Каковы сроки хранения документов

>Штатное расписание организации: срок и место хранения!

Как и где хранится?

В архиве

По истечение нескольких месяцев, кварталов, лет у работодателя возникает потребность организовать архив для хранения, комплектования и учета архивных документов.

Штатное расписание на бумажном носителе зачастую хранится в металлическом сейфе или закрывающихся на ключ шкафах. В крупных организациях, государственных учреждениях оборудованы для этих целей специальные помещения с замками и сигнализацией.

В организации

Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Документ, отражающий структуру и состав работодателя, утверждается приказом по основной деятельности, являясь его приложением, и закрепляется подписью руководителя или уполномоченного лица.

Приказ об утверждении и штатное расписание в оригинальном виде должны храниться в папке «Приказы по основному виду деятельности». Кадровая служба предприятия считает своей прерогативой хранить оригинал.

Чёткого регламента в этом вопросе нет. Предполагается индивидуальный подход для каждой организации, в зависимости от объема работы, распределения ответственности между отделами и количества подразделений (как отразить подразделения и их коды в штатном расписании?).

Сколько лет хранится?

Срок в архиве

Федеральное архивное агентство (Росархив) устанавливает и контролирует временные рамки хранения различных документов. Штатное расписание не является исключением из этих правил.

По регламенту вышеуказанной инстанции штатные расписания, изменения к ним должны находиться в сохранности по месту разработки и/или утверждения постоянно, то есть бессрочно, а в других организациях три года (каков срок действия штатного расписания?). Срок хранения приказов, связанных с личным списочным составом сотрудников, необходимо держать в архиве не менее 75 лет с момента наступления события, которое они оформляют.

Предусматривается оформление такого документа как выписка из штатного расписания, она предоставляется по месту требования и отражает основные положения первичного документа в разрезе тех разделов, которые интересуют.

Срок в организации

Вопрос о том, сколько лет штатное расписание должно храниться в организации актуален как для предприятий и индивидуальных предпринимателей с небольшой численностью сотрудников, так и для крупных организаций. Несмотря на минимальные обороты, документооборот обеспечить необходимо, так же, как и вести бухгалтерский и кадровый учёт.

В течение отчетного периода составляется и при необходимости изменяется штатное расписание, а по истечении сроков, установленным разработанным графиком, подшивается и сдается в архив. График разрабатывается ответственными лицами: начальниками отделов, подразделений, департаментов, а утверждается руководителем организации. При передаче дел необходимо личное присутствие принимающей и сдающей стороны.

В пределах сроков хранения штатного расписания в организации она должна обеспечить выдачу копии документа лицам, которые имеют право на получение, в том числе участникам общества с ограниченной ответственностью.

Штрафы

При проверке государственные органы вправе затребовать документы, по которым не истёк срок хранения. При их отсутствии в связи с уничтожением или при отказе предоставлять требуемое, ответственные лица понесут наказание в виде штрафа:

  • В отношение должностного лица в размере 300-500 рублей за нарушение норм хранения архивных документов; ст. 13.25 КоАП РФ.
  • В размере 2000 — 4000 рублей для должностных лиц за непредставление документов, а в следствие этого за препятствие ходу проверки по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ.
  • От 300 до 500 рублей с физических лиц и от 3000 до 5000 рублей с юридических за непредставление информации; ст. 19.7 КоАП РФ.

Зачем нужны документы?

Соблюдать сохранность документа необходимо и для того, чтобы при возникших судебных разбирательствах в части споров о назначении пенсии, об увольнении работника по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата работников, иметь веское доказательство. Когда штатное расписание утеряно, целесообразно принять меры по его восстановлению.

О том, обязательно ли составлять штатное расписание и зачем оно нужно, мы писали .

Приказ

Министерство культуры Российской Федерации регламентирует сроки хранения своим приказом от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Справка. Штатное расписание хранится бессрочно.

Необходимо обращать внимание на периодичность обновления расписания, так как оно может быть бессрочным и неизменным, что встречается редко, или утверждённым на какой-либо срок, а значит, требуется его постоянное обновление.

>Федеральный закон об архивном деле

Немного истории

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации имеет непростую историю. Первым основополагающим документом в этой области стали Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, появившиеся в июле 1993 г. С принятием Конституции РФ эти положения устарели и вступили в противоречие с ее требованиями, а также положениями других законодательных актов, касающихся работы с архивами.

Наряду с общими изменениями в российском законодательстве заметные перемены произошли и в практике архивной работы. Они же выявили ряд недостатков в действующем архивном законодательстве. Подготовка нового закона стала необходимостью. Работа над проектом закона продолжалась не один год. ФЗ от 22.10.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» стал законодательной базой, на которой сейчас основывается весь процесс организации хранения материалов в архивах. Стоит отметить, что с момента своего издания он претерпел одиннадцать редакций.

Нормы, зафиксированные в последней редакции ФЗ об архивном деле в РФ, обладают правовым приоритетом над другими законодательными актами, касающимися данной сферы деятельности. Поэтому, работая с архивами, следует придерживаться прежде всего его требований.

Что нового внес закон об архивном деле в РФ?

ФЗ-125 об архивном деле в РФ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других структур, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства.

В законе последовательно раскрываются основные применяемые в нем понятия, такие как:

  • архивное дело и архивный документ;
  • распоряжения по личному составу;
  • документ Архивного фонда РФ;
  • особо ценные и уникальные бумаги;
  • государственный и муниципальный архивы;
  • постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, и многие другие.

Документы по личному составу

Большое внимание в Законе уделено правилам хранения документов по личному составу. Так именуются бумаги, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ).

Их подробный список можно найти в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе работы государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Это распоряжения, касающиеся:

  • трудоустройства граждан, их перемещению, совмещению, переводу, увольнению;
  • документы по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий ;
  • по изменению фамилии, имени или отчества сотрудника;
  • по награждению;
  • по оплате труда, премированию, различным выплатам;
  • по всем видам отпусков трудящихся с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения заработной платы;
  • по дежурствам по профилю основной деятельности;
  • по длительным внутрироссийским и зарубежным командировкам, командировкам для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Бумаги, образующиеся в результате деятельности предприятия, составляют документальный фонд. По возможности, работодатель может организовать при своем предприятии архив, который будет обеспечивать правильное хранение всех документов.

Сроки хранения

Уточнен минимальный срок хранения документов по личному составу. Архивное законодательство предписывает хранить их, в том числе в коммерческих организациях, в зависимости от даты их создания:

  • распоряжения, созданные до 2003 г., — не менее 75 лет со дня создания;
  • бумаги, созданные начиная с 2003 г., — не менее 50 лет со дня создания.
  • документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся с момента поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения госслужбы с проведением экспертизы ценности распоряжений по прошествии указанного срока хранения.

В случае ликвидации или банкротства организации документы по личному составу, а также бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, по договору передаются на хранение в государственный или муниципальный архив (п. 4.1 Правил).

Ответственность работодателя

Согласно ст. 27 Закона, юридические лица, а также должностные лица и граждане, не соблюдающие его положения, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

В случае непередачи кадровых бумаг в архив при ликвидации существует возможность привлечения членов ликвидационной комиссии к уголовной ответственности по ч. 1 ст. 325 УК РФ за сокрытие (уничтожение) официальных документов, если будет доказана их корыстная или личная в этом заинтересованность

Административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Статья 13.20 КоАП РФ является общей нормой, и устанавливает ответственность в виде штрафа в размере до 500 рублей.

Статьей 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность организации за неисполнение обязанности по хранению бумаг в течение сроков, установленных соответственно законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях. В этом случае штраф может достигать 300 000 рублей.

Делопроизводство и документооборот на предприятии

Н.А. Храмцовская ведущий эксперт компании ЭОС по управлению документацией, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Создадим свое законодательство?!

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ (далее по тексту — Федеральный закон) главным образом решает вопросы, связанные с разграничением федеральной, региональной и муниципальной собственности на архивы и разделением прав и обязанностей в области архивного дела. Его принятие поставило перед субъектами Российской Федерации задачу приведения своего законодательства в соответствие с федеральным.

Есть целый ряд причин, по которым регионы со своей стороны заинтересованы в разработке соответствующих нормативно-правовых актов:

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

  • Во-первых, Федеральный закон ограничивается выделением федеральной собственности. Есть возможность продолжить «раздел имущества», а речь идет о немалых материальных ценностях. Безусловно, это главная причина, по которой регионы очень серьезно относятся к возможности создания своего «архивного» законодательства;
  • Во-вторых, управление государством осуществляется посредством документов. Контроль над архивами, над доступом к информации означает контроль над деятельностью государственных органов и тем самым дает власть. Не меньшую ценность представляет собой и инфраструктура архивных учреждений (здания, территория и т.д.);
  • В-третьих, новое законодательство значительно расширит возможности для зарабатывания денег архивными учреждениями.

Многие субъекты федерации серьезно и неформально относятся к разработке законов и нормативных актов, стараясь отразить в них свое понимание вопросов управления архивным делом. Хватает, однако, и тех, кто просто переписывает федеральные нормы. В связи с этим руководство Росархива в декабре 2004 года высказало свою точку зрения на вопрос о разработке регионального архивного законодательства. Мнение

Из выступления заместителя руководителя Росархива А.Н. Артизова «О реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» 2 декабря 2004 г. на учредительном заседании Совета по архивному делу

Какими могли бы быть форма и содержание правового акта субъекта Российской Федерации? Из некоторых регионов к нам уже поступили сообщения, что попытки дословного переписывания федерального закона оказались безрезультатными, встретив негативную оценку юристов. В самом деле, зачем нужен акт субъекта, на 90% повторяющий федеральный закон прямого действия?

…Ни в коем случае не надо слепо копировать новый федеральный закон. Его нормы о сохранности, учете, комплектовании и использовании архивных документов, а также об обязанностях организаций и граждан в вопросах архивного дела не нуждаются в повторении. Эти нормы имеют, подчеркиваю, прямое действие на территории всей нашей страны. Лучше пойти по другому пути — внесения изменений и дополнений в действующие законы субъектов Российской Федерации об Архивных фондах субъектов Российской Федерации и архивах, изъять из них те нормы, которые противоречат новому федеральному закону, и напротив, сохранить оправдавшие себя на практике положения, дополнить их при необходимости не противоречащими федеральному закону новациями.

…Конкретная практика нормотворчества в регионах уже в ближайшее время покажет, какими будут новые законы и положения об Архивных фондах субъектов Российской Федерации и архивах.

С одной стороны, имеющаяся у регионов возможность принимать собственное законодательство может оказаться полезной для развития архивного дела. В тех из них, где руководство понимает важность развития архивного дела, в том числе для решения острых экономических и социальных вопросов, появляется возможность наладить ее лучше, чем в среднем по стране.

Однако, региональная архивная деятельность теперь полностью выведена из-под контроля федерального центра, что значительно затрудняет организацию сотрудничества и взаимодействия — как межрегионального, так и с федеральным центром.

Кроме того, уже сейчас возникают проблемы с организацией архивного хранения документов предприятий и организаций федерального подчинения, находящихся в регионах.

Начинающийся разнобой в региональном законодательстве в области архивной деятельности таит в себе немалые опасности. Различия в законах, в практике ведения архивных документов осложняют обеспечение сохранности архивного фонда нашего государства, появляется угроза утраты, при определенных обстоятельствах, исторического наследия страны. При этом могут пострадать интересы как граждан, так и юридических лиц.

Эти проблемы прекрасно видит и руководство Росархива. К сожалению, его полномочия в настоящее время значительно сокращены и урезаны. Федеральное архивное агентство не может напрямую контролировать разработку нормативных актов «на местах», и предлагает лишь услуги по рецензированию регионального законодательства.

Мнение

Из выступления руководителя Федерального архивного агентства В.П. Козлова 28 февраля 2005 года на коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации

…Нельзя допустить, чтобы в одном субъекте федерации существовали свои правила использования архивных документов и доступа к ним, а в другом субъекте — иные. Государственные, муниципальные, ведомственные архивы как нервная система государства, пусть даже и периферийная, должны действовать по единым правилам.

В настоящее время в ряде регионов уже приняты новые законы об архивном деле. Разработка законодательства идет очень активно, и, возможно, к концу года в большинстве субъектов Российской Федерации будет свой нормативно-правовой акт, регулирующий архивную деятельность. Поэтому именно сейчас интересно проанализировать, как в регионах решаются вопросы управления архивным делом, какие новые нормы вводятся, и насколько велики различия в законодательстве.

В процессе подготовки данной статьи были использованы 10 законов и проектов законов на различных стадиях разработки, доступных на 1 августа 2005 года. Это достаточно репрезентативная выборка, анализ которой позволяет выявить тенденции развития регионального архивного законодательства. В нее входят:

  • Проект закона Иркутской области «Об архивном деле в Иркутской области» от 23 мая 2005;
  • Закон Кировской области «Об архивном деле в Кировской области», принятый Законодательным Собранием Кировской области 24 февраля 2005 года;
  • Закон Московской области «Об Архивном фонде Московской области и архивах» в редакции Закона Московской области от 28.02.2005 № 73/2005-ОЗ;
  • Закон Новгородской области «Об архивном деле в Новгородской области», принятый областной Думой 2 марта 2005 года;
  • Закон Самарской области «Об архивном деле в Самарской области», принятый Самарской Губернской Думой 26 апреля 2005 года;
  • Проект закона «Об архивном деле в Свердловской области», принятый в первом чтении 25 января 2005 года Свердловской областной Думой;
  • Закон Удмуртской Республики «Об архивном деле в Удмуртской Республике», принятый Государственным Советом Удмуртской Республики 15 июня 2005 года;
  • Проект закона Хабаровского края «Об Архивном фонде Хабаровского края и архивах», принятый в первом чтении Законодательной Думой Хабаровского края 25 мая 2005 года;
  • Закон Ханты-Мансийского автономного округа — Югры «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе — Югре», принятый Думой Ханты-Мансийского автономного округа — Югры 24 мая 2005 года;
  • Закон Ярославской области «Об архивном деле в Ярославской области», принятый Государственной Думой Ярославской области 24 мая 2005 года.

Основные понятия в региональном законодательстве

К вопросам терминологии в регионах подошли по-разному, см. Таблицу 1. Кое-где законы вообще не содержат определений терминов (Иркутская область и Ханты-Мансийский Автономный округ) или же стоит ссылка на федеральный закон (Ярославская область).

Таблица 1

Общее количество терминов, данных в законах об архивном деле

Всего в законодательстве субъектов Российской Федерации дано 32 различных термина. Из 19 определений понятий, приведенных в Федеральном законе, только одно — «депозитарное хранение документов Архивного Фонда Российской Федерации» — не было использовано в региональных законах ни разу. Из общего числа терминов, включенных в региональное законодательство, три четверти заимствованы из Федерального закона. При этом определение «архивного дела» дано в половине законодательных актов, а термины «архивный фонд», «государственный архив», «документ Архивного фонда» приведены в 40% соответствующих законов.

В законодательстве регионов даны определения:

  • четырех различных видов архивных фондов (для сравнения: в Федеральном законе — два вида);
  • 6 видов архивов (в Федеральном законе — 3);
  • 7 видов документов (в Федеральном законе — 5);
  • 5 видов хранения архивных документов (в Федеральном законе — 4).

Определения, данные в региональных нормативно-правовых актах, в ряде случаев существенно отличаются как от определений Федерального законодательства, так и от своих региональных собратьев. Пример 1

В законе Свердловской области дана более широкая трактовка термина «постоянное хранение архивных документов», отражающая понимание региональными органами государственной власти того факта, что постоянно могут храниться не только документы Архивного фонда (т.е. либо прошедшие экспертизу ценности и по ее итогам отнесенные к Архивному Фонду, либо перечисленные в соответствующих перечнях с указанием срока хранения «постоянно»), но и другие документы, представляющие интерес для организации. См. статью 2 Проекта закона «Об архивном деле в Свердловской области»

Пример 2

Закон Самарской области, напротив, относит к документам постоянного срока хранения только (ст.3 п.2) «документы, отнесенные в установленном порядке к составу архивного фонда Самарской области и подлежащие постоянному сроку хранения в государственных архивах Самарской области». При такой трактовке сокращается документальный массив, который можно отнести к категории «постоянного срока хранения». Из него исключаются документы почти всех коммерческих и негосударственных организаций, поскольку подавляющее большинство этих организаций не являются источниками комплектования архивного фонда!

Всего в региональных законах введено 17 дополнительных терминов (примерно половина их общего числа). Только один термин используется более или менее массово — в половине законов, и, что не удивительно, это определение архивного фонда региона. Остальные 16 терминов встречаются только по одному разу. Мы приведем выдержки из нескольких законов, подтверждающие сказанное.

Фрагмент документа

Закон Хабаровского края «Об Архивном фонде Хабаровского края и архивах». Статья 1 «Основные понятия, используемые в настоящем законе»

5) архивный фонд поселения — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее — муниципальные организации), расположенных на территории поселения, а также иных архивных документов, приобретенных в муниципальную собственность на законном основании, подлежащих передаче на хранение в муниципальный архив;

6) документы личного происхождения — архивные документы, образовавшиеся в деятельности лица, семьи, рода.

Фрагмент документа

Закон Самарской области «Об архивном деле в Самарской области».
Статья 3 «Основные понятия, применяемые в настоящем Законе»

3) экспертно-проверочная комиссия — коллегиальный орган, созданный для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов архивного фонда Самарской области, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных и муниципальных архивов;

4) межведомственная экспертная комиссия по рассекречиванию документов архивного фонда Самарской области — коллегиальный орган, созданный Правительством Самарской области с целью подготовки и проведения комплекса работ по рассекречиванию документов.

Фрагмент документа

Закон Новгородской области «Об архивном деле в Новгородской области»
Статья 3 «Основные понятия»

— орган управления архивным делом в Новгородской области — уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела;

— муниципальный архив документов по личному составу — структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа области или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов социального правового характера;

— государственный реестр уникальных документов Архивного фонда области — систематический перечень уникальных документов Архивного фонда области, создаваемый в целях обеспечения контроля за их сохранностью и информирования пользователей.

Слишком много внимания уделено в Федеральном законе вопросам раздела имущества. Возможно, это и послужило причиной того, что в региональном законодательстве появилось так много дополнительных терминов, поскольку регионы заинтересованы не только в разделе имущества, но и в организации нормального функционирования архивной отрасли.

Таким образом, различия в законодательстве регионов появляются уже на этапе определения терминологии. В принципе, расширение терминологической базы архивного дела в законодательстве можно было бы только приветствовать, если бы оно происходило централизовано и/или согласованно. «Разброд и шатания» в терминологии никогда не приводили ни к чему хорошему, и они не способствуют взаимопониманию при обсуждении важных вопросов, касающихся сохранения исторического наследия нашей страны.

Полномочия в области архивного дела

Во всех региональных законах подробно говорится о распределении полномочий в области архивного дела на региональном (а кое-где — и на муниципальном) уровне. По важности тема распределения полномочий рассматривается наравне с вопросами собственности, например, как в Законе Ярославской области.

Руководство Росархива, говоря о региональном законодательстве в области архивного дела, предлагало рассмотреть в региональных законах несколько вопросов, которые не были затронуты Федеральным законом.

Мнение

Из выступления заместителя руководителя Росархива А.Н. Артизова 2 декабря 2004 г. на учредительном заседании Совета по архивному делу

Акты субъектов Российской Федерации вправе регулировать также такие отсутствующие в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» вопросы, как:

  • процедура (порядок) передачи в собственность Российской Федерации, других субъектов и муниципальных образований архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации (здесь могут указываться конкретный орган власти, принимающий такое решение, инициатор представления о передаче, сроки рассмотрения этого представления и т.п.);
  • компетенция органов представительной и исполнительной власти субъекта федерации в вопросах реализации государственной политики в архивном деле;
  • особенности правового положения архивистов и архивных служб регионов (если таковые имеются), в том числе вопросы закрепления сети региональных архивных учреждений;
  • вопросы финансового и материально-технического обеспечения деятельности архивов субъекта федерации.

Определение полномочий органов государственной власти регионов стало одной из главных целей регионального законодательства. В Таблице 2 приведены данные о том, каким органам власти предоставляются полномочия в области архивного дела в соответствии с региональным законодательством.

Все законодательные акты в большей или меньшей степени подробности определяют полномочия различных ветвей законодательной и исполнительной власти. Подавляющее большинство регионов (80%) считает вопрос заслуживающим внимания законодательных органов, а 30% считают эту сферу деятельности настолько важной, что в управление архивным делом включаются губернаторы регионов. Все регионы, разделившие в законодательстве полномочия различных ветвей государственной власти, предоставили соответствующие полномочия правительству (администрации).

Статья 16 Федерального закона обязывает региональные органы государственной власти следить за соблюдением законодательства об архивном деле.

Таблица 2

Органы власти регионов, которым предоставлены полномочия в сфере архивного дела

Любопытно, что из регионов, предоставивших своим законодательным органам право принятия законодательства в области архивного дела, только 62% позаботились о полномочиях контроля за их соблюдением, и еще меньше — 50% — закрепили необходимость законодательного выделения бюджетных средств на содержание архивов и развитие архивного дела.

В тех регионах, где полномочия были предоставлены губернаторам, в их обязанности входит:

  • определение приоритетов финансирования и основных направлений социально-экономической политики (Свердловская и Ярославская области);
  • организация принятия и исполнения областных законов (Свердловская область) и нормативных актов, регулирующих деятельность архивной отрасли (Хабаровский край, Ярославская область);
  • принятие решений о передаче архивных документов (Свердловская область).

Из регионов, в законодательстве которых детализированы полномочия администрации (правительства), большинство (свыше 80%) дали ей полномочия по проведению государственной политики в области архивного дела и право решать вопросы о передаче архивных документов. Менее половины (44%) дали ей право принимать нормативно-правовые акты региона и обязали ее следить за соблюдением этих актов и организовывать хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Хочется особо отметить регионы, где в полномочия администрации (правительства) включены вопросы установления мер социальной поддержки работников архивной отрасли (Самарская область и Хабаровский край) и вопросы использования информационных технологий в области архивного дела (Хабаровский край и Ханты-мансийский автономный округ).

Очень интересен вопрос о том, какие именно полномочия региональное законодательство закрепляет за «уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела», — особенно на фоне резкого сокращения полномочий Федерального архивного агентства.

Во многих регионах на «уполномоченный орган» смотрят как на структуру, определяющую политику в области архивного дела. Из числа регионов, подробно рассмотревших в своем законодательстве вопрос о полномочиях вышеназванного органа, большинство (свыше 80%) предоставили ему право контроля за соблюдением законодательства об архивном деле и/или нормативно-правых актов регионов, возложили на него организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов. Многие из этих регионов (60%) включают в обязанности этого органа проведение экспертизы ценности документов и включение документов в состав архивного фонда региона, а 40% — предоставили ему управление архивами и дали право обращаться в суды в случаях нарушения архивного законодательства. Интересно, что только 40% регионов включили в сферу компетенции «уполномоченного органа» подготовку заключения при передаче архивных документов в другие формы собственности.

Печально, но об ответственности «уполномоченного органа» за «организацию взаимодействия и обмена информацией в сфере архивного дела» сказано только в законе Свердловской области; за организацию «взаимодействия со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти» — только в законе Кировской области. Сейчас архивная отрасль переживает этап размежевания, и мало кто задумывается о сохранении связей с Росархивом.

Наблюдающееся в региональном законодательстве «разнообразие» в распределении полномочий может привести, прежде всего, к формированию в регионах существенно отличающихся друг от друга систем управления архивным делом. В конечном итоге под угрозу может быть поставлено обеспечение надлежащей сохранности архивных фондов как отдельных регионов, так и архивного фонда Российской Федерации в целом.

Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

постоянно — в государственных архивах, музеях, библиотеках, а также организациях Российской академии наук;
временно — в органах государственной власти, в государственных организациях, в создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, в муниципальных архивах в случае передачи органу местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, отнесенных к государственной собственности, находящихся на территории муниципального образования.
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения и использования устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:
постоянно — в муниципальных архивах, музеях, библиотеках;
временно — в муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками и владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный, муниципальный архив, библиотеку, музей, а также организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются собственниками и владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

Следующая статья «
К тексту закона «

Хранение и учет архивных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Московский институт юриспруденции

Факультет: «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Курсовая работа

По дисциплине «Архивоведение»

Тема: «Хранение и учет архивных документов»

Москва, 2005

Введение

Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение

Сроки временного хранения документов Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение

Сроки хранения документов (письма, переписка), образующихся в деятельности организации

Учет документов в архивах

Заключение

Литература

Введение

Архивоведение — наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.

Предмет архивоведения включает в себя:

· принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

· способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

· создание системы информации о содержании документов;

· организацию всестороннего использования документальной информации;

· организацию работы архивных служб.

Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение

В настоящее время в силу вступил Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, за исключением положений, для которых статья31 этого Закона устанавливает срок вступления в силу 1 января 2006 г.

Этот Закон в интересах граждан, общества и государства регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности.

В случае противоречия новому Закону законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных правовых актов об архивном деле действуют нормы нового Закона.

Статьей 3 Закона «Об архивном деле в РФ» архивный документ определен как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющий его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. При решении вопроса об уничтожении или передаче на архивное хранение документов, прежде всего, учитывается их значимость для граждан, общества и государства.

Архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения на основании экспертизы ценности документов включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежат передаче на государственное хранение.

Статьями 7-9 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» определены архивные документы, относящиеся к государственной, муниципальной и частной собственности.

Организации и граждане имеют право создавать архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе для хранения и использования документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Сроки временного хранения документов Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в ведомственных архивах (временное хранение документов государственной власти Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах (п. 6 разд. 1 Положение об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 г. №552)).

Архивные документы

Срок хранения в течение

Основание

1. Федеральным органом государственной власти

15 лет

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ

2. Генеральной прокуратуры РФ

«Об архивном деле в РФ»

3. Органов государственной власти и прокуратур республик

ст. 18, с. 420;

4. Отраслевых академий

ст. 22, с 422

5. Государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения

(о хранении документов Архивного фонда РФ-Авт);

Указ Президента РФ

От 17.03.1994 №552,

6. Органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов

10 лет

Раздел 1 п. 6, с. 430

(о сроках временного

хранения документов

государственной

7. Прокуратур городов и районов

части Архивного фонда

8. Государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения в течение

РФ — Авт)

9. Органов местного самоуправления

5 лет

10. Учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения

11. Предприятий сельского хозяйства

12. Записи актов гражданского состояния

75 лет

13. Документы по личному составу

14. Записи нотариальных действий и судебных дел

15. Похозяйственные книги

16. Образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности

10 лет

17. Научная, технологическая, патентная документация

10 лет

18. Конструкторская документация

15 лет

19. Проектная документация по капитальному строительству

25 лет

20. Телеметрическая документация

5 лет

21. Кинодокументы, фотодокументы и видеофонограммы

Не более 3 лет со времени изг.

22. Фотодокументы

3 года

23. Документы на машинных носителях

5 лет

Сроки хранения документов (письма, переписка), образующихся в деятельности организации.

№ статьи

Вид документа — письмо, переписка

Срок хранения

документа

Основание

Организация системы управления

1.1. Распорядительная деятельность

Положение об Архивном фонде

Ст. 9

Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров

Постоянно

РФ, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, разд. 1, п.2, с. 428-

Ст. 11

Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению

3 года (после утверждения)

429 (об утверждении перечней документов, подлежащих передаче

Ст. 12

Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности

5 лет

организациями на государственное хранение с указанием сроков хранения.

1.2. Организационные основы управления

Перечень типовых управленческих

Ст. 33

Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению

3 года (после утверждения)

документов, образующихся в деятельности организации,

Ст. 41

Переписка по организационным вопросам деятельности, в т.ч. о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании

5 лет

утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000 с. 449-448

Ст. 44

Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными исполнительными органами, планы, проекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно-организационной деятельности

5 лет.

(о сроках хранения документов, образующихся в деятельности организаций)

Ст. 45

Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках

5 лет

Ст. 46

Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: по месту проведения, в других организациях

5 лет до минования надобности

1.3. Контроль

Ст. 51

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 лет

Ст. 53

Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий

5 лет

Ст. 55

Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан

5 лет

Ст. 56

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); документы (справки, переписка) по их рассмотрению

— предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотребления

Постоянно

— личного характера

5 лет (в случае неоднократного обращения — 5 л. после последнего рассмотрения)

— второстепенного, оперативного характера

5 лет (в случае неоднократного обращения — 5 л. после последнего рассмотрения

1.4. Правовое обеспечение деятельности

Ст. 58

Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера

5 лет

Ст. 61

Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и составлении правовой работы

5 лет

Ст. 62

Переписка по оперативным правовым вопросам

3 года

1.5. ДОУ и организация хранения документов

Ст. 70

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании ДОУ, внедрении современных информационных технологий, защите информации

5 лет

Ст. 78

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

10 лет

Ст. 80

Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 лет

2. Планирование деятельности

2.1. Прогнозирование

Ст. 83

Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ

5 лет

2.2 Текущее планирование

Ст. 98

Переписка по вопросам планирования

5 лет

2.3. Ценообразование

Ст. 103

Переписка по вопросам ценообразования

5 лет

3. Финансирование деятельности

3.1. Финансирование, кредитование

Ст. 107

Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов

5 лет

Ст. 110

Переписка о лимитах и экономических программ

5 лет

Ст. 113

Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности

5 лет

Ст. 116

Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании аппарата управления

5 лет

Ст. 117

Переписка о изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды

5 лет

Ст. 118

Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины

5 лет

Ст. 120

Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях

5 лет

Ст. 121

Документы (положения, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций

5 лет

Ст. 124

Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитным вопросам

5 лет

Ст. 126

Переписка о размещении акций, вкладов, начислении капиталовложений

5 лет

Ст. 128

Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений

5 лет

Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

Ст. 138

Переписка об уничтожении и уточнении балансов и отчетов

5 лет

Ст. 144

Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности

1 год

Ст. 145

Документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч. — проверка кассы, правильности взимания налогов

5 лет (при условии завершения проверки в случае возникновения споров…

Ст. 151

Документы о взаимных расчетах и перерасчетов между организациями

5 лет

Ст. 152

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности

5 лет

Ст. 156

Переписка о выплате заработной плате

5 лет

Ст. 158

Гарантийные письма

5 лет

Ст. 160

Переписка о выдаче о возврате ссуд

5 лет (после погашения ссуды)

Ст. 163

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

5 лет

Ст. 165

Документы об оплате учебных отпусков

Не менее 5 лет

Ст. 167

Документы об амортизационных отчислений

5 лет

Ст. 172

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания и акцизных и др. сборов

5 лет

Ст. 173

Документы об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов

5 лет

Ст. 174

Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня

5 лет

Ст. 180

Документы по валютным вопросам

5 лет

Ст. 195

Переписка об образовании, распределении накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам

5 лет

Ст. 197

Документы по финансовым вопросам благотворительной деятельности

5 лет

4.2. Стилистический учет и отчетность

Ст. 206

Переписка о составлении, представлении и проверке стилистической отчетности

5 лет

5. Экономические, научные и 5 культурные связи

5.1. Организация связей

Ст. 211

Переписка о вступлении в международные организации (объединения)

Постоянно

Ст. 213

Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, переписка) об организации приема и пребывания представителей иностранных организаций

5 лет

5.2. Осуществление связей

Ст. 224

Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества

5 лет

Ст. 226

Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно-техническом, культурном сотрудничестве

5 лет

Ст. 229

Документы (заключения, акты, справки, технико-экономические обоснования, разрешения, переписка) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов

10 лет

Ст. 230

Документы (программы, планы, контракты, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в РФ

5 лет

Ст. 231

Переписка об организации заграничных путешествий, туров

3 года

6. Информационное обеспечение

6.1. Сбор информации, маркетинг

Ст. 232

Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга

5 лет

Ст. 233

Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты, переписка) об информационной деятельности маркетинга

5 лет

Ст. 239

Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах, изданные за рубежом, в РФ

За рубежом — 3 года

В РФ — 1 год

Ст. 341

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме) лиц, не принятых на работу

1 год

Ст. 242

Документы (планы, акты, справки) о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации

3 года

Ст. 244

Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу

1 год (после получения подписанной литературы)

6.2. Распространение информации

Ст. 250

Информационные издания (бюллетени, информационные листки и письма, каталоги, списки, справочники, сборники)

— по месту разработки

— в других организациях

До ликвидации организации

До минования надобности

Ст. 254

Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций

5 лет

Ст. 255

Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий

5 лет

Ст. 257

Документы (заявкиё акты, переписка) о размещении и выпуске рекламы

3 года

Ст. 259

Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы текста рекламы, Интернет) об оперативной рекламной деятельности

До минования надобности

Ст. 260

Переписка о распространении информационных изданий

1 год

Ст. 261

Переписка об учете, движении и использовании информации

5 лет

7. Трудовые отношения

7.1. Трудоустройство

Ст. 264

Переписка по вопросам трудоустройства

5 лет

7.2. Организация труда

Ст. 276

Документы (протоколы, справки, акты) о проверке выполнения условий коллективного договора

Постоянно

Ст. 282

Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки) о трудовой дисциплине

3 года

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

Ст. 287

Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок

5 лет

Ст. 291

Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий

5 лет

Ст. 294

Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения

5 лет

7.4. Охрана труда

Ст. 297

Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий

5 лет

Ст. 299

Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

5 лет

Ст. 302

Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты) о состоянии условия и применения труда женщин и подростков

5 лет

Ст. 308

Переписка о предупредительных ЖКП мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций

5 лет

Ст. 314

Документы (программы, списки) об обучении работников по технике безопасности

5 лет

Ст. 321

Переписка об авариях и несчастных случаях

Ст. 324

Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их установлению

5 лет

Ст. 325

Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращения рабочего дня в связи с вредными условиями труда

5 лет

Ст. 329

Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий

3 года

Ст. 330

Документы (списки, перечни) о проведении медицинских осмотров работников

5 лет

8. Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перевод, увольнение работника

Ст. 334

Переписка о приеме, распределении, перемещение, учете кадров

5 лет

Ст. 335

Документы (заявки, сведения) о потребности в работниках, сокращении работников

5 лет

Ст. 346

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности

3 года

Учет документов в архивах

Учет архивных документов — установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

В России существует централизованный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Основной учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета — присвоение архивных шифров единицам хранения.

Проведение учета — основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

Первичными документами учета являются учетные документы архива — комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

К учетным документам архива относятся:

· книга учета поступлений;

· книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

· список фондов;

· список фондов с особо ценными документами;

· лист фонда;

· архивная опись;

· опись особо ценных документов;

· опись страхового фонда;

· реестр описей;

· реестр описей особо ценных документов;

· инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;

· паспорт архива;

· паспорт архивохранилища;

· сведения об изменениях в составе и объеме фонда на 1 января;

· карточка фонда;

· дело фонда;

· внутри-деловые описи и листы — заверители дел.

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание. В нем указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов,- сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

В первичном поступлении фонда он получает номер по списку фонда. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов. Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

Реестр описи служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров.

Реестр описей особо ценный документов ведется аналогично общему реестру описей.

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах

Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным для центрального государственного учета архивных документов.

Дела фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда.

Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.

Заключение

Все документы государственные и негосударственные части Архивного фонда РФ независимо от места хранения подлежат государственному учету. Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдения сроков представления сведений по учету и сохранности документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках.

документ архивный фонд хранение

Литература

Основные правила работы архивов организаций Росархива, ВНИИДАД. М., 2004.

Т.М. Лагутина, Деловое письмо: Справочник, ИД «Герда», 2005.

А.Д. Тельчаров, Архивоведение (комплекс лекций), М.: «Приор-издат», 2004.

А.В. Кудряева, Организация работы с документами: Учебник, М.: ИНФРА-М, 2001.

Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле, 2002.

Размещено на Allbest.ru

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *