Архивное дело в суде

Архивное дело в суде

Деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования Национального Архивного фонда РК и других архивных документов составляет архивное дело.

Сегодня единую сеть государственных архивов республики представляют 7 республиканских и 207 региональных архивных учреждений. Осуществление хранения документов, образующихся в процессе судебной деятельности в судах Республики Казахстан, создаёт широчайшую и многосоставную информационно — справочную базу для организации функционирования судебной власти. Хранящиеся в архивах судов документы обеспечивают возможность реализации гражданами ряда важнейших, гарантированных Конституцией РК прав — судебную защиту, также поиск, хранение, использование и распространение информации. В настоящее время архивные документы рассматриваются как информационные ресурсы, которые участвуют в интеллектуальной деятельности человека, в том числе являются основой изучения комплекса архивных документов, находящихся на архивном хранении в судах Республики Казахстан.

Архивное дело в судах судебной системы — судебная деятельность обеспечительного характера, осуществляемая работниками аппаратов судов под руководством судей, которая направлена на комплектование, хранение, учёт и использование документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства.

Суд и его структурные подразделения являются источниками комплектования архива суда и обязаны обеспечить сохранность архивных документов. Суды Республики Казахстан, являясь органами государственной власти, участвуют в формировании Национального Архивного фонда РК. Архивные документы Национального Архивного фонда РК являются государственной собственностью Республики Казахстан. Документы (оконченные судебные дела, документы общего делопроизводства) хранятся в судах временно. Временный срок хранения документов — это хранение документов до уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. Согласно установленным срокам хранения после окончания делопроизводства по ним, документы подлежат передаче в соответствующие государственные архивы. К примеру, срок хранения дела о расторжении брака составляет 5 лет с момента рассмотрения дела по существу. После истечения срока хранения, специалист архива суда готовит дело на уничтожение, составляется акт. При этом из материалов дела изымается судебный акт, который передается на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

Комплектование архива суда заключается в систематическом пополнении документами, которые создаются в процессе деятельности суда, в том числе в результате определения источников комплектования архива, определения состава архивных документов, подлежащих приему в архив, а также непосредственного приема-передачи документов в архив. Архивный документ — это бумажный, электронный документ, зафиксированный на электронном носителе, видео-фотодокументы, приобщенные к материалам судебных дел.

Задачи и функции архива суда определяются положением утвержденным председателем суда.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в структурных подразделениях судов судебной системы РК с указанием сроков хранения по установленной форме, составляет номенклатуру дел суда. Номенклатура дел в судах утверждается председателями судов ежегодно и согласовывается с соответствующими государственными архивами не реже чем один раз в 5 лет.

В каждом суде составляется паспорт архива. Паспорт архива суда — учётный документ периодической отчетности, который содержит сведения об объеме хранящихся документов, составе поисково-справочного аппарата и условия хранения документов. Паспорт архива суда составляется ежегодно до 1 января наступающего года в 2-х экземпляров, один из которых хранится в архиве суда, второй направляется в соответствующий государственный архив.

Обеспечение надлежащего документооборота в архиве суда, соблюдения порядка отбора на хранение в архив документов, их комплектование, учет и использование — важнейшая задача специалистов, обеспечивающих деятельность работы суда.

Содержание

Как устроен архив суда?

При каждом федеральном суде РФ действует архив, который отражает историю работы структуры с момента ее создания. Важнейшие направления работы архива суда – ведение учета и предоставление дел по запросу судей местного и прочих судов, сотрудников соответствующего аппарата, органов предварительного следствия, адвокатуры, прокуратуры, фигурантов судебных процессов, представителей СМИ и иных лиц и организаций. Организацию архивного дела регламентируют ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157, а также ряд иных нормативных актов.

Судебный архив является структурным подразделением соответствующего органа, осуществляющим хранение, упорядочивание, учет и использование документов. Руководство над работой архива находится в компетенции председателя суда, а непосредственно деятельность ведут работники судебного аппарата.

Архив суда призван выполнять следующие функции:

• прием, учет, хранение, обеспечение сохранности и использования документов, появляющихся в процессе работы суда;
• отбор, подготовка и передача документации на хранение в архивы государственного подчинения;
• подготовка и передача председателю суда материалов о состоянии архивного дела в суде;
• разработка и внедрение более совершенных методов организации работы;
• участие в подготовке и исполнении решений председателя суда;
• выдача дел, документов или их копий для работы в помещении архива с целью служебного и научного применения;
• выполнение иных функций соответственно задачам суда.

Передача дел на хранение в архив суда

Регламент передачи дел в судебный архив прописан в инструкциях для гражданских, административных и уголовных дел. Согласно законодательству, дела следует передать на архивное хранение в течение 30 дней с того момента, когда завершающий судебный акт по делу вступит в силу.

При передаче на хранение делам и материалам присваивается архивный номер, который, вместе с номером описи, проставляется на обложках самих материалов и в учетных карточках. Документы размещаются по годам в очередности, соответствующей присвоенному номеру. При передаче на хранение оформляется акт, где указывают:

  • состояние делового производства в целом, порядка систематизации, отчетности и архива того или иного суда;
  • наименование всех типов документации, ведущихся в суде;
  • общее число номеров в картотеках, журналах, книгах, нарядах;
  • нерассмотренные дела и неисполненные документы;
  • весь массив документов судебного архива, количество дел в нем;
  • соответствие физически имеющихся вещественных доказательств записям в учетных книгах.

Акт составляют в 2-х экземплярах и заверяют подписями лиц, осуществляющих передачу и прием. Работу по составлению номенклатуры дел проводят в четвертом квартале предшествующего года и по завершении ее направляют оба образца на согласование в экспертно-проверочной комиссией, а затем – на утверждение председателю районного суда.

Напечатанная в установленном количестве экземпляров номенклатура вступает в силу с 1 января года, следующего за годом составления. Пересоставление и пересогласование проводится не реже одного раза в пять лет либо при изменении функций и структуры. Ежегодно документ перепечатывается с внесением необходимых поправок. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, один из которых передается в наряд, второй – в канцелярию, третий – в государственный архив, четвертый – в архив суда.

Требования к помещению для размещения архива суда

Для обеспечения сохранности документов помещение судебного архива должно отвечать требованиям санитарно-гигиенических нормативам, быть надежно защищенным от несанкционированного доступа и действия физических факторов, способных повредить документы, например, пожара, затопления, образования плесени и т. д.

Оформление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве суда

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

Общие положения

1.1. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее — дела (наряды)) <*>, документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).

<*> Наряд — это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке, в хронологической последовательности или в хронологическо-тематической последовательности.

1.2. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.

1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 290, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Госархива России от 6 октября 2000 г., и другими нормативными правовыми документами.

1.4. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.

Оформление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве суда

2.1. Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда (судебной коллегии). При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии).

2.2. Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).

2.3. Все оконченные производством судебные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263.

2.4. В судебных делах (нарядах), апелляционных, кассационных и надзорных производствах, подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники отдела дело/судопроизводства суда (судебной коллегии) должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись (приложение 1), а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче.

2.5. В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2). На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения.

2.6. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.

2.7. Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства.

2.8. Работник отдела дело/судопроизводства (секретариата судебной коллегии) еще раз обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо руководствоваться следующим.

Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта. Обращение к исполнению производится в соответствии с пп. а, б,в, г, д, е п. 9.2.28, п. 9.2.29, п. 9.2.30, пп. а, в, г, д п. 9.2.31, п. 9.2.33, п. 9.2.34 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36, п. 12, 13 Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых, областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161.

2.9. В случае, когда вынесенный по групповому либо многоэпизодному делу приговор является оправдательным в части предъявленного обвинения (пп. 2 п. 2 ст. 302 УПК РФ) за непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений), то по вступлении такового приговора в законную силу данное дело подлежит сдаче в архив только после выполнения требований п. 2.8 настоящей Инструкции и направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.

2.10. При рассмотрении судом представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив суда являются случаи, предусмотренныепп. а, б, в, г, д п. 9.2.35, п. 10.4.17, п. 10.6 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде; п. 12.4 — 12.6Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов; в отношении осужденных к иным мерам наказания — случаи, предусмотренные соответственно пп. а, б п. 9.2.36, п. 12.7 — 12.12 тех же инструкций.

2.11. Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для сдачи в архив после вступления решения (определения) в силу.

2.12. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям.

2.13. В случае вынесения судом решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате либо возвращения исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении или невозможности взыскания, при условии истечения срока для предъявления исполнительного листа к исполнению.

2.14. Административное дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив в соответствии с пп. а, б, в, г, д, е п. 10.1.10 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, а также в случаях, когда наложены взыскания в виде предупреждения, возмездного изъятия орудия совершения правонарушения, административного выдворения за пределы Российской Федерации, дисквалификации — по вступлении постановления в законную силу, срок которого исчисляется с момента его вручения под расписку или получения направленной копии лицом, в отношении которого оно было вынесено.

2.15. Полное оформление дел в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, предусматривает:

подшивку или переплет дела;

изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение 2);

составление внутренней описи документов (приложение 1);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

2.16. На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

наименование суда;

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

даты начала и окончания дела;

номер производства по делу;

количество листов в деле и срок хранения дела, производства.

2.17. Полное оформление дел общего делопроизводства предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

2.18. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

2.19. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), производят работники отделов дело/судопроизводства судебных коллегий и судов, на которых возложена обязанность по ведению архивов.

2.20. Работники отдела дело/судопроизводства обязаны тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.

2.21. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебной коллегии или отдела суда.

2.22. Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности — документ-ответ помещается за документом-запросом.

2.23. В оконченных производством нарядах постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).

2.24. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанными в сводной номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 2.16 данной Инструкции.

2.25. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

Пример:

Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 1 — совещания судей судебной коллегии по уголовным делам;

Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 2 — совещания судей судебной коллегии по гражданским делам.

2.26. Наряд должен содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел.

2.27. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

2.28. Во всех нарядах, включая наряды с документами по личному составу (приложение 4), составляется внутренняя опись (приложение 1) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

2.29. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

2.30. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив работниками отделов делопроизводства или отделов, ответственных за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

2.31. На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

2.32. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела дело/судопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

2.33. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100 — 150 учетно-статистических карточек.

2.34. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

2.35. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

Отказ физических или юридических лиц погашать задолженность – явление, распространенное. Берешь чужие деньги, а отдаешь свои. Это не ускоряет процесс расчета. Для взыскания долга, практикуется подача иска в суд.

Однако, когда обе стороны находятся в согласии друг с другом относительно того, кто кому и сколько должен – то есть, никаких спорных вопросов не возникает, ситуацию можно разрешить у мирового судьи (юридическим лицам нужно обращаться в арбитраж).

Приказное производство – упрощенная форма процессуального решения гражданских дел. Разберемся, как найти судебный приказ по номеру, а также ответим на ряд других вопросов, прямо касающихся данной темы.

Важно! С 1 июня 2018 года приказное производство является обязательным процессом, а не вариантом возврата долга. При условии, что для рассмотрения дела в рамках данного судопроизводства будут все законные основания.

Поиск судебного приказа

Нередко должник получает постановление суда несвоевременно. Хотя в его интересах вовремя получить судебный акт для оплаты и не упустить сроки. Таким образом, удастся избежать дополнительных трат в виде штрафа и обжаловать постановление, если можно документально доказать правоту.

Чтобы увидеть решение, вынесенное мировым судьей или арбитражем необязательно выстаивать в очередях в судебную канцелярию. Достаточно зайти на сервис «Правосудие».

Существует два пути поиска:

  1. По участку суда, где было вынесено решение.
  2. По номеру дела, находившегося в производстве.

Разберем поиск приказа по номеру:

  1. На главной странице сервиса «Правосудие» выбираем рубрику «Мировые судьи» и заходим в раздел, кликнув по нему.
  2. Далее, кликаем по опции «Поиск дела».
  3. Перейдя в новую вкладку, заполняем пустые строчки – вписываем или выбираем из окошка нужный субъект Федерации, наименование судебного учреждения, номер дела, которое интересует.
  4. Заполнив информацию необходимую для поиска, жмем по функции «Найти».

Важно! Следует знать, что номер дела состоит из 8 цифр. Последние 4 цифры, которые располагаются после наклонной вертикальной черты – год вынесения решения.

В рамках ответа на вопрос, можно ли найти интересующий документ по фамилии, должника, следует отметить, что это невозможно. Данную процедуру можно осуществить на официальном ресурсе исполнительной службы приставов.

Однако, здесь есть нюансы. Найти сведения на сайте ФССП, используя фамилию должника, можно лишь в том случае, если с момента вынесения решения прошло 10 дней. А также если сумма взимаемого долга не погашена и отсутствует обжалование. При соблюдении данных условий, информация о должнике передается приставам и попадает в базу.

Алгоритм поиска:

  • вписываем Ф. И. О.
  • регион фактического проживания,
  • вводим .

Помимо запроса данных о физлицах, здесь можно проверить информацию об организациях.

Законодательная база

Судебный приказ, выдаваемый мировым судьей – исполнительный документ, содержание и форма которого регламентируется статьей 124 Гражданско-процессуального кодекса. Вынесение вердикта не обязывает присутствия заявителя и ответчика.

Взыскание по судебному акту осуществляется после выдачи приказа – через 5 дней после подачи заявления, согласно статье 130 ГПК РФ. В ст. 122, определяется ряд требований, по которым существует возможность выдачи решения суда в виде данного документа:

  • задолженность по алиментам на несовершеннолетних детей;
  • в случае долга по зарплате, начисленной, но невыплаченной;
  • в ситуации, когда образовался долг по расписке;
  • при обстоятельствах, когда долг возник по расписке, заверенной у нотариуса;
  • при совершенном нотариусом протесте векселя в неплатеже, неакцепте, а также не датировании акцепта;
  • в случае требования уполномоченных органов о возврате расходов, возникших в процессе поиска ответчика.

Важно! Определяющий фактор выдачи судебного приказа является наличие у заявителя неопровержимых доказательств существования задолженности у ответчика.

Необходимая документация

Несмотря на то, что данная процедура считается упрощенным судопроизводством, к подаче бумаг необходимо отнестись с особым вниманием. Рассмотрение дела начинается с подачи взыскателя заявления, в котором, согласно статье 124 ГПК РФ, должно быть следующее:

  1. Наименование судебного учреждения.
  2. Ф. И. О. взыскателя и ответчика, адреса проживания или регистрации.
  3. Бумаги, подтверждающие долг фактически и служащие обоснованием к выставляемым требованиям взыскателя.
  4. Подробные требования взыскателя и подтверждающие факты.
  5. Опись вложения.

Образец иска можно скачать здесь.

Важно! К заявлению в обязательном порядке прилагается документ, подтверждающий право взыскателя, квитанции об уплате госпошлины и расходов на информационно-техническую поддержку.

Заключение

Несколько слов от профессионального юриста об обжаловании приговора. Упрощенная система действует не только в отношении взыскателя, но и ответчика. Главное – нужно вовремя успеть подать заявление. В отношении физлиц на обжалование дается 10 дней с момента получения судебного акта.

Какой-либо строгой формы, определенной законом, для заявления не существует. Однако в иске пишется слово «Возражение». В тексте заявления необходимо употребить фразу «прошу отменить судебный приказ на основании», после которой излагается причина, позволяющая признать документ необоснованным.

Историческая справка

С ноября 2011 года по настоящее время — Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб)

С января 2008 года по октябрь 2011 года — Государственное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб)

С марта 1999 года по декабрь 2007 года — «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб)

В начале 1990-х годов после распада СССР и в связи с ликвидацией органов управления, а также учреждений и предприятий союзного и республиканского подчинения проблема обеспечения сохранности документов по личному составу стояла чрезвычайно остро. У многих ликвидируемых организаций не было правопреемников. Если управленческая, научная и техническая документация подлежала сдаче в государственные архивы, то документы по личному составу оставались бесхозными.

Вопрос о создании государственного архива, специализирующегося на приёме документов по личному составу, с 1993 года прорабатывался в Комитетах Мэрии, а позднее и в Администрации Санкт-Петербурга. Решение было принято только через несколько лет. В марте 1999 года издано Распоряжение Губернатора Санкт-Петербурга (№ 244-р от 11.03.1999 года) о создании Центрального государственного архива документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб).

Устав ЦГАЛС СПб был зарегистрирован 25 мая 1999 года, им определялись основные задачи Архива:

  • Осуществление приёма на государственное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций.

  • Обеспечение сохранности принятых документов.

  • Организация использования документов в целях удовлетворения запросов граждан.

Функционировать архив начал с 01 июня 1999 года и на 01.01.2000 года уже было принято 57 фондов, 14109 единиц хранения.

В августе 2004 года в структуре ЦГАЛС СПб появился отдел по работе с нотариальными документами по адресу Сиреневый бульвар, д. 18. В соответствии с Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.04.2004 года № 545 в ЦГАЛС СПб были переданы на государственное хранение документы бывшего Центрального нотариального архива Управления юстиции Санкт-Петербурга, который вошел в структуру архива, а его сотрудники были приняты на работу в ЦГАЛС СПб.

В сентябре 2006 года в структуре ЦГАЛС СПб появился отдел с местонахождением на Галерной улице, д.35. По этому адресу располагался Объединенный архив Санкт-Петербургского государственного унитарного предприятия «Центр «Сервис-Мода». Все документы Объединенного архива были переданы, а сотрудники приняты на работу в ЦГАЛС СПб. В 2012 году помещение на Галерной ул., д.35 возвращено КУГИ, а документы перемещены в архивохранилище ЦГАЛС СПб на Таврическую ул., д.39.

С 01 апреля 2007 года в структуре ЦГАЛС СПб появился отдел на Мучном пер, д.2, лит.Г., в архивохранилище которого были перевезены документы бывшего архива Комитета по потребительскому рынку, образованного как Центральный архив предприятий торговли Ленинграда согласно приказу Главного управления торговли Ленгорисполкома от 28.01.1971 года № 13. Помещение ЦГАЛС СПб на Мучном пер, д.2, лит.Г. является объектом культурного наследия «Большой железный ряд или Кожевенная линия» (здание построено в конце XVIII века), входящего в состав объекта культурного наследия «Малый Гостиный Двор».

Основную часть поступающих запросов составляют социально-правовые запросы (о заработной плате, об общем и о льготном стаже работы).

К тематическим относятся запросы о подтверждении сведений о проживании, информация о родственниках, работавших на предприятиях, документы которых находятся в архиве, и др. Кроме этого, к тематическим относятся все запросы по нотариальным документам: подтверждение подлинности завещаний, поиск договоров и доверенностей, подготовка дубликатов, изготовление копий документов и др.

На 01.01.2019 года всего сотрудниками архива исполнено 416900 запросов от граждан и организаций, в т.ч. 57000 запросов по нотариальным документам.

Запросы в ЦГАЛС СПб поступают: на приеме граждан, почтой, факсом, электронной почтой (cgals-spravka@ak.gov.spb.ru), через интернет-портал Архивного комитета Санкт-Петербурга.

Ознакомиться с Уставом ЦГАЛС СПб можно здесь.

Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб)

Днепропетровская ул., 9 А, Санкт-Петербург, 191119

Телефон/факс: (812) 572-12-57

E-mail: cgals@ak.gov.spb.ru

Директор — Легкая Лидия Сергеевна

Прием директора архива: понедельник с 13 до 16 часов.

Характеристика фондов

Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб) создан по распоряжению губернатора Санкт-Петербурга от 11 марта 1999 г. № 244-р с целью сохранения и дальнейшего использования в интересах граждан документов ликвидированных учреждений, предприятий, организаций. На 01.01.2006 г. архив принял 293 тыс.дел от ликвидированных государственных и негосударственных организаций и предприятий, из которых сформировано 504 фонда. Документы архива имеют большое социально-правовое значение для населения города.

Услуги

Исполнение социально-правовых запросов.
Архив исполняет следующие виды запросов, подготавливая соответствующие архивные справки: о заработной плате за определенный период времени, о подтверждении стажа работы, в т.ч. во вредных и тяжелых условиях труда, о переименовании предприятий за весь период его деятельности, тематические запросы биографического характера.

Внимание!

В связи с большим количеством запросов, поступающих в архив, срок исполнения запросов может составлять около одного месяца. Просим отнестить к этому с пониманием и, при возможности, обращаться в архив заблаговременно.

В IV квартале 2018 года в архиве на рассмотрении находилось 15034 запроса по личному составу. За этот же период сотрудниками архива было рассмотрено 13519 запросов (из них 7692 запроса исполнено с положительным результатом).

Прием заявлений производится в архиве в приемные часы (вт., ср., чт. с 9.00 до 16.00), а также по почте (адрес: 191119, СПб., Днепропетровская ул., 9а), по факсу (812) 572-12-57 или по электронной почте (cgals-spravka@ak.gov.spb.ru ).

Приём граждан осуществляется по адресу: Днепропетровская ул., д.9А (1 этаж, кабинет напротив поста охраны). Время приёма: по рабочим дням недели со вторника по четверг включительно с 9-00 до 16-00 без перерыва на обед. С 2019 года прием граждан в архиве по понедельникам не осуществляется.

В заявлении необходимо указывать: ФИО полностью (в т.ч. фамилию в период работы в данной организации), год рождения, полное наименование организации (или копию трудовой книжки), даты приёма и увольнения с работы, характер запроса: о стаже, о заработной плате, за какой период, др.

Выдача готовых архивных справок производится:
вт., ср., чт. с 9.00 до 16.00 часов по адресу: Днепропетровская ул.,9а. Исполненные архивные справки выдаются только по предъявлении паспорта, или заменяющего его документа.

Получить более подробную информацию о порядке подачи заявлений, а также скачать в электронном виде бланк заявления для подачи запроса можно на интернет-странице архива ЦГАЛС СПб на портале «Архивы Санкт-Петербурга» по адресу: http://spbarchives.ru/web/group/cgals

Иные услуги, предоставляемые архивом, в том числе на платной основе:

  • Консультативно-методическая помощь организациям по порядку подготовки документов по личному составу для передачи на государственное хранение.

В связи со спецификой данного архива, хранящего документы только по личному составу ликвидированных учреждений и организаций Санкт-Петербурга, открытого доступа граждан к его документам нет, поэтому читальный зал в архиве не функционирует, а внутренний справочный аппарат (описи, указатели, перечни, каталоги, картотеки) предназначен для более результативного и быстрого поиска сотрудниками документов для выполнения основной услуги архива — исполнения запросов граждан.

Отдел по работе с нотариальными документами
Структурное подразделение ЦГАЛС, где хранятся завершенные нотариальные дела по государственным и некоторым частным нотариальным конторам.

Прием граждан в нотариальном отделе осуществляется по адресу: Санкт-Петербург, Варфоломеевская ул., д.15А лит.А. Время приема: по рабочим дням со вторника по четверг включительно с 10:00 до 16:00, перерыв на обед с 13:00 до 13:30. Приём ведётся в комнате № 2 (первый этаж).

Телефон нотариального отдела: (812) 241-43-49.

Адрес для почтовых отправлений в нотариальный отдел: 191119, Санкт-Петербург, ул. Днепропетровская, д.9а.

Услуги:

  • подтверждение действенности завещаний
  • подготовка документов для нотариальных действий.
  • выдача дубликатов документов
  • справки по наследственным делам и аресту имущества и др.

Насущный вопрос при ликвидации организации — куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона: первый ФЗ. «О несостоятельности (банкротстве) от 26.10.2002 N 127-ФЗ, где говорится, что конкурсный управляющий передаёт на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации . В данном случае при сдаче документов в архив речь идёт об отсылке к ФЗ «Об архивном деле в РФ». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Непредвиденные сложности

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствия претензий при сдаче документов в архив.

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки,лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации,относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года,составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.

Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Услуги по сдаче документов в архив при ликвидации

Компания «Архивный Эксперт » профессионально оказывает все услуги по обработке, хранению и передаче документов в архив при банкротстве и ликвидации организации. Наш опыт в решении этих вопросов пользуется неизменно высокой популярностью наших клиентов. Сдача документов в архив — важная процедура с необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.

Процесс сдачи документов в архив

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Опись документов

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Что показывает практика

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Как сдать документы в архив?

Как выполнить сдачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия?

Обратитесь в «Архивный Эксперт». Специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством оперативно и, что немаловажно, недорого. Мы обладаем большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией сдачи документов в архив при ликвидации и реорганизации.

Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях на услуги по сдаче документов в архив от компании «Архивный Эксперт» можно по телефону: +7 (495) 226-16-67 или info@archivexpert.ru

Бумага все помнит

Проблема в том, что закон N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» обязывает организации при ликвидации передавать образовавшиеся в процессе деятельности документы ликвидатору или конкурсному управляющему, они в свою очередь перенаправляют бумаги в государственный или муниципальный архив. Таким образом, вся информация о трудовой деятельности граждан будет сохранена. В законе речь идет об архивных документах, включенных в состав Архивного фонда РФ, документах по личному составу, а также документах, по которым не истекли сроки временного хранения. В то же время пункт 2 статьи 126 Закона «О несостоятельности (банкротстве)» обязывает руководителя фирмы в течение трех дней с даты назначения конкурсного управляющего передать ему бухгалтерскую и иную документацию, печати, штампы, материальные и иные ценности. В спешке про иные документы, к которым относятся бумаги по личному составу, чаще всего передать забывают.

«При ликвидации, когда на их передачу выделено всего 3 дня, а понятие иной документации толком не раскрыто, часть документов теряется или ей просто не уделяют внимания, в том числе и документы по личному составу, в которых содержатся данные о трудовой деятельности и доходах граждан, работавших на предприятии», — говорит Сергей Литвиненко, эксперт проекта «Общественная Дума». Речь идет о внушительном пакете бумаг. «Документы по личному составу собираются в течение всей трудовой деятельности работника на одном предприятии в личное дело, которое подлежит хранению в течение 75 лет», — говорит Михаил Филиппов, юрист компании «Налоговик».

Потеря документов, подтверждающих пенсионные права и льготы, лишает людей заслуженных выплат. Например, кто-то недосчитается нескольких лет рабочего стажа, кто-то не наберет максимальный коэффициент для повышения размера пенсии, а кто-то потеряет право на досрочный выход на пенсию, отработав при этом во вредных условиях труда, но не имея возможность это доказать. К сожалению, случаи потери документов по личному составу нередки. «Только в одной Московской области в течение года в государственный архив обращаются больше 5 тысяч граждан с заявлениями о восстановлении документов. В пределах страны эта цифра превышает 100 тысяч жалоб», — отмечает Литвиненко. Авторы законопроекта предлагают прописать в законе обязанность передавать в госорганы документы по личному составу.

Привлечь руководителя банкротящейся организации к ответственности можно и сегодня. «Гражданская ответственность сводится к тому, что с работодателя согласно гл. 25 ГК РФ можно взыскать убытки. Административная ответственность установлена статьей 13.20 КоАП, — поясняет Артем Денисов, управляющий партнер юридической компании «Генезис». — Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере 100-300 рублей; на должностных лиц — 300-500 рублей». Естественно, размер таких штрафов руководителей не пугает. Однако за незаконное воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего либо временной администрации организации, в том числе уклонение или отказ от передачи необходимых документов, по ч. 4 ст. 14.13 КоАП на должностных лиц можно наложить штраф в размере 40-50 тыс. руб., а то и дисквалифицировать на срок от полугода до года. Если отказ от передачи документов повлечет крупный ущерб, то может наступить и уголовная ответственность по ст. 195 ч. 3 УК РФ вплоть до трех лет лишения свободы, рассказал «РГБ» Филиппов. Однако относятся ли документы по личному составу к тем, без которых временный управляющий не может исполнить свои функции — большой вопрос. Все эти неточности и размытые формулировки приводят к тому, что руководители банкротящихся компаний уходят от ответственности. Получается, что вносить изменение и прописывать необходимость передавать в архив документы по личному составу необходимо не только в Закон «О несостоятельности (банкротстве)», но и в КоАП. Только в этом случае за несоблюдением нормы последует реальное наказание.

Однако законопроект улучшает ситуацию лишь для тех сотрудников, компании которых официально банкротятся. А в стране огромное количество фирм, которые просто брошены и не ведут деятельность. «Сложности с подтверждением пенсий и соцгарантий, если компания не закрывается официально, возникают, когда требуется подтвердить какой-нибудь факт соответствующим документом. К примеру, нет записи в трудовой книжке и ее нужно восстанавливать, документы по работнику не сохранились и отчисления не производились, факт работы не подтвержден, соответственно в стаж не засчитан. Все это влияет на дальнейшие пенсионные начисления и различные пособия», — говорит Артем Денисов. Юристы уверены, что нужно корректировать законодательство и в отношении таких компаний. К примеру, можно обязать организации сдавать сведения в архив с момента прекращения деятельности и перехода на сдачу нулевых деклараций.

В этом случае возможность обратиться за информацией и подтвердить факты трудовой деятельности появилась бы у всех сотрудников, независимо от того, закрыта компания или просто ее деятельность приостановлена.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *