Как проверить счет фактуру контрагента

Как проверяют счета-фактуры от поставщиков

Согласно данным опроса «УНП», 69% коллег проводят проверку счетов-фактур при получении, 25% сверяют документы перед отправкой декларации. И только 6% проверяют счета-фактуры уже после сдачи отчетности.

Проверка счетов-фактур при получении

«Полученные от контрагентов счета-фактуры мы проверяем сразу. Проверка благонадежности контрагентов проходит через сайт ФНС. Сервис называется «Проверка корректности счетов-фактур». Точный адрес — , — говорит Анастасия Савинова, главный бухгалтер ООО «Василиск», г. Москва. — Дополнительно мы просим к у поставщика акт сверки. Это позволяет сравнивать сумму реализации и номера документов».

Напомним, сервис на сайте ФНС «Проверка контрагента» был создан в 2014 году в связи с тем, что с 1 квартала 2015 года в декларацию по НДС надо включать данные из книги покупок, книги продаж и дополнительных листов к ним. Сервис позволяет избежать ошибок в предоставляемых сведениях из книг и журналов, в части заполнения идентификационных реквизитов контрагентов (ИНН, КПП) и сэкономить время на их проверку.

Проверка счетов-фактур перед сдачей декларации

«Все счета-фактуры мы тоже прогоняем через сервис ФНС. Правда, не сразу при их получении. Делаем это перед составлением декларации — рассказывает Александра Звонарева, главный бухгалтер ООО «Монолит Альфа», г. Омск. — С помощью сервиса ФНС можно проверить сразу всех контрагентов. Такая комплексная проверка занимаем меньше времени. Нам так удобнее».

Проверка счетов-фактур после сдачи отчетности

«Проверка счетов-фактур у нас проходит после сдачи отчетности. Но только тогда, когда инспекция обнаружила расхождения между нашими сведениями и данными поставщика, — делится опытом Екатерина Евстигнеева, главный бухгалтер ООО «Восток-Оптима», г. Благовещенск. — В этом случае мы просим у контрагента: когда именно он отразил реализацию товара, нет ли у него неточностей, о которых он узнал, и т. д.».

Напомним, поставщик вправе заключить соглашение об отказе от счетов-фактур с любым покупателем, даже с посредником. Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 30.03.2016 № 03-07-09/17700.

Признаки, проставляемые при проверке контрагентов

0 — Налогоплательщик зарегистрирован в ЕГРН и имел статус действующего в указанную дату
1 — Налогоплательщик зарегистрирован в ЕГРН, но не имел статус действующего в указанную дату
2 — Налогоплательщик зарегистрирован в ЕГРН
3 — Налогоплательщик с указанным ИНН зарегистрирован в ЕГРН, КПП не соответствует ИНН или не указан
4 — Налогоплательщик с указанным ИНН не зарегистрирован в ЕГРН
5 — Некорректный ИНН
6 — Недопустимое количество символов ИНН
7 — Недопустимое количество символов КПП
8 — Недопустимые символы в ИНН
9 — Недопустимые символы в КПП
10 — КПП не должен использоваться при проверке ИП
11 — некорректный формат даты
12 — некорректная дата (ранее 01.01.1991 или позднее текущей даты)
? — ошибка обработки запроса

Обратите внимание!

Результат проверки «3 — Несоответствие КПП указанному в запросе ИНН (дата могла быть указана, а могла быть и не указана)» означает, что ИНН контрагента указан верно, а КПП соответствует формату и указание такого КПП не будет являться ошибкой при представлении декларации и камеральной проверке.

Зоны ответственности

Казалось бы, небольшие неточности в реквизитах документа не меняют сути хозяйственной операции,но на практике налоговые инспекторы при принятии «входного» НДС к вычету пристальное внимание уделяют именно правильности оформления счетов-фактур. Напомним, согласно определению,данному в Налоговом кодексе, эти документы служат основанием для принятия покупателем к вычету предъявленных продавцом сумм налога. Налоговым кодексом также установлены определенные требования, при соблюдении которых сумма налога, указанная в счете-фактуре, может быть принята к вычету. Таким образом, любая организация при получении и отражении в учете счетов-фактур вынуждена организовать проверку соответствия данного документа требованиям налогового законодательства. С чего же следует начать проверку и чья это зона ответственности?

Документооборот компаний существенно разнится в зависимости от вида их деятельности и от других факторов. Если работу с поставщиками в организации осуществляют менеджеры, имеет смысл оставить данную функцию за ними. Если же прием документов осуществляется офис-менеджером или секретарем, то при возложении на них функции проверки документов особое внимание необходимо уделить объяснению основ бухгалтерского учета (например, проверка реквизитов платежного поручения на аванс потребует от секретаря знания бухгалтерской программы). Но чаще всего проверка правильности входящих первичных документов находится в зоне ответственности бухгалтеров.

В любом случае придется подготовить инструкцию для сотрудников, которые обязаны проверять счета-фактуры на соответствие установленным требованиям. Рассмотрим основные этапы, которые целесообразно в ней отразить.

Тест может включать шесть этапов и проводится по схеме, представленной ниже.

СХЕМА «АЛГОРИТМ ПРОВЕРКИ СЧЕТА-ФАКТУРЫ»

Обязательные реквизиты

На первом этапе осуществляется проверка наличия всех обязательных реквизитов счета-фактуры. Согласно пункту 5 статьи 169 НК РФ в нем должны быть указаны:

1) порядковый номер и дата выписки;

2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

4) номер платежно-расчетного документа в случае предоплаты или частичной предоплаты;

5) наименование товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

6) количество (объем) товаров (работ, услуг);

7) цена за единицу измерения;

8) стоимость товаров (работ, услуг) без налога;

9) сумма акциза по подакцизным товарам;

10) налоговая ставка;

11) сумма налога;

12) стоимость товаров (работ, услуг) с учетом суммы налога;

13) страна происхождения товара (если страной происхождения товаров не является РФ);

14) номер таможенной декларации (если страной происхождения товаров не является РФ).

Подписи и печати

На втором этапе следует провести проверку наличия подписей уполномоченных лиц.

Согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (другим распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. После подписания счета-фактуры непосредственно руководителем и главным бухгалтером организации указываются их фамилии и инициалы.Если счет-фактуру подписывают уполномоченные лица,то необходимо указать их должность, фамилию и инициалы, а также номер и дату составления доверенности,выданной на осуществление данных полномочий. В случае если в организации отсутствует должность главного бухгалтера, обязанности по ведению бухгалтерского учета и, соответственно, подписанию счета-фактуры, возлагают на руководителя. Во избежание споров с налоговыми органами необходимо запросить копию документа, подтверждающего ведение бухгалтерского учета, подписанную руководителем организации-поставщика лично. Не допускается предлог «за»(«за руководителя»), а также проставление косой черты перед должностью, факсимильное воспроизводство подписи.

Достоверность сведений

Если все обязательные реквизиты в счете-фактуре стоят, все подписи и расшифровки присутствуют,необходимо уделить пристальное внимание правильности указанных данных; это осуществляется на третьем этапе.

Счета-фактуры, заполненные частично от руки и частично с помощью компьютера, могут регистрироваться в книге покупок.

Неотъемлемыми элементами счета-фактуры являются ее дата и номер. Организация вправе внедрить собственную систему нумерации счетов-фактур, так как правила нумерации нигде законодательно незакреплены.

Наименование продавца и покупателя, а также адрес указываются в соответствии с учредительными документами. Даже если счет-фактуру выставляет обособленное подразделение, указывается адрес головной организации. Вписывают идентификационные данные – указывается ИНН компании и КПП;при выставлении счета-фактуры обособленным подразделением указывается КПП подразделения.

Кроме того, на третьем этапе проводится сверка наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Здесь необходимо отметить, что при выполнении работ или оказании услуг соответствующие строки счета-фактуры заполнять не нужно, в них ставятся прочерки. Однако заполнение данных строк при выполнении работ, оказании услуг не является нарушением, как и любое указание дополнительных сведений в счете-фактуре (письмо Минфина от24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07).

Несколько слов о номере и дате платежно-расчетного поручения. Если компания перечислила аванс, то в счете-фактуре обязательно должны быть указаны реквизиты платежного документа; при отсутствии данной информации принять НДС по такому счету-фактуре к вычету невозможно (письма Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-04-09/14 и от 24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07). В этой же строке должны быть указаны реквизиты кассового чека (при оплате за наличный расчет).

Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут приниматься к учету и регистрироваться в книге покупок. С 2010 года вступили в силу следующие изменения положений статьи 169 НК РФ. Ошибки в счете-фактуре,не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, неоснование для отказа в принятии к вычету сумм налога.Не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом, и невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи. Таким образом, наличие ошибок в каком-либо реквизите счета-фактуры при правильном указании, например, ИНН, не повод для отказа в вычете.

Правила исправлений

Отдельно необходимо сказать о правилах исправления ошибок в счете-фактуре. Неправильно оформленный счет-фактура подлежит исправлению. Покупатель корректировать счет-фактуру не имеет права, это обязанность продавца. Продавцу надлежит перечеркнуть неверный текст (или показатель)одной линией, и над линией написать нужную информацию. Исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения изменений. Подпись лиц, уполномоченных на то приказом или доверенностью руководителя, на исправленных счетах-фактурах законодательством не предусмотрена. Неправильно оформленный счет-фактура, выявленный в следующем налоговом периоде, подлежит исправлению в общеустановленном порядке. Замена на новый счет-фактуру (с тем же номером и датой) не допускается. Исправления, подтвержденные надписью «Исправлено» или «Исправленному верить», допускаются. Правомерно внесение в счет-фактуру дополнений отруки. Дописывание от руки недостающих данных в счет-фактуру не является исправлением. Следовательно, ставить печать, подпись и дату в данном случае продавцу не нужно. Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично отруки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут приниматься к учету и регистрироваться в книге покупок, то есть комбинированный способ заполнения счетов-фактур допускается. Исправления ошибок в счете-фактуре и дополнения, вписанные от руки, в обязательном порядке должны быть внесены в экземпляры и покупателя, и продавца. В противном случае налоговые органы при встречной проверке могут выявить факт исправления счета-фактуры, допустим, только в экземпляре покупателя, а следовательно, у них, безусловно, возникнет повод уличить организацию в фальсификации документов.

Данные о предмете сделки

Счет-фактуру нельзя подписать за кого-то

На следующем, четвертом, этапе необходимо провести сверку наименования товаров (работ, услуг) и единиц измерения (при возможности их указания).Согласно письму Минфина от 14 декабря 2007 г.№ 03-01-15/16-453, графа «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг) имущественных прав» заполняется по «особым» правилам, а именно: в ней необходимо дать полное описание работ, аналогичное предусмотренному в договоре. Сделать ссылку на договор недостаточно, необходимо кратко описать вид работ (услуг). При определении единиц измерения следует руководствоваться Общероссийским классификатором единиц измерения, утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366.Единица измерения может не указываться для работ, услуг, имущественных прав. Страна происхождения и номер ГТД указывается только в случае, если страной происхождения товаров не является Российская Федерация.

Последние расчеты

Для того чтобы убедиться в отсутствии арифметических ошибок в счете-фактуре, на пятом этапе достаточно проделать следующие вычисления: рассчитать сумму НДС, исходя из налоговой ставки и итоговой стоимости (например, если ставка 18%, то надо будет разделить итоговую сумму на 118 и умножить на 18), а также рассчитать итоговую сумму счета-фактуры, сложив сумму без НДС с суммой НДС.

Если счет-фактура прошла все этапы предложенного теста, то на заключительном, шестом, этапе бухгалтер компании может смело принимать к вычету всю указанную в нем сумму НДС.

В заключение еще раз хочется обратить внимание читателей на изменения, внесенные в статью 169 Налогового кодекса, вступившие в силу с 2010 года. Возможно, благодаря им ситуация с проверкой правильности реквизитов счета-фактуры упростится. Следовательно, каждая компания сумеет сократить трудозатраты на проверку документов в пользу выполнения прочих многочисленных бухгалтерских обязанностей, что будет как нельзя кстати ввиду регулярного внесения изменений в действующие нормы налогового законодательства.

Внутренний контролер Татьяна Есикова и бухгалтер-консультант Ольга Альшанцева,

эксперты компании Intercomp Global Service

Сверить данные счетов-фактур с контрагентами

Перед отправкой НД по НДС сверьте данные ваших счетов-фактур с контрагентами. Это снизит риск отказа от налогового органа.

СБИС проверит:

  • верно ли указаны сведения о контрагенте (на момент сделки компания с указанным ИНН/КПП должна быть зарегистрирована в ЕГРЮЛ/ЕГРИП и не являться ликвидированной);
  • есть ли в декларации контрагента данные счета-фактуры, которые указали вы, и наоборот.

Запуск сверки

ONLINE.SBIS.RU В СБИС

  1. Загрузите декларацию из своей учетной системы или создайте в СБИС.
  2. При загрузке сверка запустится автоматически. Если отчет создан в СБИС, запустите ее вручную:
    • в любом из разделов нажмите ;
    • либо перейдите в раздел «Сверка» и нажмите «Сверить НДС».

В реестре отчетности нажмите «сверить» — декларация загрузится в личный кабинет и сверка запустится автоматически.

  • Почему появилось окно выбора ключа?

Результат сверки

Расхождения данных упорядочены по сумме от большего к меньшему.

  1. Нажмите на сумму расхождения. В открывшемся окне данные поделены на два блока: слева — счета-фактуры в вашем отчете, справа — в отчете контрагент. Красным выделены обнаруженные несоответствия.
  2. Откройте расхождение, чтобы посмотреть его причину.
  3. Если проблема на вашей стороне — откройте счет-фактуру и внесите изменения, либо добавьте пропущенную запись. Если ошибку допустил контрагент, свяжитесь с ним по телефону или напрямую из СБИС и укажите на это.

Чтобы найти расхождения по конкретному контрагенту, введите его название или ИНН в строке поиска.

Контрагент, по которому данные не обнаружены, отмечается статусом «нет в системе».

На заметку!

Результаты сверки обновляются в режиме реального времени: если контрагент что-то изменит в декларации или запустит сверку, вы увидите это в таблице результатов.

Ответы на часто задаваемые вопросы вы найдете .

Лицензия

Сверка НДС:

  • по книге продаж — бесплатно;
  • по книге покупок (до 100 контрагентов) — тарифы «Базовый», «Корпоративный», «Уполномоченная бухгалтерия» сервиса Отчетность через интернет;
  • больше 100 контрагентов — пакеты расширений «Анализ и проверка», «Премиум», тариф «Сверка НДС (книги покупок)».

С одной стороны, сведения о недоимках по налогам организаций не являются тайными и должны публиковаться на сайте ФНС. Такие изменения в Налоговый кодекс были внесены законом № 134-ФЗ от 01.05.16. С другой стороны, пока такая информация на сайте службы отсутствует, хотя ФНС обещает, что она появится не позднее 1 июля текущего года (письмо ФНС № ГД-4-8/21768 от 17.11.16).

Казалось бы, раз по закону такие сведения являются публичными, то ИФНС должна их предоставить. Однако Федеральная налоговая служба прямо не указывает на обязанность инспекций предоставлять подобную информацию по запросам налогоплательщиков. То есть запросить сведения о том, уплатил ли контрагент НДС, конечно, можно. Но, вероятнее всего, ИФНС их не предоставит.

Чтобы не попадать в подобные ситуации, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма. Во-первых, проверять надежность потенциального контрагента — это существенно снизит вероятность сделки с фирмой-«однодневкой». Во-вторых, подключиться к системе ЭДО и обмениваться со своими партнерами электронными счетами-фактурами. В-третьих, сверять с ними в автоматическом режиме данные счетов-фактур и книг покупок и продаж. Сверку следует проводить каждый раз перед отправкой очередного отчета по НДС в инспекцию. В этом случае все расхождения будут выявлены заранее и могут быть исправлены без доначислений и санкций.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *