Приказ по составу

Содержание

Приказ об утверждении формы приказов

Скачайте образец документа:

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организацииИспользуйте готовый образец

Когда понадобится приказ об утверждении формы документов в организации

Любая организация с наемным персоналом оформляет и обрабатывает табеля, приказы, графики и другие документы кадрового учета. Используемые работодателями формы делятся на две категории: унифицированные и утвержденные на местах. До 1 января 2013 года все организации, и бюджетные, и коммерческие, были обязаны применять унифицированные бланки Госкомстата для оформления всех стандартных кадровых процедур, таких как прием на работу, увольнение, предоставление отпуска и т.д. Но после вступления в силу новой редакции Федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011 у большинства работодателей появился выбор — использовать унифицированные бланки или разработать свои собственные.

Главные изменения, которые новый ГОСТ внес в кадровые документы

Смотреть все изменения

Внимание! Закон запрещает самостоятельно дорабатывать лишь формы кассовых документов: расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные ордера, кассовые книги.

★ Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата №1 от 5.01.2004. В этот перечень входят часто оформляемые кадровиками бланки: от личной карточки и штатного расписания до графика отпусков, командировочного удостоверения и приказов по личному составу. Часть из них входит в перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов . У бланков каждого вида, помимо наименования, есть индекс (Т-1, Т-2 и так далее) и набор обязательных реквизитов.

Исключением из общего правила стали организации государственного сектора, которые по-прежнему обязаны применять только унифицированные формы во всех ситуациях, для которых они разработаны. Например, объявляя выговор сотруднику, госучреждение может составить распорядительный документ в любой удобной форме, поскольку специального бланка, разработанного специально для таких случаев, не существует.

Практика самостоятельной разработки учетных бланков позволяет сделать типовые документы более удобными, адаптировать их к потребностям конкретного предприятия, добавить недостающие реквизиты. Но чтобы ввести в употребление новые шаблоны, нужно сначала издать приказ об утверждении форм кадровых документов. Если же работодателя полностью устраивают стандартные бланки, которые он намерен и в дальнейшем использовать в работе, издается другой приказ — о том, что бухгалтерский и кадровый учет в организации ведется с применением форм Госкомстата.

Как правильно оформить приказ на утверждение форм первичных документов: образец

Приказ об утверждении новых форм приказов, табелей и других учетных документов издается, если образцы внедряемых бланков прошли все необходимые этапы согласования и готовы к внедрению. Документ составляется в свободной форме.

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Скачать образец приказа

★ Когда под рукой есть удобный шаблон, оформление распорядительного документа не составит особого труда. Но как быть, если нужно составить приказ с нуля, а подходящего образца нет? Начните с заголовка: он должен быть понятным, но без лишней конкретики. Затем составьте краткую преамбулу и снабдите документ обязательными реквизитами: датой и местом составления, распорядительной частью, полями для заверки. Эксперт электронного журнала «Кадровое дело» расскажет, как составлять красивые и понятные приказы, даже когда кадровику не от чего оттолкнуться.

Придерживайтесь общих правил:

  1. Укажите сведения о работодателе: полное наименование, местонахождение, идентификационные коды ОКПО, КПП и ИНН. Или используйте фирменный бланк, в «шапке» которого уже прописаны все необходимые данные.
  2. Укажите номер приказа. Рядом, в верхней части документа (под заголовком), напишите, где и когда он был составлен.
  3. Перечислите в распорядительной части все формы, утверждаемые приказом. Вариантов два: вписать полное наименование каждой утверждаемой формы или дать ссылку на приложение, в котором она содержится. Если выбрали второй вариант, не забудьте дополнить приказ об утверждении форм бланков документов соответствующими приложениями и указать их количество в тексте документа.
  4. Напишите, с какой даты начнется применение новых бланков. Можно указать точное число, месяц и год либо же написать, что нововведения вступают в силу с даты издания приказа.
  5. Укажите данные сотрудников, ответственных за ознакомление с приказом руководителей подразделений и рядового персонала организации. Руководителей структурных подразделений, которые будут использовать в работе новые бланки — например, бухгалтерии и отдела кадров — ознакомьте с распоряжением под подпись, остальных сотрудников можно проинформировать о нововведениях по электронной почте, сделав рассылку, или путем размещения документов на корпоративном сайте.

Чтобы уменьшить объем бумажной работы, не издавайте каждый раз отдельный приказ об утверждении формы приказа: образец распоряжения об одновременном внедрении всех организационных и распорядительных бланков, разработанных организацией для внутреннего применения, сэкономит вам массу времени и сил. Отдельное письменное распоряжение понадобится только со временем — например, если придется доутверждать какую-либо дополнительную форму, не попавшую в основной список, или вносить изменения в действующие образцы.

Как вариант, можно утвердить формы «первички» не отдельным приказом, а как приложение к учетной политике организации. По мнению некоторых специалистов, именно этот способ считается наиболее правильным.

Читайте в журнале Кадровое дело

Пять необязательных приказов, которые защитят компанию от претензий работника

Как заверить приказ об утверждении используемых форм документов

Чтобы приказ об утверждении форм документов вступил в силу, его следует заверить подписью директора организации. Печать обязаны ставить только работодатели, у которых она есть. Поскольку в 2015 году вступил в силу закон, позволяющий ООО и АО отказываться от круглых печатей, сегодня их применение считается правом, а не обязанностью компаний. Индивидуальные предприниматели, как и прежде, не обязаны иметь печать и использовать ее в работе. Поэтому приказ об утверждении форм актов, заверенный только подписями, тоже считается действительным и составленным без нарушений, если в уставе организации не прописана необходимость применения печати.

Не забудьте предусмотреть поля для подписей об ознакомлении с приказом в нижней части документа, под заверительной строкой.

Вывод

С 2013 года у коммерческих организаций появилось право на разработку собственных форм первичной учетной документации. Чтобы ввести в действие один или несколько новых бланков, составьте письменный приказ в свободной форме и заверьте его подписью руководителя (и печатью, если работодатель ее использует). Руководителей кадровой службы, бухгалтерии и других подразделений, в которых будут применяться новые формы, ознакомьте с приказом под подпись.

Распоряжение работодателя

Для работников распоряжение работодателя носит обязательный характер. Если оно является законным, т.е. не нарушает нормы права. И именно несоответствие обязательным требованиям закона становится основанием жалоб в трудовую инспекцию, обращений в суд.

Если на сайте Вы не нашли требуемого в деятельности документа (представлены приказ о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.), распоряжение можно составить по следующему примеру.

Распоряжение работодателя

Пример распоряжения работодателя

Общество с ограниченной ответственностью «КиноФинт»

08 декабря 2021 г. г. Ростов-на-Дону

Распоряжение № 177

В связи с необходимостью разработки и утверждения Плана закупок в соответствии с Федеральным законом от 18.07.2011 г. № 223-ФЗ,

ТРЕБУЮ:

  1. Структурным подразделениям ООО «КиноФинт» в срок до 14 декабря 2021 г. представить начальнику отдела организации закупок Сферовой Марии Викторовне перечень товаров, работ и услуг, необходимых для осуществления работниками ООО «КиноФинт» трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором в 2021 году.
  2. Начальникам структурных подразделений (согласно прилагаемому к настоящему распоряжению списку) назначить ответственных за исполнение настоящего приложения, взять на контроль сроки исполнения требования распоряжения.
  3. Начальнику отдела организации закупок Сферовой Марии Викторовне в срок до 20 декабря 2021 г. представить генеральному директору ООО «КиноФинт» оформленный в соответствии с требованиями законодательства РФ план закупок ООО «КиноФинт» на 2022 год.
  4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Приложение: список структурных подразделений

лист ознакомления с настоящим распоряжением

Заместитель генерального директора Яковлев Яковлев С.П.

Чем отличается распоряжение работодателя от приказа

Ответ на этот вопрос носит больше теоретический характер. С точки зрения практики, стоит признать, что отличия не очевидны. Конечно, теоретики трудового права найдут признаки и особенности каждого документа. Например, с помощью приказа решаются правовые вопросы, а распоряжение регулирует организационные вопросы. А как быть с приказом о направлении в командировку? Разве это не вопрос организации труда? Или называют отличие: приказ носит длительный срок, а распоряжения ограничены во времени. Тоже спорное отличие.

Но даже Трудовой кодекс (статья 68, к примеру) употребляет эти термины как равнозначные. Хотя одно отличие все же «налицо». Приказ работодателя не может быть устным. А простое распоряжение руководителя иногда выражается в устной форме.

Кто издает распоряжение работодателя

Приказ всегда издает (и подписывает) руководитель организации. Если это иное лицо, его должны уполномочить на издание приказов.

В случае с распоряжением, ситуация иная. Документ вправе издавать и руководство структурных подразделений. Но только если такое право предоставлено им локальными актами организации, должностными инструкциями. В этих же актах стоит искать ответ на вопрос, должен ли руководитель согласовывать распоряжение нижестоящего сотрудника.

Содержание распоряжения работодателя

Среди кадровых работников встречается мнение, что распоряжение работодатель не должен обосновывать с точки зрения ссылки на правовые нормы. Юристы, думаем, с такой точкой зрения не согласятся. Любой распорядительный акт должны подкреплять правовые нормы.

Поэтому рекомендуем придерживаться следующей структуры:

  • наименование работодателя
  • дата, место составления документа, его вид – Распоряжение
  • основание издать распоряжение
  • собственно распорядительная часть – обязываю, требую, приказываю, назначаю и т.п.
  • контроль за исполнением требований документа, подпись с расшифровкой издавшего документ лица.

Текст распоряжения работодателя обязательно доводится до сведения заинтересованных работников под роспись.

К локальной управленческой документации относят распоряжения. Они действуют строго внутри одного предприятия или организации и распространены как в коммерческом секторе, так и в бюджетных учреждениях.

Нередко руководители отдают распоряжения в устной форме. Такое решение отрицательно сказывается на работе фирмы, так как наемные сотрудники могут просто проигнорировать указы начальства, не оформленные должным образом. Привлечь к дисциплинарному взысканию за это невозможно.

Кто может писать распоряжения?

Приказы могут издавать только руководители предприятия или иные лица, наделенные соответствующими полномочиями (например, представители, действующие по доверенности). Написание распоряжений находится также в компетенции глав структурных подразделений:

  1. Начальников филиалов.
  2. Руководителей отделов.

Распоряжения издаются для решения оперативных задач

При этом распоряжение может распространяться только на сотрудников, находящихся в непосредственном подчинении у лица, издавшего соответствующий документ. Чаще всего дополнительного согласования с дирекцией предприятия не требуется. Правильно написанное распоряжение должно включать обоснование (например, указывают норму закона, в связи с которым возникла необходимость составить новый документ).

Как написать распоряжение?

Сейчас единого унифицированного стандарта в написании распоряжений не существует. Организации обладают полным правом составлять их в произвольном виде. Для упрощения документооборота внутри компании распоряжение оформляют с учетом определенных правил:

  1. Вписывают дату издания.
  2. Присваивают номер.
  3. Указывают наименование организации.
  4. Вносят обоснование издания.
  5. Указывают сотрудника, в отношении которого выходит документ (или целый отдел).
  6. Устанавливают задачи и сроки выполнения.
  7. Указывают сотрудника, ответственного за контроль выполнения распоряжения.

Если к документу прикладываются дополнительные бумаги, например универсальный передаточный документ или соглашение о неразглашении конфиденциальной информации, то их отмечают в тексте распоряжения отдельным пунктом.

Важно: документация должна быть в обязательном порядке подписана лицом, от имени которого она издалась. После написания необходимо внести соответствующую правку в журнале учета внутреннего документооборота компании.

Бланк распоряжения

В Интернете много готовых форм для внутренней документации. Например, есть образцы приказа на отпуск, о приеме на работу или об увольнении. Естественно, получится найти и типовые бланки распоряжений. Для удобства мы такой бланк уже подготовили.

Образец распоряжения

При возникновении трудностей с заполнением бланка рекомендуется воспользоваться готовыми образцами. Естественно, всю информацию следует адаптировать к каждому конкретному случаю.

Чем распоряжение отличается от приказа?

Решения руководящего состава, оформленные в виде приказов и распоряжений, обладают некоторыми отличиями. Существуют неофициальные правила, при которых составляется тот или иной документ. Дифференциация заключается в:

  1. Сроке действия.
  2. Условиях прекращения.
  3. Визировании.
  4. Возможностях внесения изменений.
  5. Круге решаемых задач.

Распоряжения, как правило, издаются на более короткий срок. При этом их действие заканчивается с момента исполнения, приказ же обязателен к выполнению до отмены. Подписантом в составлении распоряжения может выступать руководитель подразделения или филиала. Изменения в документацию подобного плана не вносят, их чаще переиздают. При помощи распоряжения принято решать только оперативные задачи, например обязать начать вести учет бензина по топливным картам или выполнить анализ реализации рекламной кампании.

Подводим итоги

Требования, предъявляемые к оформлению распоряжений и приказов, практически идентичны. При составлении необходимо придерживаться общих правил документооборота и делопроизводства.

На срок действия указа его принято подшивать в общую папку с другими распорядительными актами организации. После исполнения документ хранят в архиве предприятия.

Напиши название приказов, введенных Иваном Грозным, и то какие функции они выполняли?

Историческое сочинение на период 1905-1917 Пожалуйста помогите, срочно ​ Роль Боярской Думы в преодолении последствий великого московского разорения. Сегодня ЭТО вообще не обязательно. В прошлом с помощью ЭТОГО решалось множество проблем. Назовите ЭТО двумя словами, и первого, кто воспользовался эти м в истории России Вставить пропущенные слова После смерти в 1676 году царя Алексея Михайловича новыми правителями стали малолетние ____________ и _____________ . Однако фактически власть оказалась в руках их сестры ___________ . В 1689 году царевна ___________ была свергнута. Первым самостоятельным деянием _______________ стал поход в ________ году на Азов. Мини сочинение на тему «Первые князья и их деятельность.»​ Запишите ответы очень надоВопрос № 1 1. Какая порода деревьев основная ле сообразующая в Челябинской области? Вопрос № 2 Уездным городом какой губернии был Челябинск с 1796 по 1919 год? Вопрос № 3 Вопрос № 4 У какого из этих городов Челябинской области есть тёзка в Московской области? Вопрос № 5 Какой из этих географических объектов Челябинской области НЕ является озером? Вопрос № 6 Кто составлял основное население Южного Урала в IX—XV веке? Вопрос № 7 Когда началось заселение Южного Урала русскими? Вопрос № 8 Название какого озера нашего края переводится с башкирского как «Голубая чаша»? Вопрос № 9 Назовите самый молодой город Челябинской области Вопрос № 10 Назовите самый старый город Челябинской области Вопрос № 11 Когда Челябинск стал центром уезда: Вопрос № 12 Какой вид общественного транспорта появился в Челябинске во время Великой отечественной войны? Вопрос № 13 Какое литературное произведение создал французский писатель Луи Арагон? Вопрос № 14 Имя какого композитора носит Челябинский Театр оперы и балета? Вопрос № 15 Кому было отдано здание Челябинского театра оперы и балета в 1941 году? История 11 класс.Дайте общую характеристику 60-м годам XXв. по следующим параметрам (напишите не менее 4-х изменений в каждой колонке таблицы): Помогите пожалуйста срочно Заранее спасибо! У крестьянина 12 десятин земли по реформе он получил 9, цена каждой 3 рубля. Сколько стоит весь надел из расчёта 6% годовых равный годовому оброку, ко торый платили помещику? Какую сумму заплатил государство? Какую сумму нужно заплатить самому крестьянину? Сколько получил помещик и куда были переведены деньги? На какой срок расчитаны выплаты? Почему получилось 49 лет? Как вернуть 3 десятины земли ? Какой документ надо заключить? Задача по истрии. У крестьянина 12 десятин земли по реформе он получил 9, цена каждой 3 рубля. Сколько стоит весь надел из расчёта 6% годовых равный г одовому оброку, который платили помещику? Какую сумму заплатил государство? Какую сумму нужно заплатить самому крестьянину? Сколько получил помещик и куда были переведены деньги? На какой срок расчитаны выплаты? Почему получилось 49 лет? Как вернуть 3 десятины земли ? Какой документ надо заключить?

Как составить приказ: образец, правила оформления приказа

Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах. Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах.
Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:

  • эмблема или логотип – если есть;
  • название организации. Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;
  • вид документа;
  • место составления или издания. Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;
  • дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится. Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;
  • регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;
  • заголовок к тексту. Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;
  • текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ. В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;
  • подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию. При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.

В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__). В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.

>Оформление приказа

Чем руководствуемся

Приказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание.

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

Бланк приказа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

  • 01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)», если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
  • 05 «наименование организации – автора документа». Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
    Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
    Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
  • 09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
  • 13 «место составления (издания) документа» и
  • при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер», а также 17 «заголовок к тексту».

Пример 1

Бланк приказа с угловым расположением реквизитов

СвернутьПоказать Пример 2

Бланк приказа с продольным расположением реквизитов (образец из ГОСТ Р 7.0.97-2016)

СвернутьПоказать

Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Раздел 6 «Бланки документов»

…Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…

Реквизиты приказа, оформляемые на бланке

Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2017» или «051 мая 2017 г.». В Инструкции по делопроизводству организации стоит выбрать один из них.

Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Лучше, чтобы он содержал индекс принадлежности приказа к определенному документопотоку (как минимум с привязкой к сроку хранения) и порядковый номер внутри него в течение года.

Правила классификации и нумерации приказов см. в статьях «Организация издания приказов» и «Опыт маршрутизации движения приказов»

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.

Пример 3

Оформление приказа с приложениями

СвернутьПоказать

Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

  • приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
  • приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева сразу от границы левого поля2.

Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце.

В заголовки приказов по личному составу часто включаются:

  • наименование действия и
  • инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например:
    • «О переводе И.О. Бесфамильного»,
    • «О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина»,
    • «Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева».
      Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом».

Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. На своем предприятии мы сложившуюся практику менять не будем.

При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал.

Процитируем ту часть ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая регулирует оформление текста в приказах:

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

  • наименование документа, наименование организации – автора… дата… регистрационный номер… заголовок к тексту или наименование вида документа;
  • наименование организации или должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)…

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…

А мы еще добавим, что в тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании…», «Во исполнение…», «В соответствии с…» (как в Примере 3).

Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В данном случае могут быть использованы такие формулировки, как «С целью…», «В ­связи…» (см. Пример 4).

Пример 4

Оформление распоряжения с приложением

СвернутьПоказать

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже).

Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:», которое оформляется аналогично.

Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Грамотно сформулированное поручение должно содержать:

  • указание конкретного действия, которое нужно выполнить, выраженное глаголом в неопределенной форме;
  • один или несколько исполнителей (если их несколько, то отмечается, кто из них является ответственным). Обычно в качестве исполнителя указывается конкретное должностное лицо (или лица), реже – структурное подразделение (тогда за надлежащее выполнение поручения отвечает его руководитель);
  • срок исполнения.

Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же абзац, где дается само распоряжение3 (Пример 5). Но мы стали их переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД (Пример 6).

Пример 5 СвернутьПоказать

7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2017.

Пример 6 СвернутьПоказать

7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах.

Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М.

Срок: 31.10.2017.

Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту… внести… до 31.05.2017» или «к 31.05.2017». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству, чтобы, встретив удивленный взгляд, вам было чем парировать.

Формулировки, показанные в Примерах 5 и 6, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2017 года.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа).

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются (см. пункт 3 приказа из Примера 3).

Специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним. Архаичные обороты типа «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» мы не применяем. Только если руководитель, подписавший приказ, делегирует свое право контроля его исполнения другому должностному лицу, оно указывается (см. пункт 4 приказа из Примера 3).

Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается (см. две отметки «19» в Примере 3):

  • и упоминание о существовании приложения в тексте приказа,
  • и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.

Посмотрим, что еще говорит новый ГОСТ об оформлении этой отметки в приказах:

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

5.19. …В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

  • в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: …(приложение) или… (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: …(приложение № 2);
  • на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утвержденный данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Таким образом, разработчики нового ГОСТ урегулировали давнее недоразумение, согласно которому на приложении, утвержденном распорядительным документом (если дословно читать ГОСТ Р 6.30-2003), надо было оформлять и отметку о приложении, и гриф утверждения, дублируя в них сведения о «материнском» документе. Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. Теперь будем оформлять их симбиоз (см. «19» в Примере 3), в нем есть смысл, когда надо указать номер приложения (сравните отметки «19» в Примерах 3 и 4).

Новый ГОСТ допускает как присутствие, так и отсутствие знака «№» при указании приложения в тексте приказа и «в шапке» приложения. Потому организации лучше выбрать для себя какой-то один вариант, чтобы документы выглядели аккуратнее.

Реквизитом 21 «виза» оформляется внутреннее согласование документа. Обратите внимание: наличие визы не обязательно означает согласие этого лица с проектом документа (см. «!» в Примерах 8, 9 и ;10).

Пример 7

Виза согласования проекта в случае его одобрения

СвернутьПоказать Пример 8

Виза согласования проекта при наличии замечаний к нему

СвернутьПоказать

Визы оформляют:

  • ниже реквизита «подпись» на последнем листе приказа либо на его обороте;
  • на отдельном листе согласования, оформляемом на бумаге (Пример 9). Если же процедура согласования проекта документа проходит в СЭД, то его результаты распечатываются потом в виде отчета (Пример 10).

Пример 9

Лист согласования проекта приказа на бумажном носителе

СвернутьПоказать Пример 10

Отчет о результатах согласования проекта приказа в СЭД

СвернутьПоказать

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.

Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО «Медведица»»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.

Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется.

См. статью «Оформление реквизита «подпись»», учитывающую требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.

Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку.

См. статью «Организация издания приказов» См. статью «Опыт маршрутизации движения приказов» См. новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию» с адресом в Интернет, по которому можно ознакомиться с текстом нового ГОСТ

Сноски

СвернутьПоказать

  1. Новый ГОСТ рекомендует писать «5 мая 2017 г.», но добавление нуля перед однозначным числом дня дополнительно защищает дату от вероятности быть исправленной потом на 15 или 25 число. Вернуться назад

  2. Новый ГОСТ делает оговорку, что в приказах органов власти заголовок к тексту может оформляться посередине листа и центрироваться относительно самой длинной строки. Вернуться назад

  3. В Примере 4 ответственный и срок исполнения указаны для всех поручений пункта 2 текста. Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

Как правильно писать «в соответствие» или «в соответствии с» (договором, договоренностью)?

Производный пред­лог «в соот­вет­ствии с (дого­во­ром, дого­во­рен­но­стью)» пишет­ся с бук­вой «и» в кон­це. Отличаем его в кон­тек­сте от фор­мы вини­тель­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го «в соот­вет­ствие».

Чтобы выяс­нить, как пишет­ся «в соот­вет­ствии» или «в соот­вет­ствие», с бук­вой «и» или «е» в кон­це, опре­де­лим часть речи и грам­ма­ти­че­скую фор­му слов.

Правописание форм существительного «соответствие»

Существительное сред­не­го рода «соот­вет­ствие» закан­чи­ва­ет­ся на -ие (окон­ча­ние -е). А это ука­зы­ва­ет, что оно скло­ня­ет­ся по-особому в срав­не­нии со сло­ва­ми сред­не­го и муж­ско­го рода вто­ро­го скло­не­ния. К тому же оно име­ет без­удар­ные падеж­ные окон­ча­ния, что вызо­вет затруд­не­ния в напи­са­нии его падеж­ных форм.

Понаблюдаем за изме­не­ни­ем это­го суще­стви­тель­но­го. А для срав­не­ния возь­мем сло­во сред­не­го рода с удар­ны­ми окон­ча­ни­я­ми.

  • и.п. что? соот­вет­ствие, окно́
  • р.п. нет чего? соот­вет­ствия, окна́
  • д.п. стрем­люсь к чему? к соот­вет­ствию, к окну́
  • в.п. вижу что? соот­вет­ствие, окно́
  • т.п. гор­жусь чем? соот­вет­стви­ем, окно́м
  • п.п. ука­жу в чем? в соот­вет­ствии, в окне́.

В фор­ме вини­тель­но­го паде­жа это суще­стви­тель­ное име­ет окон­ча­ние -е, как и в фор­ме име­ни­тель­но­го паде­жа, но упо­треб­ля­ет­ся с пред­ло­гом или без него.

Комиссия реши­ла при­ве­сти в соот­вет­ствие финан­си­ро­ва­ние дет­ских учре­жде­ний с их реаль­ны­ми потреб­но­стя­ми.

Приведение в соот­вет­ствие спро­са и пред­ло­же­ния явля­ет­ся глав­ной зада­чей тор­го­вых орга­ни­за­ций на дан­ном эта­пе.

Отличаем в кон­тек­сте фор­му суще­стви­тель­но­го «в соот­вет­ствие» от про­из­вод­но­го пред­ло­га «в соот­вет­ствии с».

Итак, что­бы под­дер­жать себя, он сто­ло­вал­ся и оби­тал в соот­вет­ствии с мест­ным обы­ча­ем у тех фер­ме­ров, дети кото­рых у него обу­ча­лись (Вашингтон Ирвинг).

Производный предлог «в соответствии с»

В официально-деловой речи, в доку­мен­тах и ста­тьях общественно-политического харак­те­ра часто фигу­ри­ру­ет про­из­вод­ный пред­лог «в соот­вет­ствии с»:

  • в соот­вет­ствии с дого­во­ром;
  • в соот­вет­ствии с дого­во­рен­но­стью;
  • в соот­вет­ствии со ста­тьёй УК России;
  • в соот­вет­ствии со взя­ты­ми обя­за­тель­ства­ми.

Этот пред­лог состо­ит из несколь­ких слов, кото­рые пишут­ся раз­дель­но. Центром пред­ло­га явля­ет­ся фор­ма пред­лож­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го «в соот­вет­ствии», как и про­из­вод­но­го пред­ло­га «по окон­ча­нии» (шко­лы, вуза, кур­сов).

Обратим вни­ма­ние, что перед фор­мой суще­стви­тель­но­го и после неё име­ют­ся непро­из­вод­ные про­стые пред­ло­ги «в» и «с (со)». Если за сло­вом «в соот­вет­ствии» сле­ду­ет пред­лог «с», зна­чит, в кон­тек­сте упо­треб­ля­ет­ся про­из­вод­ный состав­ной пред­лог «в соот­вет­ствии с» (с чем?). Он упо­треб­ля­ет­ся в фор­мах тво­ри­тель­но­го паде­жа суще­стви­тель­ных и сино­ни­ми­чен пред­ло­гу «соглас­но», кото­рым его мож­но заме­нить в кон­тек­сте:

Защита чести, досто­ин­ства и дело­вой репу­та­ции работ­ни­ка осу­ществ­ля­ет­ся в судеб­ном поряд­ке в соот­вет­ствии с нор­ма­ми граж­дан­ско­го зако­но­да­тель­ства (Е. Евстигнеев. Трудовое пра­во).

Группа созда­на и уком­плек­то­ва­на в соот­вет­ствии со шта­том — коман­дир, заме­сти­тель и 28 сотруд­ни­ков (М. Болтунов).

Предлог «в соот­вет­ствии с» (дого­во­ром, дого­во­рен­но­стью) пишет­ся с бук­вой «и» и сино­ни­ми­чен про­из­вод­но­му пред­ло­гу «соглас­но».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *