Документы и материалы

>6 Глава Первичные документы по учету материалов

6.1 Общие положения

Все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такие документы принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утверждаемым и регулярно уточняемым Росстатом. Организация имеет право применять первичные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм. При необходимости, как правило, используются формы документов, утвержденные еще до начала современных рыночных преобразований. Кроме того, организация имеет право разработать собственные формы первичных документов, если побочных форм нет в специальных альбомах.

Для того чтобы формы документов, не входящие в альбомы унифицированных форм, могли использоваться в хозяйственной и управленческой деятельности, а также в бухгалтерском учете, законодательством установлены определенные условия, которые будут указаны далее.

Формы документов, разработанные организацией, должны быть утверждены быть в ее учетной политике, например в составе одного из приложений.

Список лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Следует иметь в виду, что факсимальная копия не гарантирует действительность на ней подписи, поэтому документы, оформленные таким образом, можно использовать только в оперативном управлении дл принятия управленческих решений, но нельзя принимать к бухгалтерскому учету в качестве оправдательного документа при отражении хозяйственных операций.

Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляет возможным — непосредственно после ее окончания. Требование составления первичных документов сразу после окончания операциине распространяется на реализацию товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно- кассовой техники.В соответствии с п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ в том случае допускается составление первичного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на базе первичных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений согласно законодательству РФ.

Общие требования к оформлению и наличию первичных документов бухгалтерского учета МПЗ сформулированы в Законе о бухгалтерском учете и воспроизведены в ПБУ 5/01 и Методических рекомендациях по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов:

1) все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными документами;

2) первичные документы должны включать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете (наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измеритель хозяйственный операции в натуральном и денежном выражениях; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц и их расшифровки);

3) первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер);

4) первичные документы должны быть надлежащим образом оформлены с заполнением всех необходимых реквизитов и иметь необходимые подписи;

5) в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, а также технологии обработки учетной информации.

Вместе с теми названными Методическими рекомендациями устанавливаются некоторые особенности учета МПЗ. В частности, п.11 этих Методических рекомендаций определены три уровня разработки и утверждения форм первичных документов :

a)унифицированные формы первичной документации, которые разрабатываются и утверждаются Росстатом (ранее Госкомстатом России) по согласованию с Минфином России. В настоящее время обязательны к применению формы документов по учету материалов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (далее — постановление Госкомстата России №71а), а также формы первичной документации по учету продукциии товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденные постановлением Госкомстата России (на момент принятия Росстата) от 9 августа 1999г. №66;

б) отраслевые формы первичной документации, которые утверждаются министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти. Под органами исполнительной власти как собственно отраслевых министерства и ведомства, так и органы, которым предоставлено право разрабатывать и утверждать нормативные документы, обязательные к применению всем хозяйствующими субъектами, например Минфин России. При формировании учетной политики организация должна учитывать перечень отраслевых форм, используемых в бухгалтерском учете. По нашему мнению, во избежание разногласий с налоговыми контролирующими органами, лучше компоновать отраслевые формы в отдельное приложение к учетной политике независимо от того, каким органом федеральной исполнительной власти они утверждены;

в) формы первичных документов для записи хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы, о которых уже упоминалось.

По существующим правилам при отсутствии показателей по отдельным реквизитам в первичных документах, соответствующие строко- графы прочеркиваются. Хотя требование очевидно, на практике оно нередко нарушается. Возможные последствия такого нарушения предугадать нетрудно, особенно когда речь идет об отпуске МПЗ: последующее заполнение строк и граф первичного документа данными о материалах, которые фактически не выдавались, — наиболее простой способ хищений или покрытия недостач. К приходным документам предъявляются те же требования, что и к документам на отпуске материалов. Отличие состоит в том, что роль бухгалтерии организации, приходующей материалы, сводится к осуществлению последующего контроля: незаполненные строки и графы в приходных документах целесообразно прочеркивать при обработке этих документов.

На выдачу особо дефицитных и (или) дорогостоящих запасов (запасов особого учета) может составляться отдельный перечень наименований и устанавливаться особые правила оформления первичных документов. Этот перечень, особые правила, а также порядок контроля за расходованием (использованием) подобных материалов устанавливаются руководителем организации по представлению главного бухгалтера, и целесообразно закрепить данные моменты в учетной политике организации. В данном случае речь идет о драгоценных металлах и драгоценных камнях, так как ни ПБУ 5/01, ни Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов порядок их бухгалтерского учета не регулируется.

В соответствии с п.13 этих Методических указаний первичные документы должны быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации порядок нумерации должен обеспечивать наличие неповторяющихся номеров в течении одного отчетного года. Таким образом, при организации учета необходимо определить, какие формы документов могут быть пронумерованы заранее, а какие следует нумеровать при оформлении хозяйственной операции. По нашему мнению, провести такую дифференциацию нетрудно: документы, которые хранятся в форме книжек (доверенность, накладные и др.) лучше нумеровать заранее. Это не исключает возможности, целесообразности, а в некоторых случаях и необходимости регистрировать факт выдачи заполненных форм (собственно первичных документов) по принадлежности. Данная мера позволит сократить затраты времени на последующий контроль за правильностью и своевременностью совершения отдельных хозяйственных операций (отпуска материалов в производство, на реализацию и пр.). Если незаполненные формы документов не сшиваются, а хранятся разрозненно (в пачках или в виде отдельных экземпляров), их лучше всего нумеровать при заполнении. В противном случае у бухгалтера появится дополнительная обязанность — обеспечивать сохранность бланков документов (не являющихся бланками строгой отчетности). С большей долей уверенности можно предположить, что часть пронумерованных бланков будет теряться или портиться при заполнении, а это приведет к появлению новых проблем.

Пунктом 14 названных Методических указаний предусматривается возможность составления первичных документов не только на бумажных, но и на машинных носителях информации. Оговаривается, что программа кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных документов. Кроме того, нужно руководствоваться требованиями п.8 названных Методических указаний, в соответствии с которым применение организациями программных продуктов по учету запасов должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах. Иначе говоря, перед тем, как заказывать разработку нового или адаптацию действующего программного обеспечения, необходимо определить, какая информация и в какой форме может понадобиться для использования при принятии управленческих решений. Следует считаться и с тем, что налоговые и иные контролирующие органы при проверках могут потребовать информацию, детализированную или сгруппированную иным образом, нежеле это делается в компьютерной программе. Особенности обработки бухгалтерской информации средствами вычислительной техники обусловлены прежде всего размером экрана монитора: для того чтобы информация адекватно воспринималась и однозначно идентифицировалась, буквы и цифры должны легко читаться. Следовательно, значительная часть унифицированных и отраслевых форм первичной документации не может быть не может быть перенесена в компьютер без изъятий и упрощений. Поэтому представляется разумным предусмотреть возможность вывода информации на бумажные носители в том виде, в каком бы они могли быть оформлены без применения средств вычислительной техники (например, данные о фактической себестоимости приобретенных МПЗ, целесообразно представлять в виде типового журнала-ордера №6 не зависимо от того какой используется алгоритм машинной обработки).

Все первичные документы по движению материальных ценностей на складах (кладовых) подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки в соответствии с графиком документооборота. Бухгалтерская служба организации принимает и проверяет первичные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций: проводит счетную проверку, а также выясняет, соответствуют ли данные, указанные в документах, условиям заключенных договоров.

При обнаружении операций (расходов), не соответствующих законодательству РФ и правилам бухгалтерского учета, лицо, учитывающее материалы, сообщает об этом главному бухгалтеру. Принимаются меры к до оформлению недооформленных документов, либо такие документы возвращаются складам (кладовым) и подразделениям для надлежащего оформления.

После проверки первичные документы таксируются (если таксировка ранее не выполнялась), т.е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения количества на цену.

6.2 Унифицированные формы документации по учету материально- производственных запасов.

Постановление Госкомстата России №71а установлены следующие унифицированные формы первичной документации по учету материалов:

1. Для оформления операций по отражению материалов:

№ М-2 «Доверенность», № М-2а «Доверенность»;

№ М-4 «Приходный ордер»;

№ М-7 «Акт о приемке материалов»;

№ М-35 «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений».

2. Для оформления операций по выбытию материалов:

№ М-2 «Доверенность», № М-2а «Доверенность»;

№ М-8 «Лимитно — заборная карта»;

№ М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону»;

№ М-17 «Карточка учета материалов».

3. Для оформления операций по внутреннему перемещению материалов:

№ М-11 «Требование-накладная».

4. Для учета движения материалов на складе:

№ М-17 «Карточка учета материалов».

Приведем общие правила по заполнению перечисленных форм.

Доверенности(М-2 и № М-2а) могут использоваться при получении, при отпуске МПЗ. В первом случае бухгалтерия организация-поставщика оформляет доверенность (в одном экземпляре) и выдает расписку получателю. Срок действия доверенности, как правило, не превышает 15 дней. Исключение может быть сделано для получения материально — производственных запасов в порядке плановых платежей — доверенность может быть выдано на календарный месяц.

При отпуске МПЗ, в том числе при продаже материалов в порядке прочей деятельности, доверенность, предъявленная представителем поставщика, является основанием выдачи проданных или переданных материалов. При проверке предъявляемых доверенностей особое внимание следует уделять соответствию паспортных данных, а также сроку действия доверенности.

Форма № М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учете выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающем в организации не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана.

Приходной ордер(форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, в том случае, когда поставка полностью соответствует условиям договора по количетву, ассортименту, качеству и иным существенным условиям. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей.

Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад.

Акт о приемке материалов(форма № М-7) составляется в случаях:

— приемка материалов, по которым есть количественное и качественное расхождения с данными сопроводительных документов;

— приемка материалов, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

— при приемке материалов, поступивших без документов.

Акт формы № М-7 служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю.

Данный акт составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии. Обязательно участие в состлении акта материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Лимитно-заборная карта(форма № М-8) — весьма простое и эффективное средство документального оформления отпуска материалов в производство, позволяющее контролировать соблюдение норм расхода, а также анализировать расход МПЗ. Для применения лимитно-заборной карты необходимо установить лимиты отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции.

Лимитно-заборная карта также служит оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом дополнительные документы не составляются.

Отпуск материальных ценностей проводится со складов, которые указаны в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Склад сдает лимитно-заборные карты в бухгалтерию после использования лимита.

Подробнее использование лимитно-заборных карт описано в разделе 7.1.

Требование-накладная(форма № М-11) применяется для отражения операций движения материальных ценностей между структурными подразделениями или материально ответственными лицами самой организации.

Требование-накладная составляется в двух экземплярах, из которых один остается на сдающем складе, другой — передается принимающему.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче из производства на складе или в кладовую остатков неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) используется при отпуске материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов.

Карточка учета материалов (форма № М-17) — основной регистр учета движения материалов на складе но каждому сорту, виду и размеру. Эта форма заполняется па каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке делают на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Если в организации применяются лимитно-заборные карты, то для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в форме № М-17. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не заполняются, а сама операция совершается на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и нe имеющих силы бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточке учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), применяется в тех случаях, когда осуществляется разборка, ликвидация или демонтаж объектов основных средств.

Акт составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры остаются у заказчика, третий у подрядчика. Заказчик первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

Документальное оформление движения материалов

ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ — письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997года №835 должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». Следует обратить внимание на то, что утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют.

Номер формы Наименование формы
М-2 Доверенность
М-2а Доверенность
М-4 Приходный ордер
М-7 Акт о приемке материалов
М-8 Лимитно-заборная карта
М-11 Требование-накладная
М-15 Накладная на отпуск материалов на сторону
М-17 Карточка учета материалов
М-35 Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений

Право лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщиков оформляется выдачей Доверенности (формы №М-2 и №М-2а).

Доверенность оформляется в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателю под расписку.

Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, применяют форму №М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают и прошнуровывают.

Доверенности выдаются только лицам, работающим в данной организации, иным лицам выдача доверенностей не допускается.

Выдаваемая доверенность должны быть полностью заполнена и должны содержать образец подписи лица, на имя которого она выписана. Как правило, доверенности выдаются на 15 дней, но в случае получения товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей доверенность может быть выдана на 1 месяц.

Приходный ордер (форма М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.

В том случае, если поступающие материальные ценности содержат драгоценные металлы и камни, в данной форме заполняется графа «Номер паспорта».

Акт о приемке материалов (форма №М-7) применяется в следующих случаях:

— для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;

— для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

— для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Во многих организациях устанавливают лимиты отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции. Для оформления отпуска материалов в этом случае применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8). Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой – складу.

При получении материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими.

После использования лимита склад сдает свои экземпляры документа в бухгалтерию.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

Требование-накладная (форма №М-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами.

Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей:

— хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории;

— сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения на основании договоров, нарядов и других документов при предъявлении заполненной в установленном порядке доверенности на получение материальных ценностей.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, ведется в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Рассматривая порядок заполнения лимитно-заборных карт (форма №М-8) при установлении в организациях лимита на отпуск материальных ценностей мы отмечали, что в некоторых случаях рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов. В этом случае операция отпуска материалов производится на основании лимитной карты, выписываемой в одном экземпляре, в которой и расписывается кладовщик. Представитель получателя расписывается непосредственно в карточке учета материалов.

Для оформления принятия к учету материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, применяемся Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже задний и сооружений (форма №М-35), составляемый в трех экземплярах.

Акт составляется и подписывается комиссией, в состав которой входит представитель заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляр акта остаются у заказчика, который, в свою очередь, прилагает первый экземпляр акта к предъявленному счету для оплаты подрядчику, третий экземпляр передается подрядчику.

При продаже организацией материально-производственных запасов физическим и юридическим лицам в соответствии с пунктом 120 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 года №119н, продажа оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), которая является основным перевозочным документом. Данная форма входит в альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:

— наименование получателя груза;

— наименование груза;

— количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

— род упаковки;

— способ погрузки и разгрузки;

— время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные организации имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

— второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

— третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортной организации с грузоотправителем (грузополучателем);

— четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Более подробно об бухгалтерским и налоговым учетом МПЗ Вы можете ознакомится в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Материалы, полуфабрикаты, спецодежда, спецоборудование»

Первичные документы учета наличия и движения материалов

Операции движения материальных ценностей должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом России (постановление ГК РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а, в редакции от 6 апреля 2001 г. № 26), а при их отсутствии — отраслевыми формами, утверждаемыми соответствующими министерствами и иными органами исполнительной власти. Если унифицированные и отраслевые формы первичных документов не предусмотрены, их разрабатывают и утверждают организации самостоятельно в соответствии с требованиями, сформулированными в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

К унифицированным формам первичной документации по учету производственных запасов относятся:

— доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяется для оформления права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность от имени коммерческой организации выдается за подписью её руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами; от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, — за подписями руководителя и главного бухгалтера. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого она выписана.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей выдается, как правило, на 15 дней, а при расчетах в порядке плановых платежей — на календарный месяц. Доверенность оформляется в одном экземпляре и выдается под расписку получателю.
Выданные доверенности регистрируются в пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Форма № М-2а применяется организациями, получение материальных ценностей в которых по доверенности носит массовый характер;

— приходный кассовый ордер (форма № М-4) используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. При неоднократном получении в течение дня однородного груза можно выписывать один приходный ордер за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой партии с подведением итога за день.

Для сокращения количества первичных учетных документов и снижения трудоемкости начальной стадии учета по усмотрению руководства организации вместо приходного ордера могут использоватьсясопроводительные документы поставщика (спецификация, сертификат, удостоверения качества и др.), в которых на обратной стороне работником склада проставляется штамп с указанием даты приемки, количества материалов и подписи материально ответственного лица;

— акт о приемке материалов (форма № М-7) предназначен для оформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда имеются расхождения по количеству, качеству, ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика (неотфактурованных поставок). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, составляется членами комиссии по приему материалов с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика либо незаинтересованной организации. Утверждается руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой — в отдел снабжения или в бухгалтерию для направления претензии поставщику;

— лимитно-заборная карта (форма № М-8) используется для оформления отпуска со склада в производственные подразделения организации в пределах установленного лимита материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, выполнении работ, оказании услуг. Лимит отпуска материальных ценностей устанавливается отделом снабжения либо плановым отделом исходя из объемов производственных заданий цехов и норм расхода предметов труда, с учетом переходящих остатков неиспользованных материалов на начало отчетного периода.

Рассматриваемый документ служит для текущего контроля за соблюдением лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является основанием для списания материальных ценностей со склада. Лимитно-заборная карта выписывается, как правило, в двух экземплярах на одно наименование (номенклатурный номер) материала сроком на один месяц, а при сравнительно редком отпуске ресурсов в производство — на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в картах склада и подразделения дату и количество отпущенных материалов, записывает остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель структурного подразделения. После использования лимита лимитно-заборные карты со склада передаются в бухгалтерию;

— план-карта используется в случае, если в организации организована централизованная доставка материалов со складов в производственные подразделения. Снабженческими или плановыми службами составляется специальный оперативный документ на отпуск (план-карта), в котором отражаются лимиты и календарные сроки доставки материалов. На основе этого документа работником склада выписывается накладная на отпуск материалов в пределах месячного лимита и производится передача материалов по назначению;

— требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Составляется она в двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности, подписывается названными лицами и получателями. Один экземпляр документа предназначен для списания ценностей подразделением-поставщиком, второй — для оприходования ценностей подразделением-получателем.

Требование-накладная может использоваться для оформления отпуска материалов сверх установленных норм и лимита, по замене с разрешения руководителя или главного инженера. В этом случае, как правило, на бланке документа по диагонали наносится отличительная полоса. На основании требования-накладной в лимитной карте заменяемого материала корректируется лимит. Изменение лимита производится теми лицами, которым предоставлено такое право.

В требовании-накладной указываются причины сверхлимитного отпуска материалов (например, исправление брака, покрытие перерасхода материалов), ставится штамп (надпись) «Сверх лимита». При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной следует прилагать акты (извещения) о браке с указанием кода изделия, детали, заказа, по которым изготовлена забракованная продукция;

— накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) предназначена для учета отпуска материальных ценностей структурным подразделениям организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем заполненной в установленном порядке доверенности на получение ценностей. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания отпуска материалов, второй — получателю;

— карточка учета материалов (форма № М-17) заполняется на каждый номенклатурный номер материала, служит для количественного учета движения материалов на складе по сортам, видам и размерам. Записи в карточках складского учета осуществляются материально ответственными лицами на основании первичных документов учета поступления и выбытия материалов в день совершения операции. В карточках учета материалов систематически выводятся остатки ценностей по их видам, сортам, размерам и другим технико-эксплуатационным параметрам, что позволяет своевременно обеспечить руководство организации, службы снабжения и маркетинга информацией, необходимой для управления запасами, выявления неиспользуемых материалов сверхнормативных запасов.

По истечении календарного года на карточках учета материалов выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год. Карточки истекшего года закрываются, брошюруются и сдаются в архив организации. По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки учета материалов могут продолжаться и в следующем календарном году, а также закрываться и открываться в середине года.

Складской учет материалов можно вести в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки;

— акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), применяется для оформления поступления пригодных к использованию в организации материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств. Совершенствование содержания первичных учетных документов способствует рационализации документооборота. Так, если в карточке учета материалов предусмотреть графу для подписей получателей ценностей, такие документы, как требование-накладная, лимитно-заборная карта, можно выписывать в одном экземпляре. При этом сведения об отпуске материалов со склада подтверждаются подписями кладовщика, получателя ценностей в карточке складского учета и в указанных выше первичных учетных документах. Требование-накладная и лимитно-заборная карта при этом возвращаются получателю материальных ценностей.

Нестабильность цен материалов в современных условиях хозяйствования и актуальная потребность организации учета материалов по поступающим партиям материальных ценностей обусловливают целесообразность перенесения реквизита «цена материалов» в табличную часть документа, что позволит регистрировать цену в форме № М-17 по каждой поставке материальных ценностей.

Оснащение рабочих мест кладовщиков, бухгалтеров, персонала других подразделений организации современными компьютерами, которые используются локально либо в сети, объединяющей терминалы персонала различных служб организации, также способствует сокращению количества экземпляров первичных учетных документов, упрощению их форм и трудоемкости формирования, а в некоторых случаях — исключению первичных учетных документов в традиционной форме при сохранении юридического статуса первичной информации. Первичные учетные документы обладают юридической силой при наличии обязательных реквизитов, подписей исполнителей и должностных лиц, печатей.

Для усиления контрольных функций бухгалтерского учета рекомендуется приказом руководителя организации утвердить список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, а также перечень материалов, относящихся к названной категории. Бланки первичных учетных документов целесообразно пронумеровать до передачи материально ответственным лицам для заполнения.

Кроме перечисленных документов для учета материальных ценностей используются:

— инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);

— сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19);

— сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения);

— акт о покупке материалов на рынке;

— акт перевода единиц измерения материалов;

— акт-заключение о чрезвычайных ситуациях;

— акт на списание материалов.

В расчетах за приобретенные организацией материальные ценности применяются:

— товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т);

— счет-фактура;

— расчетно-платежные документы по банку;

— приходный и расходный кассовые ордера;

— и др.

Порядок формирования и движения документов должен соответствовать графику документооборота, который разрабатывается организацией с учетом условий поставок, транспортировки, организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений и должностных лиц.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов.

Организация учета материалов на складах и в бухгалтерской службе

К основным предпосылкам рациональной организации учета материалов и контроля за их сохранностью относятся:

— наличие оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

— размещение запасов в местах хранения таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой приемки, отпуска и проверки наличия материальных ценностей по группам и типо-, сорто-размерам; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;

— оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

— организация при необходимости участков централизованного раскроя материалов, применение централизованной доставки материалов со складов в подразделения по согласованным графикам; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

— определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, за сохранность запасов; заключение с этими лицами письменных договоров о материальной ответственности;

— определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение, отпуск и вывоз материалов со складов, иных мест хранения.

Учет поступления материалов. На поступающие материалы организация, как правило, получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.

В соответствии с графиком документооборота необходимо:

— зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

— проверить соответствие данных документов договорам по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки;

— проверить правильность информации в расчетных документах;

— акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

— определить фактические размеры ответственности в случае на рушения условий договора;

— передать своевременно документы в подразделения организации для последующей обработки.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на их получение. Приемка материалов от организаций транспорта по количеству и качеству осуществляется по действующим в названных организациях правилам с учетом условий договоров купли-продажи и перевозки груза.

Сопроводительные документы на поступившие покупателю грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу) для приемки и оприходования материалов. На складе проверяется соответствие качества, ассортимента и количества материалов данным расчетных и сопроводительных документов поставщика. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

Некоторые материалы, перечень которых устанавливается распорядительным документом организации, могут направляться непосредственно в подразделения, минуя склад. Например, на стройках строительные материалы, конструкции и детали, как правило, завозятся непосредственно на объекты строительства. Такие материалы отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации, в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Если поставка соответствует условиям договора, материально ответственным лицом на складе выписывается приходный ордер (форма № М-4) либо в сопроводительных документах поставщика проставляется штамп, в оттиске которого содержатся обязательные реквизиты приходного ордера. При поступлении материалов, приобретенных подотчетными лицами за наличный расчет в розничной торговле либо у физических лиц на рынках, основанием для оформления приходного ордера являются товарный чек магазина, квитанция приходного кассового ордера, акт (справка) о покупке на рынке или у населения (см. параграф 4.4 «Учет расчетов с подотчетными лицами»).

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов либо условиями договоров (недостача, излишки, пересортица, вмятины, поломка, бой), а также в случае неотфактурованной поставки, специальной комиссией с участием представителя поставщика или независимой организации составляется акт о приемке материалов (форма № М-7) в двух экземплярах. При этом приходный ордер не выписывается, приемный акт является одновременно приходным документом и основанием для предъявления претензий и исков к поставщику или транспортной организации, уточнения расчетов с поставщиком.

Материалы, поступившие на склад в порядке внутреннего перемещения из подразделений организации в случаях возврата ресурсов, сдачи отходов, брака, материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств, оформляются требованием-накладной, актом об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся они на складе обособленно и не могут расходоваться, за исключением случаев, когда материальные ценности относятся к бесхозяйным вещам и являются скоропортящимися либо расходы по их хранению несоизмеримо велики. Организация может использовать такие материалы в производственных либо иных целях или продать. Выручка от продажи материалов или их рыночная стоимость при использовании материалов в организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению,- продаже и других затрат, подлежит возврату собственнику материалов.

Количественный учет наличия и движения материальных ценностей на складах материально ответственное лицо ведет в карточках учета (форма № М-17). Выдаются они заведующему складом под расписку на основании реестра, в котором указываются регистрационные номера карточек и их количество.

Если материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то оприходование и отпуск его отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения, либо осуществляется перевод материала в другую единицу измерения с составлением акта представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, заведующим склада, специалистами других отделов.

Учет выбытия материалов. Материалы могут отпускаться с центральных складов организации на склады подразделений, а при отсутствии последних — непосредственно в подразделения организации (обычно на склады и в кладовые). Отпуск материалов со складов, в том числе и другим организациям (на сторону), должен осуществляться только материально ответственными лицами, списки и образцы подписей которых сообщаются кладовщикам. Для обеспечения сохранности материалов организацией устанавливаются порядок их вывоза и выноса с территории, оформления пропусков, способы выполнения необходимого при выбытии материальных ценностей контроля.

Порядок отпуска материалов со складов и кладовых подразделений устанавливает руководитель подразделения по согласованию с главным бухгалтером организации. Из цеховых складов и кладовых материалы передаются в производство на участки, бригадам, на рабочие места в соответствии с установленными лимитами, нормами и объемами производственной программы (заданиями). Отпуск сверх норм и лимитов либо замена производится в порядке, установленном организацией при наличии разрешения руководителя либо уполномоченных лиц.

В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в производственные подразделения (в лимитно-заборных картах, требованиях-накладных, накладных на отпуск материалов на сторону в переработку) указываются реквизиты, позволяющие идентифицировать вид материальных ресурсов, заказ (изделия, работы), для которого предназначены материалы, либо код и наименование затрат. Если отпуск материалов подразделениям производится без указания назначения, они считаются в подотчете у подразделения.

Также в подотчет оформляется отпуск материалов особого порядка учета: драгоценные металлы и драгоценные камни, полуфабрикаты и изделия из них, спирт, дорогостоящие материальные ценности, сильнодействующие ядовитые вещества. Руководителем организации утверждаются списки лиц, имеющих право давать разрешения на отпуск подобных материалов, получать и использовать их в производстве. Материалы списываются с подотчета подразделений организации, отдельных работников на основании акта, составленного назначенной руководителями организации либо ее подразделения комиссией. Комиссия проверяет фактическое наличие материальных запасов, устанавливаются причины расхода сверх норм.

Материалы, пришедшие в негодность по истечении сроков хранения, морально устаревшие, при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий, списываются с учета. Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.

Комиссия производит осмотр материалов, устанавливает причину их непригодности к использованию и виновных в этом лиц, выявляет возможность применения материалов на другие цели или их продажи, совместно с экономическими службами производит оценку отходов и материалов при понижении их физических свойств, составляет акт на списание ценностей, осуществляет контроль за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материальных ценностей.

Работники бухгалтерии, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц проводить на складах в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей операций в карточках учета, полноты и своевременности сдачи документов в бухгалтерскую службу. Бухгалтер сверяет записи в карточках учета материалов с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков. Если склады расположены от бухгалтерии на отдаленном расстоянии, прием и проверку первичных учетных документов могут осуществлять непосредственно в бухгалтерии или в службе обработки данных.

Материально ответственное лицо составляет реестр приемки-сдачи приходных и расходных документов и вместе с документами передает его в бухгалтерию. Сдача складом лимитно-заборных карт производится ежемесячно, а также после использования лимита. При этом сверяются данные лимитно-заборных карт склада и подразделений, что подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и работников подразделений, получавших материалы.

По окончании месяца материально ответственное лицо склада переносит количественные остатки из карточек учета материалов в сальдовую книгу или ведомость (книгу остатков материалов), которая ведется по балансовым счетам и субсчетам, группам и видам материалов.

Контроль за правильностью складского учета материалов со стороны бухгалтерии заключается в проверке не только первичных учетных документов, но и отчетов подразделений организации, сопоставлении записей в приходных и расходных документах, карточках учета материалов и сальдовых книгах. Если обнаружены расхождения между показателями складского учета и групповой оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах группы материальных ценностей, по которым выявлены несоответствия.

Такой метод учета материалов, которым предусматривается распределение ответственности и полномочий персонала склада и бухгалтерии в осуществлении учета и контроля за ведением учета, называетсяоперативно-бухгалтерским, или сальдовым. В бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения материалов по номенклатуре и не составляются оборотные ведомости по видам материалов, а ведется учет в денежном выражении по материально ответственным лицам (складам), балансовым счетам, субсчетам и группам материальных ценностей. Показатели аналитического учета формируются по данным первичных учетных документов и реестров их приемки-сдачи и фиксируются в накопительных ведомостях, информация которых используется для составления групповых оборотных ведомостей и регистров синтетического учета.

В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции контроля движения материальных ценностей на складах организации и в других местах хранения могут возлагаться на указанную службу.

92. Первичные документы по учету движения материалов

Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям Основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот каждая организация устанавливает самостоятельно, исходя из вида деятельности, уровня автоматизации и системы учета.
Для документального оформления операций используются следующие унифицированные формы: Доверенность (форма № М-2 и № М-2а) Применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Таким лицом может быть только работник, состоящий с организацией в трудовых отношениях. ¦
Приходный ордер (форма № М-4) Применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей. Акт о приемке материалов (форма № М-7) Акт применяется при оформлении приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение или расхождение по асеорти-
При использовании первого и второго способа в течение отчетного года амортизационные отчисления по объектам нематериальных активов начисляются ежемесячно в размере 1/12 годовой . суммы. Исключение составляют сезонные производства. Годовая сумма амортизационных отчислений начисляется равномерно в течение периода работы таких организаций в отчетном году.
3) При способе списания стоимостипропорционально объемупродукции (работ) начисление амор-тизационных отчислений производится исходя из натурального показателя объема продукции (работ) в отчетном периоде и соотношения первоначальной стоимости объекта нематериального актива и предполагаемого объема продукции (работ) за весь срок его полезного использования.
Амортизационные отчисления по объекту нематериальных активов начинаются с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия его к бухгалтерскому учету, и начисляются до полного погашения стоимости, либо списания этого объекта с бухгалтерского учета в связи с уступкой или утратой организацией исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности.
В бухгалтерском учете начисление амортизационных отчислений по каждому объекту отражается либо по кредиту счета 05 «Амортизация нематериальных активов», либо по кредиту 04 «Нематериальные активы» путем уменьшения первоначальной стоимости.
менту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов. Он является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.
Лимитно-заборная карта (форма № М-8) Применяется для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за со-блюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Требование-накладная (форма № М-11) Применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.
Требование может использоваться для оформления однократного отпуска материалов на хозяйственные и прочие нужды.
Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15)
Применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов.
Карточка учета материалов (форма № М-17) Применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру.
мандировочные расходы по заготовлению, комиссионные вознаграждения, проценты за кредит и т.д.).
Фактическая себестоимость материалов отличается от учетной цены, поскольку планируемые дополнительные расходы не совпадают с фактическими расходами.
При отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:
по себестоимости каждой единицы;
по средней себестоимости;
по себестоимости первых по времени приобретений (способ ФИФО);
по себестоимости последних по времени приобретений (способ ЛИФО).
Способ оценки по каждой группе (виду) запасов закрепляется как элемент учетной политики организации.
Оценка материалов по средней себестоимости производится путем деления общей себестоимости группы (вида) материалов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение данного месяца.
Способ ФИФО основан на допущении, что материа-лы используются в последовательности их приобретения, т.е. материалы, первыми поступившие в производство, должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретения с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. ¦ Способ ЛИФО основан на допущении, что материалы, первыми поступившие в производство, должны быть оценены по себестоимости последних в последовательности приобретения.

Документальное оформление и учет поступления материалов

Первичные документы по поступлению материалов являются основой организации учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, собственного производства.

Для выполнения производственной программы предприятия определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов предприятие заключает договора с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и др.

Для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и других материальных ценностей в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен синтетический счет 10 «Материалы». Этот счет активный, инвентарный. По дебету данного счета отражаются остатки материалов на начало и конец отчетного периода и их поступление на склады (кладовые), а по кредиту — их выбытие (расход).

Материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической стоимости их приобретения (заготовления). Фактическая стоимость приобретения (заготовления) материалов складывается из их стоимости по покупным ценам и расходов по заготовке и доставке этих ценностей на предприятие.

На счете 10 «Материалы» группировка информации по видам материальных ценностей осуществляется на субсчетах.

К счету 10 «Материалы» открываются следующие субсчета:

  • 10-1 «Сырье и материалы» — учитываются наличие и движение сырья, основных и вспомогательных материалов;
  • 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции детали» — учитываются наличие и движение покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий,
  • 10-3 «Топливо» — отражаются наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, бензин, керосин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и т.д.;
  • 10-4 «Тара и тарные материалы» — учитывается наличие и движениеизготовления или ремонта (бочковая клепка, железо обручное);
  • 10-5 «Запасные части» — отражаются наличие и движение приобретенных или изготовленных для нужд основной деятельности запасных частей, предназначенных для ремонта, а также автомобильных шин в запасе и обороте. Здесь же учитывается движение обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, узлов и агрегатов;
  • 10-6 «Прочие материалы» — учитываются наличие и движение отходов производства (обрубки, обрезка, стружка); неисправимого брака; материальных ценностей, полученных от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как топливо или материалы;
  • 10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» — отражается движение материалов, переданных в переработку на сторону и в последующем включаемых в себестоимость полученных из них изделий;
  • 10-8 «Строительные материалы» — используется предприятиями-застройщиками для учета материалов, необходимых в процессе строительно-монтажных работ.

Поступающие на предприятие материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — платежное требование (приложение Ж) (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой — через банк), товарно-транспортные накладные и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

При поступлении материалов используются следующие документы:

  • — производятся записи в журнале учета поступающих грузов (ф. М-1);
  • — при получении материалов со складов местных поставщиков экспедитор должен иметь доверенность (ф. М-2 или М-2а);
  • — при отсутствии расхождений поступившие материальные ценности приходуются на склад приходным ордером (ф. М-4);
  • — при доставке материалов автомобильным транспортом поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ТТН-1).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную .

При получении материалов от поставщиков делаются следующие бухгалтерские проводки:

ДТ КТ

  • 10 60 — на стоимость материалов
  • 16 60 — на разницу стоимости материалов
  • 17 60 — на сумму налога на добавленную стоимость

Таким образом, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на всю сумму образовавшейся задолжности по данной поставке согласно расчетным документам поставщика.

Выявленные во время приемки недостачи товарно-материальные ценности по вине поставщика либо транспортной организации по ранее принятому к оплате счету отражаются следующими проводками:

ДТ КТ

  • 94 60 — на сумму недостачи ценностей в пределах норм естествен убыли
  • 76 60 — на стоимость надостающих ценностей сверх норм естеств убыли
  • 76 18 — на сумму НДС, относящуюся к недостающим ценностям

При предварительной оплате счетов за материальные ценности оплата и их поступление отражаются следующими проводками:

ДТ КТ

  • 60 51 — на сумму предварительной оплаты с учетом НДС
  • 10 60 — сумма НДС
  • 18 60 — на общую сумму задолжности поставщику с учетом НДС

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Поступившие в организацию материальные ценности, приобретенные за иностранную валюту, в учете отражаются следующими записями:

ДТ КТ

  • 10 18 — сумма НДС
  • 10 60 — на стоимость, пересчитанную в денежную единицу РБ по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь на дату совершения операции.

Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.

>Документы складского учета: полное руководство

Что относят к складским документам

Организация складского учета на предприятии направлена на достижение конкретных целей. Это обеспечение сохранности материальных ценностей и формирование достоверной и полной информации о наличии и передвижении материальных активов.

Вот что относится к складским документам:

  • накладные;
  • ведомости;
  • акты;
  • описи;
  • журналы;
  • другие документы, которые помогают вести учет материалов на всех этапах движения и позволяют проконтролировать перемещение активов на складах с момента их поступления до фактического выбытия, использования или списания.

Один из самых распространенных бланков — накладная ТОРГ-12.

Как организовать учет

Шаг 1. Организовать склад. Это особенно важно, если в учреждении большое количество товарно-материальных ценностей для их учета и хранения.

Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, уполномоченных на ведение складского дела.

Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. НКО и представители бизнеса вправе разработать собственные бланки и формуляры. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. Бюджетникам следует руководствоваться положениями Приказа Минфина № 52н.

Документооборот на складе

Представим складской документооборот для чайников в виде таблицы с пояснениями к каждому формуляру. Все унифицированные формы можно скачать для работы. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Вот список основных складских документов:

Этап учета ТМЦ на складах

Образцы складских документов

Рекомендации по заполнению

Поступление

ТОРГ-12

Заполняются при покупке материальных ценностей у поставщика. Представляют собой товарные накладные, в которых детализирована информация о поступающих ТМЦ.

Так как документы поступают от внешних источников, заполнением бланков занимается поставщик (продавец, передающая сторона).

М-15

М-4

Приходный ордер заполняется ответственным лицом по ведению складского учета. Допускается отказаться от заполнения М-4, заменив формуляр специальным штампом. Штамп о получении проставляется на накладных. В структуре штампа должны быть предусмотрены все обязательные реквизиты М-4.

ТОРГ-2

Это акт о наличии расхождений. Его требуется составить, если фактический объем, характеристики или качество поставки отличается от заявленных позиций в накладной.

Товарный чек или накладная

Используется при закупке ТМЦ через подотчетных лиц.

С 01.07.2019 изменились правила ведения подотчета. Теперь принять материалы только по накладной или товарному чеку нельзя. Обязательно требуется фискальный чек.

Справки, акты, ведомости и иные бланки

Образец складской справки

Используются при иных способах поступления ТМЦ. Например, при безвозмездной передаче придется подготовить акт о приемке-передаче. Либо использовать иной документ, предусмотренный в учетной политике.

Например, складская справка об остатках в произвольной форме потребуется при сверке остатков с бухгалтерией.

Фактический учет

Партионная карта

МХ-10

Используется при условии, что организация осуществляет партионный способ учета ТМЦ. То есть каждая партия товара хранится отдельно. На каждую поставку заводится партионная карта.

Партия — это однородные товары, ценности, материалы, которые поступили в учреждение по одному первичному документу.

Бланк партионной карты разрабатывается фирмой самостоятельно.

Карточка учета материалов

М-17

Этот метод учета называется сортовым. Карточка заводится на каждую учетную единицу ТМЦ. Учет в таком случае ведется по видам материалов, сортам, наименованиям. Причем вне зависимости от даты и объема поставки.

Внутреннее перемещение

М-11

Требование-накладная оформляется при необходимости передать ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому. Например, при передаче материалов между складами или структурными подразделениями учреждения.

М-11 заполняет ответственный работник отправляющей стороны. Составляется 2 экземпляра. Первый хранится по месту выбытия актива, второй — по месту учета при поступлении.

Инвентаризация

Приказ о проведении инвентаризации

(ИНВ-22)

Локальный распорядительный акт — основание для проведения контрольных мероприятий. В приказе следует обозначить:

  • цель инвентаризации;
  • причину проведения;
  • подконтрольные объекты;
  • сроки проведения;
  • членов и председателя комиссии.

С готовым приказом должны быть ознакомлены все заинтересованные лица.

Инвентаризационная опись

(ИНВ-3)

Это фактическое наличие активов и ТМЦ на складе предприятия. То есть уполномоченная комиссия фиксирует данные в опись в соответствии с фактическими показателями и объемами ТМЦ.

Инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственных лиц (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Сличительная ведомость

(ИНВ-19)

Одна из обозначенных ведомостей заполняется при наличии расхождений фактических и учетных данных. Если бухгалтерский учет, складской учет не совпали, то расхождение фиксируется в документе.

Какой именно документ будет использоваться в работе, закрепите в учетной политике.

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

(ИНВ-26)

Хранение

МХ-1

При получении материалов на хранение ответственное лицо заполняет акт приема-передачи ТМЦ по форме МХ-1. В нем фиксируется информация об активах, передаваемых на ответственное хранение на склад.

МХ-2

По истечению срока хранения либо по требованию передавшей стороны МОЛ возвращает товары. Оформляется акт о возврате ТМЦ в форме МХ-2.

Выбытие

Лимитно-заборная карта

(М-8)

Используется при списании материалов в производство либо для передачи активов на сторону. Заводится только на одну номенклатуру и на один отчетный месяц. По истечению отчетного периода передается в бухгалтерию.

Накладная об отпуске материалов на сторону

(М-15)

Заполняется при отпуске товаров или материалов на сторону. Используется редко, в большинстве случаев применяется форма М-15.

Требование-накладная

(М-11)

Оформляется разово. То есть один отпуск ТМЦ — один документ. Подготовьте сразу два экземпляра для каждой стороны.

Товарная накладная

(ТОРГ-12)

Используется при реализации товарных ценностей. Если отгрузка товаров покупателям производится через транспортные компании, то следует оформить и товарно-транспортную накладную.

Накладные в складском учете

Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.

Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.

Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.

>Образец товарной накладной ТОРГ-12

Инвентаризационные ведомости

Контроль над сохранностью ценностей и материальных активов — ключевая цель складского учета. Для реализации этой цели предусмотрена специальная процедура — инвентаризация. По сути, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

Оснований для проведения инвентаризации несколько:

  1. Перед составлением годовой финансовой отчетности.
  2. При смене материально ответственного лица.
  3. При выявлении фактов хищения активов.
  4. При передаче активов в аренду или на ответственное хранение.
  5. При ликвидации экономического субъекта.
  6. При стихийных бедствиях, пожарах, наводнениях.

При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.

>Образец заполнения ведомости по форме ИНВ-19

Ценные бумаги в складском учете

Обеспечить сохранность ТМЦ можно не только на собственном складе. Нередко организации передают активы на сохранение сторонним торговым складам. При оформлении операции получающая сторона, то есть торговый склад, должна оформить соответствующую документацию. В вопросе следует руководствоваться статьей 912 ГК РФ, она подскажет, какие складские документы являются ценными бумагами.

Торговый склад, принимая на ответственное хранение ТМЦ, обязуется выдать:

  1. Складскую квитанцию.
  2. Простое складское свидетельство.
  3. Двойное складское свидетельство.

Простое и двойное складское свидетельство признано ценными бумагами, так как эти документы выступают в роли залоговой документации. То есть товар в течение срока хранения является залогом путем залога соответствующего свидетельства. А вот унифицированная квитанция ценной бумагой не является.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *