Расходы на подбор персонала

В практической деятельности любой организации рано или поздно возникает ситуация, связанная с необходимостью поиска и приема на работу новых сотрудников. Причины, побуждающие предприятие заняться подбором специалистов, могут быть разными – расширение предпринимательской деятельности, увольнение прежнего работника и т.п. Различными могут быть и способы комплектации штата. Осуществлять подбор кадров организация может либо собственными силами, либо с помощью специализированных (рекрутинговых) компаний. В любом случае у фирмы возникают расходы. Отражение затрат предприятия в бухгалтерском учете, возможность включения их в налоговые расходы и принятия НДС к вычету – обо всем этом и будет рассказано в данной статье.

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 5, 7, 9 ПБУ 10/99 расходы организации, связанные с подбором сотрудников, относятся к управленческим и признаются в бухгалтерском учете в качестве расходов по обычным видам деятельности, формирующим себестоимость продукции (работ, услуг). При этом согласно требованиям п. 18 ПБУ 10/99 данные расходы отражаются в том отчетном периоде, в котором они имели место быть, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Таким образом, в случае если организация по условиям договора перечисляет предоплату кадровому агентству или в СМИ за размещение объявления, то расходы в учете признаются на дату подписания сторонами акта об оказанных услугах. До этого момента перечисленные денежные средства отражаются на счете 60 субсчет «Авансы выданные».

Налоговый учет

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных компаний по подбору персонала относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. НК РФ не содержит никаких ограничений по учету рассматриваемых расходов в целях налогообложения, кроме тех, что установлены ст. 252 НК РФ , а именно:

– расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты;

– под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;

– под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;

– расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

По мнению МНС России , если организация фактически не произвела набор работников, в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, представленных специализированными компаниями по подбору персонала, произведенные расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные расходы и учитывать для целей налогообложения ( п. 6 разд. 5.4 Методических рекомендаций по налогу на прибыль ).

Такой подход, по нашему мнению, не обоснован в силу того, что формулировка пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ не содержит требования делить произведенные расходы в целях налогообложения на успешные и безуспешные, а позволяет учитывать их в полном объеме. Кроме того, само понятие предпринимательской деятельности означает деятельность, осуществляемую на свой риск.

… Предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг ( п. 1 ст. 2 ГК РФ ).

Другими словами, если предприятие, осуществляя расходы на подбор специалистов (собственными силами или с помощью специализированных фирм), не нашло нужных работников, это не означает, что понесенные в связи с этим расходы не являются экономически оправданными. Экономическая обоснованность расходов объясняется в данном случае тем, что предприятие ставило перед собой цель и могло нанять сотрудников для ведения предпринимательской деятельности и получения благоприятных экономических результатов. Причиной того, что фирма, понеся расходы по подбору специалиста, тем не менее не заключила с ним трудового договора, может быть отказ самого кандидата по тем или иным обстоятельствам.

В данном случае недостаточно четкая формулировка закона может стать причиной многочисленных конфликтов между налогоплательщиками и налоговыми органами. Если организация, считая понесенные расходы экономически оправданными, уменьшит на их сумму налоговую базу, а налоговый инспектор, исходя из обратного, исключит их из расходов, то это повлечет начисление не только недоимки по налогу на прибыль, но также пени и штрафа. Поэтому налогоплательщик должен принять решение: либо не учитывать в уменьшение прибыли произведенные расходы, не давшие положительного результата, либо предпринять соответствующие меры по дополнительному экономическому обоснованию рассматриваемых затрат.

Конкретные критерии экономической обоснованности этих расходов выработает, скорее всего, только судебная практика. В настоящее время автору неизвестны случаи рассмотрения споров по данному вопросу в арбитражных судах.

Признание расходов в виде оплаты услуг рекрутинговых компаний, а также за размещение объявлений в печатных изданиях или на телевидении зависит от метода, выбранного организацией. Так, при методе начисления , в соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, датой осуществления расходов на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги) признается:

– дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

– дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

– последний день отчетного (налогового) периода.

При кассовом методе расходы будут признаны только после фактического погашения задолженности за оказанные услуги (п. 3 ст. 273 НК РФ ).

Организации, работающие на «упрощенке», не могут уменьшить свои доходы на затраты по подбору персонала. Сделать это не позволяет ст. 346.16 НК РФ , содержащая закрытый перечень расходов.

Расходы организации по подбору персонала отражаются по строке 100 «Другие расходы» приложения 2 к листу 2 декларации по налогу на прибыль .

Особенности набора персонала через специализированные организации

Если организация планирует осуществлять поиск и подбор работников с привлечением специализированных фирм, ей необходимо иметь в виду следующее.

Услуги специализированных организаций могут квалифицироваться не только как услуги по подбору кадров, но и как информационные услуги. Последние учитываются в целях налогообложения на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ . Определяющей здесь будет формулировка обязанностей исполнителя. Например, если в обязанности агентства входят проведение собеседования, профессиональное тестирование, проверка представленных кандидатами рекомендаций, изучение биографических данных претендентов, то эти услуги следует отнести к услугам по подбору персонала. Если исполнителю поручены сбор и анализ информации, представление сведений об имеющихся в базе данных лицах, осуществляющих поиск работы, то эти услуги будут являться информационными. Заключение договора на информационные услуги и правильное оформление акта об оказанных услугах позволит организации – заказчику учесть все расходы в уменьшение прибыли при расчете налога.

Трудности при подтверждении экономической оправданности произведенных расходов могут возникнуть, в частности, у тех налогоплательщиков, которые для поиска специалиста на одну и ту же вакансию заключают договоры с несколькими кадровыми агентствами или самостоятельно ищут нужного сотрудника путем размещения в СМИ объявлений параллельно с подбором через рекрутинговую фирму, неся при этом расходы, а также при наличии в штате предприятия кадровой службы, если в должностные обязанности кадровиков входит подбор персонала. В подобных случаях предприятию понадобятся дополнительные убедительные доказательства правомерности уменьшения налоговой базы на сумму произведенных затрат или не учитывать их в налоговых расходах.

Бухгалтеру необходимо обратить внимание на содержание формулировок заключаемого с агентством договора. Так, в частности, возможно, что специализированная фирма предложит вам типовую форму договора, один из пунктов которого предусматривает обязанность кадрового агентства произвести бесплатную замену работника, не выдержавшего испытательный срок. Ясно, что фактически это небесплатно, так как стоимость услуг по договору включает и эти возможные дополнительные затраты агентства. Тем не менее, следуя формулировке данного пункта, предприятие может понести дополнительные расходы. Связано это с тем, что согласно п. 8 ст. 250 НК РФ безвозмездно полученные услуги являются внереализационным доходом. Налоговый инспектор не упустит возможности начислить недоимку с рыночной стоимости услуг по подбору персонала, пени и штраф по налогу на прибыль. Лучше сформулировать этот пункт таким образом, что специализированная компания обязуется произвести замену работника, не прошедшего испытательный срок, при этом договорная стоимость услуг включает в себя и расходы на его замену.

Особенности самостоятельного подбора кадров

Часто, размещая в средствах массовой информации объявления о вакансиях, перед бухгалтером встает вопрос о том, нужно ли с этих затрат начислять и уплачивать налог на рекламу. Ответ на него содержится в Законе «О рекламе» . Согласно ст. 2 закона рекламой признается » распространяемая в любой форме, с помощью любых средств информация о физическом или юридическом лице, товарах, идеях и начинаниях (рекламная информация), которая предназначена для неопределенного круга лиц и призвана формировать или поддерживать интерес к этим физическому, юридическому лицу, товарам, идеям и начинаниям и способствовать реализации товаров, идей и начинаний «. Таким образом, расходы по размещению в СМИ объявлений о поиске работников не должны включаться в облагаемую налогом на рекламу базу.

Существует еще одно условие, соблюдение которого является обязательным не только для подтверждения правомерности учета затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли, но и для подтверждения того факта, что объявления не носят рекламного характера. Предприятию необходимо иметь тексты своих объявлений. Очевидно, что при публикации в печатных изданиях объявлений подтвердить их содержание не составит особого труда. В этом случае достаточно иметь печатное издание (либо вырезку из него, либо его ксерокопию). При размещении объявлений в теле- или радиоэфире их полный текст необходимо привести в акте приемки оказанных услуг.

Принятие НДС к вычету

Очевидно, что возможность принять НДС к вычету имеется только у организаций, являющихся плательщиками данного налога. Кроме того, должны выполняться все условия, предусмотренные ст. 171, 172 НК РФ , а именно:

– услуги фактически оказаны;

– произведена оплата услуг сторонней организации;

– имеется счет-фактура, составленный в соответствии с требованиями законодательства;

– сумма НДС выделена в первичных учетных (акт) и в расчетных (квитанция приходного кассового ордера, чек ККТ, платежное поручение) документах.

Важным в данном случае является правильное определение момента фактического оказания услуг. При самостоятельном подборе специалистов путем размещения объявлений об имеющихся вакансиях и требованиях к кандидатам моментом оказания услуг будет дата выхода печатного издания, теле- или радиопередачи. При привлечении рекрутинговой компании платеж чаще всего осуществляется в два этапа: 1-й – предоплата после подачи заявки и заключения договора, 2-й – окончательный расчет после подписания сторонами акта об оказанных услугах. В этом случае правомерность применения налогового вычета будет определяться условиями заключенного договора.

Пример 1.

ООО «Вектор» заключило со специализированной фирмой договор об оказании услуг по подбору не менее трех кандидатов на должность юриста. По условиям договора услуги считаются оказанными по истечении трехмесячного испытательного срока и после утверждения в должности специалиста.

Цена договора – 11 800 руб., в том числе НДС – 1 800 руб. Договором предусмотрена уплата агентству аванса в течение трех дней с даты его подписания в размере 5 900 руб. и окончательный расчет в течение трех дней после утверждения специалиста в должности.

В марте с одним из трех представленных кандидатов был заключен трудовой договор, предусматривающий испытательный срок для специалиста в течение трех месяцев. В июне, после завершения испытательного срока, работник был утвержден в должности юриста.

В данном случае право на принятие НДС в сумме 1 800 руб. к вычету и на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов по оплате услуг кадрового агентства в размере 10 000 руб. у предприятия возникнет только в июне. Именно в этом месяце между предприятием и агентством будет подписан акт приемки оказанных услуг.

Пример 2.

Допустим, что договором предусмотрено, что если в течение испытательного срока принятый работник будет уволен (или уволится сам), то агентство обязуется представить еще одну кандидатуру. При замене специалиста услуги считаются оказанными в момент его выхода на работу, независимо от того, пройдет он испытательный срок или нет.

Цена договора – 11 800 руб., в том числе НДС – 1 800 руб. Оплата производится в следующем порядке:

а) 2 950 руб. (в том числе НДС – 450 руб.) – в течение трех дней от даты подписания договора;

б) 2 950 руб. (в том числе НДС – 450 руб.) – в течение трех дней после выхода специалиста на работу;

в) 5 900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.) – в течение трех дней после завершения испытательного срока и утверждения специалиста в должности.

Пусть первый представленный специализированной фирмой работник был уволен в течение испытательного срока. Агентство, получив письменное уведомление заказчика, представило дополнительно трех кандидатов, один из которых был принят на работу. В этом случае оплата стоимости услуг агентства до момента выхода на работу второго кандидата будет являться авансовым платежом. Принять НДС к вычету и отнести перечисленную сумму на себестоимость, а также учесть ее в уменьшение прибыли можно только в том месяце, в котором был принят на работу второй претендент.

Документальное подтверждение расходов

Независимо от выбранного организацией способа подбора специалистов – собственными силами или посредством кадрового агентства, – документами, подтверждающими произведенные расходы, будут:

– договор возмездного оказания услуг;

– акт приемки оказанных услуг;

– трудовой договор с работником, который в соответствии со ст. 67 ТК РФ обязательно должен заключаться письменно в двух экземплярах.

Таким образом, мы рассмотрели основные вопросы, которые необходимо учитывать бухгалтеру предприятия при исчислении расходов по подбору персонала. Надеемся, что изложенный материал сориентирует «практиков учета» и будет полезен им в работе.

Положение по ведению бухгалтерского учета «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом МФ РФ от 6.05.99 № 33н.

Методические рекомендации по применению главы 25 «налог на прибыль организаций» части второй НК РФ, утв. Приказом МНС от 20.12.02 № БГ-3-02/729.

Приказ МНС РФ от 11.11.03 № БГ-3-02/614 «Об утверждении формы Декларации по налогу на прибыль организаций».

Федеральный закон от 18.07.95 № 108-ФЗ «О рекламе».

Содержание

Расходы на подбор персонала: типичные и нетипичные ситуации

Многие компании при поиске сотрудников на вакантные должности прибегают к услугам организаций, специализирующихся на подборе персонала. Причем такой вариант предпочитают даже те организации, у которых есть своя кадровая служба. Давайте посмотрим, какие налоговые риски могут возникнуть при совершении такой хозяйственной операции.

В главе 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ есть специальная норма, которая прямо позволяет учесть затраты по набору работников (включая услуги специализированных организаций по подбору персонала) в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Это подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ. Из содержания данной нормы следует, что в расходы по набору работников могут включаться затраты по поиску и подбору персонала, соответствующего требованиям работодателя, в том числе оплата услуг кадровых агентств и иных специализированных организаций, оплата рекламы в СМИ или иным образом, касающейся вакансий и иных аналогичных расходов, связанных именно с поиском работников (постановление АС Московского округа от 27.10.2014 № Ф05-12749/14 по делу № А40-119798/13-107-447).

Казалось бы, никаких проблем с отражением при расчете налога на прибыль услуг кадровых агентств и других расходов, связанных с подбором персонала, возникнуть не должно. Но в жизни не все так радужно.

Оплачиваем услуги кадрового агентства при наличии отдела кадров

По общему правилу для целей налогообложения прибыли расходами признаются затраты организации, если они экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ). Со сложностями обоснования расходов на услуги сторонних организаций по подбору персонала могут столкнуться компании, у которых имеется своя кадровая служба.

В письме от 06.12.2006 № 03-03-04/2/257 специалисты Минфина России пришли к выводу, что при расчете налога на прибыль можно учесть услуги сторонних организаций по подбору персонала только в том случае, если они не дублируют обязанностей, установленных для собственного соответствующего подразделения организации. Правда, в нем рассматривался вопрос о правомерности учета расходов на услуги юридических фирм. Но данный подход можно спроецировать и на нашу ситуацию.

Отметим, что чуть позже (в 2008 г.) финансисты вновь вернулись к вопросу экономического обоснования юридических услуг при условии, что в компании имеются свои юристы. Но от четкого ответа в этот раз они ушли, отделавшись лишь ссылкой на правовую позицию Конституционного суда РФ об экономической оправданности расходов, данную в Определении от 04.06.2007 № 320-О-П. Согласно ей положения ст. 252 НК РФ не допускают их произвольного толкования, поскольку требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы.

Судебная практика

Большинство судов, включая Президиум ВАС РФ, считают, что компания вправе учитывать расходы на оплату услуг сторонних организаций, несмотря на то что у нее есть собственные подразделения с аналогичными функциями. Так, Президиум ВАС РФ, рассматривая спор о правомерности отражения расходов на юридические услуги, указал, что у инспекции и судов отсутствуют правовые основания для признания расходов на юридические услуги экономически не обоснованными по тому основанию, что в его структуре имеется юридическая служба, выполняющая аналогичные функции. Поскольку компания подтвердила факт и размер произведенных расходов, возлагать на нее дополнительно бремя доказывания разумности указанных затрат суды правовых оснований не имеют (постановление от 18.03.2008 № 14616/07).

Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Московского округа от 03.04.2012 № А40-23728/08-108-75, Северо-Кавказского округа от 28.09.2012 № А32-36378/2011, Уральского округа от 23.12.2011 № А07-4203/11, Центрального округа от 26.06.2009 № А35-991/08-С21, Поволжского округа от 30.04.2009 № А12-17953/2008, Волго-Вятского округа от 22.05.2006 № А82-8772/2005-37 и др.

Как видите, приведенные выше выводы вполне можно использовать и в защиту позиции о правомерности учета расходов на подбор персонала при наличии в организации собственной кадровой службы.

Отметим, что в судебной практике рассматривались и споры о возможности учета расходов непосредственно на подбор персонала. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 19.08.2009 № А40-93568/08-87-466. В этом деле налоговики хотели признать необоснованными расходы по договорам оказания услуг с кадровыми агентствами из-за того, что внутренняя структура организации предусматривала наличие отдела кадров, в функции и обязанности которого входили подбор кандидатур на замещение вакантных должностей, а также обеспечение целесообразного использования сотрудников. Но суды не поддержали налоговиков.

Арбитры согласились с аргументацией налогоплательщика, заключавшейся в следующем. Наем сотрудников необходимой квалификации — это неотъемлемое условие осуществления им деятельности, направленной на получение дохода, и использование услуг по подбору персонала сторонних организаций являлось вынужденной мерой в связи с большим объемом работы по набору персонала. Поэтому такие расходы нельзя считать экономически не оправданными.

Но в арбитражной практике есть дела, в которых арбитры поддержали налоговиков. Например, принимая решение в пользу налоговых органов, ФАС Поволжского округа в постановлении от 04.10.2012 № А65-21503/2011 указал следующее. Расходы могут рассматриваться как экономически обоснованные, если функции, выполняемые по гражданско-правовому договору, не дублируют обязанности штатного подразделения или обязанности контрагентов, с которыми ранее заключены договоры. В этом деле у компании при наличии собственного подразделения, выполняющего ту же работу, был заключен еще и схожий договор.

Как избежать споров

На наш взгляд, компания может заранее обезопасить себя от возникновения претензий со стороны налоговых органов. Отметим, что говорить о дублировании функций сотрудников отдела кадров с услугами кадрового агентства можно только в том случае, если в должностной инструкции таких работников прописана обязанность по подбору персонала. Если такая обязанность предусмотрена, но на деле кадровики этим не занимаются, лучше функцию по поиску новых сотрудников исключить из их должностных инструкций. В этом случае риск возникновения спора с налоговиками существенно снижается.

Может оказаться так, что урезать функционал кадровиков нет возможности. Тогда необходимо запастись доводами о целесообразности заключения договора оказания услуг по поиску персонала. Приведем некоторые аргументы:

— замещение вакантной должности происходит в максимально быстрые сроки, так как агентство располагает своей базой данных соискателей;

— агентство оказывает комплексный подход к подбору персонала — от предварительного аудита вакансии и подбора максимально подходящих кандидатов до рекомендаций в выборе финального кандидата и оценки новых сотрудников;

— агентство проверяет соответствие опыта в резюме и записей в трудовой книжке соискателей, что гарантирует заключение трудового договора с профессионалами.

При таком развитии событий налоговикам будет тяжело доказать, что услуги фирмы по подбору персонала экономически не обоснованны.

Услуги кадрового агентства оплачены, результата нет

Заключая договор с кадровым агентством на оказание услуг по подбору персонала, компания не может гарантировать успешность сделки. Вполне может оказаться, что по истечении срока действия договора исполнитель не выполнит поставленные перед ним задачи, то есть компания не укомплектует штат недостающими сотрудниками. Можно ли в такой ситуации учесть расходы по набору персонала для целей налогообложения прибыли?

При решении этого вопроса компании опять придется столкнуться с проблемой оправданности произведенных расходов. Расскажем подробнее.

Позиция Минфина России по данному вопросу изложена в письмах от 04.09.2008 № 03-03-06/1/504 и от 01.06.2006 № 03-03-04/1/497.

Финансисты считают, что в случае если услуги специализированных организаций по подбору персонала не привели к положительному результату (то есть организация не набрала новых работников), то расходы на такие услуги не могут учитываться в расходах при расчете налога на прибыль. Этот вывод распространяется и на оплату услуг кадрового агентства по подбору кандидатур, не подошедших организации. Аргумент — не выполняются требования ст. 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов.

Аналогичной позиции придерживаются и налоговые органы (письмо УФНС России по г. Москве от 22.03.2005 № 20-12/19398).

Как показывает анализ арбитражной практики, суды в этом вопросе на стороне налогоплательщиков. В постановлении ФАС Московского округа от 13.03.2009 № А40-32344/08-75-75 был рассмотрен следующий спор.

Компания заключила с кадровым агентством договор на оказание услуг по подбору персонала. По его условиям он считался выполненным полностью только после того, как заказчик примет решение о найме одного или нескольких кандидатов из числа представленных исполнителем. Но в итоге оказалось, что по окончании срока действия договора никто из представленных кандидатов не был принят на работу. Организация стоимость услуг по такому договору учла при расчете налога на прибыль в составе расходов. Налоговики решили, что на это у нее не было права, так как договор в данном случае нельзя считать полностью исполненным.

Суды, принимая решение в пользу организации, указали следующее. Обоснованность расходов на оплату услуг по подбору персонала определяет не конечный результат таких услуг, например наем работников, а сам факт их оказания, то есть реальная деятельность исполнителя, направленная на поиск, отбор и предоставление соискателей на должность. Кадровое агентство выполнило услуги — заявителю были представлены внешние кандидаты, которые прошли собеседование со специалистами организации-заказчика. Поэтому компания имела полное право на учет таких расходов.

А в постановлении все того же ФАС Московского округа от 09.11.2007 № А40-38224/06-140-265 судьи отметили, что Налоговый кодекс не содержит дополнительных условий, согласно которым предложенные специализированной организацией сотрудники должны были быть приняты организацией на работу. Аналогичный вывод сделали арбитры в постановлении ФАС Поволжского округа от 22.05.2007 № А55-29883/05-53.

В пользу налоговиков нам удалось найти только одно дело, и то, в нем такое решение было принято из-за того, что из первичных документов следовало, что в период осуществления расходов на подбор персонала вакантная должность уже была занята (постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.04.2007 № А56-4088/2006).

В данном случае, чтобы не попасть под прицел налоговиков, организации на стадии заключения договора с кадровым агентством необходимо досконально проработать и зафиксировать условия договора.

Во-первых, не надо прописывать в договоре, что он считается исполненным только в случае заключения с кандидатом на вакантную должность трудового договора. В противном случае претензий проверяющих вряд ли удастся избежать.

Во-вторых, рекомендуем оплату по такому договору разбить на две части. Первая будет взиматься непосредственно за подбор персонала, а вторая будет перечисляться исполнителю только после того, как трудовой договор с предоставленным кадровым агентством кандидатом будет фактически заключен.

В-третьих, можно заключить с кадровым агентством договор не на подбор персонала, а на оказание консультационных услуг. В этом случае расходы будут учитываться по подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ. И в этом случае факт заключения с предоставленными агентством соискателями трудового договора не будет иметь никакого значения. Отметим, что правомерность такого варианта подтверждена арбитражной практикой (постановление ФАС Московского округа от 06.09.2005, 30.08.2005 № КА-А40/7275-05-1,2).

Работник не прошел испытательный срок

Смоделируем ситуацию: предположим, компания заключила с кандидатом, которого предложило кадровое агентство, трудовой договор. Услуги агентства были полностью оплачены и отнесены на расходы, а НДС, приходящийся на их стоимость, организация приняла к вычету.

Однако новый сотрудник не прошел испытательный срок и был уволен. Обычно в таких случаях кадровые агентства возвращают свое вознаграждение (кстати, на этот момент нужно обратить особое внимание при заключении договора на оказание услуг по подбору персонала).

Сумму возвращенного вознаграждения нужно включить в состав внереализационных расходов на основании ст. 250 НК РФ. А что делать с НДС? Нужно ли восстанавливать ранее принятый к вычету налог?

К сожалению, нам не удалось найти разъяснений контролирующих органов и судебной практики по данному вопросу.

На наш взгляд, при возврате кадровым агентством оплаты в связи с тем, что принятый на работу соискатель не прошел испытательный срок, организация-заказчик должна восстановить ранее принятый к вычету НДС. Объясняется это следующим образом.

Если в договоре с кадровым агентством предусмотрено условие о возврате вознаграждения, до тех пор, пока не будет ясно, прошел соискатель испытательный срок или нет, договор не будет считаться оконченным, а услуга оказанной. Следовательно, полученные исполнителем суммы нужно расценивать как аванс в счет предстоящего оказания услуг.

По общему правилу НДС может быть принят к вычету, только если приобретенные услуги используются в облагаемых НДС операциях (п. 2 ст. 171 НК РФ). Случаи, когда ранее правомерно принятые к вычету суммы НДС должны быть восстановлены, перечислены в п. 3 ст. 170 НК РФ. Согласно подп. 3 этой нормы восстановление НДС производится покупателем в том налоговом периоде, в котором произошло изменение условий либо расторжение соответствующего договора и возврат соответствующих сумм оплаты, частичной оплаты, полученных налогоплательщиком в счет предстоящего оказания услуг. Раз аванс возвращается, то заказчик должен восстановить ранее принятый по нему НДС к вычету.

Расходы на проезд соискателя вакансии до места проведения собеседования

В некоторых случаях работодатель, собираясь нанять работника, проживающего в другом регионе, оплачивает стоимость проезда соискателя вакансии к месту работы на собеседование и включает такие расходы в состав расходов по набору работников.

Как показывает практика, налоговики такие расходы не признают и суды с ними соглашаются. В качестве примера можно привести постановление АС Московского округа от 27.10.2014 № Ф05-12749/14 по делу № А40-119798/13-107-447.

Отказывая в удовлетворении заявленных требований по данному эпизоду, суды первой и апелляционной инстанций пришли к выводу о том, что положения подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ не предоставляют право включать в состав расходов по набору работников стоимость проезда работника, устраивающегося на работу, к месту работы на собеседование. Суд кассационной инстанции согласился с таким выводом судов.

Так, суды, исследовав и оценив представленные в материалы дела доказательства, пришли к выводу о том, что расходы на компенсацию затрат физического лица, не являющегося работником организации, на его проезд от места жительства (в данном случае г. Пенза) к месту проведения собеседования (г. Москва) до даты его приема на работу являются экономически необоснованными и не предусмотренными налоговым и трудовым законодательством, в связи с чем расценены судами как оплата за проезд работника исключительно для подписания трудового договора, что с учетом его фактической работы по месту жительства (г. Пенза) является необоснованным. Иная оценка установленных судами обстоятельств и иное толкование норм права не свидетельствует о судебной ошибке. При этом кассация обратила внимание на то, что доказательств направления будущему работнику предложения об устройстве на работу, вызове его на собеседование именно в день прибытия в г. Москву и проведения собеседования в указанный день судам не представлено. Исходя из этого можно предположить, что если бы компания представила необходимые документы, судебное решение было бы иным.

Оплата консультационных услуг по проведению оценки личных и деловых качеств работников

На основании подп. 8 и 15 п. 1 ст. 264 НК РФ налогоплательщик вправе отнести к расходам по набору работников консультационные и иные аналогичные услуги. При этом перечень расходов на консультационные услуги является открытым и ограничен только общими критериями оценки таких расходов, установленными в ст. 252 НК РФ.

Обратимся к постановлению ФАС Московского округа от 09.06.2011 № КА-А40/5329-11-2 по делу № А40-81531/10-107-408. В этом деле налогоплательщик оспаривал решение ИФНС, в котором налоговики не признали затраты общества на оплату консультационных услуг по проведению оценки личных и деловых качеств работников руководящего звена на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к руководителям высшего и среднего звена, с последующей выработкой рекомендации.

Суд кассационной инстанции согласился с правотой налогоплательщика, поскольку в материалы дела представлены подробные индивидуальные отчеты в отношении каждого проверяемого работника, а также штатное расписание, подтверждающее, что проверка проводилась именно в отношении руководящих работников налогоплательщика.

Признавая решение инспекции незаконным, суды пришли к правильному выводу о недоказанности инспекцией нереальности оказанных консультационных услуг, недостоверности первичных документов их подтверждающих (акты, отчеты, договор, счета-фактуры) и учли показания генерального директора компании — контрагента налогоплательщика, который не отрицал заключение с налогоплательщиком договора и оказание ему консультационных услуг.

Внимание на документы

Как известно, одного экономического обоснования расходов для учета для целей налогообложения прибыли недостаточно. Расходы должны быть документально подтверждены.

По мнению УФНС России по г. Москве выраженному в письме от 19.07.2012 № 16-15/064754@, документом, подтверждающим выполнение обязательств, предусмотренных договором с кадровым агентством, является акт об оказании услуг по предоставлению персонала, заявки с указанием количества и квалификации запрашиваемых работников.

На наш взгляд, чтобы обезопасить себя от возможных конфликтных ситуаций с налоговыми органами, компании лучше сохранять резюме и анкеты предложенных кадровым агентством соискателей, а также документально фиксировать причины отказа в их трудоустройстве.

Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет расходов на подбор персонала

Бухгалтерский учет расходов на подбор персонала

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации» расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

— расходы по обычным видам деятельности;

— прочие расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими.

В бухгалтерском учете расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала, напрямую связаны с деятельностью организации и признаются в качестве управленческих расходов, формирующих расходы по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99).

Расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, установленной договором (без НДС) (п. 6 ПБУ 10/99).

Расходы организации на самостоятельный поиск персонала, а также на оплату услуг кадровых агентств учитываются в том отчетном периоде, в котором фактически были осуществлены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. 16, п. 18 ПБУ 10/99). Например, если условиями договора с рекрутинговым агентством предусмотрено, что договор по подбору персонала считается исполненным после прохождения вновь принятым сотрудником испытательного срока, то датой осуществления расходов признается тот отчетный период, в котором работник прошел испытательный срок с удовлетворительным результатом, а кадровое агентство выставило документы о выполнении услуг.

Управленческие расходы учитываются в соответствии с Планом счетов на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

Документами, на основании которых в бухгалтерском учете отражаются расходы на подбор персонала, являются:

— договор оказания услуг;

— акт, подтверждающий фактическое оказание услуг;

— документы, подтверждающие оплату услуг (платежное поручение, выписка банка по расчетному счету).

Пример

Для поиска квалифицированных специалистов организация заключила договор с кадровым агентством, применяющим УСН. Договорная цена услуг по подбору персонала — 18 000 руб. Организация перечислила агентству 16 июля предоплату в размере 12 000 руб., 25 июля был найден нужный специалист, которого приняли на работу. В тот же день с кадровым агентством был подписан акт приемки-передачи оказанных услуг. 26 июля организация перечислила оставшуюся сумму (6000 руб.) на счет кадрового агентства.

В бухгалтерском учете организация сделала записи:

Перечислю типичные, на мой взгляд, ситуации, в которых требуется рассчитать затраты на подбор персонала с учетом всех прямых и косвенных расходов.

Вводная 1. У нас нет сотрудника, нужно его нанять.

Стоит заранее узнать, в какую сумму нам обойдется его подбор и найм.

Вводная 2. Сотрудник у нас есть, но он кандидат на увольнение.

Надо знать, сколько будет стоить подбор нового.

Стоит ли терпеть недостатки в работе сотрудника или можно без потерь заменить его на более квалифицированного.

Вводная 3. Сотрудник есть, но он просит прибавки к заработной плате и грозит уволиться в случае отказа.

Что выгоднее — подобрать того, кого устроит текущий размер заработной платы, или проще повысить заработную плату работающему сотруднику, потому что подбор нового «съест» всю экономию.

Вводная 4. Предстоит массовый подбор персонала.

Нужно понять, в какую сумму обойдется комплектование штата.

Вводная 5. Специалисты по подбору персонала в штате вашей компании отсутствуют, но отбирать сотрудников нужно.

Насколько затраты на аутсорсинг подбора персонала превысят затраты на подбор своими силами.

Вводная 6. Составляется бюджет кадровой службы.

Какие расходы на подбор персонала в нем учесть.

Вводная 7. Заработная плата в компании ниже среднерыночной, имеет место текучесть персонала.

Что выгоднее — восполнять потерю сотрудников усилиями отдела подбора персонала или улучшить условия труда и уменьшить текучесть.

Как рассчитать стоимость подбора сотрудника

Используем универсальный подход, который позволит нам справиться с любой вводной.

Составляем полный перечень затрат, связанных с подбором персонала, и суммируем планируемые или уже понесенные расходы, стараясь ничего не пропустить.

Составляем несложную таблицу в MS Excel (кликните рисунок для увеличения), которая рассчитает сумму, в которую нам обойдется поиск, подбор и найм сотрудника.

Итоговые расчеты за весь период поиска и подбора выводятся в таком виде

Для удобства учета и анализа выделяем статьи и группы затрат — прямые и косвенные.

Можно считать, сколько стоил подбор персонала по факту уже понесенных затрат, можно прогнозировать, в какую сумму обойдется подбор сотрудника.

Прямые затраты на подбор персонала

К ним относим те расходы, которые мы несем до найма сотрудника.

Иными словами, считаем, кому и сколько мы платим за то, чтобы у нас появился соискатель, которому мы делаем предложение.

Расходы на рекламу, плата за доступ к базе резюме, гонорар кадрового агентства, заработная плата специалиста по подбору персонала — все это прямые расходы на подбор персонала.

Косвенные затраты на подбор персонала

К ним относим любые расходы, связанные с подбором и наймом сотрудника, начиная с расходов по увольнению сотрудника для того, чтобы должность стала вакантной, и заканчивая потерями при оплате труда сотрудника, который не в полном объеме справляется с работой, так как еще адаптируется к новому месту работы.

Состав затрат на подбор персонала

Зависит от ситуации, для которой мы определяем стоимость подбора сотрудника.

Ваше право включать или не включать отдельные статьи расходов в стоимость подбора.

Формируя перечень затрат, я исходил из допущения, что текущие расходы работодателя на сотрудника ограничиваются выплатой ежемесячной заработной платы.

Соответственно, все расходы сверх этой суммы, прямо или косвенно связанные с увольнением, подбором и наймом сотрудника, подлежат включению в состав затрат на подбор.

Для того, чтобы пояснить логику и способы расчета затрат на подбор, прокомментирую затраты на подбор, перечисленные в таблице выше.

Выплаты при увольнении

Имеются в виду выходные пособия и прочие выплаты по соглашению сторон или выплаты, предусмотренные Трудовым Кодексом, например, двухнедельное пособие при отказе от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда.

Компенсация неиспользованного отпуска

Можно поспорить, включать ли эту сумму в стоимость подбора сотрудника, ведь рано или поздно ежегодный отпуск все равно пришлось бы оплатить.

Но если рассматривать выплату компенсации ежегодного отпуска как непредвиденные расходы работодателя, связанные с увольнением сотрудника, стоит учесть эти расходы.

Трудозатраты бухгалтера и кадровика на расчет и оформление увольнения

Вряд ли существенно повлияют на стоимость подбора сотрудника, но для полноты расчета можно их учесть.

Вносим в таблицу размер заработной платы этих специалистов и время (в часах), которое будет потрачено.

Затраты считаются по формуле «стоимость часа * потраченное время».

Передача-прием дел

Эта статья расходов определяется временем, которое будет потрачено на прием дел у увольняемого сотрудника.

Понятно, что грузчику передавать нечего, а вот у специалиста по работе с ключевыми клиентами передача дел может занять несколько часов.

Это рабочее время, которое в «штатном» режиме принимающий дела сотрудник потратил бы на другую работу.

Считается так же, как расходы на расчет и оформление увольнения — «стоимость часа * потраченное время».

Доступ к базе резюме

Если покупаете доступ к базе работного сайта специально для этой должности, то все просто — потраченную сумму включаете в расходы на подбор.

Если доступ куплен на несколько месяцев и для разных должностей, полагаю, корректно будет поделить потраченную на доступ сумму на количество закрытых или планируемых к закрытию за оплаченный период вакансий.

Расчет, конечно, будет приблизительный, но это лучше, чем не считать эти расходы, определяя стоимость подбора.

Реклама вакансии

Стоимость размещения рекламы вакансии на работном сайте, газете, журнале, вагоне метро или растяжке на центральном проспекте вашего города.

При учете затрат на рекламу вакансий для одной должности логика расчета проста — три месяца публикуем вакансию за 700 рублей на хедхантере, значит, потратим на рекламу вакансии 2100 рублей.

Если вы ищете нескольких сотрудников, рекламные расходы на закрытие одной вакансии подсчитать тоже несложно.

Купили баннер за 15000 рублей, за 2 месяца наняли трех продавцов, будем считать, что реклама вакансии для найма одного продавца обошлась вам в 5000 рублей.

Это, конечно, расчет задним числом — прогнозировать расходы на массовый подбор нужно пользуясь статистикой эффективности рекламы за прошлые периоды.

Трудозатраты специалиста по подбору персонала

Они требуют детального учета, но рассчитать их несложно, о чем я уже писал в статье про расчет трудозатрат при подборе персонала.

Если занимаетесь массовым подбором — обязательно рассчитывайте трудозатраты на найм одного сотрудника.

Про статистические расчеты напишу отдельную статью, пока отмечу только главное: если для найма одного водителя вам нужно принять 30 звонков и провести 5 очных интервью — не забудьте отразить это в трудозатратах на подбор.

Затраты в деньгах считаются как обычно — «стоимость часа * потраченное время».

Трудозатраты руководителей на интервью

Выбор сотрудника — тоже работа.

Даже если встретиться с тремя соискателями и на каждого потратить по полчаса — уже полтора часа.

Чем выше заработная плата руководителя-интервьюера, тем выше затраты компании на подбор сотрудника.

Расчет делается также по часовой ставке.

Собеседование в службе безопасности

Проводят некоторые компании.

Принцип расчета аналогичен учету трудозатрат руководителей.

Проверка службой безопасности

За то, чтобы «пробить по базам» соискателя, нужно заплатить.

Если ваша компания оплачивает «информационные услуги», эти расходы стоит учесть.

Оплата услуг аутсорсинговой компании или кадрового агентства

Просто вносите эту сумму в перечень расходов.

Выплаты рефералам

Это выплаты тем, кто порекомендовал работать в вашей компании родственникам, друзьям или знакомым.

Акции «Приведи друга» и т. п.

Медицинский осмотр

Как вы знаете, для некоторых категорий сотрудник при приеме на работу он обязателен.

Спецодежда

На нее, возможно, тоже придется потратиться при найме нового сотрудника.

Оборудование рабочего места

К подбору персонала напрямую отношения не имеет, но в некоторых случаях стоит учесть эти расходы.

Трудозатраты при оформлении приема сотрудника на работу

Рассчитываются по тому же принципу, что и при увольнении.

Заработная наставника или руководителя стажировки

Будет ли у нового сотрудника наставник, или новичок пройдет стажироваться под наблюдением опытного коллеги — решать вам.

Но не забудьте, что в некоторых случаях стажировка обязательна.

Стоимость обучения сотрудника в учебном центре

Если у вас проводится обучение, вам имеет смысл рассчитать расходы на подготовку одного сотрудника, начиная с трудозатрат преподавателей и заканчивая расходными и раздаточными материалами, используемыми при обучении.

Переплата в период адаптации

Во многих случаях КПД нового сотрудника будет существенно ниже 100%.

10, 20, 30, 40% рабочего времени он будет тратить на освоение новой работы — собирать информацию, знакомиться, изучать документы, инструкции, уточнять задания и т. д. и т. п.

Но это не освобождает работодателя от оплаты всех 100% рабочего времени нового работника, несмотря на то, что его продуктивность ниже, чем у того, кто уже давно занимает эту должность.

Ту сумму, которую работодатель вынужденно переплачивает новому сотруднику, я и назвал «переплата в период адаптации».

Рассчитывается она просто — определяется процент от того рабочего времени, в течение которого новичок будет адаптироваться, и умножается на стоимость часа.

Полученную сумму считаем расходами работодателя на адаптацию сотрудника, которые входят в стоимость подбора персонала.

Например, новый сотрудник за 5 восьмичасовых рабочих дней 25% рабочего времени потратил на адаптацию.

Переплата в период адаптации будет рассчитана по формуле 5*8*25%* часовую ставку.

В общей сложности работодатель оплатит «авансом» 10 рабочих часов.

Выплаты и. о. отсутствующего сотрудника

Не стоит думать, что после увольнения сотрудника можно думать только о затратах на подбор.

Если вам все равно нужно оплачивать выполнение работы за отсутствующего сотрудника, стоит учитывать эти затраты.

Особенного когда вы анализируете потери от текучести персонала или считаете затраты на замену сотрудника.

Повышение/понижение заработной платы

Это разница между размером заработной платы уволенного и вновь принятого сотрудника.

В зависимости от знака — «+» или «-» эта сумма увеличит или уменьшит ваши затраты на подбор.

Ее стоит учитывать в затратах на подбор, если речь идет о замене сотрудника или снижении текучести.

За какой период считать разницу между текущей и будущей заработной платой — решайте сами.

Я бы рассчитывал ее в пределах испытательного срока нового работника — в этом случае она будет сопоставима с общей суммой затрат на подбор персонала.

Длительность поиска и подбора персонала

Временной фактор исключительно важен для определения стоимости подбора персонала.

Большинство расходов, связанных с подбором персонала, растут пропорционально длительности поиска.

Обязательно учитывайте это при расчетах.

В заключение

Пробуйте считать сами, калькулятор для расчета стоимости подбора персонала можете скачать ниже.

Сломать в скачиваемой версии вы ничего не сможете — ячейки, куда не нужно вводить данные, защищены от изменений.

Тем, кто хочет настроить его под себя, открыть дополнительные строки для статей расходов и столбцы со сроками поиска, подскажу пароль защиты — 1.

Успехов и удачи в подборе персонала!

Денис Карандашев, hr-praktika.ru/

Сколько стоит подбор? Адресуется тем, кто хочет знать точные цифры

На очередном совещании начальник IT отдела докладывает, что у него «некому работать», так как он лично «выгоняет» любого, кто осмелиться ему перечить… Ему вторит главный бухгалтер, мол, «все бухгалтера невнимательные, а кассиры воруют», следовательно, надо побыстрее их заменить на новых! А начальник транспортного отдела сообщает, что ему срочно нужны водители, поскольку все имеющиеся «ушли в отпуск, на больничный, прогуливают и т.п.». Остальные руководители подразделений согласно кивают, «и у нас проблемы с людьми, какие-то они все-таки не такие, дайте нам других и тогда мы, ух, развернемся»!

Взор босса обращается к HRу: «Ну что, найдем достойных?»

На робкие возражения HRа: «Мы уже перебрали всех живущих в нашем регионе и не только в нашем», реплика: «Ерунда, у нас очередь из желающих работать в нашей компании!»

HR: «Может быть, поработаем с мотивацией наших сотрудников? Ведь, подбор – дело затратное!»

Вопрос: «Сколько?»

А дальше самое интересное. Если HR предоставит конкретные цифры (лучше в рублях), то возможно, выслушают его предложения по уменьшению текучести персонала. В случае если он не сможет этого сделать – (страшно даже представить!) опять бесконечный конвейер подбора и постоянное недовольство внутренних заказчиков.

Следующая часть адресуется тем, кто хочет точно знать, сколько стоит подбор одного конкретного специалиста в конкретной компании.

Итак, стоимость подбора персонала рассчитывается по двум параметрам:
1. Прямые затраты (оплата объявлений о вакансиях, услуг посредников, участия в различных мероприятиях по подбору и адаптации новых работников и т.п.).
2. Косвенные затраты (оплата рабочего времени сотрудников, занятых в подборе и адаптации новых работников; оплата лиц поддерживающих подразделений; стоимость аренды помещения, коммунальных услуг и пр.).

С первым параметром проблем не возникнет, просто надо собрать документы и посчитать сумму затрат.

Из второго параметра самым сложным бывает подсчитать трудозатраты.

Приведу формулы, по которым рассчитываются трудозатраты:
ТЗоб = ТЗп + ТЗа
(сумма трудозатрат на подбор персонала и адаптацию новых работников)

Если в этом процессе принимают участие несколько сотрудников, то используем следующую формулу:
ТЗоб = ТЗ1 + ТЗ2 + ТЗ3 + …
(сумма трудозатрат на подбор персонала и адаптацию новых работников каждого сотрудника, участвовавшего в процессе)

Трудозатраты одного работника считаем так:
ТЗ = ФЧ : Кол-во р/ч х Кол-во п/ч
(фиксированную часть заработной платы делим на количество рабочих часов в месяц, получаем стоимость одного часа рабочего времени и умножаем на количество часов, затраченных на процесс подбора)

Давайте рассмотрим на примере (подбор):

Определяем стоимость трудозатрат на подбор одного системного администратора:

В процессе подбора участвовали:
— Генеральный директор (ГД),
— руководитель IT-отдела (IT),
— менеджер по персоналу (HR).

Весь бизнес-процесс делим на этапы:
— составление заявки/объявления,
— работа с резюме,
— проведение собеседований,
— принятие решения,
— можно добавить еще какие-нибудь этапы.

ГД в составлении заявки и объявления участия не принимал и с резюме не работал. Подключился на этапе проведения собеседований.

IT и HR совместно составляли заявку и объявление, затрачено по 1 часу.

IT просмотрел 20 резюме, каждое — по 10 мин.

HR просмотрел 50 резюме, каждое – по 15 мин.

На каждое из 2-х финальных собеседований у ГД ушло по полчаса.

IT участвовал в 6-ти собеседованиях – по 45 мин каждое.

HR провел 10 собеседований по 1 часу.

Для принятии окончательного группового решения каждый из участников затратил по полчаса.

Возьмем примерное количество рабочих часов в месяц (из расчета 40 часов в неделю) – 160 часов.

Рассчитывать можно двумя способами (в идеале оба результата должны совпасть):
1. по каждому участнику (ГД, РП и HR), затем суммировать
2. по этапам бизнес процесса (составление заявки/объявления, работа с резюме, проведение собеседований, принятие решения).

Рассчитаем первым способом:

Находим стоимость одного часа работы каждого участника, для этого фиксированную часть месячной заработной платы (ГД – 80000 руб., IT – 60000 руб., HR – 40000 руб.) делим на кол-во рабочих часов в месяц.

Получается: час работы ГД – 500 руб., IT – 375 руб., HR – 250 руб.).

Далее высчитываем трудозатраты каждого участника процесса:

ГД – 750 руб. (собеседование – 500 руб., принятие решения – 250 руб.);

IT – 3500 руб. (составление заявки – 375 руб., работа с резюме — 1250 руб., собеседование – 1687,50 руб., принятие решения – 187,50 руб.);

HR – 6000 руб. (составление заявки – 250 руб., работа с резюме — 3125 руб., собеседование – 2500 руб., принятие решения – 125 руб.).

Суммируем и получаем стоимость трудозатрат на подбор одного системного администратора 10 250 руб.

Это только оплата труда участников подбора.

А если учесть прямые и косвенные затраты? Допустим, столько же, тогда умножаем на 2 и получаем 20 500 руб. в месяц.

А если умножить получившуюся сумму на количество новых работников (в месяц)? Например, ежемесячно подбираем по 10 работников. Следовательно, еще 205 000 руб.

А еще умножить на 12 месяцев, чтобы получить сумму затрат на подбор в год — 2 460 000 руб. в год.

И мы еще не учли стоимость адаптации новых работников!

Тема для размышления…

Если интересно, как можно работать с подобной ситуацией, напишу в одном из следующих постов.

Расходы на подбор кадров. Нюансы налогового учета

“Бухгалтерия и кадры“, 2008, N 11
РАСХОДЫ НА ПОДБОР КАДРОВ. НЮАНСЫ НАЛОГОВОГО УЧЕТА
“Кадры решают все!“ — этот лозунг актуален и сегодня. Любой работодатель заинтересован в квалифицированных, образованных, опытных сотрудниках. Способы поиска таковых разные: это и Интернет, и объявления в СМИ, и услуги кадровых агентств. Казалось бы, особых трудностей при налоговом учете указанных расходов не возникает: порядок, предусмотренный Кодексом, на первый взгляд очевиден. Но считают ли так же фискальные органы?
Читаем Кодекс…
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, пп. 8 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса относит “расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала“. То есть затраты по поиску кадров налоговую базу по налогу на прибыль уменьшают.
Анализируя формулировку указанного подпункта, можно сделать вывод, что к включаемым в налоговую себестоимость затратам по подбору персонала законодатель относит как услуги кадровых агентств, так и собственные мероприятия по подбору сотрудников. При этом возможность учета затрат, направленных на закрытие вакансий, указанная норма Кодекса не ставит в зависимость от конечного результата поиска персонала — фактического приема на работу сотрудника или же отсутствия подходящих кандидатов.
Правда, нужно учитывать еще и общие требования, предъявляемые к затратам, включаемым в налоговую себестоимость. Так, согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса для целей налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом обоснованными расходами считаются экономически оправданные затраты. Казалось бы, главное — позаботиться о документальном подтверждении расходов: уж экономическая оправданность расходов по набору работников на вакантную должность сомнений точно не вызывает. Только вот у налоговиков и финансистов другая точка зрения.
…и письма чиновников
Финансисты в своих письмах неоднократно указывали, что если организация фактически не произвела набор работников, в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, предоставленных специализированными компаниями по подбору персонала, то учитывать расходы по поиску кадров при расчете налога на прибыль организация не вправе. Поскольку указанные затраты нельзя рассматривать как экономически оправданные. Такие разъяснения приведены, в частности, в Письмах Минфина России от 4 сентября 2008 г. N 03-03-06/1/504, от 1 июня 2006 г. N 03-03-04/1/497, от 28 февраля 2003 г. N 04-02-05/2/10.
Примечание. Финансисты считают, что если организация фактически не произвела набор работников, то учитывать расходы по поиску кадров при расчете налога на прибыль нельзя.
Разделяют эту точку зрения и специалисты налогового ведомства (см., например, Письмо УФНС России по г. Москве от 22 марта 2005 г. N 20-12/19398). Стоит отметить, что о возможности включения в налоговую себестоимость расходов по подбору персонала лишь при условии закрытия вакансии говорилось еще в Методических рекомендациях по применению главы 25 “Налог на прибыль организаций“, утвержденных Приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. N БГ-3-02/729. Хотя методичка давно уже утратила силу, мнение налоговиков по этому вопросу осталось прежним.
Анализируем арбитраж
Судебно-арбитражная практика по вопросу налогового учета расходов по подбору персонала складывается в основном в пользу организаций. Так, например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 22 мая 2007 г. N А55-29883/05-53 суд указал на то, что Налоговый кодекс прямо предусматривает затраты по набору персонала в качестве расходов, связанных с производством и реализацией продукции, и не содержит в качестве дополнительных условии для учета таких затрат обязательный прием всех кандидатов на работу. Иногда налоговики пытаются снять расходы по подбору персонала и в ситуациях, когда организации закрыть вакансию удалось, но принятый на работу сотрудник позднее уволился. ФАС Уральского округа, рассмотрев такую ситуацию в Постановлении от 19 февраля 2008 г. N Ф09-477/08-С2, сделал вывод о том, что последующее увольнение по собственному желанию работника на правомерность учета расходов на услуги специализированных организаций по подбору персонала в целях налогообложения прибыли организаций не влияет. Необходимо также отметить, что налоговые органы ставят возможность учета затрат на услуги кадровых агентств в налоговых расходах в зависимость от наличия у компании отдела кадров. Однако, например, ФАС Московского округа в Постановлении от 9 ноября 2007 г. N КА-А40/10001-07 отклонил довод налоговиков о том, что наличие в составе организации подразделения кадров исключает необходимость заключения договора с фирмой по подбору персонала.
Примечание. Налоговые органы ставят возможность учета затрат на услуги кадровых агентств в налоговых расходах в зависимость от наличия у компании отдела кадров. Но суды не разделяют позицию налоговиков.
А Постановление ФАС Северо-Западного округа от 6 марта 2008 г. N А56-12605/2007 содержит вывод о том, что организация обоснованно на основании пп. 8 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса учла расходы на услуги по размещению объявлений в СМИ о наборе работников в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Судьи, в отличие от налоговиков, сочли такие расходы обоснованными.
Наша справка. Размещение в СМИ объявлений о вакансиях, а также о наборе сотрудников рекламой не является. Федеральный закон от 13 марта 2006 г. N 38-ФЗ “О рекламе“ определяет рекламу как информацию, распространенную любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованную неопределенному кругу лиц и направленную на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке. Информация о наборе работников, опубликованная организацией в СМИ, не отвечает данному определению. А значит, не может быть признана рекламной.
Имеется и отрицательная арбитражная практика. ФАС Северо-Западного округа в своем Постановлении от 13 апреля 2007 г. N А56-4088/2006 сделал вывод о том, что расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала экономически необоснованны и документально не подтверждены и, следовательно, не могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Предметом данного судебного разбирательства стала такая ситуация: организация приняла работника на вакантную должность, однако он был вовсе не из числа кандидатов, предложенных кадровым агентством, в то время как стоимость услуг агентства, отнесенных на расходы, составляла процент от годового дохода принятого на работу кандидата. Учитывая эти обстоятельства, суд встал на сторону налоговой инспекции. Говоря о судебных решениях, нельзя обойти вниманием и позицию Конституционного Суда Российской Федерации, изложенную в Определении от 4 июня 2007 г. N 320-О-П. Суд отметил, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения прибыли полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.
Принимаем меры
По нашему мнению, расходы на подбор персонала не должны ставиться в зависимость от конечного результата — приема работника, наличия отдела кадров, способа поиска, поскольку такие условия в гл. 25 Налогового кодекса не содержатся. Для того чтобы обезопасить себя от претензий налоговых органов, можно порекомендовать составить договор с кадровым агентством таким образом, что помимо собственно подбора претендентов оказываются информационные (предоставляет сведения о размере заработной платы данной категории работников, их профессиональной подготовке, уровне образования и т.п.) и консультационные услуги (например, отбор резюме, предварительное тестирование соискателей). Также к функциям отдела кадров можно отнести только ведение кадровой документации, учет рабочего времени, контроль за соблюдением трудовой дисциплины, а подбор кадров отдать в ведение специализированной организации. Заботясь о должном подтверждении экономической обоснованности затрат, нельзя забывать и о документах.
Подтвердить расходы на подбор кадров можно:
— договором с кадровым агентством на подбор персонала;
— договором со СМИ на размещение объявления об имеющихся вакансиях;
— актом приема-передачи выполненных работ.
Г.Денисова
Аудитор
Подписано в печать
11.11.2008

Подбор и трудоустройство новых сотрудников — процесс трудоемкий и часто — затратный. Многие организации находятся в постоянном поиске кадров, в связи с чем расходы по набору кадров могут составить значительную статью затрат.

Кроме того, всегда болезненным остается вопрос о квалифицированности кандидатов, необходимости испытаний при приеме на работу, увольнении некомпетентных новичков. Бывает и так, что организация нуждается в рабочей силе, но не хочет «раздувать» штат, да и ведение большого объема кадровой документации может быть затруднительно.

Учет расходов по набору кадров

С целью замещения вакантных должностей работодатели обращаются в кадровые агентства, публикуют объявления о наборе кадров в прессе, проводят конкурсы и т.п. Все эти усилия оправданны, так как преследуют деловую цель и в конечном итоге должны способствовать организации в получении прибыли от хозяйственной деятельности.

Какой именно путь поиска кадров увенчается успехом, предсказать сложно, однако, по мнению контролирующих органов, в налоговом учете можно будет признать только расходы одного вида. Например, если кандидат пришел по объявлению, а обращение к услугам кадрового агентства эффекта не дало, то стоимость публикаций в СМИ экономически обоснованна, а услуги агентства — нет.

Представляется, что такая точка зрения не вполне обоснованна, кроме того, если ведется постоянный поиск работников и ротация кадров достаточно активна, возможность отследить, кто именно из «новобранцев» принят тем или иным путем, есть не всегда.

Обратим внимание на то, что пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ определено, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала. Каких-либо ограничений эта статья затрат не предполагает.

По нашему мнению, наличие в штате организации специалистов по поиску кадров также не должно исключать или ограничивать возможности признания затрат на другие способы подбора кадров (включая услуги специализированных организаций). Возможности, которые имеются у средств массовой информации или кадровых агентств, явно превосходят возможности собственного кадрового менеджмента. Во избежание осложнений в ходе налогового контроля можно порекомендовать описать обязанности специалистов кадровой службы в должностных инструкциях так, чтобы их функции не дублировали услуги кадровых агентств. Например, менеджеру может быть вменено тестирование кандидатов, обратившихся непосредственно в организацию, размещение объявлений в периодической печати и т.п.
В то же время, если все усилия по поиску кадров так и не дали результатов, повода списать затраты в налоговом учете нет. Это следует из формулировки пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ, согласно которой затраты могут быть сопряжены только с набором кадров, а не с процессом их поиска как таковым (см. Письма Минфина России от 1 июня 2006 г. N 03-03-04/1/497, от 28 февраля 2003 г. N 04-02-05/2/10).

Пример. Организация для найма персонала пользуется услугами кадрового агентства. За каждого предоставленного кандидата организация платит агентству. Однако найденный кандидат не подошел и не будет принят на должность.
Если организация фактически не произвела набор работников, в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, предоставленных специализированными компаниями по подбору персонала, то указанные расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные расходы и учитывать для целей налогообложения.
В рассматриваемом случае расходы организации, связанные с оплатой услуг кадрового агентства по подбору кандидатур, не подошедших организации, не должны учитываться для целей налогообложения прибыли организаций.

Для целей бухгалтерского учета затраты по поиску сотрудников следует квалифицировать как управленческие и относить в полном объеме на счет 26 «Общехозяйственные расходы».
Датой отнесения затрат в себестоимость должна быть дата заключения трудового договора с сотрудником, на поиск которого были потрачены средства.

Отметим, что организации, применяющие УСН, не имеют возможности уменьшать налоговую базу по единому налогу на расходы по набору кадров, так как в закрытом перечне расходов такая статья отсутствует (ст. 346.16 НК РФ).

«Проверка документов»

При трудоустройстве отдельных работников работодателю необходимо учесть, что прием их может быть запрещен или ограничен законом.
Так, ст. 32.11 КоАП РФ требует от работодателя при заключении договора (контракта) на осуществление деятельности по управлению юридическим лицом запрашивать информацию о наличии дисквалификации физического лица в органе, ведущем реестр дисквалифицированных лиц (п. 2).
Реестр ведет МВД, и информация, содержащаяся в реестре дисквалифицированных лиц, предоставляется за плату в размере одного минимального размера оплаты труда (100 руб.) (Постановление Правительства РФ от 11 ноября 2002 г. N 805 «О формировании и ведении реестра дисквалифицированных лиц»).
Соискатель должности руководителя, который собирается работать в организации по совместительству, также должен представить согласие на это учредителей с основного места своей работы — в противном случае заключение с ним трудового договора будет противоречить ст. 276 ТК РФ.
А ст. 329 ТК РФ запрещает работникам, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств, работать по совместительству, если такая работа будет непосредственно связана с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств.

Для трудоустройства на работу, связанную с тяжелыми, вредными условиями труда, работнику предстоит пройти предварительный медосмотр (ст. ст. 69, 212, 213, 214, 266, 328 ТК РФ, Приказ Минздравсоцразвития России от 16.08.2004 N 83).
Для приема на работу иностранных граждан им должны быть оформлены разрешения на работу.
Законодательством установлены и иные дополнительные условия приема работников.

Испытание при приеме на работу

Статья 70 ТК РФ предполагает возможность заключения трудовых договоров с испытательным сроком и описывает условия назначения испытания. При этом срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев.

Если работодатель счел, что результат испытания неудовлетворителен, то работника можно уволить до окончания срока испытания, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Выплата выходного пособия в этом случае не предусмотрена.
Причины увольнения обосновать достаточно сложно, если в течение испытательного срока никаких претензий к компетентности или добросовестности, дисциплинированности работника никто не предъявлял.

Решение работодателя работник имеет право обжаловать в суд. Как правило, по суду в таких случаях работнику удается восстановиться.
Можно рекомендовать обосновывать увольнение результатами аттестации, которую следует в этом случае проводить до окончания испытательного срока.

Для признания законности результатов аттестации она должна быть проведена в порядке, предусмотренном федеральным законом или иным нормативным правовым актом, либо в порядке, закрепленном в локальном нормативном акте организации (ст. 81 ТК РФ, п. 31 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).
В настоящее время действуют Постановление СМ СССР от 26.07.1973 N 531 «О введении аттестации руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи» и Положение о порядке проведения аттестации руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи (утв. Постановлением ГКНТ СССР и Госкомтруда СССР от 05.10.1973 N 470/267), а также ряд отраслевых положений, однако порядок проведения аттестации может устанавливаться и локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников. Соответствующее положение может варьировать сроки и формы проведения аттестационных мероприятий (ст. 81 ТК РФ).
Если работник продолжает трудиться по окончании испытательного срока, уволить его как не прошедшего испытание нельзя.

Прием соискателя на стажировку

Удачной заменой испытательного срока может быть стажировка соискателя, предшествующая приему на работу.
Сущность договора стажировки — повышение квалификации физического лица — стажера. Это договор возмездного оказания услуг, в котором стажер (или лицо, направившее его на стажировку) является заказчиком, а принимающее предприятие — исполнителем.
Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 г. N 610 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 10.03.2000 N 213, от 23.12.2002 N 919, от 31.03.2003 N 175) и Письму Госкомвуза России от 15.03.1996 N 18-34-44ин/18-10 «Об организации и проведении стажировки специалистов» основной целью стажировки является формирование и закрепление на практике профессиональных знаний, умений и навыков, полученных в результате теоретической подготовки.

Стажировка осуществляется также в целях приобретения профессиональных и организаторских навыков, приобретения практического опыта.
Программа стажировки может предусматривать:
— самостоятельную теоретическую подготовку;
— приобретение профессиональных и организаторских навыков;
— изучение организации и технологии производства, работ;
— непосредственное участие в планировании работы организации;
— работу с технической, нормативной и другой документацией;
— выполнение функциональных обязанностей должностных лиц (в качестве временно исполняющего обязанности или дублера);
— участие в производственных совещаниях, деловых встречах и др.
Основным регламентирующим документом для стажера является утвержденная программа стажировки, согласованная с руководителем организации, где она проводится.
Основным отчетным документом является дневник стажировки (отчет о стажировке). В дневнике стажер дает краткую характеристику места стажировки, функций организации и формулирует личные цели стажировки согласно программе.
В конце срока проведения стажировки руководителем организации (наставником) дается отзыв (заключение) о ее прохождении стажером.

Проведение стажировки в целях подготовки будущих кадров организации обычно бесплатно (со стажера плата не взимается), хотя законодательно не запрещено проведение платных стажировок. Бесплатная стажировка оправдана тем, что организация, прежде чем взять сотрудника в штат и начать выплачивать ему полную зарплату, может убедиться в его компетентности и подготовить его к работе в необходимой области. В деловой практике принято выплачивать стажеру стипендию. В случаях, когда стажировка не имеет цели последующего приема на работу, стипендия обычно выплачивается за счет средств, поступивших в оплату стажировки. Если стажировка является этапом, предшествующим приему на работу, стипендия может выплачиваться за счет средств организации (выплата стипендии не обязательна). Размер стипендии определяется соглашением сторон и законодательно не определен. Также возможно обеспечивать иногородних, иностранных стажеров общежитием за счет фирмы — будущего работодателя.

Суммы стипендии и расходов на проживание могут быть отнесены организацией к расходам при условии, что стажировка прошла успешно и работник принят в штат. Бухгалтер может относить названные суммы в течение срока стажировки на счет 97 (Дт 97 Кт 76), а затем — на дату заключения трудового договора — списать в расходы организации (Дт 20, 25, 26, 44 Кт 97). В налоговом учете эти суммы относят по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Суммы стипендии и расходов на проживание целесообразно обложить НДФЛ во избежание конфликта с налоговыми органами, однако база по ЕСН и пенсионным взносам, а также взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве отсутствует, так как договор стажировки не является трудовым и не предполагает выполнение стажером работ, услуг в интересах принимающей организации.
Взимание платы за стажировку с соискателя возможно, однако не обязательно с учетом того, что по условиям договора по окончании обучения стажер обязуется трудоустроиться на предприятие и отработать определенное время. Этим условием обеспечивается возмездность договора (наличествует встречное обязательство, п. 1 ст. 423 ГК РФ).
Из числа сотрудников организации стажеру назначают наставника, обязанности которого: обучать стажера, консультировать его, помогать в освоении программы стажировки. Наставнику причитается надбавка за наставничество, размер которой определяется по соглашению между работодателем и наставником. Такая надбавка может включаться в расходы организации на оплату труда, если она предусмотрена системой оплаты труда (см. Письмо Минфина России от 22 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/115).
Лицензии на проведение стажировок не требуется.

Этап ученичества

Еще одна альтернатива испытательного срока — прием лица, ищущего работу, по ученическому договору с последующим преобразованием его в трудовой.
Ученический договор регламентируется гл. 32 ТК РФ.
Различают несколько видов ученических договоров: они могут заключаться как со штатными сотрудниками (параллельно с трудовыми договорами, если, например, работодатель платит за получение работником высшего образования), так и с лицами, ищущими работу с целью их профессионального обучения, повышения квалификации, подготовки к заключению трудового договора (ст. 198 ТК РФ).
В первом случае ученический договор является дополнительным к трудовому договору, а во втором — самостоятельным гражданско-правовым договором (ст. 198 ТК РФ). В ст. 207 ТК РФ указано, что трудовой договор заключается с лицом, ищущим работу, уже по окончании ученического договора.

Статьей 204 ТК РФ определено, что ученикам в период ученичества выплачивается стипендия (обязательно — в отличие от стажировки), размер которой определяется ученическим договором и зависит от получаемой профессии, специальности, квалификации, но не может быть ниже установленного Федеральным законом минимального размера оплаты труда (2300 руб., с 1 января 2009 г. — 4330 руб.).
По мнению Минфина, в случае принятия соискателя в штат организации по окончании ученичества расходы на выплату им стипендии могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) (Письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/77, от 7 мая 2008 г. N 03-04-06-01/123).
НДФЛ со стипендии следует удерживать, а ЕСН и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с сумм стипендии уплачивать не нужно, не взимаются со стипендии и взносы на обязательное пенсионное страхование (см. ст. 238 НК РФ, Письмо Минфина России и ФНС России от 9 июля 2007 г. N 05-1-02/304@, Письма Минфина России от 7 мая 2008 г. N 03-04-06-01/123, от 24 августа 2007 г. N 03-04-06-02/164, от 17 августа 2007 г. N 03-04-06-01/294, Письмо ФСС РФ от 11.06.2003 N 02-18/05-3937).

Ученический договор должен содержать:
— наименование сторон;
— указание на конкретную профессию, специальность, квалификацию, приобретаемую учеником;
— обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором;
— обязанность работника пройти обучение и в соответствии с полученной профессией, специальностью, квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре (работники, проходящие обучение в организации, по соглашению с работодателем могут полностью освобождаться от работы по трудовому договору либо выполнять эту работу на условиях неполного рабочего времени);
— срок ученичества (определяется исходя из срока, необходимого для обучения данной профессии, специальности, квалификации);
— размер оплаты в период ученичества.
Ученический договор может содержать иные условия, определенные соглашением сторон.
Статья 201 ТК РФ определяет, что ученический договор действует со дня, указанного в этом договоре, в течение предусмотренного им срока.
По завершении ученичества обычно проводится аттестация в произвольной форме и если результат обучения признан положительным, соискателя принимают в штат уже по трудовому договору.

Лизинг персонала

Содержание в штате каждого работника связано с ведением кадрового делопроизводства, расчетом заработной платы, социальными гарантиями и компенсациями, обязанностью работодателя по осуществлению мероприятий по охране труда, трудоемким получением разрешений на работу для иностранных сотрудников и т.п.
Решить все эти проблемы позволяет заключение договоров с организациями, оказывающими услуги по предоставлению рабочей силы. Специальные нормы в законодательстве, касающиеся именно таких договоров, отсутствуют, однако лизинг персонала как разновидность договора возмездного оказания услуг регулируется гл. 39 ГК РФ. Для оказания услуг по лизингу персонала не требуется лицензии или специального разрешения.

Пример. ЗАО «Факел» заключило договор лизинга персонала с ООО «Звезда» о предоставлении ЗАО рабочей силы — 15 строительных рабочих определенной квалификации для выполнения работ по заданию заказчика (ЗАО «Факел»). Эти сотрудники, состоящие в штате ООО, будут командированы в ЗАО, никакие договоры между этими физическими лицами и ЗАО заключать не следует, в ЗАО им не начисляется заработная плата, за них не уплачиваются налоги, не ведется кадровый учет.
Ежемесячно на определенную договором лизинга персонала сумму ООО выставляет ЗАО счет, выписывает акт и счет-фактуру.
ЗАО имеет право относить сумму платежа (кроме НДС) в расходы в целях налогообложения прибыли (пп. 19 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 5 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/222, Письма УФНС по г. Москве от 31 октября 2007 г. N 20-12/104332.1, от 2 сентября 2005 г. N 20-12/62487.1).
НДС на основании выставленного счета-фактуры ЗАО принимает к вычету, так как услуга по лизингу персонала оказана для осуществления деятельности ЗАО, подлежащей обложению НДС.

Договоры лизинга персонала должны быть «обезличенными», то есть персональные данные предоставляемой рабочей силы в них отсутствуют: указывают только профессиональные характеристики работников.
С помощью договоров лизинга можно решить проблемы сезонной потребности в рабочей силе или не допустить превышения списочной численности работников, если она почему-либо ограничена особенностями финансово-хозяйственной ситуации фирмы. Например, для работы с иностранными партнерами зачастую важен такой показатель эффективности деятельности организаций, как рентабельность персонала, то есть прибыль, приходящаяся на одного сотрудника. Принятые по лизингу в их число не входят, что позволяет этот показатель повысить, повысив тем самым и инвестиционную привлекательность юридического лица.
Если организация планирует в дальнейшем взять на постоянную работу сотрудника или заключить с ним напрямую гражданско-правовой договор, применение на предварительном этапе лизинга персонала в отношении таких лиц позволяет безболезненно пропустить этап испытательного срока, ведь работник на момент заключения с ним договора уже хорошо известен нанимателю.
Если лизинговый персонал заболевает, уходит в отпуск и т.п., его сразу заменяет другой, так как по договору приобретения рабочей силы кадровый состав чаще всего вторичен, а численность предоставляемых работников остается постоянной.

Проблемами лизинга персонала остаются существенное удорожание расходов на рабочую силу (маржа «лизингодателя» составляет обычно 25 — 50% сверх суммы затрат на оплату труда и налоги, взимаемые с заработной платы), невозможность оформить по договору лизинга персонала руководителя организации (он обязательно должен состоять в ее штате), обязательность оформления доверенностей на имя работников, взятых по лизингу на выполнение любых поручений от лица заказчика услуг (не будучи штатными сотрудниками, эти граждане могут действовать от имени «лизингополучателя» только на основании доверенности). Лизинговый персонал не может направляться в командировки, так как командировать можно лишь штатного сотрудника (ст. 166 ТК РФ), тем не менее в договоре лизинга может быть предусмотрено, что по заданию и за счет заказчика рабочая сила выезжает на его объекты. В подобных случаях затраты нужно будет включить в акт по договору за соответствующий период и отнести по статье расходов по договору.
Экономическую оправданность обращения организации к лизингу персонала можно обосновать сокращением расходов на кадровую службу, экономией затрат на охрану труда, исключением рисков ответственности за прием на работу иностранных граждан без разрешений на работу и т.п.

Источник публикации: «Бухгалтерский бюллетень»

Марина Климова, к.э.н., независимый консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения

Обосновываем расходы на подбор персонала

Источник: журнал «Главбух»

В вашей компании открылась новая вакансия. Но по разным причинам ни одного из работников руководитель не желает переводить на эту должность. Значит, ответственному за подбор персонала придется потрудиться, чтобы найти достойного кандидата. А бухгалтер при этом должен грамотно учесть все сопутствующие расходы.

В налоговом учете расходы на набор персонала считаются прочими (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ). Речь в кодексе идет именно о наборе персонала. То есть формально получается, что списать расходы на безрезультатный поиск (подбор) персонала нельзя. На этом настаивает и Минфин (письмо от 4 сентября 2008 г. № 03-03-06/1/504). Налоговые инспекторы считают так же (письмо УФНС России по г. Москве от 22 марта 2005 г. № 20-12/19398).

Есть еще одна распространенная претензия инспекторов. Допустим, компания обратилась за содействием в поиске кандидатов к агентству. Но параллельно с этим штатный HR-специалист разместил на специализированном сайте аналогичную вакансию. И самостоятельно отбирает и проводит собеседование с претендентами. В итоге чьи-то усилия окажутся напрасными. Так вот, налоговики полагают, что признавать расходы на них в налоговом учете нельзя.

Как защитить затраты на безрезультатный поиск

Привести несколько доводов в защиту безуспешных поисков нового работника можно.

По статье 252 НК РФ расходами признаются любые затраты, которые направлены на получение дохода. А ведь компании обращаются к кадровым агентствам для того, чтобы отыскать квалифицированного кандидата, опыт и мастерство которого послужат на пользу всей организации. А значит, условие статьи 252 НК РФ в целом выполняется. Кстати, если в вашей компании нет собственной службы по набору персонала, то оплата услуг кадрового агентства, пусть даже безрезультатных, уж точно обоснованна.

Но даже если у вас в штате есть HR-специалист, возможность обратиться к кадровому агентству никто не отменял. Вполне возможно, что поиск кандидатов вообще не предусмотрен в должностной инструкции сотрудника. Скажем, он обязан исключительно тестировать присланных агентством кандидатов, а их поиском самостоятельно заниматься не должен.

Кроме того, обоснованность расходов нужно оценивать не с точки зрения полученных результатов, а исходя из намерения компании получить реальную выгоду в будущем (п. 9 постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53).

Пользуясь такими аргументами, компании успешно отстаивали в суде расходы на вознаграждение за «пустые» услуги кадровых агентств или усилия штатных специалистов (постановления ФАС Московского округа от 13 марта 2009 г. № КА-А40/1354-09, ФАС Поволжского округа от 22 мая 2007 г. по делу № А55-29883/05-53).

Правда, чтобы эти аргументы сработали, необходимо сохранить все подтверждающие документы. В первую очередь договор с кадровым агентством и приложение к нему с описанием квалификационных требований к кандидату. Затем акт об оказании услуг, счета-фактуры и платежные поручения из которых можно установить что контрагент реально оказал вам услуги, а вы их оплатили. Акт об оказанных услугах должен отвечать всем требованиям статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Проконтролируйте, чтобы кроме необходимых реквизитов в документе были подробно расписаны оказанные услуги.

Рекомендется даже сохранять резюме соискателей и переписку с агентством, из которой будет видно, что на период действия договора на собеседование приходили те или иные кандидаты. В общем, чем больше вы соберете документов, свидетельствующих о реальности сделки, тем меньше претензий от инспекторов услышите.

Налоговики, как правило, требуют еще и отчет исполнителя. Однако судьи, ссылаясь на пункт 1 статьи 252 НК РФ, указывают: законодательство не обязывает компании составлять отчет о проделанной работе или иные связанные с этим документы (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 27 ноября 2008 г. № 09АП-14614/2008-АК).

И еще важный нюанс. Еще до того, как вы займетесь подбором персонала, в штатное расписание нужно непременно внести информацию о вакантной должности. Для этого достаточно составить приказ руководителя в произвольной форме. Лучше, если такой приказ будет издан до того, как вы примете нового сотрудника на работу. В последнее время инспекторы часто придираются к несостыковке в датах.

Когда признавать расходы опасно

Налоговики могут снять расходы, даже если поиск работников себя оправдал. В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 13 апреля 2007 г. по делу № А56-4088/2006 – пример того, как поступать не следует. Компания заключила контракт с агентством на поиск кандидатов на должность начальника инвестиционно-банковского управления. Стоимость услуг по условиям договора составляла 30 процентов от годового дохода принятого на работу кандидата.

Через какое-то время дополнительным соглашением стороны внесли изменения в договор. И определили, что агентство займется поиском кандидата уже на должность начальника отдела PR и рекламы. Стоимость услуг тоже была изменена и теперь составляла конкретную сумму. Вакансия закрылась, когда на место начальника отдела был принят работник. Однако налоговики установили, что этот человек пришел «не со стороны». Как выяснилось, на период поиска он занимал аналогичную должность, но только не в головной компании, а в филиале По этой причине инспекторы посчитали расходы неоправданными и сняли их.

Даже в арбитражном суде организацию не поддержали. Суд, ознакомившись с представленными документами, согласился, что расходы экономически необоснованны. Обжалуя решение в кассационном порядке, компания ссылалась на то, что затраты на поиск персонала направлены на получение дохода и необходимы для эффективного ведения бизнеса. Тем не менее представитель компании не смог ответить на элементарный вопрос почему заказчик выбрал кандидата не из предложенных агентством, а предпочел перевести работника с аналогичной должности из филиала. В итоге суд свое решение так и не изменил.

Отмечу еще один случай, когда расходы на подбор персонала и услуги кадровых агентств могут вызвать претензии проверяющих. Организация приняла на работу соискателя, которого предложило агентство, но в течение испытательного срока он уволился по собственному желанию. В данных обстоятельствах налоговики скорее всего увидят попытку занизить базу по налогу на прибыль и снимут расходы. Однако если в суде они не смогут доказать умышленные действия компании, то решение скорее всего будет в вашу пользу. Положительная практика есть – постановление ФАС Уральского округа от 19 февраля 2008 г. № Ф09-477/08-С2.

В какой момент расходы можно списать

Деньги, потраченные на подбор сотрудников, отнесите к расходам по обычным видам деятельности. Такой порядок предусмотрен подпунктами 5 и 7 ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н. Признать расходы можно после того, как вы подпишете акт оказанных услуг с кадровым агентством. А если до этого часть суммы по договору вы уже перечислили, то отражайте ее в качестве аванса.

Если, например, в договоре с кадровым агентством прописано, что услуга считается оказанной в тот момент, когда кандидат выйдет на работу, расходы можно признать в первый рабочий день нового сотрудника.

Пример 1
ООО «Вектор» заключило договор с кадровым агентством «Иксхантер» на поиск электрика с ежемесячным окладом 30 000 руб. Стоимость услуг агентства – 59 000 руб. (в том числе НДС – 9000 руб.). Агентство подобрало четырех кандидатов, один из которых по результатам собеседования был принят в штат ООО «Вектор» 26 мая. В этот же день агентство предоставило акт и счет-фактуру. А на следующий день заказчик перечислил исполнителю всю сумму. Бухгалтер ООО «Вектор» сделал такие записи в учете.

26 мая:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
– 50 000 руб. (59 000 – 9000) – учтена стоимость услуг кадрового агентства;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 9000 руб. – учтена сумма НДС (по счету-фактуре).

27 мая:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 50
– 59 000 руб. – отражена оплата услуг кадрового агентства согласно условиям договора;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 9000 руб. – принят к вычету входной НДС со стоимости услуг кадрового агентства.

Расходы на оплату услуг кадрового агентства по подбору электрика в налоговом учете компания отразила 26 мая. Эти расходы будут учтены в составе прочих за II квартал.

Представим, что в договоре между организацией и кадровым агентством прописано следующее условие: если работник не проходит испытательный срок и компания решает его уволить, то агентство возвращает свое вознаграждение полностью. Использовав условия предыдущего примера, посмотрим, какие проводки нужно сделать бухгалтеру в случае, когда деньги за подбор персонала возвращаются.

Пример 2
Недавно принятый на должность электрика Петров А.А. не прошел трехмесячный испытательный срок и был уволен 20 июня. Теперь по условиям договора агентство должно вернуть ООО «Вектор» вознаграждение за услуги по поиску персонала. Кадровое агентство «Иксхантер» 25 июня перечислило заказчику деньги в полном объеме. В учете бухгалтер ООО «Вектор» сделал следующие проводки.

20 июня:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
– 50 000 руб. (59 000 – 9000) – сторнированы расходы на оплату услуг кадрового агентства;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 9000 руб. – сторнирован НДС, учтенный по оказанной услуге;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 9000 руб. – сторнирован НДС, ранее предъявленный к вычету;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по претензиям» КРЕДИТ 60
– 59 000 руб. – отражена сумма задолженности кадрового агентства.

25 июня:
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по претензиям»
– 59 000 руб. – возвращена кадровым агентством сумма оплаты услуг.

Базу по налогу на прибыль за II квартал бухгалтер ООО «Вектор» скорректировал на 50 000 руб.

Т. Воронцова,
преподаватель Группы компаний «ЭЛКОД»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *