Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Содержание

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: плюсы и минусы подхода


Ведение бухгалтерского учета сторонней организацией может помочь снизить финансовые риски и сократить издержки.

Аутсорсинг может быть как полный, так и выборочный. Последнее означает передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчета заработной платы, подготовки статистической отчетности и т.п.

Стоимость на услуги аутсорсинга бухгалтерии зависит, как правило, от применяемой системы налогообложения, количества операций за период, оборотов компании.
Получить консультацию…

В случае передачи бухучета на аутсорсинг ответственность за причинение вреда, ошибки, утерю документов обычно несет компания-аутсорсер.

При выборе организации для бухгалтерского аутсорсинга стоит обратить внимание на имеющийся опыт работы, сложившуюся репутацию на рынке, наличие дипломов и сертификатов, а также на оказываемый аутсорсером спектр услуг.
Как выбрать компанию для аутсорсинга?

Некоторые консалтинговые компании оказывают широкий спектр услуг по финансовому и бухгалтерскому аутсорсингу.
Актуальные услуги…

Передача части бухгалтерских функций, а тем более бухгалтерского учета полностью на аутсорсинг — серьезный шаг для любой компании. Поэтому руководитель должен четко понимать все преимущества и недостатки такого решения. Законодательно возможность передачи бухгалтерии на аутсорсинг закреплена в части 3 статьи 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 года в редакции от 23 мая 2016 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Рынок услуг аутсорсинга бухгалтерии

Слово «аутсорсинг» образовано из двух английских слов — out sourse, которые дословно переводятся как «внешний источник», при этом в своем нынешнем значении аутсорсинг подразумевает передачу части функций и задач сторонней компании.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.

Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи.

В России первые компании, оказывающие услуги по профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу, появились в начале 2000.

На заметку
В США услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%.

Появление и стремительное развитие рынка услуг бухгалтерского аутсорсинга в России было вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность по международным стандартам. На сегодняшний день услугами аутсорсинга пользуются множество организаций любых форм собственности, размера и сферы деятельности — от стартапов и малого бизнеса до крупных предприятий и компаний-нерезидентов.

Если верить статистическим данным, в 2011 году почти 44% всего аутсорсинга учетных функций приходились именно на бухгалтерский аутсорсинг. В финансовом выражении этот показатель варьировался от $5 млн до $10 млн.

Согласно последнему рэнкингу в области аутсорсинга учетных функций от агентства «Эксперт РА», по сравнению с 2014 годом на этом рынке наблюдается умеренный рост — 6%, при этом суммарные доходы участников составили 8,5 млрд рублей.

Наиболее существенный рост суммарной выручки наблюдается как раз в сфере аутсорсинга ведения бухгалтерского и налогового учета. По итогам 2015 года ее прирост составил 8%, а объем — 4 млрд рублей. В условиях кризиса компании стремятся перейти на внешнее обслуживание, чтобы получить гарантированно качественный бухучет и снизить финансовые затраты. Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов. Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг.

За год практически не изменились объемы выручки в сфере аутсорсинга подготовки отчетности по российским правилам бухгалтерского учета. Темп роста составил около 1%, а объем доходов участников обозначенного ранее рэнкинга — около 512 млн рублей. Повышенным спросом пользуется услуга по электронной сдаче отчетности в налоговую инспекцию.

Что касается отраслевой структуры, то основной потребитель услуг бухгалтерского аутсорсинга — это сегмент торговли. Именно здесь сосредоточена максимальная часть доходов аутсорсинговых компаний — 25% или 1,4 млрд рублей. Сюда входят услуги по аутсорсингу бухгалтерского и налогового учета — 908,5 млн рублей, по расчету заработной платы — 220,5 млн рублей, подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности — 100,2 млн рублей.

На втором месте находится сектор нефтяной и нефтегазовой промышленности — 490 млн рублей. Далее следуют финансовый сектор — 330,1 млн рублей, электроэнергетика — 308,2 млн рублей, строительство — 234,6 млн рублей.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Условно можно выделить четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:

  1. Бухгалтерское консультирование — самый простой из них, обычно применяется в том случае, когда возникает необходимость контроля деятельности штатных бухгалтеров. Кроме того, к услугам внешнего консультанта можно прибегнуть и тогда, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры имеет определенную специфику, например проведение сделок с зарубежной компанией. Но даже если бухгалтерская деятельность в компании не вызывает вопросов, периодические консультации с опытными специалистами могут быть очень полезны, особенно в области постоянно меняющегося налогового законодательства.
  2. Выборочный аутсорсинг. Под ним понимают передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчет заработной платы, подготовка статистической отчетности, подача налоговой декларации. При этом ряд взаимосвязанных функций выполняется компанией самостоятельно. Причиной передачи бухгалтерии на частичный аутсорсинг является желание руководителя или собственника сохранить контроль за бухгалтерскими процессами. Также услугами частичного аутсорсинга пользуются те компании, которые хотят разгрузить своих сотрудников от рутинной работы при наличии большого количества однотипных операций или планируют сократить штат бухгалтерии.
  3. Полный аутсорсинг — это полное бухгалтерское обслуживание компании сторонней организацией. При выборе этого вида организация вполне может обойтись без штатной бухгалтерии, поскольку все ее функции возьмет на себя компания-аутсорсер.
  4. Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. При необходимости компания-заказчик может полностью переложить право подписи на представителя компании — аутсорсера, избавив себя от необходимости тратить время на работу с документами. Минусом такого решения является полное отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера.

Выбор того или иного способа бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей и степени готовности перейти на удаленное бухгалтерское обслуживание.

Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг

Передача бухгалтерских услуг на аутсорсинг имеет ряд существенных преимуществ перед наличием штатного бухгалтера или внештатного приходящего сотрудника:

  1. Снижение затрат на содержание бухгалтерии. Для работы даже одного штатного бухгалтера требуется оборудованное рабочее место, предполагающее наличие компьютера, телефона и другой оргтехники, покупку и установку бухгалтерских программ.

    При аутсорсинге у специалиста уже имеется все необходимое, включая программное обеспечение, а значит, лишних затрат не последует.

    Штатный сотрудник всегда вправе рассчитывать на выплату заработной платы, независимо от его присутствия на рабочем в месте в тот или иной момент (отпуск, декрет, больничный и так далее). Кроме того, необходимо постоянно платить налоги и зарплату. Например, при заработной плате главного бухгалтера в 50 000 рублей необходимые отчисления в ПФР и ФСС составят 17 000 рублей, а налог на доходы физических лиц — еще 6500 рублей. При расходах на аутсорсинг, равных тем же 50 000 рублей, выгода очевидна, поскольку за удаленного бухгалтера платить отчисления компания не обязана. Это делает та фирма, в которой бухгалтер числится штатным сотрудником.

    Еще один пункт снижения затрат — возможность вписать услуги организации-аутсорсера в расходы, НДС в этом случае принимается к вычету.

    Переход на аутсорсинг способен снизить затраты в среднем на 25–30%.

На заметку
Провайдеры аутсорсинговых услуг утверждают, что бухгалтерское обслуживание компании в среднем обходится в $300–400, тогда как зарплата квалифицированного бухгалтера может быть $1000–2000 и выше.

  1. Качество услуг. Поскольку в компаниях, специализирующихся на предоставлении бухгалтерских услуг, все бизнес-процессы давно уже отработаны, то и решение как сложных, так и рутинных вопросов происходит гораздо быстрее. При этом аутсорсер предлагает своему клиенту одновременную поддержку нескольких специалистов, находящихся у него в штате: юристов, специалистов по налоговому праву и трудовому законодательству. Для повышения качества работа специалиста, ведущего учет, контролируется и проверяется начальником отдела и аудитором внутреннего контроля.

    Оперативное реагирование на изменение законодательства и владение современными пакетами правовых и бухгалтерских программ также повышают качество оказываемых услуг и гарантируют правильное и своевременное оформление и ведение отчетности.

    Если говорить о приходящем бухгалтере, то у него, как правило, нет таких возможностей, а иногда и времени для качественного решения задач, поставленных перед ним клиентом.

  2. Ответственность за результат. В случае передачи бухучета на аутсорсинг компания защищена положениями договора, по которому аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании бухгалтерских услуг в результате ошибок, упущений, утраты и повреждения документов, непреднамеренного нарушения законодательства. Обычно в грамотно составленном договоре всегда прописаны нюансы взаимодействия заказчика и компании-исполнителя. Как правило, аутсорсер берет на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты всех штрафов и пеней, наложенных налоговой инспекцией, поэтому он заинтересован в исключении любой возможности их возникновения.

    Компании, имеющие собственного бухгалтера, не застрахованы от уплаты штрафов и других санкций по причине его ошибок и недостаточной квалификации. То же самое касается и приходящего бухгалтера — все риски компания несет самостоятельно.

  3. Конфиденциальность. Поскольку аутсорсер и его клиент являются бизнес-партнерами, чьи интересы должны совпадать, то между ними заключается соглашение о сохранении в тайне любой информации, полученной в связи с исполнением договора, во избежание потерь и нанесения ущерба интересам клиента. В целях обеспечения конфиденциальности могут использоваться различные варианты взаимодействия, исключающие утечку информации.

    В случае с приходящим бухгалтером эта проблема является наиболее серьезной, поскольку у него нет заинтересованности в процветании и развитии конкретной фирмы. Как правило, такой бухгалтер ведет учет в нескольких организациях и есть вероятность того, что информация будет передана конкурентам.

Так или иначе, преимущества бухгалтерского аутсорсинга, особенно их экономическая составляющая, уже давно оценены ведущими мировыми компаниями. Например, у известной British Petroleum контракт на услуги аутсорсинга бухгалтерии, заключенный еще в 2002 году, действителен по сей день.

Риски аутсорсинга бухгалтерского учета

При несомненных преимуществах бухгалтерского аутсорсинга следует знать и о связанных с ним рисках:

  • Риск потери репутации. Он может быть связан с неудовлетворительным оказанием услуг компанией-аутсорсером.
  • Риск утечки информации. При передаче учетных функций сторонней организации, так или иначе, существует проблема безопасности, связанная с утратой конфиденциальности.
  • Операционный риск. Также может быть вызван некомпетентностью аутсорсера или использованием им несовершенных технологий.
  • Риск снижения оперативности реагирования. В некоторых случаях возможно запоздалое реагирование на появление проблем в бухучете.
  • Кадровый риск. С 1 января 2016 года заемный труд бухгалтера запрещен законом, а сфера применения аутстаффинга существенно ограничена. Правомерным в настоящее время остается только классический бухгалтерский аутсорсинг.

Чтобы избежать возникновения этих рисков, рекомендуется очень тщательно подходить к выбору компании-аутсорсера, а при заключении договора на обслуживание учитывать в нем все возможные нюансы.

Цены на аутсорсинг бухгалтерии

Цена на услуги аутсорсинга бухгалтерии в разных компаниях может формироваться по-разному. Наиболее распространенным способом является расчет стоимости в зависимости от системы налогообложения и количества хозяйственных операций в периоде. Обычно за расчетный период принимается один месяц (см. таблицу 1).

Таблица 1. Примерная стоимость услуг по ведению бухгалтерского учета (аутсорсинг)

Количество документов в месяц Расходы при применении общей системы налогообложения, руб. Расходы при применении упрощенной системы налогообложения, руб.
до 10 5000 3000
от 11 до 30 9000 6700
от 31 до 50 12 000 15 000
от 101 до 150 26 300 21 000
от 151 до 200 31 600 23 000

Некоторые фирмы пользуются методикой расчета, в основе которой находится не система налогообложения, а обороты компании. Пример прайса этого типа приведен в таблице 2.

Таблица 2. Определение примерной стоимости бухгалтерского аутсорсинга в зависимости от оборотов компании-клиента

Оборот, руб./мес. Стоимость обслуживания, руб./мес.
до 250 000 3500
до 500 000 5500
до 1 млн 10 000
1–2 млн 13 000
2–3 млн 14 000
3–4 млн 17 000
4–6 млн 22 000

В базовый пакет входит:

  • сопровождение 1С;
  • текущее ведение учета по всем регистрам;
  • формирование книги покупок, продаж и кассовой книги;
  • подготовка авансовых отчетов (до 10 штук в месяц);
  • кадровое делопроизводство;
  • расчет заработной платы и других вознаграждений;
  • формирование платежных поручений по налогам и запросам клиентов;
  • подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности и ее сдача в государственные органы;
  • защита интересов заказчика в налоговой инспекции.

При этом минимальные затраты на оплату работы штатного бухгалтера без учета расходов на интернет, оборудование рабочего места, закупку расходных материалов составят не менее 35 000 рублей плюс налоги в ПФР и ФСС 10 500 рублей (30% от заработной платы).

Преимущества от передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг очевидны. При помощи этой услуги можно не только существенно сократить расходы, но и обеспечить компании своевременную сдачу в налоговые органы всей необходимой отчетности, тем самым избежав штрафов и других санкций.

Поставщики услуг бухгалтерского аутсорсинга

Услуги по ведению бухгалтерского аутсорсинга предоставляются многими компаниями. О том, какие фирмы занимаются бухгалтерским аутсорсингом и почему следует быть очень осторожными в выборе, нам рассказала Виктория Языкова, руководитель практики «Консалтинг. Экспертиза. Аудит» консалтинговой компании КСК групп:

«На рынке, действительно, очень много фирм, работающих в этой сфере. Здесь и юридические, и аудиторские, и консалтинговые агентства, и специализированные бухгалтерские компании. Дело в том, что для ведения подобной деятельности не требуется лицензия, и вот в этом-то кроется главная опасность для клиентов.

Гарантия качества услуг аутсорсера, а соответственно, и достоверности отчетности — это большой опыт организации, ее сложившаяся репутация на рынке, наличие дипломов и сертификатов, оказываемый ею спектр услуг и конкурентоспособные цены на них.

В связи с этим хочу порекомендовать всем, кто решил передать бухгалтерию на аутсорсинг, проанализировать имеющуюся на сайтах специализированных организаций информацию. Обратите внимание и на то, сколько компаний находится в ведении у одного бухгалтера, поскольку слишком большое их количество может отрицательно сказаться на качестве услуг.

В КСК групп услуга аутсорсинга бухгалтерии предоставляется по техническому заданию заказчика. Прежде чем взять компанию на обслуживание, наши специалисты обязательно проводят экспресс-аудит с целью выявления текущего состояния дел.

Наша компания работает на рынке уже более 20 лет, и этот практический опыт, а также доскональное знание законодательства позволяют нам сотрудничать с компаниями различной отраслевой направленности. С каждым предприятием мы согласовываем индивидуальный график документооборота. От лица клиента назначается координатор, который взаимодействует с представителем нашей компании, ответственным за аутсорсинг бухгалтерского учета. Исполнитель работает с первичной документацией, обрабатывает ее и формирует отчетность.

В рамках финансового и бухгалтерского аутсорсинга мы предоставляем своим клиентам широкий спектр услуг, включая расчет заработной платы, подготовку статистической отчетности и налоговой документации, ведение учета от лица главного бухгалтера. Весь комплекс услуг выполняется в нашем офисе».

P.S. КСК групп — одна из крупнейших аудиторско-консалтинговых компаний в России, присутствует на рынке с 1994 года. В 2016 году КСК групп признана лидером юридического консалтинга, по версии рейтингового агентства «Эксперт РА».

Отказ от штатных бухгалтеров (впрочем, как и от внештатных) настолько выгоден, что передача бухгалтерии на аутсорсинг для большинства компаний становится одним из ведущих направлений оптимизации расходов. Какие дополнительные выгоды, помимо экономии средств, получают собственники бизнеса от передачи функций бухгалтерского учета провайдеру (так все чаще называют аутсорсеров), рассмотрим в данной публикации.

Самое сокровенное

Передача функций по ведению бухгалтерского учета на сторону – несомненно, кардинальное изменение в жизни компании. Отказ от привычки иметь бухгалтера, что называется, под рукой, а также необходимость передавать во вне «сокровенную» информацию означает выход далеко за пределы зоны комфорта.

Дискомфорт испытывают даже те руководители, которые считают бухгалтерию «необходимым злом». С другой стороны, закрытой информации все меньше из-за электронного документооборота между компаниями, а также внедрения налоговиками:

  • АСК НДС (программный комплекс, сопоставляющий данные счетов-фактур из приложений к налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость);
  • онлайн-касс;
  • регулярных запросов выписок с расчетных счетов налогоплательщиков для камеральных проверок.

К тому же, как показывает наша богатая практика общения с собственниками самых различных бизнесов, бухгалтеры норовят заболеть или заявить о своем увольнении в самый неподходящий момент. Некоторые из счетных работников настолько обидчивы, что готовы устроить своему работодателю перед уходом весьма неприятный сюрприз (например, сымитировать «хакерскую атаку» на бухгалтерскую базу и требовать деньги за ее возвращение).

Пожалуй, единственное, по-настоящему сокровенное – это реальный доступ к распоряжению деньгами. Особенно, если бухгалтер, подписывающий платежные поручения и докладывающий о ситуации с расчетными счетами, – из узкого круга доверенных лиц. Однако это лишь малая часть функционала бухгалтерии.

Экономия на отсутствии санкций проверяющих

Так, например, договор на аутсорсинг с 1C-WiseAdvice гарантирует, что провайдер компенсирует начисленные по его вине штрафы и пени по основаниям, которые предусматривают налоговое и административное законодательство. Кроме того, ответственность может наступить и по гражданскому законодательству, так как аутсорсинговая компания – юридическое лицо. В то время как с большинством бухгалтеров решать проблемные вопросы, в том числе с возмещением ущерба, возможно лишь в рамках Трудового кодекса.

Помимо совершенно иных сумм компенсаций и возмещения по сравнению с предъявлением претензий работникам (тем более бывшим), гражданско-правовая ответственность означает, что провайдер отвечает перед своим заказчиком материально не только в период действия договора на аутсорсинг, но и в течение трех лет после сдачи отчетности. Причем даже в том случае, если договор уже расторгнут. Конечно, если отчетность была предусмотрена договорными условиями.

Очевидно, что аутсорсинговая компания имеет больше шансов не допустить негатива по сравнению с отдельно взятым, даже самым грамотным бухгалтером. Юридическое лицо, обслуживающее множество клиентов, обычно имеет обширные связи, ресурсы и возможности и не доводит дело до финансовых санкций.

Аутсорсинг целиком и частично

Величина экономии от применения аутсорсинга зависит от полноты передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета. Однако в целях сохранения, например, психологического комфорта и минимизации организационных трудностей иногда имеет смысл передавать на аутсорсинг отдельные участки бухгалтерии.

Расширяя круг обязанностей провайдера, компания постепенно может дойти до той степени отношений, когда ответственность за все ошибки в учете и отчетности будет нести исключительно аутсорсинговая компания.

Согласованный норматив по уплате налогов

Основа показателей отчетности – учет на основании первичных бухгалтерских документов («первички»). Этим термином принято обозначать:

  • универсальные передаточные документы;
  • различного рода акты, например, КС-2 (если речь о строительстве);
  • товарные и другие накладные;
  • документы, подтверждающие оплаты и другие поступления-расходы;
  • счета-фактуры.

Подобные документы для клиентов у вас могут по-прежнему выписывать, например, менеджеры. Однако, для того чтобы провайдер нес ответственность за каждую цифру вашей отчетности, в стоимость аутсорсинга должно входить следующее:

  • проверка всей «первички» на предмет корректности и соответствия требованиям, предъявляемым к бухгалтерским документам;
  • отражение в учете корректной «первички»;
  • ведение учета для дальнейшего формирования отчетности.

На этом этапе, по итогам текущего периода аутсорсинговая компания имеет возможность:

  • рассчитать налоговую нагрузку по стандартам, применяемым инспекторами отделов камеральных проверок ИФНС;
  • согласовать рассчитанную налоговую нагрузку с клиентом.

Согласование нагрузки необходимо не только для того, чтобы заказчик создал необходимый резерв для расчетов с государством, но и для разработки дальнейшей стратегии.

Средство от зарплатных комиссий

В последние годы возросли риски проблем с налоговой из-за НДФЛ, даже если компания начисляет зарплату в пределах МРОТ. Так, например, в Москве, налоговики требуют соответствия заработной платы среднеотраслевому уровню.

Минимизировать риск вызова на зарплатную комиссию провайдер сможет только при наличии полномочий. Например, при передаче соответствующих функций бухгалтерского учета провайдеру, он имеет возможность:

  • начислять с соблюдением всех требований законодательства выплаты, положенные работникам клиента (это не только непосредственно зарплата, но и различные пособия, например, по материнству и детству при неполном рабочем дне, отпускные, командировочные и прочие обязательные выплаты);
  • грамотно рассчитает «зарплатные» налоги (НДФЛ и страховые взносы);
  • учтет отчисления с заработной платы при расчете общей налоговой нагрузки.

Если компанию все-таки вызовут на зарплатную комиссию, провайдер сможет представить и защитить интересы компании, подготовив вразумительные пояснения по уровню зарплат.

Постоянная обратная связь с проверяющими

Оперативное взаимодействие с налоговиками и внебюджетными фондами во многом обусловлено применением системы электронной сдачи отчетности. Как правило, запросы и уведомления о блокировках расчетных счетов поступают в электронном виде гораздо быстрее, чем при помощи Почты России.

Благодаря большому количеству клиентов, провайдер может снизить ваши расходы и на оплату доступа к электронной отчетности, а значит, и к такой его функции, как регулярный контроль взаиморасчетов с ИФНС (отсутствие долгов перед государством). Впрочем, при необходимости провайдер проведет сверку и в режиме оффлайн, например, с внебюджетными фондами.

Специальный работник аутсорсинговой компании не забудет отследить процесс передвижения письма с ответом на жалобу из налогового управления по трек-номеру.

Своевременная качественная отчетность

Передача бухгалтерии на аутсорсинг нередко означает, что помимо собственно учета ваши документы будут проходить еще одну ступень контроля – внутренний аудит. Как правило, ежеквартально, перед сдачей отчетности.

1C-WiseAdvice дополнительно использует программный комплекс «Электронный аудитор», обеспечивающий ежедневный аудит качества учета. В расчетах всех необходимых налогов принимают участие не просто бухгалтеры, а налоговые консультанты и методологи.

За счет такого многоступенчатого контроля провайдер страхует своего заказчика и, соответственно, себя от финансовых санкций.

Принцип «одного окна»

Примечательно, что после передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета в 1С-WiseAdvice собственники бизнеса ощущают значительное сокращение так называемого «вынужденного общения» с провайдером бухгалтерских услуг.

Несмотря на то, что каждого клиента обслуживает целая команда подчас уникальных специалистов, основное общение происходит через персонального ассистента. Он подключается сразу после заключения договора и решает все организационные вопросы на протяжении всего периода сотрудничества. До этого с клиентом общается менеджер по продажам, который бережно передает клиента далее ассистенту.

Для выполнения таких функций персональный ассистент нашей компании выполняет множество функций:

  • фиксирует все запросы клиента в специальной базе данных (CRM), которая никому не даст забыть о них;
  • контролирует своевременное исполнение поручений, поступивших от клиента;
  • в случае необходимости организовывает встречи клиента с экспертами по бухучету, налогообложению и другими специалистами;
  • осуществляет документооборот между 1С-WiseAdvice и клиентом.

При всем этом персональный ассистент «всегда свободен», ему можно звонить и отправлять сообщения в любое время дня и ночи.

Практические моменты в договоре аутсорсинга

После передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг важно согласовать с провайдером:

  • график основных хозяйственных событий (выплата заработной платы, рассылка контрагентам закрывающих документов и пр.);
  • график документооборота.

Если ваша компания применяет электронный документооборот еще не со всеми контрагентами, важно определить регулярность, с которой курьер провайдера будет забирать «первичку».

Обязательно обсудите вопрос хранения документов. Например, будет ли провайдер обработанные документы:

  • возвращать вам обратно;
  • сдавать в архив, с которым у вас заключен договор;
  • хранить в собственном архиве.

Выясните, каким образом будет открыт доступ к бухгалтерской базе, чтобы при необходимости можно было отслеживать и контролировать работу исполнителя, вносить в нее коррективы. Здесь могут быть разные варианты:

  • онлайн-системы (CRM) для контроля в режиме реального времени;
  • распечатки регистров бухучета в бумажном виде или отправленные по электронной почте.

Отметим, что с широким распространением электронных подписей и интернет-технологий отсутствие бухгалтера непосредственно в офисе заказчика большого значения не имеет.

Переходный период

Прежде чем приступить к выполнению условий заключенного с аутсорсинговой компанией договора, необходимо выполнить несколько обязательных действий.

Шаг 1. Внести изменения в учетную политику

Факт передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета провайдеру с указанием даты необходимо зафиксировать в учетной политике компании. Для этого оформите приказ о внесении изменений в учетную политику.

Шаг 2. Экспресс-аудит

Как правило, экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета – в интересах самого провайдера, поэтому он проводит его самостоятельно. Экспресс-аудит включает в себя, прежде всего, сверку бухгалтерской базы с первичными документами. Если передать бухучет на аутсорсинг без предварительной проверки, то возможны конфликтные ситуации. Например, при наступлении негативных налоговых последствий из-за ошибки, допущенной тогда, когда передача бухгалтерии на аутсорсинг еще не состоялась.

Кроме налоговых, могут быть и другие последствия или даже потери, к которым, как правило, всегда приводят не выявленные вовремя ошибки. Поэтому результаты экспресс-аудита должны быть зафиксированы в акте, который и отразит фактическое состояние учета.

Также в акте при необходимости будут отражены в отношении фактов хозяйственной жизни:

  • наличие искажений;
  • несоответствие бухгалтерской базе данных;
  • отсутствие документов;
  • иные выявленные факты.

В рекомендательной части акта провайдер зафиксирует, например, следующее:

  • необходимость восстановления учета;
  • необходимые исправления, которые нужно внести в учет.

Также возможны рекомендации по составлению локальных нормативных актов, которые обоснуют уже сложившуюся логику отражения фактов хозяйственной жизни компании. Это могут быть приказы, распоряжения, внутрифирменные положения.

Шаг 3. Завершающий

После внесения исправлений или даже восстановления учета процесс передачи бухучета на аутсорсинг можно считать завершенным, а компанию – полностью или частично свободной от непрофильного для нее вида деятельности – бухгалтерии. Можно перейти к шагу 3 сразу после шага 1, однако в этом случае переложить на аутсорсинговую компанию ответственность в полной мере будет затруднительно.

В случае передачи бухгалтерии на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice вы можете спокойно заниматься бизнесом и не беспокоиться за учет в вашей компании – он будет безупречным и под контролем. С налаженными бизнес-процессами и технической оснащенностью учета в 1C-WiseAdvice вы даже не почувствуете, что бухгалтер обслуживает вас на аутсорсинге.

Заказать услугу

Аутсорсинг бухгалтерии

Необходимо освещение с различных точек зрения. Статью нельзя назвать рекламной, но в ней слабо представлена критика. Пожалуйста, добавьте информацию из публикаций и других источников, позволяющих осветить объект статьи с разных сторон. На странице обсуждения могут быть подробности.

Аутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия. Подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учёта и составлением отчётности на предприятии за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определённых финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передаётся также управление этими функциями и процессами.

По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), наибольший рост аутсорсинга, как необычайно динамично развивающегося вида оптимизации деятельности предприятий, проявляет аутсорсинг бизнес-процессов именно в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведённое в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало, что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм — часть административных функций.

В отличие от бухгалтерских услуг, которые чаще имеют эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерии — это стратегия на перспективу, которая влечёт за собой серьёзную перестройку бизнес-процессов внутри компании. Специалисты различных компаний расходятся во мнении, насколько серьёзной эта перестройка бизнес-процессов может быть. Однако большинство из них согласны, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. Бухгалтерский аутсорсинг не стоит относить к сервисным услугам. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер — только один на каждую переданную функцию.

Другую распространённую форму бухгалтерского обеспечения на предприятии — привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и объективно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишён ряда других возможностей специализированной компании. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами.

Функции бухгалтерии, передаваемые на аутсорсинг

  • операционная
  • регистрирующая
  • аналитическая
  • контрольная
  • информационная
  • управленческая
  • обеспечения сохранности имущества
  • обеспечения информационной безопасности

Особенности аутсорсинга бухгалтерии

Аутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учётом и отчётностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов. Объективный — отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера).

Психологические барьеры

Существенным препятствием к привлечению внешних исполнителей в России является неготовность руководителей доверить внутреннюю информацию внешним структурам. И несмотря на то, что в передаваемой информации и документах, как правило, особых секретов не содержится, «переступить черту» многим все равно непросто. Подобные психологические барьеры могут возникать и у аутсорсера, если диалог с потенциальным заказчиком требует раскрытия своих преимуществ и собственных методик.

Управление отношениями

Эффективность и успех применения аутсорсинга зависит от степени вовлечения в процесс всех имеющих отношение к нему сотрудников заказчика. Непонимание, искажение информации и даже сопротивление могут серьёзно осложнить переходный период или вообще поставить под угрозу достижение намеченного результата в целом. Поэтому при выборе партнёра нужно руководствоваться стратегическими целями, а не искать обычного поставщика дешёвых услуг. Как считают эксперты, оптимальный вариант — когда сумма контракта не превышает 10-15 процентов от общей выручки аутсорсера. Тогда обе стороны будут заинтересованы в сотрудничестве и смогут избежать полной зависимости друг от друга. Причём размер гонорара должен зависеть не только от степени удовлетворённости заказчика результатом, но и от количества времени, затраченного подрядчиком на выполнение работы.

Требования к компетентности

Использование бухгалтерского аутсорсинга предполагает достаточно высокий уровень управленческих знаний и навыков — определение целей и задач, чёткая формализация процедур и организационных регламентов, недвусмысленные критерии оценки результатов работы, ясные обязанности и пределы ответственности. Привлекая аутсорсера, целесообразно все упомянутые аспекты продумать, оговорить и зафиксировать. По мнению многих участников рынка бухгалтерского аутсорсинга, к этому готовы далеко не все менеджеры.

Эффективность аутсорсинга бухгалтерии

Аутсорсинг бухгалтерии позволяет высвободить ресурсы для развития бизнеса. Даже имея штатного бухгалтера, компания может передать аутсорсинговой компании часть функций.

Риски и профессиональная ответственность

Как правило, в договоре с аутсорсинговой организацией прописываются все пункты зоны ответственности. На сегодняшний день аутсорсинговые компании имеют страховку на случай непредвиденных обстоятельств, таким образом предприниматель застрахован от ошибок со стороны аутсорсинговой организации.

Если ведением бухгалтерии занимается фрилансер, предприматель должен понимать, что все риски он берет на себя.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

В этом разделе не хватает ссылок на источники информации. Информация должна быть проверяема, иначе она может быть поставлена под сомнение и удалена.
Вы можете отредактировать эту статью, добавив ссылки на авторитетные источники.
Эта отметка установлена 21 апреля 2019 года.

Наряду с рисками бухгалтерский аутсорсинг также предлагает и ряд преимуществ для компаний-клиентов:

Надёжность:

  • Штат квалифицированных сотрудников. Высокая специализация и приоритет бухгалтерии в аутсорсинговой компании позволяют поддерживать высокий уровень квалификации сотрудников
  • Застрахованные налоговые риски. Специализированная компания, в отличие от главного бухгалтера или отдела бухгалтерии, имеет возможность заключить договор профессиональной ответственности и предоставить гражданско-правовые гарантии возмещения ущерба в денежной форме в отличие от сотрудника — физического лица или внутреннего подразделения компании.
  • Рекомендации аудиторских компаний.
  • Ежегодные сверки с налоговой инспекцией. Бухгалтерская компания параллельно ведущая десятки организаций как правило находится в процессе налоговых проверок своих клиентов в постоянном режиме, накапливая тем самым существенный опыт в эффективном разрешении налоговых споров.

Экономия с помощью услуг бухгалтерского учёта:

  • Цена ниже на 40-60 % чем сотрудник в штате — экономия зарплатных налогов 50 % от ФОТ. За счёт ведения нескольких компаний и более полной загрузки, затраты на ведение одной компании как минимум, в два раза меньше затрат на создание собственной бухгалтерской службы. Помимо этого, к экономии можно добавить НДФЛ 13 % и взносы в социальные и пенсионный фонды 34,5 %, что в итоге даёт ещё около 50 % экономии на затратах.

Большинство аутсорсинговых компаний работают с НДС, что позволят еще снизить налоговую нагрузку.

  • Экономия на бухгалтерских, правовых программах, административных расходах
  • Экономия собственного времени.

Сервис в сфере услуг бухгалтерского учёта:

  • Доступность бухгалтерии все рабочие дни.
  • Возможность удалённого доступа к бухгалтерским приложениям (таким как 1С) на базе своей компании. Удалённость бухгалтерии не означает отсутствие доступа к бухгалтерским базам компании. Как правило доступ предоставляется через терминалы удалённого доступа. Бухгалтерская компания обслуживает и обновляет базы клиентов на своих серверах, избавляя от необходимости постоянной поддержки и привнося дополнительную экономию.
  • Возможности удалённого управления банковскими счетами, программами сдачи отчётности. Большинство аутсорсинговых компаний предоставляют сервис «удалённый банк» или «сдача отчётности». Как правило, все действия выполняются на основании электронно-цифровой подписи.
  • Отсутствие болезней, декретов, отпусков. Специализированная аутсорсинговая компания с штатом взаимозаменяемых сотрудников как правило гарантирует сдачу отчётности и отсутствие штрафных санкций вне зависимости от личных ситуаций сотрудников.
  • Снижение рисков мошенничества. Аутсорсинг бухгалтерских услуг и разделение ответственности позволяет защитить интересы акционеров, избежать искажения бухгалтерских данных и нецелевого использования финансовых средств организации.

Ценообразование

Система ценообразования услуг аутсорсинга функций бухгалтерии, на сегодняшний день, остаётся малопонятной и непрозрачной не только для потенциальных клиентов, но и для большинства поставщиков профессиональных услуг. И это является одним из основных сдерживающих факторов для роста рынка услуг аутсорсинга бухгалтерии в России в целом. Несмотря на то, что в сфере аутсорсинга давно известны как минимум пять классических моделей ценообразования, большинство из поставщиков услуг до сих пор не знают их и, как следствие, не могут в доступном виде представить потенциальным клиентам. Что порождает в большинстве случаев проблему недопонимания во взаимоотношениях клиент — аутсорсер. Ниже указаны несколько типичных проблем ценообразования услуг аутсорсинга на Российском рынке.

Проблемы ценообразования

Неадекватное сравнение. Клиенты часто сравнивают цены, выставленные консалтинговой компанией за услуги аутсорсинга, с окладом главного бухгалтера в месяц и на основании этого принимают решение о том, стоит ли передавать бухгалтерию на аутсорсинг или нет, полагая, что аутсорсинг бухгалтерии всегда должен быть дешевле. Но сравнивать стоимость аутсорсинговых услуг с окладом главного бухгалтера слишком поверхностно и не правильно. В стоимость аутсорсинга входит не только заработная плата специалиста, но и затраты на налоги, оборудование рабочего места, подбор персонала и обучение, управление проектной группой, и т. д. — все эти затраты перекладываются на поставщика услуг в случае заключения договора на аутсорсинг функций бухгалтерии.

Непрозрачный расчёт трудозатрат и их нормирование. Аутсорсинг бухгалтерского учёта является трудозатратной услугой, скорость и качество выполнения которой сильно зависит от профессионализма специалистов, оказывающих услугу. Причём не только специалистов в области бухгалтерии, но и управленцев, а также работников других специальностей. Сложность заключается в том, что до сих пор нет единых стандартов, позволяющих оценивать и нормировать трудозатраты при аутсорсинге бухгалтерского учёта, поэтому каждая компания — поставщик услуг пытается решить эту проблему самостоятельно, разрабатывая соответствующие стандарты и алгоритмы. Однако бизнес-процесс аутсорсинга бухгалтерии сложен и громоздок, и не всем удаётся верно определить факторы, оказывающие влияние, что приводит к недостоверной оценке объёмов работ, завышению либо занижению конечной цены услуг.

Невозможность точной оценки объёмов работ в момент заключения аутсорсингового договора. Во-первых, как ни странно, по опыту многих компаний — аутсорсеров, очень мало кто из клиентов в состоянии достоверно представить сведения о показателях деятельности своего предприятия на момент заключения договора. Во-вторых, клиент чаще всего не может предсказать, как будет развиваться его бизнес с течением времени и каков объём нагрузки на бухгалтерию из этого последует. Поскольку трудозатраты на аутсорсинг бухгалтерии зависят, в том числе, от количества и типа документов, возможны возникновение некоторых сложностей во взаимоотношениях клиент — аутсорсер в процессе обслуживания в случае резкого изменения, например, объёмов первичной документации. Кроме того, на стоимость услуг аутсорсинга бухгалтерии также влияет и «дисциплинированность» клиента. Несвоевременно предоставленные сведения или документы, их некорректное оформление, могут существенно увеличивать трудозатраты поставщика услуг и, соответственно, себестоимость его услуг. Например, существенный документ, предоставленный уже после завершения отчётного периода, может повлечь за собой необходимость выполнения корректировки отчётности. Такие случаи выявляются, как правило, только в процессе обслуживания, поэтому порядок урегулирования подобных ситуаций желательно оговорить перед заключением договора на обслуживание.

Типовые схемы взаимодействия

Основные виды поставщиков услуг

Рынок бухгалтерских услуг в России ещё только начинает формироваться. И пока ещё отсутствует чёткое представление о профессиональной специализации поставщиков услуг. На сегодняшний день в России бухгалтерские услуги и услуги аутсорсинга функций бухгалтерии оказывают юридические, аудиторские, консалтинговые и реже специализированные бухгалтерские компании.

> См. также

  • Аутсорсинг продаж

Примечания

  1. Stephanie Overby, ABC: An Introduction to Outsourcing, CIO.com, 2007 г
  2. Сергей Пушкин, Максим Савостьянов. Аутсорсинг финансовых функций. Особенности и преимущества // Журнал «Управление компанией», № 9 (28), сентябрь 2003 г.
  3. 1 2 Наталия Швабауэр. Отдам дело в хорошие руки // «Российская газета», № 4851, 18 февраля 2009 г.
  4. Светлана Лазо. Лишнее — в аут: аутсорсинг как способ реинвестиций // thechief.ru, 2008 г.
  5. Переложить груз ответственности (недоступная ссылка) // «Деловой Петербург», № 71 (2883), 22 апреля 2009 г.
  6. Что выгоднее – аутсорсинг бухгалтерии, фрилансер или штатный бухгалтер?. «Бридж Групп». Дата обращения 13 сентября 2018.
  7. 8 преимуществ аутсорсинга | Accountor Россия. www.accountor.ru. Дата обращения 26 июля 2016.
  8. Как правильно сделать договор на аутсорсинг. PraxisCom. Дата обращения 30 сентября 2015.
  9. Антон Дорогов, Бухгалтер на стороне предпринимателя, thechief.ru, 2009 г

Литература

  • Бравар Жан-Луи, Морган Роберт. Эффективный аутсорсинг. Понимание, планирование и использование успешных аутсорсинговых отношений = Smarter Outsourcing: An Executive Guide to Understanding, Planning and Exploiting Successful Outsourcing Relationships. — Днепропетровск: Баланс Бизнес Букс, 2007. — С. 288. — ISBN 978-966-415-023-8.
  • Хейвуд Дж. Брайан. Аутсорсинг: в поисках конкурентных преимуществ = Outsourcing Dilemma, The: The Search for Competitiveness. — М.: Вильямс, 2004. — С. 176. — ISBN 5-8459-0398-Х.
  • Аксенов Евгений, Альтшулер Игорь. Аутсорсинг: 10 заповедей и 21 инструмент. — СПб.: Питер, 2009. — С. 464. — ISBN 978-5-388-00539-7.
  • Сафарова Е. Ю. Аутсорсинг учетных процессов. — М.: Книжный мир, 2009. — С. 192. — ISBN 978-5-8041-0381-2.

Ссылки

  • Четыре шага к умному аутсорсингу, cnews.ru, 25 сентября 2009 г
  • Страсти по аутсорсингу, Журнал сетевых решений/LAN, 22 июня 2007 г
  • Каким компаниям выгоден аутсорсинг бухгалтерских услуг?, 6 октября 2017 г
Для улучшения этой статьи желательно:

  • Добавить иллюстрации.
  • Найти и оформить в виде сносок ссылки на независимые авторитетные источники, подтверждающие написанное.
  • Переработать оформление в соответствии с правилами написания статей.
  • Проставить для статьи более точные категории.

Пожалуйста, после исправления проблемы исключите её из списка параметров. После устранения всех недостатков этот шаблон может быть удалён любым участником.

Аутсорсинг бухгалтерского учета

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Что такое аутсорсинг бухгалтерского учета
  • Каковы преимущества аутсорсинга бухгалтерского учета
  • Как выбрать компанию-партнера для передачи бухучета на аутсорсинг
  • Сколько стоит передача бухгалтерского учета на аутсорсинг

С каждым днем увеличивается число фирм, использующих аутсорсинг бухгалтерских услуг. В какой-то мере причиной этого является действующее в России законодательство, требования которого становятся жестче, а их неисполнение влечет за собой все большую ответственность. Однако не все предприниматели готовы воспользоваться аутсорсинговыми услугами. О том, кому можно доверить аутсорсинг бухгалтерского учета, пойдет речь в нашей сегодняшней статье.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерского учета

В последнее десятилетие термин «аутсорсинг» получил широкое распространение. Аутсорсинг представляет собой одну из форм оптимизации. При этом аутсорсинг имеет значительные отличия от услуг, предоставляемых внештатным бухгалтером. Основное – вовлечение аутсорсера в бизнес-процесс компании заказчика. Другими словами, он практически представляет собой одно из подразделений предприятия, которое в то же время является самостоятельным юридическим лицом. Зачастую компаниям проще нанять аутсорсинговую компанию, чем создавать такое подразделение.

Фирмы, осуществляющие аутсорсинг бухгалтерского учета ООО и предприятий других организационных форм, имеют ряд преимуществ перед бухгалтерами-частниками. Возможности таких фирм значительно шире, даже если внештатный бухгалтер имеет большой опыт. Другими словами, аутсорсер предоставляет заказчику широкий спектр услуг. Сюда относится не только ежеквартальная сдача отчетов, но и сопровождение деятельности компании, соблюдение внутренних стандартов и регламентов, взаимодействие с ФНС, консультирование.

Для многих предпринимателей единственной причиной перехода на аутсорсинг бухгалтерского учета становится экономия денежных средств. Такая позиция не совсем верна, поскольку для малого предпринимательства услуги хороших специалистов обходятся недешево. Однако ошибки, совершенные неквалифицированным сотрудником, обойдутся намного дороже. Воспользовавшись услугами аутсорсера, организация получает возможность значительно повысить качество бухучета. Помимо очевидных положительных сторон, аутсорсинг бухгалтерских услуг имеет и некоторые недостатки. Любая компания должна тщательно их изучить, прежде чем осуществить переход на иной способ работы с финансовой отчетностью.

Достоинства

Недостатки

Экономия временных ресурсов, необходимых для осуществления бизнес-процессов

Трудности вовлечения аутсорсера в финансовые процессы фирмы из-за его автономности

Сокращение расходов (арендные платежи, приобретение программного обеспечения, оборудования, выплаты сотрудникам и др.)

Необходимо время для поиска надежного подрядчика и организации с ним продуктивного взаимодействия

Получение высококачественных услуг

Сложность в правильной оценке объема планируемых работ на долгий период

Нет необходимости следить за изменениями в законодательных актах

Несовершенство законов РФ в области аутсорсинга (отсутствие актов, регламентирующих договорные отношения контрагентов по аутсорсингу). Термин «аутсорсинг» в законодательных актах не содержится.

Сопровождение судебных процессов с ФНС

Сторонней фирме непросто вникнуть в особенности отношений клиента с инвесторами

Ответственность аутсорсера за результаты его деятельности

Ниже риск утечки сведений, составляющих профессиональную тайну

Виды и функции аутсорсинга бухгалтерского учета

Виды аутсорсинга БУ:

  1. Бухгалтерское консультирование. К нему прибегают в тот момент, когда требуется уточнить нюансы в сфере трудового или налогового законодательства у специалистов. Также услуги аутсорсеров оказываются востребованны при необходимости провести контроль действий бухгалтеров – сотрудников компании.
  2. Выборочный аутсорсинг. Его применение целесообразно, когда компания не желает передавать сторонней фирме ведение полного бухучета. При этом она имеет возможность делегировать аутсорсеру выборочные направления бухгалтерской деятельности, например кадровое делопроизводство, создание отчетности, начисление зарплаты. Контроль за ведением бухгалтерского учета остается в этой ситуации за собственником компании. Этот вид позволяет фирме снизить количество бухгалтеров и освободить своих сотрудников от выполнения однообразных процессов, которые не требуют большого опыта.
  3. Комплексный бухгалтерский аутсорсинг. В этом случае компания полностью доверяет ведение бухучета аутсорсеру, который с момента подписания договора берет на себя и ведение БУ, и ведение кадрового учета, и формирование расчетов по заработной плате сотрудников. Кроме того, аутсорсинговая фирма организует процесс документооборота и выступает в ФНС от имени клиента.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

  • Как оптимизировать налог на прибыль: законные схемы
  • Как минимизировать налоги и не заинтересовать налоговую
  • Бухгалтерия интернет-магазина: нюансы и подводные камни

Выбор формы аутсорсинга бухгалтерских услуг остается за предпринимателем, принимающим решение, опираясь на специфику деятельности компании, ее финансовые ресурсы и готовность корректировать внутренние процессы.

Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета не ограничивается только ведением учета и сдачей отчетности. Он также предусматривает другие возможности:

  • Формирование и ведение бухгалтерской базы в учетных системах.
  • Взаимодействие с банковскими организациями, формирование и оплата счетов.
  • Подготовка отчетности, в том числе налоговой, статистической и финансовой. Сдача отчетов в соответствующие государственные органы.
  • Ведение учетной политики организации-заказчика.
  • Выработка стратегии ведения налогового учета с целью оптимизации налоговых выплат, сборов и других обязательных платежей.
  • Создание управленческой отчетности.
  • Расчет зарплаты.
  • Ведение кадрового учета.
  • Взаимодействие с фискальными органами от имени клиента.
  • Сопровождение клиента при аудите.

Как правило, организации переходят на бухгалтерский аутсорсинг в следующих ситуациях:

  • Создание новой фирмы, у которой отсутствует возможность (физическая и финансовая) организовать рабочее место для штатного бухгалтера и выплачивать ему оклад.
  • Организация не располагает необходимыми специалистами для выполнения некоторых функций, например начисления заработной платы, ведения кадрового учета и т. д.
  • Бухгалтерский учет компании осложнен спецификой, и поэтому ей необходима всесторонняя поддержка узких специалистов (ВЭД, транспорт, логистика, оформление нестандартных сделок).
  • Возникла необходимость снизить нагрузку главного бухгалтера путем передачи рутинных функций на аутсорсинг или заменить штатного сотрудника в случае его временной нетрудоспособности (болезнь, увольнение, длительный отпуск, декрет, форс-мажорные обстоятельства).
  • У руководителя возникли сомнения в компетентности бухгалтеров компании или в соответствии сотрудника квалификационным требованиям.

Таким образом, передача бухгалтерского учета на аутсорсинг зачастую является неплохим решением и для фирм-новичков, и для давно функционирующих компаний.

Стоимость аутсорсинга бухгалтерского учета

Стоимость услуг различных фирм-аутсорсеров не всегда одинакова. Зачастую она зависит от выбранного клиентом налогового режима и числа ежемесячных операций. Как правило, расчетным периодом признается один календарный месяц, но в условиях договора может быть прописано иное.

Таблица 1. Примерная стоимость услуг фирм-аутсорсеров по ведению бухгалтерского учета

Количество документов в месяц

Расходы при применении общей системы налогообложения, руб.

Расходы при применении упрощенной системы налогообложения, руб.

до 10

от 11 до 30

от 31 до 50

12 000

15 000

от 101 до 150

26 300

21 000

от 151 до 200

31 600

23 000

Некоторые аутсорсеры создают прайс на свои услуги исходя из оборотов организаций-заказчиков, а не их системы налогообложения.

Таблица 2. Прайс услуг бухгалтерского аутсорсинга в зависимости от оборотов компании-клиента

Оборот, руб/мес.

Стоимость обслуживания, руб/мес.

до 250 000

3 500

до 500 000

5 500

до 1 000 000

10 000

от 1 000 000 до 2 000 000

13 000

от 2 000 000 до 3 000 000

14 000

от 3 000 000 до 4 000 000

17 000

от 4 000 000 до 6 000 000

22 000

Пакет услуг включает:

  • Сопровождение 1С.
  • Оперативное ведение учета всех регистров.
  • Ведение кассовой книги, книг продаж и покупок.
  • Формирование авансовых отчетов (до десяти в месяц);
  • Кадровое делопроизводство.
  • Начисление зарплаты.
  • Создание платежной документации по налогам и запросам клиентов.
  • Формирование и сдача в государственные органы налоговой и бухгалтерской отчетности.
  • Представление интересов клиента в налоговых органах.

Затраты на штатного бухгалтера при этом составляют 45 500 руб. ежемесячно (из них 35 000 – оклад, остальное – платежи в ФОМС и ФСС). И это без учета затрат на интернет, оборудование рабочего места, покупку расходных материалов и т. д.

Как выбрать аутсорсера бухгалтерского учета

Организации, прежде чем передать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, стоит убедиться в необходимости этого шага. Другими словами, надо заранее проанализировать возможный экономический эффект от такого перехода. Если расходы при переходе на аутсорсинг бухгалтерского учета сократятся, это будет свидетельствовать о правильности принятого решения.

Компании следует внимательно изучить рынок аутсорсинга бухгалтерского учета и отобрать несколько наиболее подходящих организаций. Сделано это может быть посредством интернет-серфинга, обращения за рекомендациями к партнерам. Также стоит обратить внимание на отзывы, рейтинги, статьи в профессиональных журналах и др.

Как выбрать бухгалтера на аутсорсе:

После того как будет отобрано несколько претендентов, необходимо соотнести их со следующими критериями:

  1. Срок функционирования организации, ее репутация.
  2. Отзывы клиентов. Внимание стоит обращать не столько на отзывы, размещенные на официальном сайте компании, сколько на комментарии, оставленные на сторонних сайтах и форумах. Следует учесть мнение коллег. Таким образом, полученные сведения будут более объективными, с их помощью можно будет определить слабые стороны аутсорсера.
  3. Стоимость услуг. Некоторые компании скрывают настоящую стоимость услуги, разбивая ее на несколько составляющих. Таким образом они стараются привлечь внимание возможного заказчика. Однако в конечном итоге стоимость услуг такой компании может быть очень высокой.
  4. Наличие в штате аутсорсера сопутствующих специалистов. Например, юристов, специалистов по налогам и т. д.
  5. Есть ли у организации свой сайт. Каким образом он ранжируется в поисковике. Если на первых двух страницах, то это очень хорошо. Как часто сайт обновляется, есть ли на нем контактные данные самой организации и т. д.
  6. Готовность сотрудников компании предоставить возможному клиенту предварительный договор аутсорсинга бухгалтерского учета (шаблон) в электронной форме, давая ему тем самым время на изучение условий документа. Если менеджер старается вынудить возможного клиента приехать в офис и сразу же изучить/подписать, это должно стать тревожным звоночком.

После этого представителю организации-заказчика стоит заехать в офис аутсорсера, где он сможет ознакомиться с реальными условиями труда работников, оценить их компетентность и навыки делового общения. Если компания-аутсорсер расположена в полуподвальном помещении в промышленной зоне, это может свидетельствовать о ее нестабильном финансовом состоянии и недостаточно хорошем отношении к сотрудникам. Такой же подход может ждать и заказчика.

Имеет смысл провести разговор с начальником бухгалтерского отдела или сотрудником, который будет непосредственно взаимодействовать с клиентом. Это позволит проанализировать, как они ведут общение, достаточно ли конкретно отвечают на заданные вопросы. Стоит также заранее узнать, каким образом будут выстраиваться механизмы взаимодействия, документообмен, обмен необходимой информацией, уточнить методику осуществления контроля за правильностью ведения учета.

Как оформить подпись главбуха, если бухучет отдан сторонней организации на аутсорсинг?

Юлия Тарасова, юрист корпоративного департамента LEVINE Bridge law firm

Отсутствие штатного бухгалтера и передача полномочий по бухгалтерскому учету сторонней организации – довольно распространенная ситуация. В связи с этим на практике часто возникает вопрос, как правильно оформлять документы, чтобы за главного бухгалтера организации документы могло подписывать третье лицо – представитель аутсорсинговой компании.

Здесь есть ряд нюансов, на которые, несомненно, стоит обратить внимание. Это позволит избежать привлечения к ответственности за нарушение правил учета доходов и расходов организации (из-за подписания первичных документов не уполномоченными должным образом лицами и последующего возможного признания необоснованными и неподтвержденными расходов организации по данным первичным документам налоговыми органами). Ведь согласно положениям ст. 120 НК РФ штраф, налагаемый на организацию за данное нарушение, может составить от 10 000 до 40 000 рублей и выше, в зависимости от конкретного вида нарушения. Кроме того, должностное лицо организации (в частности, директор) может быть привлечено по ст. 15.11 КоАП РФ (штраф в размере от 5 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет).

Поскольку гражданское и трудовое законодательство специальных норм об аутсорсинге не содержит, к таким правоотношениям применяются нормы о возмездном оказании услуг. Согласно п. 1, 4 ст. 185 Гражданского кодекса РФ, правомочия, равносильные доверенности, будут распространяться и на случай, когда полномочия представителя содержатся в договоре (в том числе между представителем и представляемым). Таким образом, чтобы подписант от сторонней организации стал уполномоченным, для большинства случаев необходимо в договоре об оказании услуг по бухгалтерскому учету четко прописать:

  1. чьи полномочия передаются сторонней организации (в нашем случае – главного бухгалтера);
  2. какое физическое лицо – представитель сторонней организации – вправе подписывать документы за главного бухгалтера (Ф.И.О., паспортные данные, должность в сторонней организации);
  3. право на подписание каких конкретно документов передано по договору к уполномоченному лицу сторонней организации (перечислить все необходимые документы).

Четко прописав в договоре эти аспекты, в дальнейшем при подписании документов уполномоченным лицом в реквизите подписи должность нужно указать так: «Главный бухгалтер (согласно договору от________№ __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты договора об оказании услуг по бухгалтерскому учету.

Вместе с тем, существуют исключения, распространяющиеся на сферу налоговых отношений, а также отношений, связанных с начислением и уплатой страховых взносов. Так, для подписания документов за главного бухгалтера в этих сферах подписанту от сторонней организации будет необходимо дополнительно оформить доверенность в соответствии с действующим законодательством РФ1.

В этом случае должность в реквизите подписи на документах будет выглядеть следующим образом: «Главный бухгалтер (по доверенности от________№ __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты выданной от организации – заказчика услуг доверенности.

Отдельно стоит обратить внимание читателей на случаи неправильного употребления реквизитов подписи главного бухгалтера при передаче его полномочий сторонней организации: так, использование словосочетаний «и.о. главного бухгалтера», «врио главного бухгалтера», «за главного бухгалтера» не является оправданным с точки зрения действующего законодательства. Дело в том, что нормы законов не содержат таких понятий, а в общепринятом значении они связываются лишь с временной передачей полномочий одного сотрудника другому внутри организации (на случай больничных, отпусков, внутреннего совместительства и т.п.).

Таким образом, порядок наделения полномочиями подписания документов за главного бухгалтера представителя аутсорсинговой компании зависит от категории того или иного подписываемого документа (документы по кадровому учету; документы, связанные с налоговыми обязательствами; документы по начислению и уплате страховых взносов и т.д.)

Передаем учет аутсорсеру

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 января 2016 г.

Содержание журнала № 3 за 2016 г.Е.А. Федорцова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

О том, что и как можно отдать для учета на стороне

Избавить себя от необходимости оформлять горы документов и сдавать отчетность довольно легко — нужно передать учет на сторону специальной организации или ИП. Принимая такое решение, руководители полагают, что сэкономят на зарплате бухгалтеров и кадровых работников, а еще снимут с себя всю ответственность за ошибки в отчетности.

Разберемся в том, какие документы следует оформить, чтобы аутсорсер мог выполнять свои функции, а также в том, кто все же будет отвечать за ошибку в учете и платить штрафы и пени.

Налоги у заказчика аутсорсинга

С точки зрения налогообложения передача учета на сторону может быть выгодной. Ведь организация экономит на НДФЛ и страховых взносах, которые должны были бы начисляться с зарплаты бухгалтера (кадровика).

Аутсорсинг может помочь организации «вписаться» в необходимое количество работников. Ведь договор заключается с аутсорсинговой компанией, а не с ее сотрудниками, а значит, ни средняя, ни среднесписочная численность работников у заказчика не увеличиваетсяпп. 79, 82, 83 Указаний, утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 № 428.

А это может позволить организации при соблюдении иных условий:

  • перейти на УСН (ЕНВД) или удержаться на спецрежиме, не превысив предел численностиподп. 15 п. 3 ст. 346.12, п. 4 ст. 346.13, подп. 1 п. 2.2, п. 2.3 ст. 346.26 НК РФ;
  • сохранить статус малого предприятияподп. «б» п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

Организация на общем режиме вознаграждение аутсорсера в зависимости от того, что именно он выполняет, может учесть как расходы:

  • <или>по ведению бухучетаподп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ;
  • <или>на юридические и информационные услугиподп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ;
  • <или>на консультационные услугиподп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Если аутсорсер применяет общий режим, то при наличии счетов-фактур и актов заказчик услуг на ОСН вправе принять входной НДС к вычету.

А вот для организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» передача на сторону учета может быть не так выгодна. Без проблем учесть в расходах можно только бухгалтерские и юридические услугиподп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Иные услуги сторонней фирмы, например ведение кадровой документации, налоговые органы могут не принятьПисьмо Минфина от 29.03.2007 № 03-11-04/2/72.

Казалось бы, а что мешает упрощенцам учитывать эти расходы так же, как и организациям на общем режиме? Мешает то, что ранее Минфин дал разрешение только на принятие в расходы услуг по ведению бухучета, а об остальном учете и отчетности промолчалПисьмо Минфина от 16.07.2010 № 03-11-06/2/112. А совсем недавно на вопрос о том, можно ли учесть расходы по подготовке и сдаче отчетности за загрязнение окружающей среды, ответил: можно. Но в числе материальных расходов, как услуги производственного характераподп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 30.09.2015 № 03-11-06/2/55827.

Передаем право подписи

Отношения с аутсорсером начинаются с определения круга его полномочий. Как правило, организации заинтересованы передать аутсорсеру не только ведение учета (бухгалтерского, налогового, кадрового), но и представление отчетности, а также иные бумажные дела. Для этого необходимо делегировать аутсорсеру право подписи документов.

Что можно передать на подпись аутсорсеру

Гражданское законодательство не устанавливает никаких ограничений относительно того, какие вопросы вправе решать представитель организациип. 1 ст. 182 ГК РФ. Нет ограничений ни в НК, ни в Законе о страховых взносах. Поэтому все вопросы с ИФНС и фондами, в том числе подписание и сдачу отчетности, может решать ваш представительпп. 1, 4 ст. 26 НК РФ; ч. 1 ст. 5.1 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. В нашем случае — аутсорсер.

Но есть одно ограничение в бухгалтерском и налоговом законодательстве. Конечно, подписание первичной документации вы вправе передать на сторонуп. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Но утверждение учетной политики и регистров бухучета, если только учет не передан в управляющую компанию, — дело руководителя организациип. 5 ст. 10 Закона № 402-ФЗ; п. 4 ПБУ 1/2008; ст. 313 НК РФ. Поэтому разработать учетную политику для вас может аутсорсер, но утвердить ее все равно должен директор.

А вот с кадровыми документами все не так однозначно.

Трудовой кодекс не содержит запрета на подписание документов представителем работодателя. Напротив, можно сделать вывод, что часть функций он может брать на себя. Так, подписание трудового договора представителем возможно при указании сведений о нем и документов, на основании которых он действуетст. 57 ТК РФ.

Чтобы понять, существуют ли ограничения в передаче права на подпись кадровых документов, надо заглянуть в правила ведения и выдачи этих документов. Так, трудовым законодательством предусмотрено, что работнику по его заявлению необходимо выдать заверенные копии документов, связанных с работойст. 62 ТК РФ. А заверить копию документа вправе как руководитель, так и уполномоченное должностное лицоп. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-Х.

Аналогичная ситуация сложилась с ведением и подписанием трудовых книжек. ТК говорит, что трудовые книжки ведутся работодателемст. 66 ТК РФ. А Правила ведения трудовых книжек отмечают, что ответственность за ведение трудовых книжек несет уполномоченное лицо. Но — уполномоченное приказом работодателяп. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

Поэтому порой эту норму понимают так, что подписывать трудовые книжки может только работник организации, поскольку только его можно назначить приказомстатьи 8, 11 ТК РФ, только он может быть должностным лицом организации.

По нашему мнению, такой подход неверен. Трудовой кодекс не содержит запрета на подписание кадровых документов представителем работодателя, но и о такой возможности умалчивает. Правила ведения трудовых книжек допускают, что ведет и подписывает их не лично работодатель, а ответственное лицопп. 35, 42 Правил. То есть Правила позволяют передать ведение трудовых книжек на сторону. А упомянутая выше норма говорит только о том, кто будет нести ответственность за нарушения правил ведения трудовых книжек.

Такой вывод косвенно подтверждает и Роструд, указывая на то, что полномочиями работодателя может обладать его представитель, действующий на основе ТК, федеральных законов или локальных актов организацииПисьмо Роструда от 08.04.2011 № 941-6-1.

Поэтому в случае увольнения работника аутсорсер делает запись об этом в трудовой книжке работника, ставит печать организации-работодателя и сам подписывается как лицо, ответственное за ведение трудовых книжекп. 35 Правил.

Передавая кадровый учет на сторону, надо помнить, что это влечет разглашение персональных данных работников, которые вы обязаны защищатьп. 7 ст. 86 ТК РФ. Поэтому в договоре должна быть предусмотрена обязанность аутсорсера сохранять персональные данные ваших работников. А работников ознакомьте под роспись с изменениями в Положении о персональных данных работников организации.

Кроме того, законом предусмотрена обязанность выдавать работникам:

  • справки о сумме заработка, на который были начислены взносы в ФСС, за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работып. 3 ч. 2 ст. 4.1, п. 2 ч. 1 ст. 4.3 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ;
  • справки о среднем заработке за последние 3 месяца для пособия по безработицеп. 2 ст. 3 Закона от 19.04.91 № 1032-1.

Однако правил заполнения этих справок нет. На законодательном уровне утверждены только правила выдачи справки о сумме заработка для расчета пособий и ее формаПриказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н. В примечании 5 к этой форме указано, что подписывается справка руководителем организации. В то же время в законе нет никаких ограничений на подписание таких справок представителем. Поэтому, полагаем, аутсорсер вправе подписывать их в строках, отведенных для подписи руководителя и главбуха.

Как передать право подписи

По правилам ГК РФ для представления ваших интересов достаточно упоминания такого права в договоре. Но есть и оговорка — если иное не предусмотрено законодательствомпп. 1, 4 ст. 185 ГК РФ.

Иное предусмотрено для налоговых отношений и для взаимоотношений с внебюджетными фондами. Поэтому для того, чтобы аутсорсер мог подписывать отчетность (бухгалтерскую, налоговую и по взносам) и подавать ее в госорганы, необходимо выдать ему доверенностьп. 3 ст. 26, п. 3 ст. 29 НК РФ; ч. 3, 8 ст. 5.1 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; ч. 8 ст. 13 Закона № 402-ФЗ; п. 17 ПБУ 4/99; Информация Минфина № ПЗ-10/2012; Письмо ФНС от 26.06.2013 № ЕД-4-3/11569@.

Для подписания иных документов, в том числе документов кадрового учета, достаточно упоминания об этом в договоре с аутсорсинговой компанией. Выписывать еще и доверенность не нужно. Однако она может понадобиться, если работник аутсорсинговой компании будет, например, представлять ваши интересы в суде.

Трудовой распорядок аутсорсера

Несмотря на то что сотрудник аутсорсинговой компании ведет учет за вас, на него не распространяются локальные акты вашей организациистатьи 8, 11 ТК РФ. У этого работника трудовой договор со своим работодателем и свой график работы, утвержденный аутсорсинговой компанией. Поэтому, если вам нужно, чтобы работник трудился в определенное время или мог быть направлен в командировку, в договоре с аутсорсинговой компанией предусмотрите особенности работы таких сотрудников. Например:

  • работу по определенному графику — такому же, как в вашей организации («сутки через трое», «пятидневка с 9.00 до 18.00» и т. д.);
  • прохождение определенного обучения;
  • выезды в филиалы вашей организации.

Вносить изменения в график работы сотрудника, оплачивать ему переработку и компенсировать затраты будет аутсорсер.

Если вы сделаете это сами, например выплатите командированному работнику суточные, оплатите проезд и проживание, учесть по налогу на прибыль эти затраты не получитсяст. 168 ТК РФ; п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; Письмо УФНС по г. Москве от 15.07.2008 № 20-12/066875. Направить этого работника в командировку и оплатить ее должна организация, с которой у него подписан трудовой договор. Вы же в этом случае компенсируете аутсорсинговой компании расходы по договору, если обязанность такой компенсации установлена договором.

Кто ответит за ошибки

Сколько бы доверенностей вы ни оформили, помните, что ответственность за налоговые правонарушения несет ваша организация, а не аутсорсинговая. Хотя прямо это в нормах не установленостатьи 119, 120 НК РФ. Однако налоговые отношения складываются между вами и налоговыми органамист. 9 НК РФ, а представитель здесь ни при чем. Кроме того, виновным в правонарушении является налогоплательщик или налоговый агентст. 106 НК РФ.

И неважно, что на отчетности стоит подпись не вашего работника. Вина представителя организации — это вина самой организации, и привлекать к ответственности будут ееп. 4 ст. 110 НК РФ; п. 3 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57.

Административная ответственность за непредставление отчетности в срок или за ошибки в учете лежит на должностном лицестатьи 15.5, 15.6, 15.11 КоАП РФ. А таковым, если в вашей организации нет бухгалтера, является директорп. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ; п. 26 Постановления Пленума ВС от 24.10.2006 № 18.

Поскольку вся ответственность все равно ложится на организацию и ее должностных лиц, все, что вы можете сделать, — это предусмотреть в договоре аутсорсинга санкции в виде возмещения понесенного вами ущерба или неустойки.

Но помните, для возмещения ущерба вам необходимо будет доказать не только сумму понесенного ущерба, но и то, что он наступил из-за неправомерных действий (бездействия) аутсорсинговой компаниист. 15, пп. 1, 2 ст. 393 ГК РФ; Постановление ФАС ЗСО от 13.01.2011 № А75-3084/2010.

Сумма уплаченных вами налогов ущербом быть не может, ведь обязанность платить их лежит на вас, а не на вашем представителеподп. 1 п. 1 ст. 23 НК РФ. Поэтому недоимку взыскать с аутсорсера не получится, даже когда виноват в ней он, потому что неверно исчислил налог. Взыскивать можно только пени и штрафы.

Причем если вы хотите взыскать ущерб, то обосновывать вину аутсорсера вам придется независимо от того, за какое правонарушение вас оштрафовали. К примеру, вашу компанию оштрафовали за несвоевременную подачу декларацию. Чтобы сдать декларацию в срок, аутсорсеру, в числе прочего, необходимо иметь всю первичку. Следовательно, надо понять: первичку не составил аутсорсер или ее не представил аутсорсеру кто-то из ваших менеджеров. И если окажется последнее, то вина будет вашей.

СОВЕТ

Пропишите в договоре сроки и порядок передачи первички. При этом график документооборота составьте так, чтобы у аутсорсера было достаточно времени для получения и отражения первички. Передавая документы по акту, вы будете иметь доказательство, что аутсорсер все получил. А значит, отсутствие у аутсорсера документов или их неверное отражение — полностью его вина.

Сумма компенсации (неустойки), полученная от аутсорсера:

  • <или>при ОСН:
  • не облагается НДС, поскольку эти санкции не являются элементом ценообразованияПисьма Минфина от 08.06.2015 № 03-07-11/33051, от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54946;
  • включается во внереализационные доходы в периоде, когда аутсорсер признал долг (вынесено решение суда о взыскании санкции)п. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ; Письмо Минфина от 08.09.2014 № 03-03-06/1/44829;
  • <или>при УСН — учитывается в доходах в периоде, когда аутсорсер перечислил компенсацию (штраф)п. 3 ст. 250, п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК РФ.

***

К услугам аутсорсера можно прибегать как на постоянной основе, так и время от времени, по отдельным операциям. Если у вас заключен договор на ведение учета, а вы, кроме того, вынуждены обращаться за дополнительными платными консультациями, то позаботьтесь об обосновании расходов. Чтобы избежать претензий проверяющих, необходимо, чтобы из договора и актов следовало, что вы обращаетесь по вопросам, не предусмотренным абонентским обслуживанием. Или аутсорсер установил ограничение по количеству обращений, вне зависимости от темы консультаций. В противном случае свое право учесть и плату по договору аутсорсинга, и оплату отдельных консультаций вам придется доказывать в судеПостановление 11 ААС от 12.02.2013 № А55-21251/2012.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *