Преимущества и недостатки аутсорсинга

Содержание

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Аутсорсинг — это инструмент менеджмента, представляющий собой передачу второстепенных бизнес-процессов подрядной организации. Он широко применяется на больших, средних и малых предприятиях. Для последних услуга наиболее актуальна.

Делегирование обязанностей относится, как правило, к второстепенным функциям. Аутсорсинг стабильно набирает популярность, что доказывает очевидную выгоду от его использования. Однако услуга имеет как достоинства, так и недостатки.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Владельцу бизнеса, решившему передать определенные бизнес-процессы на обслуживание подрядчиками, стоит учитывать, что внешний менеджмент обычно приносит выгоду, но всегда есть риск понесения потерь. Знания о достоинствах и недостатках услуги позволяют более точно оценить картину.

  • Получение результата от бизнес-процессов без управления ими. Выполнение важных функций передается подрядчикам. Поэтому необходимый корпоративный результат достигается внешними усилиями.

  • Привлечение компетентных специалистов. Аутсорсеры являются профессионалами в своей области. Поэтому они как никто справляются с решением узкоспециализированных задач.

  • Экономия на трудовых ресурсах. Поскольку определенные бизнес-процессы передаются партнеру, компания избавляется от необходимости содержать собственных сотрудников для их ведения.

  • Экономия денежных ресурсов. Сокращение штата приводит к уменьшению совокупного фонда оплаты труда. Это, в свою очередь, обеспечивает снижение затрат на отчисления в социальные фонды и налоговые платежи.

  • Рост эффективности основной деятельности. Избавиться от выполнения непрофильных функций — значит, получить возможность сконцентрироваться на главном направлении и повысить его результативность.

  • Сохранение юридического статуса компании. Если не нанимать сотрудников в штат, а заменять их подрядчиками, то фирма удовлетворяет требованиям малого предприятия, даже при фактической работе в ней большого количества людей.

  • Отсутствие расходов на кадровое делопроизводство. Аутсорсер самостоятельно подбирает персонал для выполнения доверенных ему функций. Поэтому клиент может быть уверен, что ведением бизнес-процессов занимаются профессионалы.

  • Отсутствие официальных трудовых отношений со специалистами. Хотя бухгалтера, юристы и другие сотрудники обслуживают компанию-заказчика, официально они работают у подрядчика.

  • Исключение споров и разногласий с персоналом. Если специалист чем-то недоволен, он может предъявлять претензии только своему работодателю. Клиент платит агентству за услуги и не занимается кадровым менеджментом.

  • Исключение проблем с государственными службами. Регулярные проверки персонала никак не затрагивают компанию: сотрудники официально оформлены в другой организации.

  • Контрактная форма отношений. Партнерство между исполнителем и заказчиком оформляется договором. В нем прописываются все обязанности и ответственность сторон, а также важные нюансы сотрудничества.

  • Оплата за результат. Штатный сотрудник на ставке может попросту просиживать время «от звонка до звонка», выполняя минимум работы. Аутстаффер получает гонорар только за конкретный результат, необходимый компании.

  • Универсальность услуги. Под внешнее управление могут передаваться любые непрофильные функции. Ведение бухгалтерской, юридической деятельности, уборка помещений, оказание логистических услуг, кадровое делопроизводство — предприниматель доверяет партнерам любые задачи, если уверен в получении выгоды.

Минусы аутсорсинга:

  • Риск некачественного решения задач. По собственным утверждениям подрядчик позиционирует себя как профессионала. Действительное же качество услуг можно оценить только после фактической работы.

  • Риск непонимания корпоративного стиля компании. По всем нормам подрядчик осуществляет работу правильно. Однако специфика предприятия часто связана с нюансами, которые необходимо четко прояснить партнеру.

  • Риск утечки информации. Условия конфиденциальности прописываются в договоре и официально закрепляются. И все же доказать причастность подрядчика к разглашению внутренней информации заказчика практически невозможно.

  • Зависимость от внешних исполнителей. Доверить выполнение определенных функций партнеру — значит, нарушить корпоративное единство компании. Если подрядчик не принесет нужный результат, предприятие несет убытки.

  • Отсутствие контроля над ведением делегированных бизнес-процессов. Поскольку решением задач занимается внештатный персонал, абсолютно прозрачно проследить за этапами их выполнения довольно сложно.

  • Неразвитая законодательная база по вопросам аутсорсинга. В России правовые нормы внешнего менеджмента полностью еще не сформированы. Поэтому разрешение возможных споров, включая судебные процессы, усложняется.

  • Риск банкротства подрядной организации. Агентство может обанкротиться, как и любая производственная компания. Это приведет к невыполнению делегированных функций и временному снижению эффективности предприятия-заказчика.

Выгоден ли внешний менеджмент?

Недостатки аутсорсинга менее значимы, чем явные преимущества услуги. Это и обеспечивает ее возрастающую популярность во всем мире. Главные достоинства внешнего менеджмента — снижение валовых затрат и освобождение ресурсов компании для ведения основной деятельности.

Подрядчик выполняет те же функции, что и его аналог в виде штатного подразделения предприятия. Однако как специалист в своей области, он делает это более качественно, попутно снимая нагрузку с клиента. Риски аутсорсинга являются лишь потенциальными. При тщательном выборе надежного партнера с хорошей репутацией их можно исключить.

Наиболее популярен внешний менеджмент в сферах финансового, юридического, кадрового, логистического, маркетингового, IT обслуживания компании. Очевидные преимущества аутсорсинга персонала, связанные с делегированием процессов кадрового делопроизводства, привлекают все большее число успешных предпринимателей. Опытные бизнесмены предпочитают использовать внешних подрядчиков для максимального повышения эффективности компании.

Если вы уже знакомы с преимуществами аутсорсинга учетных функций и согласны с тем, что передача непрофильных бизнес-процессов в ведение профессионалов может принести пользу развитию вашего бизнеса, то чтение этой статьи не является обязательным – хотя вполне вероятно, что в ходе ознакомления с ней вы почерпнете какие-то новые сведения и аргументы в пользу использования аутсорсинга.

Основными же адресатами нашей статьи являются, прежде всего, те бизнесмены, кто придерживается альтернативной точки зрения – т.е., выступает против использования аутсорсинга, и хотел бы получить больше аргументов в пользу своей точки зрения.

В последние год или даже два популярность аутсорсинга учетных функций как способа уменьшения рисков и снижения затрат возросла — компании всерьез озабочены поиском возможных способов экономии и оптимизации затрат. Аутсорсеры рассказывают о том, почему всем компаниям выгодно использовать аутсорсинг ведения бухгалтерского учета, их потенциальные клиенты кивают, соглашаясь, — но на аутсорсинг не переходят. Собственники компаний понимают свою выгоду от использования аутсорсинга – и рекомендуют этот вариант ведения учета менеджерам; руководители компаний, прислушиваясь к мнению собственников бизнеса, заключают договор с аутсорсинговой компанией, но поскольку чаще всего решение принимается в пользу аутсорсера, предлагающего наименьшую стоимость услуг, закономерным финалом такого выбора становится полная непредсказуемость конечного результата – причем, в такой важной и не терпящей вольностей и безалаберности сфере, как бухгалтерский и налоговый учет.

Мы работаем на рынке аутсорсинга почти 10 лет и решили пойти от обратного – и написать несколько статей в помощь противникам аутсорсинга. Вы узнаете, почему, прочитав все статьи этой серии. Первая из них находится сейчас на Вашем экране.

Вам это нужно?

Если вдруг ваш руководитель или собственник компании озаботился переводом на аутсорсинг процесса расчета заработной платы вашей компании и поручил вам найти компанию-поставщика этой услуги, то для начала попробуйте проанализировать, а так ли уж нужен аутсорсинг именно вашей компании. Будет ли выигрыш в деньгах или удобстве? Компания, предлагающие услуги расчета заработной платы, конечно, скажут: «Да, это – выгодно», но для начала вам самим нужно определиться с тем, зачем это нужно именно вам.

Подходите ли вы аутсорсеру?

Начнем с простого вопроса: численности сотрудников в вашей компании. Если она составляет менее 50 человек, то аутсорсинг учетных функций и, прежде всего, аутсорсинг заработной платы – это решение для вас. Как показывает исследование, проведенное порталом HeadHunter, более 40% компаний со штатом до 50 человек используют аутсорсинг для осуществления расчетов с персоналом.

Объясняется это просто: в компаниях такого размера всеми участками бухгалтерского учета занят, как правило, один сотрудник – главный бухгалтер. Чтобы разгрузить главбуха и высвободить ему время на ведение более сложных участков бухгалтерского учета и решение вопросов по оптимизации налогообложения, часть учетных функций нужно передать на сторону. Расчет заработной платы выделить из общей массы участков бухучета легче всего – вот его и отдают внешнему поставщику.

Если вы работаете в компании с иностранными владельцами, то вы тоже – потенциальный клиент аутсорсинговой компании. Иностранцы предпочитают аутсорсить расчет зарплаты по нескольким причинам:

  1. Они знают, что расчет заработной платы требует детальных знаний законодательства, которое постоянно меняется – следовательно, расчетчик заработной платы должен быть, что называется, «в теме», а это предполагает регулярное посещение семинаров, обучения и курсов повышения квалификации. Всего этого можно не делать, если расчет заработной платы выполняется аутсорсинговой компанией.
  2. Суммы выплат руководителям компании обычно сильно отличаются от сумм выплат другим ее сотрудникам – и передача на аутсорсинг расчета заработной платы позволяет обеспечить должную конфиденциальность этой информации.
  3. Бухгалтер по расчету заработной платы компании-аутсорсера не ходит в отпуск, не болеет и внезапно не увольняется.

Компании с большей численностью сотрудников – от 100 до 500 – тоже пользуются услугами расчета заработной платы, хотя, как показывает исследование HeadHunter, таких компаний немногим более 10% от числа опрошенных. Чаще всего при наличии такого штата руководители компании вполне могут себе позволить иметь в бухгалтерии сотрудника, занимающегося исключительно расчетом зарплаты.

А вот когда численность персонала превышает 500 человек, аутсорсинг заработной платы снова становится популярным: такой штат компании подразумевает наличие в бухгалтерии как минимум двух человек, занятых только расчетом зарплаты – и тогда руководители компаний снова обращаются к аутсорсингу.

Кому выгодно не переходить на аутсорсинг?

Теперь, когда вы определились с тем, в какую категорию попадает ваша компания, важно понять, какую выгоду от аутсорсинга ожидаете вы и ваше руководство.

Самый главный бенефициар аутсорсинга – владелец компании и генеральный директор, поскольку ответственность за правильность расчетов и достоверность результатов несет третья сторона в лице поставщика услуги расчета заработной. Владелец не всегда может плотно контролировать финансовые показатели – и аутсорсер в этом случае служит своего рода гарантом правильности расчета зарплаты и налогов.

В списках противников аутсорсинга чаще всего можно видеть главных бухгалтеров компаний, которые не хотят пускать в «свой огород» чужака, и аргументируют это тем, что не могут и не хотят нести ответственность за результаты работы третьей стороны. Иногда дружно выступить «против» перехода на аутсорсинг может вся команда топ-менеджеров компании. Если такое случается, то это является поводом для владельца компании задаться вопросом: «Почему?»

Идем дальше. В вашей компании главным сторонником перехода на аутсорсинг является владелец, а главным противником такого перехода – главный бухгалтер, а может быть, и вы сами.

Откроем секрет: если противники аутсорсинга имеют серьезное влияние в компании, то аутсорсингу не быть. В нашей практике мы не раз сталкивались с ситуациями, когда у потенциального заказчика шла подковерная борьба за власть, и передача на аутсорсинг учетных функций была частью тактического плана руководства, чтобы снизить зависимость от бухгалтера. И, кстати, не всегда в этой борьбе побеждали сторонники аутсорсинга. Так что, если вы «против» и имеете достаточное влияние на руководителя, который выступает за передачу на аутсорсинг заработной платы, у вас есть шанс отстоять «свою территорию». Здесь сразу отметим, что у вас есть шанс и на то, чтобы потерять свое влияние в компании, если собственник или руководитель рассматривают переход на аутсорсинг серьезно и прицельно.

Пять причин против аутсорсинга

  1. Аутсорсинг заработной платы для компаний до 200 человек будет стоить дороже, чем зарплата одного штатного расчетчика.
  2. У вас в компании принята сложная схема расчета бонусов сотрудникам, и аутсорсер может делать ошибки, а значит, кто-то у вас в компании должен считать бонус и передавать уже готовые цифры аутсорсеру. Или, наоборот, расчет зарплаты в компании крайне простой – и нет никакой необходимости платить высокую цену за такую работу.
  3. Ваш расчетчик справляется отлично, а если он заболеет, то его сможет заменить другой сотрудник бухгалтерии или вы сами, если вы главный бухгалтер.
  4. Если аутсорсер сделает ошибку в расчете и налоговая начислит штраф, то платить придется вашей компании, и, хотя у большинства аутсорсеров прописана в договоре финансовая ответственность за качество оказания услуг, велик шанс, что компания-поставщик оправдается и не станет ничего компенсировать.
  5. Ссылаясь на опрос, HeadHunter можно сказать, что многие компании вашего размера не используют аутсорсинг.

Теперь немного о том, почему мы написали рекомендации для тех, кто не хочет переходить на аутсорсинг. Дело в том, что аутсорсинговым компаниям так называемый «клиент по принуждению» тоже не интересен. Поэтому если потенциальный клиент не хочет использовать аутсорсинг, то самым эффективным и простым для обеих сторон решением будет еще на стадии переговоров озвучить свою аргументированную позицию о нежелании перехода на аутсорсинг. Диалог всегда лучше, чем молчаливое противодействие.

Пользуясь услугами по расчету заработной платы, клиент, по существу, вступает в партнерские отношения с поставщиком. Партнерство всегда предполагает взаимное доверие. Если вы – тот, кто будет в постоянном контакте с поставщиком, и при этом ему не доверяете, то лучше такое партнерство и не начинать: убедить человека в надежности партнера невозможно, если сам человек этого не хочет.

Можно смело сказать, что такие клиенты аутсорсерам не нужны. Напрямую аутсорсеры, конечно, не откажут вам в обслуживании, но в процессе переговоров, например, не пойдут на компромисс по ценам – им нужно обезопасить себя и покрыть риски появления дополнительных временных затрат на общение с придирчивым и настроенным с предубеждением клиентом.

Решение за вами

Если ваш руководитель хочет передать на аутсорсинг расчет заработной платы, и вы решили не сопротивляться, а стать частью решения, а не проблемы, то читайте наши следующие статьи. Мы поделимся с вами различными подходами в вопросах выбора надежного аутсорсера, а заодно поясним «странности» в поведении поставщиков на этапе как переговоров, так и оказания услуг.

Если вы все-таки решили, что аутсорсинг – не для вас, то наши последующие статьи вам будут неинтересны.

Команда «Норд Аутсорсинг»

Аутстаффинг: что это за услуга и чем отличается от аутсорсинга

Какой процесс в бизнесе не нуждается в квалифицированных сотрудниках? Всем компаниям необходимы хорошие специалисты, но не все имеют возможность содержать огромный штат персонала. По этой причине многие украинские представители бизнеса пользуются услугами внештатников и передают бизнес-процессы на обслуживание компаний-подрядчиков.

Сегодня мы поговорим об услуге аутстаффинга, ее плюсах и минусах. Разберемся, как реализовать в Украине, и чем аутстаффинг персонала отличается от аутсорсинга.

Определение аутстаффинга

Аутстаффинг — аренда специалиста, работающего в компании-подрядчике (аутстаффер) для работы на проекте в компании-заказчике. Специалист является частью команды клиента наряду с другими членами команды, его работа регулируется менеджерским составом. При этом клиент платит компании-подрядчику за услуги аутстаффинга по контракту, а он, в свою очередь, платит зарплату специалисту.

Пример аутстаффинга: в крупной компании в связи с расширением бизнеса необходимо увеличить штат. Такая потребность в новых сотрудниках превышает план по персоналу на год. Что делать? Воспользоваться услугой аутстаффинга. Новых сотрудников берут на работу, они выполняют свои обязанности в компании, работая наряду с другими сотрудниками, но по факту относятся к штату аутстаффингового агентства.

Аутстаффинг в Украине: как используется предприятиями

Аутстаффинг в Украине все еще воспринимают с опаской. Причиной такого отношения обычно стают непонимание что такое аутстаффинг на самом деле, незнание законов или неготовность терять контроль над процессами.

Услугу аутстаффинга зачастую предоставляют предприятия различных форм собственности, кроме государственной. Клиентами обычно становятся частные предприниматели, а также различные юридические лица.

Плюсы аутстаффинга

Согласно законодательству Украины, в рамках применения аутстаффинга можно выделить такие преимущества:

1. Исключает трудовые споры

Когда работник заключает трудовой договор с компанией-аутстаффером, а не с заказчиком, это исключает участия заказчика в трудовых спорах, которые касаются этого работника, и ответственности за нарушение законодательства перед ним.

2. Упрощает управление персоналом и кадровое дело

Отпуска и больничные оформляются компанией-аутстаффером. В результате, это уменьшает нагрузку на бухгалтерию клиента и избавляет от обеспечения отдельных социальных гарантий. Также аутстаффер занимается ведением кадровой документации, администрирует командировки, оформляет авансовые отчеты, предоставляет необходимые справки работникам.

3. Занимается финансовыми вопросами

Аутстаффер осуществляет расчет, начисляет и выплачивает зарплаты и компенсации. Занимается выплатами налогов и различных сборов, таких как сбор в фонд социального страхования; оптимизирует налогообложение (занимается НДФЛ, военными сборами и ЕСВ), формирует налоговый кредит заказчика.

Минусы аутстаффинга

Плюсы аутстаффинга для компании очевидны, но эта услуга имеет и недостатки.

1. Финансовые потери из-за сотрудничества с недобросовестным агентством

Этого можно избежать, если заказчик выберет надежного подрядчика, имеющего юридические права на предоставление таких услуг..

2. Аутстаффинг может снизить скорость закрытия вакансий

Не все новые сотрудники готовы работать на аутстаффе. Это может замедлить трудоустройство новых сотрудников в компании. Кандидаты с потенциалом могут «сойти с дистанции», а скорость закрытия вакансии — снизиться.

Юридический аспект аутстаффинга в Украине

Чтобы минимизировать риски для заказчика и компании-аутстаффера, и избежать юридической ответственности, следует обращать внимание на оформление договоров:

  • оформлять первичную документацию;
  • акцентировать внимание на составлении договоров заказчика и компании-аутстаффера;
  • следить за тем, чтобы в договорах отображались реальные услуги или работы;
  • правильно оформлять внутренние документы контрагента;
  • разъяснять персоналу процессы аутстаффинга;
  • учитывать и соблюдать требования украинского законодательства об ограничениях аутстаффинга.

Аутстаффинг vs Аутсорсинг

Для понимания основных отличий аутстаффинга и аутсорсинга, давайте определим, что же такое аутсорсинг.

Аутсорсингом называют передачу предпринимательских функций, обязанностей и бизнес-процессов другой компании, работающей в этой сфере, на основании договора.
Эта услуга повышает эффективность предприятия и позволяет использовать освободившиеся ресурсы, чтобы развивать новые направления.

Пример аутсорсинга можно наблюдать в работе IKEA. Компания организовывает розничный бизнес, а все другие услуги и бизнес-процессы вынесены на аутсорсинг. IKEA практически не имеет собственного производства, при этом сотрудничая с более чем 2000-ми проверенных поставщиков. Что касается логистики, то и здесь компания делегировала эти функции сторонней фирме.

Плюсы аутсорсинга

Главные преимущества работы на аутсорсе для компании-заказчика:

1. Повышает эффективность основной деятельности

Когда компания избавляется от выполнения непрофильных функций, она получает возможность сосредоточиться на главном направлении своей деятельности.

2. Позволяет не иметь официальных трудовых отношений со специалистами

Бухгалтерия и юридический отдел и другие все же обслуживают компанию-заказчика, но официально они трудоустроены у компании-подрядчика.

3. Трудовые отношения прописываются в договоре

Партнерские отношения между исполнителем и компанией-заказчиком регулируются договором. Там прописаны все обязанности и ответственность сторон за их невыполнение.

4. Универсальность услуги

На аутсорс передают любые непрофильные функции. Логистика, бухгалтерия, юридическая деятельность, клининговые услуги, кадровое делопроизводство — эти направления деятельности предприятия эффективно решает аутсорсинг.

Минусы аутсорсинга

Какие же отрицательные моменты работы по услуге аутсорсинга?

1. Риск утечки данных

Да, условия конфиденциальности официально прописываются сторонами в договоре. Но, если произойдет утечка важных данных, выяснить и доказать, что это сделал подрядчик, очень сложно. Ищите добросовестных подрядчиков с репутацией, которые не подведут.

2. Зависимость от внешних исполнителей

Не всегда качество услуг партнера на аутсорсе удовлетворяет компанию-заказчика. И если такое сотрудничество не принесет нужный результат, компания понесет убытки.

3. Подрядчик может стать банкротом

Как и любая организация, агентство может разориться. Это может временно снизить эффективность работы компании-заказчика и приведет к невыполнению делегированных задач.

Аутстаффинг и аутсорсинг: разница

Общей чертой этих услуг является их задача: минимизировать риски, сократить финансовые и ресурсные расходы на непрофильную деятельность компаний и оптимизировать работу.

1. Тип трудовых отношений

Аутстаффинг подразумевает предоставление персонала нужной квалификации на временной или постоянной основе. При аутсорсинге какие-либо работы или услуги выполняются полностью с гарантированным требуемым результатом и контролем процессов.

2. Функции

Услугой аутстаффинга пользуются, когда выполняют сложные интеллектуальные задачи (IT-услуги, аналитика, разработка и внедрение ПО, блокчейн-технологии, аналитика Big Data), в юридической или бухгалтерской сфере. Аутсорсинг подразумевает наем опытного специалиста (или команды), которые предлагают готовые решения.

3. Оплата труда

Выплаты персоналу при аутстаффинге ничем не отличаются от выплат персоналу в штате. Аутсорсинг, в зависимости от договора, подразумевает получение сотрудниками сдельной, либо ежемесячной оплаты труда.
В целом, основная разница между аутстаффингом и аутсорсингом заключается в том, в первом случае компания-подрядчик временно передает в подчинение своих сотрудников компании-заказчику, а во втором — заказчик передает подрядчику определенные, часто непрофильные функции бизнеса.

Преимущества аутсорсинга персонала — кадровые и материальные

Аутсорсинг персонала из экзотических плавно переходит в привычный вид услуг. Понятие и механизм сотрудничества бизнеса и аутсорсинговых компаний пришли из «мира развитого капитализма», где преимущества аутсорсинга персонала оценили по заслугам еще в середине прошлого столетия. Что такое аутсорсинг в современных отечественных реалиях? Каковы выгоды аутсорсинга персонала?

Аутсорсинг — что кроется за названием?

Аутсорсинг — это делегирование отдельных аспектов деятельности предприятия сторонней фирме, которая полностью берет на себя функционал и ответственность за сроки и качество работ. Как правило, на аутсорсинг передают высокопрофессиональные сферы деятельности, выполняющие «обслуживающую» роль. Это:

  • кадровый функционал;
  • бухгалтерские услуги;
  • программное сопровождение;
  • логистика;
  • клининг;
  • рекламная сфера;
  • юридические услуги.

Сотрудничающие стороны заключают долгосрочный договор на оказание возмездных услуг, где подробно указывается вид, сроки и параметры работ. Конкретные исполнители остаются заботой аутсорсеров.

Выгоды аутсорсинга персонала

Все плюсы и минусы аутсорсинга персонала связаны с уменьшением штата, при полном сохранении выполняемых работ. Компания–заказчик получает необходимый функционал в высококачественном исполнении, не имея в штате соответствующих специалистов.

Выгоды аутсорсинга персонала для предприятия с меньшим штатом:

  • Меньший штат позволяет перейти в более выгодную налогооблагаемую категорию предприятий.
  • Заказчик освобождается от социальных обязательств перед исполнителем. Экономия средств на работе с документацией по выплатам больничных, декретных, алиментных, иных социальных гарантий государства.
  • Экономия средств на выплате пенсионных, страховых платежей.
  • Экономия на обучении (повышении квалификации) персонала.
  • Неочевидные, но весомые плюсы аутсорсинга персонала — возможность получать качественные услуги в полном объеме, не завися от человеческого фактора. Конкретный работник при аутсорсинге не фиксируется. Компания-исполнитель в любой момент может заменить, например, заболевшего сотрудника. Трудовые отпуска, отгулы, отпуска за свой счет являются заботой фирмы-аутсорсера и не касаются заказчика.
  • Экономия на обеспечении условий труда сотрудников. Помещение, бытовая техника, оргтехника и мебель для выполнения должностных обязанностей, расходные материалы (например, канцелярия) находятся в ведении аутсорсера.
  • Договор с аутсорсером на услуги всегда дешевле содержания штатных сотрудников.

Аутсорсинг персонала это не только преимущества, но и недостатки. Для многих негативным моментом является допуск к документации «посторонних» людей. Важно не ошибиться в выборе компании, которая предлагает аутсорсинговые услуги. Если вы обратитесь в надежную аутсорсинговую фирму, которая дорожит репутацией, долговременным сотрудничеством, то минусов удастся избежать.

Услуги лизинга и аутсорсинга в сфере персонала появились на Западе еще в первой половине 20 века. В Россию они пришли только в конце 90-х годов и изначально не были востребованы в отечественном бизнесе: мало кто понимал специфику услуги и необходимость ее использования. Более того, многие предприниматели боялись попасться на удочку мошенников в период «лихих» времен.

Экономический кризис 1998 года заставил владельцев компаний серьезно пересмотреть свои взгляды на ведение бизнеса. В первую очередь, это коснулось кадровой политики. Восстановление предприятий после кризиса требовало жесткой экономии ресурсов. Тогда услуги лизинга и аутсорсинга в сфере персонала и начали пользоваться спросом среди предпринимателей.

Компании, предоставляющие услуги лизинга и аутсорсинга в сфере персонала, обслуживают бизнес-процессы предприятия в области управления кадровыми ресурсами.Такая схема выгодна организациям по многим причинам. Во-первых, она снимает с заказчика лишнюю административно-бумажную волокиту, неизменно сопровождающую кадровую деятельность. Это, в свою очередь, существенно разгружает бухгалтерию и службу по работе с персоналом.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Компания-заказчик может привлекать персонал в любом количестве в обозначенный в документе срок. В случае если сотрудники не подойдут по каким-либо объективным причинам, их можно заменить на других. Исполнитель предоставит заказчику сотрудников подходящей квалификации в соответствии с его пожеланиями в кратчайшие сроки, предотвращая простои на производстве из-за невыхода или отсутствия персонала нужного профиля.

Обращение к услугам лизинга и аутсорсинга в сфере персонала существенно сокращает производственные расходы. Это происходит, прежде всего, благодаря привлечению специалистов нужной квалификации и использованию исполнителем в своей работе функций контроля, анализа и отчетности. Расходы на сопровождение работника берет на себя компания-исполнитель, которая предоставляет персонал. Также она занимается его адаптацией и проводит обучение.

Помимо преимуществ лизинг и аутсорсинг персонала имеют свои «подводные камни». Никто не застрахован от мошенников среди исполнителей. В связи с этим совет: поставщика подобных услуг в сфере персонала необходимо выбирать тщательно, опираясь на сведения о сроках существования на рынке подобных услуг и клиентах, которые обращались в компанию; рекомендации и отзывы.

Среди заказчиков бытует мнение, что сотрудники, предоставляемые в лизинг, менее замотивированы на результат, нежели штатный персонал, и не нацелены на качественное выполнение работы. Это не так. Оператор лизинговых и аутсорсинговых услуг в сфере персонала гарантируют заказчику результат выполненных работ. Такая гарантия зачастую подкрепляется комплексом мероприятий по адаптации и обучению сотрудников, разрабатываемых компанией-лизингодателем. Например, в «СТС Групп» мы стремимся поощрять надежных сотрудников различными способами: премированием по результатам труда и проведением различных конкурсов с последующим вознаграждением.

Еще одно из заблуждений заказчиков – кажущаяся дороговизна лизинговых и аутсорсинговых услуг в сфере персонала. Экономия от сокращения административных и производственных расходов, экономия за счет возможности привлечения и отказа от персонала при необходимости покрывает все расходы. Более того, сокращая издержки, заказчик экономит даже больше, чем платит за услугу.

Между заказчиком и исполнителем заключается договор о предоставлении услуг. В документе в обязательном порядке прописываются предмет договора, положение о функциональных обязанностях персонала, количество работников, которые должны выйти на объект. Также указываются сроки и порядок выхода сотрудников, объем и время, отведенные на выполнение работ. Решением спорных вопросов между заказчиком и сотрудниками по договору занимается компания-исполнитель.

Обязательными являются положения об ответственности сторон за невыполнение условий договора, сохранении конфиденциальности предоставления услуг, условиях оплаты. Они обеспечивают правомерное соблюдение всех пунктов, прописанных в договоре.

За рубежом лизинг и аутсорсинг персонала пользуются стабильным спросом. Оставляя в штате немногочисленный основной персонал, компании привлекают на работу сотрудников различной степени квалификации и специальностей. В России подобные услуги также становятся все более и более востребованы. Однако остаются предприятия, продолжающие работать по традиционной схеме привлечения персонала.

Сегодня компании все более активно прибегают к услугам лизинговых и аутсорсинговых компаний. Это, прежде всего, предприятия, работающие в сфере торговли, общественного питания, складской логистики и производства. Опыт и практика показывают, что обращение к услугам лизинга и аутсорсинга персонала повышает эффективность бизнес-процессов заказчика в соответствии с поставленными задачами.

ТАТЬЯНА КРУПИНА

Слово «аутсорсинг» происходит от английских out — «вне» и source — «источник». Термин этот применительно к персоналу означает передачу части функций организации сотрудникам, формально не состоящим в штате организации и не связанной с ней никаким договором. Красивое словосочетание «аутсорсинг персонала» на практике означает просто аренду персонала. И как при любой аренде, вы получаете определенные преимущества, но никогда не можете оценить заранее все аспекты такого временного пользования чужим имуществом. Обычно минусы вполне компенсируются плюсами, но так бывает не всегда.

Что такое аутсорсинг

Первыми ласточками аутсорсинга в России еще в начале 90-х годов были бухгалтеры-«многостаночники». Благодаря закону о бухгалтерском учете, который позволял вести так называемую «внешнюю бухгалтерию», многочисленные консалтинговые компании брали на обслуживание десятки предприятий и «ваяли» балансы, при этом в штате самих обслуживающих предприятий бухгалтера могло не быть вовсе. Договор между субъектами обычно назывался «договором о бухгалтерском обслуживании». Эта практика сохранилась и до сего дня, хотя пользуются внешней бухгалтерией сейчас только очень небольшие предприятия, которым просто не под силу держать квалифицированного бухгалтера на полную ставку.

Платформа ОФД 📌 Реклама ОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

А вот специального вида договора, который бы регламентировал аутсорсинговые услуги, так до сих пор и не существует — в ГК РФ такого понятия не предусмотрено. Впрочем, это не является препятствием для развития данного бизнеса — ведь, как гласит закон, «все, что не запрещено, то разрешено». Правда, придется самостоятельно прорабатывать основные условия договора, но свобода творчества никому еще не мешала. При составлении аутсорсингового договора необходимо предусмотреть квалификационные требования к персоналу, сроки предоставления и замены персонала, взаимные штрафные санкции на случай досрочного расторжения, и, конечно, такие вопросы, как ответственность исполнителя за работу предоставленного им персонала. Тщательная работа над проектом договора может помочь клиенту аутсорсера (обычно это кадровое агентство) не прогореть, когда наемный персонал, к примеру, ухудшит реноме заказчика или, того хуже, выпустит за пределы фирмы коммерчески значимую информацию.

Нужно также учитывать, что договор аутсорсинга кадров (обычно он называется «о предоставлении персонала») — это не договор на выполнение какого-то объема работы. Это всего лишь договор на предоставление определенного количества людей требуемой квалификации. Поэтому не следует ожидать, что после десанта заказанных диспетчеров все пойдет как по маслу. Вам все равно придется вводить новичков в курс дела, демонстрировать кто здесь хозяин и т. п. Потому что если вы не проведете всех этих обычных кадроуправленческих действий, через неделю сторонний персонал будет пить чай точно так же, как и свой.

Кому нужны люди напрокат

Привлечение «заемного персонала» востребовано самыми разными субъектами рынка. Наибольшее распространение аутсорсинг получил в ИТ-индустрии. Здесь очень малое значение имеет фактическое местонахождение работника, который может сидеть на даче под Костромой и писать свои программы, будучи формально работником какой-нибудь офшорной компании. Для этой разновидности аутсорсинга уже появился даже свой термин — «офшорное программирование». Оно позволяет, не выплачивая программистам гонораров того размера, который принят в Силиконовой долине, получать продукт достойного качества, физически произведенный в самых разных концах Земли.

Но, помимо ИТ-компаний, большой интерес к аутсорсингу кадров стали проявлять в последнее время фирмы самого разного профиля, имеющие вертикально интегрированную структуру. Это, например, банки, страховые компании, крупные товаропроизводители, торговые сети.

Цвет и размер, как выяснилось, тоже имеют значение. Аутсорсинг оказывается привлекателен, по мнению заместителя директора по развитию фирмы «Трисофт» Александра Черняева, прежде всего для компаний, перешедших на «белую» зарплату, чтящих Трудовой кодекс и использующих различные материальные и нематериальные методы стимулирования персонала. Во-первых, никакие выгоды от аутсорсинга не покроют экономию на ЕСН и подоходном налоге, если зарплата платится в конвертах, а в ведомостях отражаются застенчивые 1000 руб. Во-вторых, ТК РФ устанавливает довольно много ограничений по увольнению сотрудников. Если попавшего в штат человека выгнать становится все сложнее, то аутсорсинг позволяет избежать всех проблем с неподошедшим работником или сложностей в ситуации, когда фирме, чтобы не оказаться в убытке, нужно срочно сокращать штат.

Впрочем, бывает и так, что компании, вполне тривиально выдающей зарплату в конвертах, нужен господин N и никто иной. А он — вот беда! — привык все получать на пластиковую карту, и каждый год проверяет свои пенсионные взносы. Он на «серую» зарплату просто не пойдет, зато такого привереду вполне можно нанять через аутсорсинг.

Кстати, наиболее активный спрос на аутсорсинг в России предъявляют западные фирмы: головные офисы жестко регламентируют численность персонала, исходя из своих норм производительности труда. Но при этом гораздо менее пристально следят за лимитом расходов на услуги сторонних организаций. И вот здешние подразделения мировых гигантов, утомившись от гор несделанной работы, нанимают персонал по аутсорсингу — надо же как-то выкручиваться. По мнению специалистов, «иностранцы» обеспечивают половину объема спроса на услуги аутсорсинга.

Неглавные люди

Компаниям аутсорсинг может быть выгоден по разным причинам и в разных ситуациях. Например, в определенные моменты корпоративного развития бывает важнее сосредоточиться на ключевом направлении деятельности, или на усилиях по проведению «генеральной линии», тогда как неосновные производства или побочные бизнесы становятся менее важными. В этом случае вопросы кадрового обеспечения этих неглавных направлений целесообразно передать на сторону, чтобы сохранить силы для продвижения доминирующего продукта или сектора.

Использование аутсорсинга выгодно и тогда, когда у предприятия есть отделы, производства, подразделения, которые не могут быть в силу объективных причин загружены на 100% времени. Небольшому офису, например, нужны услуги по уборке, но при этом часа в день вполне достаточно, чтобы навести во всех помещениях полный марафет. В этом случае брать уборщицу на ставку бессмысленно — и здесь пригодится аутсорсинг.

Периоды расширения бизнеса или территориальной экспансии также имеет смысл проходить при поддержке аутсорсинга. Во время роста всегда возникает множество самых разных новых для компании проблем, и отвлечение сил и ресурсов на подготовку большой когорты новых кадров, да еще и в «эпоху перемен» означает угрозу стратегическим планам. Поэтому персонал берется в аренду — и впоследствии часть его, вполне возможно, станет штатными сотрудниками.

И самый тривиальный случай — когда в компании есть один-единственный в своем роде сотрудник, которому пора в отпуск. Чтобы не запустить работу, можно заказать замену на месяц.

Вопрос качества

Аутсорсинговая схема используется для набора сотрудников самого разного уровня и специализации. Конечно, топ-менеджеров через аутсорсинг обычно не проводят, разве что в описанной выше схеме «обеления» зарплаты. Но этот процесс скорее можно назвать аутстаффингом — то есть выводом персонала за штат. А вот юрист, даже очень высокой квалификации,- пожалуйста.

Чаще всего по аутсорсингу работают программисты, промоутеры, персонал call -центров, телефонные продавцы, те же бухгалтеры. Широко распространен аутсорсинг маркетологов, дизайнеров, охранников, водителей, любого специфического персонала — если потребность в таких специалистах не постоянная, а периодически возникающая. Например, на сезон — в гостинице, ресторане, на круизном лайнере.

Персонал, предоставляемый кадровыми агентствами, которые имеют опыт в аутсорсинге, как правило, качественный. Это люди, способные быстро переключаться на новую задачу, быстро подстраиваться под новые условия работы, под непривычные задачи. Они «проверены в боях» — и здесь все очень просто. Если в условиях обычного контракта начальник, которому не нравится подчиненный, может задать себе вопрос — «как же так, у него приличное резюме, а дело не идет — может быть, что-то не так в компании?», то у аутсорсинговой фирмы есть возможность ориентироваться на статистику. И если какого-то сотрудника в третий раз подряд клиент уже через неделю просит срочно заменить — значит, дело в самом сотруднике. Поэтому клиенту аутсорсинговой компании можно посоветовать заказывать персонал, имеющий сравнительно большой стаж работы у фирмы-аутсорсера.

Выгоды аутсорсинга

Аутсорсинг позволяет получить как материальные, так и нематериальные выгоды. Во-первых, многие аутсорсеры работают по упрощенной системе налогообложения, что позволяет сэкономить на ЕСН и, соответственно, снизить прямые затраты клиента. Во-вторых, в некоторых ситуациях предприятиям необходимо по налоговым или иным соображениям удержаться в пределах определенной численности сотрудников. Лишний десяток человек приведет к выходу за пороговые значения, а значит — прощайте, преференции. В-третьих, выгода от аутсорсинга персонала возникает при удаленном использовании сотрудников — тем же И T -компаниям не требуется оборудовать рабочие места, покупать компьютеры, платить за аренду дополнительных рабочих площадей. Да и call -центры часто физически располагаются совершенно отдельно от компании-клиента, что также дает экономию. Для «серых» компаний, обеляющих отдельно взятые зарплаты, аутсорсинговая схема позволяет просто не засветиться с реальными масштабами выплат. И, конечно, при аутсорсинге дополнительные выгоды связаны с отсутствием затрат на поиск и обучение сотрудников, на оформление трудовых отношений. Немалую экономию дает также вывод за пределы предприятия бухгалтерского учета по начислению заработной платы, ЕСН, налога на доходы физических лиц, расчета больничных листов и так далее.

Нематериальные выгоды также достаточно очевидны — это и возможность сосредоточиться на решении основных производственных задач, и право не ограничиваться нормами Трудового кодекса при выстраивании отношений с сотрудниками, и сокращение времени поиска нужного сотрудника. Кроме того, аутсорсинг дает клиенту большие преимущества в случае такого неприятного события, как утечка коммерческой информации. (Заметим в скобках, что сам по себе риск утечки при аутсорсинге не является, по мнению многих специалистов, более высоким, чем при обычных трудовых отношениях). Дело в том, что при непосредственных трудовых отношениях вопрос компенсации потерь решается довольно сложно — из зарплаты много не удержишь. А вот предъявить требование о компенсации ущерба к аутсорсеру, предоставившему обеспечивший утечку персонал,- проще простого.

Медаль имеет две стороны

Оборотные стороны, о которых рекрутеры говорить не любят, тоже присутствуют. Одна из них — большая вероятность «подсадки клиента на иглу». Аутсорсер очень хорошо чувствует момент, когда клиент уже не может обойтись без его услуг. И — немедленно поднимает цену. Привыкшие к комфорту компании уже с трудом могут вернуться к обычной схеме набора персонала, даже если экономически аутсорсинг становится абсолютно невыгоден.

Другой серьезной проблемой является вполне естественное отсутствие вовлеченности у «забортных» сотрудников. Даже при достаточно долгосрочных договорах (один год — практически максимальный срок аутсорсинговых контрактов) каждый человек из заштатного корпуса подсознательно не воспринимает фирму — фактического работодателя как свою. И это некоторым образом нарушает заботливо прививаемый корпоративный дух. С этой проблемой напрямую связана еще одна — невнимательность внешних сотрудников к реноме своего временного работодателя. В результате работают сотрудники на аутсорсинге не то чтобы с прохладцей, но без так привлекающих работодателя горящих глаз.

Забавно, что, судя по всему, именно этот аспект аутсорсинга особенно напрягает кадровые службы. Ни в Ситибанке, ни в Альфа-банке, где применялся аутсорсинг персонала, нам не удалось получить комментариев по теме. А клиенты Ситибанка списывают все свое недовольство именно на заемный персонал.

Так брать или не брать?

Вопрос нужно ставить иначе. Если есть необходимость — брать, тщательно выбирая партнера, устанавливая разумный срок договора, внимательно прописывая детали контракта и требования к поставляемому персоналу. И ориентировать при необходимости кадровую службу на специальные подходы к «варягам», потому что, возможно, кто-то из них потом станет штатным специалистом. Ну, а если сильной необходимости нет или наемник обходится слишком дорого, от аутсорсинговой схемы лучше отказаться. Следует неоднократно все обдумать (особенно договор) и в том случае, когда вы планируете взять «заштатное» материально ответственное лицо. Александр Черняев считает, что вопросы материальной ответственности заемного персонала — одни из самых проблемных в аутсорсинге.

Но, судя по всему, развитию аутсорсинга сильно помогает Трудовой кодекс. Он (с самыми благими целями) установил для работодателя крайне ограниченные возможности увольнения сотрудников, как бы плохо они ни работали. Учитывая, что продвинутый менеджмент кадров обходится дорого, имеет смысл для проверки подольше подержать человека «на расстоянии» с помощью аутсорсинга. Сотруднику, не состоящему в штате, нет необходимости оформлять медицинскую страховку, оплачивать за него расходы на корпоративные вечеринки, платить отпускные. Да и беременность сотрудника, привлеченного по аутсорсингу, не скажется на деятельности штатной единицы — заменят. Таким образом, аутсорсинг позволяет, формально не нарушая никаких правил и нормативных документов, менять, наказывать и увольнять сотрудников чужими руками.

Оптимизировать расходы компании или избежать чрезмерных трат, улучшить финансовые показатели, сэкономить управленческие ресурсы, быстро реорганизовать бизнес – все эти задачи позволяет решить аутсорсинг. О том, что представляет собой этот вид бизнеса, его особенностях, стоимости, плюсах и минусах поговорим в этой статье.

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг: что это такое? Термин произошел от английского сокращения фразы «outer-source-using». В вольном переводе она означает использование ресурсов, привлеченных со стороны, извне. В российском деловом обиходе аутсорсинг – привлечение организацией сторонних компаний для выполнения каких-либо функций.

У крупных компаний это организация услуг питания, клининга (уборки территории), охраны, ремонтов, транспорта. Небольшие фирмы часто передают на аутсорсинг бухгалтерские и юридические функции, обслуживание IT-инфраструктуры.

Основными параметрами аутсорсингового сотрудничества являются передача на сторону только непрофильных функций фирмы, обязательное наличие договора и срок его действия не менее года.

Для чего используют аутсорсинг

Сторонние фирмы для выполнения работ привлекаются обычно в следующих случаях:

1 Компания небольшая, и содержать собственные обслуживающие подразделения или отдельных специалистов дороже, чем нанимать на стороне. Либо часть функций фирмы требуют периодических разовых работ, которые проще заказать у сторонних специалистов.

2 В крупной компании наличие большого количества собственных непрофильных подразделений, не приносящих прибыли, плохо отражается на общей отчетности (это существенно, например, если акции компании размещены на бирже).

3 Фирма не может тратить большие средства на непрофильные функции, неконкурентоспособна на рынке труда по некоторым специальностям, поэтому испытывает постоянные проблемы с поиском персонала.

4 Компании требуется сократить расходы на фонд оплаты труда или просто сократить персонал.

5 Государственной или муниципальной организации нужно достичь определенного уровня средней заработной платы (за счет вывода на аутсорсинг низкооплачиваемых функций – клининговых, например, – увеличивается средний показатель заработной платы по учреждению).

Все виды аутсорсинга

Использование других фирм для выполнения каких-либо работ подразделяют по сферам деятельности.

Производственный аутсорсинг

Этот вид аутсорсинга характерен для крупных компаний с большим производственным циклом, отдельные этапы в котором нет смысла организовывать в рамках собственных мощностей. Например, выпуск автомобильной, авиа- или космической техники – сложный процесс, в котором часть операций отдается сторонним фирмам. В корпорации Ford более 65% комплектующих для автомобилей производится на стороне, отданы на аутсорсинг практически все услуги. Компания Ikea в своей структуре не имеет производственного подразделения вовсе. Зато у нее есть свыше 2500 партнеров, выпускающих продукцию для шведского концерна по договорам. Заказчик этих работ организует дизайнерские решения и выстраивает структуру продаж.

Промышленный аутсорсинг был характерным явлением даже в СССР, где оборонные и космические комплексы выпускались головным отраслевым предприятием, подбиравшим «смежников», производивших отдельные детали и узлы агрегатов. Каждый из них был самостоятельным юрлицом, формально не включенным в отраслевую вертикаль.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Услуги такого аутсорсинга часто используют небольшие фирмы, которые не ведут разветвленную бухгалтерию. Передача бухгалтерских функций на сторону позволяет не только сэкономить на персонале, но и не тратиться на покупку и обновление специализированного программного обеспечения (даже самый простой онлайн-модуль 1С: Бухгалтерии обойдется минимум в 5-6 тысяч рублей в год, а полнофункциональный – в 50-60 тысяч).

Есть несколько видов бухгалтерского аутсорсинга:

  • только отчетность (сторонний бухгалтер составляет квартальную или годовую отчетность и передает ее в налоговые органы);
  • бухгалтерский учет (оформление первичных документов при этом ложится на своего сотрудника);
  • обслуживание в полном объеме (первичная документация, учет, отчетность).

Аутсорсинг IT-услуг

Найти хорошего программиста в штат стоит немалых денег, а загрузить работой на 100% такого специалиста получается не всегда. На помощь приходит аутсорсинг. Но используют его не только маленькие фирмы. Например, «Роснефть» вывела в аутсорсинг свои базовые технологические сервисы, оставив в структуре компании только инновационные и стратегические It-подразделения. «Сбербанк» создал дочернюю компанию специально для вывода из основного бизнеса It-подразделений.

It-аутсорсинг бывает двух видов:

  • обслуживание техники (поддержание в работоспособном состоянии компьютерных сетей, серверов, рабочих станций, заправка картриджей и т.д. В профессиональной среде айтишники называют эти услуги «сервис деск»);
  • создание и внедрение программного обеспечения, сетевой инфраструктуры.

Аутсорсинг информационных технологий позволяет решить вопрос поиска квалифицированного персонала, сэкономить на покупке оборудования и обновлении программного обеспечения.

Аутсорсинг юридических услуг

Можно долго искать хорошего юриста-универсала и платить ему большие деньги (притом, что большую часть времени его навыки использоваться не будут), а можно заключить договор с юридической фирмой, и вам предоставят все необходимые услуги, причем заплатите вы за них по факту оказания.

Юридический аутсорсинг может быть использован для следующих функций:

  • разработка и ведение внутренней документации (положения, приказы, инструкции, требования, кодексы и т.д.);
  • подготовка исковой документации и участие в судебных процессах (арбитражные суды, суды общей юрисдикции);
  • корпоративная юриспруденция (работа с ценными бумагами, правовая поддержка транзакций между компанией и дочерними обществами, оптимизация налогообложения и т.д.).

К отрицательным сторонам такого сотрудничества можно отнести уязвимость конфиденциальных коммуникаций. В крупных компаниях проблема с возможной утечкой информации решается переходом на двойную структуру правового направления: в штате имеется юрист для работы с сугубо конфиденциальной информацией, а текущую работу передают аутсорсинговой фирме.

Аутсорсинг персонала

Кадровый аутсорсинг (его еще называют аутстаффингом – «кратковременным сотрудничеством») – это схема, применяемая для сокращения затрат на поиск и оформление сотрудников, особенно если они нужны на разовые или временные работы. Формально человек будет работать в аутсорсинговой фирме, а фактически – находиться в распоряжении заказчика и выполнять его задания.

Таким видом аутсорсинга с удовольствием пользуются, например, крупные сети супермаркетов, где весь мерчендайзинг (выкладку товара) выполняют сторонние сотрудники, но по стандартам компании-заказчика.

Аутстаффинг хорошо подходит, когда требуется заменить временно отсутствующего работника – серьезно заболевшего, уехавшего в длительную командировку или уволившегося (на период поиска нового сотрудника).

Слабым местом в таком сотрудничестве является необходимость очень тщательно выбирать аутсорсинговое агентство. Ведь если нанятые им работники окажутся недостаточно квалифицированными, это всерьез ударит по вашему бизнесу. И если в крупных городах есть из кого выбрать, то в средних и небольших работают одна-две таких фирмы, и тут уж, как говорится, бери что дают.

Аутсорсинг логистики

Передать функции перевозки грузов сторонней компании фирма может, если экономически нецелесообразно набирать и обучать персонал, закупать и обслуживать технику, выстраивать схемы поставок и перевозок.

Первоначально, в 90-х годах ХХ века, в России использовались преимущественно отдельные логистические аутсорсинговые процессы: грузоперевозки, складские услуги, услуги таможенных брокеров. В дальнейшем организовались крупные логистические операторы, оказывающие полный спектр услуг.

В распоряжении провайдеров, берущих на обслуживание логистические процессы других фирм, находятся полноценные складские комплексы, отделы доставки, транспортно-экспедиционный парк, брокерский отдел таможенного оформления импортных/экспортных грузов.

Существует целых пять градаций вовлеченности сторонней компании в логистические процессы заказчика. Для них разработана специальная терминология:

  • 1PL (аббревиатура расшифровывается как «Party Logistics» – та самая градация логистических процессов) – в этом случае аутсорсинг не используется совсем, все операции выполняют структуры заказчика;
  • 2PL – аутсорсинг грузоперевозок и управления складами;
  • 3PL – помимо стандартных операций применяется обработка грузов, перегрузка, услуги складирования в собственном складе аутсорсера, точечная доставка грузов и другие услуги с высокой добавленной стоимостью;
  • 4PL – аутсорсинговая компания управляет (включая планирование и контроль) всей цепочкой логистики традиционными средствами;
  • 5PL – управление логистической цепочкой при помощи электронных средств управления.

Что не является аутсорсингом

Существуют виды деятельности, которые часто путают с аутсорсингом, но это явления из других сфер. Среди них:

  • фриланс – это не форма оказания услуг, а вид трудоустройства. Сотрудник не трудоустроен в аутсорсинговой компании, он оказывает услуги лично, самостоятельно, часто даже без договора. Это наиболее неформальный вид сотрудничества, обычно он касается функций дизайнеров, программистов, SMMщиков, копирайтеров и прочих представителей индивидуальных профессий. Уровень ответственности сторон здесь невысок, держится преимущественно на личных отношениях, фрилансер отвечает за свои промахи и недоделки лично, привлечь его к ответственности в правовом поле практически невозможно, поскольку недоказуем сам факт сотрудничества. Аутсорсером фрилансера считают только в случае наличия договора об оказании услуг;
  • дропшиппинг – это система посредничества. Дропшиппер продает товар, не принадлежащий ему, получая процент за счет наценки или скидки от реального владельца товара. По такой схеме работают многие интернет-магазины, у владельцев которых нет денег на закупку товара, нет складских помещений для его хранения и не имеется возможностей для доставки. Дропшиппер рекламирует товар, принимает заказ, оплату и, в свою очередь, передает деньги (за вычетом своей комиссии) и адрес покупателя поставщику. Тот сам упаковывает товар и отправляет покупателю. Это не аутсорсинг в полном смысле слова, поскольку дропшиппер занимается обычной перепродажей товаров.

Преимущества аутсорсинга

К главным плюсам аутсорсинга отнесем следующие:

1 Сокращение затрат на фонд оплаты труда. Для многих организаций это ключевой фактор в принятии решения о переводе тех или иных процессов на аутсорсинг. Уменьшается объем документооборота, сокращаются отчисления компании во внебюджетные фонды, не нужно платить сотрудникам премии и бонусы. Бывают ситуации, когда компании аутсорсинг выгоден даже в случае превышения стоимости сторонних услуг над своими расходами на персонал. Например, если нужно показать резкий рост эффективности (отношение расходов на персонал к получаемой прибыли) в отдельно взятый период или выполнить привходящие требования учредителя – по численности работников или по средней зарплате в организации.

2 Сокращение социальных обязательств. Сотрудникам аутсорсинговой компании не нужно оплачивать отпуска, больничные, предоставлять различные льготы и преференции (например, указанные в коллективном договоре), не требуется обязательно доводить их зарплату до МРОТ, не нужно вовремя перечислять налоги в ФНС и так далее. Всё это теперь головная боль аутсорсера.

3 Возможность сосредоточиться на основной деятельности, не тратя управленческие ресурсы на непрофильные виды. Это важно, если у компании разветвленная структура, и требуется поддерживать одинаковые стандарты во всех подразделениях.

4 Возможность повысить качество получаемых услуг. Это актуально для компаний, у которых есть проблемы с привлечением квалифицированных кадров на отдельные позиции – например, из-за невозможности обеспечить достойную зарплату. Аутсорсинговой компании, для которой это направление деятельности – основное, проще предоставить сотруднику хорошие условия – зарплату, обучение, повышение квалификации. В результате компания-заказчик получает качественные услуги по адекватной стоимости.

5 Возможность быстро реорганизовать бизнес: компания может в короткие сроки отказываться от сотрудничества с одними аутсорсинговыми партнерами и заключать соглашения с другими. Не требуются процессы найма, увольнения и перевода значительного количества персонала, сопряженные с большими временными затратами.

Недостатки аутсорсинга

Помимо очевидных преимуществ передача отдельных функций сторонней компании несет в себе и возможные проблемы, особенно если пустить процесс на самотек.

  • Рост расходов – стоимость услуг внешних компаний может расти, меняется структура расценок, увеличиваются либо сокращаются объемы услуг, и если не уделять этому достаточно внимания, может оказаться, что первоначальные расчеты эффективности аутсорсинга в новых условиях уже некорректны. То же самое может произойти, если на сторону будет передано сразу несколько функций: контролировать расходы нужно по всем направлениям.
  • Падение качества оказываемых услуг – если в роли мерчендайзеров аутсорсинговая фирма будет раз за разом присылать торговой сети плохо обученных мигрантов, это неизбежно отразится на доходах основного бизнеса. Если юрист низкой квалификации проиграет несколько судебных процессов, это может обернуться разорением компании. К подбору партнеров для аутсорсинга необходимо относиться очень внимательно.
  • Нарушение конфиденциальности. В отличие от собственных сотрудников, на которых вы можете повлиять непосредственно, поручиться за сохранность конфиденциальных данных в сторонней организации нельзя. Вероятность утечки информации от аутсорсинговых юристов или бухгалтеров имеется всегда. От проблем спасут жесткие условия договора в отношении конфиденциальности. А можно просто оставить сотрудников, владеющих такими сведениями, в штате.
  • Попадание в чрезмерную зависимость от аутсорсера. Если в вашем городе недостаточно высокая конкуренция между профильными компаниями, и вам приходится соглашаться на единственное подходящее предложение, контрагент это почувствует и вполне может ослабить требовательность к своим сотрудникам, а вы никак не сможете на это повлиять.

Кто может оказывать услуги аутсорсинга

Есть два вида лиц, которые оказывают услуги компаниям на условиях аутсорсинга. Это самостоятельные специалисты в отдельных видах деятельности (бухгалтеры, юристы, представители прочих профессий, оформленные как индивидуальные предприниматели) либо организации. Аутсорсинговые фирмы могут быть разных форм собственности, на эффективность это не влияет.

Сколько стоит аутсорсинг

Стоимость услуг аутсорсинговых фирм или отдельных специалистов зависит от города и вида услуг. Есть три типа оплаты сторонних исполнителей:

1 За выполненный объем работ. Оплата работ и услуг производится по факту их выполнения, необходимый объем или результат указывается в договоре. Вот пример прейскуранта компании, предоставляющей бухгалтерские услуги более чем в 80 городах РФ. В графе «город» выбираем «Санкт-Петербург» и получаем:

Уровень обслуживания Лайт Стандарт (до 10 сотрудников) Стандарт (до 30 сотрудников) Премиум
Содержание пакета услуг 5 консультаций в месяц

10 проводок в месяц

Электронные копии всех документов

Подключение к 1С и системе электронной отчётности (ПО оплачивается отдельно)

10 консультаций в месяц

30 проводок в месяц

Электронные копии

Подключение к 1С и системе электронной отчётности

Страховка на 100 000 000 рублей от ошибок аутсорсера.

Подключение к системе Бератор-Онлайн (обучающий портал для бухгалтеров).

20 консультаций в месяц

100 проводок в месяц

Электронные копии

Подключение к 1С и системе электронной отчётности

Страховка на 100 000 000 рублей от ошибок аутсорсера.

Подключение к системе Бератор-Онлайн

30 консультаций в месяц

300 проводок в месяц

Электронные копии

Подключение к 1С и системе электронной отчётности

Страховка на 100 000 000 от ошибок аутсорсера

Подключение к системе Бератор-Онлайн

Стоимость 4900 рублей 7900 рублей 25 000 рублей 57 000 рублей

В IT-аутсорсинге оплата берется либо за каждый обслуживаемый аппарат (рабочую станцию, ноутбук, МФУ и т.д.), либо абонентская плата за определенное количество машин. В областях центральной России в месяц за обслуживание сервера берут 2000-8000 рублей, обычной рабочей станции (компьютер + монитор) – 600 – 1500 рублей, принтера – 400-700 рублей.

Разброс в ценах обусловлен разницей в количестве выездов к клиенту, объеме работ по каждому аппарату и т.д. Соответственно, годовая стоимость аутсорсинга IT-отдела в компании с 30-50 рабочими станциями, сервером и десятком периферийных устройств обойдется примерно в 500 – 800 тысяч рублей. Проектирование сетевой инфраструктуры начинается от 6000 рублей за проект.

2 Почасовая оплата аутсорсеров. Этот способ характерен, например, для аутсорсинга персонала. Вот прейскурант компании, предоставляющей персонал для предприятий различного направления в центральных и северо-западных регионах РФ (за исключением Москвы и Санкт-Петербурга – там расценки существенно выше):

Сфера аутсорсинга Стоимость (1 чел.)
Общественное питание, рестораны от 110 руб/час
Ритейл и торговые сети от 115 руб/час
Автохозяйство и автопарки от 128 руб/час
Склады и логистические центры от 120 руб/час
Пищевое производство от 115 руб/час
Промышленность и открытое производство от 125 руб/час
Зоны добычи и месторождения от 145 руб/час

Для отдельных специалистов – свои расценки: дворник – от 150 руб/час, повар – от 300 руб/час, сварщик – от 320 руб/час и так далее.

3 Оплата за отработанный период. Применяется там, где невозможно заранее четко определить сколько времени займет выполнение той или иной задачи. К примеру, стоимость аутсорсинга юридических услуг по представительству в арбитражных судах в Москве составляет от 600 рублей в час и практически до бесконечности, в зависимости от уровня компаний, заказывающих и предоставляющих услуги. При этом оплата рассчитывается исходя из того, сколько времени фактически заняла подготовка к судебным заседаниям и нахождение юриста в стенах суда.

Как перейти на аутсорсинг: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Выбор сферы для аутсорсинга

Это важнейший шаг. Требуется проанализировать деятельность своей компании и понять, какие непрофильные виды деятельности наиболее сложны в управлении, показывают наименьшую эффективность, какие партнерские предложения имеются на рынке. У крупных компаний первыми «на сторону» уходят клининговые, транспортные, ремонтные подразделения и общепит. У небольших фирм нередко с момента основания на аутсорсинг передаются бухгалтерские, юридические, IT-функции. Торговые сети первым делом ищут возможность аутсорсинга персонала.

Шаг 2. Выбор партнера (аутсорсинговой фирмы)

Главный критерий выбора – репутация на рынке и наличие собственных ресурсов – кадровых, финансовых, производственных и т.д. Например, для логистического оператора важно иметь собственные склады, обширный парк транспорта, обученный персонал и т.д. Также важна готовность конкретной компании взять требуемые заказчиком объемы. Если у аутсорсера уже есть несколько клиентов, на которых только-только хватает ресурсов, дополнительная нагрузка может стать фатальной для заказчика.

Желательно выбрать минимум 3 варианта аутсорсеров, а лучше 5 (не во всех городах это возможно). Крупные компании и государственные организации выбирают партнеров через тендеры.

После того, как варианты выбраны, начинаются переговоры с представителями каждого из них. Обсуждаются все нюансы: объемы услуг, сроки, ресурсы, формы и способы оплаты и так далее.

Шаг 4. Заключение договора

Договор аутсорсинга – это по сути своей договор возмездного оказания услуг. Гражданский кодекс РФ (ст.160-161) требует для такого документа обязательно письменной формы. В договоре должны быть следующие положения:

  • Наименования сторон и основания, на которых действуют заказчик и исполнитель.
  • Предмет договора – перечень услуг, которые будет оказывать аутсорсинговая фирма.
  • Объем оказываемых услуг (если он может быть заранее определен) или порядок определения этого объема.
  • Цена договора. Может быть выражена в твердой сумме или в пропорции либо дается отсылка к прайс-листу аутсорсера.
  • Права и обязанности каждой из сторон.
  • Способы контроля за деятельностью аутсорсера.
  • Ответственность каждой из сторон за невыполнение своих обязательств. Здесь должны быть подробно описаны штрафные санкции.
  • Порядок разрешения споров.
  • Срок действия договора. Чаще всего его заключают на год с возможностью пролонгации.
  • Порядок внесения изменений в договор и его расторжения.
  • Прочие условия.
  • Реквизиты сторон, подписи и печати.

Шаг 5. Внесение предоплаты (если предусмотрено договором)

Размер предоплаты обычно прописывается в договоре. Иногда оплату разбивают на части, если та деятельность, что отдана на аутсорс, подразумевает исполнение в несколько этапов.

Шаг 6. Контроль исполнения договора

Обычно для отслеживания результатов деятельности аутсорсера используются собственные контролирующие органы, текущий контроль осуществляют руководители смежных подразделений компании.

Шаг 7. Оплата услуг по договору

На этом этапе оплачивается либо оставшаяся сумма, если была внесена предоплата, либо вся сумма, обозначенная в договоре.

Часто задаваемые вопросы

Какие ошибки могут возникать при переходе на аутсорсинг, и как их избежать?

Ошибки и недоработки на этапе перехода на аутсорсинг (особенно если этим занимается менеджмент компании, не имеющий опыта такого перехода) нередки. Среди них можно выделить:

  • слишком быстрое сокращение штата. Желание снизить расходы как можно скорее приводит к тому, что прежний персонал уволен, а новый еще не набран. Подобная ситуация произошла в бюджетной сфере Вологодской области, где в школах сократили всю клининговую составляющую (уборщиц, дворников, прачек и т.д.), а аутсорсинговые компании не смогли достаточно быстро набрать требуемое количество персонала. В результате в течение двух первых месяцев учебного года уборка производилась не по стандартам, а в некоторых учебных заведениях не проводилась совсем.
  • в договоре не прописываются четкие сроки. Аутсорсеры не любят ограничивать себя жесткими сроками, и, если заказчик неопытный, стараются максимально обтекаемо указывать сроки оказания услуг или обставлять их всяческими условиями. В результате монтаж компьютерных сетей затягивается из-за выявившихся конструктивных особенностей помещений, изменять проект аутсорсинговая компания не спешит, а заказчик платит как указано в договоре – ежемесячно. Солдат спит – служба идет.
  • в договоре не прописывается ответственность исполнителя с достаточной степенью конкретики. Часто в типовом договоре встречается фраза: «За неисполнение или несвоевременное исполнение договора стороны несут ответственность в соответствии с законодательством РФ». Такой формальный подход приводит к тому, что заказчику приходится доказывать факт нарушения договора, даже если все мыслимые сроки пропущены, а также искать в законодательстве акты, которым соответствуют нарушения. Лучше прописать конкретно: «Несдача в срок декларации в ФНС – неустойка в размере 10% от суммы договора».
  • недостаточно просчитанный переход подразделения на аутсорсинг приводит к падению качества услуг или к росту затрат. Так происходит, если менеджмент просчитывает затраты только по оптимистическому варианту, не учитывает форс-мажор или другие стандарты работ в аутсорсинговой компании. Например, если в ремонтных подразделениях компании установлены более высокие нормы для выполнения работ, чем у аутсорсера, может оказаться, что при сохранении прежнего темпа повысится стоимость услуг либо упадет их качество.

Как открыть аутсорсинговую компанию?

Первым делом требуется выбрать сферу деятельности, в которой вы сможете оказывать услуги на условиях аутсорсинга. Часто аутсорсерами становятся бывшие сотрудники компаний, которым прежние работодатели более охотно передают часть функций, нежели незнакомым бизнесменам. В крупных производственных компаниях на аутсорсинг часто выводят собственные подразделения, оформляя их как юрлица, гендиректором при этом становится бывший начальник. Человеку или фирме, не связанным с заказчиком, проще добиться успеха в инновационной сфере, в юридических, бухгалтерских или IT-услугах, оказываемых средним и небольшим компаниям. Начинать лучше, имея 1-2 потенциальных клиента.

Далее нужно зарегистрировать юрлицо или ИП. Какой именно вариант выбрать – зависит от сферы, в которой вы собираетесь работать, от вида деятельности и от количества учредителей. Крупные корпорации не слишком охотно работают с ИП, но это наиболее выгодный статус для исполнителя с точки зрения налогов и отчетности. Оформив ООО, вы будете более уверенно с точки зрения имиджа чувствовать себя на переговорах с заказчиками, но и налоговая нагрузка будет выше. При наличии нескольких учредителей регистрация ООО – единственный разумный вариант. Хорошо, если вы придумаете звучное запоминающееся название.

Затем арендуем офис. Если вы ИП и оказываете небольшой объем услуг дистанционно, можно обойтись и без аренды, но в случае аутсорсинга для серьезных компаний офис должен быть обязательно.

Если вы собираетесь использовать наемный персонал (а для получения крупных заказов без этого не обойтись), потребуется отнестись к найму очень внимательно. Бухгалтеры или юристы должны иметь опыт именно в той сфере, где вы будете оказывать услуги, работники кадровой службы обязаны грамотно оценивать соискателей, которых вы будете направлять на выполнение тех или иных работ к заказчику. Также вам потребуется грамотный юрист для составления или проверки договоров и представительства в судах. Кстати, такого юриста можно взять на аутсорсинг.

В среднем на организацию ООО, с офисом и минимальным количеством персонала (2-3 человека) потребуются стартовые затраты в районе 250-300 тысяч рублей. В эту сумму войдут расходы на регистрацию, аренду и обустройство офиса, найм персонала, рекламную кампанию.

Продвигать аутсорсинговый бизнес наиболее эффективно в интернете, а также в той сфере, где работают ваши потенциальные клиенты. Хороший эффект дает участие в профильных выставках, семинарах, конференциях.

Аутсорсинг – использование сторонних компаний для выполнения непрофильных бизнес-функций в собственной фирме – в российских экономических реалиях применяется часто и охотно. Этим видом бизнеса пользуются и микрофирмы из нескольких человек, и крупнейшие корпорации.

Наиболее популярные сферы для аутсорсинга – бухгалтерия, юриспруденция, IT, поиск персонала, клининг, транспорт, общественное питание. Крупные компании используют и другие виды привлечения сторонних фирм. Вот «Северсталь» ищет аутсорсеров для НИОКР, а вот пример тендера «Лукойла» на сервисное обслуживание АЗС.

К плюсам аутсорсинга относится сокращение затрат на персонал и социальные обязательства, экономия управленческих ресурсов, рост качества получаемых услуг, возможность быстрой реорганизации бизнеса, повышение его гибкости. Есть и риски: безоглядное использование сторонних компаний может привести к росту расходов, недостаточно тщательный выбор партнера способен вызвать ухудшение качества тех или иных процессов в компании, при определенных условиях под угрозу может быть поставлена и конфиденциальность внутренней информации.

Плата за услуги аутсорсинга обычно взимается одним из трех способов: за выполненный объем работы (или результат), за реально отработанное время, за обусловленное количество часов.

Для того, чтобы передать одну из своих бизнес-функций на аутсорсинг, необходимо определить спектр отдаваемых на сторону операций; тщательно подобрать компанию-партнера; заключить договор, в котором оговорить все нюансы, включая санкции за невыполнение; проконтролировать исполнение; оплатить услуги.

По данным УК «Финам», рост рынка аутсорсинговых услуг в 2018 году в отдельных отраслях может превысить 15%. Это говорит о том, что бизнес на оказании сторонних услуг перспективен, и ниш, которые еще можно занять малому и среднему бизнесу, здесь пока вполне достаточно.

Видео на десерт: Невероятная одежда

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста мышкой и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *