Суточные в загранкомандировках

>Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Для чего нужен авансовый отчет за командировку

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Актуальный бланк

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.

ВАЖНО! Все документы, которые подтверждают произведенные затраты в командировке, приложите к авансовому отчету. В ином случае расходы будут считаться неподтвержденными, а следовательно, деньги придется вернуть.

  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

>Скачать заполненный образец

Важное о сроках

Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.

ВАЖНО! Если работник заболел, например, в день возвращения либо на следующие сутки, сотруднику был выписан больничный лист, то в таком случае он должен отчитаться в течение 3 рабочих дней с момента, когда листок нетрудоспособности будет закрыт официально.

В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».

Ответственность

Авансовый отчет — это основной отчетный бланк, который подтверждает правильность оформления и ведения расчетов с подотчетными лицами. За нарушение действующих правил для руководителей организаций предусмотрена административная ответственность.

Напомним, что если суммы подотчет выдаются через кассу, то есть наличкой, то за нарушение кассовой дисциплины могут оштрафовать — до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Ответственность за правильность оформления следует возложить на бухгалтера, ведущего расчеты с подотчетниками. Закрепите данное условие в его должностных инструкциях.

>Как составить авансовый отчет по командировке: образец

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет по командировке относится к первичной учетной документации. Назначение документа:

  • зафиксировать хозяйственные операции в бухгалтерских регистрах,
  • подтвердить выданные ранее денежные средства,
  • подвести баланс между авансом и служебными расходами для возмещения или возврата средств отчитывающимся работником.

Чтобы направить сотрудника в служебную поездку, руководитель письменно дает распоряжение, потом кадровиками издается соответствующий приказ-распоряжение, оформляется служебное задание и сотрудник получает на расходы аванс. Командировочное удостоверение не относится к обязательным, а только к рекомендуемым документам. Авансовый же отчет остается необходимым к представлению, и отчитаться по нему нужно в короткий период.

Скачать бланк приказа и распоряжения

Срок, в который нужно сдать авансовый отчет после командировки – три рабочих дня после того, как работник вернулся из поездки. Срок продлевается до выхода на работу, если откомандированный сотрудник не вышел на службу по причине болезни, или отпуска, совпавшего с окончанием командировки, или из-за новой служебной поездки.

В документе подводится баланс по полученным денежным средствам и понесенным затратам. К отчету обязательно прикладываются подтверждающие документы:

  • оплата проживания в гостинице (жилом помещении),
  • проездные документы, в т. ч. оплата сервисных услуг (постельные принадлежности, комиссия за оформление),
  • служебное задание для начисления суточных,
  • прочие связанные со служебной поездкой расходы (например, оформление визы для зарубежных поездок, услуги связи, взносы при проезде/выезде транспорта и затраты на бензин при передвижении на автотранспорте).

Бланк № АО-1 утвержден отдельным постановлением Госкомстата и используется для учета расходов, выданных персоналу под отчет и связанных с деятельностью компании. По ссылке можно посмотреть, как выглядит утвержденная форма, и скачать бланк авансового отчета командировки.

Документ состоит из шапки для реквизитов (наименование компании, ОКПО), лицевой и оборотной сторон:

  • На лицевой части бухгалтером заполняются реквизиты организации, персональные сведения отчитывающегося сотрудника, подразделение, должность, номер и дата отчета, документ о выдаче денег, баланс расчетов. В блоке основание отчета указывается «служебная командировка» или «командировочные расходы».

Скачать оригинал документа

  • На оборотной части графы с 1 по 6 заполняет командированный сотрудник с перечислением документов по расходам, графы с 7 по 9 заполняет бухгалтер, визируя их принятие к учету.

Скачать оригинал документа

Как заполнить авансовый отчет по командировке: образец

Рассмотрим процедуру сдачи и оформления отчетного документа:

  1. После возвращения из служебной поездки в три рабочих дня командированный сотрудник заполняет и сдает авансовый отчет.
  2. Прилагаемые документы нумеруются в порядке записи в документе. Оправдательными документами могут быть кассовые чеки, электронные билеты, отрывной корешок к посадочному талону, бланки строгой отчетности, квитанции, корешок к приходному кассовому ордеру, накладные и пр.
  3. Суточные указываются за все дни командировки. Для их подсчета подтверждением служит служебное задание с указанием дат и срока командирования.
  4. Обосновывающие документы наклеиваются на лист А4.
  5. Бухгалтерия проверяет наличие перечисляемых документов, их целевое расходование, соответствие указанных сумм.
  6. После проверки на оборотной стороне бухгалтер пишет суммы расходов, принимаемые к учету, и корреспондирующие для учета счета. На лицевой стороне указывается итог отчета (аванс, расход, остаток к взносу и перерасход к выдаче), итоговые бухгалтерские проводки, количество приложенных документов. В строках по утверждению сумм цифры указываются прописью.
  7. Проверенный и подписанный бухгалтерией документ утверждает руководитель или уполномоченный сотрудник.
  8. Через кассу отчитывающийся по командировке сотрудник вносит остаток аванса или получает средства по перерасходу.
  9. Бухгалтер-кассир указывает факт расчета.
  10. Бухгалтер расписывается в принятии всех документов и осуществляет проводки.

Типичные ошибки при заполнении авансового отчета

  1. Принятая к учету сумма не обоснована документом или объяснительной лица в случае потери документа.
  2. К авиабилету не приложен посадочный талон.
  3. На лицевой стороне не выделены суммы НДС для контировочных записей.
  4. Нет подписей: подотчетного сотрудника, должностных лиц – бухгалтера, главбуха, бухгалтер-кассира, руководителя.
  5. Строки по иностранной валюте заполнены и для рублевых расчетов, тогда как оформляются при выдаче аванса в инвалюте.
  6. Принятые расходы не соответствуют требования Налогового Кодекса по экономическому оправданию для хозяйственной деятельности компании.
  7. Информация на прилагаемой документации не читается и не распознается, бланки не имеют реквизитов, подписей.

Отчетный документ требует аккуратности заполнения и соблюдения сроков сдачи. Если вовремя не сдать отчет, потраченные в командировке средства руководство вычтет из зарплаты сотрудника — а работодатель будет вынужден удержать из этих денег НДФЛ. Если в компании нет бухгалтера, способного проследить за правильностью оформления бумаг, такая ситуация становится вполне возможной. Чтобы избежать проблем с рутинными задачами, советуем передать бухгалтерию на аутсорс— такое решение освободит ваше время и сэкономит средства.

Что будет, если не сдать авансовый отчет

При нарушении срока отчетности командированный сотрудник переходит в разряд должников организации. На основании ст.137 Трудового Кодекса работодатель вправе удержать из зарплаты весь выданный аванс. В этом случае сумма расценивается как доход сотрудника с начислением страховых взносов и удержанием НДФЛ. Аналогично облагаются и суммы, выплаченные сверх нормативных компенсаций (суточные, проживание при утрате документов, расходы на бензин).

Если командировка гражданина пересекается по времени с отпуском, то по возвращению начисляется НДФЛ и социальные взносы на стоимость проездного обратного билета, а сам билет к расходам по налогу на прибыль не принимается.

Подробные разъяснения в части налогообложения читайте в материалах:

  • Командировочные расходы.

  • Налог на прибыль и командировка.

  • НДФЛ у командированного лица.

При заграничной командировке оформление происходит аналогично, как при служебной поездке по России. К документальным расходам может дополнительно добавиться подтверждение обмена валюты. В случае, если сотрудник не отчитался своевременно, то аванс в инвалюте пересчитывается в рубли по курсу Центробанка на дату начисления полученных сумм (дохода) в пользу командированного работника.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Оформление командировки в 2017 году: документы

Обновление: 14 марта 2017 г.

Внесенные в 2015 году в трудовое законодательство РФ изменения (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771) привели к изменению многолетнего и привычного документооборота в части оформления различных документов, составляемых при направлении сотрудников в командировки. Из настоящей статьи вы сможете узнать, как оформить командировку сотруднику в 2017 году без ошибок.

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Напомним, с 08.01.2015 по общему правилу составление как командировочного удостоверения, так и служебного задания не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель во внутренних документах организации (локальных нормативных актах), действующих на предприятии, может предусмотреть, что оформление командировки должно осуществляться с использованием данных документов (ст. ст. 8, 22 Трудового кодекса РФ). Если такое решение работодателем будет принято, то при убытии работника в командировку оба документа (и командировочное удостоверение, и служебное задание) подлежат составлению согласно установленному работодателем порядку.

Таким образом, командировки в 2017 году оформляем и оплачиваем уже без применения привычных форм — командировочного удостоверения и служебного задания.

С 08.08.2015 работодатель освобожден от заполнения и ведения еще одной ранее обязательной формы — журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

Документы, составляемые при направлении в командировку

С отказом законодателя от такого обязательного требования к работодателю (и работнику), как составление командировочного удостоверения и служебного задания, процедура оформления командировок стала существенно проще. Сейчас работодатель должен оформить следующие документы для командировки в 2017 году:

  • письменное решение (приказ, распоряжение) работодателя о направлении работника в командировку (ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Данный приказ (распоряжение) может быть составлен работодателем по форме, разработанной самостоятельно (с обязательным утверждением локальным нормативным актом), или оформлен по унифицированной форме N Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В таком приказе (распоряжении) отражается цель командировки сотрудника. Если для выполнения задания руководства или по иным причинам сотрудник должен выехать в командировку на собственном или служебном транспорте, об этом также указывается в приказе (распоряжении) (п. 7 Положения). В приказе (распоряжении) также отражается основание командирования сотрудника в другую организацию, например служебная записка работника (его непосредственного руководителя), договор с контрагентом работодателя и т.д.;

Приведем образец приказа о направлении работника в командировку.

  • авансовый отчет работника о произведенных им расходах (п. 26 Положения). В бюджетных организациях такой авансовый отчет составляется по унифицированной форме № 0504505, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, а во внебюджетных организациях — по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Вы можете ознакомиться с образцом авансового отчета.

Рабочее время сотрудника, который был в служебной командировке, отражается работодателем в табеле учета рабочего времени. Унифицированная форма данного табеля (форма N Т-13) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

С применением аналогичных документов производится и оформление заграничных командировок.

>Командировка в 2017 году: инструкция для бухгалтера

Командировка в 2017 году: инструкция для бухгалтера

Командировки на предприятии — явление довольно частое. Бухгалтеру важно знать, какие документы нужно запросить у командированного работника по возвращении и как безошибочно отразить в учете все понесенные расходы. В 2017 году изменится порядок налогообложения суточных. В данной статье расскажем о грядущих переменах и правилах учета командировок в 2017 году.

Обязательные документы при оформлении командировки

С 2015 года порядок оформления командировок стал значительно проще. Теперь вовсе не обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание — эти документы отменены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Однако ряд компаний по-прежнему использует эти документы для контроля. Это не противоречит законодательству, но применение данных форм следует закрепить во внутреннем документе предприятия.

Также в 2015 году стал не обязательным для применения журнал учета командированных работников.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Какие же документы нужно оформить в обязательном порядке при направлении работника в служебную командировку? Их всего два:

1. Письменное решение директора (например, приказ).

2. Служебная записка работника, но только при поездке в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте.

Получается, что самый главный документ — это распоряжение руководителя. Служебная записка оформляется лишь при использовании автомобиля либо другого служебного (личного или взятого в аренду) транспорта.

Работник вправе написать служебную записку вне зависимости от способа передвижения до места командировки и обратно. В записке он может указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитать необходимую сумму. Порядок составления таких записок обычно также фиксируется в локальных актах фирмы.

Командировочные расходы и отчет по ним

Прежде всего следует отметить, что работник, находясь в командировке, продолжает получать зарплату. Только рассчитывается она исходя из среднего заработка.

Основные командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ):

  • суточные;
  • затраты на проезд;
  • проживание;
  • прочие обоснованные расходы.

Суточные по-новому

Уже давно в России не существует какого-либо лимита суточных. Коммерческие компании и ИП вправе установить любой размер (ОСНО — пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, УСН — пп. 13 п 1. 346.16 НК РФ), закрепив это в нормативном локальном акте или в коллективном договоре.

Малые предприятия чаще всего устанавливают суточные для поездок по России в размере 700 рублей. Это связано с тем, что именно такая сума не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Можно установить суточные и в большем размере, тогда с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Для заграничных командировок существует лимит 2 500 рублей — суточные в этих пределах не облагаются НДФЛ.

На данный момент суточные в любом размере не облагаются страховыми взносами. То есть не важно, в каком размере выплачиваются суточные — 700 рублей или, может быть, 3 000 рублей в день.

С 01.01.2017 вносятся изменения в НК РФ, согласно которым суточные будут облагаться страховыми взносами в пределах установленных лимитов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Здесь будет такое же правило, как и при обложении суточных НДФЛ. Значит, суточные сверх лимита (700 рублей либо 2 500 рублей) будут облагаться страховыми взносами.

Например, компания выплачивает суточные в размере 1 000 рублей в день. Работник был в командировке 4 дня. За все дни командировки ему причитается 4 000 рублей суточных. Однако, по норме не облагаются лишь 2 800 рублей (700 рублей х 4 дня). Разница между фактической выплатой и лимитом (4 000 – 2 800 = 1 200) подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Затраты на проезд

Затраты на проезд до места командировки и обратно компенсируются работнику в полном размере, но при условии их документального подтверждения (ст. 264 НК РФ).

Если работник едет на поезде, ему также компенсируют затраты на постельное белье. А стоимость перевозки подтвердит железнодорожный билет.

При авиаперелетах понадобится билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон.

При утере документов придется запрашивать справку у перевозчика о подтверждении поездки.

Если работник направился в путь на автомобиле, нужно приложить служебную записку и путевые листы. Кроме того, чтобы подтвердить затраты на топливо, нужно прикрепить к отчету чеки АЗС.

Нередко командированные сотрудники пользуются услугами такси. Такие расходы также можно принять к учету, если поездка была от вокзала (аэропорта) до гостиницы/места командировки или обратно (письма Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 и от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Затраты на проживание

Чаще всего сотрудник во время командировки живет в гостинице. Для принятия расходов нужны подтверждающие проживание документы, выданные гостиницей. Если оплата произведена наличными, нужен кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Если для проживания была арендована квартира, нужен договор аренды и копии документов о праве собственности.

Прочие расходы

Находясь в командировке, сотрудник может нести и дополнительные расходы. Например, на телефонные переговоры, представительские расходы, оформление визы, бронирование номера и т.п. Важным условием принятия дополнительных расходов является их производственная необходимость и обязательное наличие подтверждающих документов.

Командированный работник по возращении из поездки должен отчитаться в течение трех рабочих дней за произведенные расходы (приложить документы, вернуть остаток денег) и подписать авансовый отчет.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *