Кто покупает трудовую книжку

Содержание

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

За чей счет приобретается бланк?

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

Скачать форму вкладыша

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

За чей счет приобретается бланк?

Скачать форму трудовой книжки

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает…

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

  1. Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает.

    Скачать форму дубликата

  2. Если в результате чрезвычайной ситуации произошла массовая утрата трудовых книжек (п. 34 Правил). Поскольку вкладыш вшивается в книжку и отдельно от нее не заполняется (п. 38 Правил), при утрате книжек, разумеется, утрачиваются и вкладыши. В этой ситуации работнику выдается дубликат документа, а расходы за такую выдачу ложатся на работодателя.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша, так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Вкладыш в трудовую книжку

На протяжении своего рабочего стажа в течение активной жизни гражданин имеет документ, выданный ему, как правило, на месте первого трудоустройства и остающийся с ним до выхода на пенсию, а у некоторых лиц значительно позже. Если гражданин ведёт активную трудовую деятельность, часто меняет место работы или же растёт внутри одной компании, постоянно повышаясь в должности и переводясь из одного департамента в другой, его трудовая книжка довольно быстро может закончиться. Если подобная ситуация произошла, власти страны позволяют вклеить в книжку специальный вкладыш и продолжить делать записи в пределах единого документа.

Что такое вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, дополняющий трудовую книжку и служащий для оформления дополнительных страниц к ней. Применение данной бумаги регламентируется в пункте 38 Постановления Правительства РФ № 225. Так, данный документ предоставляется работодателем, обязанным регулярно покупать бланки, если при заполнении ТК у него заканчиваются все страницы, а разлинованный вкладыш служит их продолжением, однако сам по себе листок не может быть самостоятельным документом, так как он не содержит в себе регалий своего владельца, каких-либо официальных подписей и печати, и служит лишь вспомогательной бумагой.

Приём на работу

Наниматель обязан обеспечивать покупку подобных пустых бланков заранее и хранить их в архиве отдела кадров. При выдаче вкладыша очередному сотруднику компании данный акт записывается в специальном реестре в архиве работодателя, что диктуется Постановлением Минтруда №69, как средство для учёта активности ТК на территории предприятия и его субъектов.

Внешний вид вкладыша в ТК

Свою историю вкладыш в трудовую книжку начинает с 1940 года, когда начал пользоваться спросом спустя два десятилетия после введения самого понятия ТК. Данный документ обладает следующими отличительными особенностями:

  • Прежде всего, во избежание оборота фальсификата бумага имеет уникальный серийный номер, по аналогии с ТК, а также определённые методы защиты от подделки.
  • Применение вставки в ТК сотрудника регламентируется Постановлением Минтруда №69, которое содержит в составе своих статей пошаговую инструкцию по оформлению бумаги.

Работа отдела кадров

  • Любые сведения, заносимые в документ, должны дублироваться в бланках строгой отчётности, обрабатываемых на территории работодателя.
  • В каждой трудовой книжке сотрудника компании, которая дополняется вкладышем, должна стоять печать установленного образца с текстом «Выдан вкладыш», а в противном случае документ не может обрести законную силу. В случае, если организация не располагает таким штампом, данная запись делается от руки ответственным сотрудником отдела кадров.
  • В случае, если при переходе с одного рабочего места на другое гражданин каким-то образом утрачивает вкладыш, он уже не может далее претендовать на квалифицированную должность без его восстановления, так как вкладыш – неотъемлемая составляющая самой ТК, которая без него утрачивает свою активность.
  • Документ имеет полужёсткую картонную обложку, внешне сильно напоминающую ТК, и состоит из 36 листов с габаритами 88 х 125 мм для внесения официальных данных о сотруднике. Все поля для заполнения во вкладыше идентичны графам трудовой книжки.

Важно! Вкладыши в ТК ограничены в продаже и приобретать их имеют право лишь юрлица при предъявлении учредительных документов и печати компании. Бланки вкладышей издаются на Гознаке РФ, а их оформление ведётся в строгом соответствии с Постановлением Минтруда.

Трудовая книжка

Инструкция по оформлению вкладыша

Заполнение трудовой книжки ведётся сотрудником отдела кадров предприятия-работодателя. В бланке, в соответствии с назначением каждой графы вписываются следующие сведения о сотруднике и его основных местах работы:

  • На первой странице указываются Ф. И. О. обладателя документа, дата его появления на свет, сведения о полученном образовании и присвоенной квалификации, в соответствии с которой он трудоустраивается на предприятии. В конце главного разворота фиксируется ЧЧ.ММ.ГГГГ заполнения документа, а также подпись сотрудника отдела кадров и фирменный штамп юрлица.
  • Следующие страницы содержат в себе графы, в которых указывается порядковый номер, дата кадровой операции с сотрудником, сведения о приёме на работу или освобождения от занимаемой должности, информация о повышениях, переводах, награждениях и премиях.

Важно! Ввиду того, что вкладыш является смысловой пролонгацией трудовой книжки, все номера, с которых начинается документ, проставляются не с цифры 1, а со следующего за последней записью числа. В случае, если сотруднику требуется несколько вкладышей из-за слишком большого количества записей, их количество законом не ограничивается. Документ считается действительным только в том случае, если он физически прикреплён к ТК, а также имеет штамп работодателя.

Действующим трудовым законодательством также оговорены требования к штампу, которые необходимо проставлять в каждом новом документе, в частности:

  • Прежде всего печать в документе должна отчётливо читаться и в то же время не загораживать собой оставшиеся под ней записи.
  • Если предприятие или ИП не имеют собственного фирменного штампа, его можно заменить подписью и регалиями руководителя компании.
  • В установленном на законодательном уровне регламенте говорится, что печать может быть проставлена только синим цветом.

Важно! Печать, устраиваемая на титульном листе, принадлежит только тому предприятию, которое выдало документ для сотрудника. На всех прочих местах работы во вкладыше ставится печать только под записями о приёме на работу, увольнении и прочих изменениях в статусе сотрудника.

Способы исправления ошибок во вкладыше

Каждый работодатель должен знать алгоритм исправления ошибок, которые могут быть допущены при неверном указании каких-либо сведений при заполнении вкладыша в трудовую книжку. Конечно, в отдельных случаях работодателю никто не мешает приобрести новый вкладыш, но от грамотно выполненных исправлений сила документа всё равно не теряется. Так, порядок исправления неточностей и ошибок в документе приведён ниже:

  • Если неточность была допущена при заполнении главной страницы, она подлежит списанию при помощи составления специального акта.
  • В случае, когда ошибка появилась при заполнении основных сведений о трудовой активности работника, сотрудник отдела кадров под некорректной надписью делает соответствующую пометку, которая автоматически позволяет считать сведения недействительными.

Вкладыш в ТК

После этого идентичная запись делается снова, но уже без каких-либо ошибок и помарок. Здесь важно учитывать, что каждая запись об ошибочных данных в документе строгой отчётности должна иметь порядковый номер, следующий за последними сведениями о допущенных неточностях.

Важно! Согласно Постановлению Минтруда ни одно исправление не может быть выполнено в виде перечёркивания ошибочных данных, так как в таком случае весь документ утрачивает юридическую силу.

Основные ошибки, которые повторяются при заполнении вкладыша, перечислены в приведённом перечне:

  • Неверное написание личных данных сотрудника, особенно, если он имеет нестандартную фамилию.
  • Ошибочное заведение вкладыша и нумерация первичной записи цифрой 1, что недопустимо.
  • Неточность в указании номера и наименования официального документа, в соответствии с которым во вкладыш делается новая запись.
  • Ошибкой также является действие сотрудника отдела кадров, когда он путает местами графы и заполняет их, не следуя подсказкам в верхней части каждой страницы.
  • Отсутствие подписи уполномоченного сотрудника отдела кадров предприятия, которая должна стоять под каждой записью в основном наборе листов документа.

Важно! Сотруднику организации, с трудовой книжкой которого проводятся бюрократические мероприятия и оформляется вкладыш, следует самолично взять документ на контроль наличия ошибок и указания к их исправлению. Это необходимо, потому что сотрудники отдела кадров могут не увидеть допущенную неточность и продолжить оформление документа через некоторое время, после очередного повышения в должности или перевода работника, что впоследствии вызовет дополнительные сложности при внесении корректировок.

Пример оформления вкладыша

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Как только оформление вкладыша завершено, ответственный сотрудник работодателя должен вшить его в трудовую книжку работника для того, чтобы он стал активным. Трудовое законодательство не даёт каких-либо подробных разъяснений по корректному выполнению этого действия, и это приводит к тому, что отдел кадров просто руководствуется опытом ведения аналогичных процедур в адрес других сотрудников.

Таким образом, ответственные лица вшивают вкладыш одним из следующих способов:

  • В начале документа, который требуется оформить, сразу после первого форзаца трудовой книжки сотрудника, что создаёт удобство при чтении именно вкладыша, не отвлекаясь на изучение старых записей в первоначальном документе.
  • В середине ТК, так как это наиболее удобно для вшивания в техническом плане, однако может вызвать неудобства заинтересованного в сотруднике лица при чтении документа.
  • В конце ТК, сразу перед последним форзацем, и это также удобно для изучения, так как вкладыш являет собой логическое продолжение оригинальной книжки.

Важно! Технически правильно оформляемый вкладыш не может быть вклеен, так как это действие оставляет риск разъединения двух документов со временем, что автоматически влечёт за собой утрату действия каждого из них. Так, все вкладыши, как правило, пришиваются обычными хлопковыми нитками и сапожной иглой, без использования сложных технических приспособлений.

В заключение следует сказать, что год от года человек накапливает свой трудовой стаж, и это означает, что ему всё труднее будет его восстановить при утрате ТК, а понадобиться он может не только при попытке трудоустройства на иное предприятия, но также и при выходе на пенсию для окончательного рассмотрения ежемесячного пенсионного обеспечения. Так, процесс восстановления трудового стажа невероятно затратный, долгий и требующий большого количества усилий для каждого человека, имеющего богатый опыт работы.

Вшитый в ТК вкладыш

В то же время вкладыш также имеет большую ценность для будущего гражданина, поэтому к данным документам надо относиться с предельным вниманием, осторожностью и беречь их от любых внешних воздействий, а также от утраты. Кроме того, гражданину следует обратиться к нотариусу и сделать заверенные копии всех листов обоих документов для домашнего хранения, что даст возможность выполнения дальнейших действий по трудоустройству даже в случае утери или уничтожения оригинальной ТК.

> Правила и порядок заполнения трудовой книжки

Кто должен заполнять трудовую книжку?

Книжка должна заполняться работодателем лично. Если структура организации предусматривает наличие специального отдела по работе с кадрами или отдельного работника, ведающего кадровым делопроизводством – ответственность вменяется кадровой службе или кадровому работнику.

При этом его деятельность должна курироваться работодателем, так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.

Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя. После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

Какие записи должны быть в ТК?

Трудовая каждого работника должна содержать определённые сведения о нём, которые указываются на титульном листе:

  • личные данные (Ф.И.О.);
  • дата рождения;
  • образование;
  • специальность;
  • дата заполнения.

Фамилия, а также сведения об образовании и квалификации должны быть актуальны на момент заполнения трудовой.

Если владелица трудовой вышла замуж, что повлекло изменение фамилии, то её надлежит вписывать в соответствии с паспортом.

Титульный лист – идентификатор принадлежности. Внутри ТК расположены графы, которые требуют надлежащего заполнения. В них вносятся сведения о работе, а также сведения о переименовании организации и других реорганизационных мероприятиях.

Какие сведения вносятся в ТК?

В трудовую каждого работника вносятся сведения о работе, на которую он устраивается и которую выполняет в течение определённого времени. Как правило, это постоянная работа в организации, на предприятии или у индивидуального предпринимателя.

Эти сведения должны содержать:

  • дату приёма;
  • дату увольнения;
  • сведения о работе;
  • подразделение;
  • разряд или должность;
  • основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите .

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

  1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
  2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.

Сроки внесения записей в трудовую книжку: при приёме на работу сотрудника, запись в его книжку должна быть внесена в течение календарной недели или в течение 5 рабочих дней, но не позднее.

При увольнении – в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

Если приём на работу осуществляется в порядке перевода, запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если должностной переводпроизводится внутри организации – запись необходимо произвести в один день. Им должен быть день перевода.

По требованию работника может быть внесена запись о работе по совместительству. Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

  • о больничных;
  • о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
  • о трудовых отпусках и командировках.

Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу.

В этом случае используется определённый алгоритм внесения записи после прохождения испытательного срока на основании соответствующего приказа.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку?

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

  1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
  2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
  3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Как правильно заполнить трудовую книжку: нюансы в примерах

Ни одна запись трудовой книжки не может осуществиться произвольно. Все они строго регламентированы специализированными, утверждёнными законодательно нормами правил и стандартов. Трудовой кодекс, в главах 10 и 11 рассматривает основные положения, касающиеся кадрового делопроизводства. Работа с заполнением трудовой отражается в ст.66 ТК РФ.

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

  1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.
  2. Инструкции по заполнению ТК утверждены Минтруда и соц. развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Инструкции по заполнению ТК — Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)

Правила заполнения трудовой книжки определяют в законодательном порядке все детали, связанные с организационной работой с ТК, а также указывают на то, как, в общем и целом трудовые нужно заполнять и хранить. Правила имеют вид законодательного документа, которым регламентированы практически все действия, производимые с книжками, с вкладышами и бланками трудовых и вкладышей к ним.

Они регламентируют:

  1. Сроки внесения записей.
  2. Характер и полноту вносимых сведений в графах о работе и на титульном листе.
  3. Отсутствие сокращений в записях.
  4. Необходимость ознакомления работника под роспись с вносимыми записями.
  5. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях.
  6. Порядок приобретения бланков трудовых и вкладышей.
  7. Правила и регламент исправления ошибокв записях.
  8. Вопрос об ответственности за исполнение Правил.

В отличие от Правил, Инструкция определяет нюансы внесения записей, характер их содержания и допустимую форму. Она определяет нормативные фразы, которые можно использовать в тех или иных случаях при внесении записей.

Следование Инструкциям не только необходимо, но и очень удобно, так как основные моменты здесь определены в готовом виде. При внесении записей, нужно только ориентироваться на то, что обусловлено Инструкцией, которая определяет:

  1. Порядок внесения сведений о работе.
  2. Использование сквозной порядковой нумерации, выполненной арабскими цифрами.
  3. Запись дат с применением арабских цифр.
  4. Соответствия даты, внесённой в ТК – первому дню выхода на работу.
  5. Форму сведений о работе, которые вносятся в ТК.
  6. Правильность формулировок и ссылок на статьи Трудового кодекса РФ.
  7. Правильность внесения приказа о приёме (увольнении).
  8. Отсутствие точек при внесении записей.
  9. Отсутствие нумерации при внесении наименования организации.
  10. Отсутствие печати при приёме на работу.
  11. Наличие печати при увольнении с должности.

На основании инструкции смотрите пример заполнения трудовой книжки:

дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
Аннинская школа интернат
35 01 09 2015 Принята воспитателем 2 категории в Приказ от 01.09.2015 № 136
дошкольное отделение

Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров.

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника.

Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше.

На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день. А сделанная запись оказывалась бременем на совести у работодателя.

Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения.

Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, генеральных директоров и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций.

Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию. В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив.

Заполнение трудовой книжки — образец заполнения:

Первые записи в ТК: особенности внесения

Для внесения первой записи в трудовую книжку, которая заводится на предприятии работодателем или уполномоченным лицом, нужно соблюдать определённые требования. Сведения вносятся на основании документов:

  • паспорта;
  • диплома или свидетельства;
  • справок, сертификатов и т.п.

При заполнении обязательно присутствие лица, владельца трудовой книжки. После заполнения титульного листа, переходим к внесению сведений о работе. Если до поступления на работу гражданин обучался в высшем или среднем специальном учебном заведении – этот факт необходимо отразить до внесения всех записей, поставив первый порядковый номер. Первая запись в трудовой книжке образец «до поступления стажа не имела»:

дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
01 01 09 2015 Учёба в Орском государственном Диплом АХ 345678
педагогическом институте с 01.09.11 по
30.06.15
МБОУ детский сад № 356 «Солнышко»
02 01 09 2015 Принята воспитателем подготовительной Приказ от 31.08.15 г. №114
группы второй категории

Как правильно заполнить трудовую книжку образец:

Если до поступления на работу, гражданин проходил службу в Вооружённых Силах РФ, то первой записью, также вносимой под порядковым номером №1, будет запись о прохождении службы.

дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
1 01 10 2015 Служба в вооружённых силах Российской Военный билет
Федерации с 20.09.2014 по 24.09.2015 СТ № 987654
Общество с ограниченной ответственностью
«Гран» (ООО «Гран»)
2 01 10 2015 Принят помощником мастера по перетяжке Приказ от 01.10.2015
мягкой мебели № 77-К

После внесения сведений об образовании или службе в армии, вносится наименование организации без порядкового номера, а далее – первая запись о приёме на работу. Если же устраивающийся на работу гражданин:

  • нигде не работал;
  • не обучался;
  • не служил в ВС РФ,

то эти (и другие) сведения не указываются.

Некоторые малоопытные кадровики полагают, что по поводу предшествующей трудовой истории гражданина обязательно нужно объясниться.

Поэтому они совершенно неправомерно вносят в трудовую запись за №1 о том, что до поступления на работу трудового стажа не имел. Эта глубоко ошибочная запись не должна присутствовать в документах за своей нецелесообразностью.

Если впервые трудоустроившийся гражданин по факту не имел стажа, то это должно быть видно из контекста, в силу отсутствия записей. В этом случае за №1 должна быть непосредственно внесена запись о поступлении на работу.

дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
Общество с ограниченной ответственностью
«Гран» (ООО «Гран»)
2 01 10 2015 Принят помощником мастера по перетяжке Приказ от 01.10.2015
мягкой мебели № 77-К

Обратите внимание, если должность не требует квалификации, а в организации отсутствуют подразделения – информация о работе не будет их содержать.

Что делать, если запись пропущена?

Записи не должны нарушать порядковые номера. Если такое произошло, внесение записи должно опираться на общий алгоритм исправления ошибки в ТК. То есть под очередным порядковым номером нужно внести запись о том, что была допущена ошибка (пропущена запись), а под следующим очередным номером внести её.

Но такие действия нельзя производить произвольно. Для того чтобы такая ошибка была исправлена, необходим специальный приказ и основания для исправления. Если запись была пропущена другим работодателем, необходимо:

  1. Сделать запрос по факту допущенной ошибки.
  2. Получить от виновного в ошибке необходимые документы.
  3. Принудить его исправить допущенную ошибку.

Имейте в виду, что ошибку должен исправлять допустивший её работодатель. В некоторых сложных случаях добиваться исправления ошибки приходится через суд. Произвольное вмешательство недопустимо.

Это очень важно, так как пропущенная запись может появиться в двух случаях:

  1. По ошибке одного из работодателей.
  2. В случае мошеннических операций с трудовой книжкой со стороны самого работника.

В обоих случаях надлежит проявить бдительность и осторожность.

Особенности внесения в ТК некоторых видов записей

В книжку вносится информация как о поощрениях и награждениях, так и о дисциплинарных нарушениях. Она должна вноситься на основании приказа. В том случае, если издан приказ о награждении, а запись не внесена – инспекторы ГИТ назначат правомерный штраф. Штрафные санкции сами по себе являются наказанием и в ТК не вносятся.

Другие нарушения могут быть внесены, в зависимости от того, что они собой представляют. Например, практически всем кадровикам известно, что внесение записи об увольнении на основании допущенных нарушений производится на основании «статьи».

То есть при увольнении такого работника в основаниях указывается, что он «уволен за прогулы», «уволен по дисциплинарному взысканию» и т.п. Такого типа увольнения обязательно должны сопровождаться документами:

  • актами;
  • докладными или служебными записками;
  • объяснительными;
  • решением КТС или дисциплинарной комиссии.

По своей прихоти подобные записи в трудовую книжку работодатель вносить не имеет права.

Выговор в книжку не заносится (также как и замечание) В качестве дисциплинарного взыскания он может вноситься в личное дело, в соответствии с приказом и надлежаще оформленными документами.

Срок его действия 1 год.

В графе профессия, специальность указывается квалификация:

  • по диплому;
  • по курсам общим объёмом не менее 70-100 учебных часов;
  • по опыту работы.

Эта информация всегда должна быть актуальна. Если работник устраивается по специальности, которая не отражена в сведениях о профессии, её нужно добавить, вписав через запятую к уже имеющимся сведениям.

В книжке обязательно необходимо отражать сведения, которые имеют льготный характер при выходе на пенсию. Для этого необходимо использовать Классификатор профессий и квалификационные справочники, делая записи в точном соответствии с установленными в нём нормативами.

Также обязательно должен быть указан характер работ, который предполагает постоянную работу, работу на время декретного отпуска, сезонную работу и т.п. Другие малозначимые сведения в ТК не указываются, но могут в подробностях прописываться в трудовом договоре.

Обязательны указания на то, в какой должности и в какое подразделение принимается работник. Работа вахтовым методом относится к такой информации, указание которой, по мнению многих работодателей, не требуется. Но это мнение неоднозначно.

Ведь вахта – это не только условия работы, это определение места работы в отсутствии иной отсылки на подразделение. Поэтому указание на вахтовую работу уместно в двух случаях:

  1. По желанию работника.
  2. По необходимости, вместо указания иного подразделения.

Можно ли пропускать строки в ТК?

Надписи необходимо делать без пропуска строк. Тем не менее, если на предшествующей записи поставлена печать, которая занимает одну-две строки, то их нужно пропустить.

Вносить сведения о своей организации на чужую печать недопустимо.

Работа с ТК – очень кропотливое занятие, требующее бережного отношения к документу. В этой работе регламентированы практически все формы внесения записей, а малейшие недочёты будут подлежать исправлению, и могут наказываться инспекцией по труду.

Заблаговременно обнаруженная неправомерная запись будет чревата штрафами для работодателя, с вытекающими административными последствиями для кадрового работника.

>Правила заполнения трудовой книжки

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

  • статья 66 ТК РФ;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2019)

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел:

  1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225.

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), возьмите приведенные выше примеры.

За чей счет осуществляется приобретение трудовых книжек. Кто должен нести затраты на приобретение: работодатель или работник?

Часть 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на всех работников, кроме совместителей, проработавших у него свыше пяти дней. Эту обязанность работодатели соблюдают, но вот приобретение трудовых книжек для работников многие из них не приветствуют. Почему? Считают это лишней тратой времени и денег. Особенно это ярко выражено в бюджетных организациях, где для приобретения трудовых книжек необходимо заключить договор и соблюсти при этом требования законодательства о закупках. Поэтому проще сказать будущему работнику, сходи в магазин, купи трудовую книжку и приходи с ней.

Почему у работника может не быть трудовой книжки?

Во-первых, он может трудоустраиваться впервые.

Во-вторых, трудовая книжка может быть утрачена. Не важно по чьей вине, важен сам факт отсутствия трудовой книжки.

И кто должен этот пробел закрыть, кто должен взять на себя бремя расходов на приобретение трудовой? Лично я считаю, что работодатель. Почему? Объясню далее.

Почему приобретение трудовых книжек обязанность работодателя

В случае, если работник трудоустраивается впервые

Во-первых, ч. 1 в ст. 65 ТК РФ устанавливает перечень документов, необходимых для представления при трудоустройстве. Одним из документов выступает трудовая книжка. Но данная норма уточняет, что предоставление трудовой книжки не распространяется на работников, впервые заключающих трудовой договор.

Часть 1 ст. 65 ТК РФ: при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

Во-вторых, пункт 8 Правил ведения трудовых книжек устанавливает, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

По смыслу изложенного следует, что приобретение трудовой книжки для работника, впервые вступившего в трудовые отношения, возлагается на данного работодателя.

В случае, если трудовая книжка утрачена

Если трудовая книжка утрачена по вине работника, то он обязан заявить об этом своему работодателю. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Данный порядок установлен п. 31 Правил ведения трудовых книжек.

Как видите, в случае утраты трудовой книжки работником, на него не возлагается обязанность ее приобретения. На работника возлагается лишь обязанность о незамедлительном уведомлении работодателя.

Если трудовая книжка утрачена по вине работодателя, то не должно возникать никаких вопросов о том, кому приобретать новую.

В случае, если при трудоустройстве у работника отсутствует трудовая книжка, то ему необходимо на имя работодателя подать заявление об оформлении трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. Например:

Прошу оформить мне трудовую книжку в связи с трудоустройством впервые (утратой трудовой книжки).

Остальные действия должен будет произвести работодатель.

В-принципе, я допускаю возможность, когда работник приобретает трудовую книжку за собственные средства, но в этом случае работодатель должен понесенные работником затраты компенсировать.

Так много сказано о тех или иных нормах законодательства, из которых следует вывод, что трудовые книжки должен приобретать работодатель. Но есть еще один документ, который прямо на это указывает. Еще в далеком 2003 году Министерство финансов Российской Федерации утвердило Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (приказ от 22 декабря 2003 г. № 117н). Обратите внимание, что трудовыми книжками обеспечивают Работодателей, а не Работников!!!

Подводя итог Приобретение трудовых книжек и вкладышей к ним является прямой обязанностью работодателя. Он должен планировать такие расходы, а не перекладывать их на плечи работников.

Перед вами дополнительный материал к отчету о семинаре «Трудовая книжка: оформляем, заполняем, исправляем» (лектор Журавлева И.В. — консультант по кадровому учету и трудовым спорам, научный редактор журнала «Кадровые решения», автор и преподаватель курса повышения квалификации «Школа кадровика»).

Где мы берем бланки трудовых книжек? Их должен приобрести именно работодатель, так как Правила гласят, что он обязан иметь достаточный запас бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Что значат слова «достаточный запас», Правила не уточняют. И это естественно, потому что в каждой организации понятие «достаточный запас» трактуется по-своему. Где-то принимают новых работников раз в полгода, причем только людей с опытом работы, а значит, и с трудовыми книжками.

Следовательно, новые трудовые книжки приходится заводить крайне редко: если только кому-то понадобится новая книжка взамен утерянной или потребуется сделать дубликат книжки. Поэтому один-два бланка трудовых книжек иметь в запасе для такой организации вполне достаточно. Но поскольку принимают людей с опытом работы, значит, кому-то из работников вполне может понадобиться вкладыш в книжку. Поэтому бланков вкладышей в такой организации нужно иметь штук пять-десять, если не больше, в зависимости от общей численности работников в организации.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

А в другой организации каждый месяц принимают новых работников по несколько десятков человек — бывает и такое. Причем приходит большое количество молодых людей, которые устраиваются на работу впервые. Соответственно, там бланков трудовых книжек нужно иметь много, а бланки вкладышей нужны в значительно меньшем количестве.

Так что здесь ответственный за ведение книжек работник должен сам решить, исходя из специфики своей организации, сколько и каких бланков нужно иметь.

Очень важный вопрос — где именно приобретать бланки трудовых книжек и вкладыши в них. И то и другое — это защищенная полиграфическая продукция, поэтому печатать их разрешено только типографиям Объединения «ГОЗНАК», находящимся в ведении Минфина. А распространять их могут и другие организации, но строго по договорам с Объединением «ГОЗНАК» и имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией.

Как правило, большинство компаний, которые торгуют канцтоварами, также совершенно легитимно продают бланки трудовых книжек.

Если же у вас есть сомнения, является ли та или иная организация официальным распространителем бланков, то вы всегда можете это проверить, попросив у нее документы на право продажи бланков. При этом вам должны предложить такую подборку договоров: копию договора крупного оптовика с Объединением «ГОЗНАК», у которого тот купил бланки, и копию договора с этим оптовиком той компании, у которой вы купили бланки книжек. То есть все эти договоры в совокупности подтвердят, что бланки у вас оказались на законном основании.

Так что приобрести трудовую книжку может, во-первых, только работодатель и, во-вторых, только у официальных распространителей бланков. Иной способ приобретения бланков трудовых книжек и вкладышей в них может рассматриваться как нарушение законодательства о труде, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 КоАП. Поэтому приобретать бланки книжек непонятно где, на бегу весьма и весьма рискованно. И ни в коем случае нельзя принимать бланки книжек, принесенные работниками.

Вы, наверное, так же как и я, не раз видели в переходах метро людей, предлагающих купить трудовые книжки, дипломы, справки и тому подобное. Понятно, что имеются в виду поддельные заполненные трудовые книжки, но есть ведь люди наивные, которые искренне верят, что это просто бланки трудовых книжек, и покупают их.

А бывают и совсем поразительные случаи. Приходит ко мне на семинар кадровик и приносит некий документ, на обложке которого написано «трудовая книжка». Но назвать этот «документ» трудовой книжкой невозможно, потому что он ею не является. Хотя он и содержит, вроде бы, все реквизиты бланка книжки, однако ни его цвет, ни размер, ни бумага, я уж не говорю про водяные знаки и прочие способы защиты, не соответствуют утвержденным образцам. Просто какая-то типография сделала клише по образцу, приведенному в Правилах, и стала его печатать, возможно, даже не понимая, что творит нарушение. И даже нельзя сказать, что это подделка: это была бы подделка, если бы на бланке стояло, что он напечатан Объединением «ГОЗНАК», но такого указания там не было. Люди купили эти бланки книжек и, устраиваясь на работу в какую-нибудь маленькую организацию, принесли их туда. А там трудовые книжки вел человек, который не имел представления, как именно должна выглядеть настоящая трудовая книжка, и потому он начал заполнять этот непонятный бланк.

Кстати, это еще один аргумент в пользу того, что ведение трудовых книжек лучше поручать кадровику, а не какому-нибудь другому работнику в довесок к его основным трудовым функциям. Ведь он может быть и несведущ в вопросах оформления кадровой документации.

Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга.Конференцзал» 2013, № 03

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Бланк трудовой книжки имеет ограниченное количество страниц. Зачастую возникают ситуации, когда записи обо всей трудовой деятельности работника не умещаются в соответствующие составные части этого документа. В этом случае для продолжения внесения записей оформляются вкладыши для разделов трудовой книжки, в которых соответствующие поля закончились. В трудовой книжке это событие сопровождают специальный штамп и запись «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец можно посмотреть здесь).

Трудовая книжка

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  • в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Информация о том, как выглядит и заполняется вкладыш в трудовую книжку, также предусмотрен указанными нормативными правовыми актами.

Ведение трудовых книжек на всех сотрудников, а также оформление (при необходимости) вкладышей к ним являются обязанностями работодателя по отношению ко всем работникам, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)

Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка. Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.

Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.

Форма вкладыша также утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225.

Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Обязанность ведения трудовых книжек возложена на работодателя (статья 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 Правил).

Согласно пунктам 3, 4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н, обеспечение работодателей бланками соответствующих документов осуществляется на платной основе в соответствии с контрактами, заключенными с их производителем или распространителем.

Указанным НПА предусмотрен образец вкладыша.

На основании пункта 44 Правил обязанность обеспечивать в наличии должное количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее возложена на работодателей.

Указанные документы хранятся работодателем в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности. Выдача этих документов производится по заявке уполномоченного лица (пункт 42 Правил).

Следовательно, ведение вкладыша в трудовую книжку, равно как и приобретение необходимого количества вкладышей, – обязанность работодателя, а не работника.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Форма заявки от уполномоченного на ведение трудовых книжек лица о выдаче ему соответствующих бланков законодательством не предусмотрена. Такая заявка составляется в произвольной форме.

Например:

Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»

С.Р. Алферову

ЗАЯВКА

Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.

Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку (вместе с самой трудовой книжкой) нужен для учета трудового стажа, в нем отражаются сведения о работнике, порученной ему работе, переводах, увольнениях и их основаниях, а также поощрениях за успехи в труде.

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Helen (г. Липецк)

Закончилась старая трудовая книжка, что делать – заводить вкладыш? Как и за чей счет?

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов – «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», нужно оформить работнику вкладыш в трудовую книжку. Оформлять (вести) вкладыш следует в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш нужно вшить в трудовую книжку (без нее он недействителен) (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

Законодательство не регламентирует, как именно вшивать вкладыш в трудовую книжку. В частности, не установлено, куда его нужно поместить – в начало, середину или конец трудовой книжки, какие нитки использовать и сколько делать проколов. Данные вопросы остаются на усмотрение работодателя Технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки, но в этом случае он будет разбивать часть записей, поэтому лучше прикрепить его в конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой. На практике вкладыш пришивают суровой ниткой на 4-5 проколов.

Платформа ОФД 📌 Реклама ОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

При выдаче вкладыша в трудовой книжке нужно поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер. Штамп можно поставить на титульном листе трудовой книжки или на внутренней стороне ее передней обложки. Если штамп ставится на титульном листе, нужно расположить его вверху так, чтобы он не закрывал других записей. Если у вас нет штампа, можно написать от руки «выдан вкладыш». Это не сделает вкладыш недействительным, однако штамп все равно нужно заказать, так как у работодателя он должен быть в обязательном порядке, это предусмотрено законодательством(п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

Обратите внимание: вкладыш должен быть именно вшит, а не вклеен, не прикреплен степлером или каким-либо иным способом, поскольку другие способы не обеспечивают надежность скрепления Также нельзя просто вложить его в трудовую книжку, не закрепляя – он может потеряться.

Нумерация записей во вкладыше по каждому разделу будет продолжать нумерацию, которая ведется в соответствующих разделах трудовой книжки (п. 11, 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., абз. 1, разд. 4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

При изменении личных данных о работнике изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.3-2.4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Работодатель выдает работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) за плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланка (п. 38, 47 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.). Работник вправе рассчитываться за выданный ему бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) различными способами, например, внести деньги наличными в кассу или перечислить на банковский счет организации. Трудовую книжку (вкладыш в нее) можно выдавать и бесплатно, если предусмотреть такую возможность в локальном нормативном акте. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в Положении о социальных гарантиях, льготах и компенсациях и т.п. (ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

В определенных случаях организация обязана выдавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) бесплатно, например, если при первичном заполнении вкладыша бланк был испорчен не по вине работника (п. 34, 47-48 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., письмо Минздравсоцразвития России № 12-3/10/2-6752 от 6 августа 2010 г.).

Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *