Удержание из зарплаты подотчетных сумм проводки

Подотчетные деньги могут выдаваться работникам на различные производственные нужды, командировки и т.п. Основанием для признания подотчетных средств израсходованными выступает авансовый отчет сотрудника с документальными подтверждениями затрат (подается в трехдневный срок после окончания срока, на который выданы деньги). Неиспользованные ресурсы подлежат внесению в кассу или на расчетный счет работодателя. Удержание из зарплаты подотчетных сумм допускается в ситуациях, когда сотрудник не отчитался о подотчетных деньгах в установленный срок или не возвратил остаток работодателю.

Содержание

Порядок удержания подотчетных сумм из заработной платы

Сроки, в которые работники должны представить нанимателю отчетность по расходованию выданных авансом подотчетных денег, фиксируются в приказе работодателя о выдаче денег, либо в заявлении подотчетника. Авансовый отчет в бухгалтерию нужно предоставить не позже 3-х дней по истечении этого срока, либо после выхода на работу по окончании командировки (Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 6.3). На основании авансового отчета может быть произведена доплата сотруднику (если выданных авансовых средств оказалось недостаточно, и он потратил часть своих денег) или возврат денег работодателю (если подотчетные деньги потрачены не полностью, либо использованы не по назначению и сотрудник не предоставил по ним авансовый отчет).

Возмещение неизрасходованных подотчетных сумм работодателю может осуществляться несколькими способами:

  • работник добровольно погашает сформировавшийся долг путем внесения денег в кассу или переводом средств на банковский счет нанимателя;

  • сотрудник дает письменное согласие на удержание неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы;

  • если подотчетное лицо не дает согласия на возврат денег, или прошло более месяца после установленного для возврата срока, работодатель обращается в суд для взыскания долга в принудительном порядке на основании исполнительного листа.

Документально оформить приказ на удержание средств работодатель должен в течение месяца после истечения срока возврата полученных денег (предварительно получив согласие работника). Возможность осуществления удержаний и их максимальный размер зафиксированы в ст. 137, 138 ТК РФ. Нельзя взыскать из месячного заработка за один раз сумму, превышающую 20% от его размера (после вычета НДФЛ). Это ограничение касается всех удержаний с работника в сумме.

Альтернативный вариант – работодатель прощает подотчетнику весь долг или его часть. Для этого руководитель издает внутренний приказ, а бухгалтерия относит сумму списываемых средств в доходы работника и начисляет на них НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).

Удержание из заработной платы подотчетных сумм – проводки

Информация по выданным в подотчет средствам аккумулируется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в аналитике расчеты привязаны к конкретным сотрудникам. При образовании задолженности за сотрудниками они должны ее погашать, если этого не происходит, долг переводится в недостачи на счет 94. Списание прощеной задолженности осуществляется путем переноса ее суммы в прочие расходы с одновременным отражением на забалансовом счете 007.

Пример 1

Работнику в подотчет было выдано 14 500 руб. По авансовому отчету объем подтвержденных расходов составил 7300 руб., возврату подлежит 7200 руб. Сотрудник согласился на вариант возмещения долга по подотчетным средствам через удержание их из заработной платы. В учете будут сделаны следующие записи:

  • Д71 – К50 – 14 500 руб., выданы денежные средства в подотчет;

  • Д20 – К71 – 7300 руб., часть подотчетных средств признана подтвержденным расходом;

  • Д94 – К71 – 7200 руб., остаток подотчетных денег преобразован в долг работника и считается недостачей;

  • Д20 – К70 – 33 800 руб., работнику, не возместившему подотчетные средства, начислена зарплата;

  • Д70 – К68/НДФЛ – 4394 руб. (33 800 х 13%), из заработной платы удержан подоходный налог;

  • определяется максимальный размер долга, который бухгалтер может удержать из начислений по зарплате за истекший месяц – 5881,20 руб. ((33 800 – 4394) х 20%);

  • Д70 – К94 – 5881,20 руб., из зарплаты подотчетного лица с его согласия частично удержана задолженность по подотчетным средствам;

  • Д70 – К50 – 23 524,80 руб. (33 800 – 4394 – 5881,20), выплачена через кассу зарплата.

Так как удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы было произведено не в полном объеме, работник решил добровольно вернуть остаток долга в кассу. Как это отразить в учете:

  • Д73 – К94 – 1318,80 руб., оставшаяся часть долга, которую не удалось удержать из зарплаты;

  • Д50 – К73 – 1318,80 руб., сотрудник добровольно внес остаток подотчетных средств в кассу.

Пример 2

Уволившийся работник не вернул подотчетные средства в размере 550 руб. Приказом руководителя этот долг решено простить. В учете будут составлены следующие корреспонденции:

  • Д91 – К73 – 550 руб., на прочие расходы списана задолженность;

  • Д007 – 550 руб., в забалансовом учете отражен прощеный долг, который должен учитываться за балансом на протяжении 5 лет с момента списания;

  • Д73 – К68/НДФЛ – 72 руб. (550 х 13%), с суммы прощеного долга удержан подоходный налог;

  • Д91 – К69 – 165 руб., начислены страхвзносы.

Как удержать из зарплаты подотчетную сумму

Согласно Указанию ЦБ № 3210-У сотрудник, получивший деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней после:

  • дня истечения срока, на который выдан подотчет;
  • возвращения на работу, если дата возврата пришлась на время отсутствия работника по причине командировки, болезни, отпуска.

В практике работы с подотчетниками нередки ситуации, когда работник, получив подотчетный аванс, отчитывается на меньшую сумму, либо не представляет авансовый отчет. В этой ситуации сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс.

Удержание из заработной платы подотчетных сумм

Если сотрудник вовремя не вернул неиспользованный подотчет, у работодателя имеется возможность удержать из зарплаты подотчетную сумму. Порядок удержания описан в статье 137 ТК РФ.

На принятие решение о взыскании из зарплаты отводится один месяц после окончания срока возврата аванса. Поскольку списание из зарплаты возможно только в случае, если работник согласен с размером и самим фактом удержания, целесообразно получить его согласие в письменном виде. Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения. В нем же можно отвести место, где работник выразит свое согласие на списание из заработной платы.

Образец приказа на удержание

Объем удержаний с сотрудника не должен превышать 20% начисленной заработной платы.

Взыскание задолженности по подотчету в судебном порядке и прощение долга

Если прошел отведенный месячный срок либо если работник не согласен с взысканием из заработной платы, организация может взыскать задолженность через суд. Сделать это необходимо в течение обычного срока исковой давности, регламентированного статьей 196 ГК РФ. Обратиться в суд компания может в течение трех лет с даты, когда работник должен был вернуть подотчетные деньги.

ВАЖНО! Если работодатель примет решение не взыскивать долг с работника, то невозвращенные средства станут доходом работника. В этом случае организация должна исполнить обязанность налогового агента согласно главе 23 НК РФ и удержать у сотрудника НДФЛ с невозвращенного подотчета либо сообщить в налоговую о невозможности удержания (Письмо Минфина от 24.09.09 № 03-03-06/1/610).

Удержание подотчетных сумм из заработной платы: проводки

Согласно Плану счетов бухучета и инструкции к нему, не возвращенные вовремя подотчетные средства списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94, а в дальнейшем с кредита 94 либо в дебет 70 (если долг удерживается из зарплаты), либо в дебет 73 (при невозможности списания из зарплаты).

Дебет Кредит
Отнесены на недостачи своевременно не возвращенные средства, полученные под отчет 94 71
Невозвращенные средства, полученные под отчет, с согласия работника удержаны из зарплаты 70 94
Отражена задолженность сотрудника по подотчету, по которому невозможно погашение за счет зарплаты 73 94
Погашена сотрудником задолженность по невозвращенному подотчету добровольно, либо по решению суда 50, 51 73
Прощен долг сотруднику по подотчету 91 73
Удержан НДФЛ с суммы прощенного долга при первой выплате дохода работнику 70 68
Перечислена сумма удержанного НДФЛ в бюджет 68 51

Взыскание аванса по договору подряда.
В соответствии со статьей 715 Гражданского кодекса России.
1. Заказчик вправе во всякое время проверять ход и качество работы, выполняемой подрядчиком, не вмешиваясь в его деятельность.
2. Если подрядчик не приступает своевременно к исполнению договора подряда или выполняет работу настолько медленно, что окончание ее к сроку становится явно невозможным, заказчик вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возмещения убытков.
3. Если во время выполнения работы станет очевидным, что она не будет выполнена надлежащим образом, заказчик вправе назначить подрядчику разумный срок для устранения недостатков и при неисполнении подрядчиком в назначенный срок этого требования отказаться от договора подряда, либо поручить исправление работ другому лицу за счет подрядчика, а также потребовать возмещения убытков.
Гражданский кодекс РФ не содержит специальных норм, регулирующих возврат подрядчиком аванса при одностороннем расторжении заказчиком договора. В этих случаях заказчик, как правило, основывает свои требования на нормах первой части Гражданского кодекса РФ и правилах о неосновательном обогащении. Помимо этого предметом споров становится вопрос о том, как доказать освоение всего аванса или его части.
По вопросу об основании, на котором может быть взыскана с подрядчика сумма неосвоенного аванса при отказе заказчика от договора, существует четыре позиции судов.
Позиция 1. При отказе заказчика от договора неосвоенная сумма аванса взыскивается с подрядчика как неосновательное обогащение.
Определение ВАС РФ от 27.02.2010 N ВАС-1547/10 по делу N А28-9758/2009-352/25
«…Как установлено судами, 10.05.2007 между открытым акционерным обществом «Кировэнерго» (заказчик) и обществом с ограниченной ответственностью «ВятБиотех» (подрядчик) заключен договор на выполнение работ по межеванию земельных участков, которые заняты объекта недвижимости заказчика, находящимися на территории муниципального образования «Города Киров».
В соответствии условиями упомянутого договора заказчик по платежному поручения от 29.05.2007 N 4518 перечислил ответчику сумму предоплаты в размере 413 304 руб.
Оценив обстоятельства настоящего спора, арбитражные суды пришли к выводу о прекращении действия заключенного между сторонами договора в связи с односторонним отказом компании от его исполнения. Право заказчика на такой отказ в связи с нарушением подрядчиком сроков выполнения работ предусмотрено положениями пункта 2 статьи 715 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Исходя из того, что при прекращении договорных обязательств основания для удержания суммы предоплаты обществом отпали, суды, учитывая отсутствие встречного предоставления по договору со стороны ответчика, посчитали требование компании подлежащим удовлетворению.
Выводы суда о необходимости возврата суммы предоплаты по правилам статьи 1102 Гражданского кодекса Российской Федерации соответствуют пункту 1 Информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11.01.2000 N 49 «Обзор практики рассмотрения споров, связанных с применением норм о неосновательном обогащении»…»
Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.05.2010 по делу N А79-10016/2009
«…Как установили суды на основании полного и всестороннего исследования представленных в дело доказательств, обязательства по рассматриваемой сделке ответчик не исполнил в установленный договором срок, в связи с чем истец на основании статьи 715 Гражданского кодекса Российской Федерации отказался от исполнения договора в одностороннем порядке.
При таких обстоятельствах суды правомерно сочли расторгнутым договор на выполнение проектных работ от 26.06.2008 N 04-П/06-08 по инициативе заказчика.
Требование о возврате неосвоенной суммы оплаты по договору, произведенной заказчиком, является следствием обоснованного отказа от договора.
Суд апелляционной инстанции оценил, представленные в дело доказательства по правилам упомянутых норм процессуального права и установил факты выполнения ответчиком работ лишь на сумму 50 000 рублей и отсутствия в деле доказательств, подтверждающих выполнение исполнителем работ по договору на сумму 450 000 рублей перечисленного аванса. Основания для признания данного вывода неправомерным у суда кассационной инстанции не имеется.
Следовательно, суд правомерно признал наличие у ООО «Ривьерапроект» неосновательного обогащения и взыскал с ответчика предъявленную ко взысканию сумму 450 000 рублей неосвоенного аванса…»
Позиция 2. При отказе заказчика от договора неосвоенная сумма аванса взыскивается с подрядчика как убытки.
Определение ВАС РФ от 15.04.2010 N ВАС-3814/10 по делу N А60-12173/2009-С11
«…Изучив материалы надзорного производства, проверив обоснованность доводов заявителя, коллегиальный состав судей Высшего Арбитражного суда Российской Федерации пришел к выводу об отсутствии оснований, предусмотренных статьей 304 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, для передачи дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
Во исполнение условий договора заказчик платежным поручением от 12.07.2007 N 5194, перечислил исполнителю предусмотренный договором аванс в размере 761 720 рублей.
Ссылаясь на отсутствие результатов работ в установленный договором срок, заказчик письмом от 16.01.2009 N 14 уведомил исполнителя о расторжении договора на основании пункта 2 статьи 715 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Оценив и исследовав в порядке, предусмотренном статьей 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, представленные сторонами в обоснование своих доводов и возражений документы, руководствуясь статьями 15, 393, 405, 708, 715, 717, 720, 758 Гражданского кодекса Российской Федерации, суды пришли к выводу о наличии оснований для частичного удовлетворения иска, взыскании убытков в виде перечисленной исполнителю по второму этапу работ предварительной оплаты и процентов за пользование чужими денежными средствами. Указали, что факт нарушения ответчиком срока исполнения обязательств по договору подтвержден. Доказательств встречного предоставления по договору со стороны исполнителя на сумму перечисленных денежных средств не представлено…»
Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.05.2006 по делу N А43-28938/2005-5-960
«…До принятия решения истец в порядке, предусмотренном статьей 49 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, изменил исковые требования: просит взыскать 300000 рублей убытков и 133388 рублей процентов.
Неисполнение ответчиком договорных обязательств и невозвращение предварительной оплаты послужило основанием для предъявления ООО «Примасоюз-Н» настоящего иска в арбитражный суд.
При разрешении спора судебные инстанции установили частичное выполнение ООО «Топаз» предусмотренных договором работ и наличие на объекте строительного материала (40,75 кубического метра бревен, уложенных в стопы, и 7,9 кубического метра одиночных бревен, всего 48,65 кубического метра) на 48650 рублей. Указанные обстоятельства документально подтверждены (актом от 28.11.2005 и договором купли-продажи леса-кругляка). Ответчик не представил доказательств, свидетельствующих о выполнении каких-либо работ по договору строительного подряда, поэтому суд учел проведенный истцом авансовый платеж и правомерно взыскал с ООО «Топаз» в его пользу 251350 рублей убытков, что согласуется с правилами статей 15 и 715 Гражданского кодекса Российской Федерации…»
Позиция 3. При отказе заказчика от договора сумма неосвоенного аванса взыскивается как «излишне перечисленная сумма» либо денежные средства возвращаются в силу того, что работы фактически не выполнены.
Определение ВАС РФ от 22.03.2010 N ВАС-2991/10 по делу N А70-3372/2009
«…В связи с невыполнением работ в установленный договором срок общество письмом от 26.03.2009 в одностороннем порядке отказалось от исполнения договора и потребовало возврата перечисленного аванса; неисполнение данного требования явилось основанием для обращения с настоящим иском.
Заключенный между сторонами договор от 24.10.2008 N 7680 ТН квалифицирован судом как договор подряда.
В соответствии с пунктом 2 статьи 715 Гражданского кодекса Российской Федерации заказчик вправе отказаться от исполнения договора, если подрядчик не приступает своевременно к исполнению договора или выполняет работу настолько медленно, что окончание ее к сроку становится явно невозможным.
Поскольку рекламная фирма в срок до 21.03.2009 не передала обществу предусмотренный договором подряда результат работ, суд признал действия общества по одностороннему отказу от исполнения договора вытекающими из названной нормы.
Установив, что общество в одностороннем порядке отказалось от исполнения договора, вследствие чего последний является расторгнутым, суд признал правомерным требование о взыскании суммы перечисленного аванса, поскольку правовое основание для его удержания отпало…»
Позиция 4. При отказе заказчика от договора сумма неосвоенного аванса взыскивается как задолженность.
Постановление ФАС Московского округа от 17.05.2010 N КГ-А40/4538-10 по делу N А40-106509/09-49-527
«…Иск заявлен Обществом с ограниченной ответственностью «Объединение «Грант-Инвестстрой» (ООО «Объединение «Грант-Инвестстрой») к Обществу с ограниченной ответственностью «ДизайнБауПроект» (ООО «ДизайнБауПроект») о взыскании (с учетом уточнения заявленных требований, принятых судом в порядке ст. 49 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации) 2 200 000 руб. долга и расторжении договора.
Решение мотивировано тем, что 19 сентября 2007 г. между истцом (заказчик) и ответчик (исполнитель) был заключен Договор N 100907 (37-08/2007) на проектные и изыскательские работы для строительства многофункционального комплекса с автостоянками по адресу: г. Москва, ул. Коштоянца, что во исполнение условий договора истец платежным поручением N 3 от 4 октября 2007 г. перечислил в адрес ответчика аванс, составляющий стоимость 1 этапа работ, в размере 2 200 000 руб.
Учитывая положения ч. 3 ст. 715 Гражданского кодекса Российской Федерации, а также отсутствие доказательств выполнения ответчиком работ в полном объеме, первая инстанция пришла к выводу о том, что задолженность на основании ст. 715 Гражданского кодекса Российской Федерации подлежит взысканию в заявленном размере.
С учетом установленных обстоятельств дела судами правильно применены нормы материального права, регулирующие спорные правоотношения, в том числе нормы Гражданского кодекса Российской Федерации об обязательствах, о подряде…»
Проведя анализ судебной практики по вопросу о правовых основаниях взыскания аванса по договору строительного подряда можно придти к выводу о том, что наиболее мотивированными с правовой точки зрения позициями по взысканию аванса являются:
Позиция 1. При отказе заказчика от договора неосвоенная сумма аванса взыскивается с подрядчика как неосновательное обогащение.
Позиция 2. При отказе заказчика от договора неосвоенная сумма аванса взыскивается с подрядчика как убытки.
В литературе встречается мнение о том, что имеются иные правовые основания для взыскания аванса по договору строительного подряда:
Позиция 3. При отказе заказчика от договора сумма неосвоенного аванса взыскивается как «излишне перечисленная сумма» либо денежные средства возвращаются в силу того, что работы фактически не выполнены.
Позиция 4. При отказе заказчика от договора сумма неосвоенного аванса взыскивается как задолженность.
Полагаем, что данные позиции не является в полной мере основанными на нормах права, так как Гражданский кодекс России не содержит статей, подтверждающих данную позицию.
Косвенно данный вывод подтверждается и судебной практикой, так как количество судебных решений в основание мотивировочной части, которых положена позиция 1 или позиция 2 во много раз превышает количество судебных решений в основание мотивировочной части, которых положена позиция 3 или позиция 4.
Далее предлагаем провести сравнительный анализ позиции 1 и позиции 2 по вопросу взыскания аванса по договору строительного подряда. Представляется, что позиция 2 (При отказе заказчика от договора строительного подряда неосвоенная сумма аванса взыскивается с подрядчика как убытки) в большей мере основана на нормах Гражданского кодекса по следующим причинам.
В соответствии со статьей 1103 Гражданского кодекса России
Поскольку иное не установлено Кодексом, другими законами или иными правовыми актами и не вытекает из существа соответствующих отношений, правила, предусмотренные настоящей главой (обязательства вследствие неосновательного обогащения), подлежат применению также к требованиям:
1) о возврате исполненного по недействительной сделке;
2) об истребовании имущества собственником из чужого незаконного владения;
3) одной стороны в обязательстве к другой о возврате исполненного в связи с этим обязательством;
4) о возмещении вреда, в том числе причиненного недобросовестным поведением обогатившегося лица.
Таким образом, законодатель устанавливает приоритет иных норм Гражданского кодекса по сравнению с положениями Гражданского кодекса о неосновательном обогащении.
При этом для случаев взыскания аванса по договору строительного подряда Гражданским кодексом установлена специальная норма – п.2 ст. 715, в которой указывается, что в случаях указанных в данной статье взыскиваются убытки.
Вывод:
1. При взыскании аванса по договору строительного подряда в связи с тем, что подрядчик не приступает своевременно к исполнению договора подряда или выполняет работу настолько медленно, что окончание ее к сроку становится явно невозможным, с подрядчика следует взыскивать убытки, а не неосновательное обогащение.
2. Вне зависимости от оснований взыскания аванса по договору строительного подряда (взыскания аванса как неосновательного обогащения или взыскания аванса как убытков) возможно заявление требований о взыскании с ответчика неустойки.
Однако следует учитывать, что при взыскании аванса по договору строительного подряда как неосновательного обогащения возможно взыскание лишь «законной» неустойки в соответствии с п. 2 ст. 1107 Гражданского кодекса России.
В то время как при взыскании аванса по договору строительного подряда как убытков возможно взыскание неустойки установленной законом.

Денис Иванцов: Если заказчик отказывается от выполнения договора подряда

15 мая 2014 — 15:00

Гражданский кодекс РФ предоставляет заказчику возможность отказаться от исполнения договора подряда и потребовать возмещения убытков, если подрядчик не приступает своевременно к исполнению договора подряда или выполняет работу настолько медленно, что окончание её к сроку становится явно невозможным (п. 2 ст. 715 ГК РФ). При таком развитии событий заказчик получает возможность взыскать с подрядчика аванс и потребовать убытки, а подрядчик не сможет за счёт заказчика покрыть свои расходы или неполученную прибыль. Так как же подрядчику минимизировать свои потери? Одно дело — если имеет место существенное нарушение подрядчиком срока выполнения работ (п. 2 ст. 715 ГК РФ). И совсем другое дело, если заказчик отказывается от договора без каких-либо причин. Это его право. Согласно статье 717 ГК РФ заказчик может в любое время до сдачи ему результата работы отказаться от исполнения договора. Однако он обязан:

•уплатить подрядчику часть установленной цены пропорционально части работы, выполненной до получения извещения об отказе заказчика от исполнения договора;

•возместить подрядчику убытки, причинённые прекращением договора подряда, в пределах разницы между ценой, определённой за всю работу, и частью цены, выплаченной за выполненную работу.

Очевидно, что отказ заказчика от договора по статье 717 ГК РФ подрядчику более интересен: с него снимается обязанность возмещать заказчику убытки, и сам он получает возможность покрыть свои убытки за счёт заказчика. Но и в первом случае развития событий выход есть — нужно доказать, что в нарушении сроков виноват сам заказчик.

Вариант 1: ссылаться на непредставление заказчиком необходимых документов.

К примеру, если подрядчик заключает договор на ремонт здания, выполняет часть работ, а потом уведомляет заказчика о том, что вынужден приостановить работы из-за отсутствия документации, которую должен был представить заказчик, то у заказчика нет оснований отказываться от договора на основании пункта 2 статьи 715 ГК РФ. Более того, в таком случае подрядчик может потребовать взыскания с виновного заказчика убытков в виде упущенной выгоды. Однако важно понимать необходимость направления заказчику письма о приостановлении работ в связи с отсутствием необходимых документов для продолжения выполнения работ.

Подрядчик вправе не приступать к работе, а начатую работу приостановить в случаях, когда нарушение заказчиком своих обязанностей по договору подряда, в частности непредоставление материала, оборудования, технической документации или подлежащей переработке вещи, препятствует исполнению встречных обязанностей подрядчиком, а также при наличии обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что исполнение указанных обязанностей не будет произведено в установленный срок (ст. 719 ГК РФ). Если же подрядчик не приостановит работу, то суд, скорее всего, сочтёт его виновным в просрочке и признает правомерность расторжения договора по пункту 2 статьи 715 ГК РФ, и подрядчик потеряет возможность получить возмещение убытков.

Вариант 2: предъявлять претензии в форме уведомления.

Пункт 2 статьи 715 ГК РФ не оговаривает, что отказ от договора должен быть направлен подрядчику в письменной форме. Также ГК РФ не оговаривает, что отказ должен быть направлен до подачи в суд иска о взыскании убытков и (или) возврате неосвоенного аванса. В некоторых случаях суды признают, что право заказчика на отказ от договора может осуществляться не только путём направления подрядчику соответствующего уведомления, но и путём иных действий, свидетельствующих о воле заказчика прекратить договор. Таким образом, заказчик вправе без уведомления подрядчика обратиться в суд с иском о взыскании неосвоенного аванса, а также о возмещении убытков. И только в суде заявить о том, что он отказался от договора из-за просрочки подрядчика.

Но если в самом договоре оговорён обязательный досудебный порядок в виде направления уведомления об отказе от исполнения договора, то факт отправки такого уведомления имеет значение. Кроме того, из документа должно чётко следовать, что заказчик отказался от договора. Если заказчик отправил письмо, содержащее запрос относительно предполагаемых сроков завершения работ, то это письмо не может считаться уведомлением об отказе от договора. Даже если подрядчик не ответил на это письмо. Важно следить за тем, чтобы в договоре подряда чётко была прописана процедура уведомления о расторжении договора и форма такого уведомления, чтобы простой запрос о предполагаемых сроках завершения работ не превратился в уведомление об отказе.

Вариант 3: обращать внимание на сроки применительно к данной конкретной ситуации.

ГК РФ чётко не указывает, при каких условиях можно утверждать, что работы выполняются настолько медленно, что они не будут выполнены к сроку. Поэтому суд будет оценивать каждую ситуацию и конкретные обстоятельства.

Следует сделать несколько замечаний относительно требований о возврате аванса. Как правило, подрядчик приступает к работе лишь после получения аванса. И если подрядчику удастся доказать, что на день получения от заказчика уведомления об отказе от договора по любому основанию часть работ уже проделана (например, есть акты выполненных работ по определённому этапу), то он будет вправе удержать у себя аванс или его часть. Несмотря на то, что в статье 717 ГК РФ предусмотрена обязанность заказчика оплатить лишь фактически выполненные работы, а в статье 715 ГК РФ такой нормы нет, при отказе заказчика от договора в связи с просрочкой подрядчика суды тоже полагают, что подрядчик имеет право на оплату фактически выполненных работ. То есть подрядчику придётся вернуть лишь неосвоенный аванс, т. е. сумму, превышающую стоимость фактически выполненных работ. Подтвердить объём выполненных работ можно при помощи актов, а также экспертизы. Однако если выполненные работы ещё не были приняты заказчиком ко дню отказа от договора, то заказчик может отказаться от приёмки работ и подрядчик будет вынужден составить акт только в одностороннем порядке (п. 1 ст. 753 ГК РФ).

При взыскании суммы неосвоенного аванса заказчик может потребовать также выплаты процентов за пользование чужими денежными средствами (ст. 395 ГК РФ), но это требование удовлетворяется не всегда.

Если заказчик требует возврата аванса в качестве своих убытков (ст. 15, п. 2 ст. 715 ГК РФ), то на сумму убытка не могут быть начислены проценты за пользование чужими денежными средствами, и подрядчику не придётся их выплачивать. Возмещение убытков — это ответственность, а не долговое обязательство, поэтому на сумму компенсации убытков не могут начисляться проценты за пользование чужими денежными средствами, которые тоже являются мерой ответственности.

Если же предъявляется требование о возврате аванса в качестве неосновательного обогащения подрядчика (ст. 1102 ГК РФ), то выплаты процентов не миновать.

ВАЖНО:

Отказ заказчика от договора по статье 717 ГК РФ подрядчику более интересен: с него снимается обязанность возмещать заказчику убытки и сам он получает возможность покрыть свои убытки за счёт заказчика. Если в самом договоре оговорён обязательный досудебный порядок в виде направления уведомления об отказе от исполнения договора, то факт отправки такого уведомления имеет значение. При взыскании суммы неосвоенного аванса заказчик может потребовать также выплаты процентов за пользование чужими денежными средствами (ст. 395 ГК РФ), но это требование удовлетворяется не всегда.

Какой бухгалтерской записью отражается операция «С расчетного счета получены наличные деньги для выплаты заработной платы»?

Вариант 1

1. Назовите основные формы оплаты труда:

а) Повременная, сдельная, аккордная.

б) Основная и дополнительная.

в) Простая повременная и простая сдельная.

г)Только основная.

2. При повременных формах оплата производится за:

а) Определенное количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ.

б) Число единиц изготовленной продукции и выполненных работ и, исходя из твердых сдельных расценок, установленных с учетом необходимой квалификации.

в) За перевыполнение выработки и достижение определенных качественных показателей (отсутствие брака, рекламации и т.п.).

г) Зависит от объема произведенной продукции.

3. При сдельно-прогрессивной системе оплата труда повышается за:

а) Перевыполнение выработки и достижение определенных качественных показателей (отсутствие брака, рекламации и т.п.).

б) Выработку сверх нормы.

в) Выполнение определенных стадий работы или производство определенного объема продукции.

г) За отработанное в ночное время.

4. Тарифная система:

а) Представляет собой совокупность нормативов, с помощью которых регулируется уровень зарплаты различных групп и категорий работников в зависимости от следующих условий: сложности выполняемой работы, условий труда, в том числе отклоняющихся от нормальных природно-климатических условий, в которых выполняется работа, интенсивность труда (совмещение профессий, руководство бригадой и др.), характер труда.

б) Предполагает определение размера заработной платы каждого работника в зависимости от конечного результата всего рабочего коллектива.

в) Предполагает ежемесячное определение размера должностного оклада работника, в зависимости от уровня производительности труда на обслуживаемом участке при условии выполнения задания по выпуску продукции.

г) Находится в прямой зависимости от производительности труда.

5. Назовите основные виды оплаты труда:

а) Повременная и сдельная.

б) Только основная.

в) Основная и дополнительная.

г) Простая повременная и простая сдельная.

6. К дополнительной заработной плате относятся:

а) Премия за экономию материалов.

б) Выплаты за непроработанное время.

в) Заработная плата.

г) Нет верного ответа

7. Лицевой счет открывается сроком на:

а) Месяц.

б) Квартал.

в) Год.

г) Бессрочный

При увольнении работник должен получить справку из бухгалтерии о доходе и удержанном налоге на доход за все отработанное время с начала года по день увольнения.

а) Да.

б) Нет

в) По усмотрению администрации предприятия.

г) По собственному желанию сотрудника.

9. Учет отработанного времени, необходимого при начислении заработной платы, а также правильного определения средней численности работников на предприятии организуется:

а) В лицевом счете работника.

б) В табеле учета рабочего времени (ф. № Т-12).

в) В штатном расписании.

г) Нет верного ответа.

10. Учет рабочего времени может быть:

а) Полным и частичным.

б) Основным и дополнительным.

в) Поденным и суммированным.

г) Нет верного ответа.

11. Поденный учет предусматривает:

а) Подсчет отработанного времени в течение каждого дня и применяется в тех случаях, когда дневная продолжительность рабочего дня постоянна.

б) Суммирование рабочего времени за месяц.

в) Суммирование рабочего времени за год.

г) Нет верного ответа.

Запрещается взаимозачет переработки в течение одного дня и недоработки в другие дни?

а) Да.

б) Нет.

в) По усмотрению администрации предприятия.

г) Нет верного ответа.

13. Численность работников постоянно должна уточняться на основании:

а) Табелей учета рабочего времени.

б) Лицевых счетов.

в) Приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении

г) Нет верного ответа.

14. Табель заполняется:

а) На всех работников, принятых на постоянную, сезонную или временную работу, сроком на один день и более, со дня зачисления, кроме принятых по договорам подряда.

б) Только на работников, принятых на постоянную работу.

в) Только на сезонных работников.

г) Нет верного ответа.

15. Существуют два метода ведения табеля учета рабочего времени:

а) Метод основной и дополнительной регистрации явки на работу.

б) Метод сплошной регистрации явки на работу по табельной системе или метод регистрации отклонений.

в) Метод основной регистрации явки на работу или метод регистрации отклонений.

г) Метод дополнительной регистрации явки на работу или метод сплошной регистрации.

16. Для расчета заработной платы работников, находящихся на повременной оплате труда, используются:

а) Данные табелей учета отработанного времени.

б) Данные нарядов, рапортов, маршрутных листов.

в) Приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении.

г) Нет верного ответа.

17. В условиях мелкосерийного и индивидуального производства основным первичным документом по учету выработки является:

а) Наряд на сдельную работу.

б) Маршрутные листы или карты.

в) Лицевых счетов.

г) Нет верного ответа.

18. Обязательными удержаниями являются:

а) Налог на доходы физических лиц по исполнительным листам и надписями нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.

б) Ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период.

в) Погашение задолженности по подотчетным суммам.

г) Нет верного ответа.

19. Расчеты по возмещению персоналом материального ущерба отражаются на счете:

а) 73.

б) 70.

в) 75.

г) 71.

20. Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется:

а) По группам работников предприятия.

б) По каждому работнику организации.

в) Не ведется на предприятии.

г) Нет верного ответа.

Ключ к тесту: вариант №1

№ вопроса Правильный ответ
1 а)
2 а)
3 б)
4 а)
5 в)
6 б)
7 в)
8 а)
9 б)
10 в)
11 а)
12 а)
13 в)
14 а)
15 б)
16 а)
17 а)
18 а)
19 а)
20 б)

Вариант №2

1. Удержание налога на доходы физических лиц отражается бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 69.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 68.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 60.

г) Нет верного ответа.

2. Удержание неиспользованных авансовых сумм отражается бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

3. Удержания по исполнительным листам отражаются бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 68.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 69.

4. Удержания за допущенный брак отражаются в учете бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

5. Удержания за причиненный материальный ущерб отражаются бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 60.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

6. Удержания на благотворительные цели отражаются бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 77.

7. Удержания за форменную одежду отражаются записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

б) Дт сч. 73 Кт сч. 70.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

8. Удержания по договорам добровольного страхования отражаются записью:

а) Дт сч. 73 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 73 Кт сч. 76.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

9. Удержания за товар, проданный в кредит, отражаются записью:

а) Дт сч. 73 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

10. Удержание займов, ссуд, выданных работнику предприятия, отражается записью:

а) Дт сч. 76 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 73 Кт сч. 70.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 71

11. Сверхурочные не должны превышать для каждого работника:

а) Двух часов в течение двух дней подряд.

б) Четырех часов в течение двух дней подряд.

в) Четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

г) 120 часов в год.

12. Пособие по беременности и родам, выплачиваемое работнику организации:

а) Включается в совокупный доход в целях обложения налогом на доходы физических лиц.

б) Не включается в совокупный доход и не облагается налогом на доходы физических лиц.

в) Включается в доход, но не облагается налогом.

г) Не облагается налогом на доходы физических лиц.

Какой бухгалтерской записью отражается операция «С расчетного счета получены наличные деньги для выплаты заработной платы»?

а) Дт сч. 70 Кт сч. 51.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 50.

в) Дт сч. 50 Кт сч. 51.

г) Дт сч. 51 Кт сч. 70.

14. На сумму депонированной заработной платы делается бухгалтерская запись:

а) Дт сч. 51 Кт сч. 76.

б) Дт сч. 76 Кт сч. 50.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

15. Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации:

а) В течение двух лет.

б) Срок хранения не ограничен.

в) В течение трех лет.

г) В течение десяти лет.

16. В расчетно-платежную ведомость заносят:

а) Только сумму заработной платы, подлежащую выдаче.

б) Только начисленную заработную плату, подлежащую выдаче.

в) Сумму начисленной заработной платы, суммы удержаний и сумму к выдаче.

г) Сумму начисленной заработной платы и суммы удержаний.

17. Начисление оплаты труда рабочим, занятым разборкой разрушенного вследствие землетрясения здания, оформляют бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 91 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 99 Кт сч. 70.

в) Дт сч. 84 Кт сч. 68.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 99.

18. Заработная плата, начисленная рабочим цехов основного производства, оформляется бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 20 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 25 Кт сч. 70.

в) Дт сч. 26 Кт сч. 70.

г) Дт сч. 28 Кт сч. 70.

Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника

При получении денег в подотчет работник предприятия обязуется представить документы, подтверждающие факт расходования денег, и вернуть неиспользованные суммы. На составление отчета и передачу его в бухгалтерию отводится 3 рабочих дня после возвращения из командировки или окончания периода пользования подотчетными средствами. Если ответственное лицо не отчиталось в срок при помощи авансового отчета или не вернуло остаток авансовых средств, работодатель может взыскать выданные деньги несколькими способами.

Порядок удержания подотчетных сумм в случае их невозврата сотрудником

Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов:

  1. Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму.
  2. У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы.
  3. Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты (при условии, что сотрудник не имеет возражений).
  4. При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке.
  5. Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника.

Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст. 137 ТК РФ. Для появления полномочий у бухгалтерии по удержанию из доходов подотчетного лица невозвращенных им средств:

  • руководитель компании в течение месяца с момента окончания срока представления отчета и внесения денег в кассу издает приказ об удержаниях;
  • в приказе или на отдельном бланке должник расписывается и дает согласие на произведение удержаний.

При несоблюдении указанных требований возврат средств возможен только в судебном порядке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для долгов, возникших по причине невозврата подотчетных средств, действует обычная продолжительность срока исковой давности (3 года), на протяжении которого работодатель может обратиться в суд для принудительного взыскания задолженности работника перед предприятием.

Если руководство компании не инициирует возврат средств через удержание из зарплаты или принудительный возврат по судебному решению, то для должника невозвращенные подотчетные средства становятся доходом. В этой ситуации работодатель выступает в роли налогового агента: у него появляется обязательство по начислению и удержанию НДФЛ с общей величины неиспользованных и подлежащих возврату подотчетных средств. При отсутствии возможности удержать подоходный налог работодатель уведомляет в письменной форме налоговые органы. Такая последовательность действий оговорена в Письме Минфина от 24.09.09 г. №03-03-06/1/610.

ВАЖНО! При наличии заявления от подотчетного лица об удержании из его заработка долга по авансовому отчету разрешается направлять на возмещение сразу всю сумму задолженности.

Роструд в Письме от 26.09.2012 г. под №ПГ/7156-6-1 указал, что работодатель может произвести единоразовое удержание долга по подотчетным средствам, если это действие согласовано с работником. Сотруднику дается право прописать в заявлении процент удержаний или фиксированную ежемесячную сумму, в рамках которой можно осуществлять погашение долга из зарплаты.

При удержании задолженности из ежемесячных доходов работника на основании приказа руководителя необходимо руководствоваться максимальными ограничениями из ст. 138 ТК РФ. Общая величина всех видов удержаний из начисляемой заработной платы не может превышать уровень 20% от дохода, в некоторых ситуациях допускается увеличение лимита до 50 или 70%.

При инициировании судебного разбирательства между подотчетным лицом и работодателем алгоритм действий такой:

  • до истечения срока исковой давности предприятие подает иск в судебные органы;
  • по окончании месячного срока, отводимого для урегулирования вопроса путем добровольного исполнения обязательств или издания распоряжения руководства об удержаниях, бухгалтерия должна показать в учете доначисление страховых взносов на сумму задолженности по подотчетным средствам;
  • при вступлении в силу судебного решения в пользу работодателя из суммы долга удерживается подоходный налог.

ЗАМЕТЬТЕ! Прощение долга оформляется приказом по предприятию.

Чтобы простить задолженность по подотчетным средствам, руководитель компании издает приказ. Альтернативный вариант: должник обращается с просьбой об аннулировании задолженности в форме заявления на имя директора предприятия, руководитель своей резолюцией на заявлении фиксирует решение о прощении долга. Дата списания обязательств с должника будет совпадать с датой резолюции или днем регистрации приказа. Этой датой должны быть произведены начисления по НДФЛ, налог перечисляется в бюджет в день фактического удержания сумм или на следующие сутки.

При наличии задолженности по подотчетным средствам за уволенным работником после окончания периода исковой давности организация вправе перевести сумму долга в разряд безнадежных задолженностей. После этого можно произвести списание в затраты по правилам п. 14.3 ПБУ 10/99.

Бухгалтерский и налоговый учет

Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг. По истечении периода досудебного урегулирования проблемы (1 месяц) на размер задолженности начисляются страховые взносы. Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий:

  • сотрудником добровольно были возвращены средства;
  • сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат.

Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями:

  • через расходование части резерва сомнительных долгов;
  • через отнесение суммы долга на финансовые результаты.

В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.

Нюансы налогового учета

Факт выдачи денежных ресурсов наемному работнику в подотчет не является основанием для возникновения в учете расходной операции. Возвращаемые сотрудником остатки неиспользованных средств не могу быть отнесены к доходам предприятия. Величина подотчетных сумм не учитывается в расчете налога на прибыль, ее надо показывать в составе дебиторской задолженности.

Долги, признанные безнадежными, списываются в налоговом учете на расходы внереализационного типа. Для перевода задолженности в разряд безнадежной необходимо документально обосновать факт окончания срока исковой давности. При применении УСН (с любым видом объекта налогообложения) или ЕНВД списанные безнадежные дебиторские задолженности не могут уменьшать налоговую базу.

Счета, проводки

Учет подотчетных сумм ведется на 71 счете. При несвоевременном возврате остатка средств, выданных работнику авансом, величина долга в учете причисляется к недостачам. Удержания подотчетных сумм проводятся как уменьшение суммы недостачи, числящейся за конкретным ответственным лицом. Типовые корреспонденции в этом сегменте учета такие:

  • Д71 – К50 или 51 – отражена выдача денег в подотчет;
  • Д94 – К71 — неизрасходованная подотчетная сумма, не внесенная в срок в кассу, отнесена на недостачи;
  • Д70 – К94 – произведено удержание остатка подотчетных средств из заработной платы (при наличии письменного согласия должника);
  • Д73 – К94 – обозначен долг по подотчетным средствам, который невозможно погасить за счет ежемесячного заработка физического лица;
  • Д50 или 51 – К73 – запись составляется в ситуациях добровольного закрытия задолженности сотрудником и при погашении требуемой суммы в принудительном порядке по решению суда;
  • Д91 – К73 – фиксация факта прощения долга;
  • Д70 – К68 – по прощенной сумме задолженности осуществлено начисление подоходного налога;
  • Д91 – К69 – показано начисление страховых взносов на подотчетные суммы, которые перешли из группы долгов в категорию доходов сотрудника.

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства — этот вопрос рано или поздно задает каждый бухгалтер. Ответ на него не так однозначен, как может показаться. Рассмотрим все варианты.

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Итоги

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Выдача денег под отчет регламентируется указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, устанавливающим порядок ведения кассовых операций (далее — порядок № 3210-У). Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет:

  1. Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления лица, получающего средства. К обязательным реквизитам такого заявления относятся (кроме Ф. И. О., должности и подписи заявителя): сумма подотчетных средств, срок, на который деньги выдаются, дата и подпись руководителя, разрешившего выдать средства в подотчет (п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Сроки выдачи денег в подотчет могут быть установлены учетной политикой или отдельным приказом. Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.

ВАЖНО! На предприятии должен быть приказ о том, кто имеет право получать деньги в подотчет.

  1. Прежде чем выдать деньги подотчетному лицу, бухгалтер обязан проверить, нет ли у заявителя задолженности по предыдущим подотчетам. Если такая задолженность имеется, деньги в подотчет выдавать нельзя (абз. 3 п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения.

ВАЖНО! Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу.

О том, как регламентируется выдача и возврат подотчетных средств, можно прочитать в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения.

Рекомендуем посмотреть материал «Какую сумму можно выдавать под отчет в 2016 году?».

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

Скачать бланк авансового отчета

В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает:

  • порядковый номер записи;
  • дату расходования средств (выдачи первичного документа);
  • номер первичного документа;
  • наименование первичного документа;
  • сумму расхода.

Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии. Следует также указать номер приказа, на основании которого выдавались суточные командированному лицу.

В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем была выдана подотчетнику, то производится доплата подотчетному лицу из кассы предприятия или (по его заявлению) на банковскую карту.

Как это сделать правильно, смотрите здесь «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Если сумма списываемых по авансовому отчету средств меньше, чем была выдана подотчетнику, он обязан вернуть остаток денег предприятию. Если подотчетное лицо не вернуло остаток неизрасходованных (не списанных по авансовому отчету) средств либо не отчиталось в указанные сроки, у него появляется задолженность перед предприятием по суммам, полученным в подотчет.

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Существует 3 возможных варианта развития событий:

  1. Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы.
  2. Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий:
  • когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег;
  • когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд.
  1. Руководитель решил простить долг подотчетному лицу.

В первом случае, когда подотчетник признает долг и пишет заявление с просьбой удержать у него подотчетные деньги из зарплаты, можно удержать единовременно всю сумму долга, если иное не указано в заявлении на удержание (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение (издать приказ) об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. 137 ТК РФ.

Ст. 138 ТК РФ устанавливает ограничения на общий размер всех сумм, удерживаемых из заработной платы, — 20% (в некоторых случаях — 50 или 70%).

Приведем типовые проводки по рассмотренным выше операциям:

Дт

Кт

Описание операции

Выдача в подотчет наличных денег из кассы предприятия

Отражена задолженность по невозвращенным подотчетным средствам

20–44

Начислена заработная плата сотруднику

Удержан НДФЛ из зарплаты

Погашена задолженность сотрудника

В случае же, когда подотчетное лицо оспаривает долг, решить вопрос может только суд. При этом по истечении месячного срока от крайней отчетной даты бухгалтер обязан доначислить на сумму невозвращенных подотчетных средств страховые взносы (ст. 7, 8 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Что касается НДФЛ, он начисляется по факту списания задолженности в связи с решением суда (если суд принял решение в пользу работника) либо на дату прощения задолженности.

Прощение задолженности — это последний вариант возможного развития событий при невозврате подотчетных сумм. Если принято решение простить долг подотчетному лицу, необходимо издать соответствующий приказ (можно также ограничиться получением соответствующей резолюции руководителя на заявлении подотчетного лица о прощении ему долга).

Дата резолюции (или приказа) считается датой списания долга с должника (п. 2 ст. 415 ГК РФ). В этот день необходимо начислить НДФЛ на сумму списываемой с должника задолженности. В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ необходимо удержать с налогоплательщика (подотчетного лица) сумму НДФЛ и в этот же день (или на следующий) перечислить налог в бюджет. Удержать НДФЛ можно при выплате подотчетному лицу заработной платы.

Проводки при прощении долга по невозвращенному подотчету выглядят так:

Дт

Кт

Описание операции

Списан долг на основании приказа

Удержан НДФЛ с суммы списанного долга

Начислены взносы по списанной задолженности

Итоги

При выдаче подотчетных сумм бухгалтер предприятия обязан вести учет сроков их возврата. Если подотчетник своевременно не отчитался за выданные суммы (или не вернул их), возможно удержание их из зарплаты. Процедуру такого удержания может инициировать как сотрудник, так и работодатель.

Подробнее о том, как взыскать подотчет с директора предприятия, можно узнать из статьи «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *