Документация хозяйственных операций

Классификация документов. Первичный документ – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или разрешение на её проведение получено.

Первичный документ – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или разрешение на её проведение получено.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков. Рассмотрим группировку первичных документов.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счёт, чек). Эти документы служат основанием для отражения в учёте хозяйственной операции.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственной операции. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения её в учётных регистрах (таблицы, в которых производятся учётные записи). Например, накладные, счета – фактуры и т. д.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, «требование на отпуск материалов».

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций или сразу после её совершения. Например, приходный и расходный кассовые ордера.

Сводные документы обобщают данные первичных документов. Например, авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость.

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (накладные на поступление и отпуск материалов).

Накопительные документы составляются за определённый период времени (декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. Например, реестр сдачи документов не приход и расход материалов.

Внутренние документы составляются и используютсянепосредственно на предприятии (накладные, лимитно — заборные карты), а внешние поступают на предприятие от других организаций и лиц и используются на данном предприятии (платёжные поручения, счета – фактуры поставщиков).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Например, договор о материальной ответственности.

При табличной структуре реквизиты документов расположены в определённой таблице. Например, оборотные ведомости.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд – по табличной. Например, счёт-фактура, накладная и ряд других документов.

При классификации документов по указанным признакам один и тот же документ может быть отнесён к нескольким классификационным группам. Например, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным по назначению, первичным по времени составления и разовым по объёму информации.

Дата добавления: 2015-11-20; просмотров: 843;

> Документирование хозяйственных операций

Значение документации в бухгалтерском учете

бухгалтерский учет затраты калькуляция

1. Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum — свидетельство, доказательство).

Документ является носителем юридической и экономической информации, отражающей динамику движения материальных ценностей и денежных средств. На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. При налоговой проверке первичные бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Отсутствие документов, даже на первый взгляд незначительных, или неверное их оформление может привести к серьезным проблемам во взаимодействии партнерами по бизнесу, наемными работниками, контролирующими органами, учредителями. Поэтому одним из главнейших правил бухгалтера должно быть следующее: нет документа — нет операции. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели, а также организации, применяющие УСНО, освобождены от ведения бухгалтерского учета, им не стоит пренебрегать этим правилом, поскольку в налоговом учете документальное подтверждение каждой хозяйственной операции имеет решающее значение.

Каждый факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

  • 1) наименование документа;
  • 2) дата составления документа;
  • 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • 4) содержание факта хозяйственной жизни;
  • 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • 7) подписи лиц, предусмотренных, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Документы, оформленные в электронном формате, по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

  • 1) возможность визуального просмотра;
  • 2) возможность получения бумажных копий;
  • 3) соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;
  • 4) идентификация лиц, оформивших документ;
  • 5) ограничение доступа к информации.

Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, так как с ее помощью:

  • 1)контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;
  • 2) контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;
  • 3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;
  • 4) обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;
  • 5) устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах; контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

Кроме того, на основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

Предварительный контроль — это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции.

Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета.

Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми (кредитуемыми) счетами.

С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести, помимо бухгалтерского, еще и налоговый учет.

Подтверждением данных налогового учета являются:

  • 1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);
  • 2) аналитические регистры налогового учета;
  • 3) расчет налоговой базы.

Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям.

В ходе осуществления хозяйственной деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения в них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по различным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.

Существует несколько признаков классификации документов.

По назначению документы делятся на:

  • 1) распорядительные;
  • 2) исполнительные (или оправдательные);
  • 3) бухгалтерского оформления;
  • 4) комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность — на получение материальных ценностей; банковский чек — на получение денег со счета в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др. В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит, записи по счетам бухгалтерского учета не производятся.

Исполнительные (или оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, товарные отчеты и др.).

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет амортизации (износа) основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.

Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.

По характеру документируемых операций различают документы:

  • 1) денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);
  • 2) материальные (накладные, товарные отчеты и др.);
  • 3) расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).

По объему отраженных хозяйственных операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер и др.).

Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).

Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.

По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.)

По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные. Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.

  • 2. К содержанию и форме первичных документов предъявляются следующие основные требования:
  • 1) документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;
  • 2) должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;
  • 3) в документе должны быть заполнены все реквизиты;
  • 4) должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

В Российской Федерации с целью однозначности понимания и единообразия оформления до 1 января 2013 года существовала система стандартов документов, определяющая требования, предъявляемые к ним.

Стандарты основаны на унификации — то есть разработке требований к документам, отражающим однородные операции, совершаемые на различных предприятиях, и на стандартизации — установлении строгих ограничений в отношении размеров и правил размещения надписей в документах.

1 января 2013 г. вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в дальнейшем — Закон). Согласно данному Закону отменяется единая унификация первичных учетных документов.

Законодатель установил только обязательные реквизиты первичного учетного документа:

  • 1) наименование документа;
  • 2) дата составления документа;
  • 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • 4) содержание факта хозяйственной жизни;
  • 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • 7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов, применяемые экономическим субъектом, должны быть утверждены Приказом руководителя предприятия. Следует отметить, что существуют документы, которые не могут быть изменены организацией в силу действия иных регламентирующих документов. Например, в Положении Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов, соответствующих документам из альбома унифицированных форм: кассовые ордера, формы кассовой книги. Применение этих форм необязательно в целях бухгалтерского учета, но необходимо при ведении кассовых операций во исполнение соответствующих регламентаций. Иными словами, у организации нет выбора в данном случае. Такие документы необходимо будет либо заполнять вручную, либо дорабатывать программное обеспечение с целью дополнить его собственными печатными формами, что приведет к дополнительным — финансовым, человеческим, временным и т.п. затратам.

С 2013 года изменяется также требование об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. В частности пункт о подписи документов руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером, отсутствует. Нет также указаний на то, что документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Тем не менее, в перечне обязательных реквизитов в ст. 9 Закона № 402-ФЗ указано, что подписи проставляют лица, ответственные за правильность оформления свершившегося события. Следовательно, необходимо предусмотреть определенные действия по установлению такой ответственности. Полная или частичная передача прав и любых полномочий, в том числе и подписание документов, осуществляется на основании доверенности. Также исполнение определенных функций можно возложить на сотрудника приказом или должностной инструкцией.

Для переходного периода предусмотрено следующее положение: в случае, если законодательством РФ или договором установлено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в электронном виде.

Согласно требованиям Закона является положение о первичных учетных документах, согласно которому формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

3. Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.

Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации. Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

Схемы (графики) документооборота по форме могут быть различными (таблица 1). Каждое предприятие самостоятельно выбирает тот порядок документооборота, который максимально позволяет контролировать движение ценностей, своевременное выполнение обязательств и т.д.

Типы финансово-хозяйственных операций

Главным регистром и формой отчетности является бухгалтерский баланс, который отражает состояние и размещение имущества и денежных средств организации, а также их источников по состоянию на определенную календарную дату. Изменения в бухгалтерском балансе происходят в результате хозяйственных операций. Несмотря на многообразие хозяйственных операций, совершаемых организациями, все они могут быть объединены в четыре группы (типа) по признаку их влияния на величину актива и пассива баланса.

Хозяйственные операции первого типа вызывают изменения только в активе баланса. При этом изменяется состав и размещение средств организации: одна статья актива увеличивается, другая статья актива уменьшается на сумму операции, а валюта баланса (итог актива или пассива) не изменяется.

Например, отпущены в производство окатыши со склада на сумму 5702 руб. Эта операция затрагивает две активные статьи баланса — “Материалы” (10-1) и “Незавершенное производство” (20). По статье “Материалы” (10-1) сумма уменьшается, а по статье и “Незавершенное производство” (20) — увеличивается. Валюта баланса остается без изменений. К операциям первого типа относятся все операции по использованию материальных ценностей в процессе производства, по выпуску готовой продукции из производства, ее отгрузке, погашению дебиторской задолженности, поступлению денежных средств в кассу наличными с расчетного счета и др.

Хозяйственные операции второго типа вызывают изменения только в пассиве баланса. При этом изменяются суммы источников формирования средств организации: одна статья пассива увеличивается, другая статья пассива уменьшается, валюта баланса не изменяется.

Например, из заработной платы удержан подоходный налог в сумме 26811 руб. Эта операция затрагивает две пассивные статьи баланса — “Задолженность по налогам и сборам” (68) и “Задолженность по оплате труда” (70). По статье “Задолженность по налогам и сборам” (68) сумма увеличивается, по статье “Задолженность по оплате труда” (70) — уменьшается, а валюта баланса остается без изменений. К операциям второго типа относятся все хозяйственные операции по распределению прибыли, начислению выплат из фондов потребления, удержанию из зарплаты и др.

Хозяйственные операции третьего типа вызывают изменения в активе и пассиве баланса одновременно в сторону увеличения его статей. При этом одновременно изменяется состав, размещение средств организации и источники их формирования: статья актива и статья пассива увеличиваются, валюта баланса возрастает на сумму операции.

Например, на основании акцептованных платежных требований поставщиков и приходных ордеров склада оприходованы материалы на сумму 42007 руб. Эта операция затрагивает активную статью ”Материалы” (10) и пассивную статьи “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” (60). Обе статьи одновременно увеличиваются, валюта баланса по активу и по пассиву также увеличивается на 42007 руб. К операциям третьего типа относятся хозяйственные операции по начислению заработной платы, учредительных взносов, отчислений в социальные фонды, получение кредитов и займов, авансовые поступления от заказчиков и др.

Хозяйственные операции четвертого типа вызывают изменения в активе и пассиве баланса одновременно в сторону уменьшения его статей. При этом изменяется и состав, размещение средств организации и источники их образования: статья актива и статья пассива уменьшаются, валюта баланса также уменьшается на сумму операции.

Например, работникам предприятия выдана заработная плата в сумме 688295 руб. Эта операция затрагивает активную статью “Касса” (50) и пассивную статью “Задолженность по оплате труда” (70). Обе статьи одновременно уменьшаются, валюта баланса по активу и пассиву также уменьшается на 688295 руб. К операциям четвертого типа относятся хозяйственные операции по погашению всех видов кредиторской задолженности, зачету полученных ранее авансов, реформация баланса по списанию использованной в течение года прибыли и др.

Знание типов финансово-хозяйственных операций необходимо для правильного определения корреспонденции бухгалтерских счетов.

75.Методы бухгалтерского учета и его элементы

Предмет – факты хозяйственной жизни, хозяйственные операции.

Метод – состоит из элементов:

  • Документация (каждый факт хозяйственной жизни отражается в Б.У. на основании документов);

Документация – процесс оформления фактов хозяйственной жизни документом.

На каждый факт хозяйственной жизни необходимо оформлять оправдательный документ.

Обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата;

3) название организации;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование ответственного за совершение хозяйственной операции и правильного документального ее оформления должностного лица;

7) подпись;

8) печать.

Проверка:

1) по формальным признакам;

2) по существу (правильность арифметических расчетов, законность осуществления операции).

  • Инвентаризация (перепись и сравнение с документами, выяснение причин по недостаче / сверка фактического наличия имущества и обязательств с данными Б.У.);

Инвентаризация — перепись и сравнение с документами, выяснение причин по недостаче; сверка фактического наличия имущества и обязательств с данными Б.У.

Порядок и сроки устанавливаются руководителем организации.

Обязательные случаи проведения:

1) при сдаче в аренду;

2) стихийные бедствия;

3) установление факта хищения;

4) передача другим материально ответственным лицам;

5) для годовой отчетности.

  • Оценка (выражение факта хозяйственной жизни в денежном измерителе; осуществляет перевод натуральных измерителей в денежные измерители, что позволяет обобщать разнообразные факты хозяйственной жизни);

  • Калькуляция — представляет собой способ группировки затрат и определения себестоимости приобретенных материальных ценностей, изготовленной продукции, выполненных работ, оказанных услуг.

  • Счета (отражаются объекты в плане счетов, объединены в план счетов);

Счет – средство формирования и хранения учетной информации, необходимой для составления отчетности и принятия управленческих решений.

Структура счета – самолетик.

1. активные – учет хозяйственных средств — увеличение по Дебету, уменьшение по Кредиту,;

2. пассивные – учет источников хозяйственных средств — увеличение по Кредиту, уменьшение по Дебету,;

3. активно-пассивные – счета расчетов и определения финансовых результатов.

  • Балансовые (отражение имущества и обязательств, принадлежащих организации на праве собственности; двойная запись);

  • Забалансовые (-/-, не принадлежащие организации на праве собственности; без двойной записи).

  • Двойная запись (вытекает из двойственности отражения хозяйственных операций в Б.У. – по кредиту одного счета и дебету другого);

Двойная запись — вытекает из двойственности отражения хозяйственных операций в Б.У. – по кредиту одного счета и дебету другого.

  • Синтетические;

  • Аналитические.

  • Баланс – перечень остатков по счетам на определенную дату

Баланс – перечень остатков по счетам на определенную дату.

Статья баланса – элемент баланса: актив, пассив.

В бухгалтерском балансе показываются хозяйственные средства организации в денежной оценке на определенную дату, принадлежащие организации на правах собственности. Хозяйственные средства, не принадлежащие на правах собственности, показываются в правке о наличие ценностей, учитываемых на забалансовых счетах.

АКТИВ — Оборотные активы, Внеоборотные активы

ПАССИВ — Собственные средства ,Привлеченные средства

Актив должен равняться пассиву – условие правильности составления баланса.

Если показатель заключен (…) = «-«.

Активы строятся по принципу возрастающей ликвидности.

Пассивы строятся по принципу возрастающей востребованности.

Баланс брутто – без вычета амортизации, антоним – баланс нетто.

  • Бухгалтерская отчетность (информационная система о финансовом положении организации).

Б.О. — информационная система о финансовом положении организации; вход (первичные документы) → регистры бухгалтерского учета → выход (бухгалтерская отчетность).

Состав Б.О.:

  1. Ф1: Бухгалтерский баланс; Промежуточный бухгал. отчет

  2. Ф2: Отчет о прибылях и убытках;

  3. Ф3: Отчет об изменении капитала; Головой бухгал. отчет

  4. Ф4: Отчет о движении денежных средств;

  5. Ф5: Приложение к бухгалтерскому балансу;

  6. Пояснительная записка;

  7. Аудиторское заключение (при обязательном аудите).

Информация о хозяйственных операциях в формах бухгалтерского отчета предоставляется на определенный момент времени и за определенный момент времени (кроме Ф1 (только на) и Ф2 (только за)).

Другие измерители. В учете может применяться информация нефинансового характера. Неденежные показатели используются в том случае, если они позволяют более углубленно познать денежные данные. Так, в учете неденежного имущества предприятия целесообразно знать не только его денежную оценку, но и натурально-количественные показатели (в штуках, тоннах, метрах, литрах и т. д.). При учете оплаты труда интерес представляют трудовые показатели (в нормо-часах, трудоднях и т. п.).  

Применение натуральных измерителей в учете разнородных объектов с целью их группировки, пусть даже имеющих одну и ту же единицу измерения, недопустимо.  
Помимо натуральных измерителей в учете применяются также трудовые измерители. С их помощью определяются затраты труда (в днях, часах, минутах), данные о которых используются для начисления заработной платы.  
Натуральные измерители. Вид измерителей в учете, при помощи которых регистрируются объекты бухгалтерского учета в их натуральном (естественном) выражении — килограммы, метры, вагоны, мешки и т.д. Эти измерители применяются в аналитическом учете как контрольные показатели. При синтетических показателях они переводятся в денежный вид с помощью операции таксировки.  
Бизнес-план». Внутрихозяйственное и внутрипроизводственное планирование. Оперативный и сводный учет, натуральные и стоимостные измерители в учете. Анализ, его задачи и методы. Диспетчеризация как форма регулирования.  
Анализ публикаций по оценке экономической эффективности новой техники и собственные исследования позволили авторам сделать ряд выводов. Прежде всего, воздействие отдельных факторов на повышение экономической эффективности производства при использовании новой техники на нефтепродуктопроводном транспорте может быть выявлено на основе объемного материала фактических наблюдений и анализа статистических данных. При определении показателей для оценки экономической эффективности следует брать в расчет количественные значения измерителей с учетом условий, действующих в данный период. Применяемые при расчетах нормативы должны в полной мере отражать существующие затраты с индексированием стоимости производства и использования техники в условиях инфляции.  
В управленческом учете используются как денежные, так и неденежные измерители —в зависимости от их полезности . Успешно применяются натуральные показатели (штуки, метры, тонны, литры и т.д.) — в зависимости от отраслевой принадлежности организации, условно-натуральные показатели (условные банки—в консервной промышленности, условная жирность—в мыловаренной промышленности и т.д.). Для измерения рабочего времени могут применяться такие показатели, как человеко-часы, станко-часы, машино-часы.  
Натуральные измерители служат для отражения в учете информации об имуществе, обязательствах и хозяйственных процессах в  
Натуральные измерители используются в учете главным образом для получения данных о наличии, состоянии, движении и использовании имущества основных средств, нематериальных активов, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и других материальных ценностей. Применение в учете натуральных измерителей с учетом сортности, химического состава и т.п. позволяет иметь не только количественные показатели, но и качественную характеристику материальных ценностей.  
Весьма широко денежные измерители используются в учете и контроле расчетно-кредитных операций, капитала и резервов организаций.  
Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) на основе натуральных и трудовых измерителей в стоимостном выражении в валюте Российской Федерации — в рублях. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.  
Денежный измеритель. Кроме натуральных и трудовых измерителей в хозяйственном учете для отражения таких показателей, как денежные средства, дебиторская и кредиторская задолженность, капитал и резервы, кредиты и займы, а -также объем валовой и проданной продукции, ее себестоимость, доходность или убыточность, используется денежный измеритель.  
Дайте характеристику измерителей, применяемых в учете.  
В связи с тем, что бухгалтерский учет в России ведется в едином денежном измерителе — рублях, возникает необходимость в пересчете конкретных сумм иностранной валюты в рубли при отражении в учете валютных операций, в результате которого возникают суммовые и курсовые разницы.  
В статистической отчетности, аналитическом учете, материалах единовременных обследований используются любые из перечисленных измерителей, в синтетическом бухгалтерском учете -только стоимостные.  
По своему значению для развития экономики возникновение денег можно приравнять к появлению письменности и счета. Сначала деньги учитывались как товар. Например, поступление от поставщика 20 мер зерна стоимостью 30 драхм материально ответственные лица античного мира приходовали как 20 мер зерна и списывали 30 драхм. Пройдет много веков, прежде чем бухгалтеры решатся оприходовать зерно как 30 драхм. И только тогда деньги из гарантированного достоинства превратятся в универсальный эквивалент в обмене и единый стоимостный измеритель в бухгалтерии. Для нее введение денег с твердым курсом означало поворот от натурального учета к обобщающему стоимостному.  
Стоимостная оценка — способ выражения объектов бухгалтерского учета в обобщающем денежном измерителе. Бухгалтерский учет изучает разнообразные объекты (основные средства, нематериальные активы, денежные средства, капитал, различные обязательства и т. п.), происходящие изменения которых в результате имевших место фактов хозяйственной жизни описаны количественными показателями. Для формирования бухгалтерской информационной модели, объединяющей в единое целое всю совокупность элементов производственно-хозяйственной и  
На счетах немонетарного имущества отражаются материальные ценности (долгосрочные и оборотные), нематериальные активы и подобные им, аналитический учет отдельных объектов которых обязательно ведется как в денежном, так и в натурально-вещественном измерителе. К таким счетам можно отнести 01 Основные средства , 03 Доходные вложения в материальные ценности , 04 Нематериальные активы , 10 Материалы , 43 Готовая продукция и т. д. На счетах немонетарного имущества начальное и конечное сальдо дебетовое, явно выраженное (счета активов). По дебету счетов отражается поступление материальных и нематериальных ценностей, а по кредиту — их расход или выбытие. Кредитовое сальдо на счетах этой группы указывает на ошибки, допущенные в учете.  

Это указывает на то, что Мемориал не подытоживался. Журнал и Главная книга заполнялись по единому измерителю. Поскольку курсы различных монет колебались, валютные разницы следовало бы отражать на специальном счете. У Пачоли эти разницы непроизвольно откладываются на счете Капитала, вследствие чего финансовые результаты, полученные от хозяйственной деятельности, смешиваются с результатами, вытекающими из конъюнктурных факторов. До конца эта проблема не решена в учете и до сих пор. Например, действующие системы счетов не позволяют ответить на вопрос какая доля сальдо счета Прибылей и убытков получена вследствие изменения объема реализации готовой продукции, а какая — в результате изменения цен.  
Касса — может быть, самый условный счет во всей системе тогдашней бухгалтерии. Связано это с тем, что в обращении было превеликое множество монет. Их покупательная сила все время менялась, а в учете был возможен только один измеритель — лира. Ее никто не видел, но она и только она присутствовала в учетных книгах. Отсюда явная приблизительность и оборотов, и сальдо кассы, ибо то, что мы называем курсовыми разницами и что могли бы назвать инфляционными потерями (приобретениями), не получало никакого отражения на страницах бухгалтерских книг.  
Хозяйственные операции организации разнообразны, но сводить их воедино позволяет денежный измеритель (в России — валюта Российской Федерации — рубль). Очевидные преимущества и универсальность денежного измерителя, позволяющего впрячь в одну телегу коня и трепетную лань , в условиях инфляции утрачиваются. Измерение хозяйственных процессов посредством денежной единицы, меняющей покупательную способность, можно сравнить с измерением расстояния эластичным метром, который при различном растяжении покажет разные результаты. Денежное измерение в условиях инфляции может дезориентировать пользователя, а отчетность — утратить достоверность и надежность. Как правило, в условиях инфляции создается иллюзия финансового благополучия и затушевывается нехватка оборотных средств. Использование натуральных измерителей (тонн, метров и пр.) не решает всех вопросов достоверности отчетности, а лишь дополняет стоимостной учет. Для получения надежных, адекватных меняющейся экономической ситуации данных используются различные приемы и методы корректировки. В России такими методами стали регулярные переоценки основных средств. На Западе широко применялись индексные методы корректировки показателей отчетности в условиях инфляции.  
Далее в экономической мантии необходимо выделить два слоя материальный и финансовый. В первом слое была продана (отпущена) вещь, население приобрело ее для потребления (товар перешел из стадии обмена в стадию потребления) во втором слое были получены от населения деньги, заплаченные за эту вещь. Итак, в первом (материальном) слое отражается поток ценностей от предприятий торговли до личного потребления населением, во втором (финансовом) слое показывается встречный поток денег от населения в кассу предприятия. Поскольку цена, по которой вещь была приобретена магазином, не совпадает с продажной ценой, то уже в финансовом слое возникает вопрос о выборе системы денежных оценок. Однако этот вопрос решается в строгом соответствии с выбранными и поставленными перед бухгалтерским учетом задачами. Но все это не исчерпывает содержательные слои, так как необходимо рассмотреть и комплекс юридических отношений, возникающих в связи с актом продажи товара. Юридическая мантия дифференцируется на три слоя вещный, обязательственный и административный. В перЕ ом слое присутствует только натуральный измеритель, в последующих — денежный, во втором слое должны быть использованы минимум две оценки — себестоимость и цена продажи, в третьем — только цена продукции.  
В основу моделей положено понятие черного ящика , где на входе и выходе отражается количество поступающих (д) и отпускаемых товаров ( ,) и их стоимость (р ,-). Такая комбинация информационных каналов на входе и выходе обусловливает и выбор измерителя для учета запасов он может быть натуральным, стоимостным, натурально-стоимостным.  
Итак, каждый хозяйствующий субъект, переводя натуральный измеритель в денежный, преследует свои цели. Более того, один и тот же субъект может преследовать разные цели и, исходя из них, по-разному воспринимать оцениваемые факты хозяйственной жизни. Отсюда возникает множественность оценок, используемых в бухгалтерском учете. И только глубоко дифференцированная классификация позволит подойти к пониманию этого феномена.  
Вопрос об основном измерителе в бухгалтерском учете всегда был предметом обсуждения в учетной литературе. Со времен Ф. Бесты подавляющее большинство бухгалтеров основным считало измеритель денежный, ибо без него нет обобщения разнородных объектов, а без обобщения нет учета как целостной системы. Однако Ф.Шмидт и Ч.Гаррисон исходили из того, что первичное и решающее значение для учета имеет измеритель натуральный в настоящее время получает мощный стимул к развитию измеритель информационный.  
Нередко возникает необходимость в исчислении эффективности проводимых мероприятий, результатов работы, когда наряду с натуральными и трудовыми измерителями требуется применить сводные (обобщающие) показатели. С этой целью в бухгалтерском учете применяется способ, называемый оценкой. С его помощью осуществляется перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный (стоимостный) измеритель.  
Какие измерители применяются в учете  
В соответствии с общим порядком организация обязана вести бухгалтерский учет всего имущества, обязательств и хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения. Бухгалтерский учет предприятия должен вестись способом двойной записи в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкцией по его применению, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н.  
По общему правилу организация обязана вести бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения. Бухгалтерский учет предприятия должен вестись способом двойной записи в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденным приказом Министерства финансов от 31 октября 2000 г. № 94н. По требованию следователя, лица, производящего дознание, прокурора, суда организации должны восстанавливать бухгалтерский учет за счет собственных средств (ч. 1 ст. 70 УПК РСФСР)1.  
Измерители, применяемые в учете  
Измерители, используемые в учете (п. 2 схемы 1)  
Все эти ценности могут быть проинвентаризированы. В текущем учете на этих счетах обычно применяют два измерителя — натуральный и денежный. Процедура оценки, т. е. перевода натурального измерителя в денежный, называется таксировкой.  
Применение денежного измерителя в бухгалтерском учете как обобщающего позволяет измерять разнородные экономические явления. Реализуются эти возможности бухгалтерского учета при помощи оценки и калькуляции. На их основе осуществляется сто-  
Монетные деньги были выдающимся изобретением Древней Греции. По своему значению в развитии экономики оно приравнивается к изобретению письменности. До этого в качестве эквивалента товаров использовали самые разные предметы — раковины, шкуры животных (или их самих), металл в слитках, проволоке или брусках, соль, перец и т.п. Постепенно из них выделились весовые металлические деньги как наиболее надежные. Но только монеты стали универсальным эквивалентом в обмене и стоимостным измерителем в бухгалтерии. Для нее изобретение денег с «твердым курсом» означало поворот от натурального учета к обобщающему стоимостному. Они позволяют обобщать разнородные факты хозяйственной деятельности, группировать учетные объекты и операции, получать системную экономическую информацию. Иными словами, современным аналитическим и синтетическим учетом бухгалтер обязан Древней Греции и ее банкирам.  
Глава 1. Исследуется природа учета и среда, в которой он функционирует, особое внимание обращено на пользователей бухгалтерской информации, на роль бухгалтеров в обществе, а также на организации, которые оказывают влияние на бухгалтерскую практику. В главе представлены четыре основных финансовых отчета, концепция измерителей в учета (a ounting measurement) и рассказано о влиянии хозяйственных операций на финансовое положение.  
Глава 2. Продолжается рассмотрение измерителей в учете, сосредоточивается внимание на проблемах идентификации (re ognition), оценки (valuation) и классификации ( lassifi ation), а также на том, как они разрешаются при регистрации хозяйственных операций.  
Учет представляет собой фиксацию различных сведений о работе предприятий и отраслей народного хозяйства. Учет содержит широкий круг взаимосвязанных данных о работе за определенный гериод времени. Для этого используются натуральные, трудовые и стоимостные (денежные) показатели. Натуральные показатели используются для учета выполнения плана предприятием или цехом в количественном выражении (штуки, тыс. кВт, тыс. кВ-А и т. д.). Трудовые показатели служат для определения затрат труда, затрат рабочего времени на выполнение той или иной работы. Они выражаются в рабочих часах или днях. Обобщающую характеристику работы дают стоимостные показатели (товарная продукция, прибыль, себестоимость товарной продукции и т. д. в рублях). В учете стоимостные измерители применяются часто в сочетании с натуральными и трудовыми показателями.  
В ряде отраслей МСК учет продукции ведут параллельно в двух измерителях — в единицах измерения продукции данного процесса и в единицах измерения будущей конечной продукции. Так, продукцию рудников измеряют в «тоннах добытой руды» и в «тоннах содержащегося в ней металла». Первый из этих двух показателей лучше скоррелирован с действительными объемами работ и затратами рудника, второй — с ценностью его продукции. К сожалению, такой порядок принят не во всех горнодобывающих отраслях.  
Учетный реализм, использующий символическую запись и обеспечивающий целостность системы, возможен только в том случае, когда все факты непременно фиксируются в одном едином измерителе, в качестве которого выступают деньги (рубли, доллары, марки и т.п.). Правда, в системе учета необходимо выбрать только одну какую-нибудь денежную единицу, а остальные должны быть сведены к ней. (В униграфической записи совсем не обязательно осуществлять этот перевод и отражать курсовые разницы.) Все это позволяет без использования внеучетных инструментов, таких, как инвентаризация, исчислять сугубо абстрактные и символические величины, например, прибыль (или убыток).  
Вместе с тем регистры счетоводства давали скорее груду сведений, а не обобщали информацию, которая бы оценивала успешность хозяйственной деятельности предприятия. В XIII—XV вв. была создана новая двойная (диграфическая) модель бухгалтерского учета. В основе ее лежало много условных конструкций и допущений, позволявших эффективно решать практические задачи 1) ввести в учет единый измеритель 2) дать обобщенную денежную оценку различным видам имущества, а также правам и обязательствам предприятия 3) создать внутренние контрольные итоги, способствующие автоматической проверке правильности записываемых сумм 4) обеспечить систематическое выведение результатов хозяйственной деятельности и исчисление величины вложенных в предприятие средств. В этих условиях баланс предприятия становился моделью, характеризующей поведение предприятия, его юридические и экономические связи и отношения как со своими работниками (агентами), так и с внешними юридическими и физическими лицами (корреспондентами). Основные принципы этой гомоморфной диграфической модели лежат в основе и современного счетоводства. Однако независимо от степени изоморфизма или гомоморфизма, счетоводство как модель хозяйственной деятельности представляет собой систему первичной документации (сообщений — входящая информация), учетных регистров (сгруппированная информация) и отчетности (исходящая информация). На этой ступени решающее значение, с точки зрения бухгалтерского учета, его практической реализации, имеют не первичные документы, не регистры и не формы отчетности, а модели входящей и исходящей информации.  
Группа 1.1.1.1.1 отражает такие счета, как основные средства, материалы, готовая продукция, товары и т.д. Все эти ценности могут быть проинвентаризованы. Счета, на которых они учитываются, если они не носят смешанный характер, имеют, как правило, дебетовое сальдо. В текущем учете на этих счетах обычно (см. гл. 7), применяют два измерителя натуральный и денежный. Процедура оценки, т.е. перевода натурального измерителя в денежный, называется таксировкой. Поскольку при таксировке можно выбрать тот или иной вариант оценки (практически это означает выбор цены), постольку и величина запаса в денежном измерении может быть изменена по воле администрации, выбирающей учетную политику.  
Динамика по Шмидту включает равномерный процесс кругооборота хозяйственных средств статика отражает моментальную картину (отдельный кинокадр ) динамического процесса очень важна сравнительная статика, когда по двум моментальным статическим кадрам делают выводы о развитии хозяйственного процесса. В соответствии с этим бухгалтерский учет — это динамика, бухгалтерский баланс — статика, анализ баланса — сравнительная статика. У баланса две цели отражение имущества (статическая теория) и отражение результата (динамическая теория). Поэтому его теория считалась дуалистической и в свое время зло высмеивалась Шмаленбахом. Тем не менее заслугой Шмидта было то, что он провел строгое различие между результатом хозяйственной деятельности и прибылью (убытком). Это разграничение обусловлено тем, что в учете присутствуют как бы два слоя 1) натурально-реальное наличие учитываемых ценностей (отражается предпринимательский капитал в натуральном измерителе) 2) стоимостный — абстрактное наличие учитываемых ценностей (отражается предпринимательский капитал в денежном  
Синтетические счета (греч. synthetikos — основанный на синтезе, сводный, обобщенный, объединенный) содержат информацию о хозяйственных средствах и операциях в обобщенных показателях. Поскольку эти показатели в учете формируются только в денежном измерителе, то синтетический учет ведется в стоимостном выражении. К таким счетам относятся счета 04 Нематериальные активы , 50 Касса , 70 Расчеты с персоналом по оплате труда и др.  

73. Порядок составления документов

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования:

• своевременность оформления документов;

• точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом;

• четкое заполнение документа.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• код формы;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственных операций;

• измерители хозяйственных операций (количество, сумма).

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:

• наименование организации;

• дату записи документа;

• местонахождение организации;

• код оператора, записавшего документ на магнитную ленту.

Документы на машинограммах обязательно содержат:

• наименование и местонахождение организации;

• дату составления.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машинно-счетную установку, подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.

1-й этап. Документы проверяются по существу, т. е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов.

2-й этап. Производится формальная проверка документа.

3-й этап. Проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

3. Порядок составления и хранения документов

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.

Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.

Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете.

Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа;

— код формы;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственных операций;

— измерители хозяйственных операций (количество, сумма);

— должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, вклю­чая случай создания документов с применением вычислительной техники.

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машинно-счетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа. Во-первых, документы проверяются по существу, т. е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции;

определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых, производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

Группировка — это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифме­тические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка документов — выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.

Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.

После записи кассовых документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. Документы бухгалтерского учета хранятся не менее 5-ти лет.

Правила проверки первичных бухгалтерских документов

1. Порядок проведения проверок первичной бухгалтерской документации.

Виды проверок первичных бухгалтерских документов: формальная, по существу, арифметическая.

2. Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах.

Порядок проведения таксировки, контировки первичных бухгалтерских документов

3. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов.

Формирование регистров бухгалтерского учета с использованием первичных бухгалтерских документов. Правила и сроки хранения первичных бухгалтерских документов.

1. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.

Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем, заключительном этапе, проводится:

  • -группировка документов — процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;
  • -арифметическая проверка, состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;
  • -таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;
  • -контировка — процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

2. Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные. Иногда бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.

Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.

Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.

В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.

Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка — до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.

Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.

Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет.

  • 1) способ дополнительной записи (проводки).
  • 2) метод «красного сторно» и др.

Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.

Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.

Таблица 1

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете

Период, в котором совершена ошибка

Момент обнаружения ошибки

Порядок исправления ошибки

Текущий отчетный год

До окончания отчетного года

Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка

Предыдущий отчетный год

После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности

Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность

Предыдущий отчетный год

После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена

Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки)

Пример 1

Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2013 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.

Для исправления ошибки 14 сентября в бухгалтерском учете была сделана проводка:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 1000 руб. — учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2013 года.

Пример 2

В июне 2013 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» — 35 000 руб. — сторнирована ошибочная проводка за июнь 2004 года;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками»- 25 000 руб. — отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2013 года (корректировочная запись).

Для каждого случая исправления ошибочных записей должна составляться бухгалтерская справка. Она служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной проводки, в ней есть подпись ответственного лица, внесшего исправления, и дата внесения корректировок.

Унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.

Организация ООО «Феникс»

Бухгалтерская справка №9 от 14 сентября 2013 года

Согласно акту приемки-сдачи услуг от 20 апреля 2013 года № 13, полученному от ЗАО «Автосервис», стоимость оказанных услуг по текущему ремонту автомобиля составила 6000 рублей (без НДС).

Данная операция отражена в бухгалтерском учете 20 апреля 2013 года следующим образом:

Дебет 25 Кредит 60 — 1000 руб. — учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля.

При этом бухгалтер допустил техническую ошибку, занизив стоимость работ на 1000 рублей (одну тысячу рублей).

Для исправления допущенной ошибки 14 сентября 2013 года в бухгалтерском учете произведена дополнительная запись на счетах бухгалтерского учета на сумму 1000 рублей (одна тысяча рублей).

Дебет 25 Кредит 60 — 1000 руб. — учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2013 года.

Главный бухгалтер Потапова И.М.Потапова

Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций зафиксированных в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены, определяют суммы. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

Контировка — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операции по счетам в учетные регистры. От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получение достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия.

3. Третьим этапом бухгалтерской обработки и подготовки первичных документов является их группировка и подсчет данных. Данный этап необходим для формирования сводной информации за определенный временной период внутри отчетного месяца по данным первичных документов: смену, день, пятидневку, декаду. Документы группируются по определенным признакам (по содержанию хозяйственной операции, по датам, по материально ответственным лицам и др.). По каждой группе первичных документов подсчитывают итоговые данные.

Подсчитанные данные используют для составления сводных документов: группировочных и накопительных ведомостей, а также ведомостей, содержащих установленную совокупность учетных показателей, для оперативного контроля и принятия управленческих решений.

По исчисленным данным в сводных и накопительных документах, а также непосредственно в самих первичных документах составляют бухгалтерские проводки.

Рисунок 1 Составление бухгалтерских проводок

Для удобства составления бухгалтерских проводок в первичных, сводных и накопительных документах предусматриваются специальные графы для указания дебетуемого и кредитуемого счетов, а также суммы по отдельной хозяйственной операции или их совокупности. Возможно составление бухгалтерских проводок на основании записей в учетные регистры аналитического и синтетического учетов либо в регистры, совмещающие записи в аналитическом и синтетическом разрезах.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, при использовании электронных вычислительных машин — оттиск соответствующего штампа.

Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

  • -документы налогового учета и отчетности;
  • -документы бухгалтерского учета и отчетности.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухучета (отчетности) делятся на три основные группы:

  • -формы бухгалтерской отчетности;
  • -регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.);
  • -первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.

Кроме того, к бухгалтерским документам относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы (доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.)

Рассмотрим, в течение какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы.

Требования законодательства

Согласно статье 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ) требует в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату и удержание налогов).

Как видно, сроки, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, не совпадают. Кроме того, период хранения каждого конкретного документа нужно определять в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 г. (далее — Перечень).

Однако, не все сроки, установленные в нем, соответствуют требованиям законодательства. Например, срок, предусмотренный для хранения месячной бухгалтерской отчетности, составляет не менее одного года (ст. 135 Перечня).

Чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:

  • -не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения;
  • -в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения, а их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Согласно статье 170 Перечня, годовую налоговую отчетность следует хранить постоянно. Квартальные отчеты по налогам хранят пять лет, а при отсутствии годовых (например, по налогу на добавленную стоимость) — постоянно. Срок хранения ежемесячных налоговых деклараций (расчетов) составляет пять лет. Сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов также хранят постоянно (ст. 140 Перечня). Квартальные — в течение пяти лет, а при отсутствии годовых — постоянно.

К документам постоянного хранения относятся и сводная годовая, и годовая бухгалтерская отчетности (ст. 135 Перечня). Квартальную и месячную отчетности положено хранить пять лет, а при отсутствии годовых (квартальных) отчетов — постоянно.

Обратите внимание: учреждения, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, могут хранить документы постоянного срока не менее 10 лет (п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня). Исключение из данного порядка составляет, в частности, сводная годовая бухгалтерская отчетность. Ее положено хранить до момента ликвидации организации.

Срок хранения первичных документов и прочих регистров бухгалтерского учета составляет пять лет, в частности, для:

  • -бухгалтерских учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости и т. п.);
  • -«первички», служащей основанием для бухгалтерских проводок (накладные, акты, кассовые и банковские документы и т. п.).

Отметим также: пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание — пункт 150 Перечня.

Лицевые счета работников положено хранить в течение 75 лет (п. 153 Перечня). Срок хранения расчетно-платежных ведомостей на выдачу зарплаты составляет пять лет (п. 155 Перечня). Однако при отсутствии лицевых счетов такие ведомости следует хранить в течение 75 лет.

По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Однако, для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего.

Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне. В частности, пятилетний период хранения начинает течь:

  • -для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) — с момента истечения срока действия;
  • — для договора о материальной ответственности — с момента увольнения материально ответственного лица;
  • -для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции — с момента снятия организации с налогового учета.

Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах. Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание — пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Уничтожить документы можно двумя способами.

  • 1. Воспользовавшись услугами специализированной организации. В указанной ситуации передача документов на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес. Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов.
  • 2. Уничтожить документы самостоятельно. К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме (пример в приложении).

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный технический университет»

Акт об уничтожении документов

Экспертная комиссия в составе:

председателя комиссии — заместителя руководителя учреждения Третьяковой Т.Я., членов комиссии:

  • — главного бухгалтера Ивановой Г.М.;
  • — главного специалиста отдела учета Петровой И.А.;
  • — ведущего бухгалтера отдела учета Сидоровой М.Е.

составила настоящий акт об уничтожении документов, перечень которых утвержден актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, от 25 декабря 2009 г. № 64.

Документы подлежат уничтожению в связи с истечением сроков их хранения по состоянию на 1 января 2010 года.

Указанные документы были уничтожены путем сожжения в присутствии членов комиссии.

5.4 Документооборот и его организация

Своевременное создание и получение первичных документов, передача их в установленном порядке и в сроки для отражения в учете производятся в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Под документооборотом понимаетсядвижение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их на хранение в архив. Правильно организованный документооборот обеспечивает своевременность и полноту учета хозяйственных операций, а также не допускает дублирования учетных данных. Поэтому документооборот занимает особое место в плане организации бухгалтерского учета в организациях. Схема его приведена на рисунке 5.2.

Бухгалтерия

Выписка (получение) документов

Проверка документов:

— по форме;

— по существу;

-арифметичес- кая

Обработка документов:

— группировка;

— таксировка;

— контировка

Архив

Рисунок 5.2 – Схема документооборота

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения. Этих этапов в документообороте можно выделить пять:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Все документы проверяются по существу, форме и правильности арифметических подсчетов и вычислений. Проверка по существу заключается в выяснении соответствия хозяйственных операций, оформленных документами, действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, нормам, сметам, плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности. Проверка документов по форме преследует цель установить полноту и правильность заполнения всех реквизитов, подлинность подписей, а также четкость и ясность оформления. Проверка арифметических подсчетов и вычислений состоит в выяснении правильности записи цен, итогов, сумм и других арифметических действий, произведенных при оформлении документов.

Документы, оформленные с нарушением установленного порядка, возвращаются для соответствующего дооформления. Проверенные и принятые бухгалтерией документы содержат лишь количественную характеристику хозяйственных операций. Для отражения в бухгалтерском учете количественные сведения, содержащиеся в документах, необходимо показать в денежном выражении. Для этого и производится таксировка документов.

Таксировка документов-это расценка операций по движению материальных ценностей в денежном выражении. Таксировка производится работниками бухгалтерии на основании действующих в организации ценников на материалы, инструменты, топливо, запасные части и т.д.

После таксировки документы отражаются в аналитическом и синтетическом учете;

4) обработка документов вручную или машинным способом.

Документы группируют по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают котировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.

Группировкасводится к подбору однородных документов по содержанию хозяйственных операций, группам материалов, характеру. Например, в отдельные пачки группируются документы по приходу и расходу материалов, отгрузке продукции, расходные и приходные кассовые ордера и т.д., а внутри пачкипо местам хранения, источникам поступления, наименованиям ценностей, назначению расходов и т.д.

Итоги по группам или отдельным документам записываются в накопительные ведомости.

Группировка документов -подготовительный процесс для отражения хозяйственных операций в учетных регистрах. Порядок записи операций в учетные регистры зависит от формы бухгалтерского учета. При журнально-ордерной форме учета предусматривается совмещение хронологической и систематической регистрации хозяйственных операций, чем достигается большая наглядность учетных данных и сокращение работ по учету. Кроме того, широко применяется совместное отражение операций в аналитическом и синтетическом учете.

Контировка– это указание в первичном или сводном документе бухгалтерских счетов для последующей записи (проводки) по ним хозяйственной операции из документа.

По данным записей в учетных регистрах устанавливается корреспонденция счетов и отражаются операции по счетам синтетического учета. В дальнейшем бухгалтерия работает уже с этой обобщенной (синтезированной) информацией в регистрах. Сами первичные документы передаются для хранения в текущий архив бухгалтерии и служат для различного рода справок, уточнений и проверок в данном отчетном периоде.

В настоящее время таксировка, группировка и запись документов в учетные регистры осуществляются в организациях с помощью вычислительных машин. Бухгалтерия и другие отделы получают готовые сводки и отчетные формы, включая бухгалтерский баланс.

Документы после их отражения в бухгалтерском учете сдаются в архив;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.

Для хранения в архиве вся первичная документация группируется и накапливается на рабочих местах в бухгалтерии в специальных скоросшивателях (папках). Документы группируются по месяцам, видам операций, счетам и тем регистрам, в которые была занесена информация с первичных документов. Эти группировочные признаки (месяц, год, счет, регистр и т.п.) указываются на лицевой стороне скоросшивателя и на его корешке, что облегчает поиск необходимой документации. После того, как истечет отчетный год и исчезнет потребность в них первичные документы переплетаются в специальные книги и передаются из текущего архива бухгалтерии в архив организации для стационарного хранения.

Организация работы архива, порядок и сроки хранения документов определяются действующим законодательством по архивному делу. В каждой организации за создание и организацию работы текущего архива бухгалтерии несет ответственность главный бухгалтер, а архива организации – его руководитель.

Основные требования к организации архива – обеспечение сохранности документации и ограничение доступа к ним. Поэтому текущий архив в бухгалтерии организуется в отдельных помещениях или в помещениях бухгалтерии в виде отдельных металлических шкафов или стеллажей, запирающихся на замки. Книги или папки с документацией хранятся по месяцам и годам в строго определенном порядке. Выдача документов из архива осуществляется по разрешению главного бухгалтера, а изъятие – по разрешению руководителя в соответствии с действующим законодательством. При этом составляется протокол изъятия, копия которого остается в организации. В протоколе указывается, какие документы (номера, суммы и другие реквизиты) изъяты, кем и на каком основании. При необходимости с документов снимаются копии.

Документы, хранящиеся в архивах, имеют различные сроки хранения. Эти сроки устанавливаются законодательными актами (инструкциями) архивных органов, исходя из важности информации, сроков исковой давности и других фактов, определяющих потребность в хранении документа. Например, трехлетний срок хранения установлен для оправдательных документов, вспомогательных и контрольных ведомостей, журналов и книг, пятилетний срок – для актов ревизий и проверок, Главных книг и журналов и др., для лицевых счетов по расчетом с персоналом – 75 лет (минус возраст). Постоянное (бессрочное) хранение установлено для годовых бухгалтерских отчетов и балансов, пояснительных записок к ним, для протоколов по их рассмотрению и утверждению, для передаточных, разделительных и ликвидационных балансов и некоторых других документов. Списание документов из архива осуществляется комиссией, с участием работников архивных органов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *