Выдача под отчет

Содержание

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

В выдаче подотчетных средств изменились некоторые правила. В статье подробно разберемся как выдать сотруднику деньги в подотчет в 2020 году.

>Понятие подотчета

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.

На что тратить деньги в подотчет

Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:

  • Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
  • Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
  • Представительские расходы.

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

  • заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
  • приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Кому можно выдавать подотчетные деньги

Выдать деньги подотчет из кассы организации можно только тем работникам, с которыми организация заключила трудовой договор, либо гражданско-правовой договор. Таким образом выдать аванс на будущие расходы можно не только штатному сотруднику, но и своим подрядчикам. К примеру организация наняла работников по гражданско-правовому договору для выполнения определенного объема работ. Для их выполнения потребуется покупка материалов. Соответственно, выдать таким работникам денежные средства для закупки материалов подточит можно (Читайте также статью ⇒ Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами).

Как правильно выдать деньги в подотчет

До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление. Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.

Приказ о выдаче денег в подотчет

Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.

Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

  • ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
  • Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
  • Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.

Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.

Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.

Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П. Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров».

Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.

Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.

Заявление о выдаче денег в подотчет

Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.

Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.

Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.

Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.

Деньги в подотчет на карту работнику

Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.

Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Выдача подотчетных средств

При выдаче подотчетных денег нужно оформить расходный кассовый ордер (РКО), сами наличные деньги для этого нужно будет снять с расчетного счета, либо выдать из выручки, которая поступила наличными (Читайте также статью ⇒ Форма КО-2. Расходный кассовый ордер 2020).

Деньги в подотчет директору

Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ. В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник. Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.

Как отчитаться за деньги в подотчет?

Руководителем организации устанавливается срок, после которого сотрудник должен отчитаться за полученные средства. К примеру, бухгалтеру выдали аванс на покупку канцтоваров, сроком на 5 дней. По истечении этого срока бухгалтер в течение 3-х дней должен предоставить отчет. Если отчет составляется по командировочным расходам, то отчитаться сотрудник должен в срок до 3-х дней с момента возвращения из поездки.

При полученных подотчетных денег сотрудником на карту, отчитаться по ним можно и позднее установленного трехдневного срока. К расчетам по безналу не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель вправе установить самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в Положении о выдаче подотчетных средств компании (Читайте также статью ⇒ Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами в 2020 году).

Законодательная база

Законодательный акт

>Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Правила работы в 2019 году

ВАЖНО! с 01.07.2019 порядок расчетов с подотчетниками изменился. Важные нововведения подробно рассмотрели в статье «Как вести учет расчетов с подотчетными лицами».

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. По Приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.

Новые правила подотчета:

  • выдать деньги подотчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
  • для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
  • выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета представляют собой следующий порядок последовательных действий:

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег подотчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
  2. Подотчетным лицам, изменения 2017 года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним.
  3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

ВАЖНО! Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, утвердите запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма ограничена 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств подотчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (Письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике, в Положении о расчетах с подотчетными лицами, и в приказе о разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Если работник потратил личные деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек собственные средства, он составляет отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем издается приказ о возмещении израсходованных денег.

ВАЖНО! Если работник потратил собственные деньги, это не является подотчетом!

Алгоритм возмещения необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных деньгах.

Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.

Новые образцы для подотчета

Заполнение расходного кассового ордера в подотчет — образец

Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет можно скачать на нашем сайте ниже. Из статьи вы узнаете о том, что нужно вписывать в каждой строке бланка при оформлении расходного кассового ордера (РКО).

Как правильно выдать деньги в подотчет

Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

Основание в РКО при выдаче в подотчет

Образец заполнения РКО подотчетному лицу

Итоги

Как правильно выдать деньги в подотчет

Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Рассмотрим основные действия при выдаче денег:

  1. От работника принимается заявление, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Вместо заявления в бухгалтерию может быть передан оформленный распорядительный документ (распоряжение/приказ). Такое заявление (распоряжение/приказ) служит основанием для выдачи денег в подотчет.

ВАЖНО! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

  1. Далее в единственном экземпляре оформляется расходный кассовый ордер. Подписывается бухгалтером или руководителем (если нет бухгалтера и он (руководитель) совмещает должность бухгалтера и руководителя).
  2. Оформленный РКО вместе с заявлением передается кассиру, который проверяет все пункты расходника на правильность заполнения, сверяет с документом — основания выдачи.
  3. Кассир подготавливает деньги, проверяет личность подотчетника по полученному от него паспорту, передает ему РКО для подписи.
  4. После подписи работником кассового ордера кассир выдает деньги и ставит свою подпись в РКО.
  5. Затем делается запись в кассовой книге.

ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У с 01.06.2014 года могут по своему усмотрению не оформлять приходные и расходные ордера и не вести кассовую книгу.

Об изменениях, внесенных в порядок расчета с подотчетными лицами в 2017 году, читайте в нашем материале «Последние изменения в подотчете на 2017 год».

Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

Глядя на бланк расходно-кассового ордера, можно условно разделить его на три основные части:

  • в первой указываются реквизиты документа;
  • во второй пишется, на какие цели и кому выдаются деньги, с простановкой корреспондирующих счетов и подписей ответственных лиц;
  • в третьей оформляется сама процедура выдачи наличных с подписями исполнителей.

Здесь вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера по форме КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Скачать форму

Рассмотрим образец построчного заполнения РКО на подотчет ― какие сведения и как нужно в него вписывать.

Наименование строки

Организация

Пишется название, как указано в учредительных документах

По ОКПО

Проставляется код, полученный при регистрации в отделе статистики

Структурное подразделение

Если есть такая единица, строка заполняется, если нет, ставится прочерк

Номер документа

Указывается очередной номер РКО

Дата составления

Пишется дата выдачи денег в подотчет

Код структурного подразделения

Вносится присвоенный код имеющемуся филиалу

Корреспондирующий счет

В случае выдачи в подотчет ставится счет 71

Код аналитического учета

Пишется присвоенный конкретному подотчетнику код

Кредит

Ставится счет 50

Сумма, руб., коп.

Указывается выдаваемая сумма цифрами

Выдать

Вписывается Ф. И. О. подотчетного лица

Основание

В случае выдачи в подотчет пишется: «под отчет», указывается цель, например «на приобретение товара» или «на командировочные расходы», и документ ― «заявление работника»

Сумма

Прописью с заглавной буквы пишутся рубли, копейки – цифрами, пустое место строки прочеркивается

Приложение

Указывается документ: заявление сотрудника и дата его составления

Руководитель,

Главный бухгалтер

Подписываются ответственные лица с расшифровкой Ф. И. О.

Получил

Подотчетник прописью указывает сумму с заглавной буквы и делает прочерк в свободном месте, далее проставляет дату получения денежных средств

Подпись

Подотчетник ставит свою подпись, подтверждая получение денежных средств.

По

Вписываются данные документа, удостоверяющего личность работника, которому выдаются наличные

Выдал кассир

Работник, выдавший деньги, ставит подпись и делает полную расшифровку своего Ф. И. О

Исправления при заполнении РКО не разрешаются. Документ должен быть оформлен без ошибок и помарок. В организации руководитель может выполнять функции бухгалтера и кассира. В этом случае рекомендуется издать распорядительный документ о возложении обязанностей бухгалтера на руководителя.

Чтобы узнать, какими документами регламентируются правила заполнения расходного кассового ордера, прочитайте статью «Как заполняется расходный кассовый ордер?».

Основание в РКО при выдаче в подотчет

Как мы уже выяснили, деньги в подотчет могут быть выданы на основании изданного распорядительного документа или заявления подотчетника, подписанного руководителем. Заявление допускается как написать как от руки, так и представить в печатном виде. Оно может иметь примерно такой вид:

Директору ООО «Рассвет»

М. М. Шиповалову

от водителя Ю. В. Звягинцева

Заявление

Прошу выдать мне 1 000 руб. 00 коп. (одну тысячу рублей) сроком на 10 календарных дней на покупку ГСМ для служебного автомобиля.

______________ Ю. В. Звягинцев 11.05.2018

Разрешаю

Директор ______________ М. М. Шиповалов 11.05.2018

При оформлении РКО в строке для указания основания пишется «под отчет» и указывается документ («заявление») с датой его составления. Форму заявления также рекомендуется утвердить приказом об учетной политике в качестве приложения к положению о расчетах с подотчетными лицами.

ВАЖНО! С 01.06.2014, на основании того, что работником организации считается человек, работающий как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору, деньги под отчет могут выдаваться также лицам, заключившим гражданско-правовой договор с организацией.

Хотите узнать, когда может получить директор деньги в подотчет? Тогда читайте статью «Как правильно выдать деньги в подотчет директору?».

Образец заполнения РКО подотчетному лицу

Начинающему бухгалтеру, а также тем практикующим бухгалтерам, которые захотят проверить себя в правильности заполнения РКО подотчетному лицу, мы предлагаем скачать образец заполнения расходного ордера на подотчет прямо здесь.

Итоги

Необходимо помнить, что перед началом заполнения РКО бухгалтер должен получить от сотрудника его собственноручное заявление, завизированное руководителем. Оформлять расходный кассовый ордер нужно аккуратно, нельзя допускать ошибки и делать исправления. Для этого советуем скачать наш образец и всегда иметь его под рукой.

Соблюсти порядок выдачи средств под отчет и проконтролировать их целевое использование может помочь внутренний документ, описывающий порядок расчетов с подотчетными лицами.

Скачать образец такого документа можно в статье «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».

Как происходит выдача денег в подотчёт

Подотчётные средства выдаются сотруднику на расходы, напрямую связаны с работой организации, где он состоит в штате. К примеру, это могут быть командировочные деньги либо финансы, выделяющиеся ежемесячно на покупку канцтоваров, или оплату полиграфических материалов.

Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.

Получать подотчётные средства можно как наличными в кассе предприятия, так и на карту банка. Что касательно срока, на который выдаются деньги, то определяется он руководителем фирмы.

Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам?

Центральные детали

Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.

Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном балансе.

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

  • выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
  • лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
  • сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Отчет о целевом использовании средств

Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.

Главное основание для выдачи подотчётных средств — распоряжение директора предприятия. Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Общие моменты

Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их получения.

Образец заявления на выдачу денег под отчет

Приказ и документы

Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы. Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.

Распоряжение должно содержать такую информацию:

  • перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
  • должности сотрудников;
  • суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
  • срок использования средств;
  • дата подачи авансовой отчётности.

Скачать образец заявления о выдаче аванса под отчет

Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.

Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.

Какие документы нужны для оформления подотчётных расходов?

Законодательством РФ о ведении кассовых дел установлен перечень документов, необходимых к предоставлению при выдаче денег под отчёт:

  • служебная записка, содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
  • приказ, который составляет и заверяет руководитель;
  • кассовый расходный ордер.

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

  • командировочное удостоверение;
  • книга регистрации командировочных сотрудников;
  • рабочее задание;
  • доверенность на оплату расходов от лица компании;
  • книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.

Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

  • оплата служебных поездок (командировка);
  • наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
  • на приобретение товарно-материальных ценностей;
  • представительские расходы;
  • оплата работ и услуг, выполненных для организации;
  • покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат — предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. Отчётность следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы. Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт.

Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.

Практические советы при выдаче денег в подотчёт

Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.

Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы.

Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой. Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день.

Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

  • при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
  • заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
  • проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
  • не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
  • деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.

В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.

Заявление по форме АДВ-3 подается в ФНС РФ в случае необходимости.

Скачивайте форму отчета о финансовых результатах на этой странице.

Нюансы процедуры

Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.

Что касательно подачи отчёта, то она осуществляется в письменном виде. Законодательством предусмотрена специальная форма бланка, подлежащего к заполнению, а также перечень обязательных документов, необходимых к предъявлению, чтобы доказать факт произведённых затрат.

Скачать образец приказа о подотчетных лицах

Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу.

Что стоит помнить

Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее. Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен. В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.

Если сотрудник не предъявит соответствующие документы, то при проверке подотчётные средства будут восприниматься налоговиками, как доходные и на них начислят НДФЛ.

Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

  • наличными в кассу;
  • на расчётный счёт компании.

Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде.

Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2

Спорные моменты и проверка

Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.

В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто:

Ситуация Решение
Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе. Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры.
Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт. Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс. Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения.
Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по гражданскому договору. В 2019 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.
В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности. Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы.

Наличные из кассы

Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу. По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную кассовую книгу.

Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

  • данные сотрудника, получившего деньги;
  • сумма;
  • целевое назначение;
  • номер приказа;
  • срок использования;
  • дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника.

Схема для директора

Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками. Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все.

Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления. Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью.

Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

  • проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
  • составление заявления;
  • оформление расходного ордера;
  • проводка ордера в кассе;
  • проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования.

Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании. Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор.

Отражение в бухучёте

Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте. Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ.

Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз — Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд.

Бухгалтерская проводка по выдаче денег под отчёт производится в день списания средств с общего счёта компании. Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции. Сам неизрасходованный аванс удерживается из заработной платы подотчётного лица, что также подлежит бухгалтерской проводке.

Учет нанесенных марок на алкогольную продукцию должен проводиться в специальном журнале.

Как проводится ведение бухгалтерского учета ООО — расскажем .

Последние новости о пенсиях работающим пенсионерам в 2019 году можно узнать

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

Максимальный срок выдачи денег под отчет— установлен ли он в 2018 году? От ответа на этот вопрос напрямую зависит порядок выдачи и возврата отчетных средств. Разберемся, что по данному поводу говорят нормативные документы и контролирующие органы, в нашей статье.

Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством?

Устанавливать ли срок выдачи денег в подотчет

Как составить приказ о сроках выдачи подотчетных средств?

Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки?

Итоги

Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством?

Порядок выдачи наличных под отчет зафиксирован в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.

При этом данный порядок однозначно устанавливает единственный срок — тот, в течение которого подотчетный сотрудник обязан отчитаться за полученные от работодателя средства. Он равен 3 дням, отсчитываемым от последнего дня периода, на который была выдана подотчетная наличность.

ВАЖНО! Правило о 3-дневном сроке необходимо соблюдать абсолютно всем работникам фирмы, и руководитель не исключение (даже если он владелец фирмы).

О том, как выглядит заявление подотчетника-директора, см. в статье «Составляем заявление на подотчет от директора — образец».

Отдельно следует упомянуть о случаях направления сотрудников в командировку. При этом 3 дня отсчитываются от даты возвращения командированного (п. 26 постановления Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Данный срок увеличить нельзя.

Оформить авансовый отчет вам поможет наша публикация «Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах».

Больше никаких сроков ни указание № 3210-У, ни иные нормативные источники не устанавливают. Означает ли это, что деньги, выдаваемые под отчет, можно возвращать когда угодно?

Устанавливать ли срок выдачи денег под отчет?

Любой ответ на этот вопрос имеет свои положительные и негативные последствия. Стоит понимать, что, определяя конкретный срок выдачи подотчетных денег, предприятие будет обязано его соблюдать. В противном случае велики шансы на предъявление претензий налоговиков за неоприходование денежных средств в кассу. Штраф за это нарушение составляет 4–5 тыс. руб. для должностных лиц и 40–50 тыс. руб. для юрлиц (п. 1 ст. 15 КоАП РФ).

При этом абсолютно обоснованными такие претензии признать нельзя, поскольку напрямую такое нарушение, как несвоевременный возврат подотчетных средств, в ст. 15 КоАП РФ не предусмотрено. Однако такой риск существует, и о нем необходимо помнить.

Подробнее о возможных наказаниях за нарушения при работе с наличностью читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

В свою очередь, если срок возврата подотчетной наличности не будет нигде зафиксирован, то и у контролеров не может быть никаких претензий по ее несвоевременному возврату. Правда, и в этом случае проблемы с налоговой не исключены. Так, в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704 налоговики выразили мнение о том, что при неуказании срока выдачи наличных под отчет такой срок считается равным 1 дню. Однако никакими правовыми актами свою позицию они не аргументируют.

В связи с вышеизложенным принимать решение на уровне локальных внутрикорпоративных актов об установлении (или неустановлении) сроков выдачи под отчет стоит на основе оценки собственной хозяйственной ситуации и возможных рисков.

Обязательно ли оформлять заявление для получения подотчетных сумм, узнайте по .

Как составить приказ о сроках выдачи подотчетных средств?

Обычно приказ составляется не отдельно для установления сроков, а для описания всей процедуры выдачи подотчетных сумм. В таком приказе стоит указать:

  • размер выдаваемых сумм;

ВАЖНО! Максимальный размер подотчетных сумм к выдаче также законодательно не установлен. Его, как и срок выдачи денег под отчет, хозсубъекты определяют самостоятельно.

  • сроки, на которые средства выдаются подотчетникам;
  • перечень сотрудников, правомочных получать подотчетные деньги;
  • описание процедуры представления авансовых отчетов.

В каком еще документе можно отразить нюансы расчетов с подотчетными лицами, узнайте из публикации «Положение о расчетах с подотчетными лицами — образец».

Следует иметь в виду, что предельные сроки, на которые будут выдаваться средства подотчетникам, могут быть как одинаковыми для всех сотрудников компании, так и установлены для каждого из них индивидуально.

Примерный образец приказа о подотчетных лицах вы можете скачать по этой ссылке:

ВАЖНО! Все организационные моменты, касающиеся процедуры выдачи и возврата подотчетных средств, должны закрепляться только в приказах, но не в учетной политике. Иначе изменить эту процедуру в случае необходимости будет проблематично (п. 6 ст. 8 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки?

Закон не запрещает выдавать деньги подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет. При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства — потрачены на целевые расходы. В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов (или материальной выгоды) НДФЛ.

Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.

ВАЖНО! Обратите внимание на письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5, в котором ведомство сообщает, что до момента утверждения руководством авансового отчета невозможно однозначно определить, возникнет ли у сотрудника облагаемый НДФЛ доход и какова будет сумма этого дохода.

Можно ли в 2018 году выдавать подотчетные суммы при отсутствии отчета по предыдущим полученным под отчет суммам, узнайте из статьи «Порядок учета расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Ни минимальные, ни максимальные сроки выдачи денег подотчетникам законодательно не установлены. Хозсубъекты вправе определить их самостоятельно. Зафиксировать данные сроки можно в локальных актах предприятия. При этом закон не обязывает предприятие составлять такие распорядительные документы.

О законодательной базе, касающейся сферы расчетов с подотчетниками, см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

На какой максимальный срок могут быть выданы подотчетные средства в 2018 году?

Коллеги, день добрый! спорим с директором насчет максимального срока по вопросу отчета/возврата о подотчете…
с 19.08.2017 отменили норму, согласно которой нельзя выдать в п/о пока не отчитался по прошлым суммам, но ввели правило 3х дней., когда нужно » Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств». НО (!!) вместе с этим, существует масса разъяснений , где указано, что предприятие само определяет на какой срок дана сумма и когда надо по ней отчитаться, например, из источника: » ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам. Его, как и сумму подотчетных средств, хозсубъекты определяют самостоятельно»
Ведь если Заявление о п/о отменили, где прописывался срок, то значит нет оговоренного заранее срока, на который выдается сумма и когда она должна быть возвращена… Очень прошу: помогите, как тогда понимать вышеуказанную фразу: «Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств» . Очень жду ответа и Заранее благодарна всем!!!!

>Порядок выдачи подотчетных сумм в 2019 году

Правила выдачи подотчетных средств в 2019 году

Иногда кому-то из работников необходимы деньги, чтобы произвести расходы для организации.

Самый полный пакет документов на подотчет. Актуально на 2019 годИнформация о файле

Например, приобрести хозяйственные или канцелярские товары. Такие денежные средства называются подотчетными, а работник, который их получил, является подотчетным лицом. Указанием от 19.06.2017г. №4416-У Банк России изменил порядок выдачи подотчетных сумм. Этот же порядок действует в 2019 году. Изменения в работе с подотчетными средствами показаны в таблице ниже.

Таблица. Порядок выдачи подотчетных сумм в 2019 году

Правило

Как стало

Как было

Основание для выдачи денежных средств в подотчет

Отменена необходимость оформлять сразу два документа: заявление о выдаче подотчетных средств и приказ руководителя компании. Оба документа одновременно не нужны (Письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-0Э/20642). Достаточно оформить один из них на выбор компании:

Приказ руководителя компании,

Заявление работника с соответствующей резолюцией руководителя

На основании заявления работника оформляли приказ руководителя компании

Отчетность подотчетника

Отменен запрет выдавать подотчетные средства, если работник не отчитался за предыдущий подотчет. Даже если старый подотчет не закрыт, выдавать новый можно

Выдавать новые суммы можно было после того, как работник отчитался по предыдущему подотчету

Оформление приходных кассовых ордеров

Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, его квитанцию можно отправить вносителю на электронную почту. При условии, что вноситель высказал такую просьбу и предоставил адрес электронной почты

Корешок ПКО выдавали вносителю только в бумажном виде

Оформление приходных и расходных кассовых ордеров

ПКО и РКО, составленные в электронном виде, подписываются электронно-цифровой подписью

ПКО и РКО составлялись только на бумажных носителях. Получатель, вноситель денежных средств, кассир и главный бухгалтер ставили собственноручные подписи

Ведение кассовой книги

Записи в кассовую книгу может вносить любой работник, уполномоченный руководителем компании

Кассовую книгу мог вести кассир

Работу с подотчетными суммами в 2019 году можно упростить. Для этого нужно разработать и утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами или другой аналогичный документ. В нем предусмотреть, на основании какого документа (заявление или приказ) выдаются денежные средства, в каком порядке эти документы составляются, сроки и порядок предоставления отчета о расходах и т.д.

Обратите внимание, когда в кассе на конец дня осталась большая сумма денег, многие организации выдают деньги под отчет. Налоговики знают об этой уловке и начисляют штраф по части 1 статьи 15.1 КоАП за накопление денег в кассе сверх лимита. Как показывает практика, отменить штраф в суде не получится. Эксперты «Зарплаты» подготовили рекомендации, как не спорить с налоговиками.

Получить рекомендаци

Кому можно выдавать деньги в подотчет в 2019 году

В тексте п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014г. №3210-У предусмотрена возможность выдачи подотчетных средств работнику компании. В Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н) подотчетными лицами тоже называются работники. В обоих документах не предусмотрена возможность выдачи денег лицам, с которыми не заключен трудовой договор.

Вместе с тем, законодательство не содержит и прямого запрета выдавать подотчетные средства другим лицам, кроме работников. Например, лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, или совсем никакого договора не заключено. Чиновники Минфина в письме от 02.07.2012г. №02-06-10/2476 предлагают компаниям данный вопрос решать самостоятельно. По их мнению, возможность выдачи и порядок учета таких средств следует предусмотреть в учетной политике.

Читайте по теме: Подотчетные средства на карту сотрудника

Для упрощения работы в некоторых компаниях издают приказ об утверждении списка лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет. Образец такого приказа вы можете скачать по ссылке ниже.

Как оформить выдачу подотчетных сумм в 2019 году

Выдачу подотчетных сумм в 2019 году можно оформить на основании одного из двух документов:

  • Заявления работника,
  • Приказа руководителя предприятия.

Выбранный вариант следует закрепить в отдельном документе (положении о расчетах с подотчетными лицами) или в учетной политике.

Заявление о выдаче сумм в подотчет

Если компании удобнее работать с заявлениями, целесообразно разработать его шаблон. Заявление составляют с соблюдением основных следующих требований:

  • Заявление пишет работник на имя руководителя компании,
  • Документ можно написать от руки или распечатать на принтере. В любом случае на нем должна быть собственноручная подпись работника. За исключением случаев, когда заявление подается в электронном виде, тогда его подписывают электронно-цифровой подписью,
  • Текстовая часть содержит просьбу выдать подотчетные средства, их сумму в рублях, цель выдачи (планируемые расходы).

В резолюции руководитель указывает сумму и срок, на который выдаются деньги.

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Выдать подотчетные средства можно без заявления работника на основании приказа руководителя компании. В приказе должны быть указаны:

  • Кому выданы денежные средства,
  • Сумма, выдаваемая под отчет,
  • Срок, на который выдаются денежные средства. По истечении этого срока подотчетник должен отчитаться о расходах.

В одном приказе может быть оформлена выдача подотчетных сумм нескольким лицам. Тогда в документе нужно привести перечень работников, а суммы и сроки необходимо указать отдельно для каждого работника.

Недопустимы неточные или обобщенные формулировки. Например, нельзя наложить такую резолюцию: «Впредь выдавать менеджеру Павловой А.Е. подотчетные средства в размере 5 000 рублей без заявлений». Не подойдет и такая формулировка приказа: «Выдавать денежные средства без заявлений, пока сумма подотчетных средств не достигнет 50 000 рублей».

Понятно стремление упростить работу и уменьшить объем составляемых документов. Однако приведенные выше примеры формулировок противоречат требованиям законодательства. А значит, выданные денежные средства могут посчитать не подотчетными, а доходом работника и начислить НДФЛ.

Если подотчетные средства выдаются на командировочные расходы, можно совместить два приказа в одном документе:

  • Приказ о направлении в командировку,
  • Приказ о выдаче подотчетных средств.

Как выдать деньги в подотчет в 2019 году

Лимита выдачи подотчетный сумм в законодательстве не содержится. Руководитель организации определяет, какую максимальную сумму выдавать работникам. А конкретная сумма указывается каждый раз в заявлении или приказе.

Выдача денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером КО-2 (утв. Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88). Ордер составляет главный бухгалтер, «рядовой» бухгалтер или руководитель компании. Кассир или лицо, исполняющее его обязанности, проверяет расходный кассовый ордер, сверяет паспортные данные. Если ошибок нет, наличные денежные средства выдаются из кассы компании.

Деньги можно выдать не только из кассы, но и перевести по безналичному расчету на банковскую карту сотруднику. В письме от 21 июля 2017 г. № 09-01-07/46781 чиновники Минфина разрешили переводить подотчетные средства на зарплатную карту работника. На практике банки переводят денежные средства на любую банковскую карту:

  • Карта по зарплатному проекту,
  • Любая дебетовая карта,
  • Любая кредитная карта.

Главное, чтобы она была выдана на имя подотчетного лица, указанного в приказе о выдаче подотчетных средств.

Чтобы перечисленные деньги не посчитали авансом или зарплатой и не начислили НДФЛ, нужно правильно заполнить поле 24 «Назначение платежа». В нем необходимо указать:

  • Цель денежного перевода – перечисление подотчетных средств,
  • Реквизиты приказа о выдаче денег в подотчет,
  • Цель подотчета.

Назначение платежа может быть, например, таким: «Подотчетные средства на приобретение канцелярских товаров по приказу №3 от 21.01.2019г.».

Еще один способ – выдать работнику корпоративную карту, привязанную к банковскому счету организации. Оплата расходов будет произведена прямо с расчетного счета. Однако это будет уже не выдача в подотчет, ведь рассчитываться будет организация напрямую со своего расчетного счета. А работник в данном случае лишь выступает временным держателем карты по доверенности.

Как выдавать подотчетные суммы директору компании

Порядок выдачи подотчетных сумм директору компании ничем не отличается от порядка выдачи обычному работнику. В том числе, если директор является и единственным учредителем организации. Для получения денежных средств директор должен написать заявление или оформить приказ, и не забыть вовремя отчитаться.

Часто компании выдают директору денежные средства, чтобы не превысить лимит остатка по кассе. Лишние наличные в конце дня выдаются в подотчет руководителю, а на следующий день он вносит их обратно в кассу. Под подотчетные средства нередко маскируют выдачу денег на личные нужды руководителя.

Как в первом, так и втором случае со временем у директора накапливается большая сумма, за которую очень сложно, а иногда и совсем невозможно отчитаться. Налоговики в таких случаях пытаются оштрафовать компанию по ст.15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с наличными денежными средствами. И есть решения суда в пользу инспекторов, например решение Московского горсуда от 14.08.13 г. по делу №7-1920/2013.

Порядок выдачи подотчетных сумм.

ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА – работники предприятия, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании.

Список подотчетных лиц организации утверждает своим приказом ее руководитель.

Под отчет выдаются деньги:

– на командировочные расходы;

– на хозяйственные расходы (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т.п.);

– на оплату представительских расходов. Представительские расходы – это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. К ним относятся затраты по проведению официального приема представителей других организаций, их транспортному обеспечению, по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров, по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ:

1 – выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученному авансу;

2 – передавать подотчетные суммы от одного работника к другому;

3 – использовать подотчетные суммы не по назначению.

Деньги на хозяйственные нужды выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, руководитель структурного подразделения). Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, работник действует от имени предприятия. Поэтому он должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, предприятие может быть оштрафовано на сумму от 40 до 50 тыс.руб.; за то же нарушение на руководителя может быть наложен штраф от 4 до 5 тыс.руб.

Срок, на который можно выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан!) установить руководитель организации. Если же руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения такого срока.

Сумма аванса на командировочные расходы определяется сметой, которую составляет бухгалтер, исходя из предполагаемых расходов. Аванс выдается в рублях. Однако если работник уезжает в командировку за границу (в том числе и в страны СНГ), аванс может выдаваться выдается в валюте страны, в которую он направляется. Валюту для оплаты командировочных расходов предприятие получает с валютного счета в банке. Если у предприятия нет валютного счета, то его нужно открыть. При получении аванса в валюте авансовый отчет составляется также в валюте.

Подотчетному лицу может быть выдан аванс в рублях, на которые работник приобретает валюту в обменном пункте банка. В этом случае авансовый отчет составляется в рублях, если есть остаток аванса, то он возвращается также в рублях.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *