства из кассы можно расходовать только на определенные цели. В связи с этим возможны сложности с возвратом покупателю денег при оформлении возврата товара.
Если клиент оплачивал покупку наличными, вы имеете право вернуть ему деньги также в наличной форме. Если же покупатель расплачивался картой, выдавать ему при возврате наличные деньги из кассы запрещается.
Это расценят как нарушение кассовой дисциплины. Возврат в таком случае нужно перевести на банковский счет клиента.

Читайте еще на тему расчетов:

  1. Расчет лимита остатка кассы
  2. Формирование цены
  3. Обучение продавцов: как слушать клиента
  4. Эквайринг и онлайн-касса: принципы работы и как подключить
  5. Электронный чек: особенности формирования и отправка покупателю

Бланки и образцы документов с инструкциями и примерами заполнения в 2019 году>>>

Порядок получения оплаты за услуги отеля кредитной картой, наличными, ваучерами. Особенности при оплате гостиничных услуг по безналичному расчёту.

1.2.1.Оплата наличными (Cash)– производится в российских гостиницах в рублях в соответствии с законодательством Российской Федерации и по курсу, установленному распоряжением по отелю. И применяется на дату платежа. Информация о курсе рубля на текущий

день должна располагаться на виду у гостей во избежание недоразумений. Прием кассиром оплаты в иностранной валюте является грубым нарушением. Согласно ГОСТу РФ 50649-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц», обязательным требованием к гостиницам 3-5-звездочной категории, является наличие пункта обмена валюты (для гостиниц 4-5-звездочной категории – с круглосуточным режимом работы).

Кассир распечатывает 2 экземпляра счета на принтере. Получив деньги, кассир отдает общий счет со всеми счетами на дополнительные платные услуги и телефонные переговоры, предназначенные для гостя.

Другой экземпляр общего счета с двумя экземплярами всех счетов на дополнительные платные услуги и телефонные переговоры кассир будет передавать в бухгалтерию, ночному аудитору или коллеге по смене, в зависимости от режима работы. Кассир должен не забыть поблагодарить гостя.

1.2.2.Оплата кредитными картами (Payment by Credit-Card)

При выписке клиентов в отелях, где берется оплата кредитными картами при помощи импринтера, кассиру следует сформировать общий счет и внести необходимую сумму в уже подготовленный при въезде слип. Дать этот слип на подпись гостю, сделать в авторизационный центр, получить и записать на слипе авторизационный код (при положительном ответе). Для того чтобы платежный документ был полностью оформлен, необходимо:

проставить на слипе дату оплаты;

сокращенно указать код валюты (в нашем случае это только рубли);

сделать отметку рядом с логотипом той платежной системы, кредитная карта которой бралась для оплаты;

указать фамилию кассира.

Слип заполняется разборчивым почерком, необходимо следить за тем, чтобы вся информация присутствовала на всех трех экземплярах. Исправления на слипе не допускаются.

Если при заполнении слипа произошла ошибка, этот слип ликвидируется, прокатывается и заполняется вновь.

Кассир вручает предназначенные клиенту документы:

общий счет за предоставленные гостиничные услуги;

один экземпляр слипа (чаще всего это первый экземпляр, где указано Cardholder\ Клиент или Cardholders copy);

счета за все предоставляемые дополнительные платные услуги.

Для отчета перед бухгалтерией кассиру необходимы

общий счет;

два подписанных гостем экземпляра слипа с пометками: копия торговой точки/ предприятие и копия банка/ banks copy или United Card Service.

В гостиницах, принимающих оплату кредитными картами посредством POS-терминалов и использующих систему предварительной авторизации (отсроченный платеж), кассир при окончательном расчете с гостем прибегает к функции «Продажа в режиме OFF – Line» (OFF – Line Sale). Для этого ему необходим чек предварительной авторизации гостя, подготовленный заранее при заезде (в ходе выяснения вопросов платежеспособности). Нажатием определенной кнопки кассир вызывает режим ОФЛФЙН. После этого необходимо ввести номер кредитной карты (с магнитной полосы, путем проведения карточкой по магнитосчитывающему устройству,

или вручную, используя номер кредитной карточки, имеющийся на чеке предварительной авторизации).

После введения итоговой суммы по счету кассир вводит код предварительной авторизации (он также указан на чеке предварительной авторизации). После определенной команды POS-терминалу аппарат начинает печатать чек, идентичный чеку «Продажа», но с пометкой «ОФЛАЙН Продажа». Этот чек, состоящий из двух экземпляров (белого и желтого цветов) и обеспечивающий копировальный эффект, дается на подпись гостю.

Остаток «замороженных» денег (если имеется) мгновенно возвращается на счет гостя.

В данном случае кассир вручает гостю:

один экземпляр общего счета, подготовленного на компьютере;

подписанный гостем один экземпляр чека, выданный POS-терминалом;

все положенные гостю счета за оказание дополнительных платных услуг.

Для своей отчетности у кассира остаются:

второй экземпляр общего счета, подготовленного на компьютере;

подписанный гостем второй экземпляр чека, выданный POS-терминалом;

все счета гостя за оказание дополнительных платных услуг в двух экземплярах.

Работа с кредитными картами требует от кассира большой ответственности, внимания, бдительности и профессионализма.

1.2.3.Оплата по безналичному расчету

При выписке гостей, проживающих в отеле по безналичному расчету (Account to company), клерк Front desk обязан проконтролировать, перечислены ли деньги за обслуживание на счет отеля или есть ли гарантия их поступления в ближайшее время. Сотрудник Front desk должен также проверить перечень тех услуг, которые были оказаны гостю по безналичному расчету на условиях договора или гарантийного письма. Суммы по счетам данных гостей должны попасть строго на безналичные счета организаций, по линии которых они размещались. В компьютерной программе есть соответствующий раздел. Если у гостей имеются счета за оказанные гостиницей дополнительные платные услуги, не входящие в этот перечень, необходимо получить за них оплату наличными или кредитной картой и выдать необходимые счета, о которых уже говорилось ранее.

1.2.4.Оплата ваучерами

Еще один вид оплаты в гостинице – это оплата ваучерами (Voucher). Он менее распространен, чем наличный расчет и расчет кредитными картами, и является разновидностью безналичного расчета. Ваучер – документ, устанавливающий право туриста на услуги, входящие в состав тура, и подтверждающий факт их оказания. В ваучере должны быть указаны:

название турфирмы. Выдавший его;

государственный номер лицензии турфирмы на право осуществления туристской деятельности

(для отечественных туристских организаций);

адрес турфирмы и остальные ее максимально полные реквизиты;

номер ваучера и дата выдачи;

наименование той организации, для которой предназначен ваучер (гостиница, пансионат, дом отдыха и т.д.)

Фамилия гостя или гостей;

Количество гостей;

Подробный перечень оплаченных услуг, которые необходимо предоставить данному гостю в конкретные сроки;

Телефоны и адреса партнеров турфирмы.

Ваучер должен иметь подпись ответственного лица и печать предприятия. Ваучер выписывается в нескольких экземплярах (обычно в 3-х);

Один остается в организации, выдавший ваучер;

Второй выдается гостю;

Третий предназначен для принимающей организации.

Иностранные и отечественные турфирмы заключают с гостиницей договоры на обслуживание туристов, деловых людей. Платежным документом для гостя является ваучер. Гости покупают в турфирме ваучер, т.е уже заранее оплачивают проживание и некоторые дополнительные платные услуги (обычно завтрак и трансферт). Гостиница или другое средство размещения получают оплату за оказанные услуги от турфирм путем банковских переводов.

Кассир службы приема и размещения сдает ваучеры вместе с другими документами и счетами в расчетную часть гостиницы для дальнейшей обработки.

В компьютерной программе кассир делает соответствующие пометки. За оказанные гостиницей услуги, не входящие в перечень оплаченных услуг по ваучеру, кассир берет оплату наличными или по кредитной карте.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *