Инструкция о командировках

Содержание

Оформляем командировки по-новому

8 января 2015 г. вступили в силу изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749: из текста Положения исключены понятия «командировочное удостоверение», «служебное задание» и «отчет о выполненной работе в командировке».

Аналогичные изменения внесены Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (изменения вступили в силу с 01.02.2015).

Кроме того, приказом Минфина России № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014 отменена Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Как повлияют эти изменения на оформление командировок работников?

Вносим изменения в положение о командировках работников

В каждой организации, работники которой направляются в командировки, должен быть утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом локальный нормативный акт (например, Положение о командировках работников), регламентирующий порядок оформления командировок, сроки командировок, порядок и размер компенсации расходов, связанных с командировками, и другие связанные с командировками вопросы.

Сейчас необходимо внести соответствующие изменения в этот документ или утвердить его новую редакцию.

Обратите внимание! В целях приведения нормативных правовых актов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» признана недействующей на территории Российской Федерации (приказ Минфина № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014).

Основание направления работника в командировку

Согласно новой редакции абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках), работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Тем не менее в Положении о командировках ничего не сказано о том, должно ли быть решение работодателя письменным. В связи с этим заметим, что если раньше срок, на который работодатель отправляет работника в командировку, указывался в трех документах – служебном задании для направления в командировку, приказе о направлении в командировку и командировочном удостоверении, то теперь, после отмены командировочного удостоверения и служебного задания, единственным документом, определяющим срок командировки, является приказ о направлении работника в командировку, и он может быть только письменным. Поэтому в локальном нормативном акте, рекомендуем сформулировать это положение, например, так:

1.2. Служебной командировкой работника является поездка работника на определенный срок в другую организацию или обособленное подразделение Общества, находящееся вне места постоянной работы, либо из обособленного подразделения в центральный офис для выполнения служебного поручения на основании письменного решения работодателя – приказа генерального директора либо иного уполномоченного должностного лица Общества.

1.3. Письменное решение работодателя оформляется приказом о направлении работника (работников) в командировку.

Кстати Налоговая служба неоднократно высказывала мнение, что наличие и оформление приказа о направлении работника в командировку, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении определяются внутренним документооборотом организации, и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций эти документы не являются обязательными (см., например, письма ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890@ и от 18.08.2009 № 3-2-06/90, письмо УФНС по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@).
Однако в соответствии с абз. 4 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные, в частности, документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, в т.ч. приказом о командировке и проездными документами.
Полагаем, что теперь налоговая служба признает и обязательность издания приказа о направлении в командировку, и возможность подтверждения срока пребывания в командировке проездными документами без оформления командировочного удостоверения.

Определяем фактический срок пребывания работника в командировке

До внесения изменений в Положение о командировках документом, подтверждающим фактический срок пребывания работника в командировке, согласно п. 7 Положения о командировках, было командировочное удостоверение. Но в некоторых случаях проставить отметки о прибытии в пункты командировки и выбытии из них было невозможно, и Минфин России в письме от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 разъяснял, что в таких ситуациях факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

– приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

– служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

– проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

– счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Обратите внимание! Согласно новой редакции п. 7 Положения о командировках фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

И это вполне логично, т.к. приказ подтверждает только планируемый срок командировки, служебное задание отменено, счет гостиницы подтверждает только срок проживания, а проездные билеты подтверждают весь срок пребывания в командировке, включая и дорогу в оба конца, и проживание в месте командирования.

Рекомендуем командируемым работникам бережно относиться к проездным документам, чтобы впоследствии не возникло проблем с подтверждением фактического срока пребывания в командировке.

Выход есть! Минфин России в письме от 05.02.2010 № 03-03-05/18 разъяснил, что в случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Согласно абз. 2 п. 9 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (в ред. от 12.12.2014; далее – Порядок и условия командирования), при отсутствии проездных документов (билетов) фактический срок пребывания гражданского служащего в служебной командировке определяется по иным подтверждающим период его нахождения в служебной командировке документам, перечень которых утверждается Министерством финансов Российской Федерации.

Полагаем, что этот перечень будет полезен не только федеральным государственным органам, государственным внебюджетным фондам Российской Федерации и федеральным государственным учреждениям, но и другим организациям, не относящимся к бюджетной сфере.

Нередко работники ездят в командировки на личном транспорте. Согласно новому – второму – абзацу п. 7 Положения о командировках в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Служебная записка оформляется в произвольной форме, но если в организации поездки в командировки на личном транспорте – достаточно частое явление, рекомендуем разработать специальный бланк, который позволит работнику указать всю необходимую информацию и не допустить ошибок.

Форму бланка служебной записки и пример его заполнения (Пример 1) можно привести в приложении к Положению о командировках работников.

Служебные записки вместе с документами, подтверждающими использование автомобиля (путевой лист, кассовые чеки за бензин, квитанции за парковку и проезд по платным дорогам и др.), вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию.

Как подтвердить посещение нескольких мест командировки? Раньше в командировочном удостоверении можно было проставить отметки о прибытии в каждый пункт командировки и выбытии из него. В новой редакции Положения о командировках отсутствуют нормы о способе указания нескольких мест, которые должен посетить работник за время командировки. Можно, конечно, для подтверждения расходов на проезд перечислить все пункты командировки, которые посетил работник, в служебной записке с приложением проездных документов, подтверждающих перемещение работника из одного пункта командировки в другой.

Однако, поскольку в новой редакции Положения о командировках об обязательности указания в служебной записке всех мест, которые посетил работник в командировке, не упоминается, полагаем, что представления проездных документов будет достаточно.

Следует заметить, что в бюджетных организациях, согласно п. 21.1 Порядка и условий командирования, возмещение расходов, связанных с использованием гражданским служащим личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы, осуществляется в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Кроме того, в соответствии с п. 22 Порядка и условий командирования при отсутствии проездных документов (билетов) или документов, выданных транспортными организациями и подтверждающих информацию, содержащуюся в проездных документах (билетах), оплата проезда не производится, за исключением возмещения расходов, связанных с использованием личного транспорта для проезда в командировку и обратно.

Зарубежная командировка

Пункт 15 Положения о командировках утратил силу, следовательно, командировочные удостоверения не нужно оформлять и в случае командирования в государства – участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

В соответствии с новой редакцией п. 19 Положения о командировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

В новой редакции Положения о командировках ничего не сказано о способах подтверждения даты пересечения границы в случае, если работник ездил в командировку, например, на служебном автомобиле. Полагаем, что даты пересечения государственной границы следует указать в служебной записке.

Оформляем приказ о направлении работника в командировку

Если в вашей организации принято решение использовать унифицированные формы № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку» и Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку», утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, нужно соблюдать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее – Порядок применения унифицированных форм).

Согласно части второй и третьей Порядка применения унифицированных форм все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа), удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Строка для указания основания приказа в унифицированных формах № Т-9 и Т-9а является не отдельным реквизитом, а всего лишь частью реквизита «Текст», оформленного в табличной форме, но изменять подстрочник – удалять слова «служебное задание» – мы вам посоветовать не можем, несмотря на то, что эти слова полностью потеряли свою актуальность.

Если в организации утверждены локальные унифицированные формы приказов о направлении работника (работников) в командировку (Примеры 2 и 3), все упрощается, т.к. ничто не мешает внести в локальную форму необходимые изменения и заново утвердить ее. Строка для указания основания приказа может выглядеть следующим образом:

Основание: ___________________________________________________
наименование, дата и номер документа

Что является теперь основанием для издания приказа? Работодатель может направить работника в командировку по разным основаниям, например:

  • если командировки предусмотрены договором о выполнении работ (оказании услуг) или договором о совместной деятельности, в качестве основания для издания приказа указывается этот договор;
  • если поездка в командировку необходима с целью согласования и/или подписания документов, основанием может являться служебная записка руководителя подразделения;
  • если в организации имеется утвержденный план служебных командировок работников на квартал, полугодие или в целом на год, основанием для издания приказа будет являться этот план;
  • если возникла необходимость решения конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности, основанием может служить также служебная (докладная) записка, либо план мероприятий, либо приглашение в рамках совместной деятельности;
  • если в организацию поступило приглашение принять участие в конференции, совещании, семинаре или другом мероприятии с целью изучения, обобщения и распространения опыта, новых форм и методов работы и работодатель считает такое участие полезным, в качестве основания для издания приказа указывается данное приглашение.

Как оформить служебное поручение?

Согласно новой редакции абз. 2 п. 3 Положения о командировках работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом в ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации говорится о распоряжении работодателя.

О необходимости письменного оформления такого поручения в Положении о командировках ничего не сказано. Следовательно, организация сама должна решить, нужно ли оформлять служебные поручения в письменном виде, какую форму для этого выбрать и кто будет их подписывать, а также как работник сможет подтвердить выполнение служебного поручения.

Отметим, что в большинстве случаев отдельная письменная форма служебного поручения не нужна, поскольку поручение (цель) формулируется в приказе, а результат поездки подтверждается привезенными работником документами. Например, работнику поручили выехать в командировку, цель которой состоит в том, чтобы встретиться с контрагентом и получить его подпись на договоре. После возвращения из командировки работник представляет руководству подписанный договор.

В подобных случаях оформление служебного поручения в письменной форме – просто лишняя бумажная волокита, как и отчет о выполненной в командировке работе.

Однако нередки случаи, когда поручение, которое дают командируемому работнику, достаточно сложное, состоящее из нескольких заданий, порой не связанных между собой, изобилующее числовыми данными, т.е. такое, которое невозможно, с одной стороны, запомнить, а с другой – доказать, что было именно такое поручение. Конечно, в таких случаях служебное поручение требует письменной формы.

В Положении о командировках работников организации соответствующие пункты можно сформулировать следующим образом:

1.4. При необходимости служебное поручение командируемому работнику оформляется в письменной форме.

1.5. Служебное поручение, оформленное в письменной форме, подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Есть еще один способ оформления служебного поручения. В локальных унифицированных формах приказов о направлении работника (работников) в командировку вместо строк «с целью» (в односубъектной форме) и «цель» (в многосубъектной форме) можно предусмотреть строки «Служебное поручение», в которых указать краткое содержание служебного поручения (см. Примеры 2 и 3).

Обратите внимание: п. 6 Положения о командировках, где говорилось о цели командировки, которую следовало указывать в служебном задании, утратил силу.

Если объем служебного поручения большой, его можно изложить не в самом приказе, а в приложении к нему (Пример 4), не забыв указать в приказе, что имеется приложение.

Если организация применяет унифицированные формы № Т-9 и Т-9а, в них также можно вставить дополнительные строки для указания служебного поручения либо оформить вкладной лист «Служебное поручение», т.к. согласно части пятой Порядка применения унифицированных форм при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Вместо вкладного листа можно оформить служебное поручение в форме приложения к приказу.

Как отчитаться о выполненной в командировке работе?

Абзац 2 п. 26 Положения о командировках, согласно которому работник по возвращении из командировки был обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней отчет в письменной форме о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, с 8 января этого года утратил силу.

Можно сделать следующий вывод: как и в вопросе о служебном поручении, организация должна самостоятельно решить, нужен ли такой отчет, в какой форме он должен быть представлен и кто его должен подписать, и, если организация сочтет необходимым, согласовать и/или утвердить.

Кстати Согласно подп. «б» п. 35 Порядка и условий командирования по возвращении из служебной командировки гражданский служащий обязан в течение трех служебных дней представить в государственный орган отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения, в котором он замещает должность федеральной государственной гражданской службы.

В Положении о командировках работников организации соответствующие пункты могут быть сформулированы следующим образом:

10.1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан предоставить:

– непосредственному руководителю – отчет о выполненной в период командировки работе по форме, приведенной в приложении № 2 к настоящему Положению. Работники, командированные для участия в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции и т.п.), прилагают к отчету полученные ими как участниками мероприятия материалы;

– в бухгалтерию – авансовый отчет об израсходованных им суммах.

Заметим, что в некоторых случаях в предоставлении отчета нет никакой необходимости. Например, если работник был командирован с целью закупки запасных частей, после возвращения из командировки ему достаточно сдать их на склад и передать в бухгалтерию документы на эти запасные части. Подобные случаи можно предусмотреть и в Положении о командировках работников, например:

10.2. В случае направления работника в командировку с целью получения (приобретения) материальных ценностей, документов и т.п. отчет о выполнении служебного поручения не составляется.

Работник обязан сразу после возвращения из командировки сообщить своему непосредственному руководителю о выполнении служебного поручения, передать полученные (приобретенные) материальные ценности, документы и т.п. в соответствующее подразделение организации и передать в бухгалтерию документы на материальные ценности.

Учет работников, выезжающих и приезжающих в командировки

Согласно п. 8 Положения порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждены приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н (далее – Приказ № 739н).

В форме журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведенной в приложении № 2 к Приказу № 739н, предусмотрена графа для указания даты и номера командировочного удостоверения. До внесения изменений в Приказ № 739н в этой графе можно ставить прочерк.

Наш совет Прочерк (длинное тире) получается при одновременном нажатии трех клавиш: Ctrl + Alt + «-» на цифровой клавиатуре.

Форма журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, приведенная в приложении № 3 к Приказу № 739н, предусматривает указание наименования организации, выдавшей командировочное удостоверение. В этой графе нужно указать наименование командирующей организации.

Что касается федеральных государственных гражданских служащих, то п. 10 Порядка и условий командирования было предусмотрено, что государственные органы ведут учет гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, в специальных журналах по формам, порядок утверждения которых определяется Правительством Российской Федерации. Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо своим приказом (распоряжением) назначает гражданского служащего, ответственного за ведение указанных журналов и осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 п. 10 с 1 февраля 2015 г. признан утратившим силу.

Таким образом, на момент публикации данной статьи вопрос об учете гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, не решен.

В заключение хотим обратить ваше внимание на тот факт, что исключение из текста Положения о командировках таких понятий, как «цель командировки», «служебное задание», «командировочное удостоверение», «отчет о выполненной в командировке работе», не говорит о том, что работодатель не должен сформулировать цель командировки, и не вводит запрет на применение перечисленных документов. Поэтому в случае если организация считает целесообразным использовать командировочное удостоверение и другие документы в привычном и удобном для нее формате, рекомендуем указать это в Положении о командировках работников организации.
Однако нельзя не учитывать и того, что в этом случае возможна проблема: принимающая сторона может категорически отказаться ставить отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, ссылаясь на новую редакцию Положения.

Здесь и далее выделено автором.

Постановлением Росстата от 23.12.2005 № 107 утверждены унифицированные формы № ТК-1 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки» и № ТК-2 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки».

Служебная командировка работника

Получить консультацию ⟶

Шаг 4. Сотрудник выполняет служебное поручение в пункте назначения. По завершении он возвращается в организацию работодателя.

Шаг 5. Работник отчитывается о выполненной работе.

Шаг 6. В бухгалтерию он предоставляет кассовые чеки и другие платежные документы, подтверждающие целевое расходование средств, выданных работодателем.

Служебная командировка: гарантии и компенсации

Российское законодательство предусматривает гарантии работникам при направлении их в служебные командировки. В частности, работодатель обязан:

  • сохранить за командированным рабочее место и занимаемую им должность;
  • сохранить среднюю зарплату как за рабочие дни по основному графику, так и за выходные, которые оплачиваются вдвойне (ст. 167 ТК РФ);
  • компенсировать расходы.

Работодатель, отправляя человека в служебную поездку, обязан компенсировать ему расходы, понесенные на проезд, проживание, а также траты, связанные с проживанием вне дома. Могут быть оплачены и иные расходы, утвержденные руководством компании.

Однодневная поездка не требует оплаты жилья. При этом, если человек задержался в пути по независящим от него причинам, проживание должно быть оплачено работодателем.

Величина суточных, выделяемых командированному сотруднику, варьируется:

  • в зависимости от того, насколько долго он будет находиться в отъезде;
  • от фактически понесенных трат.

Согласно Налоговому кодексу, максимальный размер суточных, учитываемых при расчете базы по налогу на прибыль:

  • при поездках по России составляет 700 рублей в день;
  • при заграничных поездках — 2500 рублей в день.

После оформления документов, сотрудник получает в бухгалтерии эти суммы авансом.

Статья 167 Трудового кодекса определяет порядок оплаты служебных командировок работникам. Механизм расчета оплаты заключается в том, что работнику выплачивают средства в размере среднего дневного заработка за предыдущий год. Если работник состоит в штате менее года, его средний заработок определяют исходя из отработанного периода.

При расчете среднего заработка не учитывают:

  • оплату отпуска по уходу за несовершеннолетними детьми;
  • оплату больничного;
  • выплаты за время простоя;
  • иные средства, полученные работником в период, когда он не работал.

Срок служебной командировки

Если говорить об особенностях направления работников в служебные командировки, то нужно отметить сроки. Работодатель самостоятельно определяет срок поездки, исходя из поставленной перед работником задачи и иных обстоятельств.

Согласно пункту 4 Постановления № 749, за день отъезда принимают день, когда работник выезжает в пункт назначения. Дата завершения поездки – день, когда он вернулся в исходный пункт. Оба эти дня включаются в общий срок командировки.

Законодательство позволяет работодателю менять срок командировки, если этого требуют обстоятельства, возникшие в процессе выполнения служебного задания. Например, продолжительность поездки может быть увеличена, если работник заболел, или когда задержался в пути.

В случае возникновения обстоятельств, вынуждающих изменить срок поездки, изменение продолжительности командировки обязательно фиксируют в приказе.

Кого нельзя направить в командировку

Российское законодательство имеет ряд ограничений на отправление в командировку определенных категорий сотрудников. Поэтому, прежде чем организовывать поездку, следует убедиться, что конкретный работник не входит в перечень лиц, которых запрещено направлять в поездку.

Нельзя отправлять в поездку:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних работников.

В каких случаях работник может отказаться от командировки

Также есть категории лиц, которых работодатель может направить в поездку только при наличии письменного согласия от них

  • сотрудницы, на воспитании которых находятся дети младше 3 лет;
  • сотрудники, имеющие медицинские противопоказания к поездкам;
  • матери-одиночки или отцы-одиночки с детьми до 5 лет;
  • инвалиды;
  • граждане иностранных государств.

Сотрудники перечисленных категорий вправе отказаться от поездки. Для этого им нужно лишь направить руководству служебную записку.

Документальное оформление командировки

Поездка работника для выполнения трудовой функции в другой населенный пункт сопровождается оформлением пакета обязательных документов.

1. Положение о служебных командировках

Документ позволяет работодателю закрепить особенности порядка направления работников в служебные командировки. Также он создает прозрачную систему взаимодействия работодателя и командируемых работников. В положении могут быть прописаны все детали поездок. Например, можно вписать, какие расходы компенсируются работодателем, как должен составляться отчет о выполненной работе, в каких ситуациях можно отказаться от поездки и так далее.

2. График направления работников в командировки

Имеет смысл оформлять, когда организация часто отправляет сотрудников в рабочие поездки. Он позволяет планировать поездки и своевременно оформлять документы.

3. Приказ о направлении в командировку

Типовая форма № Т-9 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

4. Командировочное удостоверение

Типовая форма № Т-10 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 8 января 2015 года форма не является обязательной. В документе ставят отметки о времени отъезда в командировку и времени нахождения в месте командировки.

5. Авансовый отчет

В нем работник отчитывается о понесенных в поездке затратах. Фирма вправе применять унифицированную форму № АО-1 (утв. пост. Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) либо самостоятельно разработанную. Последнюю утверждает директор компании. Она должна иметь все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

6. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Журнал это – документ обеспечивающий систематизацию данных. Его форма не унифицирована. Поэтому компания может разработать собственную. Ранее форма была утверждена приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н. Но в 2015 году приказ утратил силу.

Приведем образец журнала учета:

№ п/п

ФИО сотрудника

Дата и номер командировочного удостоверения

Место командирования

Наименование организации

Пункт назначения

Иванов И.А.

10.01.2019 №1

ООО «Актив»

Москва

Сидоров А.И.

10.02.2019 №2

ООО «Пассив»

Тамбов

Петров Н.Е.

10.03.2019 №3

ЗАО «Баланс»

Воронеж

Особенности отдельных видов командировок

  1. Направление работника за границу предполагает компенсацию не только проживания и выплату суточных, но также и покрытие расходов на оформление заграничного паспорта и визы.
  2. Если пунктом назначения являются районы Крайнего Севера, оформление происходит по тем же правилам, что и любая другая поездка в пределах России.
  3. Если работник направлен в рабочую поездку на личном транспорте, организация оформляет соответствующее разрешение. Компания компенсирует ему траты на ГСМ. Для этого в бухгалтерию необходимо подать служебную записку с приложенными к ней маршрутным листом, счетом, квитанциями, чеками.
  4. При направлении в поездку сотрудника, работающего по совместительству, во второй организации оформляют отпуск за свой счет.

Продление и отмена командировки

Продление возможно после издания соответствующего приказа. В нем указывают новую дату завершения поездки. Командированный должен ознакомиться с приказом под роспись. Расписаться в документе сотрудник может после того, как вернется на основное место работы. При этом сотрудники, которых направили в поездку с их согласия, могут задержаться в поездке также только с письменного согласия.

Аналогичным образом командировку можно прекратить раньше определенного срока. Для этого также составляют приказ.

Больничный

Возможна ситуация, когда сотрудник заболел в командировки. При оформлении больничного листа он может рассчитывать на выплату пособия по временной нетрудоспособности, оплату жилья, выплату суточных за весь период болезни.

Российские организации могут отправлять своих сотрудников для выполнения поставленных задач в места, удаленные от их постоянного места работы. Командировка имеет установленный работодателем срок. Он может быть как продлен, так и сокращен при необходимости. Командированные сотрудники имеют ряд гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. За ними сохраняется рабочее место и заработная плата, а также право на больничный. Кроме того, работодатель обязан оплатить проезд, проживание и иные расходы.

>Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 25.03.2013 N 257, от 14.05.2013 N 411, от 16.10.2014 N 1060, от 29.12.2014 N 1595, от 29.07.2015 N 771)

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

2. Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Положения, утвержденного настоящим постановлением. (в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013 N 257)

Председатель Правительства
Российской Федерации
В.ПУТИН

УТВЕРЖДЕНО
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 13 октября 2008 г. N 749

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 25.03.2013 N 257, от 14.05.2013 N 411, от 16.10.2014 N 1060, от 29.12.2014 N 1595, от 29.07.2015 N 771)

1. Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее — командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее — командирующая организация).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Пункт утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595)

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. N 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации». (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

8. Пункт утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым настоящего пункта. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

12. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. (в ред. Постановления Правительства РФ от 14.05.2013 N 411)

13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, предусмотренных абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

15. Пункт утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595)

16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле».

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

17. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации — в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок в пределах территории Российской Федерации; (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

б) при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок на территории иностранных государств. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

19. При направлении работника в командировку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам). (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595)

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой в порядке, предусмотренном абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, для командировок на территории иностранных государств. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

21. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

22. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 настоящего Положения при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

23. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

24. Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения. (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

25. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; (в ред. Постановлений Правительства РФ от 14.05.2013 N 411, от 29.12.2014 N 1595)

Абзац. — Утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595)

Положение о служебных командировках — образец 2020

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

Описание в положении процесса направления в командировку

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Положение о командировках про оплату суточных

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Итоги

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

  • «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2020»;
  • «Положение об охране труда работников — образец-2020».

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2020 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте .

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2020 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

Скачать обновленный вариант служебной записки

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2020 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2020 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. .

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2020 году

Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.

Образец служебной записки по командировке в 2020 году можно скачать здесь:

Скачать образец служебной записки, подтверждающий срок командировки

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина от 04.12.2019 № 03-03-07/94225 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция. А вот банковская выписка по карте, которой оплачен билет не требуется (см. письмо Минфина от 17.08.2018 № 03-03-07/58432).

В письмах от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906 Минфин отмечает, что при отсутствии посадочного талона со штампом о досмотре расходы может подтвердить справка перевозчика, либо иные документы, в т. ч. косвенно подтверждающие факт использования приобретенных авиабилетов.

См. также: «Можно ли учесть штраф за возврат билета?».

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям законодательства о ККТ) или кассовый чек.

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Об учете арендных командировочных расходов читайте в статье «Как признать в налоговом учете расходы на аренду квартиры для командированных работников?».

Положение о командировках про оплату суточных

Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

  • 700 руб. — для командировок по территории России;
  • 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать образец Положения о командировках

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по .

Итоги

Положение о служебных командировках является внутренним локальным актом работодателя. Этот документ не имеет строгой обязательной формы и может не оформляться, если работодатель не посылает сотрудников в служебные поездки.

Положение позволяет обосновать включение командировочных затрат в состав налоговых расходов и исключает споры о величине возмещения командировочным работникам понесенных ими расходов.

Статья 166. Понятие служебной командировки

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации .

Комментарий к статье 166 ТК РФ

ТК закрепляет определение понятия «служебная командировка». Служебной командировкой признается поездка на определенный срок работника, которую он осуществляет на основании распоряжения работодателя с целью выполнения служебного поручения вне пределов места постоянной работы. Несмотря на то что в данном определении в отличие от определения служебной командировки, которое ранее было дано в п. 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» <1> (действует в части, не противоречащей ТК и Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 <2>), отсутствует указание на то, что служебная командировка является поездкой в другую местность, вряд ли можно считать командировкой направление работника для выполнения производственного задания в другую организацию (к другому работодателю), находящуюся в той же местности. Это косвенно подтверждается составом расходов работника в связи с командировкой, которые работодатель обязан ему возместить.

———————————
<1> Бюллетень Госкомтруда СССР. 1988. N 8.
<2> СЗ РФ. 2008. N 42. Ст. 4821.

Не признаются служебной командировкой:

1) поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (например, экспедиторы, водители);

2) поездки работников, работа которых имеет разъездной характер (например, курьеры).

В соответствии с ч. 2 настоящей статьи Правительство РФ постановлением от 13.10.2008 N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

Согласно указанному Положению поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случая, когда работник направляется в командировку за пределы территории РФ. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

— письменный отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

Другой комментарий к статье 166 ТК РФ

1. Служебная командировка — это поездка работника, соответствующая следующим критериям:
— основанием поездки является распоряжение работодателя;
— установлен определенный срок поездки;
— целью поездки является выполнение служебного поручения;
— данное поручение осуществляется вне места постоянной работы.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года N 749.

Данное Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебными командировками не признаются служебные поездки работников, постоянная работа которых:
— осуществляется в пути;
— имеет разъездной характер.

Постановлением ФАС Восточно-Сибирского округа от 17 мая 2012 года по делу N А19-1676/10 подтверждена правильность вывода о том, что понятие служебной командировки, приведенное в ст.166 ТК РФ, а также выплаты работникам суточных и средств по найму жилого помещения, не распространяются на поездки физического лица во исполнение обязательств, предусмотренных гражданско-правовым договором, заключенным с заказчиком.

Срок командировки определяется работодателем с учетом:
— объема;
— сложности;
— других особенностей служебного поручения.

Следует обратить внимание, что в связи с изменениями, внесенными постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» в постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 года N 749, с 8 января 2015 года не требуется оформление служебного задания, в котором указывалась цель командировки работника, а также командировочного удостоверения, подтверждавшего срок его пребывания в командировке.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. А в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Так, например, приказом Минфина России от 10 марта 2015 года N 33н утвержден перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов). При отсутствии перечисленных в данном перечне документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения, а также подтверждающих расходы по проезду гражданского служащего к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы, государственным служащим представляются служебная записка и (или) иной документ, установленный в рамках учетной политики федерального государственного органа, о фактическом сроке пребывания гражданского служащего в служебной командировке, содержащие обязательные реквизиты, а также отметку принимающей гражданского служащего стороны о датах прибытия и убытия гражданского служащего к месту командирования и обратно.

2. Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации (ранее такие функции исполняло Минздравсоцразвития РФ).

Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11 сентября 2009 года N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» утверждены:
— Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы;
— форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации;
— форма журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

В соответствии с указанным Порядком учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (командированный работник), ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия) по утвержденной форме.

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия) по утвержденной форме.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *