Учет на складе

Содержание

Складской учет — что это такое, правила ведения и организации на предприятии

Вне зависимости от типа деятельности и вида производимых товаров, руководство любой компании сталкивается с правильным устройством хозяйства. Поэтому крайне важно знать правила ведения и организации складского учета материалов на предприятии, так как это позволит точно контролировать товарное передвижение и всегда быть в курсе любых изменений. Правильный подход к решению этого вопроса поможет предотвратить денежные потери и даже приумножить прибыль. Более того, это благотворно влияет на конкурентоспособность и привлекает новых партнеров или инвесторов.

Определение

Этот термин необходим для уточнения постоянного и количественного учета, осуществляемого в помещениях, созданных для хранения товаров. Для реализации привлекаются специальные учетные карты, которые утверждены законом РФ и позволяют свободно фиксировать различные материалы в кладовой. Их заполнением занимается МОЛ (заведующий или кладовщик), подписывающийся составленный договор о трудоустройстве. В этом контракте сразу указываются объемы выполняемой работы и уровень ответственности, который накладывается на работника при появлении потерь хранящихся объектов.

Законодательные акты

Главным документом, регулирующим этот вопрос, является распоряжение Министерства финансов РФ от 09.06.2001 №44н. Однако кредитные и бюджетные фирмы не пополняют список тех, кто ему подчиняется. Основываясь на этом акте, проводить учет складов может только специально назначенное материально ответственное физическое лицо. Это постановление дополнительно вносит уточнения в перечень ценностей, относящихся к МПЗ и нуждающихся в хранении.

Важные определения

Учет складских операций: что это такое, как его вести, какие у него нюансы, требования, регулирующие факторы и особенности? Это далеко не полный список вопросов, которые необходимо знать любой фирме, планирующей осуществлять успешную деятельность на современном рынке. Но перед тем как разобрать такие моменты, необходимо уяснить следующие термины, составляющие основу этой отрасли:

  • Склад – это помещение, созданное и эксплуатируемое для временного или постоянного хранения МПЗ и их подготовки к дальнейшему применению в промышленных целях или отправлению заказчику.
  • Материально-производственные запасы – это ценные объекты, числящиеся такими на основании пункта 2 ПБУ 5/01.

В качестве МПЗ могут выступать:

  • Предметы, сырьё или полуфабрикаты, выполняющие роль базиса для создания реализованных товаров или других направлений компании.
  • Ценности, готовые для сбыта.
  • Финансовые ресурсы, используемые для поддержания бытовых и управленческих нужд предприятия.

МПЗ не считаются:

  • Активы, предназначенные для применения на длительном сроке (они расцениваются как основное средство)».
  • Незавершенные товары.

Для чего это необходимо

Организация складского учета товарно-материальных ценностей нужна для контролирования таких параметров:

  • Остаточный объем и номенклатура продуктов, находящихся в кладовой или в торговом зале.
  • Показатель продаж.
  • Срок хранения.
  • Расчетные периоды.
  • Групповой оборот товара.

Помимо этого, учет позволяет предотвратить потери, убытки и порчу имущества. Любые финансовые вложения, потраченные на создание автоматизированных систем, окупаются уже в первые дни внедрения.

Организация

Грамотные организационные мероприятия – это залог успешной деятельности любого предприятия. Для долговременной стабильности и эффективности работы используются партионные и сортовые учетные системы. Сегодня существует несколько способов создания максимально удобных условий для хранения, благодаря чему удается сэкономить время и повысить производительность.

Использование карточек

Если основу учета складов составляют оборотные ведомости, то одновременно привлекаются две вышеуказанные стратегии. Первая подразумевает под собой применение карточки, открывающейся на любую разновидность ТМЦ. Она отображает количественно-суммовую информацию, где заполняется наименование первичной учетной документации. Применение карточек также необходимо для указания остатков на первое число и оборотный месячный расчет. Это дает возможность составить ведомости по обороту и сверить карточные данные с тем, что предоставляет бухгалтерия.

Сальдовая проверка

Ее отличительной чертой является отсутствие необходимости привлечения бухгалтеров и составления оборотных бумаг. Она реализуется в разрезе субрасчетов, товарных групп и балансных счетов, применяемых в денежном эквиваленте. Все манипуляции осуществляются МОЛ, которое заполняет учетную книгу или журнал. Бух. отдел отвечает за прием первичной документации и сопоставление полученных сведений.

Партионная

Ее отличие – это обособленное хранение каждой партии, имеющей собственную карту в 2 экземплярах. Одна из них высылается в бухгалтерию, а вторая остаётся в кладовой и расценивается как учитывающий регистр. Заполняя этот акт, работник обязан указать дату и время, его номер, тип перевозки, реквизиты поставщика, имя продукта, место отправки, вес и сорт. При израсходовании всех партийных запасов заведующий и товаровед оставляют личные подписи на карточке и отправляют ее бухгалтеру для дальнейшей проверки. Если будет найдена недостача, она спишется на издержки обращения (только если ее показатель не превысил норму допустимой убыли).

Где применяются складские помещения

Склад нужен для хранения и реализации подготовительных мероприятий к отправлению в производственный цикл или потребительскому сбыту. Как правило, он используется для сбережения на протяжении определенного времени:

  • Товар для сбыта.
  • Готовые продукты, предназначение которых еще не установлено.
  • Производственное сырьё.
  • Запасные детали, используемые для ремонтных работ или прочих целей.
  • Спецодежда или форма.

Разновидности складов

Сегодня выделяют 3 основных типа складского хозяйства. Первый основывается на функционировании:

  • Материальные – нужны для сохранения ценностей, которые используются для промышленного процесса.
  • Внутрипроизводственные – внецеховые и внутрицеховые, в которых хранятся активы, нужные для поддержания стабильного функционирования предприятия.

Исходя из вида хранящихся ресурсов они бывают следующих типов:

  • Универсальные – актуальны практически для всех МПЗ.
  • Узконаправленные – «заточены» под определенные объекты.

Последняя классификация основана на месте расположения:

  • Централизованные.
  • «Промежуточные» – кладовые располагаются на территории предприятия.

Кто несет ответственность

Обязательный рабочий штат включает в себя следующие квалифицированные специальности:

  • Заведующий – отвечает за организацию процесса среди подчиненных, несет ответственность за целостность материальных ценностей.
  • Кладовщик – учитывает имеющиеся продукты.
  • Грузчики – перемещают МПЗ в пределах кладовой, предприятия или загружают в транспортное средство.
  • Младший рабочий персонал – поддерживает чистоту территории и соответствие гигиеническим нормам.

Нюансы хранения

Для обеспечения стабильности и правильности работы необходимо учитывать множество важных моментов, среди которых:

  • Обязательное наличие устройств хранения МПЗ.
  • Сохранение всех типов, марок, сортов и партий осуществляется в обособленных ячейках.
  • Привлечение измерительных приборов.
  • Закладка активов для хранения осуществляется с одной стороны, а для выпуска – с противоположной.
  • Рациональное распределители свободной площади.
  • Инновационная автоматизация работ и процессов, осуществляемых на складском помещении.
  • Однородные активы выдаются в определенной последовательности («старые» получают первоочередно).

Как вести

Выделить единственный и универсальный способ практически невозможно. Это зависит от объема номенклатуры и ассортимента товаров. Сегодня применяются следующие методики:

  • Номенклатурная – не предусматривает деление на группы (вся продукция имеет индивидуальную карточку). Подходит для маленького ассортимента.
  • Сортовая – проводится групповое и подгрупповое объединение, учитывая отдельные товарные позиции.
  • Партийная – одновременно может быть как главным, так и вспомогательным методом. Отличается удобством в проведении расчетов с поставщиками.
  • Партийно-сортовая – принятые товары учитываются попартийно, после чего все поставки разделяются сортовыми методами.

Базовые складские манипуляции в магазине

Главные процессы, проводимые в компании, включают в себя:

  • Товарное оприходование от поставщиков с дальнейшим пересчетом.
  • Проверка сопроводительного документооборота.
  • Введение данных в установленные формы (на бумаге или при помощи компьютерных технологий).
  • Отправление продукции в торговый зал или сразу заказчику.
  • Введение сведений про отгруженный товар в специальную форму.
  • Инвентаризация.
  • Постановка бухгалтерии в известность при возникновении изменений.
  • Проведение списания при подтверждении порчи или недостачи.
  • Внесение коррективов в товарные параметры.

Необходимые документы

Все манипуляции, проводимые в кладовых с МПЗ, обязаны верно отображаться в соответствующих ведомостях. Первичная документация нужна для подтверждения всех процедур, которые проводятся с активами. Она регулируется законом РФ и, при неправильном заполнении приводит к серьёзным последствиям.

Документы, применяемые при приеме товара

Перечень документации:

  • накладная от поставщика;
  • М-4. Приходной складской ордер;
  • товарно-транспортная накладная;
  • М-7. Акт приемки продукции;
  • приходная накладная;
  • Торг-1. Акт приемки материалов;
  • Торг-2. Акт о расхождении по качеству и количеству при приемке ТМЦ.

Документы, применяемые при хранении, транспортировке и отпуске продукции

Перечень бумаг:

  • Торг-11. Товарный ярлык;
  • М-17. Карточка учета материалов;
  • М-11. Требование-накладная;
  • Торг-13. Документ на внутреннее движение и передачу товаров;
  • М-15. Бумаги на отпуск материалов;
  • Торг-12. Товарная накладная;
  • Торг-16. Списание продукции.

Последовательность складского учета в магазине: как правильно организовать производство

Любая фирма заинтересована в продвижении своей деятельности на рынке. Чтобы избежать финансовых потерь, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма действий:

  • Поставщик доставляет продукцию вместе со всей необходимой документацией.
  • Проверка ТСД и сравнение фактических данных с написанной на бумаге информацией.
  • Заполнение журнала регистрации.
  • Отправление товара на склад и подготовка приходной накладной.
  • Оформление внутренней документации ТОРГ-12 (при транспортировке с кладовой).
  • Создание кассового ордера.
  • Распечатывание инвентаризационных сведений и ревизия.

Актуальность складской автоматизации

Технологический процесс позволяет значительно ускорить современное производство и облегчить человеческий труд. Внедрение автоматизированных систем даёт возможность на только заметно сократить время на подготовку и заполнение документации, но и контролировать все проводимые операции в удаленном режиме через интернет. Посредством автоматизации можно проводить анализ остатков, распределять объекты по зонам хранения, управлять резервированием, облегчить инвентаризацию и сильно увеличить эффективную площадь помещения. Компания «Клеверенс» на протяжении многих лет занимается успешной реализацией высококачественной продукции, которая сможет обеспечить долгий срок службы оборудования при помощи современного программного обеспечения.

Ответственность

МПЗ – это весомая доля активов фирмы, поэтому уполномоченные лица обязательно ответственны за возникновение проблем или нарушений. Эти нюансы всегда указаны в договоре о трудоустройстве, который заключается с сотрудниками. Основными регулирующими статьями выступают номера 120 НК, 232, 241, и 243 ТК РФ.

Применение журналов при сортовом осмотре

Внедрение в рабочий процесс этого метода предусматривает открытие кладовщиком одной или нескольких страниц в товарном журнале на все сорта и названия продуктов. Их количество зависит от операционного объема. Заголовок такой карты содержит артикул, имя, сорт и прочие сведения, выполняющие роль отличительных особенностей. Свободное на бумаге место заполняется информацией про приход, расход и остатки. Законодательство РФ разрешает применять несколько журнальных форм, поэтому можно подобрать оптимальный для себя вариант.

Как проводится уценка ТМЦ

Даже зная, как вести учет материалов на складе, не получиться предотвратить снижение стоимости. Чтобы правильно ее оформить, потребуется заполнить соответствующий акт, оформляющийся в двух экземплярах (первый направляется бухгалтерам, а второй – заведующему). Его пописывает только ответственное лицо, которое представляет комиссию. В отдельных случаях допускается прикрепление одного экземпляра к товарной накладной.

Системы управления

Для улучшения работы компании руководство привлекает специальную программу. Она бывает нескольких видов и структур, но обладает сходными функциями. Среди них:

  • Распределение материалов по ячейкам хранения, партиям и МОЛ.
  • Динамический перерасчет остаточной продукции.
  • Контроль груза при его транспортировке.
  • Привлечение нескольких методов формирования товарных цен.
  • Инвентаризация с последующим созданием отчетов.
  • Подготовка приходно-складских ордеров.
  • Товарная переоценка.

Основы складского учета и делопроизводства: актуальные программы

Несмотря на существование множества различных программных обеспечений наибольшей популярностью пользуется одноименная «1С». Данный софт позволяет одновременно захватить не одно направление хозяйственной деятельности организации. Это контроль за продажными правилами, ресурсами, финансовыми средствами, закупкой и доставкой. Главным достоинствами «2С» можно смело назвать простоту в эксплуатации, идеальное соответствие законам России и возможность вносить коррективы с учётом индивидуальных требований.

Организация стабильной и эффективной работы на любом предприятии – это кропотливый труд, требующий ответственного подхода со стороны руководства и рабочего персонала. Однако верное ведение документации и изучение всех производственных нюансов позволит значительно облегчить эти процессы и приумножить прибыль. Одной из главных составляющих деятельности фирмы является понимание того, как вести учет ТМЦ на складе. Эти знания помогут увеличить качество сервиса, ускорить доставку и повысить показатель продаж. Любая организация, заинтересованная в личностном развитии и увеличении своей конкурентоспособности, обязана владеть навыками учётных манипуляций.

Количество показов: 6539

Как правильно организовать учет ТМЦ на складе и документооборот

Правильно поставленный складской учет и документооборот склада позволяет эффективно вести бизнес в современных условиях. Почти любая торговая или производственная организация имеет склад — с большими или малыми площадями, с широким или минимальным ассортиментом размещаемых там товаров, сырья или материалов. Во всех случаях, вне зависимости от масштабов предприятия, необходим эффективный учет складских активов — рассмотрим, что он представляет собой и какими средствами может быть осуществлен.

Складской учет: что это такое и зачем он нужен

Складской учет — совокупность процедур, направленных на документирование различных складских операций. К числу основных относятся:

  • прием товара (сырья, материала) от поставщика;
  • размещение товара;
  • перемещение товара между складами (и иными смежными подразделениями);
  • отпуск товара со склада в тех или иных целях (на отгрузку, в производство).

Эти операции могут быть различным образом детализированы. Например, прием товара, как правило, включает:

  • оприходование товара (сырья, материала) от поставщика;
  • принятие товара к учету;
  • проверку товара на предмет соответствия фактических характеристик поставки тем, что заявлены в сопроводительной документации.

Видео — складской учет и товародвижение в сервисе SUBTOTAL ():

Благодаря учету складских операций хозяйствующий субъект получает возможность:

  1. Осуществлять контроль:
  • над текущими товарными остатками (зная, что, где и в каком количестве лежит);
  • над значимыми потребительскими статусами товара (например, сроками его годности);
  • над перемещением товаров на склад, в рамках склада, между складом и другими подразделениями (зная, что, куда и в каком количестве принято или отпущено).
  1. Оптимизировать (с использованием данных, которые отражены в учетной документации по таким операциям):
  • комплектность запасов на складах, в торговом зале (на производстве);
  • объемы продаж;
  • схемы организации хранения товаров;
  • процедуры взаимодействия с поставщиками;
  • оборачиваемость товаров.

Также учет способствует увеличению прозрачности операций — с точки зрения их приспособленности к контролю на предмет несанкционированных действий работников, выявления и корректировки допускаемых ими ошибок.

Складской учет может быть:

  • номенклатурным (когда объектом учета является отдельно взятая товарная позиция);
  • сортовым (когда дополнительными объектами учета становятся различные категории («сорта»), в которые могут быть объединены товары разных позиций;
  • партийным (когда в учет вводятся еще более масштабные единицы («партии»), объединяющие в себе несколько категорий товаров).

Безусловно, указанные варианты учета могут применяться поочередно в зависимости от конкретного участка управления складом (и, таким образом, дополнять друг друга). Для малого предприятия характерны участки с преимущественно номенклатурным учетом. Чем больше бизнес, тем больше появляется участков с сортовым и партийным учетом.

Видео — особенности ведения и организации складского учета на предприятии:

Вне зависимости от типа учета на предприятиях применяются унифицированные формы документации складских операций. Их применение обусловлено не только решением указанных выше задач, которые связаны с контролем и оптимизацией склада, но также требованиями в части бухучета (который обязаны вести все хозяйствующие субъекты в статусе юридических лиц).

Документация на складе

Перечни складских документов, используемых российскими предприятиями, по преимуществу унифицированы. Это обусловлено тем, что большинство из таких форм должно соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ о бухучете (). Унифицированные как раз соответствуют, и нет необходимости искать им альтернативу.

Можно отметить, что каждый складской документ (группа однотипных документов), как правило, относится к определенной складской операции (или последовательности операций). Так, на российских складах используются:

  1. При документировании приема товара:
  • накладная от поставщика (на ее основе приходуется товар);
  • приходная накладная — оформляемая самим хозяйствующим субъектом (используется для постановки поступившего товара на учет);
  • товарно-транспортная накладная — составляемая по унифицированной форме № 1-Т (используется для документирования приема-передачи товара, который доставлен на том или ином транспортном средстве);
  • приходный ордер по форме М-4 (используется для учета товаров, поступивших непосредственно на склад и оформляется, как правило, на основании накладных);
  • акт о приемке материалов по форме М-7 (используется при расхождениях по фактическим и заявленным характеристикам поставки);
  • акт о приемке по форме ТОРГ-1 (используется после полной проверки заявленных характеристик поставки и удостоверения ее соответствия фактической);
  • акт о расхождениях по форме ТОРГ-2 (используется, если расхождения все-таки были).
  1. При документировании размещения товара:
  • товарный ярлык по форме ТОРГ-11 (отражает основные характеристики товара и его количество, нужен при составлении инвентаризационных описей);
  • карточка учета материалов по форме М-17 (применяется для учета поступления и выбытия материалов относительно места их размещения).
  1. При документирования перемещения товара:
  • накладная по форме М-11 (используется при документировании перемещения товаров в рамках различных подразделений организации);
  • накладная по форме ТОРГ-13 (используется при перемещении товаров между вышестоящей и головными структурами холдинга или иной корпоративной структуры подчинения одного хозяйствующего субъекта другому).
  1. При документировании отпуска товара со склада:
  • накладная по форме М-15 (используется при отправке товаров в другую организацию либо при осуществлении их продажи);
  • накладная по форме ТОРГ-12 (используется при продаже товаров непосредственно со склада);
  • акт о списании по форме ТОРГ-16 (применяется, если товар теряет потребительские качества и подлежит списанию).

Пример практического сценария применения указанной документации:

  1. Экспедитор, доставивший товар от поставщика, отдает человеку, работающему на приемке в принимающей организации, товароспроводительные документы.
  1. Человек от принимающей организации смотрит эти документы, оформляет необходимые накладные, регистрирует их в установленном порядке.
  1. Товары перемещаются на склад, на них оформляется приходная накладная.
  1. В отношении размещенных товаров периодически производится инвентаризация — силами инвентаризационной комиссии (использующей различные описи).
  1. Товары перемещаются со склада в производство — и это удостоверяется накладной ТОРГ-12.

Указанные выше основные (безусловно, приведенный выше перечень — не исчерпывающий) документы, таким образом, отражают факт совершения тех или иных операций с товаром в рамках его движения на складе (и относительно склада). Совершает эти действия, очевидно, человек (или машина, если склад роботизирован — но программируется она до того тоже человеком, и он обеспечивает воспроизведение машиной типичных действий людей). Эти действия (как и процедуры их документирования) занимают определенное время и требуют определенных трудовых вложений.

Видео — как индивидуальному предпринимателю вести складской учет в сервисе Моё дело ():

Соответственно, в интересах хозяйствующего субъекта — свести к минимуму временные и трудовые затраты, связанные:

  • с осуществлением самих операций с товарами в рамках склада;
  • с документированием данных операций в различных учетных документах (как и практического использования таких документов впоследствии).

Решению двух указанных задач способствует автоматизация складского учета. То есть — применение программ, которые:

  • ускоряют и оптимизируют процедуру заполнения и использования учетных документов;
  • определяют (способствуют определению) наилучших алгоритмов осуществления складских операций (которым впоследствии рекомендуется или предписывается следовать работникам склада).

Очевидно, чем больше предприятие, тем более востребованной там будет оптимизация — по двум указанным направлениям как минимум. И, соответственно, автоматизация с помощью специальных компьютерных программ.

Таких на российском (как и на мировом) рынке — огромное количество. Попробуем выделить ключевые критерии, на которые можно ориентироваться при выборе подобных решений.

Как выбрать ПО для автоматизации складского учета

К числу базовых критериев можно отнести:

  1. Безусловно, как таковые функциональные возможности.

Основные возможности, которые от современной программы для складской автоматизации ждет потребитель:

  • приспособленность к автоматическому заполнению унифицированных бланков и прочих учетных форм (как вариант, на основании ранее сформированных документов, данных бухучета, автоматизированных средств мониторинга движения товара — штрих-кодов, RFID-меток);
  • приспособленность к быстрой выгрузке складских документов в распространенных файловых форматах — например, Excel;
  • совместимость с внешними учетными модулями (например, программами линейки 1С);
  • наличие возможности быстро рассылать документы по адресатам (как внутри компании, так и за ее пределами);
  • наличие средств контроля над различными статусами товара («получен», «отправлен»), его количественными характеристиками («много», «мало», «закончился»), потребительскими свойствами («срок годности истекает»);
  • возможность быстрого поиска нужных данных по поставщику;
  • возможность быстрого поиска нужных данных по товарной позиции, «сорту», «партии»;
  • приспособленность к удаленному управлению через интернет;
  • приспособленность к расчету алгоритмов, на основании которых будут производиться складские операции;
  • приспособленность к планированию закупок (отпуска), сведению к минимуму затоваривания;
  • сбор статистики по складским операциям, их анализ;
  • наличие инструментария для автоматизации;
  • наличие системы мониторинга ошибок (при заполнении документов);
  • приспособленность к отслеживанию физического перемещения товара (при наличии технических средств идентификации).

Представителям МСП может подойти решение, предлагаемое сервисом Мой Склад — .

  1. Отраслевую спецификацию.

Есть складские решения, наилучшим образом приспособленные к рознице. Есть — промышленные. Есть — те, которые разработаны специально для логистических организаций, у которых склады — основной тип инфраструктуры. Теоретически возможно найти универсальный продукт — но чем больше организация, тем более ее бизнес-процессы привязаны к отраслевой специфике складских операций. И тем большей в общем случае будет потребность в решениях, наилучшим образом приспособленных к определенному сегменту экономической деятельности.

  1. Приспособленность к интеграции складской программы с прочими средствам автоматизации управления предприятием.

Совершенно очевидно, что автоматизация склада тем более эффективна, чем более глубоко в инфраструктуре предприятия внедрены различные сопутствующие программно-аппаратные средства автоматизации учета операций — сканеры, ТСД, метки. Также играет роль то, насколько складская программа приспособлена к интеграции с такими средствами.

Специализированные многофункциональные программные продукты, предназначенные для решения основных задач, характерных для управления складом, образуют отдельную категорию решений — WMS (Warehouse Management System, то есть, программных продуктов, являющихся системами управления складом). В них указанный функционал, отраслевая спецификация и приспособленность к интеграции реализованы в полной мере.

Что следует дополнительно учесть при организации складского учета

При практическом внедрении программ автоматизации складского учета (и последующем их применении) имеет смысл обратить на следующие нюансы, характеризующие данную область управления предприятием:

  1. Использование складского ПО (и сопутствующих ему решений для автоматизации) требует определенной квалификации от работников.

Необходимо, таким образом, обеспечить заблаговременное их обучение навыкам работы с ПО — и лучше всего непосредственно на территории предприятия (чтобы показать сотрудникам наглядно работу программы в соотнесении со знакомыми им складскими операциями).

  1. Внедрению складского ПО должно предшествовать в достаточной мере длительное его тестирование — причем, в реальных условиях (опять же, в привязке к фактически осуществляемым складским операциями).

Если на предприятии традиционно применялся бумажный складской учет (или компьютерный, но не автоматизированный), то первое время бумажные операции по складскому учету будут вестись параллельно с электронными — при том, что вторые не будут иметь юридической силы (поскольку могут сопровождаться составлением документации с ошибками). А если не применялся (вообще нет опыта его ведения) — то производственные процедуры имеет смысл временно отложить, пока программа не будет протестирована (исключение — если ошибки в силу специфики производства не критичны, и вследствие их совершения у контрагентов не будет претензий).

  1. В штате предприятия (или на ближайшем аутсорсе) должен быть человек, в исключительной степени качественно разбирающийся в «глубоких» настройках складской программы — и готовый оперативно отреагировать на ситуацию, если она «заглючит» или заработает непредсказуемым образом.

При сбоях в складской программе, так или иначе, придется приостанавливать производство. Лучше всего, если пауза будет минимальной — но для этого нужные люди должны приступать к работе быстро.

Для ИП без наемных работников, продающих товары собственного производства, а также оказывающих услуги (выполняющих работы) предусмотрена отсрочка по ККТ до 2021 года с учетом поправок в Закон 54-ФЗ.

Ранее мы рассказывали что следует делать, если выявлена пересортица при инвентаризации.

С чем связано появление ошибки ФН 235 на кассах АТОЛ https://onlain-kassy.ru/oborudovanie/fn/oshibka-fn-235-na-kasse-atol.html и что делать в такой ситуации.

Видео — складской учет в 1С:

Организация работы склада. Описание. BPMN схемы прилагаются

Штрихкод был изобретен в 1951 году и, казалось бы, уже прочно вошел в нашу жизнь, однако, как показывает моя практика, многие пользователи не знают, что это такое, даже многие IT-специалисты не знают, что такое сканер штрихкодов и терминал сбора данных. И кажется, что все это сложно для понимания и внедрения, но на самом деле это достаточно просто. И одна из целей данной статьи — показать, насколько проста работа при штрихкодировании, прояснить логику и последовательность операций на автоматизированном складе.
Данная статья не претендует на истину: на некоторых проектах вопрос автоматизации решается иначе, нежели приведенный в статье вариант. Таких проектов, где необходимо было привести работу склада в эффективное, рабочее состояние, у моей компании было порядка 30. И у меня выработалась схема работы, которая стала для меня стандартом автоматизации работы склада. С одной стороны она проста, с другой — она отвечает основным требованиям.
Приведенная в статье схема работы склада масштабируема, но суть в любом случае остается одна и та же. Такая схема работы подойдет как компаниям-реселлерам, так и компаниям-производителям, имеющим склад и ведущим учет товаров или материалов.
Мы поговорим о складском учете с применением специального оборудования, программных и аппаратных средств. Я расскажу, какие применяются устройства, в какой момент, как поступать в тех или иных ситуациях.
Данная статья предназначена прежде всего для IT-специалистов, для программистов и для тех, кто владеет хотя бы немного техническими навыками. Во-первых, в статье употребляются термины, которые часто не понятны простым пользователям. Во-вторых, здесь есть еще BPMN-нотации с описанием бизнес-процессов, которые будут понятны специалисту, но не пользователю. К тому же за последнее время ко мне три или четыре раза обращались именно IT-специалисты, которые открывали свои магазины, либо консультировали своих клиентов. Если вы собираетесь открывать свой бизнес, который предполагает наличие склада, либо оказываете консультирование по внедрению программ и оборудования — данная статья будет вам полезна.
Итак, начнем.

Зачем нужна автоматизация склада?

Сейчас в мою компанию достаточно часто обращаются клиенты по вопросам внедрения CRM-системы, увеличения продаж, оптимизации процессов и т. д.
Но на этапе анализа я, как правило, смотрю еще и на то, как построена работа склада (обыкновенно в компаниях всегда присутствует склад). И если я вижу какие-то “провалы” в работе склада, то непременно ставлю в известность руководство компании.
Какой смысл внедрять CRM-систему и систему увеличения продаж, если учет товара ведется неправильно? Если клиент, с которым вы так тщательно работали, применяя нововведения, закажет у вас в итоге товар, который будет в недостаче или пересортице, и отсутствует на складе? Получается, вы проделали напрасную работу?
Поэтому я всегда рекомендую для начала наладить систему хранения и учета товара и автоматизировать работу склада.
Обыкновенно склад малых и средних предприятий находится на самом примитивном уровне. Ведение складского учета ведется вручную. Точность учета при этом оставляет желать лучшего. Исходя из своего опыта скажу, что ведение складского учета ручным методом обходится предприятию гораздо дороже, нежели его автоматизация. При ручном методе сбора и ввода данных та информация, которая необходима, часто оказывается недостоверной. А увеличение стоимости обслуживания товара ведет к увеличению стоимости самого товара.
Автоматизация работы склада — сравнительно простая технология, внедрение которой не требует дорогостоящего оборудования или программного обеспечения. Таким образом, автоматизация если не напрямую сказывается на увеличении прибыли и объемов продаж, то текущие расходы предприятия снижает точно.

Штрихкодирование товара

В системах учета обязательно вводить данные о штрихкодах номенклатуры. Иначе ваша учетная система не распознает товар, и вы не получите полноценного учета. При заполнении информации о новой позиции номенклатуры предусмотрены два варианта формирования штрихкода:

  • ввод штрихкода с помощью сканера — этот вариант актуален для компаний, занимающихся продажей при получении товара, обладающего своим штрихкодом
  • автоматическое формирование штрихкода в учетной системе — этот вариант актуален для компаний-производителей товаров и компаний — реселлеров в случае, если товар от поставщика получен без штрихкода

Оборудование для складского учета

Для автоматизации работы склада требуется специальное оборудование. Вам понадобятся:

  • сканеры штрихкодов для приемки, сборки и отгрузки товаров;
  • терминалы сбора данных для проведения инвентаризации;
  • принтеры этикеток для печати при необходимости собственной маркировки товара

Рассмотрим каждый из этих видов оборудования подробнее.
1. Сканер штрихкодов
Сканер штрихкодов — это компактное устройство, главной функцией которого является считывание информации с этикетки товара и передача её в учетную систему. Сканер штрихкода используется при сборке товара, при поступлении товара и реализации товаров клиенту.
Сканеры бывают разные по своим техническим характеристикам: одноплоскостные, многоплоскостные и т.д. Они отличаются качеством, скоростью, дальностью считывания и другими показателями.
Сканеры штрихкодов бывают проводные и беспроводные. Я рекомендую использовать беспроводные для того, чтобы не ограничивать мобильность сотрудника и не быть привязанным к месту. Да, они стоят в разы дороже, но зато это очень удобно.
2. Терминал сбора данных
Терминалы сбора данных — это специализированное устройство, представляющие собой портативный компьютер со встроенным сканером штрихкода.
Терминал предназначен в первую очередь для быстрого сбора, обработки и передачи информации о товаре при проведении инвентаризации, но также может использоваться при поступлении товара и сборке товара для отгрузки клиенту.
Терминал сбора данных имеет луч для сканирования; монитор, на котором мы можем увидеть, какой товар просканирован; и кнопочную панель для введения информации о количестве товара и для выполнения различных команд.
С помощью ТСД вы можете как сканировать весь товар подряд, так и считать штрихкод отдельной позиции и вручную ввести количество этого товара.
Терминал в отличии от сканера не только считывает штрихкод, но и накапливает информацию о просканированных штрихкодах у себя в памяти. Естественно, есть более дорогие устройства, которые могут связываться с базой данных и выдавать информацию об остатке товара и т. п. Но мы рассматриваем простейший вариант ТСД, когда нам просто необходимо провести инвентаризацию.
ТСД бывают разные, их стоимость варьируется от 25 тысяч рублей до заоблачных цифр (я видел ТСД за 250 тысяч). Эффективность ТСД в данном случае не зависит от цены. Какой я рекомендую использовать ТСД? Я рекомендую самый простейший, выполняющий операции сканирования, хранения и передачи данных в систему учета. Все новомодные системы на андроиде, с цветным дисплеем и другим продвинутым функционалом требуют квалифицированных специалистов, продуманной работы с этим оборудованием и хорошего программного обеспечения. Да, такие функции и не нужны, так как на конечный результат они не влияют. Поэтому чем проще — тем лучше.
Также при покупке ТСД необходимы такие комплектующие, как подставка и запасной аккумулятор. ТСД — это такое оборудование, которое быстро снимают с производства. Вы его купили, а потом можете не найти на него комплектующие, и вам придется либо искать их, либо покупать новый. Поэтому рекомендую сразу запастись аккумуляторами.
Зачем нужна подставка? Она связана с самой системой учета, через нее происходит передача данных из ТСД в систему. Кроме того, в комплекте с оборудованием обычно нет кабеля USB для связи подставки с компьютером, его тоже необходимо приобрести.
Еще один важный нюанс, который необходимо учитывать при покупке ТСД: вы можете купить одну или две подставки на четыре-пять терминалов. Почему? Сам терминал во время инвентаризации постоянно используется, подставка же используется короткий промежуток времени для выгрузки и загрузки данных из вашей системы в терминал данных в вашу учетную систему. Можно и подождать, так как сама выгрузка происходит 10-15 секунд в зависимости от скорости работы терминала. Клиентам я рекомендую приобретать 2 подставки и 5 ТСД на один склад среднего размера для проведения быстрой инвентаризации.

Кроме того, ТСД можно использовать при поступлении или реализации. Вы можете просканировать весь поступивший товар терминалом, и загрузить данные в документ поступления в учетной системе.
3. Принтер этикеток
Принтер этикеток – это устройство, с помощью которого изображение штрихкода наносится на этикетку. В учетной системе формируется этикетка, которая затем распечатывается на принтере.
Этикетки со штрихкодами необходимо печатать, как я уже писал выше, на товар, который не имеет штрихкода. Это бывает в том случае, если вы являетесь производителем товара, либо вы получили от поставщика товар, не имеющий штрихкода.
Какой покупать принтер этикеток? Я рекомендую покупать не самый дорогой, но и не самый дешевый принтер этикеток.
На что стоит обращать внимание при покупке:

  • производительность
  • ширина этикетки. Если у вас крупный товар и вы хотите печатать большую этикетку, то вы должны выбирать такой принтер, который сможет напечатать такую ширину.
  • условия, в которых может функционировать устройство. Достаточно часто бывает, что склады находятся в неотапливаемом помещении, а оборудование покупается для офиса, естественно, оно быстро выйдет из строя в силу перепада температур, влажности и т. д. Поэтому если у вас неотапливаемый склад, всегда учитывайте условия, в которых может функционировать устройство.

Необходимо сказать несколько слов о самих этикетках. Этикетки — это специализированная бумага для маркировки изделия, с возможностью нанесения графической информации, и не только штрихкода. Этикетки могут быть разных размеров и из разного материала. Размеры представлены самые разные и описывать их не имеет смысла. Я лишь остановлюсь на материале — есть два вида:

  • термотрансферные этикетки — печать возможна только при помощи красящей ленты в основном черного цвета
  • термоэтикетки — печать на термоэтикетках осуществляется путем прямого нагрева выборочных точек движущейся этикетки термопечатающей головкой принтера или весов

Статья была бы не полной, если бы я не сказал про стоимость оборудования. Да, оборудование на рынке представлено разное стоимость его сильно варьируется, но я приведу перечень оборудования, выбранного мною для реального проекта.

№ п/п Наименование Цена Кол-во Сумма
1 Термотрансферный принтер этикеток Citizen CL-S 621 (черный) 33014 1 33014
2 Самоклеющаяся этикет-лента 30х20 (2000 шт.) полуглянец 76 2 152
3 BlueTooth лазерный сканер штрих-кода Honeywell/Metrologic
1202g, Voyager, BT, USB, с подставкой (черный)
27411 2 54822
4 Кабель интерфейсный USB (A-B) 242 1 242
5 Терминал OPH-1005 (в сборе) 4Mb flash, 64Mb RAM 38293 2 76586
Итого: 164816

Теперь, когда товар проштрихкодирован, в учетную систему внесены данные о соответствии номенклатуры и штрихкода, оборудование закуплено, мы можем вести автоматизированную работу склада. Рассмотрим подробно, как это происходит.

Автоматизация складских процессов

Условно работу склада можно разбить на три процесса:

  • Поступление товара — включает следующие операции: оприходование излишков, поступление товаров от поставщика, поступление товаров из производства.
  • Хранение и учет товара — предполагает проведение инвентаризаций товаров, перемещение товаров между складами и помещениями.
  • Выдача товара — включает различные операции расходования товаров: списание на внутренние нужды, списание порчи товаров, отгрузка клиенту.

Рассмотрим по порядку, какая работа происходит на складе при каждом из этих процессов на примере конкретных операций. Для удобства восприятия вашего и ваших клиентов, в начале каждого из трех разделов я привожу описание бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0

Поступление товаров от поставщика.

Как происходит операция приема товаров от поставщика?

  • Мы создаем заказ поставщику, в котором указываем необходимый нам товар.
  • Поставщик привозит товар.
  • Мы считываем один за другим штрихкоды товаров сканером, и вводим их в базу данных в документ Поступление товаров.

Сразу возникает вопрос: а что делать, если товар поступил без штрихкода?
Мы уже об этом говорили выше, но сейчас подробно рассмотрим саму процедуру. Если товар пришел без штрихкода, то есть два варианта развития событий:

  1. Если у нас есть время, и мы знаем, какой товар будет без штрихкода, мы можем подготовить заранее или распечатать во время приема необходимое количество этикеток, наклеить их на товар, а затем уже оприходовать на склад путем сканирования.
  2. Если нам быстро надо оприходовать товар с целью иметь в базе информацию об остатках и сразу начать резервировать товар для клиентов — мы оприходуем товар по количеству, но без проведения через сканер. То есть сотрудники считают товар и вводят вручную данные в учетную систему.

Когда в системе будет проведен документ поступления товара, сотрудники могут спокойно штрихкодировать товар: распечатывать этикетки со штрихкодом и клеить их на товар.
Если продукция дорогая — я не рекомендую использовать второй вариант приема товара. Все-таки в этом случае сначала нужно проштрихкодировать товар, принять его, а затем уже начать продавать.
Надо запомнить правило: если товар пришел без штрихкода, если у нас мало времени и товар не очень ценный — мы его сначала можем оприходовать по количеству, не проводя через сканер штрихкода, а потом уже штрихкодировать и наклеивать этикетки.
При наклейке на товар этикеток со штрихкодами есть один полезный прием. Он очень простой, но значительно облегчает работу:
Если вы сделали заказ поставщику, и знаете, какое количество товара придет, вы распечатываете этикетки заранее. Бывает так, что товар либо весь не заштрихкодирован, либо известно, какой товар не будет обладать штрихкодом — вы заранее генерируете штрихкоды на такой товар в учетной системе и распечатываете все этикетки на товар будущего поступления. Количество этикеток должно совпадать с количеством ожидаемого товара.
Затем при поступлении товара от поставщика, вы можете не считая его, просто наклеить этикетки. Если не осталось этикеток и необклеенного товара — значит, количество товара соответствует тому, что вы заказали. Если остались лишние этикетки (такое бывает), значит, товар не довезен. Если этикеток не хватило — значит, привезли излишек или налицо какая-то пересортица (возможно, наклеили штрихкод не на тот товар). В этом случае надо сразу выяснять, где вы ошиблись, или что не довез поставщик.
Итак, для оприходования товара от поставщика или любого другого оприходования необходим сканер штрихкодов и принтер этикеток. Также поступление можно делать терминалом сбора данных: считываем все штрихкоды терминалом, а затем всю информацию единовременно или частями загружаем в документ поступления товаров в учетную систему.
После того, как товар проэтикирован, вы его раскладываете. Про адресное хранение, когда ваш склад поделен на секции, и в определенную секцию вы кладете определенный товар и отмечаете это в системе — я здесь говорить не буду. Использовать или не использовать адресный склад — каждый решает сам. Но я не рекомендую его использовать на малых и средних предприятиях, так как сотрудники начинают ошибаться, они не могут рассчитать правильно площадь и объем своего склада и тому подобные вещи. Поэтому в данной статье не будет рассматриваться такой вариант, как адресное хранение, серийный учет и тому подобные вещи. Это масштабирование, усложнение системы, но на суть работы это не влияет.
После того, как мы товар приняли, он у нас хранится, мы должны контролировать товар, вести его учет, делать так называемую инвентаризацию и при необходимости оформлять перемещения товаров.

Хранение и учет товара на складе

Хранение и учет товара предполагает проведение инвентаризаций и перемещение товаров между складами и помещениями. Перемещение товаров происходит путем считывания штрихкодов — здесь я не буду углубляться в описании. Документ Перемещение представляет собой одновременную выдачу товара с одного склада-источника и поступление на склад-получатель. Вы открываете документ Перемещение товаров и сканируете в него необходимый товар.
Давайте остановимся подробнее на инвентаризации. Как она происходит? Какое оборудование для этого нужно?
Инвентаризация — это проверка наличия товаров на определённую дату путём сличения фактических данных с данными системы учёта.
Из моего опыта скажу, что неправильно делать инвентаризацию своими силами. Многие компании проводят инвентаризацию своими силами, аргументируя это тем, что их сотрудники очень хорошо знают товар, в отличие от сторонних специалистов. Но это неправильно, так как получается, что работник склада сам себя проверяет.
Идеально, если для проведения инвентаризации будут привлечены сторонние компании (аудиторы или 1с-ники), либо если такой возможности нет — привлечь сотрудников своей же компании, но из других отделов, не связанных с работой на складе. Почему это необходимо? Потому что, повторюсь, нельзя, чтобы человек проверял сам себя.
Бывали, такие случаи, когда инвентаризация (в особенности если это была первая инвентаризация) была поводом списать все свои огрехи, воровство и т.д. и т.п. Особенно если человек работает долго. Если по результатам инвентаризации — все сошлось, это должно вызвать у вас подозрение, скорее всего здесь дело не чисто, налицо обман системы сотрудником.
При мне был такой случай, что складовщик “находил” товар после выявления недостач в результате инвентаризации. Это выглядело крайне подозрительно.
Также напомню, что инвентаризация должна проводиться в выходные дни или в нерабочее время, чтобы не происходило движения товара. Многие компании этим пренебрегают, а после ищут, откуда взялась недостача.
Как происходит инвентаризация? Сотрудник или несколько сотрудников (если несколько сотрудников — склад разбивается на секции) считывают товар на стеллажах один за другим, используя терминал сбора данных. Каждый сотрудник идет и сканирует товар, который ему попадается в своей секции. Затем ТСД устанавливается на подставку и данные загружаются в учетную систему.
Информация из ТСД поступает в виде документа Инвентаризация товара или Пересчет товара с информацией, какой товар был просканирован во время этой работы. Затем необходимо удалить данные из терминала, после чего можно сканировать следующую порцию данных, пока не будет просканирован весь товар.
Какие нюансы необходимо учитывать при автоматизированной инвентаризации товаров? Если вы сканируете товар в несколько заходов существует такая проблема: при загрузке данных из терминала в учетную систему, предыдущие данные из документа Инвентаризации удаляются.
Как мы обычно поступаем в таких случаях? Создается несколько документов Инвентаризации данных, где записывается, кто сканировал, и какой стеллаж. Потом мы берем и объединяем данные из нескольких документов в один путем копирования.
Что дальше должна делать система, когда мы имеем все данные в одном документе? Система сравнивает результаты документа Инвентаризации с учетными данными и выдает информацию об излишках и недостачах. Чтобы в системе была актуальная информация об остатках товаров на складах, по результатам инвентаризации необходимо сделать следующее:

  • списать недостачи
  • оприходовать излишки

Затем уже на разницу между списанием и оприходованием материально ответственное за склад лицо может быть оштрафовано.
Подытожу, во время инвентаризации осуществляются следующие действия:

  • сканируем товары
  • загружаем эти данные в документ Инвентаризация,
  • система автоматически сравнивает учетные данные с фактическими, и выдает нам информацию о необходимости создать документы Списания и/или Оприходования товаров.

Выдача товаров

Теперь рассмотрим вариант отгрузки товаров клиенту. Обычно схема реализации товаров клиенту выглядит так:

  • менеджер по продажам оформляет заказ клиента
  • после оплаты товара (или безе нее, если предприятие отпускает товар в кредит) менеджер оформляет документ реализации товара
  • склад собирает и отпускает товар, заказанный клиентом

Но здесь необходимо понимать проблемы российской дисциплины. Например, у вас в базе числится 50 единиц товара, а на складе их 49. Если мы создаем реализацию и проводим ее, а только потом собираем товар, могут возникнуть конфликты с клиентом, который уже оплатил 50 штук и рассчитывал именно на 50.
И при такой схеме работы складовщик сообщает менеджеру о недостаче товара постфактум.
Как это можно решить? Я рекомендую внедрить между оформлением заказа клиента и оформлением реализации процедуру сборки товара:

  • менеджер резервирует товар по заказу клиента
  • менеджер дает складу задание собрать заказ
  • склад на основании заказа оформляет документ Сборка заказа, где проводит необходимые данные о собранном по заказу товаре.

Документ сборки товара состоит из информации, что необходимо собрать и сколько уже собрано. Работник склада собирает товар, сканирует его, если товар просканирован, данные в колонке собранного товара увеличиваются.
Если мы сосканировали больше необходимого количества, то система выдает список лишних позиций. Если мы сосканировали меньшее количество — мы не сможем закрыть работу по заказу, пока весь товар не будет собран. Если же в сборке количество собранного товара совпадает с количеством к сборке — на основании этой сборки создается реализация товаров и услуг.
Если товара недостаточно, об этом сообщается менеджеру, менеджер уже связывается с клиентом по поводу заказа, но это уже другой бизнес-процесс.
Зачем нужна сборка товара? Если мы создаем сразу реализацию, это неправильно, потому что тогда наступают наши финансовые обязательства перед клиентом. Но на самом деле, пока мы не видим в наличии весь товар по заказу клиента, пока мы его не собрали, мы не можем сказать покупателю, что товар действительно есть в наличии.
Вы можете оформлять сборку товара не только при помощи сканера, но и при помощи терминала сбора данных. При этом весь собранный товар единовременно сканируется, и данные загружаются в документ Сборка товара.
Часто на предприятиях возникает вопрос: Что делать с весовым товаром, который мы продаем поштучно?
Бывает такое, что товар оприходуется по весу, а продается поштучно. Например, болты. Болты приходят килограммами, а продаете вы их штучно. Как здесь быть? Очень просто. В системе заводится две единицы измерения номенклатуры — шт и кг, указывается коэффициент, какое количество штук содержится в килограмме. При продаже и сборке товара сотрудник сканирует штрихкод этого товара и вводит продаваемое количество товара. При этом этикетки со штрихкодами не нужно наклеивать на каждую единицу товара. У складовщика есть листок со штрихкодами товаров, на который нельзя наклеить штрих-код, он сканирует и вбивает количество болтов.
При списании списывается количество как в штуках, так и в килограммах. Потом инвентаризация проводится уже по килограммам, товар взвешивается, и фактический вес сверяется с учетным. Благодаря коэффициенту всегда можно знать, сколько штук содержится в килограмме, сколько весит одна штука. И если пришло 50 кг болтов, а продали 1000 шт по 50 гр — у нас должно остаться количество — 0. Если ничего не осталось, значит все в порядке: 50 кг болтов пришло, 50 кг ушло.

Заключение

Надеюсь, предоставленной информации будет достаточно, чтобы спроектировать и автоматизировать работу склада на вашем предприятии или у вашего клиента.

Способы ведения складского учета товаров (нюансы)

Ведение складского учета необходимо для контроля движения и сохранности товаров на предприятии. О том, как рациональнее организовать учет, какой выбрать способ и систему учета ТМЦ, поговорим далее.

Сортовой способ учета

Партионный способ учета

Система складского учета

Итоги

Сортовой способ учета

Основным НПА, регламентирующим порядок и методы складского учета, являются Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее — МПЗ), которые утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н. Данными указаниями предусмотрены 2 основных способа учета МПЗ: сортовой и партионный.

Сортовой метод учета применяется при хранении товаров по сортам и наименованиям. ТМЦ могут отличаться и более подробными характеристиками, такими как цвет, форма, единица измерения и проч. При этом цена приобретения, время поступления и партия товара не столь важны. То есть вновь поступивший товар добавляется к остаточным позициям и смешивается с ними вне зависимости от цены, поставщика и партии товара.

При реализации или ином выбытии товар выбирается произвольно. Причем для оценки ТМЦ могут использоваться следующие методы:

  • ФИФО (первым пришел, первым выбыл) — в данном случае стоимость ТМЦ при списании отражается по цене первой партии;
  • средняя стоимость — суммируется стоимость товаров со всех поступлений и делится на количество;
  • стоимость единицы товара.

Более подробно о методах оценки МПЗ читайте в материале «Методы оценки материально-производственных запасов».

На каждую позицию товара материально ответственные лица (далее — МОЛ) заводят карточку складского учета М-17. Такая карточка ведется в течение года. В нее вносятся данные о товаре: номенклатурный номер, склад местонахождения, учетные цены и проч. После чего МОЛ отражает каждое движение МПЗ на складе: поступление, перемещение, выбытие на основании первичных и сопроводительных документов.

Торговые компании используют карточку количественно-стоимостного учета ТОРГ-28.

К плюсам использования данного способа относятся:

  • рациональное и экономное использование площади склада;
  • возможность адресного хранения ТМЦ, то есть у каждого вида товара имеется свой буквенно-цифровой шифр, который присваивается в зависимости от полки (ячейки), на которой хранится ТМЦ на складе;
  • оперативное управление остатками товаров.

Из минусов можно выделить:

  • отсутствие возможности разделения товаров одного вида по цене поступления;
  • увеличение трудозатрат.

Для взаимодействия склада и бухгалтерии возможны 2 метода ведения учета: количественно-суммовой и сальдовый.

При использовании количественно-суммового метода учет товаров ведется по количеству и стоимости ТМЦ и на складе, и в бухгалтерии. При этом методическими рекомендациями предусмотрено 2 варианта:

  1. На складе ведется только количественный учет в складских картах, а вся первичная документация сразу после оприходования сдается в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заводит карточки количественно-суммового учета на каждую номенклатурную позицию и выводит остатки и обороты по движению товаров. Далее составляется единая оборотная ведомость по всем номенклатурным номерам. То есть бухгалтерия дублирует складской учет, выводя остатки и по количеству, и по сумме.
  2. Складские карточки ведутся только складом в стоимостном и количественном выражении. В бухгалтерии же вся приходная и расходная первичка группируется по видам номенклатуры, а в конце периода подсчитываются итоговые данные. Результаты записываются в сводную ведомость и сверяются с данными складского учета.

Ведение складского учета сальдовым методом предусматривает следующий порядок: склад учитывает товар только по количеству, а бухгалтерия — только в суммовом выражении. То есть на складе в течение установленного графиком документооборота периоде ведется оперативное движение товара в карточках на основании первички. В конце срока все документы сдаются в бухгалтерию.

Ответственный за участок ТМЦ бухгалтерский работник сверяет данные первичных документов со сведениями, указанными в карточках, ставит свою визу и переносит результаты в сальдовые ведомости, на основании которых составляется сводная итоговая ведомость в разрезе синтетических счетов (субсчетов), товарных групп, а также складов или подразделений.

Партионный способ учета

При учете МПЗ партионным способом каждая поступающая партия товаров хранится отдельно от предыдущих. Партия — однородный (одинаковый) товар, поступивший:

  • по нескольким транспортным документам, но от одного поставщика в одно время;
  • по одному транспортному документу.

Учет МПЗ по партиям ведется и на складе, и в бухгалтерии одновременно.

При поступлении товаров МОЛ регистрирует их в журнале и присваивает порядковый номер всей партии товара. Данный номер фиксируется во всех последующих расходных документах при выбытии ТМЦ из данной партии.

На основании сопроводительных первичных документов, полученных от поставщика, МОЛ заводит специальную партионную карту. Чаще всего используется форма МХ-10, но возможно использовать и бланк, разработанный компанией применительно для каждого отдельного вида товаров. В данной карте фиксируется все движение МПЗ из конкретной партии: документ выбытия, дата, количество — и так до полного израсходования ТМЦ.

По факту выбытия всей партии ТМЦ МОЛ закрывает партионную карту, составляет акт израсходования МПЗ и передает все бумаги в бухгалтерию.

К положительным сторонам данного метода учета можно отнести:

  • усиленный контроль остатков;
  • снижение потерь;
  • возможность реже проводить ревизии.

Из минусов можно отметить:

  • нерациональное использование площадей;
  • невозможность оперативного учета по номенклатуре, так как учет ведется в разных партионных картах.

Партионный способ учета МПЗ очень удобно применять при реализации однородного товара с определенным сроком годности, а также на предприятиях общественного питания.

Выбранный вариант учета товаров — сортовой или партионный — необходимо зафиксировать в учетной политике предприятия.

О методах составления учетной политики читайте в материале «Как составить учетную политику организации (2015)?».

Система складского учета

Если буквально 20 лет назад учет велся в основном вручную, то сегодня представить современный склад без автоматизированной системы учета довольно сложно. Рассмотрим плюсы и минусы каждой из систем.

Ведение складского учета вручную грозит ошибками и просчетами (человеческий фактор), а также требует значительных трудо- и времязатрат.

При значительной отдаленности бухгалтерии от склада при ручном учете возникают следующие сложности:

  • случайные, а иногда и специальные ошибки, приписки с целью хищения и проч.;
  • несогласованность работы сотрудников;
  • значительные временные затраты при передаче документов в бухгалтерию и обратно;
  • невозможно оперативно отследить остатки на складе;
  • нет возможности зарезервировать ТМЦ для покупателей;
  • частые проверки остатков;
  • трудовые и временные затраты на проведение ревизий.

Чтобы снизить влияние человеческого фактора, а также трудовые и временные затраты, многие предприниматели вводят автоматизированные системы учета на предприятии. Сегодня производители предлагают большой ассортимент программного обеспечения для автоматизации складского учета.

Все они отвечают основным параметрам:

  • возможность отслеживать движение товара на складе — приход, расход остаток за любой выбранный период;
  • управление программой из любой точки мира, практически с любого электронного устройства;
  • выписка пакета первичных и учетных документов;
  • оперативное взаимодействие всех служб предприятия;
  • формирование и отслеживание ценовой политики предприятия, а также системы скидок;
  • ведение учета нескольких складов одновременно;
  • быстрый вывод остатков для проведения инвентаризации, а также возможность отследить причину тех или иных отклонений.

Из минусов можно отметить:

  • затраты на приобретение программы и ее периодические обновления;
  • проблемы с кадрами, знающими принципы работы в программе;
  • содержание IT-менеджера, а на крупных предприятиях– IT-службы.

Как видно из вышеприведенного обзора, автоматизированные системы учета наиболее эффективны и позволяют оперативно и выгодно управлять складом.

Склад — важная составляющая бизнес-процесса любого предприятия. От того, насколько эффективно организована его работа, зависит получение прибыли предприятия в целом. Для этих целей предусмотрены специальные способы учета ТМЦ: сортовой и партионный, а также применение автоматизированных программ складского учета.

Учет складских операций осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями, которые утверждены Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (ред. от 24.10.2016). Раздел 6 данного документа определяет способы организации складского хранения и учета, перечень документации, которая должна оформляться при движении товара на складе, порядок ее оформления и т.п. Также применяются положения ПБУ 5/01 «Учет МПЗ».

Способы ведения учета складских операций

Товарно-материальные ценности (ТМЦ), хранящиеся на складе, могут учитываться двумя методами:

  • Сальдовый метод подразумевает, что на складе все ТМЦ учитываются только по количеству. В денежном выражении учет ведется в бухгалтерии.

  • Количественно-суммовой метод. Здесь название говорит само за себя – на складе учет осуществляется как в количественном измерении, так и в денежном выражении. Бухгалтерия учитывает ТМЦ на основании первичных документов, переданных со склада после оприходования ценностей. По итогам периода учетные данные склада и бухгалтерии сверяются.

ТМЦ можно учитывать, используя следующие способы:

  • Сортовой способ – материальные ценности учитываются согласно их наименованию и сорту, независимо от даты поступления на склад. В этом случае на каждый вид заводится карточка учета по форме М-17, которая закрывается и отправляется в бухгалтерию по истечении каждого календарного года, а в торговых организациях оформляется карточка количественно-суммового учета М-28.

  • Партионный способ – товар учитывается в пределах партии, в которой он поступил на склад. На каждую поступивщую партию оформляется партионная карта (форма МХ-10), которая закрывается только после того, как весь учтенный в ней товар уйдет со склада.

  • Партионно-сортовой, в этом случае каждую партию разбивают по видам товара.

У каждого способа есть свои плюсы и минусы. Так, при партионном учете нужно организовать изолированное хранение каждой партии, что не всегда удобно, поскольку требует много места. Но зато можно учитывать товар именно по той цене, по которой он поступил.

Сортовой учет позволяет использовать складские площади более рационально, но списание товара приходится производить исходя из его средней стоимости.

На складе ведение учета возлагается на должностное лицо, ответственное за прием, отпуск, сохранность ТМЦ, Как правило, это кладовщик или заведующий складом, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

Учет складских операций: этапы

Организация учета складских операций подразумевает выделение нескольких отдельных этапов:

  • Поступление ТМЦ на склад. Поступление материальных ценностей сопровождается определенным пакетом документов. В него обязательно должна входить товарная накладная по форме ТОРГ-12 (либо любая другая, которой пользуется поставщик) или М-15 — при отпуске ТМЦ на сторону. Также может присутствовать счет-фактура, товарно-транспортная накладная или спецификация. На склад товар приходуют по накладной, составляя приходный ордер по форме М-4. Затем заполняется карточка учета по форме М-17 (или М-28). Если обнаружено несоответствие между фактическим количеством поступивших ТМЦ и заявленным в сопроводительных документах, составляется акт (форма М-7) и направляется претензия поставщику.

  • Движение ТМЦ на складе. Здесь подразумевается внутреннее перемещение товара (из одного склада в другой, между структурными подразделениями). При этом оформляют требование-накладную по форме М-11 в двух экземплярах. Один остается в месте убытия и служит для списания ТМЦ, другой передается вместе с товаром и используется для оприходования получателем. Также может использоваться лимитно-заборная карта М-8. В основном она используется при отборе материалов на производство.

  • Отпуск товаров на сторону. Оформляется аналогично внутреннему движению, но только сопровождается накладной по форме М-15 или ТОРГ-12.

  • Инвентаризация – это сверка фактического наличия товаров на складе с тем, которое числится в документах. Инвентаризация может быть плановая (обычно один раз в год), либо внеплановая (передача ТМЦ другому материально-ответственному лицу, при хищении или порче и т.д.). Сверка ведется по инвентаризационной описи (форма ИНВ-3). В ней содержатся данные о наличии товаров по информации бухгалтерии, и есть графа, где проставляется фактическое количество на складе. Если в ходе инвентаризации выявлено расхождение, то составляется сличительная ведомость, оформляется акт, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются.

  • Хранение материалов. Это может быть как основной деятельностью предприятия, то есть создается специальный склад, в который любой желающий может поместить свои ТМЦ на хранение за плату, либо на складе организации ведется хранение собственных ценностей, которые не подлежат дальнейшему использованию, но и не списываются. Для оформления хранения предусмотрен целый пакет документов с грифом МХ. Так, формы актов МХ-1 и МХ-3 оформляются при приеме товара на хранение и его возврате, сведения о принятых и возвращенных ТМЦ вносят в журнал учета МХ-2. Отчет по форме МХ-20 предназначен для отражения движения товара.

Компания может вести складской учет, как при помощи вышеуказанных унифицированных форм, так и разработав собственные учетные бланки с указанием в них обязательных реквизитов для первичных документов. Применяемые формы должны быть зафиксированы в учетной политике.

Пример ведения учета складских операций

ООО «Люкс» купила у ООО «Орион» муку для своего кондитерского цеха. На складе ООО «Люкс» применяется количественно-суммовой метод учета:

  • Кладовщик принял муку по накладной ТОРГ-12, расхождений выявлено не было и поэтому по итогам приемки составляется приходный ордер М-4. Мука приходуется на склад, кладовщик заводит карточку М-17, куда вносят данные о дате поступления, цене, количестве муки и сумме. В бухгалтерию передают первичные документы (счет-фактуру, ордер М-4).

  • После оприходования мука передана на производство. Выписывается два экземпляра лимитно-заборной карты (форма М-8). Одна остается у кладовщика, другая передается на производство. Выбытие отмечается кладовщиком в карточке М-17.

  • По окончании месяца лимитно-заборная карта сдается кладовщиком в бухгалтерию вместе с отчетом о движении материалов в местах хранения по форме МХ-20. Бухгалтерия сверяет данные учета на складе с показателями бухучета.

Правильно организованный учет складских операций обеспечивает сохранность товаров при хранении и перемещении, а также почти полностью исключает возможность пересортицы.

Как эффективно вести документооборот на складе

О чем вы узнаете:

  • об том, почему необходимо автоматизировать складской учет;
  • о видах складской документации;
  • о программе для ведения складского документооборота «Бизнес.Ру».

Автоматизация операций складского учета

Несколько десятков тысяч единиц может насчитывать номенклатура товаров на складе простой среднестатистической фирмы. И именно от качества ведения складского учета зависит сохранность такого количества товаров.

Некоторые склады с небольшим ассортиментом товаров ведут складской учет в «Excel», но современные предприниматели, которые стараются вести свой бизнес в ногу со временем, давно оценили преимущества и удобство программ автоматизации складских процессов.

Для чего же необходима автоматизация работы склада?

В первую очередь, необходима потому, что возникновение проблем в работе складов может повлечь за собой значительные финансовые потери для владельцев бизнеса.

К примеру, из-за неправильного расположения товаров, из-за ненадлежащего оформления отчетности, ошибочного учета остатков, из-за человеческого фактора – невнимательности, ошибок персонала, а также нерационального использования складской территории весь процесс работы склада тормозится, система начинает давать сбои.

Неавтоматизированными могут оставаться небольшие склады с узким перечнем товаров, но если владелец бизнеса нацелен на развитие и не хочет останавливаться на достигнутом, то автоматизация операций складского учета – это важнейший шаг в работе, который принесет видимый результат уже спустя самое короткое время.

Смотрите также: Транспортная логистика — что это такое

Основные преимущества автоматизации склада – это:

  • Адресное хранение товаров;
  • Систематизация номенклатурного справочника товаров;
  • Оперативный учет поступающей продукции;
  • Быстрое приходование, расходование, списание товаров;
  • Детализация расположения товаров на складе;
  • Контроль запасов и остатков товаров в онлайн-режиме;
  • Управление резервированием;
  • Составление документов для организации работы склада в автоматическом режиме;
  • Облегчение проведения процесса инвентаризации;
  • Облегчение процесса поиска товаров на складе;
  • Сокращение числа ошибок в учете товаров;
  • Сокращение объема работ для сотрудников склада;
  • Печать ценников и этикеток;
  • Отслеживание процессов и стадий заказов товаров клиентов в онлайн-режиме;
  • Грамотное и эффективное управление складской территорией;
  • Повышение производительности работы склада.

И это лишь основные преимущества, которые приобретает любой склад после автоматизации процессов. Автоматизировать складские помещения можно при помощи различных программ и на разных уровнях: частичном, базовом, полном – все зависит от того, какие цели автоматизации преследуется руководством фирмы и какой результат планируется получить.

Чтобы в полной мере оценить все преимущества автоматизации склада используйте программу Бизнес.Ру. Программа обладает интуитивно понятным интерфейсом с возможностью настройки под пользователя. Все вышеперечисленные преимущества уже входят в базовый функционал программы Бизнес.Ру. Попробуйте программу для автоматизации склада Бизнес.Ру бесплатно >>

То есть, автоматизировать можно, к примеру, только основные складские операции, а можно и все складские процессы полностью от «а» до «я». Неоспоримым плюсом, который получит владелец бизнеса после автоматизации склада – это составление документов для организации работы склада.

Как известно, все процедуры по приему, хранению, перемещению, отпуску товаров со складов должны оформляться с помощью соответствующих документов и должны отражаться в складском учете.

И, если раньше составлять документы нужно было в ручном режиме и затрачивать на это огромное количество времени, то после внедрения автоматизации склада все документы будут формироваться автоматически, в самое короткое время и с исключением каких-либо ошибок. Это значит, что процесс подготовки складских документов упростится и ускорится в разы.

Как посчитать оборачиваемость товара на складе >>

Виды складской документации

Рассмотрим основные виды первичных учетных документов, необходимые для оформления процедур по приему, хранению и сбыту товаров на складе.

Процедура

Документ складского учета

Назначение

Прием товара

Накладная от поставщиков

Документ является основанием для оприходования товаров.

Приходная накладная

Документ оформляется на основании накладной от поставщика и необходим для учета поступающей на склад продукции

Товарно-транспортная накладная по форме №1-Т

Первичный учетный документ, оформляется для подтверждения факта приемки-передачи ТМЦ, которые были доставлены транспортом. Первая часть накладной состоит из товарного раздела, который служит для списания товаров у грузоотправителей и их оприходования у грузополучателей. Вторая часть, транспортная, служит для учета проведенной транспортной работы и расчетов за услуги транспортировки товаров.

М-4. Приходный складской ордер

Оформляется для учета материалов, товаров, которые поступают на склад от поставщиков, выписывается на все количество ТМЦ фактически поступивших в определенный день. Может быть выписан только на основании другого документа, к примеру, накладной.

М-7. Акт о приемке материалов

Оформляется при поступлении ТМЦ от поставщиков не в полном объеме или без сопроводительных документов, либо в тех случаях, когда в документации заявлено определенное качество и количество товаров, а фактически доставлено – другое, то есть, имеются расхождения. На основании Акта осуществляется составление претензии контрагенту.

ТОРГ-1. Акт о приемке товаров

Оформляется для учета ТМЦ при приемке и после проверки доставленных товаров по качеству, количеству, массе, комплектности. Заполнение Акта по форме ТОРГ-1 является подтверждением того, что принятый товар проверен и принят на склад/в магазин.

ТОРГ-2. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ

Оформляется в том случае, если при приемке товаров грузополучатель обнаружит расхождения по количеству или качеству товара, которые были прописаны в договоре купли-продажи или несоответствие товара его сопроводительным документам.

Хранение товаров

ТОРГ-11. Товарный ярлык

Для учета товаров в местах их хранения применяется товарный ярлык, который составляется на каждое наименование товаров и хранится вместе с товаром. Содержит информацию: наименование товара, артикул, сорт, количество товара на складе. Информация с товарного ярлыка необходимо для заполнения инвентаризационной описи.

М-17. Карточка учета материалов

Оформляется для учета движения материалов, которые находятся на складе на хранении и учета их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер товаров заполняется своя карточка учета на основании приходных документов, к примеру, ордера по форме М-4, в день совершения операции.

Перемещение товаров на складе

М-11. Требование-накладная

Оформляется при перемещении товаров внутри подразделений предприятия или, к примеру, между материально-ответственными лицами. Один экземпляр остается на сдающем товаре складе, а второй отдается лицу, принимающему товары. Также этим документом оформляется сдачи на склад неизрасходованных материалов, которые были ранее получены по требованию.

ТОРГ-13. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары

Оформляется при внутреннем перемещении товаров от головной организации до ее дочерней фирмы посредством собственного транспорта фирмы. Применяется для учета внутри организации материально- производственных запасов и составляется в двух экземплярах для сдающей товары структурной единицы и для принимающего подразделения для оприходования ценностей.

Отпуск (выбытие) товаров со склада

М-15. Накладная на отпуск материалов на сторону

Оформляется при передаче материальных ценностей из одной организации в другую, а также при выбытии материалов после их продажи. Один из экземпляров данного документа необходим для отпуска материалов со склада, а во второй передается получателю материалов. В накладной по форме М-15 указывается цена отгружаемых со склада материалов. Чаще накладная используется, когда возникает необходимость сопроводить ТМЦ со склада головного предприятия в его подразделения, территориально расположенные в других местах.

ТОРГ-12. Товарная накладная

Оформляется для непосредственного отпуска товаров со склада при их продаже сторонним предприятиям и для осуществления учета соответствующих операций. Один экземпляр товарной накладной остается у продавца и подтверждает факт списания товаров, а второй отдается грузополучателю как основание для оприходования ТМЦ.

ТОРГ-16. Акт о списании товаров

Оформляется при возникновении порчи товаров по различным причинам. На основании данного акта материалы и товары переводят из используемых в незадействованные и затем списываются.

Эти и другие бланки, формы и образцы документов, а также инструкции по их заполнению можно посмотреть в разделе — Бланки документов >>

Как хранить бухгалтерские документы.

Как мы видим, самых важных первичных складских учетных документов существует достаточно много и ручное заполнение каждого из них – это длительный и трудоемкий процесс. Современные системы автоматизации складского учета позволяет формировать различные виды таких документов сразу в электронном виде, с возможностью их распечатки и последующего хранения и использования.

Сегодня для формирования актов, накладных, карточек товаров все чаще используются компьютерные программы. Одной из самых удобных и функциональных считается Онлайн-сервис для автоматизации работы интернет-магазинов, розничной и оптовой торговли, складов под названием «Бизнес.ру». Рассмотрим возможности данной программы в части ведения складского учета и документооборота на складе.

Как правильно организовать работу склада >>

Программа для ведения складского документооборота «Бизнес.ру»

«Бизнес.Ру» предлагает все необходимые инструменты для торговли и склада как для ИП, так и для компаний среднего размера. Возможность автоматического заполнения бланков документов предусмотрена в Онлайн-программе для торговли и склада «Бизнес.Ру».

Помимо этого, пользователи давно оценили и другие удобные функции программы в части автоматизации складского учета и ведения складского документооборота.

В сервисе «Бизнес.Ру» актуальные типовые формы документов заполняются в автоматическом режиме;

  • Документы печатаются сразу с изображением подписи и печати организации;
  • В программе «Бизнес.Ру» фирменные бланки создаются с логотипом и реквизитами фирмы;
  • Используя программу «Бизнес.Ру» для автоматизации складского учета, пользователь имеет возможность выгружать нужные документы в форматах Excel, PDF, CSV;
  • В программе встроена функция рассылки документов контрагентам по электронной почте;
  • Программа интегрируется с программой «1С:Бухгалтерия»
  • В программе Бизнес.Ру присутствует возможность составлять коммерческие предложения по собственным шаблонам пользователя. Попробовать прямо сейчас весь функционал товароучетного сервиса Бизнес.ру бесплатно >>

Неоспоримым преимуществом онлайн-программы для торговли и склада «Бизнес.ру» является наличие всех документов для организации работы склада непосредственно в системе, а также возможность печати пятидесяти актуальных бланков первичных документов.

Складской учет в Excel или с помощью программ учета >>

Автоматизировав складской учет фирмы при помощи онлайн-сервиса «Бизнес.ру», предприниматель может контролировать все складские операции по приемке, оприходованию, списанию, инвентаризации, товаров, отслеживать все внутренние перемещения товаров на складе и сроки хранения продукции, быстро и легко проводить инвентаризацию.

Благодаря удобной программе, владелец бизнеса может планировать запасы товаров, учитывая темпы продаж, способы доставки и время исполнения заказов поставщиками.

Также существует возможность вести учет партий товаров, а количество складов, которые могут быть «заведены» в систему – неограниченно. Также пользователи могут получить статистику об обороте товаров по складам, партиям, и анализ по неликвидным товарам, продажи которых отсутствовали за определенный период.

Благодаря онлайн-сервису, пользователь может быстро и легко отслеживать связанные документы, выписывать все необходимые документы, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ.

Абсолютно все пользователи программы оценили ее удобство и уверенно говорят о том, что «Бизнес.ру» приносит ощутимую выгоду бизнесу сразу с первых дней ее использования. Начать пользоваться программой «Бизнес.ру» и оценить ее возможности может абсолютно бесплатно каждый желающий уже сейчас.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *